03 Collegevoorstel Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland Definitieve versie (geanonimiseerd).pdf

Collegeadvies

Gemeente

Postregistratienummer

Z.346039/D.297011

Ambtenaar

(geanonimiseerd) |

Vertrouwelijkheid

Openbaar

Woudenberg

Omschrijving Nieuwe Gemeenschappelijke regeling

Archief

Eemland.

Advies -

-

De

raad voorstellen geen zienswijze in te dienen op het ontwerp voor de geactualiseerde Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland. Kennis nemen van het ontwerp Dienstverleningsovereenkomst (DVO).

Inleiding Archief

Eemland

huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de regionale cultuurhistorische geschiedenis. Vanaf eind 2023 hebben de betrokken gemeenten (Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg) input geleverd voor de concept GR. Archief Eemland voert de wettelijke taken uit zoals omschreven in artikel 32 van de Archiefwet voert

sinds

1998

archieftaken voldoet

uit

niet

voor

acht

de

Wet

aan

gemeenten.

De

1995,

bestaande uit: 1. Toezicht en advies Archief Eemland draagt proactief en coöperatief bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de deelnemers. De archivaris beheert overgebrachte informatieobjecten en houdt toezicht op niet-overgebrachte informatieobjecten

volgens de informatiesystemen, vervanging, aanschaf, invoering, wetgeving, conversie, migratie, vervanging, en

archiefwet.

Bij ontwerp en inrichting van (her)inrichting, informatiebeleid, nieuwe organisatorische wijzigingen treedt de archivaris

2. Archief

Opslag,

opname

van

Eemland

op als adviseur.

beheer en dienstverlening ondersteunt bij de overbrenging

van (digitale) informatieobjecten, zorgt voor informatieobjecten in het archief, en beheert overgebrachte (digitale) informatieobjecten, zodat deze duurzaam toegankelijk blijven voor en beschikbaar gesteld worden aan alle belanghebbenden. De archivaris is verplicht om periodiek verslag uit te brengen aan het ambtelijke overleg over de werkzaamheden als beheerder van de archiefbewaarplaats.

de

Beoogd resultaat (wat) De huidige GR Archief Eemland

voldoet niet meer aan de behoefte en dienstverlening van de Daarom wordt de huidige regeling opgeheven en wordt een nieuwe centrumregeling ingericht, met Amersfoort als centrumgemeente. Dit heeft als voordeel dat enerzijds mandatering mogelijk is zonder afzonderlijke mandaatbesluiten. En anderzijds voorkomt dit onnodig verzwaring (en toename kosten) naar bijvoorbeeld een bedrijfsvoeringsorganisatie. Financieel betekent Amersfoort als centrumgemeente, dat de indexering van kosten door de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort wordt bepaald. Zie document D.297211 in de bijlage Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland. deelnemende

gemeenten.

Kader Archiefwet 1995 Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Woudenberg 2023 Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023 Argumenten 1. Er is een wettelijke verplichting om de GR Archief Eemland te actualiseren De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden. De huidige GR Archief Eemland wordt opgeheven en een nieuwe centrumregeling wordt ingericht. 2. De wijziging van de GR versterkt de rol van de gemeenteraad De gewijzigde Wgr heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. De wijzigingen zorgen voor een versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij gemeenschappelijke regelingen door onder andere de positie van de raad ten aanzien van de kadernota en de ontwerp-begroting/budget te verstevigen. Deze wijzigingen zijn ook doorgevoerd in de tekst van de nieuwe Centrumregeling. 3. De nieuwe centrumregeling speelt beter in op de behoeften van inwoners Door toenemende digitalisering is er behoefte aan snelle , digitale toegang tot archiefbescheiden. Dit vereist behoeftepeilingen en investeringen in voorzieningen om deze toegang te realiseren en beheren.

Met de nieuwe centrumregeling van de GR Archief Eemland kan de regionale functie van het archief worden voortgezet De regionale samenwerking heeft als voordeel een meer samenhangend beeld te kunnen geven van de cultuurhistorie van de regio. 4.

Deelnemende gemeenten krijgen meer inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het Archief In de centrumregeling GR Archief Eemland worden vaste momenten in het jaar benoemd waarop deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen met strategische keuzes op het gebied van archiefbeheer en beschikbaarstelling , voor zowel papieren archief als digitaal archief. 5.

De nieuwe centrumregeling van de GR Archief Eemland drukt de kosten door gezamenlijke inkoop en ontwikkeling van archiefproducten In plaats van het oprichten van individuele archiefdiensten per gemeenten , met alle kosten rondom huisvesting , personeel , ict en archieffaciliteiten , kunnen de kosten gedrukt worden door een centrale archiefdienst in te stellen en de kosten onderling naar rato te delen. 6.

Kanttekeningen en risico’s Specifiek op het gebied van wettelijke adviestaken , financiert de gemeente Woudenberg in 2025 en 2026 niet de volledige bijdrage die benodigd is voor een volledige dienstverlening. Wij hebben langer de tijd nodig om de financiering rond te krijgen voor volledige dienstverlening. Daarom is ervoor gekozen deze dienstverlening voor 2025 en 2026 te versoberen. De dienstverlening blijft daarmee kostendekkend , maar de gemeente Woudenberg heeft daarmee in deze periode geen inspraak in strategische keuzes rondom de wettelijke adviestaken in die periode. Maatschappelijke draagvlak Vanaf eind 2023 zijn gesprekken gestart met gemeentelijke en niet-gemeentelijke deelnemers. De gemeenten zijn bijgepraat tijdens een kennismiddag. De niet-gemeentelijke deelnemers digitaal. In februari/maart ontvingen alle deelnemers een kostenoverzicht voor 2025. Vervolgens zijn op ambtelijk niveau bezoeken gebracht aan de verschillende gemeenten om

Geprint op: 22-05-2025 14:36:00 uur

2/4

behoefte verwerkt

en

wensen

op

en

de

van

tekst

te

halen. In nauw overleg de gemeenschappelijke

Met dit besluit zorgen we ervoor deelnemers duidelijk en geborgd

de

deelnemers en

zijn de opmerkingen bijlagen gedeeld ter review.

dat

verantwoordelijkheden en participatie voor alle we de huidige dienstverlening voor alle de regio Eemland, en borgen we de controlerende taken

is, continueren

inwoners en belanghebbenden van de raden van de deelnemende

gemeenten.

van

Financiële

met

regeling

consequenties

op

juistheid

beoordeeld

door

(geanonimiseerd) Dit voorstel

past binnen de begroting

Voorstel Uitgaven

€ 75.500

inkomsten

|______|

Totaal

Begroot

Verschil

-

-

dus

n.v.t.

Het

voorstel

Gevolg budget

O| minder uitgaven ____€Ofminderinkomsten -€ 75.500 € Oltekort op begroting | € 75.500

€

|

|____

Bovengenoemde bedragen betreffen Bovengenoemd totaal verschil wordt

-

(geanonimiseerd)

is dit te dekken

uit

structurele uitgaven. aan de raad bekend gemaakt

via:

geen

|

verschil

N.v.t.

Toelichting: de uitvoering van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland is structureel een budget beschikbaar van € 75.500. Recent zijn de budgetten voor deze gemeenschappelijke regeling verhoogd en verwerkt in onze begroting 2025-2028.

Voor

Aanpak/uitvoering Na

het

besluit van de raad om geen zienswijze in te dienen zal de brief in de bijlage (D.297199) verzonden worden aan Archief Eemland. Na de zienswijzeperiode zal de tekst van de GR Archief Eemland waar nodig worden aangepast en, de raad worden voorgesteld om het college toestemming te verlenen om de gemeenschappelijke regeling op te richten. Het college neemt daarna een besluit over de oprichting en ook over een nieuw af te sluiten DVO.

Zie document

Communicatie Verzenden van de

D.297212

in de

bijlage

voor

het DVO.

brief.

Bijlage(n) D.nummer

Geprint

op:

| Documentnaam

22-05-2025

14:36:00

Geheimhouding

uur

Actieve

openbaarmaking

3/4

D. 297126

Raadsvoorstel

D. 297128

Raadsbesluit

D. 297211

Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

D. 297212

Uitvoerende DVO archief Eemland

D. 297199

Uitgaande brief geen zienswijze indienen

Geprint op: 22-05-2025 14:36:00 uur

N. v. t.

Dit veld hoeft voorlopig nog niet te worden ingevuld. Toelichting: T. z. t. zijn we op grond van de Wet open overheid (Woo) verplicht om bepaalde categorieën van documenten actief te publiceren. Wanneer die wettelijke plicht ingaat , zal hier vermeld moeten worden tot welke informatiecategorie het document behoort.

4/4