04.b Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg.pdf

Planning & Control cyclus 2024

Gemeente Woudenberg

Inhoudsopgave

Inhoudsopgave 1. Inleiding .............................................................................................................................................. 3 2. De P&C-cyclus in 2024-2025............................................................................................................... 4 3. Toelichting P&C-producten ................................................................................................................ 5 4. Planning P&C-producten 2024 ........................................................................................................... 8 Grondexploitaties 2024 ....................................................................................................................... 8 Jaarverslag 2023 .................................................................................................................................. 9 Kadernota 2025-2028........................................................................................................................ 11 Voorjaarsrapportage 2024 ................................................................................................................ 12 Begroting 2025-2028 .........................................................................................................................

13 Najaarsrapportage 2024.................................................................................................................... 14 Kerntakendiscussie 2024-2025.......................................................................................................... 15 5. Protocol samenstellen financiële stukken......................................................................................... 16 6. Budgethoudersregeling ..................................................................................................................... 17 7. Belangrijke data beantwoording technische vragen – kadernota 2025-2028 ................................. 18 8. Belangrijke data beantwoording technische vragen – begroting 2025-2028 .................................. 19 9. Overzicht gemeenschappelijke regelingen....................................................................................... 20

Pagina 2

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

1. Inleiding Sinds 2001 wordt op het gebied van planning & control binnen de gemeente Woudenberg gewerkt met een jaarlijkse notitie van de Planning & Control cyclus. Deze notitie, de Planning & Control cyclus 2024, bevat een uitwerking van de P&C-producten voor de periode 20242025 met als doel dat de financiële stukken op tijd, volledig en betrouwbaar worden aangeboden voor besluitvorming aan de raad. Op deze wijze wordt tevens vorm en inhoud gegeven aan de sturing, beheersing en verantwoording binnen de gemeente Woudenberg. De Planning & Control cyclus 2024 bevat de volgende onderdelen: • de P&C-cyclus in 2024-2025; • toelichting P&C-producten; • planning P&C-producten in 2024; • budgethoudersregeling; • voorbeeld protocol samenstellen financiële stukken; • belangrijke data voor de beantwoording van de technische vragen bij de kadernota en de begroting; • overzicht gemeenschappelijke regelingen.

Pagina 3

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

2. De P&C-cyclus in 2024-2025 In dit onderdeel wordt de P&C-cyclus voor 2024-2025 uiteengezet. Voordat op de P&Cproducten zelf wordt ingegaan, wordt kort de implementatie LIAS toegelicht en worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven. In 2024 worden twee tussentijdse rapportages ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Namelijk de voorjaarsrapportage en de najaarsrapportage. Beide rapportages zullen voornamelijk financieel van aard zijn. Naast de gebruikelijke P&C documenten zal in 2024 gestart worden met een brede kerntakendiscussie. De raad neemt daarover een definitief besluit in februari 2024. Een globale planning van dit proces is verwerkt in deze Planning & Control cyclus 2024. Implementatie LIAS Eind 2023 is een start gemaakt met de implementatie van de online tool voor financiële rapportages, genaamd LIAS. Op 15 november 2023 is de begroting 2024-2027 via LIAS geplaatst op de website van gemeente Woudenberg. Het is de bedoeling dat alle financiële rapportages binnen een periode van 2 jaar op deze wijze worden gepubliceerd. In 2024 staan er (voorlopig) twee P&C producten op de planning. • Het beleidsmatige gedeelte van het jaarverslag 2023; • Begroting 2025-2028. Uitgangspunten voor de cyclus in 2024-2025 zijn • • •

de grondexploitaties worden in de raad van april 2024 behandeld; gelijktijdig met de kadernota wordt de voorjaarsrapportage behandeld; in de raad van december wordt de najaarsrapportage aangeboden met een doorkijk naar de financiële stand van zaken over 2024 (op basis van de werkelijke cijfers tot en met oktober. Mutaties in de cijfers na oktober worden meegenomen en toegelicht in de jaarrekening 2024.

De gemeente Woudenberg werkt in 2024-2025 met de volgende P&C-producten: P&C-producten

Besluitvorming in raad

2024 Grondexploitaties Spoorzone A2, Hoevelaar fase 1 en Hoevelaar fase 2 Jaarverslag 2023 Webversie van het jaarverslag 2023 (LIAS) Kadernota 2025-2028 Voorjaarsrapportage 2024 Begroting 2025-2028 Webversie van de begroting 2025-2028 (LIAS) Najaarsrapportage 2024 2025 Grondexploitaties Hoevelaar fase 1 en 2 Jaarverslag 2024

Pagina 4

april 2024 juni/ juli 2024 15 juli 2024 juni/ juli 2024 juni/ juli 2024 oktober 2024 15 november 2024 december 2024 april 2025 juni 2025

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

3. Toelichting P&C-producten Grondexploitaties 2024 In Woudenberg wordt medio januari 2024 met drie grondexploitaties gewerkt. Bij herziene grondexploitaties wordt de meest actuele boekwaarde per 1 januari 2024 gehanteerd. • Spoorzone A2; • Hoevelaar fase 1; • Hoevelaar fase 2. In de grondexploitaties worden de volgende gegevens opgenomen: • algemene toelichting; • uitgangspunten; • overzicht uitgaven en inkomsten per jaar en per fase; • verschillenoverzicht ten opzichte van vorige grondexploitatie (in het geval van een herziene grondexploitatie); • risico’s en mogelijkheden. In de raadsvergadering van 25 april 2024 worden de grondexploitaties ter besluitvorming voorgelegd. Jaarverslag 2023 In het jaarverslag legt het college aan de raad verantwoording af van het in het afgelopen jaar gevoerde beleid en de realisatie van de gestelde doelen. In het jaarverslag zijn onder andere de volgende onderdelen opgenomen: • inleiding (o.a. samenvatting resultaat); • vaststelling jaarverslag; • overzicht baten en lasten; • vijf beleidsprogramma’s; • algemene dekkingsmiddelen; • diverse paragrafen (inclusief rechtmatigheidsverantwoording college); • balans; • grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; • reserves en voorzieningen; • diverse bij het jaarverslag (toelichtende en) verplichte bijlagen.

Het jaarverslag 2023 wordt in de raadsvergadering van 4 juli 2024 ter besluitvorming voorgelegd. Kadernota 2025-2028 De kadernota fungeert als opstap naar de begroting. In de kadernota worden onder andere de volgende elementen opgenomen: • strategiekaart; • inleiding; • beleidsontwikkelingen op hoofdlijnen; • stand van zaken bezuinigingsdialoog programma 1 Samenleving 2020-2021; • stand van zaken Plan van Aanpak Financiële Scan provincie Utrecht; • financiële positie (reserves/weerstandvermogen);

Pagina 5

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

• •

analyse OZB opbrengsten t.o.v. correctie in de algemene uitkering update notitie financiële gezondheid gemeente Woudenberg.

De kadernota 2025-2028 staat geagendeerd voor de raadscommissievergadering van 18 juni 2024 en de raadsvergadering van 4 juli 2024. De raad is tot 10 juni 2024 voor 10.00 uur in de gelegenheid om technische vragen in te dienen bij de organisatie. Op 14 juni 2024, ’s ochtends, ontvangen de raadsfracties de schriftelijke beantwoording van de technische vragen. Voorjaarsrapportage 2024 Vanaf 2023 wordt gewerkt met een jaarlijkse voorjaarsrapportage. De voorjaarsrapportage is de vervanger van de eerste financiële tussenrapportage en de Zomernota. In 2023 en 2024 is de voorjaarsrapportage nog alleen financieel. Vanaf 2025 zal deze rapportage beleidsmatig en financieel zijn. Vanaf 2024 zal in de voorjaarsrapportage een tussentijdse stand van zaken worden gegeven van de uitvoering van het Coalitieakkoord 2022-2026, inclusief collegewerkprogramma. De voorjaarsrapportage geeft een eerste beeld aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met half april. In de voorjaarsrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: • inleiding; • financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties (betreft: wijzigingen ten opzichte van de primitieve begroting 2024). Wijzigingen in de budgetten groter dan € 10.000 worden toegelicht.

Wijzigingen kleiner dan € 10.000 worden als totaalpost “Overige wijzigingen” verwerkt in deze rapportage en verder niet toegelicht; • stand van zaken lopende investeringskredieten. In de raadsvergadering van 4 juli 2024 wordt de voorjaarsrapportage ter besluitvorming voorgelegd. Begroting 2025-2028 De beleidsbegroting bestaat uit een algemeen deel, de programma's en de paragrafen en de financiële bijlagen. In het algemeen deel wordt het bestuurlijk kader en de uitgangspunten van de begroting toegelicht. In de programma's en de paragrafen staan de beoogde effecten van het beleid centraal en in de financiële bijlagen worden de financiële cijfers nader toegelicht. In de begroting zijn de volgende onderdelen opgenomen: • strategiekaart; • bestuurlijk kader; • procedure begrotingsbehandeling; • vijf beleidsprogramma’s; • algemene dekkingsmiddelen; • diverse paragrafen *; • verplichte indicatoren; • overzicht baten en lasten; • incidentele baten en lasten; • overzicht reserves en voorzieningen; • belastingtarieven; • kerngegevens; • EMU-saldo; • balansramingen; • kosten en opbrengsten per taakveld (BBV-regelgeving).

Pagina 6

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

* De grondprijsbrief 2024 is onderdeel van paragraaf Grondbeleid. In de grondprijsbrief is een overzicht van de richtprijzen voor grondprijzen 2024 opgenomen van de gemeente Woudenberg. De begroting 2025-2028 staat geagendeerd voor de raadscommissievergadering van 8 oktober 2024 en de raadsvergadering van 24 oktober 2024. Raadsfracties kunnen 30 september 2024 voor 10.00 uur de technische vragen indienen en ontvangen op 4 oktober 2024, ’s ochtends, de schriftelijke beantwoording van de vragen. Najaarsrapportage 2024 De najaarsrapportage geeft een doorkijk van de financiële stand van zaken over 2024 aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met oktober 2024. Hiermee is de najaarsrapportage de voorloper op de jaarrekening en het laatste financiële document gedurende een kalenderjaar waarbij de raad begrotingswijzigingen goedkeurt. Wijzigingen in de budgetten, na oktober 2024, worden meegenomen in de jaarrekening 2024 en bij de vaststelling van deze jaarrekening goedgekeurd door de raad. In de najaarsrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: • inleiding; • financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties (betreft: wijzigingen ten opzichte van de voorjaarsrapportage 2024). Wijzigingen in de budgetten groter dan € 10.000 worden toegelicht.

Wijzigingen kleiner dan € 10.000 worden als totaalpost “Overige wijzigingen” verwerkt in deze rapportage en verder niet toegelicht; • stand van zaken lopende investeringskredieten. In de raadsvergadering van 19 december 2024 wordt de najaarsrapportage ter besluitvorming voorgelegd. Brede kerntakendiscussie 2024-2025 In 2024 zal worden gestart met een brede kerntakendiscussie. In het bestuurlijke kader van zowel de kadernota 2024-2027 als de begroting 2024-2027 is voor een belangrijk deel ingegaan op de financiële situatie op de lange termijn. De gevolgen van de verdere doorvoering van de herijking van het gemeentefonds en het zogenoemde “financiële ravijn” zijn potentieel (heel) nadelig voor Woudenberg. Ten aanzien van beide onderdelen zijn er inmiddels signalen die iets positiever zijn. Echter is het met het huidige demissionaire kabinet voorlopig niet de verwachting dat er vanuit het Rijk snel duidelijkheid komt over de financiële positie van gemeenten. De gemeente Woudenberg wil zich zodoende voorbereiden op een brede kerntakendiscussie. Waar staat de gemeente Woudenberg voor? Voor welke ondersteuning kunnen inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers bij de gemeente terecht? Dit vraagt om fundamentele keuzes.

Met de nog in te huren externe deskundige zal de globale planning, zoals opgenomen in deze notitie, in een later stadium nog concreet worden gemaakt samen met een gedegen, flexibel en goed onderbouwd plan. Woudenberg wil uiteindelijk de financiële resultaten uit de brede kerntakendiscussie verwerken in de begroting 2026-2029 (raad okt 2025).

Pagina 7

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

4. Planning P&C-producten 2024 In dit onderdeel worden de planningen van de uit te brengen P&C-producten in 2024 in beeld gebracht.

Grondexploitaties 2024 Datum (uiterlijk) Onderwerp

Actie door

8 jan– 26 febr 2024 8 jan – 26 febr 2024

Remco / Henk Remco / Henk

29 febr 2024 5 mrt 2024 5 mrt 2024 14 mrt 2024 19 mrt 2024 21 mrt 2024 21 mrt 2024 9 apr 2024 25 apr 2024

Pagina 8

Opstellen grondexploitaties Afstemming grondexploitaties met projectleiders en portefeuillehouder Verzenden 1e concept grondexploitaties naar B&W, MT en projectleiders (incl. winstneming GREX) Bespreken 1e concept grondexploitaties in B&W Bespreken concept grondexploitaties met MT en projectleiders Verzenden definitieve grondexploitaties naar B&W, MT en projectleiders Bespreken definitieve grondexploitaties in B&W Verzenden grondexploitaties naar griffie, MT en projectleiders Verzenden grondexploitaties naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Remco / Henk B&W / Remco / Henk MT / Remco / Henk Remco / Henk B&W / Remco / Henk Henk Griffie Raadscommissie Raad

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

Jaarverslag 2023 Datum (uiterlijk) Onderwerp

Actie door

14 dec 2023 – 12 jan 2024 9 jan 2024

Inrichten LIAS omgeving en kopie jaarverslag 2022 invoeren.

Marija / Dennis

Bericht op Pleio over afsluiten TIM en administratie

Henk

12 jan – 21 jan

Marija / Dennis

15 jan 2024

Accounts aanmaken, uitnodigingen versturen en rollen en taken inrichten binnen LIAS Afsluiten uren in TIM

16 jan 2024

Versturen uitnodiging budgetgesprekken aan budgethouders

Dennis

22 jan- 2 febr 2024

Budgetgesprekken

Budgethouders/ Henk/ Aart/ Dennis

22 jan – 31 jan 2024 22 jan – 12 febr 2024

Instructies LIAS aan budgethouders Invullen LIAS door budgethouders

Marija / Dennis Budgethouders

25 jan 2024

Afsluiting administratie (facturen na deze datum worden in 2024 verwerkt)

Henk/ Linda

31 jan 2024

Jaardeclaratie btw-compensatiefonds

Henk

2 febr 2024

Bijwerken administratie en facturen

Vakteam Financiën

13 febr – 24 febr 2024 Afronden LIAS door programma-eigenaren en budgethouders

Programmaeigenaren / budgethouders Henk / Linda / Aart / Marija / Dennis/ Marga Vakteam Financiën

15 jan – 16 apr 2024

Samenstellen jaarverslag

15 jan – 16 apr 2024

Voorbereidingen op te leveren stukken jaarrekening aan accountant Verzenden conceptteksten beleidsprogramma’s jaarrekening naar P&C-team en budgethouders Bespreken conceptteksten beleidsprogramma’s jaarrekening met P&C-team Vooroverleg Verstegen Accountants over stand van zaken jaarrekening

4 mrt 2024 12 mrt 2024 mrt 2024

Budgethouders

P&C-team/ Henk / Aart P&C-team/ Henk / Aart Verstegen Accountants / Aart / Henk Henk/ Linda/ Hennie/ Marga

29 mrt 2024

Afronden rekening van baten en lasten/ balans en toelichting/ bealen voorlopig rekeningresultaat

17 apr 2024

Verzenden concept jaarrekening naar B&W, P&C-team en budgethouders Jaarverslag in LIAS (optie als bijlage of indien planning het toelaat volledig opgenomen) gereed

Aart / Henk

23 apr 2024 23 apr 2024

Bespreken concept jaarrekening in B&W Bespreken concept jaarrekening met P&C-team

20 apr – 26 apr 2024

Accountantscontrole 2023 – week 1

6 mei – 10 mei 2024 24 apr – 1 mei 2024

Accountantscontrole 2023 – week 2 Opstellen infographic jaarrekening

B&W / Aart / Henk P&C-team / Henk / Aart Verstegen Accountants

1 mei 2024

Verzenden concept jaarrekening en infographic naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken concept jaarrekening en concept infographic in B&W B&W / Aart / Henk Bespreken concept jaarrekening en concept infographic met P&C- P&C-team / Henk / team Aart

18 apr – 14 juli 2024

7 mei 2024 7 mei 2024

Pagina 9

Marija/ Dennis

Communicatie / Henk Aart / Henk

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

15 mei 2024 21 mei 2024 23 mei 2024 23 mei 2024 27 mei 2024

29 mei 2024 10 juni 2024 18 juni 2024 4 juli 2024 15 mei - 14 juli 2024 15 juli 2024

Verzenden definitieve jaarrekening en infographic naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve jaarrekening en infographic in B&W Verzenden jaarrekening naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden jaarrekening naar raad en auditcommissieleden Bespreken concept accountantsrapport door Verstegen Accountants met portefeuillehouder en manager

Definitief accountantsrapport en definitieve accountantsverklaring binnen bij de gemeente Behandeling in auditcommissie Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad Jaarverslag ( in LIAS invoeren Toevoegen van de LIAS jaarverslag (& jaarrekening) aan de website + persbericht

Aart / Henk B&W / Aart / Henk Aart/ Henk Griffie Verstegen Accountants / portefeuillehouder / manager / Aart / Henk Verstegen Accountants Auditcommissie Raadscommissie Raad Marija/Dennis Communicatie

De verschillende versies van het jaarverslag worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 10

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

Kadernota 2025-2028 Datum (uiterlijk) Onderwerp

Actie door

4 mrt 2024

Aart/ Dennis

18 mrt – 29 mrt 2024

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

18 mrt – 29 mrt 2024 2 apr – 5 apr 2024

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

4 mrt – 17 apr 2024 2 apr of 9 apr 2024 11 apr 2024 16 apr 2024

Samenstellen kadernota Vooroverleg met B&W over de kadernota (middagdeel) Verzenden concept kadernota naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept kadernota met P&C-team

18 apr 2024

Verzenden concept kadernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept kadernota in B&W Bespreken concept kadernota met P&C-team

23 apr 2024 23 apr 2024 2 mei 2024 7 mei 2024 7 mei 2024

Verzenden concept kadernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept kadernota in B&W Bespreken concept kadernota met P&C-team

Budgethouders / Aart/ Dennis Budgethouders Programmaeigenaren / budgethouders MT/ Aart/ Dennis MT/ Aart Aart/ Dennis P&C-team/ Aart/ Dennis Aart/ Dennis B&W/ Aart/ Dennis P&C-team/ Aart/ Dennis Aart/ Dennis

16 mei 2024

B&W/ Aart/ Dennis P&C-team/ Aart/ Dennis Aart/ Dennis

14 juni 2024 18 juni 2024 4 juli 2024

B&W/ Aart/ Dennis Aart/ Dennis Griffie Raadsfracties B&W / MT / budgethouders Griffie Raadscommissie Raad

Verzenden definitieve kadernota naar B&W, P&C-team en budgethouders 21 mei 2024 Bespreken definitieve kadernota in B&W 23 mei 2024 Verzenden kadernota naar griffie, P&C-team en budgethouders 23 mei 2024 Verzenden kadernota naar de raad 10 juni 2024 Aanleveren technische vragen 10 juni – 13 juni 2024 Beantwoording van de technische vragen door de organisatie Verzenden beantwoording technische vragen naar raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

De verschillende versies van de kadernota 2025-2028 worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 11

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

Voorjaarsrapportage 2024 Datum (uiterlijk) Onderwerp

Actie door

4 mrt 2024

Aart/ Dennis

18 mrt – 29 mrt 2024

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

18 mrt – 29 mrt 2024 2 apr – 5 apr 2024

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

4 mrt – 17 april 2024 18 apr 2024 23 apr 2024

Samenstellen voorjaarsrapportage Verzenden concept voorjaarsrapportage naar P&C-team Bespreken concept voorjaarsrapportage met P&C-team

2 mei 2024

Verzenden concept voorjaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept voorjaarsrapportage in B&W Bespreken concept voorjaarsrapportage met P&C-team

7 mei2024 7 mei 2024 15 mei 2024 21 mei 2024 23 mei 2024 23 mei 2024 18 juni 2024 4 juli 2024

Verzenden definitieve voorjaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve voorjaarsrapportage in B&W Verzenden voorjaarsrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden voorjaarsrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Budgethouders/ Aart/ Dennis Budgethouders Programmaeigenaren / budgethouders Aart/ Dennis Aart/ Dennis P&C-team/ Aart/ Dennis Aart/ Dennis B&W/ Aart/ Dennis P&C-team/ Aart/ Dennis Aart/ Dennis B&W/ Aart/ Dennis Aart/ Dennis Griffie Raadscommissie Raad

De verschillende versies van de voorjaarsrapportage 2024 worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 12

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

Begroting 2025-2028 Datum (uiterlijk) Onderwerp

Actie door

apr – mei 2024

Inrichten LIAS omgeving , Accounts aanmaken en rollen en taken Marija / Dennis inrichten binnen LIAS 27 mei 2024 Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats Aart/ Dennis inclusief instructies aan budgethouders 10 juni – 21 juni 2024 Budgetgesprekken Budgethouders/ Aart/ Dennis 10 juni – 21 juni 2024 Invullen LIAS + Excel format Budgethouders 1 juli – 5 juli 2024 Afronden LIAS + formats door programma-eigenaren en Programmabudgethouders eigenaren / budgethouders 5 juni – 21 aug 2024 Samenstellen begroting MT/ Aart/ Henk/ Dennis 20 juni 2024 Vooroverleg met B&W over de begroting (middagdeel) MT/ Aart 22 aug 2024 Verzenden concept begroting naar B&W, P&C-team en Aart/ Dennis budgethouders 27 aug 2024 Bespreken concept begroting in B&W B&W/ Aart/ Dennis 27 aug 2024 Bespreken concept begroting met P&C-team P&C-team/ Aart/ Dennis 2 sept – 5 sept 2024 Samenstellen infographic Communicatie/ Aart 5 sept 2024 Verzenden concept begroting en concept infographic naar B&W, Henk/ Dennis P&C-team en budgethouders 10 sept 2024 Bespreken concept begroting en concept infographic in B&W B&W/ Henk/ Dennis 10 sept 2024 Bespreken concept begroting en concept infographic met P&CP&C-team/ Aart/ team Dennis 12 sept 2024 Verzenden definitieve begroting en infographic naar B&W, P&CAart/ Dennis team en budgethouders 11 sept 2024 Bespreken definitieve begroting en infographic in B&W B&W/

Aart/ Dennis 19 sept 2024 Verzenden begroting naar griffie, P&C-team en budgethouders Aart 19 sept 2024 Verzenden begroting naar de raad Griffie 19 sept- 14 nov 2024 Begroting in LIAS implementeren. Marija/Dennis 30 sept 2024 Aanleveren algemene beschouwingen en technische vragen Raadsfracties 30 sept Schriftelijke beantwoording van de technische vragen door de B&W/ MT/ – 3 okt 2024 organisatie budgethouders 4 okt 2024 Verzenden schriftelijke beantwoording technische vragen naar Griffie raad 8 okt 2024 Behandeling in raadscommissie Raadscommissie 24 okt 2024 Besluitvorming door de raad Raad 14 nov 2024 LIAS begroting definitief Marija/Dennis 15 nov 2024 Toevoegen van de LIAS begroting aan de website + persbericht Communicatie De verschillende versies van de begroting 2025-2028 worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 13

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

Najaarsrapportage 2024 Datum Onderwerp (uiterlijk)

Actie door

2 sept 2024

Aart/ Dennis

16 sept – 27 sept 2024 16 sept – 27 sept 2024 30 sept - 4 okt 2024 17 sept – 16 okt 2024 17 okt 2024 22 okt 2024 31 okt 2024 5 nov 2024 7 nov 2024 7 nov 2024 12 nov 2024 14 nov 2024 14 nov 2024 3 dec 2024 19 dec 2024

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders Samenstellen najaarsrapportage Verzenden concept najaarsrapportage naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept najaarsrapportage met P&C-team Verzenden concept najaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept najaarsrapportage in B&W Bespreken concept najaarsrapportage met P&C-team Verzenden definitieve najaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve najaarsrapportage in B&W Verzenden najaarsrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden najaarsrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Budgethouders/ Aart/ Dennis Budgethouders Programmaeigenaren/ budgethouders Aart/ Dennis Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart Aart Griffie Raadscommissie Raad

De verschillende versies van de najaarsrapportage 2024 worden iedere keer vooraf in het portefeuillehouders overleg besproken.

Pagina 14

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

Kerntakendiscussie 2024-2025 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

29 febr 2024 mrt 2024

Besluitvorming krediet externe ondersteuning

Raad

Aanstellen externe ondersteuner

Zaira / Duncan

apr – sept 2024

Ambtelijk voorwerk en opstellen financiële analyse

okt - dec 2024 jan – mrt 2025

Bespreking financiële analyse in college en raad/ kaders vervolgproces

Budgethouders/ MT/ team Financiën/ externe ondersteuner College / raad

apr – juni 2025 okt 2025

Resultaten voorleggen bij de Kadernota 2026-2029

Externe ondersteuner- / communicatie Team Financiën

Resultaten financieel verwerken in de Begroting 2026-2029

Team Financiën

Pagina 15

Participatief proces met inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

5. Protocol samenstellen financiële stukken Protocol samenstellen financiële stukken Onderstaand protocol wordt gebruikt bij het opstellen van de financiële stukken en het voeren van de budgetgesprekken. Dit protocol geeft inzicht in de verantwoordelijkheden van de budgethouder, de programma-eigenaar en het vakteam financiën bij het opstellen van de betreffende stukken. Sinds 2019 is het protocol uitgebreid met een gespreksverslag welke als leidraad bij de budgetgesprekken gebruikt wordt en waarin de gemaakte afspraken worden opgenomen. 1.

Activiteit Uitnodiging budgetgesprek inclusief instructies ter voorbereiding

2.

Aanleveren formats inclusief instructies voor het invullen

3.

Tijdens het budgetgesprek wordt besproken: a. stand van zaken budget; b. verwachtingen komende periode (inhoudelijk en financieel); c. juiste boeking facturen; d. benodigde mutaties; e. invullen gespreksverslag; f. aanvullend bij jaarrekening: welke kosten worden nog verwacht. Bij afwijkingen in de budgetten t.o.v. de raming kleiner dan € 10.000 is geen verdere afstemming nodig. Budgethouder levert een beknopte inhoudelijke toelichting aan. Bij afwijkingen in de budgetten t.o.v. de raming hoger dan € 10.000 is afstemming nodig met de betreffende portefeuillehouder. Daarnaast wordt de programma-eigenaar hiervan op de hoogte gebracht. De budgethouder levert na afstemming met de portefeuillehouder (en programma-eigenaar) een uitgebreidere inhoudelijke toelichting aan. Afstemming ingevulde formats en LIAS (nieuw sinds 2024) tussen programma-eigenaar en budgethouder.

4. 5.

6. 7. 8. 9.

10.

Na overeenstemming programma-eigenaar en budgethouder worden ingevulde formats en LIAS (nieuw sinds 2024) klaargezet voor het vakteam financiën. Verwerking aangeleverde stukken in de concept financiële stukken. Het vakteam financiën vraagt programma-eigenaren en budgethouders te verifiëren of kengetallen (binnen LIAS), beleidsteksten (binnen LIAS), bedragen en toelichtingen (binnen LIAS) juist verwerkt zijn binnen LIAS en de concept financiële stukken. Verwerken opmerkingen, aanvullingen en aanpassingen door programma-eigenaren en budgethouders in definitieve financiële stukken.

Pagina 16

Actie door Vakteam financiën Vakteam financiën Budgethouder en teamlid vakteam financiën

Budgethouder en teamlid vakteam financiën Budgethouder en teamlid vakteam financiën

Programmaeigenaar en budgethouder Programmaeigenaar en budgethouder Vakteam financiën Programmaeigenaren, budgethouders en vakteam financiën Vakteam financiën

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

6. Budgethoudersregeling In de B&W vergadering van 15 november 2022 is de budgethoudersregeling vastgesteld. Voorheen hadden we niet echt een budgethoudersregeling. De budgethoudersregeling regelt het mandaat, dat wil zeggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van door het college van B&W aangewezen medewerkers, om binnen de hun via de begroting en kredieten gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Woudenberg. Het doel hiervan is te komen tot: • Een dusdanige borging in de organisatie van de aan begroting en krediet verbonden werkzaamheden dat voldaan wordt aan de eisen van rechtmatig, doeltreffend en doelmatig beheer van het budget. • Een duidelijke toedeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de begrotingsuitvoering en het afleggen van verantwoording daarover (de rapportagelijn van de P&C-cyclus). Prestatielevering Onderdeel van de factuurafhandeling door de budgethouder is de prestatie-akkoordverklaring. De afgelopen jaren is de prestatie-akkoordverklaring steeds belangrijker geworden bij het afleggen van verantwoording over alle inkopen door de gemeente. Vanuit de bedrijfsvoering van een gemeente is er de praktische vraag of voor alle inkopen (hoe klein ook) documentatie over de prestatielevering vastgelegd moet worden.

Voor kleine inkopen zou deze eis te zwaar (onwerkbaar) kunnen zijn en daarom kan een gemeente er bewust voor kiezen om voor kleine inkopen een minder zware diepgang van de controle en vastlegging van de prestatielevering te eisen. Daarbij komt ook dat het voor sommige diensten lastig is om de prestatielevering aan te tonen. Een bekend voorbeeld is de levering van een bloemetje voor een jubilaris, of het bewijs dat het plantsoen is gewied. Het is vanuit bedrijfsvoering goed verdedigbaar dat een gemeente grenzen stelt aan de diepgang van de onderbouwing, vanuit een risicoanalyse bij een combinatie van een kleine inkoop en een lastig aantoonbare prestatielevering. De omvang van de transactie in relatie tot de risicoanalyse kan dan bepalend zijn voor de diepgang van de onderbouwing. Het is goed denkbaar dat een gemeente voor vooraf vastgestelde soorten inkopen - van beperkte omvang toestaat dat geen controle geschiedt op de prestatielevering. Dit betekent dat de goedkeuring voor de betaling plaatsvindt zonder gedetailleerde bewijsstukken over de prestatielevering. Wanneer een gemeente hiervoor grenzen hanteert, dan zullen die grenzen in het inkoopbeleid van de gemeente zijn vastgelegd. In de budgethoudersregeling van Woudenberg zijn, bij artikel 7 lid 4 de grenzen van wanneer wel een prestatie-akkoordverklaring nodig is en wanneer niet, vastgelegd.

Bijvoorbeeld: Leveringen en/of diensten tot € 5.000 worden niet als risico’s beschouwd. De prestatie wordt beschouwd als akkoord door parafering door een tekenbevoegd persoon. Voor verdere toelichting zie het document Budgethoudersregeling: F:\Team Financien\VIC\2023\Budgethoudersregeling De budgethoudersregeling wordt door het vakteam Financiën structureel onder de aandacht gebracht tijdens de budgetgesprekken met de budgethouders.

Pagina 17

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

7. Belangrijke data beantwoording technische vragen – kadernota 2025-2028 Hieronder de informatie omtrent de behandeling van de kadernota zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergadering van dinsdag 18 juni 2024. Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

10 juni 2024 Vóór 10.00 uur 10 juni 2024 Na 10.00 uur 10 juni 2024 Na 10.00 uur 10 juni 2024 Vóór 12.00 uur 12 juni 2024 Vóór 14.00 uur

Aanleveren technische vragen (per mail naar Griffie en directeur/secretaris).

Raadsfracties

Technische vragen mailen naar B&W, Aart en communicatie. Overzicht technische vragen toesturen naar de raad.

Directeur/ secretaris Griffie

De technische vragen koppelen aan medewerkers en mailen naar B&W, MT en betreffende medewerkers (inclusief instructie voor medewerkers). Beantwoording technische vragen verwerken in format (link wordt in instructiemail toegevoegd). De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden - dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. Check of beantwoording technische vragen compleet is.

MT | Aart

Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en verwerken wijzingen.

MT | Aart

Beantwoording technische vragen mailen naar de raadsfracties.

Griffie

Behandeling kadernota in raadscommissie.

Raadscommissie Raad

12 juni 2024 Vóór 15.00 uur 13 juni 2024 Vóór 12.00 uur 14 juni 2024 Vóór 12.00 uur 18 juni 2024 4 juli 2024

Pagina 18

Besluitvorming kadernota door de raad.

Betreffende medewerker

MT | Aart

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

8. Belangrijke data beantwoording technische vragen – begroting 2025-2028 Hieronder de informatie over de behandeling van de begroting zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergadering van dinsdag 8 oktober 2024. Datum (uiterlijk) 30 sept 2024 Vóór 10.00 uur 30 sept 2024 Na 10.00 uur 30 sept 2024 Na 10.00 uur 30 september 2024 Vóór 12.00 uur 3 oktober 2024 Vóór 12.00 uur 3 oktober 2024 Vóór 14.00 uur 4 oktober 2022 voor 12.00 uur 4 oktober 2024 Vóór 12.00 uur 8 oktober 2024 24 oktober 2024

Pagina 19

Onderwerp

Actie door

Aanleveren technische vragen (per mail naar Griffie en directeur/ secretaris).

Raadsfracties

Technische vragen mailen naar B&W, Aart en communicatie. Overzicht technische vragen toesturen naar de raad.

Directeur/ secretaris Griffie

De technische vragen koppelen aan medewerkers en mailen naar B&W, MT en betreffende medewerkers (inclusief instructie voor medewerkers).

MT | Aart

Beantwoording technische vragen verwerken in Betreffende format (link wordt in instructiemail toegevoegd). medewerker De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden – dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. Check of beantwoording technische vragen compleet MT | Aart is. Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en verwerken wijzigingen.

MT | Aart

Beantwoording technische vragen mailen naar de raadsfracties.

Griffie

Behandeling begroting in raadscommissie.

Raadscommissie Raad

Besluitvorming begroting door de raad.

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg

9. Overzicht gemeenschappelijke regelingen Sinds 2019 wordt binnen de gemeente intensiever samengewerkt op het gebied van de Gemeenschappelijke Regelingen (hierna: GR’en). Het doel hiervan is om te komen tot een meer eenduidige werkwijze bij de GR'en en als gevolg een betere kwaliteit van de advisering. Dit vraagt meer inzet en betrokkenheid van de (financieel) beleidsadviseurs bij onder andere het voorbereiden van de kadernota's en begrotingen van de GR'en. Daarnaast zoeken we meer de samenwerking met regiocollega's op teneinde standpunten gezamenlijk krachtiger naar voren te brengen. Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht RWA

Beleidsadviseur / Financieel beleidsondersteuner adviseur Carin de Hoog Aart van de Bovenkamp Vacature Henk van den Hof

RUD

Bastiaan Bouwman

Aart van de Bovenkamp

GGDrU

Jennifer Dap

AVU/Rova

Saskia Dijkshoorn

Dennis Schenkel Henk van den Hof

IBMN

Zaira van den Boogaard

Centrumregeling Meten en monitoren Afvalwaterketen en Grondwater Vallei en Veluwe Stichting Eem-Vallei educatief Vitens

Ruud van der Velden

BNG

---

Pagina 20

Aniko Pozsgai ---

Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp

Aart van de Bovenkamp Henk van den Hof Aart van de Bovenkamp

Accounthouders gemeenteraad Dhr. Van Schaik Dhr. Holleman Dhr. Van de Wetering Dhr. Heldoorn Dhr. Holleman Dhr. Bessembinders Mevr. Wams Dhr. De Jong Dhr. Van der Linden Dhr. Van Veldhuizen ----

Dhr. Heldoorn Dhr. Hardeman -----

Planning & Control cyclus 2024 gemeente Woudenberg