04e. Inkoopstrategie Midikraan gemeente Woudenberg 29-09-2021.pdf

VERTROUWELIJK Inkoopstrategie aanbesteding midikraan met toebehoren gemeente Woudenberg

Inhoudsopgave 1. Algemeen 1.1

2

Inleiding

2

2. Scope van deze opdracht

3

2.1

Omvang van de opdracht en looptijd overeenkomst

3

3. Begroting / Raming

3

4. Inkoopprocedure

3

4.1

Samenvoegen (Clusteren)

3

4.2

Aanbestedingsprocedure

4

4.3

Beoordeling van de aanbiedingen

5

5. Leveranciersselectie

6

6. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

6

6.1

Duurzaam inkopen

7

6.2

Social return

7

7. Opdrachtgever en mandatering

7

8. Het inkoop/aanbestedingsteam

8

9. Mijlpalen / besluitvorming

8

10.

9

Samenvatting

Datum: 29 september 2021

Pagina 1 van 9

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008

1.

Algemeen

1.1

Inleiding

De gemeentelijke vrachtwagen is inmiddels ruim 20 jaar oud en nu echt aan vervanging toe. De huidige vrachtwagen met autolaadkraan en de dagelijkse werkzaamheden die met behulp van deze combinatie uitgevoerd worden zijn in de loop van de jaren afgenomen en om die reden is het niet meer efficiënt en rendabel om dit werktuig 1 op 1 te gaan vervangen. De vrachtwagen wordt op dit moment ingezet voor de volgende werkzaamheden:                

Aanvullen van de wegbermen. Gladheidbestrijding buitenwegen en het laden van zout. Ophaalrondes grof tuinafval van inwoners in april en oktober. Het leeg halen van de groenbakken van de volkstuinen. Plantsoenafval/ bermmaaisel/slootafval opladen en overladen. Inzet bij velling van zware bomen Transport archiefpapier gemeentehuis/ De Nieuwe Schans naar gemeentewerf Inzet bij Calamiteiten (o.a. vuurwerkstapels jaarwisseling en opruimen stormschades e.d.. Plaatsen van afzettingen en bouwhekken. Verwijderen/plaatsen speeltoestellen een aanvullen van valondergronden. Op Milieustraat (over)laden verkleinen van zwaar en groot aangeboden afval. Het aan- en afvoeren van grond en groenafval afkomstig van de gemeentelijke begraafplaats Plaatsen/ verwijderen straatmeubilair en bebording Plaatsen/verwijderen en ledigen bladkorven. Transport/ aanvullen/uitknijpen van grond en zand. Inzet bij planten van bomen en kleine omvormingen van perken

Om in de toekomst op een efficiëntere manier met geld en middelen om te gaan is een afweging gemaakt of het niet beter is om naar alternatieve oplossingen te kijken in plaats van de vrachtwagen 1 op 1 te vervangen. Hieruit is naar voren gekomen dat er meer rendement gehaald kan worden door het aanschaffen van verschillend (ander) materiaal waarmee dezelfde werkzaamheden verricht kunnen worden zoals nu met de vrachtwagen worden gedaan (met name laden en transporten) en mogelijk zelfs meer. Voorgesteld wordt om de vrachtwagen niet op 1 op 1 te vervangen, maar in plaats daarvan de volgende zaken aan te schaffen: -

een 4x4 wheel bestelbus een aanhanger dubbelassig voor achter de bestelbus een midikraan met diverse toebehoren voor allerhande werkzaamheden, waaronder een kieper voor achter midikraan een inspectie auto

Teneinde te komen tot de selectie van een (nieuwe) leverancier dient een offerte traject gestart te worden. Gemeente Woudenberg is aanbestedingsplichtig en derhalve dient een aanbestedingstraject opgestart te worden. De drie beschreven onderdelen kunnen niet alle drie door eenzelfde partij geleverd worden en betreffen daarom verschillende opdrachten. Per opdracht is een separate inkoopstrategie opgesteld. Deze inkoopstrategie betreft een midikraan met diverse toebehoren voor allerhande werkzaamheden. Voorafgaand aan het aanbestedingsproces is door het inkoopteam voorliggende inkoopstrategie opgesteld. Via deze inkoopstrategie worden alle mogelijkheden (kwalitatief en kwantitatief) weergegeven hetgeen resulteert in een aantal te maken strategische keuzes.

Pagina 2 van 9

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008

2.

Scope van deze opdracht

2.1

Omvang van de opdracht en looptijd overeenkomst

De scope van de opdracht voor deze inkoopstrategie betreft de inkoop van een midikraan met verschillende toebehoren voor het uitvoeren van allerhande werkzaamheden. De volgende toebehoren / aanbouwmaterialen/werktuigen maken onderdeel uit van de scope: - Roterende kop - Sorteer grijper, voor het laden en lossen van afval - Laadschop, voor het laden en lossen van zand/grond/zout - Puinbak voor het laden en lossen van bestratingsmaterieel - Mulchdek voor het knippen van hagen en heesters (optioneel) Het laatst genoemd aanbouwwerktuig heeft een positieve werking op de fysieke belasting van de medewerkers omdat er minder handmatig geknipt hoeft te worden. De exacte inhoud van de opdracht (eisen en wensen aan de midikraan) zal worden gedefinieerd in de uitvraag (Programma van Eisen).

3.

Begroting / Raming

In de begroting is een totaalbedrag opgenomen van € 250.000,- voor de vervanging van de vrachtwagen. Op basis van vrijblijvende oriënterende gesprekken met verschillende partijen in de regio kan worden geconstateerd dat de kosten voor de aanschaf van een midikraan met toebehoren waaronder een kieper voor achter midikraan, uitkomen op ongeveer € 150.000,- (excl. BTW)

4.

Inkoopprocedure

4.1

Samenvoegen (Clusteren)

Het verbeteren van de toegang voor het MKB1 is een van de doelstellingen van de Aanbestedingswet. Daarom is in artikel 1.52 van de AW2012 het zogenaamde samenvoeg verbod opgenomen. Verschillende opdrachten dienen niet onnodig samengevoegd te worden omdat hierdoor een situatie kan ontstaan dat er slechts één (1) partij kan voldoen aan de uitvraag. Voor dit project geldt dat er niet is samengevoegd. 1

Definitie MKB volgens de Europese Commissie per 1 januari 2005 overeenkomstig onderstaande tabel:

2

Artikel 1.5 AW2012: 1. Een aanbestedende dienst of speciale-sectorbedrijf voegt opdrachten niet onnodig samen. Alvorens samenvoeging plaatsvindt, wordt in ieder geval acht geslagen op: a. de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf; b. de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst, het speciale-sectorbedrijf en de ondernemer; c. de mate van samenhang van de opdrachten. 2. Indien samenvoeging van opdrachten plaatsvindt, wordt dit door de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. 3. Een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf deelt een opdracht op in meerdere percelen, tenzij hij dit niet passend acht, in welk geval de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf dit motiveert in de aanbestedingsstukken.

Pagina 3 van 9

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008

4.2

Aanbestedingsprocedure

De totale (commerciële) contractwaarde van dit project betreft naar verwachting € 150.000,- (ex BTW) (zie hoofdstuk 3 begroting / raming). Deze waarde ligt conform de Gids Proportionaliteit 3 en de AW2012 onder de Europese drempelwaarde van 214.000 euro (ex btw) 4. Indien de totale geraamde waarde de Europese drempelwaarde overstijgt dient te allen tijde Europees (openbaar of niet-openbaar) te worden aanbesteed. Onder de grens voor Europees aanbesteden bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren. Dat is niet te kwantificeren in een vast bedrag. Bedragen kunnen echter wel nuttig zijn om te bepalen in welke richting kan worden gedacht. Ter indicatie is in de Gids Proportionaliteit een tabel opgenomen waarbij een richting wordt aangegeven wanneer, welke procedure gehanteerd zou kunnen worden. Zie figuur 1 voor deze indicaties.

Figuur 1: Indicatie keuze procedure gerelateerd aan opdrachtwaarde.

Op basis van het beoogde totaalbedrag van de opdracht van, naar verwachting, € 150.000,- (ex btw) kan worden geconcludeerd dat voor de wijze van aanbesteden de volgende mogelijke procedures het meest voor de hand liggen: 1) De Nationaal Openbare procedure 2) De Meervoudig onderhandse procedure Bij een Nationaal openbare procedure wordt via www.aanbestedingskalender.nl op www.tenderned.nl een aankondiging geplaatst met als bijlage het bestek en/of programma van eisen waarop alle geïnteresseerden (uit Nederland), die aan de gestelde eisen voldoen, kunnen inschrijven om de opdracht tot uitvoering gegund te krijgen. Voordeel hiervan is maximale concurrentiestelling, er is echter weinig invloed uit te oefenen op de vraag hoeveel partijen er daadwerkelijk gaan inschrijven en wat de kwaliteit is van die partijen. 3

In de AMvB (Aanbestedingsbesluit) bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. In de Gids Proportionaliteit worden adviezen en voorschriften gegeven voor het gehele inkoopproces, van voorfase tot aan contractvoorwaarden, dus bijvoorbeeld over keuze procedure naar aanleiding van de totale geraamde waarde van de opdracht, geschiktheidseisen en zekerheidsstelling.

4

Vastgestelde drempelwaarde voor 2020 en 2021.

Pagina 4 van 9

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008

Bij een meervoudig onderhandse procedure nodigt de gemeente zelf een aantal (doorgaans 3 tot maximaal 5) inschrijvers uit om een offerte in te dienen. Deze inschrijvers dienen op objectieve gronden uitgekozen te worden. Voordeel van deze procedure is dat de gemeente zelf, gemotiveerd, kan kiezen wélke inschrijvers uitgenodigd worden en dat op deze wijze voldoende marktwerking plaatsvindt. Conclusie procedure Op basis van het beoogde totaalbedrag van de opdracht van, naar verwachting, € 150.000,- en de afweging tussen de voor- en nadelen van de twee verschillende procedures is het inkoopteam van mening dat voor dit project een meervoudig onderhandse procedure het meest geschikt is. Belangrijkste reden is dat bij de meervoudig onderhandse procedure door de gemeente zelf geschikte partijen kunnen worden geselecteerd waardoor ook lokale / regionale partijen kunnen worden gevraagd een aanbieding te doen. 4.3 Advies:Beoordeling van de aanbiedingen InGeadviseerd de AW2012,wordt met de Proportionaliteit als onderdeel daarvan, isprocedure. het uitgangspunt dat aanbiedingen omGids te kiezen voor een Meervoudig onderhandse niet alleen beoordeeld worden op prijs maar ook op kwaliteit. De zogenaamde beste prijskwaliteitsverhouding (voorheen EMVI).

De inschrijving met de beste prijs- kwaliteitverhouding wil zeggen dat de opdrachtgever kan kiezen voor de aanbieding die op basis van een integrale afweging de beste prijs-, prestatie-, kwaliteit-, service etc. verhouding heeft. Gunning geschiedt op basis van het gunningscriterium ‘beste prijs- kwaliteitverhouding’ (BPKV). De criteria kunnen nog worden aangepast en worden pas definitief bepaald in het Programma van Eisen, maar naar verwachting zullen de subgunningscriteria binnen BPKV als volgt zijn: Kwaliteitscriteria A B C

Service n.t.b. n.t.b

Nadere toelichting subgunningcriteria: Beoordelingscriterium Service A) Service Inschrijver beschrijft wat hij biedt op service niveau, bijvoorbeeld bereikbaarheid van de klantenservice, klachtafhandeling, meedenken met en ontzorgen van de opdrachtgever en klanttevredenheid. Wij zien in ieder geval graag dat u specifiek ingaat op de snelheid en de wijze van afhandelen van storingen en in het bijzonder de snelheid waarmee de servicemonteur ter plaatse kan zijn. Voor wat betreft de andere mogelijke gunningcriteria geldt dat nog onderzocht wordt in welke mate bepaalde onderwerpen als eis of als gunningcriteria worden opgenomen. Dit zijn bijvoorbeeld de volgende onderwerpen: levensduur materiaal, duurzaamheid type motor/aandrijving, een onderhoudsplan, snelheid van leveren en/of een praktijktest. Tijdens het opstellen van het PvE zal hierin een definitieve keuze gemaakt worden. Voor het beoordelen van de inschrijvingen wordt gebruik gemaakt van de systematiek ‘Gunnen op Waarde’. Gunnen op waarde is een BPKV beoordelingsmethodiek waarbij elk subgunningscriterium wordt gewaardeerd in (fictieve) euro’s. Op basis van de beoordeling van alle subgunningscriteria wordt een fictieve inschrijfsom berekend waarbij de aangeboden meerwaarde wordt afgetrokken van de prijs. De aanbieding met de laagste fictieve inschrijfsom wint de aanbesteding.

In beginsel worden de inschrijvingen met gunnen op waarde absoluut beoordeeld. Dit heeft als voordeel dat de inschrijvingen Pagina 5 van 9

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008

(met name prijs) niet in relatie tot elkaar worden beoordeeld en daarmee niet van elkaar afhankelijk zijn. Bij Gunnen op waarde is de prijsrange van de offertes veel minder bepalend voor de rangorde. De inschrijver met uiteindelijk de laagste evaluatieprijs (prijs minus fictieve meerwaarde) is de inschrijver die de inschrijving heeft gedaan met de beste prijs-kwaliteitverhouding. Advies:

5.

Geadviseerd wordt om te gunnen op basis van beste prijs- kwaliteitverhouding en daarbij tenminste het onderdeel service mee te nemen als gunningcriterium Geadviseerd wordt om de beoordelingssystematiek van ‘Gunnen op waarde” toe te passen.

Leveranciersselectie Bij een meervoudig onderhandse procedure is het gangbaar om tenminste drie (3) en maximaal vijf (5) partijen een offerte in te laten dienen. In dit strategiedocument motiveert de gemeente welke partijen worden uitgenodigd en waarom. De volgende vier (4) partijen zijn op basis van gesprekken en eigen ervaring geselecteerd op een aanbieding in te dienen: De firma JCB te Barneveld De Vor, Brandes en Co BV te Renswoude Wacker Neuson BV te Amersfoort Verkooijen Machines te Vessem

-

Motivering: In het inkoopbeleid is de volgende passage opgenomen: “De gemeente wil middels haar inkoopbeleid het lokaal ondernemersklimaat stimuleren. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB). Voor zover juridisch mogelijk zullen (overheids-) opdrachten van de Gemeente (dan ook) worden gegund aan lokale ondernemers uit de gemeente Woudenberg. Zij moeten dan wel concreet hebben aangetoond geschikt en marktconform te zijn voor (uitvoering van) de betreffende (overheids-) opdracht”. De bovenstaande partijen zijn naar voren gekomen als meest geschikte (lokale) partijen. Met alle drie de partijen is al vrijblijvend telefonisch contact geweest voor nadere informeren en inmiddels bekend dat zij een dergelijke bestelbus kunnen leveren.

6.

Advies: Geadviseerd wordt om de vier (4) geselecteerde partijen uit te nodigen om een inschrijving te doen zoals aangegeven in hoofdstuk 5.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) 6.1

Duurzaam inkopen

De gemeente Woudenberg heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar zoveel mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Indien deze, voor desbetreffende inkoop, gedefinieerd zijn (zie de MVI criteria tool: https://www.mvicriteria.nl/nl) dan dienen deze criteria te worden gehanteerd teneinde ‘100%’ duurzaam in te kopen.

Pagina 6 van 9

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008

Voor dit project is geen criteriadocument van toepassing. Wel kan rekening gehouden worden met duurzaamheid in het inkoopproces. Zo zal communicatie zoveel mogelijk digitaal plaatsvinden en zullen de offertes via een digitaal medium verlopen waardoor inschrijvers geen hardcopy versie (doorgaans in meervoud) van hun inschrijvingen dienen in te leveren en deze ook niet hoeven te bezorgen. 6.2

Advies: Geadviseerd wordt om voldoende rekening te houden met duurzaamheid in het inkoopproces.

Social return

Social Return is, net als duurzaam inkopen, een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Social Return heeft als doel om ervoor te zorgen, dat een investering die de gemeente doet, naast het ‘gewone' rendement, ook een concrete sociale winst (return) oplevert. Dit gebeurt door o.a. (leer)werkplekken en stageplekken te realiseren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het opnemen van Social Return als eis is een mogelijkheid om marktpartijen te bewegen invulling te geven aan dit onderwerp. Een percentage van 5% is gangbaar om op te nemen als contracteis. Uitgangspunt is wel dat een Social return eis bij opdrachten voor leveringen in beginsel niet proportioneel is. De reden daarvoor is de lage arbeidscomponent. Belangrijke voorwaarden voor een succesvolle invulling van Social Return is dat het hele proces hieromheen voldoende intern en extern geborgd moet zijn. Met name intern in de organisatie moet er iemand verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en afhandeling van deze contracteis. Er dient een aanspreekpunt te zijn voor de marktpartij waarmee deze zijn invulling van Social Return vorm kan geven. Borging in de vorm van rapportages dienen op orde te zijn om een nuttige en duurzame invulling te kunnen geven aan dit onderwerp. Advies: Geadviseerd wordt om Social Return niet als eis op te nemen in de aanbesteding.

7.

Opdrachtgever en mandatering

Gemeente Woudenberg is opdrachtgever voor de aanbesteding. Het is de gemeente die het besluit neemt om over te gaan tot aanbesteding en als resultante daarvan een overeenkomst met een leverancier aangaat. Inkoop Bureau Midden Nederland begeleid de gemeente bij het aanbestedingstraject. IBMN zal gedurende de aanbestedingsprocedure als eerste aanspreekpunt functioneren. Na akkoord op de inkoopstrategie zal het aanbestedingsproces gestart worden en zullen de aanbestedingsdocumenten gepubliceerd worden. Vervolgens zal het gehele aanbestedingsproces plaatsvinden.

8.

Advies: Geadviseerd wordt om Inkoop Bureau Midden Nederland te benoemen als procesbegeleider van de aanbestedingsprocedure en de administratieve afhandeling hiervan.

Het inkoop/aanbestedingsteam Pagina 7 van 9

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008

Het aanbestedingsteam is een multidisciplinair team wat uit verschillende disciplines bestaat: Gemeente Woudenberg -

Tjeerd Jonker Ben van den Hoven

Teamleider buitendienst Beleidsmedewerker verkeer en vervoer

Begeleiding aanbestedingsprocedure: Inkoop Bureau Midden Nederland: -

9.

Christiaan Molenaar Kenniscentrum

Mijlpalen / besluitvorming

In dit proces zijn de onderstaande besluitvormingsmomenten te benoemen: Inkoopstrategie aanleveren aan College Goedkeuring inkoopstrategie door College Inkoopstrategie aanleveren aan Raad Goedkeuring inkoopstrategie / raadsvoorstel door Raad Goedkeuring bestek / programma van eisen door gemandateerde Publiceren / versturen aanbestedingsdocument / PvE Sluitingsdatum stellen aanvullende vragen (NvI) Verzenden Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum mogelijkheid tot aanbieden offertes Beoordeling kwaliteit Opstellen intern gunningsadvies en schrijven afwijzingsbrieven

Pagina 8 van 9

Oktober 2021 Oktober 2021 Oktober / November 2021 November 2021 November / December 2021 December 2021 / Januari 2022 Aansluitend Aansluitend Aansluitend Aansluitend Aansluitend

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008

10.

Samenvatting

Wij verzoeken u aan de hand van bovenstaande in te stemmen met het volgende: Advies: Geadviseerd wordt om te kiezen voor een Meervoudig onderhandse procedure. Geadviseerd wordt om te gunnen op basis van beste prijs- kwaliteitverhouding en daarbij tenminste het onderdeel service mee te nemen als gunningcriterium Geadviseerd wordt om de beoordelingssystematiek van ‘Gunnen op waarde” toe te passen. Geadviseerd wordt om de vier (4) geselecteerde partijen uit te nodigen om een inschrijving te doen zoals aangegeven in hoofdstuk 5. Geadviseerd wordt om voldoende rekening te houden met duurzaamheid in het inkoopproces. Geadviseerd wordt om Social Return niet als eis op te nemen in de aanbesteding. Geadviseerd wordt om Inkoop Bureau Midden Nederland te benoemen als procesbegeleider van de aanbestedingsprocedure en de administratieve afhandeling hiervan.

Handtekening voor akkoord;

Naam:

……………………………………………………………………………………………

Functie:

……………………………………………………………………………………………

Gemeente: Woudenberg

Pagina 9 van 9

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-008