03. overdrachtsdocument_-_van_raad_tot_raad-Woudenberg.pdf

Van gemeenteraad tot gemeenteraad

Overdrachtsdocument Gemeente

18 december 2025

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

2

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

3

Voorwoord Een sterke raad doet ertoe. Voor elke gemeenteraad is het een uitdaging om niet alleen formeel het hoogste bestuursorgaan te zijn, maar ook in de praktijk van alle dag het meest invloedrijke orgaan in de lokale democratie te zijn. De ervaringen van de huidige raad delen met de na de raadsverkiezingen aantredende nieuwe raad kan daarbij helpen. De gemeenteraad 2022-2026 heeft voor de gemeenteraad 2026-2030 een overdrachtsdocument gemaakt met vragen en aandachtspunten die we de nieuwe raad meegeven. Wij hopen dat de raad er zijn voordeel mee kan doen!

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

4

Thema’s 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

Vergaderstructuur...............................................................................................................................5 Informatievoorziening.........................................................................................................................9 Raad als werkgever............................................................................................................................10 Raad in de regio..................................................................................................................................11 Raad en hulptroepen..........................................................................................................................13 Voorzitter van de raad........................................................................................................................14 Lokale democratie.............................................................................................................................15 Agressie, intimidatie en integriteit.....................................................................................................17 Reglementen en verordeningen.........................................................................................................18

Procesoverdracht...............................................................................................................................19 Bijlage 1: artikel 16 Reglement van orde over ingekomen stukken.....................................................20 Bijlage 2: artikel 11 Verordening op de raadscommissie over ‘de stukken’..........................................21

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

5

1. Vergaderstructuur 1a.

Raadswerkgroep

In de periode 2022-2026 hebben we gewerkt met een raadswerkgroep, die de werkwijze en gebruik van de raadsinstrumenten tegen het licht heeft gehouden, en adviezen heeft uitgebracht over verbeteringen en vernieuwingen. Hieruit zijn o.a. de afspraken over spreektijden en aantallen te stellen (technische) vragen voortgekomen, maar ook de Open Microfoon (de mogelijkheid om in te spreken over een onderwerp dat niet op de agenda staat). Het lijkt ons verstandig om ook in de nieuwe raadsperiode een dergelijke werkgroep te hebben, zodat blijvend gewerkt kan worden aan het optimaliseren van raadsprocessen. Advies: Stel een raadswerkgroep in, die het presidium adviseert over verbetering/vernieuwing van de raadsprocessen.

1b.

Werksessie raad 12-12-2024

Op 12 december 2024 hebben we een werksessie met de raad gehad, over het functioneren van de raad. Onderstaand de conclusies en nader uit te werken punten: 1. Meer agenderen vanuit de raad. Hiervoor is vervolgens een motie vreemd ‘Agendering onderzoeken’ aangenomen op 30 januari 2025. Deze motie verzoekt de griffier: - op het moment dat de griffie een ingekomen stuk ontvangt over de uitkomsten van onderzoeken, zowel lokaal als regionaal, deze per e-mail aan alle raadsleden voor te leggen met de vraag of iemand dit wil agenderen voor een commissievergadering en zo ja, met welke motivering; - hieruit voortkomende agenderingsverzoeken (+ motivering) via de agendacommissie te plaatsen op de voorlopige agenda van de eerstvolgende commissievergadering - na een jaar deze werkwijze te evalueren en het presidium te adviseren over het vervolg. 2. Regionale samenwerking vanuit de raad verbeteren. In 2024 zijn de gezamenlijke Utrechtse griffiers de pilot ‘regie op regionale samenwerking’ gestart. Eén van de daaruit voorvloeiende acties is dat in Q3 2024 Annajorien Prins is gestart als raadsadviseur regionale samenwerking. Zij wordt betaald en ingezet door alle Utrechtse griffiers. Eind 2025 zullen de griffiers evalueren wat haar inzet de raden heeft opgeleverd. Ook heeft de raad op 19 december 2024 de motie ‘raadsplatform centrumregeling’ aangenomen, en op 30 januari jl.

het amendement bij de Centrumregeling Sociaal Domein Regio Amersfoort. Mede naar aanleiding daarvan hebben de betrokken griffiers op 1 oktober 2025 een startbijeenkomst Raadsplatform Sociaal Domein georganiseerd. Aan het eind van deze startbijeenkomst is een duidelijke keuze gemaakt voor een Raadsplatform Sociaal Domein Regio Amersfoort dat zich richt op politiek-neutraal 1) bespreken financiële verantwoording Centrumregeling en 2) uitwisselen moties/amendementen bij raadsvoorstellen met beleid ontwikkeld in Regio Amersfoort. Advies: Geef vervolg aan de aanbevelingen die volgen uit de evaluatie van de pilot ‘regie op regionale

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

6

samenwerking’.

3. Meer in gesprek met inwoners/organisaties, meer werkbezoeken. Wel graag goed passend in het proces. Dit is een doorlopend aandachtspunt voor de agendacommissie en de griffier. 4. Meer debat in de raad, minder in de commissie. Anders omgaan met commissie(s) en/of termijnen (voorbeeld Amersfoort); overwegen om hierover iets mee te geven aan de nieuwe raad in een overdracht(sdocument). Dit punt is vertaald naar een opdracht voor de raadswerkgroep. Naar aanleiding van het advies van de raadswerkgroep heeft het presidium op 27 maart het volgende besloten: 1. Door te gaan met de in deze raadsperiode al ingezette ontwikkeling van optimalisatie van ons huidige commissiemodel richting het BOB-model, door vanuit de dynamische raadsplanning op hoofdthema’s raadsinformatiebijeenkomsten te plannen. 2. Het debat in de raad te stimuleren door een pilot (gedurende april, mei en juni 2025) met interrupties: a. In de raadscommissie huidige afspraken handhaven: interrupties vallen binnen de spreektijd. b. In de raad onbeperkt interrupties toestaan; deze gaan niet af van de spreektijd. 1 3. De agendacommissie te laten beoordelen (en aan het presidium adviseren) of er ‘voorspelbare hamerstukken’ zijn, die zonder voorafgaande commissiebehandeling rechtstreeks op de agenda van de raad geplaatst kunnen worden.

Als een raadslid er toch een bespreekstuk van wil maken, dan dient dit minimaal 2 dagen van tevoren kenbaar gemaakt te worden aan de andere raadsleden, zodat die in de gelegenheid zijn om eventueel alsnog ook een termijn voor te bereiden. 4. In het eerste jaar van de nieuwe raad een debattraining te organiseren (dit was al afgesproken). Op het punt ‘meer debat in de raad’ sluit aan de door het presidium gevoelde behoefte om vorm en inhoud van algemene beschouwingen uit te werken. Advies: Werk vorm en inhoud van algemene beschouwingen uit.

1c.

Technische vragen

In het Reglement van Orde gaat artikel 16 hierover (zie bijlage). Advies:  evalueer in december 2026 of deze bepalingen in het RvO nog steeds passen bij de werkwijze van de raad.  overweeg om in art.16 lid 9 iets op te nemen over de manier van agendering, zodat duidelijk is hoe hiertoe besloten wordt. De verordening op de raadscommissie biedt daarnaast nog de mogelijkheid om technische vragen te stellen over inhoudelijke agendapunten. Dit staat in artikel 11 van de Verordening op de raadscommissie (zie bijlage). 1

Het presidium heeft op 25 september 2025 besloten om door te gaan met deze afspraken over interrupties.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

7

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

8

Het presidium heeft op 4 juli 2024 de volgende regeling vastgesteld 2: 1. Technische vragen zijn vragen met een feitelijk karakter. 2. Een fractie mag maximaal 5 technische vragen per inhoudelijk agendapunt (meestal een raadsvoorstel) stellen. 3. De agendacommissie kan in bijzondere gevallen een voorstel doen voor een afwijkend aantal (tussen 7 en 10). 4. Technische vragen worden uiterlijk om 10 uur op de in het vergaderschema aangegeven dag ingediend bij de griffie. 5. Uiterlijk op de in het vergaderschema aangegeven dag worden de vragen en antwoorden opgenomen in het Raadsinformatiesysteem. De griffie informeert de raadsleden en plaatsvervangend commissieleden hierover per e-mail. 6. Tijdens de raadscommissievergadering kunnen technische vragen niet meer worden gesteld. De voorzitter ziet hierop toe. Deze regeling moet nog verwerkt worden in de verordening op de raadscommissie.

Advies: - Blijf goed met elkaar bepalen hoe je nog efficiënter kunt omgaan met het stellen van technische vragen, rekening houdend met het beslag op de ambtelijke capaciteit. - Actualiseer de Verordening op de Raadscommissie door de regeling voor technische vragen hierin op te nemen.

1d.

Commissies

Tot nu toe werken we met één raadscommissie. Deze raadscommissie bestaat uit alle leden van de gemeenteraad. Bij verhindering of ontstentenis van een lid kan deze zich laten vervangen door een plaatsvervangend commissielid. In de praktijk betekent dit dat vrijwel alle raadsleden alle commissievergaderingen bijwonen, ook als ze in die vergadering het woord niet voeren. In geval van meerdere raadscommissies kan de werklast verdeeld worden. Voor eenmansfracties wordt de werklast dan juist zwaarder, omdat er dan twee in plaats van één commissievergadering bijgewoond moeten worden.

Advies:  Overweeg om twee raadscommissies in te stellen, zodat de werklast over de raadsleden verdeeld kan worden.  Als één commissie nog steeds het meest wenselijk is, spreek dan met elkaar af dat het niet vreemd is als een raadslid er niet is, als deze geen woordvoerder is. Voorzitter raadscommissie In de laatste raadsperiode waren er 6 raadsleden aangewezen als voorzitter van de raadscommissie. Zij fungeerden beurtelings als voorzitter. Er was geen rooster voor; deze raadsleden bepaalden aan de hand van de agendapunten of zij hun eventuele woordvoerderschap konden laten waarnemen en dus voorzitter konden zijn. 2

Deze regeling moet nog worden verwerkt in de verordening op de raadscommissie.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

9

2. Informatievoorziening Informatievoorziening is een kernpunt in de relatie tussen college en raad. De gemeenteraad is één orgaan, en de leden daarvan zitten er allemaal onder dezelfde noemer in: gekozen door de kiezer, allemaal gelijkwaardig aan elkaar en derhalve recht hebbend op een gelijk niveau aan informatie. Het presidium heeft op 10 juli 2025 de volgende afspraken vastgesteld: 1. Alle vragen die buiten de vergaderingen om worden gesteld, zowel technisch als politiek, worden per e-mail via de griffie gesteld. Mondelinge vragen niet, die blijven mondeling, en worden dan dus ook niet verder gedeeld. Raadsleden mogen bellen met wethouders over dossiers of verduidelijkende vragen mondeling direct aan ambtenaren stellen. 2. Het is aan het raadslid om de vragen via de griffie te stellen (of desnoods de griffie in de cc mee te nemen). Als de griffie niet op de hoogte is, dan kan ze ook niet zorgen voor plaatsing in het RIS. 3. Het is ook aan het raadslid om aan te geven aan de griffie, wanneer het niet de bedoeling is om de vragen en antwoorden te delen met alle raadsleden (bijvoorbeeld bij voorbereiding op een motie of amendement). 4. Na beantwoording plaatst de griffie de vragen en antwoorden in het RIS, bij het relevante agendapunt. Dit geeft meteen de begrenzing aan van wat met alle raadsleden gedeeld moet worden.

Vragen en antwoorden die niet op een logische plek in het RIS kunnen worden geplaatst, gaan kennelijk over een onderwerp wat (nog) niet rijp is om te delen. De beantwoording is de verantwoordelijkheid van het college. Geheimhouding Transparantie is voor raadsleden het sleutelwoord om op die wijze de inwoners te laten zien hoe en wat er in de raad wordt besproken. Echter, sommige zaken vragen om behandeling achter gesloten deuren of geheimhouding. De Gemeentewet geeft in Hoofdstuk Va Gemeentewet heel strikte regels over geheimhouding. Het is belangrijk om je hier als raad bewust van te zijn en regelmatig extra aandacht aan te besteden. Advies: Sta periodiek als raad met elkaar stil bij geheimhouding.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

10

3. Raad als werkgever De raad is werkgever van de griffier. Het is belangrijk dat de griffier als eerste, belangrijke ondersteuner van de raad een gelijkwaardige positie heeft in de lokale driehoek. Vanuit de raad is de werkgeverscommissie belast met het werkgeverschap ten aanzien van de griffier en de griffiemedewerker / plaatsvervangend griffier. De werkgeverscommissie heeft 3 à 4 keer per jaar een overleg (tevens klankbordgesprek) met de griffier en griffiemedewerker (afzonderlijk). Deze commissie bestaat uit 3 raadsleden. Deze leden worden door de raad voorgedragen en benoemd bij aanvang van de raadsperiode. De verordening op de werkgeverscommissie dateert van 23 november 2017 en is aan actualisering toe. De verordening verwijst naar bepalingen uit de Wob; die is inmiddels vervangen door de WOO. Bij een herziening van de verordening is te overwegen om toe te voegen dat de 3 leden van de werkgeverscommissie benoemd worden op basis van hun kennis en affiniteit met het uitvoering geven aan werkgeverschap. Advies:  Actualiseer de Verordening op de werkgeverscommissie.  Voeg toe dat de 3 leden van de werkgeverscommissie benoemd worden op basis van hun kennis en affiniteit met het uitvoering geven aan werkgeverschap.

 Voeg toe dat het, gelet op de continuïteit, wenselijk is dat minimaal één van de leden van de werkgeverscommissie in de volgende raadsperiode ook in de werkgeverscommissie zit.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

11

4. Raad in de regio De gemeente neemt deel in regionale samenwerking (Regio Amersfoort) en verbonden partijen. Het is belangrijk dat een nieuwe raad zijn nieuwe keuzes kan maken dan wel goed geïnformeerd is over de taken die in regionale samenwerking of verbonden partijen worden uitgevoerd. 4a.

Overzicht van alle vormen van regionale samenwerking en verbonden

Zie de bijlagen - Overzicht samenwerkingsverbanden totaal juni 2025 - Overzicht samenwerkingsverbanden Woudenberg juni 2025 - Concept Organogram Woudenberg 20250714 4b.

Wat zijn verbonden partijen

Een gemeente kan deelnemen aan verzelfstandigde samenwerkingen. Dit betekent dat de samenwerking een eigen rechtspersoon heeft. Een ander woord voor een verzelfstandige samenwerking is een ‘verbonden partij’. Dit begrip is afkomstig uit het Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten (BBV). Het BBV verplicht gemeenten informatie over dit type samenwerkingsverbanden op te nemen in de begroting en jaarstukken van de gemeente. Het BBV biedt de volgende definitie voor een verbonden partij: Definitie verbonden partij: Een verbonden partij is een publiekrechtelijke of privaatrechtelijke organisatie waarin de gemeente een bestuurlijk én financieel belang heeft. Bestuurlijk belang: zeggenschap, hetzij uit hoofde van vertegenwoordiging in het bestuur hetzij uit hoofde van stemrecht. Financieel belang: een aan de verbonden partij ter beschikking gesteld bedrag dat niet verhaalbaar is indien de verbonden partij failliet gaat onderscheidenlijk het bedrag waarvoor aansprakelijkheid bestaat indien de verbonden partij haar verplichtingen niet nakomt. 4c.

Op welke manieren kunnen we samenwerken

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

4d.

12

Regio Amersfoort

Steeds meer ontwikkelingen spelen zich af op tenminste regionale schaal. Dat vraagt om krachtenbundeling en samenwerking van de gemeenten in onze regio. In de Regio Amersfoort werken negen gemeenten samen aan oplossingen voor regionale vraagstukken. De samenwerking in Regio Amersfoort is gebaseerd op een bestuursconvenant. Hierin staat dat we willen samenwerken en hoe we dat doen. Het convenant is in 2008 afgesloten door de colleges van burgemeester en wethouders van 7 gemeenten: Amersfoort, Baarn, Bunschoten, Eemnes, Leusden, Soest en Woudenberg. Op onderdelen sluiten de Gelderse gemeenten Barneveld en Nijkerk bij ons aan. De gemeente Eemnes doet op onderdelen ook mee in de Regio Gooi- en Vechtstreek. We werken samen op geheel vrijwillige basis, flexibel en op maat. Elke gemeente is volledig autonoom. Besluitvorming over onderwerpen kan alleen tot stand komen door (gelijkluidende) besluiten van de deelnemende gemeenten van de colleges en/of gemeenteraden. 4e.

Accounthouders

In Woudenberg werken we met raadsaccounthouders voor een aantal Gemeenschappelijke Regelingen. Deze raadsaccounthouders worden aangewezen door het presidium. Uitgangspunten: 1. Het accounthouderschap is ingesteld om de raad meer te betrekken bij de voorbereiding van de behandeling van GR-onderwerpen in de raad. 2. Daartoe worden de accounthouders in een vroegtijdig stadium en regelmatig geïnformeerd over het proces van besluitvorming en over de inhoud. 3. Door het gericht stellen van vragen door de accounthouders kan een bijdrage worden geleverd aan de inhoud van de stukken die aan de raad worden voorgelegd, waardoor de kwaliteit van de besluitvorming kan worden verhoogd. 4. De accounthouders nemen het voortouw als de raad om wensen en bedenkingen dan wel om zienswijzen wordt gevraagd. 5. De accounthouders zijn er voor de gehele raad. Zij zijn niet per se de fractiewoordvoerder. 6. Accounthouderschap geeft geen enkele belemmering om als raadslid het politieke standpunt te bepalen. Zie verder pagina 4, onder 1.b punt 2 Regionale samenwerking vanuit de raad verbeteren. Advies: - Blijf werken met accounthouders/raadsrapporteurs. - Beleg ook in de fracties een soort van accounthouderschap; betrek ook de fractie-ondersteuners daarbij. - Organiseer in het najaar van 2026 een verdiepende sessie met de raad(saccounthouders) over wat er allemaal (nog meer) mogelijk is. O.a.

o Actualiseren ‘Werkwijze verbonden partijen’ uit 2014? o Accounthouders of raadsrapporteurs? Opnemen in RvO? o Verbeteren informatievoorziening over verbonden partijen?

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

13

5. Raad en hulptroepen De raad als lekenbestuur wordt niet alleen ondersteund door de griffie, maar ook door de Rekenkamer en de accountant. Rekenkamer en accountant zijn van de raad. Woudenberg heeft een gemeenschappelijke Rekenkamer: de Rekenkamer Vallei en Veluwerand. In de samenwerkingsovereenkomst is een personele unie afgesproken: elke raad benoemt dezelfde personen als voorzitter en leden. De Rekenkamer bestaat uit vijf leden, inclusief de voorzitter. De leden worden benoemd voor zes jaar en mogen eenmaal worden herbenoemd. Verstegen Accountants en Adviseurs is op 22 mei 2025 door de raad benoemd als accountant voor de jaarrekeningcontroles 2025-2030. Zowel de Rekenkamer als de accountant zijn vaste gast/adviseur van de auditcommissie. De auditcommissie komt doorgaans twee keer per jaar bij elkaar.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

14

6. Voorzitter van de raad De burgemeester is voorzitter van de raad en de raad stelt materieel de burgemeester aan. De raad kan tevens een waarnemend voorzitter aanwijzen, die niet de raadsnestor hoeft te zijn. De gemeenteraad is volledig vrij om een waarnemend voorzitter te benoemen, krachtens artikel 77, lid 1 Gemeentewet. Tot nu toe is hier in Woudenberg nooit voor gekozen. Wanneer de raad dit niet doet zal het langstzittende gemeenteraadslid – de raadsnestor - de burgemeester waarnemen als voorzitter van de raad, wanneer dit nodig is. Advies Wanneer de raad besluit zelf een vicevoorzitter te kiezen is het raadzaam de procedure van tevoren vast te leggen. Zo wordt er helderheid geboden en worden onnodige conflicten voorkomen. Binnen deze procedure is er in veel gevallen sprake van (partij)politieke overwegingen. Dit kan echter botsen met de zoektocht naar persoonlijke voorzitterskwaliteiten en politieke neutraliteit die een (vice)voorzitter uitstraalt. Het is belangrijk om als raad te besluiten of de persoonlijke kwaliteiten van de vicevoorzitter voorop staan bij het maken van de selectie.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

15

7. Lokale democratie De raad is de vertegenwoordiger van de inwoners. De raad heeft op 24 april 2025 het ‘Beleidskader participatie gemeente Woudenberg’ en de ‘Participatieverordening gemeente Woudenberg 2025’ vastgesteld. Het beleidskader beschrijft hoe de gemeente Woudenberg inwoners, ondernemers en organisaties wil betrekken bij beleid, uitvoering en evaluatie van gemeentelijke plannen. Participatie wordt gezien als essentieel voor het versterken van vertrouwen, draagvlak en de kwaliteit van besluitvorming. Het kader introduceert een participatieladder met vijf niveaus van betrokkenheid: informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Er wordt nadruk gelegd op maatwerk: de vorm van participatie hangt af van het onderwerp, de doelgroep en het beoogde resultaat. Het beleidskader sluit aan bij de Omgevingswet en benadrukt het belang van transparantie, tijdige communicatie en het benutten van lokale kennis. De participatieverordening legt juridisch vast hoe en wanneer participatie moet plaatsvinden bij gemeentelijk beleid en uitvoering. Het verplicht het college om bij beleidsvoorstellen aan te geven of en hoe participatie heeft plaatsgevonden. De verordening biedt ruimte voor verschillende vormen van participatie, afhankelijk van het onderwerp en de betrokkenheid van inwoners.

Er is aandacht voor het betrekken van moeilijk bereikbare groepen en het waarborgen van inclusiviteit. De verordening ondersteunt het beleidskader en zorgt voor een formele basis waarop inwoners hun participatierechten kunnen baseren. Open Microfoon In november 2023 is gestart met een pilot Open Microfoon: de mogelijkheid om in te spreken tijdens de raadscommissie over een onderwerp dat niet op de agenda staat. Hiervoor gelden de volgende spelregels: - Het mag enkel over onderwerpen gaan die betrekking hebben op de lokale politiek en waar de raad toe bevoegd is. - Het onderwerp mag niet al op de agenda staan, recent of binnenkort op de agenda staan. Voor onderwerpen die al op de agenda staan kan gebruik gemaakt worden van het reguliere spreekrecht. - Maximaal 1 spreker per avond. - Elke inspreker of organisatie mag 1x per jaar gebruik maken van de Open Microfoon. - De maximale spreektijd is 5 minuten. - Men moet het onderwerp + motivering 1 week van te voren aanleveren bij de griffie. - De agendacommissie beslist of het onderwerp werd toegelaten en nam zo nodig contact met de inspreker op. Er is vanaf november 2023 twee keer gebruikt gemaakt van de Open Microfoon.

Op 19 december 2024 besloot het presidium overeenkomstig het advies van de raadswerkgroep: - De Open Microfoon niet meer standaard op te nemen op de agenda - Het instrument wel achter de hand te houden - De spelregels van de website af te halen - De agendacommissie meer te betrekken bij het gesprek vooraf, bijvoorbeeld om door te verwijzen naar een meer passende route - Het college zou moeten kunnen reageren - Deze werkwijze te beschouwen als een pilot, maar niet als zodanig extern te communiceren.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

16

Nadien is er nog twee keer gebruik gemaakt van de mogelijkheid. De pilot heeft nu lang genoeg geduurd. Het zou goed zijn om een keuze te maken om hier een reguliere vorm van spreekrecht van te maken (vastgelegd in de Verordening op de Raadscommissie), of om ermee te stoppen. Burgerberaad In de afgelopen bestuursperiode is twee keer verzocht om het instellen van een burgerberaad, een keer over vuurwerk, en een keer over biodiversiteit. Deze verzoeken zijn door het presidium, namens de raad, afgewezen. Hieronder een deel van de motivering van de afwijzing van het tweede verzoek. Hoewel een burgerberaad een waardevol instrument kan zijn binnen een participatieve democratie, is het in Woudenberg op dit moment niet mogelijk om hiermee te starten. Onlangs heeft de gemeenteraad nieuw participatiebeleid vastgesteld. Dit legt een mooie basis voor bredere en beter ingebedde participatie in onze gemeente. De implementatiefase gaat van start en het beleid wordt vertaald naar de praktijk. Een burgerberaad is geen onderdeel hiervan. De ambtelijke inzet is momenteel volledig gericht op het implementeren van het nieuwe participatiebeleid. Hierdoor is er geen capaciteit om een burgerberaad op te zetten. Daarnaast zijn er financiële middelen beschikbaar gesteld om de implementatiefase van het participatiebeleid zorgvuldig en effectief uit te rollen.

Middelen voor het opzetten van een burgerberaad zijn niet opgenomen hierin. Een burgerberaad vraagt ook om een zorgvuldige voorbereiding, duidelijke inbedding binnen bestaand beleid en een helder besluitvormingsproces. Zonder deze fundamenten bestaat het risico dat verwachtingen van deelnemers niet waargemaakt kunnen worden, wat kan leiden tot teleurstelling of verminderde betrokkenheid. Door eerst het nieuwe participatiebeleid goed uit te rollen en werkprocessen in te richten, creëren we een stabiel fundament voor toekomstige vormen van burgerparticipatie.

Advies: Neem de Open Microfoon als vorm van spreekrecht op in de Verordening op de Raadscommissie, of stop ermee. Sleep het niet langer als pilot mee.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

17

8. Agressie, intimidatie en integriteit Integriteit De gemeenteraad heeft op 23 november 2023 de gedragscode integriteit raadsleden Woudenberg 2023 vastgesteld en daarbij afgesproken dat minimaal tweemaal per raadsperiode voor alle raadsleden en plaatsvervangend commissieleden themabijeenkomsten plaats vinden waarbij integriteit centraal staat en de deelnemers dilemma's met elkaar kunnen bespreken Op 30 maart 204 heeft de gemeenteraad de Procesafspraken vermoedens integriteitsschendingen politieke ambtsdragers Woudenberg 2024 vastgesteld. Hierin zijn de procedurele afspraken opgenomen die zijn gemaakt over een zorgvuldige handelwijze bij mogelijke integriteitsschendingen, zoals beschreven in de gedragscode. Agressie en intimidatie Op 25 april 2024 hebben de fractievoorzitters het Manifest Weerbaar Bestuur ondertekend. Het manifest bevat afspraken hoe ons te gedragen en wat te doen bij toekomstige gevallen van grensoverschrijdend gedrag: we melden, we handelen gelijkluidend, we geven opvolging aan een melding, we leren met elkaar.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

18

9. Reglementen en verordeningen De raad en zijn commissies kennen een aantal reglementen en verordeningen. Dit kan gezien worden als lokale regelgeving. In het overzicht is in beeld gebracht welke regelingen er zijn en van wanneer ze dateren. De afgelopen periode zijn enkele regelingen herzien en opnieuw vastgesteld. Andere regelingen moeten nog geactualiseerd worden. Hieronder de lijst van verordeningen en daarbij een indicatieve prioritering voor de actualisatie. Naam (verkort) Verordening op de raadscommissie

Datum vaststelling 26-10-2023

Reglement van Orde

10-07-2025

Verordening auditcommissie

28-02-2013

Verordening op de werkgeverscommissie 2017 Verordening klankbordcommissie

23-11-2017

Verordening rekenkamer Vallei en Veluwerand Gedragscode integriteit 2023 Procesafspraken vermoedens integriteitsschendingen Instructie voor de griffier 2023 Verordening rechtspositie 2025 Verordening ambtelijke bijstand en fractie-ondersteuning 2026

21-09-2023

23-03-2023

23-11-2023 30-05-2024 23-11-2023 27-03-2025 29-01-2026

Aanleiding om te actualiseren Verwerken van de volgende regelingen: - Regeling voor de rondvraag - Regeling voor spreektijden - Regeling voor technische vragen over ingekomen stukken - Regeling voor technische vragen over inhoudelijke agendapunten - Opnemen recht op inspreken tijdens een boparaad - Eventueel verwerken van alle commissieverordeningen in het RvO - Art.17, lid 5, sub f schrappen (besluit presidium 25-9-2025 de spreektijd niet van toepassing is op interrupties) Eventueel samenvoegen met de Controleverordening (zoals in Soest)? De verordening verwijst naar bepalingen uit de Wob; die is inmiddels vervangen door de WOO. Indien nodig actualiseren in 2027, met het oog op herbenoeming burgemeester.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

10. Procesoverdracht Dit is de eerste keer dat de raad een overdrachtsdocument maakt. Het bespreken van het overdrachtsdocument is opgenomen in het startprogramma van de raad. Overdracht op inhoudelijke thema’s wordt verzorgd vanuit de ambtelijke organisatie.

19

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

20

Bijlage 1: artikel 16 Reglement van orde over ingekomen stukken Artikel 16 Ingekomen stukken 1. Bij de raad ingekomen stukken, waaronder schriftelijke mededelingen van het college aan de raad, worden op een lijst geplaatst. Deze lijst wordt aan de leden van de raad toegezonden en op de agenda van de raad of de raadscommissie geplaatst. 2. De raad stelt op voorstel van de griffier de wijze van afdoening van de ingekomen stukken vast. 3. Over ingekomen stukken kunnen leden van de raad schriftelijk technische vragen stellen. Technische vragen zijn vragen met een feitelijk karakter. 4. Een fractie mag over maximaal 5 ingekomen stukken per ingekomen stuk maximaal 3 technische vragen stellen, ongeacht het aantal ingekomen stukken. 5. Het presidium kan, op voorstel van de agendacommissie, in bijzondere gevallen een voorstel doen voor een afwijkend aantal (tussen 7 en 10). 6. Technische vragen worden uiterlijk om 10 uur op de in het vergaderschema aangegeven dag ingediend bij de griffie. 7. Uiterlijk op de in het vergaderschema aangegeven dag worden de vragen en antwoorden opgenomen in het raadsinformatiesysteem. De griffie informeert de raadsleden en plaatsvervangend commissieleden hierover per e-mail. 8. Er is tijdens de vergadering maximaal één verduidelijkende vraag toegestaan op een gegeven antwoord op een technische vraag over een ingekomen stuk. 9.

Indien een raadslid een ingekomen stuk wenst te agenderen, dan wordt dit aangegeven bij het agendapunt ‘ingekomen stukken’ in de vergadering. De motivering voor het agenderen van een ingekomen stuk wordt bij voorkeur uiterlijk 24 uur voorafgaand aan de vergadering waarin besloten wordt tot agendering ingediend bij de griffier voor advies. De griffier voegt haar/zijn advies toe aan de motivering. In de motivering wordt concreet aangegeven wat besproken moet worden, zodat raadsleden en het college zich kunnen voorbereiden. Voor plaatsvervangend commissie- en raadsleden is bij het agendapunt ‘ingekomen stukken’ in de commissievergadering of raadsvergadering de mogelijkheid om een nadere toelichting op de motivering te vragen. Nadien wordt de motivering (al dan niet aangepast) bij de griffier schriftelijk aangeleverd. Uiterlijk een dag voor het aanbieden van de commissiestukken (zie vergaderschema) dient de schriftelijke motivering door de griffier ontvangen te zijn. Is het niet tijdig ontvangen, dan volgt geen agendering. Bespreking van het ingekomen stuk in de commissievergadering vindt plaats als een gewoon agendapunt, maar blijft binnen het kader van de gegeven motivering. Dit geldt zowel voor de fractie die het ingekomen stuk heeft geagendeerd als voor de andere fracties.

Is een ingekomen stuk eenmaal geagendeerd dan beslist de raadscommissie op een eventueel verzoek van de inbrengende fractie om het punt van de agenda te halen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Woudenberg

21

Bijlage 2: artikel 11 Verordening op de raadscommissie over ‘de stukken’ Artikel 11 De stukken 1.Stukken, die ter toelichting van de onderwerpen of voorstellen op de agenda dienen, worden gelijktijdig met het verzenden van de schriftelijke oproep verzonden en op de website van de gemeente geplaatst. 2.Een origineel van een ter inzage gelegd stuk wordt niet buiten de locatie van ter inzage legging gebracht. 3.Informatie van de raadscommissie of aan de raadscommissie verstrekte informatie waaromtrent op grond van hoofdstuk Va van de wet geheimhouding is opgelegd, wordt in afwijking van het eerste en tweede lid in een besloten gedeelte van het Raadsinformatiesysteem geplaatst. 4.Ten behoeve van de beraadslagingen in de raadscommissie kunnen leden van de raad en plaatsvervangend commissieleden schriftelijk technische vragen stellen. Het presidium kan een regeling voor technische vragen vaststellen. Toelichting op het verschil tussen technische en politieke vragen Technische vragen zijn vragen naar feiten, harde gegevens. Zodra er naar een mening (van het college of de burgemeester) wordt gevraagd, betreft het een politieke vraag. Uiteraard is het niet altijd eenvoudig om onderscheid te maken tussen technische en politieke vragen. De griffie kan daarbij helpen en zal de raadsleden en plaatsvervangend commissieleden daar graag over adviseren.

Een paar voorbeelden: Technisch: - Hoeveel ambtelijke uren gaan we besparen door het invoeren van livestream en hoeveel is dit uitgedrukt in euro’s? - Waar komt de eis van 16-18 cm vandaan? Is dit wettelijk voorgeschreven? Politiek: - Is het college op de hoogte van een bestuurdersvergoeding die boven de Balkenendenorm ligt? Wat vindt het college hiervan? Twijfel: - Kunnen de kaders, die uit de discussie van de Nieuwe Visie Afvalstoffenplan komen alsnog in de aanbesteding worden toegevoegd? Als bedoeld wordt of het technisch mogelijk is de kaders in de aanbesteding toe te voegen, dan kan dit een technische vraag zijn. Wordt het college gevraagd of ze genegen zijn om het ook te doen, dan is het een politieke vraag.