05. 1443br Accountantsverslag 2020 Woudenberg (concept 11-6-2021).pdf
Tekst van het document
Accountantsverslag 2019 24 juni 2020
Concept Accountantsverslag 2020
Aan de gemeenteraad van de gemeente Woudenberg Postbus 16 3930 EA WOUDENBERG
Dordrecht, 11 juni 2021 Ref.: 1443/JSC/AH
Geachte leden van de raad,
Overeenkomstig uw opdracht, hebben wij de jaarrekening 2020 van de gemeente Woudenberg gecontroleerd. Het is de verantwoordelijkheid van het college de jaarrekening op te maken in overeenstemming met het Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV) en de Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) en de daarop berustende bepalingen. Het college is tevens verantwoordelijk voor de rechtmatige totstandkoming van baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening in overeenstemming met de begroting en met de in de relevante wet- en regelgeving opgenomen bepalingen. Het is onze verantwoordelijkheid een controleverklaring bij de jaarrekening te verstrekken. In overeenstemming met artikel 393 lid 4 Burgerlijk Wetboek Boek 2 en Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, brengen wij verslag aan u uit over onze bevindingen. In dit accountantsverslag hebben wij de bevindingen uit de jaarrekeningcontrole opgenomen. De geconstateerde aandachtspunten zijn nader uitgewerkt en waar nodig voorzien van aanbevelingen. Graag stemmen wij deze rapportage met uw ambtelijke organisatie, college en raad af. Onze controle is uitgevoerd in overeenstemming met Nederlands recht, waaronder de Nederlandse controlestandaarden en het Controleprotocol WNT.
Bij de uitvoering van onze controlewerkzaamheden hebben wij, op basis van het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (BADO), de materialiteit voor de jaarrekening als geheel vastgesteld op € 399.670, voor fouten en voor onzekerheden op € 1.199.000. Afwijkingen als gevolg van fraude of fouten zijn materieel indien redelijkerwijs kan worden verwacht dat deze, afzonderlijk of gezamenlijk, van invloed kunnen zijn op de economische beslissingen die gebruikers op basis van deze jaarrekening nemen. De materialiteit beïnvloedt de aard, timing en omvang van onze controlewerkzaamheden en de evaluatie van het effect van onderkende afwijkingen op ons oordeel. Wij houden ook rekening met afwijkingen en/of mogelijke afwijkingen die naar onze mening om kwalitatieve redenen materieel zijn.
De door ons gecontroleerde jaarrekening 2020 geeft een eigen vermogen aan per 31 december 2020 van afgerond € 7,9 miljoen (2019: € 8,6 miljoen) en een gerealiseerd resultaat over 2020 van € 123.000 positief. De gemeenteraad stelt in haar vergadering van 1 juli a.s. deze jaarrekening vast. Op basis van de door ons uitgevoerde controle verstrekken wij een goedkeurende controleverklaring voor getrouwheid en rechtmatigheid bij de jaarrekening 2020. Op moment van schrijven van dit rapport zijn onze controlewerkzaamheden nog niet afgerond. Nog onderhanden zijn: 1. Controle EU aanbesteding, beantwoording van vragen naar aanleiding van de spendanalyse crediteuren 2. Volledigheidscontrole leges omgevingsvergunning In het geval dat de door ons gecontroleerde jaarrekening nog wordt gewijzigd, verzoeken wij u om per omgaande contact met ons op te nemen. Wij benadrukken dat dit accountantsverslag uitsluitend bedoeld is om u te informeren over onze controlebevindingen en aanbevelingen. Wij benadrukken dat wij niet aansprakelijk zijn voor eventuele gevolgen van externe verspreiding. Wij vertrouwen erop u met dit verslag voldoende te hebben geïnformeerd en zijn graag bereid om tijdens een raadsvergadering het rapport nader bij u toe te lichten.
Hoogachtend,
D. Vermaas RA
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 3
INHOUDSOPGAVE 1.
Gemeente Woudenberg in beeld ................................................................................................ 5
2.
Algemene ontwikkelingen .......................................................................................................... 7
3.
4.
2.1.
Ontwikkelingen binnen gemeente Woudenberg.......................................................................... 7
2.2.
Begroting 2021 .............................................................................................................................. 7
Financiële positie 2020 ............................................................................................................... 7 3.1.
Resultaat ....................................................................................................................................... 8
3.2.
Vermogens- en schuldpositie ........................................................................................................ 8
3.3.
Weerstandsvermogen ................................................................................................................... 8
Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2020 .................................................... 9 4.1.
Kwaliteit jaarstukken..................................................................................................................... 9
4.2.
Het verloop van de controle 2020 ................................................................................................ 9
4.3.
Single Information Single Audit (SiSa) ......................................................................................... 12
5.
Jaarstukken .............................................................................................................................. 14
6.
Interne beheersing ................................................................................................................... 14
7.
Overige onderwerpen............................................................................................................... 15
8.
7.1.
Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT)......... 15
7.2.
Automatisering............................................................................................................................ 16
7.3.
Naleving van wet- en regelgeving en frauderisicobeheersing .................................................... 16
7.4.
Onafhankelijkheid ....................................................................................................................... 17
Slot .......................................................................................................................................... 17
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 4
1. Gemeente Woudenberg in beeld In onderstaand overzicht geven wij een totaalbeeld van de financiële positie en interne beheersing van gemeente Woudenberg met verwijzingen naar de verdere uitwerking in dit verslag. De legenda voor de signalering is: Geen noemenswaardige bevindingen
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een verhoogd risico/verhoogde impact
Geen tekortkomingen, wel relevante bevindingen en/of aandachtspunten
Tekortkomingen en/of aandachtspunten met een hoog risico/grote impact
Beperkte tekortkomingen en/of bijzondere aandachtspunten
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2020
§ 2020
2019
FINANCIËLE POSITIE Het saldo van baten en lasten bedraagt € 644.000 negatief. Saldo van baten en lasten als % van de totale opbrengsten: Saldo van baten en lasten
3.1
>0% <0% <-2%
Gerealiseerd resultaat
Het gerapporteerde resultaat bedraagt € 123.000 positief en ligt daarmee boven het begrote resultaat van € 369.200 negatief.
3.1
Eigen vermogen als % van de totale opbrengsten Solvabiliteit (omzetratio)
> 50% > 25%
3.2
< 25% Eigen vermogen als % van het totaal vermogen Solvabiliteit
> 30%
3.2
> 10% < 10%
Weerstandsvermogen
accountantsverslag 2020
De ratio voor het weerstandsvermogen is met 2,4 gekwalificeerd als voldoende.
Gemeente Woudenberg
3.3
Pagina 5
Signalering Onderwerp
Bevindingen 2020
§ 2020
Resultaat begroting 2021
De meerjarenbegroting 2021 is niet structureel sluitend. De provincie heeft verscherpt toezicht ingesteld.
2.2
De rapportages geven goed inzicht in de financiële ontwikkeling.
6
2019
INTERNE BEHEERSING Financieel toezicht op de organisatie
Risicomanagement is geborgd in de P&C-cyclus. Risicobeheersings- en controlesysteem
IT-beheersing
Adviespunten uit de ML 2019 zijn nog niet opgepakt. De frauderisicoanalyse moet nog worden geformaliseerd. De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.
Belastingen en heffingen
De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.
Personeels- en salarisadministratie
De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.
6
6
Inkopen en aanbestedingen (incl. Er zijn enkele aandachtspunten gesignaleerd n.a.v. de factuurcontrole. betalingsverkeer)
6
De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.
6
Grondexploitatie
Sociaal domein Jeugd, Wmo en
participatie
De beheersmaatregelen zijn in grote lijnen op orde. Er vinden geen controles plaats op de prestatielevering 4.2.3 PGB’s.
Subsidies en bijdragen
De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde. De boeking op kostensoorten blijft een aandachtspunt.
6
Leges omgevingsvergunningen
De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.
6
Huren en pachten
De volledigheidsanalyse blijft een aandachtspunt.
6
Leerlingenvervoer
De beheersingsmaatregelen zijn in grote lijnen op orde.
6
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 6
2. Algemene ontwikkelingen 2.1. Ontwikkelingen bi nnen gemeente Woudenberg Binnen Woudenberg is in 2020 sprake van enkele bijzondere ontwikkelingen.
Voor Woudenberg is de impact van de uitbraak van het coronavirus aanzienlijk geweest. Hierbij is de uiteindelijke financiële impact vooralsnog beperkt omdat de diverse steunregelingen voor ondernemers (Tozo), zorgpartijen en andere organisaties gecompenseerd zijn door het Rijk. Uit het overzicht met incidentele baten en lasten blijkt dat die compensatie toereikend is geweest en per saldo is € 126.000 van de coronasteun van het Rijk nog niet besteed.
2.2. Begroting 2021 De gemeente Woudenberg moet keuzes moeten maken om de begroting sluitend te krijgen. Hiervoor zijn vergaande maatregelen nodig. Het daadwerkelijk realiseren van de bezuinigingsopgave is een zaak van lange adem en vooralsnog voert de provincie preventief toezicht uit op gemeente Woudenberg. Een belangrijk risico voor de gemeente is de herijking van het gemeentefonds. Deze herijking valt naar verwachting negatief uit voor de kleinere gemeenten. In de begroting van Woudenberg is in de raming van de baten uit het gemeentefonds al rekening gehouden met deze negatieve aanpassing. Uit meer recente berichtgeving blijkt dat de negatieve effecten mogelijk meevallen voor de kleinere gemeenten. Dat zou dan mogelijk een meevaller zijn voor de meerjarenbegroting van Woudenberg. In de jaarrekening 2020 is zichtbaar dat de kosten voor Jeugdzorg en Wmo nog steeds toenemen. Was er in 2019 sprake van een stijging van 11%, nu is de stijging van de uitgaven ten opzichte van het voorgaande boekjaar 8%. Zeer recent is het bericht verschenen dat mogelijk de budgetten voor jeugdzorg door het Rijk fors verhoogd moeten worden als gevolgd van de uitkomst van een arbitragezaak die de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) had aangespannen tegen het kabinet. Per saldo is er dus sprake van positieve begrotingsrisico’s voor de gemeente.
3. Financiële positie 2020 Het Besluit Begroting en Verantwoording (hierna: BBV) is voor de gemeente Woudenberg het geldende verslaggevingsstelsel. Hierin wordt onderscheid gemaakt tussen resultaatbepaling en resultaatbestemming. Het is niet toegestaan baten of lasten rechtstreeks in het eigen vermogen te muteren. Mutaties vinden plaats op basis van besluitvorming door de raad. Uitgangspunt bij de begroting is dat de begroting ten minste sluitend is. In de (gewijzigde) begroting 2020 is een resultaat van € 369.200 negatief opgenomen. Het begrote saldo van baten en lasten is € 983.752 negatief. Het verschil tussen het saldo van baten en lasten zijn de reservemutaties. De realisatie is uitgekomen op een positief resultaat van € 123.369 en een negatief saldo van baten en lasten van € 644.166. Zowel het resultaat als saldo van baten en lasten zijn daarmee positiever uitgekomen dan begroot.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 7
3.1. Resultaat 3.1.1.
Analyse van het resultaat Onderstaand geven we een samenvatting van de cijfers zoals deze in de jaarrekening 2020 zijn gepresenteerd: Het gerealiseerd saldo van baten en lasten vóór reservemutaties 2020 bedraagt € 0,64 miljoen negatief (2019: € 2,3 miljoen negatief). In 2020 is per saldo € 0,77 miljoen onttrokken (2019: € 1,6 miljoen) uit de reserves, welke als baten in de staat van baten en lasten zijn gepresenteerd. Hierdoor ontstaat een gerealiseerd resultaat van € 0,1 miljoen positief (2019: € 0,7 miljoen negatief). De verklaringen voor het verschil zijn helder uiteengezet onder ‘verschillen realisatie 2020 ten opzichte van de begroting 2020’.
3.2. Vermog ens - en schul d positie Onderstaand overzicht geeft een beeld van de ontwikkeling in het eigen vermogen en de belangrijkste solvabiliteitsindicatoren van Woudenberg. 2020 x € 1.000
2019 x € 1.000
2018 x € 1.000
Eigen vermogen
7.941
8.585
10.843
Opbrengsten Balanstotaal
37.568 43.509
40.819 41.788
37.731 42.607
21%
21%
29%
18%
21%
25%
46%
46%
51%
Opbrengstratio (eigen vermogen/opbrengsten) Balansratio (eigen vermogen / balanstotaal) Netto schuldquote
De netto schuld wordt berekend door de totale passiva te verminderen met het eigen vermogen, de voorzieningen en de kortlopende activa exclusief voorraden en de financiële vaste activa. Dit saldo wordt vervolgens gedeeld door de opbrengsten. Een netto schuld van 100% is volgens de VNG zorgelijk en bij 130% staat het “licht op rood”. De schuldenratio van de gemeente Woudenberg is daarmee niet zorgelijk.
3.3. Weerstandsvermogen De (relatieve) omvang van het weerstandsvermogen van gemeenten heeft sterk de aandacht in publicaties over de financiële positie van gemeenten. De tendens in de berichtgeving is dat de risico’s toenemen en dat daar een passend weerstandsvermogen bij hoort.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 8
Op basis van de huidige inzichten schat de gemeente Woudenberg in dat per eind 2020 een onderbouwde kans bestaat dat een bedrag van € 1,07 miljoen (2019: € 0,75 miljoen) noodzakelijk is om aan de zo reëel mogelijk ingeschatte financiële risico's weerstand te bieden. Het beschikbare weerstandsvermogen voor het opvangen van risico’s bedraagt circa € 2,5 miljoen per 31 december 2020 (2019: € 3,2 miljoen). De ratio komt dan uit op 2,4 (was 4,3). Hoewel er geen harde norm is voor de gewenste omvang van het weerstandsvermogen, kan worden gesteld dat uw gemeente voldoende weerstandscapaciteit bezit om onvoorziene financiële tegenvallers op te vangen. Wel is sprake van een dalende ratio.
4. Algemene controlebevindingen bij de jaarverslaglegging 2020 4.1. Kwaliteit jaarstukken Het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) schrijft voor dat de jaarstukken van een gemeente naast de jaarrekening bestaan uit een jaarverslag met daarin opgenomen de programmaverantwoording en de paragrafen. Wij hebben vastgesteld dat de jaarstukken van de gemeente Woudenberg in belangrijke mate voldoen aan de eisen van het BBV. In de programmaverantwoording zijn de toelichtingen van de afwijkingen ten opzichte van de begroting geanalyseerd en toegelicht. Naar aanleiding van de controle zijn in overleg enkele kwalitatieve correcties doorgevoerd in de jaarstukken.
4.2. Het verloop van de control e 2020 De voorbereiding van de controle blijft een aandachtspunt voor de gemeente Woudenberg. De samenwerking is goed verlopen.
In verband met de verantwoordelijkheid van de gemeenteraad voor het toezicht op het proces van de financiële verslaglegging, doen wij, overeenkomstig Controlestandaard 260 Communicatie met de met governance belaste personen, verslag van het verloop van onze controlewerkzaamheden. Vooruitlopend op onze controlewerkzaamheden is door de gemeente Woudenberg de concept-jaarrekening opgesteld. Mede ter voorbereiding op onze controlewerkzaamheden, zijn werkafspraken gedeeld met de gemeente waarin de op te leveren stukken voor de controle zijn gespecificeerd. Bij aanvang van de controle stelden wij vast dat de voorbereidingen op enkele onderdelen nog verbetering vraagt en enkele onderdelen waren nog niet gereed bij de start van de controle. Ontbrekende stukken en analyses zijn gedurende de controle alsnog opgeleverd en betrokken in de controle. Wij stellen voor om het opstel- en controleproces 2020 te evalueren met uw gemeente om te kijken waar verbeteringen mogelijk zijn in het proces.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 9
Over de aanvullende tijdsbesteding als gevolg hiervan zullen wij nadere afspraken maken met uw organisatie. Wij zijn van mening dat onze gerealiseerde tijdsbesteding en de door ons gerealiseerde controlewerkzaamheden voldoende zijn voor een kwalitatief toereikende uitvoering van onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende controle- en overige standaarden (COS). 4.2.1.
Gecorrigeerde fouten en onzekerheden Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn enkele financiële correcties doorgevoerd naar aanleiding van de controle. Dit betroffen presentatiecorrecties en geen correcties met impact op het resultaat. Verder zijn er door de organisatie zelf enkele correcties doorgevoerd. Dit betrof met name een onjuiste boeking in de voorziening riolering: Betreft
Effect op activa
Effect op passiva
Project Europaweg
€ 216.000
€ 216.000
€0
Een vooruitontvangen subsidie was verantwoord onder de materiële vaste activa in plaats van de kortlopende passiva
Voorziening rioleringklantcorrectie
-€ 98.000
€98.000
Een onjuiste boeking is door de gemeente zelf gesignaleerd en hersteld
Tozo niet bestede rijksmiddelen
-€ 1.895.000
Saldo
accountantsverslag 2020
Effect op resultaat
De niet bestede Tozo middelen zijn gecorrigeerd van nog te besteden naar terug te betalen
€ 1.895.000
€ 216.000
€ 118.000
Toelichting
€ 98.000
Resultaat wordt positiever
Gemeente Woudenberg
Pagina 10
4.2.2.
Niet-geco rrigeerde fouten en onzekerheden Tijdens de jaarrekeningcontrole zijn enkele fouten en onzekerheden geconstateerd die wij hieronder toelichten:
Betreft
Effect op activa
Effect op passiva
Effect op resultaat
Rechtmatigheid
Toelichting
Vpb 2020
€ 70.500
-€ 70.500
€0
€ 70.500
De voorlopige aanslag Vpb 2020 is in 2021 gecrediteerd. Deze last is gedekt via de reserve grondbedrijf en heeft daarom wel impact op het saldo van baten en lasten, maar niet op het resultaat
€ 70.500
-€ 70.500
€0
€ 70.500
Nog op te leggen aanslagen belastingen Saldo
Materialiteit fouten € 399.670
Betreft
Onzekerheid
PGB
€ 286.000
Totaal
€ 286.000
Materialiteit onzekerheden
€ 1.199.000
Zichtbaar is dat de fouten en onzekerheden ruim binnen de materialiteitsgrenzen blijven en daarmee geen invloed hebben op ons oordeel. 4.2.3.
PGB uitgaven De uitgaven Persoonsgebonden Budget (PGB) zijn onzeker vanwege een verklaring met beperking van de Sociale Verzekeringsbank (SVB). Bovendien worden door de SVB en door de gemeente Woudenberg geen controles uitgevoerd op prestatielevering van de PGB’s. Deze gehele post merken wij daarom aan als onzeker. Gemeenten kunnen individueel controles uitvoeren op de prestatielevering om de onzekerheid op dit aspect te reduceren. Uw gemeente heeft voor 2020 besloten hier nog geen invulling aan te geven.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 11
4.2.4.
Begrotingsrechtmatigheid Naast de controle op de rechtmatige totstandkoming van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening 2020, hebben wij de begrotingsrechtmatigheid gecontroleerd. Volgens de kadernota rechtmatigheid 2020 zijn strikt genomen bestedingen boven het begrotingsbedrag onrechtmatig. Een overschrijding van de begroting hoeft echter niet in alle gevallen te worden meegewogen in het accountantsoordeel. Essentieel is dat de gemeenteraad nadere regels kan stellen wanneer kostenoverschrijdingen die worden gecompenseerd door direct gerelateerde opbrengsten (1), kostenoverschrijdingen passend binnen het beleid (2) en kostenoverschrijdingen bij open einderegelingen (3) moeten meewegen bij het oordeel van de accountant. In die gevallen dat de gemeenteraad geen nader beleid stelt, geldt het uitgangspunt dat deze kostenoverschrijdingen door de accountant niet worden betrokken bij de beslissing of al dan niet een goedkeurend rechtmatigheidsoordeel kan worden afgegeven. De begrotingsoverschrijdingen zijn intern geanalyseerd op basis van het interne beleid en de conclusie is dat er geen sprake is van onrechtmatigheden die moeten worden betrokken in ons oordeel. In de jaarrekening is in de bijlage begrotingsrechtmatigheid 2020 een toelichting gegeven op deze afwijkingen. Wij kunnen instemmen met deze analyse.
Uw gemeenteraad moet de overschrijdingen bij het vaststellen van de jaarrekening nog wel autoriseren.
4.3. Single Information Si ngle Audit (SiSa) De SiSa-bijlage die opgenomen is in de jaarrekening is opgesteld door de gemeente. Wij hebben deze SiSa-bijlage gecontroleerd op basis van de nota verwachtingen accountantscontrole SiSa 2020. Hierbij stellen wij de juistheid van de gegevens in de SiSa-bijlage vast. Wij benadrukken dat u als gemeente zelf verantwoordelijk bent voor de volledigheid van de te verantwoorden indicatoren, zoals opgenomen in de SiSa-bijlage. Bij onze controle zijn geen fouten geconstateerd.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 12
Het is volgens de nota verwachtingen accountantscontrole voorgeschreven dat wij de geconstateerde fouten en onzekerheden per regeling rapporteren door middel van onderstaande verplichte tabel. Deze tabel dient door uw gemeente samen met een aantal andere verplicht voorgeschreven verantwoordingsdocumenten voor 15 juli aanstaande elektronisch bij het CBS te worden aangeleverd. Nummer specifieke uitkering B1
D8 E3 E20 F9 G2
G3
G4
H8
Specifieke uitkering
Fout of onzekerheid
Financiële omvang in euro’s
Toelichting fout/onzekerheid
Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB) Subsidie sanering verkeerslawaai
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021 Regeling specifieke uitkering Extern Advies Warmtetransitie Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2020 Besluit bijstandverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen) gemeente 2020 Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) _gemeentedeel 2020 Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden (Regeling Sportakkoord)
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
n.v.t.
Strekking controleverklaring bij de jaarrekening t.a.v. getrouwheid: goedkeurend. Strekking controleverklaring bij de jaarrekening t.a.v. rechtmatigheid: goedkeurend. Het management van de gemeente Woudenberg heeft adequaat en toepasselijk M&O beleid vastgesteld ten aanzien van de Tozo regeling. Bij de uitvoering van de controle is vastgesteld dat conform dit beleid is gehandeld.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 13
5. Jaarstukken Naast de jaarrekening en onze controleverklaring daarbij, omvat de Jaarstukken 2020 andere informatie, die bestaat uit: Programmaverantwoording en paragrafen Bijlagen Overige gegevens Wij hebben de andere informatie gelezen en hebben op basis van onze kennis en ons begrip, verkregen vanuit de jaarrekeningcontrole of anderszins, overwogen of de andere informatie materiële afwijkingen bevat en dat dit verenigbaar is met de jaarrekening. Met onze werkzaamheden hebben wij voldaan aan de vereisten uit het BBV en de Nederlandse Standaard 720. Deze werkzaamheden hebben niet dezelfde diepgang als onze controlewerkzaamheden bij de jaarrekening.
6. Interne beheersing Vanuit onze controleopdracht hebben wij aandacht besteed aan de kwaliteit van de interne beheersingsmaatregelen die een directe relatie hebben met de jaarrekening van uw gemeente. Voor onze bevindingen ten aanzien van de interne beheersing verwijzen wij naar onze managementletter d.d. 21 januari 2021. In deze rapportage is geen enkel financieel proces als ontoereikend aangemerkt. In de managementletter zijn adviezen ter verbetering van deze processen opgenomen. De belangrijkste bevindingen en aanbevelingen vatten wij hier als volgt samen: Risicomanagement Ten aanzien van de begroting 2021 merken wij op dat corona niet als risico is benoemd. Bij andere gemeenten zien wij dit risico vaak wel als nieuw risico opgenomen in de risicoparagraaf. We geven in overweging om de risicoparagraaf op dit punt bij te stellen. De risicoparagraaf is door ons beoordeeld en wij geven in lijn met onze vorige managementletter de volgende ontwikkelpunten in overweging:
accountantsverslag 2020
•
Beschrijf het proces van totstandkoming van de risicoparagraaf. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt wat de basis is voor de vermelde risico’s, de inschatting ten aanzien van de financiële gevolgen, de kans van optreden hiervan en de beheersmaatregelen hiertegen. Het maakt tevens de reproduceerbaarheid van de risicoparagraaf achteraf voor u mogelijk.
•
Verder is het aan te bevelen om de relevante financiële en niet financiële ontwikkelingen sinds de jaarrekening t toe te lichten in de begroting t+1. (Waarom) is een risico naar boven of naar beneden bijgesteld? Heeft een risico zich gemanifesteerd of niet en zo ja; waren de getroffen beheersmaatregelen effectief?
Gemeente Woudenberg
Pagina 14
Inkopen Bij 1 nota (investeringen) wordt afgeweken van de mandaatregeling bij verstrekking van de opdracht. De reden voor deze afwijking is niet voldoende onderbouwd/vastgelegd. De factuur zelf is wel goedgekeurd door een bevoegde medewerker. Adviespunt: Laat opdrachten verstrekken door gemandateerde functionarissen en zorg bij tijdelijke vervanging voor een ondermandaat. Een nota met betrekking tot kosten uit 2019, is in 2020 verantwoord, deze was niet meegenomen in de overlopende passiva in de jaarrekening 2019. Gelet op het late tijdstip waarop deze nota ontvangen is van de verbonden partij is het begrijpelijk dat dit niet meer verwerkt kon worden in de jaarrekening 2019. Adviespunt: Maak afspraken met verbonden partijen over het tijdig verkrijgen van informatie over afrekeningen ten behoeve van de volledigheid van verplichtingen. Bij 2 nota’s is er geen schriftelijke opdracht aanwezig. Dit verhoogt het risico op het overschrijden van de vooraf geraamde opdrachtwaarde en hiermee het risico op het niet naleven van in- en externe aanbestedingsregels. Tevens is hierdoor niet inzichtelijk of deze afspraken zijn gemaakt door een hiertoe bevoegde functionaris. Adviespunt: Zorg voor schriftelijke vastlegging van afspraken. Bij mondelingen afspraken kan gedacht worden aan een e-mail met hierin een bevestiging van gemaakte afspraken.
Bij 2 nota’s is er geen onderbouwing van de prestatielevering aanwezig. Adviespunt: Maak intern afspraken over vastlegging prestatielevering. Hierbij kan gedacht worden aan een drempelbedrag waarboven onderbouwing prestatielevering verplicht is. Kleine uitgaven hoeven dan niet te worden onderbouwd. Verder waren enkele adviezen uit voorgaande jaren nog niet (volledig) opgevolgd door de organisatie.
7. Overige onderwerpen 7.1. Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) De Wet normering bezoldiging topfunctionarissen publieke en semipublieke sector (WNT) is van toepassing op de gemeente Woudenberg. Accountants dienen de naleving van de WNT te toetsen en overtredingen te melden bij het Ministerie van BZK. Wij hebben vastgesteld dat de juiste gegevens en bedragen zijn opgenomen in de jaarrekening en dat de gemeente daarmee aan de WNT heeft voldaan.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 15
Bevestiging volledigheid Wij hebben de toepassing van de WNT door de gemeente gecontroleerd overeenkomstig het Controleprotocol WNT 2020. Daarbij hebben wij ons gebaseerd op de in de jaarrekening verantwoorde gegevens en bedragen en de daaraan ten grondslag liggende administratieve bescheiden. Het kan echter zijn dat een bepaalde verwerkingswijze van (kosten)vergoedingen aan de topfunctionarissen in de financiële administratie, niet vooraf door ons is geïdentificeerd. Deze vergoedingen zouden dan al dan niet terecht, buiten de WNT-verantwoording kunnen zijn gebleven en buiten de reikwijdte van onze controlewerkzaamheden. Als de WNT-verantwoording niet strookt met uw beeld van de werkelijkheid of met uw eigen administratie, verzoeken wij u ons per omgaande te informeren. Wij kunnen dan op grond van uw informatie onze controlebevindingen evalueren. Naleving anticumulatiebepaling WNT niet gecontroleerd In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2020 hebben wij de anticumulatiebepaling, bedoeld in artikel 1.6a WNT en artikel 5, lid 1, sub n en o Uitvoeringsregeling WNT, niet gecontroleerd.
Dit betekent dat wij niet hebben gecontroleerd of er wel of niet sprake is van een normoverschrijding door een leidinggevende topfunctionaris vanwege eventuele dienstbetrekkingen als leidinggevende topfunctionaris bij andere WNT-plichtige instellingen, alsmede of de in dit kader vereiste toelichting juist en volledig is.
7.2. Automatisering Volgens artikel 393, lid 4, BW 2 dienen wij in ons accountantsverslag onze bevindingen te rapporteren aangaande de betrouwbaarheid en continuïteit van de geautomatiseerde gegevensverwerking. Onze beoordeling van de geautomatiseerde gegevensverwerking binnen gemeente Woudenberg, voor zover noodzakelijk voor de jaarrekeningcontrole, heeft geen bevindingen opgeleverd die in dit kader dienen te worden gerapporteerd.
7.3. Naleving van w et - en regelgeving en f r auderisicobeheersi ng Wij betrekken bij onze controlewerkzaamheden, overeenkomstig de voor ons geldende standaarden, de naleving van wet- en regelgeving en frauderisico’s. Daarbij richten wij ons op risico’s die kunnen leiden tot een afwijking van materieel belang in de jaarrekening. Tegelijkertijd kan van ons niet verwacht worden dat elke in die context relevante overtreding van wet- en regelgeving of fraude door ons ontdekt wordt. Dat heeft onder andere te maken met het mogelijk opzettelijke karakter van dergelijke overtredingen en fraude. Wij hebben op basis van onze controlewerkzaamheden de risicofactoren voor overtredingen van wet en regelgeving en fraude geëvalueerd. Onze controle heeft geen afwijkingen van wet- en regelgeving of aanwijzingen voor fraude aan het licht gebracht. De rol van de gemeenteraad is het erop toezien dat het college van burgemeester en wethouders een systeem inricht om frauderisico’s te voorkomen.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 16
De gemeente Woudenberg heeft geen frauderisicoanalyse opgesteld. Dit is een verbeterpunt voor de organisatie.
7.4. Onafhankelijkheid Het waken voor onze onafhankelijkheid is primair onze eigen (vaktechnische) verantwoordelijkheid. Aanvullend daarop rapporteren wij u jaarlijks – voor uw beoordeling van onze onafhankelijkheid – de werkzaamheden die door ons zijn verricht naast het controleren van financiële verantwoordingen en het uitoefenen van onze natuurlijke adviesfunctie. Met betrekking tot het verslagjaar 2020 hebben wij geen werkzaamheden bij de gemeente Woudenberg verricht naast onze controlewerkzaamheden en de daaruit voortvloeiende advisering.
8. Slot Wij vertrouwen erop u met dit accountantsverslag voldoende te hebben geïnformeerd over onze controlebevindingen en u van dienst te zijn geweest met de vermelde ontwikkelingen en aanbevelingen.
accountantsverslag 2020
Gemeente Woudenberg
Pagina 17