02.b Spoorboekje 2023 P&C producten Woudenberg.pdf

Spoorboekje 2023 P&C-producten

Gemeente Woudenberg

Spoorboekje 2023 P&C-producten

Pagina 2

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

Inhoud pagina 1. Inleiding

4

2. De P&C-cyclus in 2023/2024

5

3. Toelichting P&C-producten

6

4. Planning P&C-producten 2023

9

5. Protocol samenstellen financiële stukken

15

6. Budgethoudersregeling

16

7. Belangrijke data beantwoording technische vragen – kadernota

17

8. Belangrijke data beantwoording technische vragen – begroting

18

9. Overzicht gemeenschappelijke regelingen

19

Pagina 3

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

1. Inleiding Sinds 2001 wordt op het gebied van planning & control binnen de gemeente Woudenberg gewerkt volgens het spoorboekje P&C-producten. Het spoorboekje 2023 bevat een uitwerking van de P&Cproducten voor de periode 2023/2024 met als doel dat de financiële stukken op tijd, volledig en betrouwbaar worden aangeboden voor besluitvorming aan de raad. Op deze wijze wordt tevens vorm en inhoud gegeven aan de sturing, beheersing en verantwoording binnen de gemeente Woudenberg. Het spoorboekje 2023 bevat de volgende onderdelen: • de P&C-cyclus in 2023/2024; • toelichting P&C-producten; • planning P&C-producten in 2023; • budgethoudersregeling; • voorbeeld protocol samenstellen financiële stukken; • belangrijke data voor de beantwoording van de technische vragen bij de kadernota en de begroting; • overzicht gemeenschappelijke regelingen.

Pagina 4

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

2. De P&C-cyclus in 2023/2024 In dit onderdeel wordt de P&C-cyclus voor 2023/2024 uiteengezet. Voordat op de P&C-producten zelf wordt ingegaan, wordt een wijziging in de P&C-cyclus voorgesteld en worden de gehanteerde uitgangspunten weergegeven. Wijziging in de P&C-cyclus Sinds een paar jaar wordt binnen de P&C-cyclus gewerkt met drie tussentijdse financiële rapportages, namelijk: 1. eerste tussentijdse financiële rapportage (raad juni); 2. zomernota of zomerbrief (raad september); 3. financiële najaarsrapportage (raad december). Vanaf 2023 willen we het aantal tussentijdse (financiële) rapportages terugbrengen van drie naar twee. We halen de beleidsmatige tussentijdse rapportage (Zomernota) naar voren, van na de zomer (september), naar voor de zomer (juni) en ten tweede willen we effectiever omgaan met de beschikbare capaciteit binnen de organisatie. Vanaf 2023 worden nog twee tussentijdse rapportages ter besluitvorming voorgelegd aan de raad. Namelijk de voorjaarsrapportage en de financiële najaarsrapportage. De voorjaarsrapportage zal beleidsmatig en financieel zijn en de financiële najaarsrapportage alleen financieel. De zomernota of zomerbrief komt met ingang van 2023 te vervallen. Het MT en de portefeuillehouder Financiën kunnen zich vinden in dit voorstel.

Uitgangspunten voor de cyclus in 2023/2024 zijn: • de grondexploitaties worden in de raad van april 2023 behandeld; • de meerjarenprognose grondbedrijf is onderdeel van de kaderbrief; • gelijktijdig met de kadernota wordt de voorjaarsrapportage behandeld; • de tussentijdse rapportage direct na de zomer (zomerbrief) komt te vervallen; • in de raad van december wordt een financiële najaarsrapportage aangeboden met een vooruitblik op het te verwachten jaarresultaat van het betreffende kalenderjaar. De gemeente Woudenberg werkt in 2023/2024 met de volgende P&C-producten: P&C-producten 2023 Grondexploitaties Spoorzone A2, Nijverheidsweg en Hoevelaar fase 1 (besluitvorming nieuwe grondexploitatie Hoevelaar fase 2 is in maart 2023) Jaarrekening 2022 Kadernota 2024-2027 Voorjaarsrapportage 2023 Meerjarenprognose grondbedrijf (onderdeel van de kadernota) Begroting 2024-2027 Financiële najaarsrapportage 2023 2024 Grondexploitaties Spoorzone A2, Nijverheidsweg, Hoevelaar fase 1 en Hoevelaar fase 2 Jaarrekening 2023

Pagina 5

Besluitvorming in raad april 2023 juni 2023 juni 2023 juni 2023 juni 2023 oktober 2023 december 2023 april 2024 juni 2024

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

3. Toelichting P&C-producten Grondexploitaties 2023 In Woudenberg wordt medio januari 2023 met drie grondexploitaties gewerkt. Bij herziene grondexploitaties wordt de meest actuele boekwaarde per 1 januari 2023 gehanteerd. - Spoorzone A2; - Nijverheidsweg; - Hoevelaar fase 1. Daarnaast verwachten we in de loop van 2023 voor het eerst met de grondexploitatie voor Hoevelaar Fase 2 te komen. In de grondexploitaties worden de volgende gegevens opgenomen: - algemene toelichting; - uitgangspunten; - overzicht uitgaven en inkomsten per jaar en per fase; - verschillenoverzicht ten opzichte van vorige grondexploitatie (in het geval van een herziene grondexploitatie); - risico’s en mogelijkheden. In de raadsvergadering van 20 april 2023 worden de grondexploitaties ter besluitvorming voorgelegd. Jaarrekening 2022 In de jaarrekening legt het college aan de raad verantwoording af van het in het afgelopen jaar gevoerde beleid en de realisatie van de gestelde doelen. In de jaarrekening zijn onder andere de volgende onderdelen opgenomen: - inleiding (o.a. samenvatting resultaat); - vaststelling jaarrekening; - overzicht baten en lasten; - vijf beleidsprogramma’s; - algemene dekkingsmiddelen; - zeven paragrafen; - balans; - grondslagen voor waardering en resultaatbepaling; - reserves en voorzieningen; - diverse bij de jaarrekening (toelichtende en) verplichte bijlagen.

De jaarrekening 2022 wordt in de raadsvergadering van 29 juni 2023 ter besluitvorming voorgelegd. Kadernota 2024-2027 De kadernota fungeert als opstap naar de begroting. In de kadernota worden onder andere de volgende elementen opgenomen: - strategiekaart; - inleiding; - doorontwikkeling programmabegroting; - beleidsontwikkelingen; - stand van zaken bezuinigingen Tweede Herstelplan en bezuinigingsdialoog; - stand van zaken Plan van Aanpak Financiële Scan provincie Utrecht; - financiële positie (reserves/weerstandvermogen);

Pagina 6

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

-

meerjarenprognose grondbedrijf; Notitie financiële gezondheid gemeente Woudenberg.

De kadernota 2024-2027 staat geagendeerd voor de raadscommissievergadering van 6 juni 2023 en de raadsvergadering van 29 juni 2023. De raad is tot 30 mei 2023 voor 09.00 uur in de gelegenheid om technische vragen in te dienen bij de organisatie. Op 2 juni 2023 ontvangen de raadsfracties de schriftelijke beantwoording van de technische vragen. Voorjaarsrapportage 2023 Vanaf 2023 gaan we werken met een jaarlijkse voorjaarsrapportage. De voorjaarsrapportage is de vervanger van de eerste financiële tussenrapportage en de Zomernota. In 2023 zal de voorjaarsrapportage nog alleen financieel zijn. Vanaf 2024 zal deze rapportage beleidsmatig en financieel zijn. Vanaf 2024 zal in de voorjaarsrapportage een tussentijdse stand van zaken worden gegeven van de uitvoering van het Coalitieakkoord 2022-2026, inclusief collegewerkprogramma. De voorjaarsrapportage geeft een eerste beeld aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met half april. In de voorjaarsrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: - inleiding; - financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties (betreft : wijzigingen ten opzichte van de primitieve begroting 2023). Wijzigingen in de budgetten groter dan € 10.000 worden toegelicht.

Wijzigingen kleiner dan € 10.000 worden als totaalpost “Overige wijzigingen” verwerkt in deze rapportage en verder niet toegelicht; - stand van zaken lopende investeringskredieten. In de raadsvergadering van 29 juni 2023 wordt de voorjaarsrapportage ter besluitvorming voorgelegd. Begroting 2024-2027 De begroting bestaat uit een beleidsbegroting en een financiële begroting. In de beleidsbegroting staan de beoogde effecten van het beleid centraal en in de financiële begroting de uitvoering van het beleid. De raad autoriseert de beleidsbegroting en het college stelt de financiële begroting vast. Het coalitieakkoord 2022-2026 (inclusief collegewerkprogramma) wordt in deze begroting meegenomen. In de begroting zijn de volgende onderdelen opgenomen: strategiekaart; hoofdlijnen begroting; procedure begrotingsbehandeling; stand van zaken bezuinigingen Tweede Herstelplan en bezuinigingsdialoog; stand van zaken Plan van Aanpak Financiële Scan provincie Utrecht; vijf beleidsprogramma’s; algemene dekkingsmiddelen; zeven paragrafen *; verplichte indicatoren; overzicht baten en lasten; incidentele baten en lasten; overzicht reserves en voorzieningen; belastingtarieven; kerngegevens; EMU-saldo; balansramingen;

Pagina 7

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

-

kosten en opbrengsten per taakveld (BBV-regelgeving).

* De grondprijsbrief 2024 is onderdeel van paragraaf Grondbeleid. In de grondprijsbrief is een overzicht van de richtprijzen voor grondprijzen 2024 opgenomen van de gemeente Woudenberg. De begroting 2024-2027 staat geagendeerd voor de raadscommissievergaderingen van 3 oktober 2023 (beeldvormend) en 10 oktober 2023 (oordeelsvormend) en de raadsvergadering van 26 oktober 2023. Raadsfracties kunnen 25 september 2023 voor 09.00 uur de technische vragen indienen en ontvangen op 29 september 2023 de schriftelijke beantwoording van de vragen. Financiële najaarsrapportage 2023 De financiële najaarsrapportage geeft een doorkijk van de financiële stand van zaken van het hele jaar aan de hand van de werkelijke cijfers tot en met oktober 2023. Hiermee is de najaarsrapportage de voorloper op de jaarrekening en het laatste financiële document gedurende een kalenderjaar waarbij de raad begrotingswijzigingen goedkeurt. In de financiële najaarsrapportage zijn de volgende onderdelen opgenomen: - inleiding; - financiële rapportage inclusief een overzicht met financiële mutaties (betreft : wijzigingen ten opzichte van de voorjaarsrapportage 2023). Wijzigingen in de budgetten groter dan € 10.000 worden toegelicht. Wijzigingen kleiner dan € 10.000 worden als totaalpost “Overige wijzigingen” verwerkt in deze rapportage en verder niet toegelicht; - stand van zaken lopende investeringskredieten.

In de raadsvergadering van 21 december 2023 wordt de financiële najaarsrapportage ter besluitvorming voorgelegd.

Pagina 8

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

4. Planning P&C-producten 2023 In dit onderdeel worden de planningen van de uit te brengen P&C-producten in 2023 in beeld gebracht. Grondexploitaties 2023 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

9 januari – 1 maart 2023 9 januari – 1 maart 2023 9 januari – 1 maart 2023 2 maart 2023

Bepalen boekwaarde per 1-1-2023 per grondexploitatie

Henk1

Opstellen grondexploitaties

Remco / Henk

7 maart 2023 7 maart 2023 9 maart 2023 14 maart 2023 15 maart 2023 16 maart 2023 4 april 2023 20 april 2023

Afstemming grondexploitaties met projectleiders en portefeuillehouder Remco / Henk Verzenden 1e concept grondexploitaties naar B&W, MT en projectleiders (incl. winstneming GREX) Bespreken 1e concept grondexploitaties in B&W Bespreken concept grondexploitaties met MT en projectleiders Verzenden definitieve grondexploitaties naar B&W, MT en projectleiders Bespreken definitieve grondexploitaties in B&W Verzenden grondexploitaties naar griffie, MT en projectleiders Verzenden grondexploitaties naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Remco / Henk B&W / Remco / Henk MT / Remco / Henk Remco / Henk B&W / Remco / Henk Henk Griffie Raadscommissie Raad

1 In dit Spoorboekje P&C-cyclus wordt met Henk, Henk van den Hof bedoeld.

Pagina 9

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

Jaarrekening 2022 Datum (uiterlijk)

Onderwerp A. Jaarrekening

Actie door

22 december 2022 12 januari 2023 16 januari – 3 februari 2023 16 januari 2023 16 januari 2023 16 januari 2023

Communiceren over afsluiting in TIM en afsluiting administratie Versturen uitnodiging budgetgesprekken aan budgethouders Budgetgesprekken

Henk Henk / Aart Budgethouders / Henk / Aart Henk Budgethouders Henk / Linda

3 februari 2023 3 februari 2023 31 januari 2023 3 maart 2023 1 april 2023 1 april 2023 19 april 2023

Begrotingswijzigingen verwerkt t/m raad december in administratie Afsluiten uren in TIM Afsluiting administratie (facturen na deze datum worden verwerkt in 2023) Bijwerken administratie Verwerken facturen Jaardeclaratie btw-compensatiefonds Afsluiten rekening van baten en lasten (producten) Bepalen voorlopig rekeningresultaat Balans en toelichting Boekwerk in concept gereed

Vakteam financiën Gerda Henk Henk / Linda / Hennie Henk / Linda / Hennie Henk / Linda / Hennie Henk / Linda / Hennie

B. Jaarverslag 10 januari 2023 16 januari – 3 februari 2023 6 februari – 24 februari 2023 16 januari – 18 april 2023 16 januari – 18 april 2023 2 maart 2023 14 maart 2023 maart 2023 19 april 2023 25 april 2023 25 april 2023 24 april – 28 april 2023 24 april – 2 mei 2023 3 mei 2023 9 mei 2023 9 mei 2023 8 mei – 12 mei 2023 17 mei 2023 23 mei 2023 24 mei 2023 24 mei 2023 1 juni 2023

7 juni 2023 5 juni 2023 20 juni 2023 29 juni 2023

Pagina 10

Aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Invullen formats

Henk / Aart Budgethouders

Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

Programma-eigenaren / budgethouders Henk / Linda / Aart

Samenstellen jaarverslag Voorbereidingen op te leveren stukken jaarrekening aan accountant

Henk/ Linda/ Hennie / Gerda/ Esther Verzenden conceptteksten beleidsprogramma’s jaarrekening naar P&C- P&C-team/ Henk / Aart team en budgethouders Bespreken conceptteksten beleidsprogramma’s jaarrekening met P&C- P&C-team/ Henk / Aart team Vooroverleg Verstegen Accountants over stand van zaken jaarrekening Verstegen Accountants / Aart / Henk Verzenden concept jaarrekening naar B&W, P&C-team en Aart / Henk budgethouders Bespreken concept jaarrekening in B&W B&W / Aart / Henk Bespreken concept jaarrekening met P&C-team P&C-team / Henk / Aart Accountantscontrole 2022 – week 1 Verstegen Accountants Opstellen infographic jaarrekening Communicatie / Henk Verzenden concept jaarrekening en infographic naar B&W, P&C-team Aart / Henk en budgethouders Bespreken concept jaarrekening en concept infographic in B&W B&W / Aart / Henk Bespreken concept jaarrekening en concept infographic met P&C-team P&C-team / Henk / Aart Accountantscontrole 2022 – week 2 Verstegen Accountants Verzenden definitieve jaarrekening en infographic naar B&W, P&CAart / Henk team en budgethouders Bespreken definitieve jaarrekening en infographic in B&W B&W / Aart / Henk Verzenden jaarrekening naar griffie, P&C-team en budgethouders Aart/ Henk Verzenden jaarrekening naar raad en auditcommissieleden Griffie Bespreken concept accountantsrapport door Verstegen Accountants Verstegen Accountants met portefeuillehouder en

manager / portefeuillehouder / manager / Aart / Henk Definitief accountantsrapport en definitieve accountantsverklaring Verstegen Accountants binnen bij de gemeente Behandeling in auditcommissie Auditcommissie Behandeling in raadscommissie Raadscommissie Besluitvorming door de raad Raad

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

Kadernota 2024-2027 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

22 februari 2023

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

Aart/ vacature

6 maart – 24 maart 2023 6 maart – 24 maart 2023 27 maart – 31 maart 2023 22 februari – 12 april 2023 28 maart 2023 13 april 2023 18 april 2023

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders Samenstellen kadernota

Budgethouders / Aart/ vacature Budgethouders Programma-eigenaren / budgethouders MT/ Aart/ vacature

2 juni 2023 6 juni 2023 29 juni 2023

MT/ Aart Aart/ vacature P&C-team/ Aart/ vacature Verzenden concept kadernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Aart/ vacature Bespreken concept kadernota in B&W B&W/ Aart/ vacature Bespreken concept kadernota met P&C-team P&C-team/ Aart/ vacature Verzenden concept kadernota naar B&W, P&C-team en budgethouders Aart/ vacature Bespreken concept kadernota in B&W B&W/ Aart/ vacature Bespreken concept kadernota met P&C-team P&C-team/ Aart/ vacature Verzenden definitieve kadernota naar B&W, P&C-team en Aart/ vacature budgethouders Bespreken definitieve kadernota in B&W B&W/ Aart/ vacature Verzenden kadernota naar griffie, P&C-team en budgethouders Aart/ vacature Verzenden kadernota naar de raad Griffie Aanleveren technische vragen Raadsfracties Beantwoording van de technische vragen door de organisatie B&W / MT / budgethouders Verzenden beantwoording technische vragen naar raad Griffie Behandeling in raadscommissie Raadscommissie Besluitvorming door de raad Raad

Pagina 11

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

19 april 2023 25 april 2023 25 april 2023 3 mei 2023 9 mei 2023 9 mei 2023 10 mei 2023 16 mei 2023 17 mei 2023 17 mei 2023 30 mei 2023 30 mei - 1 juni 2023

Vooroverleg met B&W over de kadernota (middagdeel) Verzenden concept kadernota naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept kadernota met P&C-team

Voorjaarsrapportage 2023 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

22 februari 2023

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

Aart/ vacature

6 maart – 24 maart 2023 6 maart – 24 maart 2023 27 maart – 31 maart 2023 22 februari – 12 april 2023 13 april 2023 18 april 2023 19 april 2023 25 april 2023 25 april 2023 10 mei 2023 16 mei 2023 17 mei 2023 17 mei 2023 6 juni 2023 29 juni 2023

Pagina 12

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders Samenstellen voorjaarsrapportage Verzenden concept voorjaarsrapportage naar P&C-team Bespreken concept voorjaarsrapportage met P&C-team Verzenden concept voorjaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept voorjaarsrapportage in B&W Bespreken concept voorjaarsrapportage met P&C-team Verzenden definitieve voorjaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve voorjaarsrapportage in B&W Verzenden voorjaarsrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden voorjaarsrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Budgethouders/ Aart/ vacature Budgethouders Programma-eigenaren / budgethouders Aart/ vacature Aart/ vacature P&C-team/ Aart/ vacature Aart/ vacature B&W/ Aart/ vacature P&C-team/ Aart/ vacature Aart/ vacature B&W/ Aart/ vacature Aart/ vacature Griffie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

Begroting 2024-2027 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

30 mei 2023

Aart/ vacature

5 juni – 23 juni 2023

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

5 juni – 23 juni 2023 26 juni – 30 juni 2023

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders

5 juni – 16 augustus 2023 27 juni 2023 17 augustus 2023 22 augustus 2023 22 augustus 2023

Samenstellen begroting

24 augustus 2023 28 augustus – 1 september 2023 29 augustus 2023 29 augustus 2023

Verzenden concept begroting naar B&W, P&C-team en budgethouders Samenstellen infographic

31 augustus 2023

Verzenden concept begroting en concept infographic naar B&W, P&Cteam en budgethouders Bespreken concept begroting en concept infographic in B&W Bespreken concept begroting en concept infographic met P&C-team

5 september 2023 5 september 2023 7 september 2023 12 september 2023 14 september 2023 14 september 2023 25 september 2023 25 september – 28 september 2023 29 september 2023 3 oktober 2023 10 oktober 2023 26 oktober 2023

Pagina 13

Vooroverleg met B&W over de begroting (middagdeel) Verzenden concept begroting naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept begroting in B&W Bespreken concept begroting met P&C-team

Bespreken concept begroting in B&W Bespreken concept begroting met P&C-team

Verzenden definitieve begroting en infographic naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve begroting en infographic in B&W Verzenden begroting naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden begroting naar de raad Aanleveren algemene beschouwingen en technische vragen Schriftelijke beantwoording van de technische vragen door de organisatie Verzenden schriftelijke beantwoording technische vragen naar raad Behandeling in raadscommissie – beeldvormend Behandeling in raadscommissie – oordeelsvormend Besluitvorming door de raad

Budgethouders/ Aart/ vacature Budgethouders Programma-eigenaren / budgethouders MT/ Aart/ Henk/ vacature MT/ Aart Aart/ vacature B&W/ Aart/ vacature P&C-team/ Aart/ vacature Aart/ vacature Communicatie/ Aart B&W/ Aart/ vacature P&C-team/ Aart/ vacature Aart/ vacature B&W/ Aart/ vacature P&C-team/ Aart/ vacature Aart/ vacature B&W/ Aart/ vacature Aart Griffie Raadsfracties B&W/ MT/ budgethouders Griffie Raadscommissie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

Financiële najaarsrapportage 2023 Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

11 sept 2023

Versturen uitnodiging budgetgesprekken en aanleveren formats inclusief instructies aan budgethouders Budgetgesprekken

Aart/ vacature

18 sept – 6 okt 2023 18 sept – 6 okt 2023 9 okt - 13 okt 2022 19 sept – 25 okt 2023 26 okt 2023 31 okt 2023 2 nov 2023 7 nov 2023 7 nov 2023 9 nov 2023 14 nov 2023 16 nov 2023 16 nov 2023 6 dec 2023 21 dec 2023

Pagina 14

Invullen formats Afronden formats door programma-eigenaren en budgethouders Samenstellen financiële najaarsrapportage Verzenden concept financiële najaarsrapportage naar P&C-team en budgethouders Bespreken concept financiële najaarsrapportage met P&C-team Verzenden concept financiële najaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken concept financiële najaarsrapportage in B&W Bespreken concept financiële najaarsrapportage met P&C-team Verzenden definitieve financiële najaarsrapportage naar B&W, P&C-team en budgethouders Bespreken definitieve financiële najaarsrapportage in B&W Verzenden financiële najaarsrapportage naar griffie, P&C-team en budgethouders Verzenden financiële najaarsrapportage naar de raad Behandeling in raadscommissie Besluitvorming door de raad

Budgethouders/ Aart/ vacature Budgethouders Programma-eigenaren/ budgethouders Aart/ vacature Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart P&C-team / Aart Aart B&W / Aart Aart Griffie Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

5. Protocol samenstellen financiële stukken Protocol samenstellen financiële stukken Onderstaand protocol wordt gebruikt bij het opstellen van de financiële stukken en het voeren van de budgetgesprekken. Dit protocol geeft inzicht in de verantwoordelijkheden van de budgethouder, de programma-eigenaar en het vakteam financiën bij het opstellen van de betreffende stukken. Sinds 2019 is het protocol uitgebreid met een gespreksverslag welke als leidraad bij de budgetgesprekken gebruikt wordt en waarin de gemaakte afspraken worden opgenomen. 1. 2. 3.

4.

5.

6.

Activiteit Uitnodiging budgetgesprek inclusief instructies ter voorbereiding Aanleveren formats inclusief instructies voor het invullen Tijdens het budgetgesprek wordt besproken: a. stand van zaken budget; b. verwachtingen komende periode; c. juiste boeking facturen; d. benodigde mutaties; e. invullen gespreksverslag; f. aanvullend bij jaarrekening: welke kosten worden nog verwacht. Bij afwijkingen in de budgetten t.o.v. de raming kleiner dan € 10.000 is geen verdere afstemming nodig. Budgethouder levert een beknopte inhoudelijke toelichting aan. Bij afwijkingen in de budgetten t.o.v. de raming hoger dan € 10.000 is afstemming nodig met de betreffende portefeuillehouder. Daarnaast wordt de programma-eigenaar hiervan op de hoogte gebracht. De budgethouder levert na afstemming met de portefeuillehouder (en programma-eigenaar) een uitgebreidere inhoudelijke toelichting aan. Afstemming ingevulde formats tussen programma-eigenaar en budgethouder.

7.

Na overeenstemming programma-eigenaar en budgethouder worden ingevulde formats klaargezet voor het vakteam financiën.

8. 9.

Verwerking aangeleverde stukken in de concept financiële stukken. Het vakteam financiën vraagt programma-eigenaren en budgethouders te verifiëren of kengetallen, beleidsteksten, bedragen en toelichtingen juist verwerkt zijn in concept financiële stukken.

10.

Verwerken opmerkingen, aanvullingen en aanpassingen door programma-eigenaren en budgethouders in definitieve financiële stukken.

Pagina 15

Actie door Vakteam financiën Vakteam financiën Budgethouder en teamlid vakteam financiën

Budgethouder en teamlid vakteam financiën Budgethouder en teamlid vakteam financiën

Programmaeigenaar en budgethouder Programmaeigenaar en budgethouder Vakteam financiën Programmaeigenaren, budgethouders en vakteam financiën Vakteam financiën

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

6. Budgethoudersregeling In de B&W vergadering van 15 november 2022 is de budgethoudersregeling vastgesteld. Voorheen hadden we niet echt een budgethoudersregeling. De budgethoudersregeling regelt het mandaat, dat wil zeggen de verantwoordelijkheden en bevoegdheden van door het college van B&W aangewezen medewerkers, om binnen de hun via de begroting en kredieten gegeven machtiging overeenkomsten aan te gaan tot levering van goederen, aanneming van werk en/of verlening van diensten aan en/of door de gemeente Woudenberg. Het doel hiervan is te komen tot: • Een dusdanige borging in de organisatie van de aan begroting en krediet verbonden werkzaamheden dat voldaan wordt aan de eisen van rechtmatig, doeltreffend en doelmatig beheer van het budget. • Een duidelijke toedeling van de verantwoordelijkheden en bevoegdheden voor de begrotingsuitvoering en het afleggen van verantwoording daarover (de rapportagelijn van de P&C-cyclus). Prestatielevering Onderdeel van de factuurafhandeling door de budgethouder is de prestatie-akkoordverklaring. De afgelopen jaren is de prestatie-akkoordverklaring steeds belangrijker geworden bij het afleggen van verantwoording over alle inkopen door de gemeente. Vanuit de bedrijfsvoering van een gemeente is er de praktische vraag of voor alle inkopen (hoe klein ook) documentatie over de prestatielevering vastgelegd moet worden.

Voor kleine inkopen zou deze eis te zwaar (onwerkbaar) kunnen zijn en daarom kan een gemeente er bewust voor kiezen om voor kleine inkopen een minder zware diepgang van de controle en vastlegging van de prestatielevering te eisen. Daarbij komt ook dat het voor sommige diensten lastig is om de prestatielevering aan te tonen. Een bekend voorbeeld is de levering van een bloemetje voor een jubilaris, of het bewijs dat het plantsoen is gewied. Het is vanuit bedrijfsvoering goed verdedigbaar dat een gemeente grenzen stelt aan de diepgang van de onderbouwing, vanuit een risicoanalyse bij een combinatie van een kleine inkoop en een lastig aantoonbare prestatielevering. De omvang van de transactie in relatie tot de risicoanalyse kan dan bepalend zijn voor de diepgang van de onderbouwing. Het is goed denkbaar dat een gemeente voor vooraf vastgestelde soorten inkopen - van beperkte omvang - toestaat dat geen controle geschiedt op de prestatielevering. Dit betekent dat de goedkeuring voor de betaling plaatsvindt zonder gedetailleerde bewijsstukken over de prestatielevering. Wanneer een gemeente hiervoor grenzen hanteert, dan zullen die grenzen in het inkoopbeleid van de gemeente zijn vastgelegd. In de budgethoudersregeling van Woudenberg zijn, bij artikel 7 lid 4 de grenzen van wanneer wel een prestatie-akkoordverklaring nodig is en wanneer niet, vastgelegd.

Bijvoorbeeld : Leveringen en/of diensten tot € 5.000 worden niet als risico’s beschouwd. De prestatie wordt beschouwd als akkoord door parafering door een tekenbevoegd persoon. Voor verdere toelichting zie het document Budgethoudersregeling: F:\Team Financien\Rechtmatigheid vanaf 2022\Jaar 2022\Budgethoudersregeling\Budgethoudersregeling gemeente Woudenberg 2023.pdf De budgethoudersregeling zal door het vakteam Financiën structureel onder de aandacht worden gebracht tijdens de budgetgesprekken met de budgethouders.

Pagina 16

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

7. Belangrijke data beantwoording technische vragen – kadernota 2024-2027 Hieronder de informatie omtrent de behandeling van de kadernota zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergadering van dinsdag 6 juni 2023. Datum (uiterlijk)

Onderwerp

Actie door

30 mei 2023 Aanleveren technische vragen (per mail naar Griffie en Vóór 9.00 uur directeur/secretaris). 30 mei 2023 Technische vragen mailen naar B&W, Aart en communicatie. Vóór 10.00 uur 30 mei 2023 Overzicht technische vragen toesturen naar de raad. Na 10.00 uur 30 mei 2023 De technische vragen koppelen aan medewerkers en mailen Vóór 12.00 uur naar B&W, MT en betreffende medewerkers (inclusief instructie voor medewerkers). 1 juni 2023 Beantwoording technische vragen verwerken in format (link Vóór 14.00 uur wordt in instructiemail toegevoegd). De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden - dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. 1 juni 2023 Check of beantwoording technische vragen compleet is. Vóór 15.00 uur 2 juni 2023 Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en Vóór 12.00 uur verwerken wijzingen. 2 juni 2023 Beantwoording technische vragen mailen naar de Na 12.00 uur raadsfracties. 6 juni 2023 Behandeling kadernota in raadscommissie.

Raadsfracties

29 juni 2023

Raad

Pagina 17

Besluitvorming kadernota door de raad.

Directeur/ secretaris Griffie MT | Aart

Betreffende medewerker

MT | Aart MT | Aart Griffie Raadscommissie

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

8. Belangrijke data beantwoording technische vragen – begroting 2024-2027 Hieronder de informatie over de behandeling van de begroting zijnde de behandeling van de technische vragen in de raadscommissievergadering van dinsdag 3 oktober 2023. Datum Onderwerp (uiterlijk) 25 sept 2023 Aanleveren technische vragen (per mail naar Griffie en Vóór 9.00 uur directeur/ secretaris). 25 sept 2023 Technische vragen mailen naar B&W, Aart en communicatie. Vóór 10.00 uur 25 sept 2023 Overzicht technische vragen toesturen naar de raad. Na 10.00 uur 25 september De technische vragen koppelen aan medewerkers en mailen 2023 naar B&W, MT en betreffende medewerkers (inclusief Vóór 12.00 uur instructie voor medewerkers). 28 september Beantwoording technische vragen verwerken in format (link 2023 wordt in instructiemail toegevoegd). Vóór 12.00 uur De beantwoording hoeft niet door de medewerker met de portefeuillehouder afgestemd te worden – dit doet de directie in één keer als de beantwoording gereed is. 28 september Check of beantwoording technische vragen compleet is. 2023 Vóór 14.00 uur 29 september Beantwoording technische vragen afstemmen met B&W en 2022 voor verwerken wijzigingen. 12.00 uur 29 september Beantwoording technische vragen mailen naar de 2023 na 12.00 raadsfracties. uur 3 en 10 Behandeling begroting in raadscommissie. oktober 2023 26 oktober Besluitvorming begroting door de raad.

2023

Pagina 18

Actie door Raadsfracties Directeur/ secretaris Griffie MT | Aart

Betreffende medewerker

MT | Aart

MT | Aart

Griffie

Raadscommissie Raad

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg

9. Overzicht gemeenschappelijke regelingen Sinds 2019 wordt binnen de gemeente intensiever samengewerkt op het gebied van de Gemeenschappelijke Regelingen (hierna: GR’en). Het doel hiervan is om te komen tot een meer eenduidige werkwijze bij de GR'en en als gevolg een betere kwaliteit van de advisering. Dit vraagt meer inzet en betrokkenheid van de (financieel) beleidsadviseurs bij onder andere het voorbereiden van de kadernota's en begrotingen van de GR'en. Daarnaast zoeken we meer de samenwerking met regiocollega's op teneinde standpunten gezamenlijk krachtiger naar voren te brengen. Gemeenschappelijke regeling Veiligheidsregio Utrecht

Beleidsadviseur / beleidsondersteuner Kimm Hendriks

RWA

Peter van Zoeren

RUD

Saskia Dijkshoorn

GGDrU

Sabine Braat

AVU/Rova

Saskia Dijkshoorn

IBMN

Zaira van den Boogaard Ruud van der Velden

Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp

Aniko Pozsgai

Aart van de Bovenkamp Henk van den Hof Aart van de Bovenkamp

Centrumregeling Meten en monitoren Afvalwaterketen en Grondwater Vallei en Veluwe Stichting Eem-Vallei educatief Vitens BNG

Pagina 19

-----

Financieel adviseur Aart van de Bovenkamp Henk van den Hof Aart van de Bovenkamp Aart van de Bovenkamp Henk van den Hof

Accounthouders gemeenteraad Dhr. Van Schaik Dhr. Holleman Dhr. Van de Wetering Dhr. Heldoorn Dhr. Holleman Dhr. Bessembinders Mevr. Wams Dhr. De Jong Dhr. Van der Linden Dhr. Van Veldhuizen ----

Dhr. Heldoorn Dhr. Hardeman -----

Spoorboekje 2023 (P&C-producten) gemeente Woudenberg