03.a Jaarplan griffie Woudenberg 2024.pdf

JAARPLAN GRIFFIE 2024 Gemeente Woudenberg

1 Jaarplan griffie Woudenberg 2024

Voorwoord De gemeenteraad heeft op 23 november 2023 de ‘Instructie voor de griffier’ vastgesteld. Op basis daarvan biedt de griffier de gemeenteraad in principe elk jaar een jaarplan aan, zodat de gemeenteraad inzicht heeft in de plannen van de griffie over hoe zij denkt de gemeenteraad zo optimaal mogelijk te gaan faciliteren in het komend jaar. Het jaarplan 2024 is het eerste jaarplan van de griffie Woudenberg. Hierin geven we inzicht in waar de griffie in 2024 extra tijd aan wil gaan besteden. Verder in dit jaarplan een korte terugblik op het jaar 2023 met de griffiewisseling. In de bijlage staat wat de reguliere taken zijn van de griffie met de omschrijving van de organisatie.

“Een raad die zichzelf serieus neemt en ambities heeft investeert ons inziens in een goede, toekomstbestendige, volwaardige griffie.” (uit de – overigens geheime – notitie van de werkgeverscommissie voor de raad van 2 februari 2023. We willen dan ook werken aan een toekomstbestendige griffie voor Woudenberg, waarbij het wat ons betreft gaat om: verbeteren (basis op orde), vernieuwen (veranderende positie van de raad in de samenleving) en verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners). We geven met gezond verstand en veel positieve energie uitvoering aan de ambitie van de raad om meer te doen aan participatie. Dit doen we realistisch en dus stapsgewijs. De te ondernemen acties vinden plaats naast de reguliere werkzaamheden (zoals beschreven in de bijlage). We zoeken hierbij stabiliteit en verankering van de werkwijze. Dit jaarplan is een leidraad in het gesprek met de werkgeverscommissie en geeft een helder beeld wat de raad van de griffie mag verwachten in 2024 en tevens is het de basis voor de werkwijze van de griffie. Dit jaarplan is besproken met de werkgeverscommissie, waarna de werkgeverscommissie het heeft aangeboden aan het presidium en ter kennisname aan de gemeenteraad. De griffie is altijd bereid om in gesprek te gaan over de inhoud van dit plan.

Eventuele aanpassingen zullen in overleg met de werkgeverscommissie worden doorgevoerd en ter bespreking aan het presidium worden voorgelegd.

Sandra Lenderink en Janneke Vos Griffier en griffie-medewerker / plv. griffier gemeenteraad Woudenberg December 2023

2 Jaarplan griffie Woudenberg 2024

1. 2024 Op 2 februari 2023 heeft de raad de financiële middelen beschikbaar gesteld voor een toekomstbestendige Woudenbergse griffie. Uit de behandeling van het raadsvoorstel kwam het beeld naar voren, dat er behoefte is aan verbetering van de toerusting van gemeenteraadsleden. De werkdruk van raadsleden is erg hoog. Verbetering hiervan zal vooral in de ondersteuning gaan zitten, onder andere door de griffie. Een griffie die werkelijk werk uit handen neemt en de meest praktische ondersteuning biedt, door eenvoudig een antwoord op je vraag te geven, een advies te geven of een basis te leggen voor een motie of een amendement. Daarnaast heeft de raad vooral behoefte aan een strategische griffier: iemand die strategisch inzicht heeft en biedt en strategisch adviseert. De complexiteit van het werk van raadsleden en daarmee van de griffie neemt toe en vraagt veel van (raadsleden en daardoor) de griffie. Dat vraagt om een proactieve griffier en een griffie die meer is dan een doorgeefluik van stukken vanuit het college en van derden. Om de raad en de door de raad ingestelde commissies en werkgroepen goed te kunnen ondersteunen, staan bij de griffie de volgende kernwaarden centraal: -

Verbeteren (basis op orde) Vernieuwen (invulling geven aan veranderende positie van de raad in de samenleving) Verbinden (tussen raad, college, ambtelijke organisatie en inwoners)

In de volgende paragrafen zijn de doelstellingen uiteengezet, die de griffie het komende jaar voor de raad wenst uit te voeren, waar relevant met een doorkijk naar de periode daarna. De uit te voeren acties vinden plaats naast de reguliere taken, zoals vermeld in de bijlage. Niet alles kan derhalve tegelijk worden opgepakt. In overleg met de werkgeverscommissie blijft er ruimte voor aanpassing in de prioritering dan wel het opnemen van nieuwe acties.

1.1 Verbeteren In 2023 zijn op initiatief van de werkgroep Able To Be Seen (ATBS) diverse pilots uitgevoerd met als doel om de raad effectiever en efficiënter te laten vergaderen en om inwoners meer te betrekken bij de gemeenteraad. Deze pilots dienen geëvalueerd te worden en het Reglement van Orde (RvO) voor de raad en de Verordening op de raadscommissie zullen op de uitkomsten van deze evaluatie moeten worden aangepast.

Waar voorheen de commissie- en de raadsvergaderingen nog wel eens gericht waren op een vraag en antwoord tussen raad en college, wordt steeds meer het belang gezien van met elkaar tot de juiste besluitvorming komen. Dit bereik je door met elkaar het debat te voeren en gezamenlijk tot een resultaat te komen. Het is de wens van het presidium om de raad te ondersteunen en trainen om het juiste debat te voeren. De griffie stelt voor om dit te doen door middel van een debattraining in 2024. 3 Jaarplan griffie Woudenberg 2024

Hiernaast wordt in 2024 de basis gelegd voor een continu opleidingsplan voor raads- en commissieleden.

Er is aandacht voor de ontwikkeling van de kennis en deskundigheid van zowel de griffier als de griffiemedewerker. De griffier neemt deel aan de griffiersoverleggen die in de Griffierskring UtrechtOost worden georganiseerd. Daarnaast woont ze het jaarlijkse congres van de Vereniging voor griffiers bij en neemt ze gemiddeld eens per kwartaal deel aan een bijeenkomst, georganiseerd door de Vereniging voor Raadsleden (bijvoorbeeld over burgerparticipatie). In gesprekken met de werkgeverscommissie is er blijvend aandacht voor de professionele ontwikkeling van de griffie.

Op 23 november 2023 heeft de raad de gedragscodes integriteit vastgesteld. Hierin is bepaald dat de gemeenteraad met de burgemeester afspraken maakt over: a. de periodieke bespreking van het onderwerp integriteit in zijn algemeenheid en van de gedragscode in het bijzonder; b. de periodieke bespreking van het overzicht van nevenfuncties en neveninkomsten in de raad; c. de processtappen die worden gevolgd in geval van een vermoeden van een integriteitschending van een politieke ambtsdrager van de gemeente; Deze afspraken worden vastgelegd in een bijlage die onderdeel uitmaakt van de gedragscode. Hoe dit vormgegeven gaat worden, wordt uitgewerkt in een voorstel/memo in Q1 2024.

Anno 2023 is de website gekoppeld aan het vergadersysteem van GemeenteOplossingen (GO). De audio-apparatuur is geplaatst door Heuvelmans. Helaas is het de afgelopen maanden (zelfs jaren) regelmatig voorkomen dat die beide systemen niet of onvoldoende met elkaar communiceerden, waardoor vergaderingen niet online te volgen waren en er geen audioverslag van die vergaderingen beschikbaar was. De wens is om te komen tot een goed functionerend vergadersysteem met uitzenden in beeld en geluid. Hiervoor zal allereerst aan de raad worden voorgesteld om een krediet beschikbaar te stellen, waarna een offertetraject zal worden doorlopen.

Het blijkt dat onze ‘Verordening rechtspositie wethouders, raads- en commissieleden gemeente Woudenberg’ (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR385034) nog uit 2015 stamt, terwijl er in 2019 door een aantal wijzigingen al een nieuwe modelverordening is uitgebracht door de Vereniging voor Nederlandse Gemeenten (VNG). Er dient een actuele verordening rechtspositie raads- en commissieleden te komen, die recht doet aan wet- en regelgeving en de huidige praktijk.

4 Jaarplan griffie Woudenberg 2024

1.2 Vernieuwen De raad kan versterkt worden in haar kaderstellende, volksvertegenwoordigende en controlerende rol. De langetermijnagenda (LTA) is hierbij een sturingsinstrument dat zicht en grip geeft op de meerjarenplanning. Met name bij meerjarige projecten kan hiermee inzicht gegeven worden hoe een proces verloopt en wanneer de raad hierbij aan zet is. De LTA is wel een levend document en behoeft geregeld aandacht en bijstelling. In eerste instantie zal dit geagendeerd worden bij de agendacommissie.

Participatie krijgt een steeds belangrijkere rol in de besluitvormingsprocessen van de gemeente. Het college zal hiervoor een beleidskader en een participatieverordening voorleggen. Door dit onderwerp standaard te agenderen in de driehoek en het Presidium kunnen hierin keuzes gemaakt worden; welke onderwerpen zijn hiervoor geschikt en welke trede van de participatieladder is hier gewenst. Dit is echter niet het eindstation. Hierin kunnen de komende jaren stappen gezet worden waarbij nadrukkelijk de samenwerking met het college en de ambtelijke organisatie gezocht wordt. De rol van de raad in participatietrajecten zal worden uitgewerkt, volgend op de participatieverordening die het college in 2024 aan de raad voorlegt.

In de gewijzigde Wet op de Gemeenschappelijke Regelingen zijn diverse instrumenten opgenomen om grip en zicht te houden op de gemeenschappelijke regelingen. Op initiatief van de raadsrapporteurs van de Veiligheidsregio Utrecht (VRU) van de gemeente Zeist heeft op 30 oktober 2023 een eerste bijeenkomst van VRU-raadsrapporteurs en woordvoerders veiligheid plaatsgevonden. Hier werd een sterke en breed gedeelde wens gevoeld om als raden, o.a. door de inzet van raadsrapporteurs, meer contact met elkaar te hebben over VRU-aangelegenheden. De griffie van Zeist heeft aangeboden om als eerste de ‘secretarisfunctie’ voor de samenwerking van de aangesloten raden ten aanzien van de VRU op zich te nemen. Het idee is geopperd dat de verschillende griffies een gemeenschappelijke regeling (GR) qua secretarisfunctie ‘adopteren’ richting de aangesloten raadsrapporteurs en zo het werk verdelen. De griffier neemt deel aan vervolgoverleggen in dit verband.

Bij een duurzaam toekomstbestendige griffie hoort ook dat we vooruitkijken naar onze opvolging. We willen in 2024 starten met het werken aan verjonging en vernieuwing door een stageplek te bieden aan iemand die griffie(medewerke)r wil worden. Door jonge mensen het vak in de praktijk te leren hopen we, op het moment dat het nodig is, voor onze opvolging te kunnen putten uit een groep jonge, potentiële kandidaten.

1.3 Verbinden Voor de gemeente is een belangrijke rol weggelegd in het activeren en stimuleren van participatie in de zin van: burgers actief maken en zorgen dat ze elkaar ontmoeten en actief aan de slag gaan met wat voor hen belangrijk is. Daarbij hoort een gemeente die benaderbaar en aanspreekbaar is en die wordt herkend door alle inwoners. Een goed en levendig debat draagt hier zeker aan bij, maar is dit ook direct zichtbaar? 5 Jaarplan griffie Woudenberg 2024

Er is op dit moment geen actieve raadscommunicatie; slechts de agenda’s van de commissie- en raadsvergaderingen worden gepubliceerd, en hierover wordt bericht op Facebook en in het gemeentenieuws. Sinds oktober 2023 wordt daarnaast ongeveer wekelijks een bericht op X geplaatst door de griffie, waarbij in eerste instantie aandacht wordt gegeven aan de raads- en commissievergaderingen en de raadsinformatiebijeenkomsten. In november 2023 is op initiatief van de werkgroep ATBS de pilot Open Microfoon gestart. Deze pilot loopt tot en met april 2024 en zal daarna worden geëvalueerd. Ieder jaar wordt op 15 september de Dag van de Democratie gevierd. Onze gemeente heeft daar nog niet eerder iets aan gedaan. De Dag voor Democratie biedt gemeenten en provincies een mooie gelegenheid om de betrokkenheid bij de lokale democratie te vergroten. In 2024 valt 15 september op een zondag. Festiviteiten kunnen dan bv op de vrijdag of zaterdag worden georganiseerd. De handleiding van ProDemos biedt ideeën. De griffie zal in 2024 alert blijven op mogelijkheden om participatie te vergroten, de bekendheid van de raad en raadsleden te vergroten, de raad te positioneren en verbinding te leggen met inwoners, bedrijven en organisaties.

Overzicht activiteiten 2024 Verbeteren Vernieuwen Verbinden

6 Jaarplan griffie Woudenberg 2024

Activiteit Aanpassen RvO voor de raad en de Verordening op de raadscommissie Debattraining Ontwikkeling kennis en deskundigheid griffie Afspraken naar aanleiding van gedragscode integriteit Raadsvoorstel krediet voor nieuw Audio-/Videosys teem Offertetraject nieuw Audio-/Videosys teem Verordening rechtspositie raads- en commissieleden LTA Uitwerking rol raad in participatietraje cten Vervolg samenwerking GR-en Stageplek bieden Evaluatie pilot Open Microfoon Dag van de Democratie Alert op

Q1

X

Q2 X

Q3

Q4

X

X X

X X

X

X

X

X

X

X

X

X X

X X

X

X

X

X

X

X

X X X

X

7 Jaarplan griffie Woudenberg 2024

X

X

mogelijkheden om participatie en bekendheid te vergroten, de raad te positioneren en verbinding te leggen met inwoners, bedrijven en organisaties

8 Jaarplan griffie Woudenberg 2024

3. Terugblik 2023 De huidige werkgeverscommissie is sinds 23 februari 2023 operationeel. De huidige griffier zit sinds 1 mei 2023 in haar functie, de griffiemedewerker / plaatsvervangend griffier sinds 1 juli 2023. De werkgeverscommissie komt minimaals eens per kwartaal bijeen.

In 2023 heeft de griffie de volgende raadsdocumenten opgeleverd: -

Voorstel toekomstbestendige griffie (februari) Verordening klankbordcommissie (maart) Verordening agendacommissie (maart) Benoeming en ontslag griffie (maart) Benoeming plaatsvervangend commissielid Voets (april) Verlenging ontheffing vereiste van ingezetenschap wethouder mevrouw D.J. De Kruif (april) Benoeming griffiemedewerker / plaatsvervangend griffier (juni) Toelating en beëdiging nieuw raadslid Houtsma (september) Benoeming plaatsvervangend commissielid Radstaake (september) Instellen gemeentelijke rekenkamer (september) Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad (oktober) Verordening op de raadscommissie (oktober) Gedragscodes integriteit (november) Benoeming plaatsvervangend commissielid Smit (november) Instructie voor de griffier (november)

Daarnaast heeft de raad sinds eind september een eigen account op X (voorheen Twitter): @raadwoudenberg.

9 Jaarplan griffie Woudenberg 2024