04b. Inkoopstrategie aanhanger voor bestelbus gemeente Woudenberg 29-09-2021.pdf

VERTROUWELIJK Inkoopstrategie aanbesteding aanhanger voor bestelbus gemeente Woudenberg

Inhoudsopgave 1. Algemeen

2

2. Scope van de opdracht

3

3. Begroting / Raming

3

4. Inkoopprocedure

3

4.1

Samenvoegen (Clusteren)

3

4.2

Aanbestedingsprocedure

3

4.3

Beoordeling van de aanbiedingen

5

5. Leveranciersselectie

5

6. Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO)

5

6.1

Duurzaam inkopen

5

6.2

Social return

5

7. Opdrachtgever en mandatering

6

8. Het inkoop/aanbestedingsteam

6

9. Mijlpalen / besluitvorming

6

10. Samenvatting

8

Datum: 29 september 2021

Pagina 1 van 7

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-007

1.

Algemeen

1.1

Inleiding

De gemeentelijke vrachtwagen is inmiddels ruim 20 jaar oud en nu echt aan vervanging toe. De huidige vrachtwagen met autolaadkraan en de dagelijkse werkzaamheden die met behulp van deze combinatie uitgevoerd worden zijn in de loop van de jaren afgenomen en om die reden is het niet meer efficiënt en rendabel om dit werktuig 1 op 1 te gaan vervangen. De vrachtwagen wordt op dit moment ingezet voor de volgende werkzaamheden:                

Aanvullen van de wegbermen. Gladheidbestrijding buitenwegen en het laden van zout. Ophaalrondes grof tuinafval van inwoners in april en oktober. Het leeg halen van de groenbakken van de volkstuinen. Plantsoenafval/ bermmaaisel/slootafval opladen en overladen. Inzet bij velling van zware bomen Transport archiefpapier gemeentehuis/ De Nieuwe Schans naar gemeentewerf Inzet bij Calamiteiten (o.a. vuurwerkstapels jaarwisseling en opruimen stormschades e.d.. Plaatsen van afzettingen en bouwhekken. Verwijderen/plaatsen speeltoestellen een aanvullen van valondergronden. Op Milieustraat (over)laden verkleinen van zwaar en groot aangeboden afval. Het aan- en afvoeren van grond en groenafval afkomstig van de gemeentelijke begraafplaats Plaatsen/ verwijderen straatmeubilair en bebording Plaatsen/verwijderen en ledigen bladkorven. Transport/ aanvullen/uitknijpen van grond en zand. Inzet bij planten van bomen en kleine omvormingen van perken

Om in de toekomst op een efficiëntere manier met geld en middelen om te gaan is een afweging gemaakt of het niet beter is om naar alternatieve oplossingen te kijken in plaats van de vrachtwagen 1 op 1 te vervangen. Hieruit is naar voren gekomen dat er meer rendement gehaald kan worden door het aanschaffen van verschillend (ander) materiaal waarmee dezelfde werkzaamheden verricht kunnen worden zoals nu met de vrachtwagen worden gedaan (met name laden en transporten) en mogelijk zelfs meer. Voorgesteld wordt om de vrachtwagen niet op 1 op 1 te vervangen, maar in plaats daarvan de volgende zaken aan te schaffen: -

een 4x4 wheel bestelbus een aanhanger dubbelassig voor achter de bestelbus een midikraan met diverse toebehoren voor allerhande werkzaamheden en een kieper voor achter midikraan een inspectie auto.

Teneinde te komen tot de selectie van een (nieuwe) leverancier dient een offerte traject gestart te worden. Gemeente Woudenberg is aanbestedingsplichtig en derhalve dient een aanbestedingstraject opgestart te worden. De drie beschreven onderdelen kunnen niet alle drie door eenzelfde partij geleverd worden en betreffen daarom verschillende opdrachten. Per opdracht is een separate inkoopstrategie opgesteld. Deze inkoopstrategie betreft de aanhanger dubbelassig voor achter de bestelbus. Voorafgaand aan het aanbestedingsproces is door het inkoopteam voorliggende inkoopstrategie opgesteld. Via deze inkoopstrategie worden alle mogelijkheden (kwalitatief en kwantitatief) weergegeven hetgeen resulteert in een aantal te maken strategische keuzes.

Pagina 2 van 7

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-007

2.

Scope van deze opdracht

2.1

Omvang van de opdracht en looptijd overeenkomst

De scope van de opdracht voor deze inkoopstrategie betreft de aankoop van een dubbelassige aanhanger welke gebruikt kan worden in combinatie met de 4x wheel bestelbus. De exacte inhoud van de opdracht, oftewel de specificaties van de aan te schaffen aanhanger zullen in de uitvraag bekend gemaakt worden.

3.

Begroting / Raming

In de begroting is een totaalbedrag opgenomen van € 250.000,- voor de vervanging van de vrachtwagen. Op basis van vrijblijvende oriënterende gesprekken met verschillende partijen in de regio kan worden geconstateerd dat de kosten voor de aanschaf van een dubbelassige aanhanger uitkomen op ongeveer € 6.000,- á € 7.000,- (excl BTW).

4.

Inkoopprocedure

4.1

Samenvoegen (Clusteren)

Het verbeteren van de toegang voor het MKB1 is een van de doelstellingen van de Aanbestedingswet. Daarom is in artikel 1.52 van de AW2012 het zogenaamde samenvoeg verbod opgenomen. Verschillende opdrachten dienen niet onnodig samengevoegd te worden omdat hierdoor een situatie kan ontstaan dat er slechts één (1) partij kan voldoen aan de uitvraag. Voor dit project geldt dat er niet is samengevoegd. 4.2

1

Aanbestedingsprocedure

Definitie MKB volgens de Europese Commissie per 1 januari 2005 overeenkomstig onderstaande tabel:

2

Artikel 1.5 AW2012: 1. Een aanbestedende dienst of speciale-sectorbedrijf voegt opdrachten niet onnodig samen. Alvorens samenvoeging plaatsvindt, wordt in ieder geval acht geslagen op: a. de samenstelling van de relevante markt en de invloed van de samenvoeging op de toegang tot de opdracht voor voldoende bedrijven uit het midden- en kleinbedrijf; b. de organisatorische gevolgen en risico’s van de samenvoeging van de opdrachten voor de aanbestedende dienst, het speciale-sectorbedrijf en de ondernemer; c. de mate van samenhang van de opdrachten. 2. Indien samenvoeging van opdrachten plaatsvindt, wordt dit door de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf gemotiveerd in de aanbestedingsstukken. 3. Een aanbestedende dienst of een speciale-sectorbedrijf deelt een opdracht op in meerdere percelen, tenzij hij dit niet passend acht, in welk geval de aanbestedende dienst of het speciale-sectorbedrijf dit motiveert in de aanbestedingsstukken.

Pagina 3 van 7

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-007

De totale (commerciële) contractwaarde van dit project betreft naar verwachting € 7.000,- (ex BTW) (zie hoofdstuk 3 begroting / raming). Deze waarde ligt conform de Gids Proportionaliteit 3 en de AW2012 onder de Europese drempelwaarde van 214.000 euro (ex btw) 4. Indien de totale geraamde waarde de Europese drempelwaarde overstijgt dient te allen tijde Europees (openbaar of niet-openbaar) te worden aanbesteed. Onder de grens voor Europees aanbesteden bestaan in principe geen wettelijk voorgeschreven procedures. Zowel boven als onder de drempel is het van belang dat een procedure wordt gekozen, die aansluit bij het onderwerp van de betreffende aanbesteding, afgezet tegen het karakter van de markt waarin potentiële inschrijvers opereren. Dat is niet te kwantificeren in een vast bedrag. Bedragen kunnen echter wel nuttig zijn om te bepalen in welke richting kan worden gedacht. Ter indicatie is in de Gids Proportionaliteit een tabel opgenomen waarbij een richting wordt aangegeven wanneer, welke procedure gehanteerd zou kunnen worden. Zie figuur 1 voor deze indicaties.

Figuur 1: Indicatie keuze procedure gerelateerd aan opdrachtwaarde.

Op basis van het beoogde totaalbedrag van de opdracht van, naar verwachting, € 7.000,- (ex btw) kan worden geconcludeerd dat voor de wijze van aanbesteden de enkelvoudig onderhandse procedure (‘1 op 1’)het meest voor de hand ligt. Bij een enkelvoudig onderhandse procedure nodigt de gemeente zelf één inschrijver uit om een offerte in te dienen. Deze inschrijver dienen op objectieve gronden uitgekozen te worden. Voordeel van deze procedure is dat de gemeente zelf, gemotiveerd, kan kiezen wélke inschrijver uitgenodigd wordt. Conclusie procedure Op basis van het beoogde totaalbedrag van de opdracht van, naar verwachting, € 7.000,- betekent dat voor dit project een enkelvoudig onderhandse procedure het meest geschikt is.

Advies: Geadviseerd wordt om te kiezen voor een Enkelvoudig onderhandse procedure. 3

In de AMvB (Aanbestedingsbesluit) bij de Aanbestedingswet 2012 is de Gids proportionaliteit als verplicht te volgen richtsnoer aangewezen. Het verplicht gebruik geldt zowel voor Europese aanbestedingen, nationale aanbestedingen als voor meervoudig onderhandse procedures. In de Gids Proportionaliteit worden adviezen en voorschriften gegeven voor het gehele inkoopproces, van voorfase tot aan contractvoorwaarden, dus bijvoorbeeld over keuze procedure naar aanleiding van de totale geraamde waarde van de opdracht, geschiktheidseisen en zekerheidsstelling.

4

Vastgestelde drempelwaarde voor 2020 en 2021.

Pagina 4 van 7

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-007

4.3

Beoordeling van de aanbiedingen

In verband met enkelvoudig onderhandse procedure is een beoordelingen van meerdere biedingen niet van toepassing. De gemeente kiest zelf op voorhand welke partij het meest geschikt is voor de opdracht

5.

Leveranciersselectie

Bij een enkelvoudig onderhandse procedure wordt één partij uitgenodigd een offerte in te dienen. In dit strategiedocument motiveert de gemeente welke partij worden uitgenodigd en waarom. De volgende partij is op basis van gesprekken en eigen ervaring geselecteerd op een aanbieding in te dienen: De firma Mulder aanhangwagens te Woudenberg.

-

Motivering: In het inkoopbeleid is de volgende passage opgenomen: “De gemeente wil middels haar inkoopbeleid het lokaal ondernemersklimaat stimuleren. Hierbij is in het bijzonder aandacht voor het Midden en Klein Bedrijf (MKB). Voor zover juridisch mogelijk zullen (overheids-) opdrachten van de Gemeente (dan ook) worden gegund aan lokale ondernemers uit de gemeente Woudenberg. Zij moeten dan wel concreet hebben aangetoond geschikt en marktconform te zijn voor (uitvoering van) de betreffende (overheids-) opdracht”. De bovenstaande partij is naar voren gekomen als meest geschikte lokale partij. Advies:

6.

Geadviseerd wordt om de geselecteerde partij uit te nodigen om een aanbieding te doen zoals aangegeven in hoofdstuk 5.

Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO) 6.1

Duurzaam inkopen

De gemeente Woudenberg heeft een voorbeeldfunctie in het maatschappelijk verkeer. De gemeente streeft er naar zoveel mogelijk duurzaam in te kopen. Duurzaam Inkopen is het meenemen van sociale en milieuaspecten in het inkoopproces. Met betrekking tot een aantal ‘productgroepen’ zijn zogenaamde ‘duurzaamheidscriteria’ opgesteld. Indien deze, voor desbetreffende inkoop, gedefinieerd zijn (zie de MVI criteria tool: https://www.mvicriteria.nl/nl) dan dienen deze criteria te worden gehanteerd teneinde ‘100%’ duurzaam in te kopen. Voor dit project is geen criteriadocument van toepassing. Wel kan rekening gehouden worden met duurzaamheid in het inkoopproces. Zo zal communicatie zoveel mogelijk digitaal plaatsvinden en zullen de offerte via een digitaal medium verlopen waardoor inschrijver geen hardcopy versie van hun inschrijving dient in te leveren en deze ook niet hoeft te bezorgen. 6.2 Advies: Geadviseerd wordt om voldoende rekening te houden met duurzaamheid in het inkoopproces.

Social return Social

Return is, net als duurzaam inkopen, een aspect van maatschappelijk verantwoord ondernemen. Social Return heeft als doel om ervoor te zorgen, dat een investering die de gemeente doet, naast het ‘gewone' Pagina 5 van 7

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-007

rendement, ook een concrete sociale winst (return) oplevert. Dit gebeurt door o.a. (leer)werkplekken en stageplekken te realiseren voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Het opnemen van Social Return als eis is een mogelijkheid om marktpartijen te bewegen invulling te geven aan dit onderwerp. Een percentage van 5% is gangbaar om op te nemen als contracteis. Uitgangspunt is wel dat een Social return eis bij opdrachten voor leveringen in beginsel niet proportioneel is. De reden daarvoor is de lage arbeidscomponent. Belangrijke voorwaarden voor een succesvolle invulling van Social Return is dat het hele proces hieromheen voldoende intern en extern geborgd moet zijn. Met name intern in de organisatie moet er iemand verantwoordelijk zijn voor de coördinatie en afhandeling van deze contracteis. Er dient een aanspreekpunt te zijn voor de marktpartij waarmee deze zijn invulling van Social Return vorm kan geven. Borging in de vorm van rapportages dienen op orde te zijn om een nuttige en duurzame invulling te kunnen geven aan dit onderwerp. Advies:

7.

Geadviseerd wordt om Social Return niet als eis op te nemen in de aanbesteding.

Opdrachtgever en mandatering Gemeente Woudenberg is opdrachtgever voor de aanbesteding. Het is de gemeente die het besluit neemt om over te gaan tot aanbesteding en als resultante daarvan een overeenkomst met een leverancier aangaat. Na akkoord op de inkoopstrategie zal het aanbestedingsproces gestart worden en zullen de aanbestedingsdocumenten gepubliceerd worden. Vervolgens zal het gehele aanbestedingsproces plaatsvinden.

8.

Het inkoop/aanbestedingsteam

Het aanbestedingsteam is een multidisciplinair team wat uit verschillende disciplines bestaat: Gemeente Woudenberg -

9.

Tjeerd Jonker Ben van den Hoven

Teamleider buitendienst Beleidsmedewerker verkeer en vervoer

Mijlpalen / besluitvorming

In dit proces zijn de onderstaande besluitvormingsmomenten te benoemen: Inkoopstrategie aanleveren aan College Goedkeuring inkoopstrategie door College Inkoopstrategie aanleveren aan Raad Goedkeuring inkoopstrategie / raadsvoorstel door Raad Goedkeuring bestek / programma van eisen door gemandateerde Publiceren / versturen aanbestedingsdocument / PvE Sluitingsdatum stellen aanvullende vragen (NvI) Verzenden Nota van Inlichtingen Sluitingsdatum mogelijkheid tot aanbieden offertes Beoordeling kwaliteit Opstellen intern gunningsadvies en schrijven afwijzingsbrieven

Pagina 6 van 7

Oktober 2021 Oktober 2021 Oktober / November 2021 November 2021 November / December 2021 December 2021 / Januari 2022 Aansluitend Aansluitend Aansluitend Aansluitend Aansluitend

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-007

10.

Samenvatting

Wij verzoeken u aan de hand van bovenstaande in te stemmen met het volgende: Advies: 1. Geadviseerd wordt om te kiezen voor een Enkelvoudig onderhandse procedure. 2. Geadviseerd wordt om de geselecteerde partij uit te nodigen om een aanbieding te doen zoals aangegeven in hoofdstuk 5. 3. Geadviseerd wordt om voldoende rekening te houden met duurzaamheid in het inkoopproces. 4. Geadviseerd wordt om Social Return niet als eis op te nemen in de aanbesteding.

Handtekening voor akkoord;

Naam:

……………………………………………………………………………………………

Functie:

……………………………………………………………………………………………

Gemeente: Woudenberg

Pagina 7 van 7

kenmerk: IBMN-2020-WOU-CM-007