03 CA Ontwerp gemeenschappelijke regeling omgevingsdienst Utrecht (geanonimiseerd).pdf

Collegeadvies

Postregistratienummer

Z.347572/D.286236

Ambtenaar

(geanonimiseerd) nn

Gemeente

Woudenberg Omschrijving Ontwerp gemeenschappelijke Advies 1. In te

regeling Omgevingsdienst

Utrecht

het uitvoeren van fase 2 ‘inrichten’, met de intentie per 1 januari 2026 in de provincie Utrecht te vormen, op basis van de vier van fase 1 ‘richten’, te weten: richtingsplan, ontwerp-gemeenschappelijke eindproducten routekaart fase 2 en rudimentaire begroting, alsmede het addendum 17 oktober regeling, stemmen

met

één Omgevingsdienst

2024; 2.

In te

stemmen

oprichting 3.

met

één

van

de

ontwerp-gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst in de provincie Utrecht;

gemeenteraad voor te stellen gemeenschappelijke regeling voor de de provincie Utrecht;

Aan

4.

de

voor

de

voorgenomen

zienswijze in te dienen over de ontwerpvoorgenomen oprichting van één Omgevingsdienst

om

een

De besluiten onder 1 en 2 met de zienswijze van de gemeenteraad uiterlijk 3 maart kenbaar te maken aan de “Stuurgroep naar één omgevingsdienst in Utrecht”.

in

2025

Inleiding Op 7 december

2023 hebben de gezamenlijke algemeen besturen van de ODRU en RUD Utrecht besloten om te starten met het traject om te komen tot één robuuste omgevingsdienst voor de hele provincie Utrecht. De afgelopen periode hebben de RUD Utrecht en Omgevingsdienst regio Utrecht het initiatief genomen om de oprichting van één omgevingsdienst in de provincie Utrecht voor te leggen. De

om tot één omgevingsdienst voor Utrecht te komen, is beschreven in de ‘Routekaart één Omgevingsdienst in Utrecht’ (december 2023). De route bestaat uit drie fasen:

route

naar

richten,

en verrichten. Alle colleges in de provincie Utrecht wordt nu gevraagd om in de ontwerp gemeenschappelijke regeling en deze voor zienswijzen aan hun gemeenteraad/provinciale staten voor te leggen. Later volgt conform de Wet gemeenschappelijke regelingen een traject waarbij de gemeenteraad om toestemming wordt verzocht om de definitieve regeling daadwerkelijk te treffen.

te

inrichten

stemmen

Beoogd

met

resultaat

Kennisnemen

van

(wat) en

in

omgevingsdienst kan worden ingezet.

instemmen met het Utrecht, zodat fase 2

kader en de koers voor de oprichting van de nieuwe het oprichten van een nieuwe Omgevingsdienst

van

Daarnaast wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld om een zienswijze te de juridische basis van de nieuw op te richten omgevingsdienst (GR ODU).

geven

op

Kader In aan

de Wet gemeenschappelijke moet voldoen.

regelingen

is

vastgelegd

waar

een

gemeenschappelijke

regeling

Argumenten 1. 1 Eén omgevingsdienst in de provincie Utrecht draagt bij aan een gelijker speelveld voor inwoners en bedrijven voor de hele provincie Utrecht. Eén omgevingsdienst in de provincie Utrecht levert duidelijkheid en een gelijk speelveld op voor inwoners en bedrijven voor de hele provincie Utrecht. Op dit moment is er geen logische verdeling van het werkgebied tussen de twee omgevingsdiensten. Daarnaast verschilt het takenpakket per omgevingsdienst en per deelnemer. Het oprichten van één nieuwe omgevingsdienst heft deze versnippering op. Verwacht wordt dat het onderbrengen van alle milieutaken bij één omgevingsdienst de uniformiteit positief beïnvloed en dat complexe vraagstukken beter aangepakt kunnen worden. 1. 2 Een omgevingsdienst die gelijk is met het werkgebied van de provincie , de GGD en de Veiligheidsregio kan slagvaardiger functioneren. Als er één omgevingsdienst is voor de provincie Utrecht , betekent dit voor andere gemeenschappelijke regelingen dat er minder afstemming nodig is. Het werkgebied van de omgevingsdienst wordt gelijk aan die van de provincie , de GGD en de Vru. Dit komt het efficiënt samenwerken te goede. Hierdoor kan slagvaardiger worden gewerkt bij de aanpak van (complexe) vraagstukken. Bijvoorbeeld op het gebied van stikstof , zeer zorgwekkende stoffen en het doorontwikkelen van de risico-gerichte werkwijze.

Door de bundeling van complexe vraagstukken is er meer ruimte om experts op een specifiek gebied aan te stellen , wat nodig is om die complexe vraagstukken aan te kunnen. Ook kunnen alle inwoners en bedrijven in de provincie Utrecht terecht bij één omgevingsdienst voor milieu gerelateerde zaken. 1. 3 Het samenvoegen van de twee diensten zorgt er voor dat de provincie en gemeenten in Utrecht een omgevingsdienst hebben die voldoet aan de landelijke eisen voor robuustheid. Als de deelnemers niet instemmen met de vorming van de nieuwe Omgevingsdienst Utrecht is het moeilijker voor de twee huidige omgevingsdiensten om te voldoen aan de robuustheidscriteria die landelijk bepaald zijn. Door in te stemmen met de oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht kan (beter) voldaan worden aan de robuustheidscriteria. Daardoor wordt direct de robuustheid van de omgevingsdienst vergroot en de kwetsbaarheid in de dienstverlening verkleind. 1. 4 Stijgende kosten kunnen beter worden beheerst. De Omgevingsdienst Utrecht kan de stijgende kosten als gevolg van ontwikkelingen zoals veranderende wet- en regelgeving en landelijk beleid , en groeiende complexiteit in het werkveld naar verwachting beter beheersen. De meerkosten zijn te beperken , omdat projecten niet in tweevoud hoeven worden uitgevoerd. Door bundeling van kennis wordt ook de kwaliteit beter , doordat experts hun kennis met elkaar delen.

Hoewel de financiële consequenties van de nieuwe omgevingsdienst nog niet duidelijk zijn kunnen de overheidsfinanciën naar verwachting effectiever en efficiënter worden benut. 1. 5 Een robuuste omgevingsdienst draagt bij aan het vinden en behouden van goed personeel in een krappe arbeidsmarkt. De oprichting van een robuuste omgevingsdienst draagt er aan bij dat goed en vast personeel gemakkelijker te werven is. daaraan bij. Robuust betekent een beperking van de kwetsbaarheid , en vergroting van betrouwbaarheid en continuïteit. In de huidige situatie is op enkele specialistische functies in zowel primaire als overhead-taken sprake van een dunne bezetting. Met de oprichting van één omgevingsdienst wordt ruimte gecreëerd voor een robuustere invulling met meer kwaliteit. Door de ruimte om mensen op kleine functies te kunnen aannemen , kan goed personeel gebonden worden aan de organisatie. Ook ontstaat meer ruimte voor doorgroei en interne opleiding van (specialistisch) personeel , wat de kans vergroot op het binden van goed personeel binnen een krappe arbeidsmarkt. Daarbij kan de nieuwe organisatie zich ontwikkelen tot een (nóg) interessantere en aantrekkelijkere werkgever. Het binden en behouden van voldoende en goed personeel aan de nieuwe omgevingsdienst , komt de dienstverlening aan de deelnemers ten goede.

Geprint op: 16-01-2025 11:25:20 uur

2/6

1. 6 De uitgangspunten in het richtingsplan zijn leidend in het verdere proces. De kaders - in de vorm van missie , visie en bestuurlijke , organisatorische en financiële uitgangspunten - vormen de basis voor de inrichting en de verdere doorontwikkeling van de Omgevingsdienst Utrecht. Elementen uit het richtingsplan komen terug in de gemeenschappelijke regeling , rudimentaire begroting en de routekaart voor fase 2 ‘inrichten’. Bij de vaststelling van het richtingsplan door de gezamenlijke AB's zijn aanvullende afspraken gemaakt over enkele uitgangspunten in het richtingsplan. Deze aanvullende afspraken zijn vastgelegd in het 'addendum'. De uitgangspunten in het richtingsplan kunnen in het verdere proces worden aangescherpt en er kan nadere betekenis aan worden gegeven maar dit betekent niet dat de uitgangspunten nog ter discussie kunnen worden gesteld. De geformuleerde uitgangspunten in het richtingsplan zijn niet in strijd met de belangen van de gemeente Woudenberg. 1. 7 De rudimentaire begroting laat zien dat de nieuwe dienst in beginsel betaalbaar is. Het doel van de rudimentaire begroting is een beeld te schetsen van de betaalbaarheid van de nieuwe organisatie , zonder dat alle gegevens van de nieuwe dienst al zijn bepaald. Ook is er een vergelijking gemaakt van de nieuwe bijdrage versus de huidige bijdrage van de deelnemers.

De rudimentaire begroting is gebaseerd op de laatst vastgestelde begrotingen (2024) van de huidige omgevingsdiensten. De rudimentaire begroting geeft een indicatie van de toekomstige bijdrage van de gemeente Woudenberg die nodig is zodat de nieuwe omgevingsdienst in beginsel betaalbaar is. De bijdrage voor Woudenberg zal naar verwachting omhoog gaan. 1. 8 Vermindering van taken/uren is beperkt mogelijk. Deelnemers kunnen de omvang van hun opdracht tot 5% in 2026 verminderen. In fase 2 wordt een regeling uitgewerkt voor de vraag onder welke voorwaarden gegarandeerd werk verminderd kan worden en deze regeling wordt gelijktijdig met de financieringssystematiek aangeboden aan de deelnemers. Er bestaat een inspanningsverplichting voor de nieuwe omgevingsdienst om de verminderingen kleiner dan 5% , eenmalig in 2026 , op te lossen. Dit in het addendum bij het richtingsplan opgenomen uitgangspunt biedt de mogelijkheid om het aantal uren - als gevolg van gewijzigde inzichten en/of besparingsopgaven - terug te brengen. 2. 1 Om binnen de huidige bestuursperiode tot één omgevingsdienst te komen , moet de ontwerp gemeenschappelijke regeling nu al vastgesteld worden en voor zienswijzen worden voorgelegd aan de raad. De Wet gemeenschappelijke regelingen stelt verplicht dat de gemeenteraad in twee ronden om zienswijzen en toestemming moet worden gevraagd.

Het is een bestuurlijke wens om dit binnen de huidige bestuursperiode te doen. Dit afgezet tegen de tijd die nog beschikbaar is binnen de huidige bestuursperiode en de planning van de routing van bestuurlijke stukken ontstaat een zeer krappe planning. Daarom wordt nu in een vroeger stadium dan gebruikelijk om zienswijzen gevraagd. 2. 2 Het dagelijks bestuur bestaat uit minimaal 5 leden. Gelet op het aantal deelnemers aan de gemeenschappelijke regeling Omgevingsdienst Utrecht , is het passend het dagelijks bestuur uit minimaal vijf leden te laten bestaan. Het wettelijk minimum van drie leden wordt gezien als onevenwichtig , gelet op de grootte van het algemeen bestuur. Er is geen maximum voor het aantal leden van het dagelijks bestuur opgenomen , zodat een evenwichtige samenstelling kan worden gekozen door het algemeen bestuur. Hierbij kan gelet worden op geografische spreiding , spreiding in inwonersaantallen of elke andere variabele die relevant wordt geacht voor een evenwichtige samenstelling. Als voorwaarde geldt wel dat het lid in het algemeen bestuur dat is aangewezen door het college van gedeputeerde staten van de provincie Utrecht in ieder geval aangewezen wordt als lid van het dagelijks bestuur.

Op die manier heeft de provincie , met haar eigen taken en een andere opdracht dan die van de gemeenten aan de Omgevingsdienst en als toezichthouder en hogere decentrale overheid , in ieder geval een rol in het dagelijks bestuur van de Omgevingsdienst.

Geprint op: 16-01-2025 11:25:20 uur

3/6

2. 3 De ontwerp GR voldoet aan de eisen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen. Bij oprichting van de Omgevingsdienst Utrecht stappen de deelnemers gezamenlijk in de gemeenschappelijke regeling (GR). Het juridisch kader staat beschreven in de nieuwe GR die is opgesteld aan de hand van de richtlijnen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen. Om flexibiliteit te behouden worden alleen de wettelijke vereisten opgenomen in de gemeenschappelijke regeling en overige bepalingen in “uitwerkingsregelingen”. De juridische uitgangspunten zijn: De Omgevingsdienst Utrecht bestaat uit gelijkwaardige deelnemers; Ieder lid van het algemeen bestuur heeft één stem , dit geldt ook voor het dagelijks bestuur; Er zijn geen gewogen stemmen; dit geldt ook voor het dagelijks bestuur; Het quorum in het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur is de helft plus 1 van het aantal zittende leden; Het algemeen bestuur en het dagelijks bestuur beslissen bij meerderheid; In het algemeen bestuur geldt een gekwalificeerde meerderheid van drie vierde van de stemmen voor de vaststelling van de: o Bijdrageverordening Kadernota o o Begroting(swijziging) o Wijziging/opheffing/toetreding/uittreding van de GR. 3. 1 Een voorbehoud met betrekking tot de kosten van de omgevingsdienst is nodig.

Voorgesteld wordt om aan de gemeenteraad te adviseren een zienswijze in te dienen met de strekking dat , hoewel de voorgestelde ontwerp Gemeenschappelijke Regeling voldoet aan alle eisen uit de Wet gemeenschappelijke regelingen , de financiële gevolgen (en de precieze kosten per deelnemer) nog onbekend zijn. Deze situatie maakt dat tijdens fase 2 nog een kritisch moment ontstaat. Met name wanneer , als gevolg van een bepaalde financieringssystematiek , een sterke kostenstijging ontstaat (los van stijging van kosten als gevolg van indexering en/of toename van het aantal producten en diensten dat wordt afgenomen) , kan dit het algemeen belang zodanig raken dat de raad conform de Wet gemeenschappelijke regelingen kan weigeren om deze toestemming te verlenen. Door het naderende ravijnjaar is een significante kostenstijging voor de gemeente Woudenberg onacceptabel. Het is verstandig om dit signaal in de zienswijze kenbaar te maken en aan te kondigen dat gemeente Woudenberg in fase 2 alert blijft ten aanzien van betaalbaarheid van de nieuwe dienst. Voordat de raad toestemming kan verlenen voor het treffen van de nieuwe gemeenschappelijke regeling moet er inzicht zijn in de deelnemerskosten. 3. 2 Duidelijkheid over de kosten per deelnemer voordat de raad om toestemming wordt gevraagd is nodig.

In de planning van fase 2 staat dat de gemeenteraad na het gezamenlijk Algemeen Bestuur van 18 april 2025 om toestemming wordt gevraagd toe te treden tot de gemeenschappelijke regeling. Toestemming geven kan tot medio september 2025. De Ontwerpbegroting 2026 ODU wordt echter pas na het zomerreces 2025 voor zienswijzen aangeboden aan de raden en staten. Dit betekent dat er op het moment van aanbieden van de GR aan de raad , er nog geen duidelijkheid bestaat over de financiële gevolgen van de oprichting van de nieuwe omgevingsdienst. Dat heeft tot gevolg dat aan de gemeenteraad toestemming wordt gevraagd om toe te treden tot de nieuwe gemeenschappelijke regeling zonder dat de financiële gevolgen daarvan inzichtelijk zijn. Daarom wordt uw college geadviseerd aan de gemeenteraad voor te stellen een zienswijze in te dienen en te vragen eerder een reële raming van de bijdrage per 2026 en verder te geven. Kanttekeningen en risico’s 1. 1 Er zijn risico’s die de vorming van een nieuwe Omgevingsdienst in de weg kunnen staan. In het kader van het traject ‘Naar één omgevingsdienst in Utrecht’ zijn de risico’s in kaart gebracht. De Routekaart fase 2 (hoofdstuk 5) bevat de tot nu toe onderkende risico’s en de mogelijke beheersmaatregelen. Hierbij is onderscheid gemaakt in de risico’s voor het

Geprint op: 16-01-2025 11:25:20 uur

4/6

programma als risico’s voor de

geheel en dus voor de nieuwe omgevingsdienst (fase 3 van het traject) en uitvoering van fase 2 ‘inrichten’. Het programmateam monitort de risico’s tijdens de uitvoering van fase 2 continu en neemt waar nodig beheersmaatregelen. 1. 2 De kosten van de omgevingsdienst en de bijdrage voor Woudenberg zijn nog niet bekend. In deze fase is nog niet bekend wat de kostenverdeelsystematiek voor de nieuwe dienst gaat worden. De daadwerkelijke hoogte van de bijdrage per deelnemer voor 2026 wordt berekend in de programmabegroting 2026 die in fase 2 wordt opgesteld. In fase 2 ‘inrichten’ wordt ook de keuze voor de nieuwe financieringssystematiek uitgewerkt. De begroting 2026 die in fase 2 wordt opgesteld komt voor zienswijze bij de deelnemers langs. In het addendum zijn ten aanzien hiervan aanvullende afspraken gemaakt: De verdeelsleutel in fase 2 wordt zo ontworpen dat er uiteindelijk een eerlijke verdeling komt die in beginsel aansluit bij de huidige verdeling van de kosten. De verdeelsleutel wordt geregeld in de Bijdrageverordening , die de eerste keer aan de deelnemers (raden/staten) wordt voorgelegd voor zienswijze. Als deze de jaren daarna zou moeten worden aangepast en er geen consensus over is in het algemeen bestuur van de nieuwe dienst , dan zal het wijzigingsvoorstel worden voorgelegd voor zienswijze. Deze afspraak wordt opgenomen in de Bijdrageverordening. 1.

3 De vorming van een nieuwe omgevingsdienst is geen bezuinigingsoperatie. Een nieuwe Omgevingsdienst moet met het oog op het ravijnjaar betaalbaar zijn. Echter , nadrukkelijk is de vorming van een nieuwe Omgevingsdienst niet bedoeld als bezuinigingsoperatie. Om die reden wordt de gemeenteraad voorgesteld een voorbehoud te maken met betrekking tot de financiële effecten maar wordt daarbij niet op voorhand een plafond aangegeven waarbinnen de financiering van de Omgevingsdienst dient te blijven. 1. 4 De routekaart voor fase 2 kent een strakke planning. Net als de planning voor fase 1 is ook de planning voor fase 2 krap , gelet op de beoogde startdatum per 1 januari 2026. Met het oog op de gemeenteraadsverkiezingen van maart 2026 hebben de huidige leden van het algemeen bestuur om besluitvorming voor die datum gevraagd. Omdat de Wet gemeenschappelijke regelingen vereist dat er besluitvorming over de GR in twee rondes plaatsvindt is het van belang dat op tijd de begroting voor de nieuwe Omgevingsdienst bekend is. De planning hiervoor is zeer. Maatschappelijke draagvlak De nieuwe omgevingsdienst zal het werk van de huidige omgevingsdiensten voortzetten. Zij zien er op toe dat milieuregels worden nageleefd en voeren de vergunningverlening uit. Zo dragen zij bij aan een goed woon- , werk- een leefmilieu.

Geprint op: 16-01-2025 11:25:20 uur

5/6

le

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

op

juistheid

beoordeeld

(geanonimiseerd) door

In deze fase van het traject om te komen tot een nieuwe omgevingsdienst voor de provincie Utrecht zijn de financiële consequenties nog niet inzichtelijk. Uit de rudimentaire begroting blijkt dat de nieuwe dienst in principe betaalbaar is. Wat precies de financiële consequenties per deelnemer zullen zijn, wordt in een later stadium duidelijk. Op dit moment is de planning

dat de ontwerp begroting voor de nieuwe dienst na het zomerreces 2025 voor zienswijzen wordt aangeboden aan de raden en staten. De verdelingsystematiek van de kosten voor de deelnemers wordt vastgelegd in de bijdrageverordening. Deze wordt voor zienswijzen aangeboden. De bijdrage per deelnemer wordt op basis van de bijdrageverordening en de programmabegroting 2026 bepaald. Voorgesteld wordt om de gemeenteraad te adviseren een zienswijze in te dienen ten aanzien van de financiële consequenties van de nieuwe omgevingsdienst. Het is noodzakelijk om hier inzicht

in te

hebben

voordat

kan

worden

besloten

tot

deelname

aan

de

gemeenschappelijke

regeling. Aanpak/uitvoering Als uw college instemt met dit advies dan wordt aan de gemeenteraad voorgesteld om een zienswijze in te dienen ten aanzien van de concept gemeenschappelijke regeling en daarmee bij de stuurgroep te benadrukken dat er duidelijkheid moet zijn over de financiële consequenties voordat besloten kan worden over de toetreding tot de nieuwe gemeenschappelijke regeling. Als de gemeenteraad hier een beslissing over heeft genomen wordt de “Stuurgroep naar één omgevingsdienst in Utrecht” door middel van bijgaande concept brief. Communicatie

“Stuurgroep naar één omgevingsdienst in Utrecht” hoogte gesteld van het besluit van de gemeenteraad. De

Bijlage(n) D.nummer D.287994 D.288072 D.288073 D.288047 D.288043

| Documentnaam

-

Raadsbesluit

Concept stuurgroep Richtingsplan versie 3.0 Ontwerp GR Omgevingsdienst versie

D.288041

Routekaart

D.288040 D.288046

Rudimentaire

fase

2 versie

begroting

3.0 versie 3.0

Addendum

16-01-2025

brief op

de

openbaarmaking | Actieve nvt

-

-

=

3.0

Artikelsgewijze toelichting bij ontwerp Gemeenschappelijke regeling

op:

bijgaande concept

=

brief

D.288044

Geprint

met

Geheimhouding

Raadsvoorstel

Utrecht

wordt

-

e

-

=

11:25:20

uur

6/6