04. Bijlage IT sourcing Woudenberg (Geanonimiseerd).pdf

M&1I/Partners/ adviseurs

voor

management

en

[T-SOURCING

informatie

WOUDENBERG

(geanonimiseerd)

(geanonimiseerd)

Project:

25360

Datum:

9 maart

Versie:

Vertrouwelijk

2026 1.1

-

AANLEIDING

Woudenberg neemt haar IT-dienstverlening af van gemeente Veenendaal, en is niet geheel tevreden over de IT-dienstverlening van gemeente Veenendaal. Om deze reden is M&I/Partners gevraagd om te onderzoeken wat de mogelijkheden en consequenties zouden zijn van het onderbrengen van ITdienstverlening bij een commerciële IT-dienstverlener. Gemeente

SCENARIO'S Om tot

een

Woudenberg

objectieve vergelijking te komen haar IT-diensten

beide scenario’s zowel

aan

een

tussen

commerciële

kwantitatief als kwalitatief. De

uitgewerkt.

Notitie

IT-sourcing Woudenberg

de

Vertrouwelijk

-

1.1

Versie

1.1/9 maart 2026

huidige situatie,

en

de situatie

IT-dienstverlener uitbesteedt

vergelijking van de scenario’s

waarbij gemeente vergelijken we deze is hieronder

verder

2/7

KWALITATIEVE VERGELIJKING Scenario-0 (uitbesteed Veenendaal)

Alg. voorkomende dienstverlening Kwaliteit IT-diensverlening

++

Toelichting Gebruikelijk

Scenario-1 (Uitbesteed commercieel )

++

Toelichting Gebruikelijk

Woudenberg is niet geheel Onder voorwaarde dat regie goed is ++ tevreden ingeregeld Kennis van gemeentelijke Commerciële partijen bedienen domeinen , processen en applicaties meerdere marktsegmenten , waardoor ++aanwezig -specifieke gemeentelijke kennis minder aanwezig is , en innovatie vooral op generieke IT plaatsvindt ICT-infra en beheercapaciteit Aanbieder kan snel over extra capaciteit ++ schaalt slecht op korte termijn beschikken De IT voor Woudenberg staat Commerciële partijen zijn gewend technisch redelijk los van de andere migraties tussen IT-dienstverleners uit + + IT ; hierdoor ontvlechting relatief te voeren eenvoudig o

(continuïteit en beveiliging) Innovatief vermogen

Schaalbaarheid Complexiteit exit-strategie

Complexiteit regievoering ++

HR-consequenties

++

Migratie risico's (implementatie

Geen harde commerciële relatie en partijen begrijpen elkaars belangen

Geen verandering Geen verandering

scenario)

++

Kosten (beinvloedbaarheid)

Vermindering hoeveelheid -werkplekken en applicaties verlaagt kosten beperkt Geen verandering

Risico's na implementatie scenario

++

Commerciële belangen van ITdienstverlener vereist aanwezigheid o van regisseur en ad-hoc inschakeling van IT-architect Regiseur , IT-architect en informatiemanager Werking van het gehele oapplicatielandschap dient getest te worden tijdens migratie Betalen naar gebruik (binnen bepaalde

+bandbreedte) Woudenberg dient zelf I&A visie , strategie en beleid op te stellen , op --basis van geldende wet en regelgeving en andere relevante kaders

Legenda--zeer negatief (weinig , slecht , complex , hoge kosten) -negatief oniet negatief , niet positief +positief ++zeer positief (veel , goed , simpel , lage kosten)

Beide scenario’s zijn gebruikelijk. Sommige kleinere gemeenten werken op gebied van IT samen met een andere gemeente of nemen IT-diensten af van een andere gemeente of van een gemeentelijk shared service center. Ook zien we diverse gemeenten die de (technische) IT-diensten uit besteden aan een com,

merciële IT-dienstverlener. De kwaliteit van de IT-dienstverlening is in het algemeen goed bij commerciële IT-dienstverleners vooropgesteld dat er tijdens contractering de juiste afspraken worden gemaakt en dat tijdens de uitvoering regie wordt gevoerd op de IT-dienstverlener. ,

,

Notitie IT-sourcing Woudenberg Vertrouwelijk - 1. 1 Versie 1. 1/9 maart 2026

3/7

Op technisch gebied zijn de commerciële IT-dienstverleners in het algemeen innovatiever dan bij gemeentelijke samenwerkingsverbanden. Innovatie of optimalisatie van bedrijfsprocessen is echter een terrein dat commerciële IT-dienstverleners nauwelijks beheersen. Omdat ze in het algemeen een grote diversiteit aan organisaties bedienen hebben ze meestal relatief weinig kennis van specifieke processen binnen gemeenten. Ook hebben commerciële IT-dienstverleners meestal weinig kennis van relevante ontwikkelingen voor gemeenten zoals bijvoorbeeld aankomende wetten (WOO Wmebv Archiefwet) en ook ontwikkelingen als Common Ground. Dit is een groot verschil met de huidige situatie waarbij gemeente Veenendaal wel op de hoogte is van relevante ontwikkelingen. ,

,

,

,

,

Schaalbaarheid is in het algemeen bij een commerciële dienstverlener beter geregeld omdat de hele dienstverlening wordt verrekend op basis van P*Q ( tarief maal hoeveelheid). Schaalbaarheid is met name relevant in kader van verSaaSing van het applicatielandschap. ,

De exit-strategie is in beide scenario’s relatief eenvoudig. Exit vanuit scenario-0 Het komt regelmatig voor dat gemeenten overstappen van de ene naar een andere IT-dienstverlener. Gemeente Veenendaal heeft qua technische inrichting gemeente Woudenberg zoveel mogelijk afzonderlijk ingericht. Dus qua techniek worden weinig problemen verwacht. De risico's die er zijn liggen in het algemeen op gebied van applicaties en koppelingen tussen applicaties. Zeker omdat alle grotere applicaties van gemeente Woudenberg nog niet in de cloud (SaaS) draaien is het van groot belang dat de verkrijgende partij voldoende kennis heeft van (de hosting) van deze applicaties. Hier moet in de Europese aanbesteding voor het selecteren van de nieuwe ITdienstverlener uitdrukkelijk rekening mee gehouden worden. Ook is het in een dergelijke situatie van groot belang dat de latende partij (dus gemeente Veenendaal/Woudenberg zelf voldoende kennis heeft van koppelingen tussen applicaties en de data die hierover heen gaat. Ook zal gemeente Woudenberg na de exit en overgang naar de opvolgende IT-dienstverlener de applicaties functioneel moeten testen. Als er veel cloud applicaties gebruikt zouden worden (wat dus nu niet het geval is) dan heeft de overgang naar een andere IT-dienstverlener maar weinig tot geen effect op deze applicaties en is de situatie dus eenvoudiger. ,

,

,

,

Exit vanuit scenario-1 In grote lijnen is de situatie hier hetzelfde als bij exit uit scenario-0. Bij een exit uit scenario1 is het echter nog belangrijker dat gemeente Woudenberg zelf voldoende zicht heeft op de applicatie-architectuur en koppelingen. Dit omdat deze kennis veelal niet aanwezig is bij commerciële IT-dienstverleners. Daarom is de aanbeveling om bij keuze voor scenario-1 voldoende aandacht te besteden aan de applicatie-architectuur. Dit zal echter sowieso nodig zijn gezien de ontwikkelingen op gebied van Common Ground. Qua complexiteit van regievoering verschillen beide scenario’s aanzienlijk. In de huidige situatie is dit relatief eenvoudig. Gemeente Veenendaal kent gemeentelijke processen en applicaties en weet ook wat de consequenties zijn van bepaalde verstoringen. Dit is bij een commerciële IT-dienstverlener heel anders. Zoals hierboven ook beschreven hebben deze in het algemeen weinig kennis van gemeentelijke processen. Ook is de relatie met een commerciële IT-dienstverlener commercieel ingestoken. Dit betekent dat de regievoering op een commerciële IT-dienstverlener complexer is en kritischer gekeken moet worden naar aanbiedingen voor bijvoorbeeld uitvoering van projecten. ,

,

Notitie IT-sourcing Woudenberg Vertrouwelijk - 1. 1 Versie 1. 1/9 maart 2026

4/7

Ook de HR-consequenties verschillen aanzienlijk tussen beiden scenario’s. In de huidige situatie zijn er geen HR-consequenties. Als de IT-diensten worden uitbesteed aan een commerciële IT-dienstverlener dan dient gemeente Woudenberg Informatie management zelf op te pakken en een I-visie strategie en beleid op te stellen en up-to-date houden op basis van geldende wet- en regelgeving en andere relevante kaders en ontwikkelingen. Ook dient functioneel beheer door gemeente Woudenberg ingericht te wor,

,

,

den.

Hierbij komt ook de regiefunctie die dikker aangezet dient te worden waarbij op bepaalde momenten ook een IT-architect geraadpleegd zal moeten kunnen worden (bijvoorbeeld voor het beoordelen van grotere/complexere offertes van de IT-dienstverlener). ,

Hoewel de risico’s voor de technische implementatie van het scenario voor uitbesteden aan een commerciële IT-dienstverlener niet groot zijn dient wel beseft te worden dat de IT-dienstverlener behoefte zal hebben aan informatie over de diverse koppelingen tussen applicaties en met kernregistraties om alles goed te kunnen inrichten. Deze zaken dient gemeente Woudenberg dus inzichtelijk te hebben. Verder dient na inrichting het hele applicatielandschap getest te worden. Technische testen worden weliswaar door de IT-dienstverlener gedaan maar alle functionele testen zullen door gemeente Woudenberg gedaan moeten worden. Dit vereist niet alleen testcapaciteit van functioneel beheerders maar ook de aanwezigheid van testplannen. ,

,

,

,

KWANTITATIEVE

VERGELIJKING

Als gemeente Woudenberg haar behoefte aan IT-diensten via een commerciële IT-dienstverlener zou invullen dan bedragen de totale kosten hiervoor ongeveer €36, miljoen (exclusief BTW) over een periode van 5 jaar. Hierin zijn de volgende kosten verrekend: Jaarlijkse kosten van €620.000- exclusief BTW. Eenmalige kosten voor omschakeling van gemeente Veenendaal naar een commerciële dienstverlener van €510.000- exclusief BTW. ,

,

,

Gemiddeld komt dit uit op €720.000-, /jaar exclusief BTW. In onderstaande tabel is dit verder gedetailleerd. Kosten voor vaste en mobiel telefonie en printing zijn buiten de vergelijking gehouden omdat deze al zelf door gemeente Woudenberg geregeld worden. ,

Notitie IT-sourcing Woudenberg Vertrouwelijk - 1. 1 Versie 1. 1/9 maart 2026

5/7

Inschatting kosten ICT-dienstverlening bij commerciele ICT-dienstverlener Excl. BTW tenzij anders aangegeven Jaarlijkse kosten Directe dienstverlening 1a. Managed IT-beheer 1b. Microsoft 365 E5 Indirecte dienstverlening Totaal jaarlijkse kosten (excl. btw)

Kostenschattingen € € € €

Eenmalige kosten Transitiekosten aan verkrijgende partij

€

2 25. 000

Projectkosten aan zijde opdrachtgever

€

1 65. 000

Projectkosten aan latende partij Totaal eenmalige kosten (excl. btw)

€ €

1 20. 000 5 10. 000

Kosten over gehele contractduur Totaal jaarlijkse kosten over 5 jaar (excl. btw)€ € totaal eenmalige kosten (excl. btw) € Totale kosten over 5 jaar (excl. BTW) Gemiddelde kosten/jaar (excl. BTW) €

3. 100. 000 5 10. 000 3. 600. 000 720. 000

3 80. 000 75. 000 1 60. 000 6 20. 000

Opmerking Excl. Eenmalige transitiekosten

Afgerond op €10. 000

Kostenschattingen Kosten inregelen/onboarding nieuwe klant o. b. v.

ervaringscijfers Begeleiden Europese aanbesteding (100k€) en van transitie (55k€) ; testen applicatielandschap (10k€) O. b. v. uittreding Rhenen Afgerond op €10. 000

Afgerond op €100. 000 Afgerond op €100. 000 Onzekerheidsmargen van 15%

Jaarlijkse kosten De jaarlijkse kosten bestaan uit kosten directe en indirecte dienstverlening. Directe dienstverlening Onder ‘Managed IT-beheer’ vallen alle technische diensten voor het hosten van applicaties netwerkbeheer beheer van werkplekken en 1 e lijns Service Desk. ,

,

Het bijbehorende bedrag zijn de kosten die gemeente Woudenberg naar verwachting hiervoor bij een commerciële ICT-dienstverlener verschuldigd zou zijn. De hoogte van deze kosten hebben we berekend aan de hand van de database van commerciële aanbiedingen van IT-diensten van diverse ITdienstverleners waarover M&I/Partners beschikt. Deze referentieaanbiedingen hebben we qua scope en aantallen (zie bijlage 1) vergelijkbaar gemaakt met de behoefte van gemeente Woudenberg en het gemiddelde is in de tabel ingevuld bij “1a. Managed ICT-dienst”. Dit gemiddelde bedrag is: ◼ Gebaseerd op een 5-jarig contract (dit is een gebruikelijke contractduur). ◼ Inclusief: Hosting en beheer van applicaties ; ,

,

beheer van het lokale netwerk (LAN en WLAN) ; 1e lijns Service desk ; alle Microsoft systeemlicenties (zoals Windows Server/datacenter) ; alle tooling en licenties die nodig zijn voor het uitvoeren van de beheeractiviteiten ; operationele aansturing van andere relevante partijen waarmee gemeente Woudenberg contracten heeft (bijvoorbeeld aanbieders van WAN-verbindingen printingdienstverlener ed.) ; afhandeling van incidenten en standaard changes (niet zijnde projecten) ; ondersteuning tijdens kantoortijden en voor hoge prioriteit meldingen ook buiten kantoortijden. ◼ Exclusief: licenties voor applicaties anders dan Microsoft office/M365 ; -

,

,

Notitie IT-sourcing Woudenberg Vertrouwelijk - 1. 1 Versie 1. 1/9 maart 2026

,

6/7

-

aanschaf/vervanging werkplekken en tablets ; aanschaf/vervanging mobiele en vaste telefoons ; aanschaf/vervanging LAN en WLAN-apparatuur ; niet-standaard wijzigingen (projecten)consultancy uren en projecten.

Voor deze kosten van Microsoft 365 zijn we uitgegaan van de door gemeente Woudenberg aangeleverde informatie voor de M&I/Partners IT-benchmark 2025. Indirecte dienstverlening Onder ‘Indirecte dienstverlening’ vallen alle diensten die nu óf door Veenendaal geleverd worden en niet door commerciële IT-dienstverleners geleverd worden óf extra zaken die gemeente Woudenberg moet uitvoeren als gevolg van het uitbesteden van de IT-dienstverlening aan een commerciële ITdienstverlener zie ook de toelichting onder de tabel hierboven bij ‘HR consequenties’. Hierbij zijn we uitgegaan van de volgende functies en aantallen FTE. Dienstverlening totaal/jaar Opmerking/toelichting € 90. 000Volgens benchmark 2 FTE nodig dus 1 extra FTE Informatiemanagement en regie Functioneel beheer € 60.00008 FTE cf huidige situatie (bron benchmark rapport) € 10.00001 FTE cf huidige situatie (bron: benchmark rapport) IT-architect ,

,

,

, ,

Totaal jaarlijks

€

1 60. 000

Eenmalige kosten De eenmalige kosten bestaan uit kosten die de commerciële IT-dienstverlener maakt voor het onboarden van een nieuwe klant. De hoogte van deze kosten is geschat op basis van ervaringen van M&I/Partners. Ook gemeente Woudenberg zal diverse kosten maken. Met name voor het begeleiden van de te houden Europese aanbesteding en begeleiding van de daaropvolgende migratie. Ook deze kosten zijn geschat op basis van ervaringen van M&I/Partners. Voor de kosten voor het maken van testplannen en het testen van het gehele applicatielandschap zijn we uitgegaan van een inspanning van 3 mensmaanden.

Betrouwbaarheid Voor bovenstaande schattingen geldt een onzekerheidsmarge van plus/min 15%. De onzekerheidsmarge wordt veroorzaakt door het feit dat bij aanbestedingen/selectietrajecten de aangeboden totaalprijs ook bij gedetailleerde Programma’s van Eisen regelmatig behoorlijk ver uiteenloopt. Dit kan onder andere verklaard worden door de commerciële belangen/strategie van de verschillende partijen op het moment dat de selectie plaatsvindt. ,

,

Notitie IT-sourcing Woudenberg Vertrouwelijk - 1. 1 Versie 1. 1/9 maart 2026

7/7

BIJLAGE

1

AANTALLEN

In overleg met gemeente Woudenberg zijn voor de berekeningen de volgende aantallen gebruikt.

Werkplekken Fat Clients desktop Laptop

Tablets (als beheerd)

6 120 20

Accounts

Gebruikersaccounts met e-mail en met Office

150

Functionele mailboxen Applicaties Type-1 Applicaties (snelkoppeling) Type-2 Applicaties lokaal op laptop via Intune

5

29

Type-3 Client server applicaties inclusief TAB

10

Netwerkbeheer WAN-verbindingen (dark fiber ring)

6

2

Internettoegang WLAN access points

1 24

Switches/Routers/Firewalls

11

Notitie IT-sourcing Woudenberg Vertrouwelijk - 1. 1 Versie 1. 1/9 maart 2026