03_ca_beeindiging_beheertaken_stichting_abc_de_schans_per_1_jan_2021_a.pdf

Gemeente Woudenberg

Onderwerp Advies

Collegeadvies Eigen initiatief Postregistratienummer : Zaaknr. 330187 / 026 3960 : Datum inboeken Internet Nee OR Nee Europese regelgeving Nee

Besluitenregistratie : ug . 02 Ja Openbaar naar RAAD Nee Communicatie Nee via COMMISSIE ja Anders: :

Datum 2-12-2020

Beëindiging beheertaken Stichting ABC de Schans per 1 januari 2021 1. Instemmen met de wens van Stichting ABC de Schans om per 1 en deze over januari 2021 de beheertaken bij De Schans te beë te dragen aan de gemeente ; 2. Alle huurovereenkomsten met de verschillende instellingen worden 1 op 1 overgenomen door de gemeente onder de opschortende voorwaarde dat de betreffende ( onder- )huurders met de contractsovername van de huurovereenkomsten hebben ingestemd ; 3. Instemmen met de beëindiging van de hoofdhuurovereenkomst tussen de gemeente en Stichting ABC De Schans zodra alle ( onder- ) huurders hebben ingestemd met de contractsovername van de huurovereenkomsten ; 4. Instemmen met de beëindiging van de (terug) huurovereenkomst tussen Stichting ABC De Schans en de gemeente ; 5. De overeenkomst beheer met firma V.O.F. J. van Baaren wordt 1 op 1 overgenomen door de gemeente . De firma V.O.F. van Baaren blijft de schoonmaak en dagelijks beheer bij De Schans voor de gemeente uitvoeren conform de overeenkomst; 6. Vanaf 1 januari 2021 wordt de exploitatie ( w.o. administratie ) van De Schans uitgevoerd door de gemeente ; 7. Beheer van maatschappelijk vastgoed evalueren en indien nodig herijken ; 8. Collegeadvies ter kennisname naar de raad . Pho

Ambtenaar A. van de Bovenkamp Additioneel Advies

Griffier

Afdelings hoofd

Paraaf:

N.V.T. Burgemeester Wethouder Wethouder Wethouder Secretaris

Conform advies

Bespreken

Geprint op : 02-12-2020 15: 37 : 14uur

Datum

Opmerkingen

0:00 3 B& W Route DIV\B& W 1 december 01.

Datum vergadering B & W : 1-12-2020 Besluit: Openbare B & W besluitenlijst 1 december 2020 Akkoord met advies

Retour naar afdeling op : Ter archivering aangeboden op :

Agendapunt: 0.1

- 2 DEC. 2020

Geprint op : 02-12-2020 15:37: 14uur

0:00 3 B& W Route DIV\B& W 1 december 01.

Inleiding In het centrum van Woudenberg is in 2006-2008 het multifunctioneel centrum De Schans gebouwd . De gemeente Woudenberg en Woningbouwvereniging de Vooruitgang wilde samen het terrein de Schans herstructureren en er een woonzorgzone realiseren . Het centrum is een combinatie van woningen en voorzieningen voor zorg en welzijn multifunctioneel een functie kennen voor zowel de bewoners van het gebied alsook voor alle inwoners, die van Woudenberg . In het multifunctioneel centrum zijn de volgende voorzieningen opgenomen : Activiteitencentrum . Dit centrum beschikt over ruimten voor activiteiten van diverse organisaties, Stichting Welzijn Ouderen (SWO) , thuiszorg en zorginstellingen, ouderenbonden e.a. Coördinatiecentrum . Hierin zal o.a. een één - loket functie ( Wmo- loket) worden gehuisvest voor Wonen , Zorg , Welzijn en Dienstverlening. Medisch centrum ( zorgkruispunt) , waarin o.a , praktijkruimten van huisartsen , en fysiotherapie gerealiseerd zullen worden . . tandartsen Kantoorruimten van woningbouwvereniging De Vooruitgang De gemeente werd eigenaar van de ruimten van Activiteitencentrum De Schans en Loket De Kleine Schans. De gemeente heeft toen afspraken gemaakt met de beoogde huurders over huur, beheer en gebruik van deze ruimten .

Hiervoor heeft Hospitality Consultants een Beheerplan De Schans opgesteld dat de opzet en uitvoering van het beheer van het Activiteitencentrum en het Loket beschrijft. Op 24 april 2007 hebben betrokken partijen een intentieovereenkomst getekend waarin partijen overeen zijn gekomen dat de opzet zal worden gevolgd en dat zij bekend zijn met de omschreven uitgangspunten en randvoorwaarden en de te verwachten consequenties van de exploitatie van de accommodatie . Ook hebben zij verklaard de in het beheerplan verwoorde opzet, doelstelling en uitgangspunten te onderschrijven en te integreren in hun eigen beleid . Dit met als doelstelling om vanuit de gezamenlijkheid optimaal bij te dragen aan het gebruik van het Activiteitencentrum en Loket . Zij hebben tevens verklaard te zullen meewerken om te komen tot een passende definitieve overeenkomst voor gebruik, beheer en exploitatie . Bij de realisering van multifunctioneel centrum De Schans in 2008 is door de gemeente aan het bestuur van Stichting ABC ( De Camp ) gevraagd ook het beheer van de Schans uit te voeren . Stichting ABC ( De Camp) heeft hiervoor een nieuwe Stichting ABC de Schans opgericht. Voor het beheer, gebruik en de schoonmaak van de ruimten is de nieuwe stichting een overeenkomst aangegaan met firma Van Baaren . Fa . Van Baaren heeft hiertoe toen een offerte opgesteld .

Deze firma draagt ook zorg voor het beheer, gebruik en de schoonmaak van Sport- en cultureel De Camp . Stichting ABC de Schans heeft eind 2019 , via de voorzitter, aan de gemeente medegedeeld dat het bestuur van de Stichting haar taken wil neerleggen en dat zij de Stichting willen opheffen . Het bestuur van de Stichting vindt dat zij weinig toegevoegde waarde hebben betreffende het beheer bij de Schans . Het bestuur van de stichting vindt dat zij niet veel meer zijn dan een administratieve schakel tussen huurders en de gemeente . De incidentele verhuur is ook minder dynamisch dan destijds is gedacht. De stichting wil graag de beheertaken overdragen aan de gemeente . De gemeente heeft eind 2019 aan de Stichting gevraagd haar taken nog 1 jaar uit te voeren aangezien een overdracht de nodige tijd kost en zorgvuldig moet gebeuren . Daarnaast wil de gemeente ook kijken of er andere geschikte partijen zijn die de beheertaken eventueel zouden kunnen overnemen . Centrale vraag Kunt u instemmen met de wens van Stichting ABC de Schans om per 1 januari 2021 de beheertaken bij De Schans te beëindigen en deze over te dragen aan de gemeente. Beoogd resultaat (wat) Opheffen Stichting ABC de Schans per 1 januari 2021 ; Overdracht beheer de Schans aan de gemeente . Geprint op : 02-12-2020 15:37:14 uur

Kader

Hoofdhuurovereenkomst tussen de gemeente en Stichting ABC De Schans d.d. 25 maart 2008 ; Acht onderhuurovereenkomsten tussen Stichting ABC de Schans en de verschillende instellingen ; (Terug )huurovereenkomst tussen Stichting ABC De Schans en de gemeente ; Overeenkomst beheer tussen Stichting ABC de Schans en firma V.O.F. J. van Baaren d.d. 29 september 2009 ; Nota maatschappelijk vastgoedbeleid 2015 . Argumenten Stichting ABC de Schans heeft eind vorig jaar aan de gemeente medegedeeld dat zij wilden stoppen met het beheer van De Schans (eigenaarsgedeelte van de gemeente ). Per brief is dit verzoek in augustus 2020 bij de gemeente binnengekomen ( zie bijlage ). Intern is binnen gemeente via de werkgroep (gebouwenbeheer, juridisch en financiën ) gekeken naar mogelijkheden om het beheer van De Schans over te dragen aan een andere Stichting , een VVE kantoor of een makelaar. Bij het zoeken naar een andere beheerder zijn de volgende overwegingen meegenomen : Plaatselijke stichtingen met administratieve kennis ; Behoud van de huidige dagelijkse beheerder firma Van Baaren ; . Administratieve lasten voor de huidige huurders mogen niet te veel stijgen .

Echter de werkgroep kwam tot de conclusie dat de gemeente het meest geschikt is om het beheer over te nemen aangezien de gemeente eigenaar is, de administratieve kennis is huis heeft , de huidige dagelijkse beheerder kan behouden en de administratieve lasten voor de huurders kan beperken . Daarnaast hebben alle huurders (maatschappelijke instellingen ) nu al een relatie met de gemeente. De voor- en nadelen van eigen beheer door de gemeente bij De Schans zijn : Voordelen : Nadelen : Extra administratieve lasten voor de Schoonmaak en dagelijks beheer kan gemeente ( uitbestede werkzaamheden bij firma Van Baaren blijven . Is een bij plaatselijke stichtingen komen plaatselijke ondernemer die verzekerd blijft van structurele omzet. terug bij de gemeente) Meer duidelijkheid wie verantwoordelijk is voor (groot) onderhoud binnenkant gebouw ( is onduidelijk in de huidige constructie ) Kortere lijnen tussen de gebouwbeheerder ( gemeente) en dagelijks beheer ( firma Van Baaren ) Korte lijn tussen gemeente en huurders (hierdoor kunnen huurders beter betrokken worden bij gemeentelijke activiteiten ) Kijken naar het vastgoedbeleid van de gemeente komen er steeds meer beheer werkzaamheden van gemeentelijke gebouwen terug naar de gemeente . Nu is het beheer van DE Schans en afgelopen jaar het beheer van Uitvaartcentrum Henschoten . Op korte termijn is dit de beste oplossing .

Maar hoe borgen wij het beheer op lange termijn ? Gezien deze tendens is evaluatie en herijking van beheer maatschappelijk vastgoed nodig . Duurzaamheid en Inclusie Van belang is dat de beheerder van de Schans maatschappelijk betrokken is , aandacht heeft voor duurzaamheid en financieel weerbaar is . Geprint op : 02-12-2020 15:37:14 uur

Maatschappelijke participatie De overdracht van de beheertaken van Stichting ABC naar de gemeente heeft de instemming van de huurders en de firma V.O.F. J. van Baaren . Beoogd resultaat ( hoe) Door een interne werkgroep (gebouwenbeheer, juridisch en financiën ) zijn , in samenwerking met Stichting ABC de Schans, de voorbereidingen voor de overdracht opgepakt. De actiepunten voor de overdracht die opgepakt worden zijn : Stichting ABC de Schans (actie Stichting ) ; . Opheffen Overzetten onderhoudscontracten van Stichting ABC de Schans naar de gemeente ( actie Stichting en gemeente ); Contractsovername van de acht onderhuurovereenkomsten van Stichting ABC de Schans naar de gemeente (actie Stichting en gemeente ) ; Beëindiging van de hoofdhuurovereenkomst tussen de gemeente en Stichting ABC De Schans en de (terug)huurovereenkomst tussen Stichting ABC De Schans en de ; • gemeente Overzetten contract beheer van Baaren van Stichting ABC de Schans naar de gemeente ( actie Stichting en gemeente) ; Overdracht administratie van Stichting ABC de Schans naar de gemeente per 1 januari 2021 ( actie Stichting en gemeente) De schoonmaak en het dagelijks beheer blijft in handen van firma V.O.F.J. van Baaren , waarbij er periodiek afstemming is met team gebouwenbeheer van de gemeente . De administratie wordt door de gemeente gedaan .

Dit betreft de volgende werkzaamheden : Jaarlijks opstellen (eenvoudige) begroting en jaarrekening . Hiervoor worden de formats van Stichting ABC gebruikt; Maandelijks versturen huurnota's ; Opstellen huurcontracten ( indien er wijzigingen plaatsvinden bij huurders ). De begroting en jaarrekening worden jaarlijks in het gebruikersoverleg (gemeente , huurders en firma V.O.F. van Baaren ) vastgesteld . Juridisch Alle door Stichting ABC De Schans gesloten onderhuurovereenkomsten zijn gesloten onder het regime van artikel 7 : 230a BW (overige bedrijfsruimtes/kantoorruimtes) en conform het zogenaamde ROZ- model . De rechtsverhoudingen van deze onderhuurovereenkomsten gaan niet automatisch over naar een nieuwe verhuurder indien slechts Stichting ABC De Schans en de gemeente een overeenkomst voor overgang van de contracten met elkaar sluiten . Voor een rechtsgeldige overname van de rechten en verplichtingen van de onderhuurovereenkomsten is ook de medewerking nodig van de (onder-) huurders. Aldus zijn er voor de acht onderhuurovereenkomsten ( inclusief bijbehorende allonges) zes contractovername- overeenkomsten opgesteld . Deze contractsovername -overeenkomsten zullen door Stichting ABC De Schans, de onderhuurders en de gemeente Woudenberg ondertekend moeten worden .

Zodra de overdracht van de rechten en verplichtingen van alle onderhuurovereenkomsten aan gemeente Woudenberg hebben plaatsgevonden, kan de hoofdhuurovereenkomst met Stichting ABC De Schans beëindigd worden . De (terug) huurovereenkomst tussen Stichting ABC De Schans en de gemeente zal ten gevolge van de beëindiging van de beheertaken door Stichting ABC De Schans door partijen kunnen worden beëindigd . Financiële consequenties Het overdragen van de beheertaken van Stichting ABC de Schans naar de gemeente heeft geen financiële consequenties voor de begroting van de gert ente . De exploitatie van De Schans wordt per 1 januari 2021 overgenomen door de gemeente . Deze werkzaamheden worden door team Financiën van de gemeente, binnen bestaande formatie, uitgevoerd. De uitvoeringskosten (geschat op 40 tot 60 ambtelijke uren ) worden jaarlijks in rekening gebracht bij de huurders. Via de begroting en jaarrekening worden de ambtelijke uren inzichtelijk Geprint op : 02-12-2020 15:37:14 uur

gemaakt en doorbelast . In de begroting 2021 is een bedrag geraamd van € 6.250 voor administratiekosten . De Stichting ABC de Schans heeft op dit moment een eigen vermogen van € 45.000 . Hiervan bedraagt € 25.000 startkapitaal welke teruggestort gaat worden naar de gemeente (dit bedrag staat bij de gemeente op de balans) . De overige € 20.000 betreft een reserve die opgebouwd is uit de exploitatieresultaten van de afgelopen jaren . Deze opgebouwde reserve dient nog een bestemming te krijgen . Wij stellen voor dit bedrag aan de reserve onderhoud gebouwen toe te voegen als dekking voor (groot) onderhoud binnenkant gemeentelijke eigenaarsgedeelte gebouw De Schans. De afwikkeling van het eigen vermogen zal worden verwerkt in de jaarrekening 2020 van De Schans ( planning voorjaar 2021 ) . Aanpak/ ultvoering Voor.

de overdracht zijn de volgende acties in gang gezet; Overzetten onderhoudscontracten van Stichting ABC de Schans naar de gemeente ; Overzetten huurcontracten van Stichting ABC de Schans naar de gemeente ; Beëindiging van de hoofdhuurovereenkomst onder de opschortende voorwaarde dat alle onderhuurders met de contractsovername hebben ingestemd en de terug ) huurovereenkomst tussen de gemeente en Stichting ABC De Schans ; + (Overzetten contract beheer van Baaren van Stichting ABC de Schans naar de gemeente ; Overdracht administratie van Stichting ABC de Schans naar de gemeente; Via portefeuillehouders overleg wordt de wethouder Gebouwenbeheer / Financiën geïnformeerd over de voortgang en afwikkeling van de overdracht; Naast de overdracht is het van belang dat het beheer van het maatschappelijk vastgoed wordt geëvalueerd en indien nodig wordt herijkt. Op dinsdag 1 december 2020 is er een gebruikersoverleg tussen Stichting ABC de Schans, de huurders, firma V.O.F. J. van Baaren en de gemeente . In dit overleg wordt de begroting 2021 vastgesteld en worden de huurders, bij positief besluit van het college , verder geïnformeerd over de overdracht. Conclusie U wordt geadviseerd in te stemmen met de beëindiging van de beheertaken De Schans door Stichting ABC . De beheertaken worden per 1 januari 2021 overgenomen door de gemeente.

Het dagelijks beheer en schoonmaak worden per 1 januari 2021 , in opdracht van de gemeente, uitgevoerd door firma V.O.F. I. van Baaren en de exploitatie van De Schans wordt uitgevoerd door de gemeente. Het is van belang dat het beheer van het maatschappelijk vastgoed wordt geëvalueerd en indien nodig wordt herijkt. Communicatie Huurders, firma V.O.F ) . van Baaren en de leveranciers (onderhoudscontracten) zijn geïnformeerd of nauw betrokken inzake de overdracht. Bijlage ( n ) Brief Stichting ABC overdracht beheer De Schans d.d. 5 augustus 2020 .

Geprint op : 02-12-2020 15:37:14 uur

2.330187 / 3.20396)

stichting Accommodaties voor Binnensport & Cultuur

Aan de heer A. van de bovenkamp Gemeente Woudenberg (verzonden per mail: a.v.d.bovenkamp@woudenberg.nl) Datum: 5 augustus 2020 Betreft: overdracht beheer De Schans Geachte heer Bovenkamp, Op 17 november 2020 wordt voor de laatste keer het gebruikersoverleg georganiseerd door het bestuur van Stichting ABC de Schans. In dit overleg zullen de huurders geïnformeerd moeten worden hoe de Gemeente Woudenberg het beheer in de toekomst organiseert en wie daarbij in de praktijk een rol spelen. Omdat wij tot op heden geen zicht hebben in de ondernomen menen wij er goed aan te doen onderstaand een overzicht te geven van de contracten diestappen zullen worden overgedragen : Contracten met leveranciers: 1. Schoonmaak en beheer door ). van Baaren 2. Energielevering door Eneco. inkoop van energie is opgenomen in een collectief inkoopcontract met Stichting ABC 3. Netbeheer door Stedin en Jouiz 4. Levering water door Vitens 5. Gebruik boekhoudsysteem Asperion /de Vries & Nell 6. Onderhoudscontract installaties met Intechpro Contracten met huurders: 1. GGD Regio Utrecht 2. Reinaarde 3. Stichting Welzijn Ouderen 4. Gemeente Woudenberg 5. Beweging 3.0 6. Zorggroep Charim 7. Podotherapeutisch Centrum Rondom 8 . Meander Medisch Centrum (onderhuurder GGD) 9. Adviescentrum voor voeding en diëten (onderhuurder SWO

De ontbinding van de stichting ABC De Schans zal plaatsvinden conform artikel 11 van de oprichtingsakte. Een eventueel batig saldo zal conform artikel 11 lid 6 worden besteed overeenkomstig het doel van de stichting. Om de overdracht zo goed mogelijk te laten verlopen dringen wij erop aan op korte een overleg te hebben om concrete afspraken te maken omtrent de overdracht. Wij verzoeken contact op te nemen met de secretaris voor een werkafspraak. Met vriendelijke groet, Stichting ABC de Schans J. Ravestein , voorzitter

C. van de Vendel,