02.b Aanbiedingsbrief DB beantwoording zienswijzen Programmabegroting 2024.pdf

Aanbiedingsbrief aan: van: steller: onderwerp: t.b.v.: bijlagen:

Algemeen Bestuur RUD Utrecht Dagelijks Bestuur M. van Bockel AP03.2a_Reactie zienswijzen Ontwerp Programmabegroting 2024 Vergadering Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023 b) Programmabegroting 2024

Status O ter kennisneming O ter (oriëntatie) bespreking X ter besluitvorming Samenvatting Op 31 maart 2023 hebben wij de Ontwerp Programmabegroting 2024 aan de gemeenteraden en Provinciale Staten toegestuurd met het verzoek om uiterlijk 23 juni 2023 een eventuele zienswijze op de Ontwerp Programmabegroting 2024 aan ons kenbaar te maken. Van de gemeenten Amersfoort, Eemnes, Houten, Lopik, Nieuwegein en Utrecht hebben wij een (concept) zienswijze ontvangen. Deze zijn als bijlage bij deze aanbiedingsbrief toegevoegd. Van de andere deelnemers hebben wij een bericht ontvangen dat zij afzien van zienswijze, dan wel akkoord zijn met de huidige voorliggende Ontwerp Programmabegroting 2024. In deze aanbiedingsbrief geven wij een inhoudelijke reactie op de zienswijzen en stellen wij voor de ontwerp Programmabegroting 2024 ongewijzigd vast te stellen. In de meeste zienswijzen komen een tweetal onderwerpen terug. Enerzijds de specifieke uitkering (SPUK) rondom het Interbestuurlijk Programma (IBP). De zienswijzen gaan dan over inzet van deze middelen in relatie tot de voorgestelde verhoging van het Ontwikkelbudget. Daarnaast wordt een aantal keren gesteld dat dit een uitkering is die de komende 4 jaar zal plaatsvinden. In de toelichting van deze aanbiedingsbrief staat een nadere toelichting over met name waarvoor deze middelen mogen worden ingezet.

Namelijk voor collectieve taken en dus niet voor lokale doorontwikkeling van de RUD Utrecht. Daarnaast zijn er in het regeerakkoord wel 4 jaar middelen gereserveerd, maar is er nog helemaal geen duidelijkheid over of deze beschikbaar zullen komen voor de omgevingsdiensten. Daarnaast worden in de meeste ingediende zienswijzen opmerkingen gemaakt over de prijsstijgingen en de CAOverhogingen in relatie tot het doorbelasten hiervan. In de toelichting is een uiteenzetting gedaan van de opbouw van de kosten en de (on)mogelijkheden om hierop te bezuinigingen. Er zijn hieruit twee belangrijke uitkomsten. Allereerst dat een serieuze kostenreductie alleen maar mogelijk is door echt in te grijpen in de organisatie. Door bijvoorbeeld langdurige contracten op te zeggen en de frictiekosten te accepteren. De tweede optie is echt de kwaliteit van uitvoering te verlagen, danwel bepaalde werkzaamheden niet meer uit te voeren. Beide lijken in het huidige situatie volstrekt onwenselijk. De RUD Utrecht heeft in de begroting wel een bezuinigingsdoelstelling verwerkt van € 225.000 als gevolg van het niet doorberekenen van het tekort op de indexering in 2023 naar 2024. Dit leidt tot een noodzakelijke bezuiniging op de materiële uitgaven van ruim 7,2%.

De enige post waarop nog een bezuiniging valt te realiseren is het Ontwikkelbudget, maar daarmee wordt dan ook gelijk besloten dat de ontwikkeldoelstellingen niet meer zullen worden behaald. Voorstel Het Algemeen Bestuur wordt voorgesteld om: 1. kennis te nemen van de ontvangen zienswijzen van de deelnemers inzake de ontwerp Programmabegroting 2024; 2. in te stemmen met de Programmabegroting 2024 en deze vast te stellen. Planning en communicatie Nadat de Programmabegroting 2024 door het Algemeen Bestuur is vastgesteld, zal deze worden toegezonden aan deelnemers en het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties. Tevens zal de Programmabegroting 2024 op de website van de RUD Utrecht geplaatst worden.

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 1 van 19

Toelichting Voordat de specifieke zienswijzen worden beantwoord, willen we een tweetal onderwerpen behandelen die in vrijwel alle zienswijze brieven terugkomen. Dit betreffen de SPUK IBP en de kostenstijgingen. Derhalve is besloten beide onderwerpen hieronder eerst te beantwoorden. Voor de overige onderwerpen in de zienswijze brieven zal specifiek per deelnemer/brief worden gereageerd.

SPUK IBP

Er zijn meerdere zienswijzen ingediend, waarbij wordt gerefereerd aan de Specifieke Uitkering (SPUK) uit het Interbestuurlijk Programma versterking VTH-stelsel (hierna: IBP) dat de RUD Utrecht op basis van een specifiek projectplan van het Rijk heeft ontvangen. Het IBP is de concrete opvolging op het rapport van de Commissie van Aartsen ten behoeve van de versterking van het gehele VTH-stelsel. Wij hebben geconstateerd dat er verschillende ideeën bestaan over de (mogelijke) inzet van deze SPUK-middelen. De ‘feiten’ zijn op dit moment als volgt. Om de doelstellingen uit het IBP te realiseren stelt het kabinet gedurende het coalitieakkoord 2021 – 2025 ("omzien naar elkaar, vooruitkijken naar de toekomst”) € 24 miljoen per jaar beschikbaar. De SPUK-middelen voor de omgevingsdiensten zijn slechts voor één periode toegezegd, namelijk 15 september 2022 tot 31 december 2023. Het programma met bijbehorende pijlers en projecten is (erg) traag van start gegaan. In de initiële SPUKaanvraag was er een beperkte ruimte voor facultatieve (individuele) lokale projecten. Voor de mogelijkheid tot het indienen van een herziene aanvraag (naar verwachting) in september 2023 is dit vrijwel niet meer het geval. Uitgangspunt is dat de SPUK wordt ingezet voor collectieve activiteiten die een bijdrage leveren aan het verbeteren van het gehele stelsel.

Eind september, begin oktober 2023 zal ook door het IBP besloten worden of de looptijd van de SPUK zal worden verlengd met een halfjaar, in lijn met de nu geldende looptijd van het IBP. Dit is volgens een groot aantal omgevingsdiensten (inclusief RUD Utrecht en OdrU) noodzakelijk om in ieder geval de nu opgestarte projecten een goed vervolg te kunnen geven, danwel af te ronden. Landelijk maken de omgevingsdiensten (inclusief RUD Utrecht en OdrU) zich zorgen over het feit dat de huidig beschikbaar gestelde middelen op dit moment enkel maximaal toereikend zijn voor de projectontwikkeling op landelijk niveau, maar volstrekt ontoereikend voor de implementatie daarna op regionaal en lokaal niveau. Een nieuwe SPUK-regeling of andere landelijke financiering is noodzakelijk om de ontwikkelde initiatieven binnen het IBP ook te laten landen en borgen in de afzonderlijke regio’s en binnen omgevingsdiensten. Hierover is het gesprek nu gaande met het Ministerie van I&W, de uitkomsten hiervan zijn nog niet bekend. Uit voorgaande blijkt duidelijk dat de regie op dit programma ligt bij Omgevingsdienst NL en het Ministerie van I&W en dat de SPUK-middelen vooral collectief kunnen en moeten worden ingezet.

Wij zien dat op dit moment een aantal IBP-projecten die de RUD Utrecht wel kunnen helpen om de basis (voornamelijk de ‘blauwe’ VTH kant) te verbeteren, wanneer ook op een later moment voldoende middelen beschikbaar worden gesteld voor regionale en lokale implementatie. Voor de doorontwikkeling aan de ‘rode’ advieskant en de integrale aanpak (gedachtegoed Omgevingswet) zien wij eigenlijk vanuit de SPUK IPB geen ontwikkeling. Daarnaast is het onderwerp ‘energie(transitie)’ en alles dat hiermee verband houdt ook geen onderdeel van het IBP. Vanuit voorgaande concluderen wij dat inzet van de SPUK IBP middelen om (een deel van) de beoogde (door)ontwikkeling van de RUD Utrecht te financieren slechts zeer beperkt mogelijk is. Voor met name de VTH in smalle zin zullen er wel enkele verbeteringen vanuit het landelijke programma (IBP) komen. Door de grote (kwaliteits)verschillen tussen de OD’s verwachten wij voor de RUD weinig echte verbeteringen.

Kosten- en CAO-stijgingen en de doorbelasting daarvan

Een aantal zienswijzen impliceren dat kostenstijgingen en CAO-stijgingen volledig worden doorbelast en dat de RUD Utrecht niet eerst binnen de eigen begroting of werkzaamheden onderzoekt of (een deel van) deze kosten kunnen worden opgevangen. De RUD Utrecht onderzoekt bij iedere begroting en ook tussentijds of kosten binnen de eigen begroting kunnen worden opgevangen. De historie van de opbouw en financiering van de RUD Utrecht heeft er helaas toe geleid dat er sinds de oprichting van de RUD Utrecht geen enkele ruimte/buffer in de begroting is opgebouwd. De dienst is oorspronkelijk neergezet als een smalle uitvoeringsdienst die zo efficiënt (lees: goedkoop) en effectief mogelijk de wettelijke taken moest uitvoeren. Enkele deelnemers hebben daar vrijwillige (plus)taken aan toegevoegd, maar ook hier gold meestal het devies: zo goedkoop mogelijk. In de afgelopen jaren (2019-2022) is er middels een tweetal trajecten (eerst Kleur bekennen en daarna Samen op weg) een ander idee over de RUD Utrecht ontstaan bij de deelnemers. Het jaar 2023 zou een overgangsjaar worden, waarna vanaf 2024 een aantal ontwikkeltrajecten zouden starten om de RUD door te ontwikkelen naar een technisch adviserende Omgevingsdienst. Er was bij de deelnemers bekend dat dit gepaard zou gaan met eenmalige en structurele kosten.

De gevolgen van de oorlog in de Oekraïne die ertoe hebben geleid dat de inflatie en daarmee de kosten en de loonkosten veel harder zijn gestegen dan we ooit hadden kunnen voorspellen, stellen de RUD Utrecht en de deelnemers voor een dilemma. Vanuit het rapport van Aartsen, het IBP en ook de deelnemers is er een wens tot kwaliteitsverhoging en doorontwikkeling, maar de middelen die daarvoor noodzakelijk zijn, zijn slechts beperkt beschikbaar.

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 2 van 19

Een nadere analyse van de begroting van de RUD Utrecht ziet er als volgt uit. De begroting van de RUD Utrecht kan worden opgesplitst in een drietal onderdelen: Primaire teams; Backoffice (bedrijfsvoering) en ontwikkeling; Onvoorzien en prijscompensatie. Hieronder zal ieder onderdeel even kort worden beschreven en dan zullen de mogelijkheden en onmogelijkheden van eventuele bezuinigingen worden weergegeven, evenals wat de RUD Utrecht al doet of heeft gedaan om de kosten te verlagen, danwel de kostenstijgingen te beperken. Primaire teams Dit zijn de teams Bodem en Ondergrond, Water, Natuur en Landschap en milieu (Bedrijven). Deze teams voeren het daadwerkelijke VTH-werk uit. Dit wordt bij de deelnemers in rekening gebracht via de producten en diensten van de PDC op basis van een kental of werkelijk gemaakte uren. Jaarlijks worden deze kentallen geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. De RUD heeft een historie, waarbij de kentallen in de beginjaren een aantal keren naar beneden zijn bijgesteld (dus efficiënter werken en ‘goedkoper’ voor de deelnemers). De laatste jaren door met name Covid, maar ook door de voorbereidingen op de nieuwe werkwijzen onder de Omgevingswet zijn hier geen noemenswaardige efficiencyslagen mogelijk geweest. Het gehanteerde tarief voor deze werkzaamheden zijn de integrale loonkosten van de medewerkers uit deze primaire teams.

Dit tarief is gesplitst in een tarief voor handhaving en voor vergunningverlening/advies. Op dit tarief zit geen opslag en hierin zijn dus ook geen mogelijkheden om te bezuinigen zonder in een traject van reorganisatie terecht te komen. Binnen de uitvoering van de werkzaamheden is wel onderzocht op welke wijze we onze meest ervaren mensen het meest effectief in kunnen zetten. Door een deel van het administratieve taken bij onze TOPP (team ondersteuning primair proces) medewerkers neer te leggen en deze weg te halen bij toezichthouders en vergunningverleners kunnen we de totale loonkosten lager houden en daarmee het tarief waar mogelijk beperken. Een tweede voordeel hiervan is dat in deze arbeidsmarkt waar we heel moeilijk ervaren medewerkers kunnen krijgen, we deze medewerkers ook inzetten op de uitvoering van het ‘echte’ werk in plaats van de administratieve vastlegging. De enige wijze om hier op dit moment echt kostenbesparingen te realiseren voor deelnemers is te besluiten: De kwaliteit van bepaalde producten echt te verlagen zodat er minder ureninzet op plaats kan vinden; Bepaalde noodzakelijke en vaak ook wettelijk verplichte werkzaamheden niet meer uit te voeren. Gezien de huidige koers en ook de landelijke aandacht lijken beide keuzes zeer ongewenst.

Backoffice en ontwikkeling De kosten van de backoffice (of bedrijfsvoering) bestaat uit meer dan alleen loonkosten zoals in de primaire teams het geval is. Totale kosten van de backoffice en ontwikkeling zijn: Directe vaste kosten handhaving

€

1.157.000

Directe vaste kosten vergunningverlening

€

1.040.000

Bedrijfsvoering

€

4.499.000

Opbrengst materiële middelen

€

-57.100

Totale lasten

€ 6.638.900

De totale backofficekosten zijn ongeveer 35% van de begroting. De overhead conform het BBV betreft echter slechts het onderdeel bedrijfsvoering en bedraagt bijna 24%. De OdrU kent in zijn begroting geen programma’s, maar als we de verhouding backoffice met elkaar vergelijken dan bedraagt de backoffice bij de OdrU voor 2024 bijna 41%. Hierin is echter wel al rekening gehouden met loon- en prijscompensatie en de post Onvoorzien. Mochten we die bij de bedrijfsvoering van de RUD Utrecht optellen dan komt het percentage voor de RUD Utrecht uit op bijna 38%. Als je de backoffice en ontwikkelkosten zou verdelen naar kostensoorten dan ziet dit er als volgt uit: Verdeling 1

Personeelskosten

€

2

Huisvesting

€

685.000

3

ICT

€

1.245.000

4

Afschrijvingslasten

€

340.000

5

Vervoersmiddelen

€

190.000

6

Overige kosten

€

339.000

Opbrengst materiële middelen

€

-57.100

€

375.000

7 8

Ontwikkelbudget + arbeidsmarktcommunicatie Totaal

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

3.522.000

€ 6.638.900

Pagina 3 van 19

Ref 1. Personeelskosten Dit zijn de totale personeelskosten van de backoffice inclusief directie en management (ook van de primaire teams). Totaal betreft dit bijna 34 FTE; op een totaal van ruim 150 FTE is dit ongeveer 22,5%, terwijl er een maximum van 25% is gesteld bij de oprichting van de RUD Utrecht. Wanneer je geen rekening zou houden met het management voor het primair proces dan loopt dit percentage zelfs terug naar ongeveer 20,5%. We zien een stijgende trend in de kosten per FTE. Dit heeft een tweetal oorzaken. Allereerst komt dit door de krappe arbeidsmarkt (dus nieuwe en bestaande medewerkers verwachten een hoger salaris). De inflatie en de CAO-stijgingen jagen dit ook verder aan. Daarnaast wordt ook het werk complexer. Voorbeelden hiervan zijn dat er steeds meer verwacht wordt van digitale ondersteuning, maar ook van beveiliging. De verantwoording rondom financiën (bijvoorbeeld de rechtmatigheidscontrole) worden steeds belangrijker. Deze ontwikkelingen zorgen er dus ook voor dat er hoger gekwalificeerd personeel noodzakelijk is. Dit type medewerkers kost in de regel ook meer. Ref 2. Huisvesting De RUD Utrecht huurt 1,25 verdieping in het Provinciehuis en is hier ruim € 575.000 aan huurlasten inclusief servicekosten (ondermeer energie) kwijt. Dit betreft een meerjarige overeenkomst.

Daarnaast zit ons beoogde samenwerkingspartner in hetzelfde gebouw, waardoor verhuizen op dit moment niet opportuun lijkt. Het restant van de kosten betreft aan de huisvesting gelieerde kosten zoals meubilair, kleine reparaties, koffie enz. Ref 3. ICT De kosten van ICT kennen 2 grote componenten. De ICT-dienstverlening van Houten is met ruim € 500.000 een aanzienlijk onderdeel van deze kosten. Houten levert hiervoor werkplekbeheer en ondersteuning. Daarnaast is de RUD Utrecht ongeveer hetzelfde bedrag van € 500.000 kwijt aan de softwarepakketten en licenties die gebruikt worden voor de uitvoering van het werk (VTH-zaaksysteem, AFAS, Decos, Arcgis enz). Voor zowel de afspraak met de gemeente Houten als voor de systemen geldt dat dit grotendeels meerjarige afspraken betreffen waar we niet zomaar mee kunnen stoppen. Daarnaast hebben we de afgelopen jaren al ingezet op het stopzetten van systemen die niet intensief gebruikt werden, danwel noodzakelijk zijn voor de uitvoering van het werk. Het restant van de kosten betreft aanschaf kleine apparatuur, inhuur van experts op onderdelen die we zelf niet in huis (kunnen) hebben. Door alle veranderingen als gevolg van de Omgevingswet, maar ook bijvoorbeeld het publiceren uit de wet WOO, lopen er een aantal complexe projecten binnen de afdeling ICT om aan al deze verplichtingen te kunnen blijven voldoen. Ref 4.

Afschrijvingslasten De RUD Utrecht heeft geïnvesteerd in met name apparatuur (laptops en surfaces, meetapparatuur en een drone) en in softwaresystemen. Daarnaast heeft de RUD Utrecht besloten enkele auto’s aan te schaffen in plaats van te leasen, omdat dit bedrijfseconomisch gunstiger is en er zo dus geld bespaard wordt. De RUD Utrecht zet devices al meerdere keren in en verlengd ook de gebruiksduur door oudere apparaten uit te geven aan tijdelijke medewerkers/inhuur. Ref 5. Vervoersmiddelen De RUD Utrecht heeft een aantal vervoersmiddelen geleased. Dit betreffen vrijwel alleen pool auto’s. Deze kunnen worden gebruikt door onze medewerkers wanneer ze werk op locatie moeten uitvoeren. De auto’s zijn samen met een aantal andere overheden Europees aanbesteed. We hebben de pool tijdens de coronapandemie al verkleind door enkele auto’s niet te vervangen. We merken in 2023 dat de pool nu echt te krap begint te worden en dat medewerkers soms met eigen vervoer naar plekken toe moeten, waar dat onwenselijk is. Derhalve zullen we de pool gedurende 2023 met één auto uitbreiden om structurele overbezetting van de pool te voorkomen. Er is voordat we deze beslissing hebben genomen al gekeken of er een mogelijkheid is met de OdrU samen te werken. Dat is op dit moment echter nog niet makkelijk realiseerbaar. Bij vervanging in de nabije toekomst zullen we dit weer expliciet meewegen.

De RUD Utrecht kiest voornamelijk voor kleine hybride of elektrische auto’s. Een uitzondering hierop zijn de auto’s van onze buitengebied BOA’s en de auto waarin de drone vervoerd moet worden. Ref 6. Overige kosten. Dit betreft onder meer de accountantskosten, kosten voor de salarisverwerking, maar ook communicatiekosten (inclusief website), kosten voor lidmaatschappen en contributies enz. Daarnaast zitten hier ook de door te belasten materiële kosten onder verwerkt die onder ref. 7 als opbrengsten terugkomen. De afgelopen jaren hebben we al een aantal bezuinigingen doorgevoerd op deze kostensoorten. Overbodige abonnementen zijn opgezegd en de lunches en grote overleggen (waarvoor externe ruimte moet worden gehuurd) zijn geminimaliseerd. Ref 7. Opbrengst materiële middelen De RUD Utrecht heeft een aantal contracten voor de regio die doorbelast worden aan onder meer terrein beherende organisaties en andere overheden (provincie en gemeenten).

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 4 van 19

Ref 8. Ontwikkelbudget en arbeidsmarktcommunicatie Dit betreft de ‘vrije’ positie in de begroting waarmee de doorontwikkeling van de RUD Utrecht vorm moet worden gegeven. Dit betreft nog geen 2% van het totale budget van de RUD Utrecht. Van deze middelen kan € 150.000 pas ingezet worden na goedkeuring door het Algemeen Bestuur. Het restant kan door de RUD Utrecht zelf worden ingezet voor de doorontwikkeling. Resumé Uit bovenstaande blijkt dat met uitzondering van het Ontwikkelbudget er relatief ‘zware’ ingrepen noodzakelijk zijn om de kosten significant naar beneden te kunnen brengen. Bij het verder verlagen van het Ontwikkelbudget zullen de ontwikkeldoelstellingen niet worden gehaald. Onvoorzien en prijscompensatie: De voorgestelde prijscompensatie van € 240.000 is alleen voor het jaar 2024. Het tekort op de post indexatie van 2023 groot ongeveer € 275.000, die in 2023 eenmalig deels is gedekt vanuit Onvoorzien is hiermee niet opgelost. Dit betekent dat er in de begroting 2024 dus een bezuinigingsopdracht van € 225.000 is verwerkt. De begrote positie prijscompensatie 2023 is wel meegenomen in de Ontwerp Programmabegroting 2024. De Post Onvoorzien is met € 100.000 verhoogd naar €325.000. Gezien de omvang van de begroting, de toegenomen risico’s (ondermeer inflatie) en het feit dat 2024 het eerste jaar onder de Omgevingswet zal zijn, lijkt dit ook een noodzakelijke verhoging.

Overigens zal Onvoorzien indien niet ingezet terug worden gestort aan de deelnemers. Voorgaande jaren: De RUD Utrecht tracht ieder jaar de kosten en met name kostenverhogingen tot een minimum te beperken. Het meest recente voorbeeld is het jaar 2023. Hoewel we in 2023 eenmalig ongeveer € 244.000 voor de implementatie van de Omgevingswet hebben gevraagd aan de deelnemers, zijn de verdere kosten (bijna € 1.100.000 in totaal) van de implementatie altijd vanuit de eigen begroting opgelost. In 2023 lossen we de niet gedekte CAO-stijging (€127.500) en een deel van de indexeringen die niet vanuit Onvoorzien kunnen worden gedekt zelf op. Tijdens de Coronapandemie hebben we de deelnemers ondanks de uitdagingen niet om aanvullende middelen gevraagd en zelfs nog een keer overschot teruggestort. Uit voorgaande blijkt dat de RUD Utrecht start bij de eigen begroting, maar gezien de beperkte mogelijkheden en middelen ook maar beperkte oplossingsmogelijkheden bezit. Hieronder zijn de ontvangen (concept) zienswijzen van de deelnemers opgenomen inclusief beantwoording. Waar de vragen gaan over mogelijke besparingen of het IBP verwijzen wij naar de hierboven opgenomen analyse met beantwoording.

Gemeente Amersfoort (voor zienswijze zie bijlage 1) De gemeente Amersfoort roept de RUD Utrecht allereerst op om in het huidige klimaat van CAO- en prijsstijgingen te zoeken naar mogelijkheden om gevraagde kosten voor ontwikkelingen en kostenstijgingen gedeeltelijk zelf op te vangen in plaats deze kosten volledig bij de eigenaren neer te leggen. Daarnaast roept de gemeente Amersfoort op om inzichtelijk te maken hoe de SPUK gelden van het IBP worden besteed en hoe dit aansluit bij de doorontwikkeling van de RUD Utrecht.

Reactie van het Dagelijks Bestuur:

Het Dagelijks Bestuur begrijpt de wens van de gemeente Amersfoort om de kosten(stijgingen) te beperken. Gezien bovenstaande analyse blijken de mogelijkheden beperkt. Verder wil het DB nog wel benadrukken dat een deel van de prijsstijgingen (uit 2023) niet zijn meegenomen in de begroting 2024, waardoor er per saldo een bezuiniging van € 225.000 door de RUD Utrecht wordt gerealiseerd in 2024. Dit betreft daarmee een bezuinigingsopdracht van ruim 7,2% op de materiële uitgaven. Gemeente Eemnes (voor zienswijze zie bijlage 2) De gemeente Eemnes verzoekt de RUD Utrecht kritisch te blijven op kostenverhogende ontwikkelingen en deze waar mogelijk via efficiencymogelijkheden en door het gebruik te maken van openbare data te beperken. Daarnaast verzoekt de gemeente Eemnes de RUD Utrecht voortvarend van start te gaan met de nauwere samenwerking met de OdrU, dit met aandacht en voortvarend op te pakken en deelnemers hier zichtbaar en frequent over te informeren.

Reactie van het Dagelijks Bestuur:

Het Dagelijks Bestuur begrijpt de wens van de gemeente Eemnes rondom de kostenstijgingen. Voor de analyse en mogelijkheden verwijst het Bestuur naar de in deze beantwoording opgenomen analyse. Voor wat betreft de nauwere samenwerking met de OdrU onderschrijft het Dagelijks Bestuur de noodzaak tot het creëren van snelheid zonder de zorgvuldigheid uit het ook te verliezen. Eén van de essentiële onderdelen in dit proces zal de communicatie zijn. Zowel naar deelnemers, maar ook naar de eigen medewerkers. Voor beide aspecten zal specifieke aandacht zijn gedurende dit gehele proces.

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 5 van 19

Gemeente Houten (voor zienswijze zie bijlage 3) De gemeente Houten moedigt het onderzoek naar de haalbaarheid van één omgevingsdienst in de regio Utrecht aan. Met name om robuustheid te winnen, maar ook om tot meer efficiency te komen. De gemeente Houten geeft aan in een compleet andere financiële werkelijkheid te zijn gekomen dan toen werd besloten om de RUD Utrecht door te ontwikkelen naar een technisch adviserende omgevingsdienst met bijbehorende eenmalige en structurele investeringen. Vanuit deze laatste constatering roept de gemeente Houten met klem op kritisch te kijken naar de echte noodzakelijkheid van investeringen en structurele kostenverhogingen. Ook als dit ertoe leidt dat de ambities onder druk komen te staan of moeten worden geprioriteerd. Daarnaast wordt aangegeven dat ook gekeken kan worden naar eventuele versobering van huisvesting, vervoersmiddelen, hoge inhuurkosten van projectleiders en managers. Daarnaast zou de gemeente Houten zien dat de vierjarige rijkssubsidie van € 450.000 vanuit het Programmaplan Versterking van het stelsel van vergunningverlening, toezicht en handhaving (IBP) daar waar mogelijk in te zetten voor de gezamenlijk vastgestelde doorontwikkeling. Voorts merkt de gemeente Houten op dat deze subsidie nog niet in de Ontwerp Programmabegroting 2024 is opgenomen.

Daarnaast schrijft de gemeente Houten dat ze het opvallend vindt dat de uitvoering van de taken door omgevingsdiensten beduidend hoger uitvalt dan de kosten die aan de orde waren in de situatie dat de gemeente de taken zelfstandig uitvoerden. De gemeente Houten ziet deze financiële uitdaging ook nu als ze toekomstige overdracht van extra milieutaken aan de RUD doorrekenen.

Reactie van het Dagelijks Bestuur:

Het Dagelijks Bestuur van de RUD Utrecht herkent de ‘nieuwe’ werkelijkheid waarin een aantal deelnemers terecht is gekomen. Het zorgvuldige proces om te komen tot een dienst die de uitdagingen van de komende jaren op een goede manier het hoofd kan bieden en die met name in staat is de deelnemers goed te ondersteunen en ontzorgen op een aantal belangrijke milieuthema’s kan echter niet terzijde worden geschoven. Juist aan de vooravond van een mogelijke nauwe samenwerking, danwel samenvoeging van de diensten in de provincie Utrecht is het belangrijk dat de RUD Utrecht goed geoutilleerd en financieel gezond deze samenwerking ingaat. Natuurlijk moet zorgvuldig gekeken worden of kostenstijgingen kunnen worden beperkt en of investeringen wel echt nodig zijn. Voor de analyse van de kosten en de mogelijkheden tot bezuinigen verwijst het Dagelijks Bestuur naar bovenstaande toelichting in deze aanbiedingsbrief. Specifiek wil het Dagelijks Bestuur teruggeven aan de gemeente Houten dat één ‘grote’ kostenpost niet aangewezen wordt voor eventuele versobering en dat betreft de ICT. Nu is Houten voor een groot gedeelte de ICT-leverancier van de RUD Utrecht en heeft de gemeente Houten de kosten hiervan in 2023 aanzienlijk verhoogd.

Ook voor 2024 wordt weer een verhoging aangekondigd, die mede is ontstaan door de keuze van het college een second opinion aan te vragen op de richting die intern (in overleg met het vorige college is gemaakt). De RUD Utrecht heeft slechts (zeer) beperkt invloed op deze kosten, maar wordt hier wel mee geconfronteerd. Het Dagelijks Bestuur roept de gemeente Houten dan ook op zelf ook terughoudendheid te betrachten in het maken van kosten die voor een deel gedragen moeten worden door de RUD Utrecht. Voor wat betreft de oproep rondom de SPUK IBP verwijst het Dagelijks Bestuur naar de analyse die hierboven is opgenomen in deze aanbiedingsbrief. Hieruit blijkt dat de middelen slechts voor 1 jaar zijn toegezegd en vrijwel geheel moeten worden ingezet voor collectieve taken. Het Dagelijks Bestuur herkent het gevoel dat overdracht aan de Omgevingsdienst de taakuitvoering duurder maakt. Het Dagelijks Bestuur zou echter wel een aantal onderwerpen ter overweging willen meegeven die dit gevoel in een ander perspectief kunnen zetten. Allereerst hebben wij op meerdere plekken moeten constateren dat binnen deelnemers vaak geen sprake is van integrale kosten voor de producten en diensten die worden afgenomen (na overdracht). Het Dagelijks Bestuur heeft ook begrepen dat bij Houten nu een onderzoek plaatsvind over de doorrekensystematiek.

Keuzes hierin bepalen voor een groot gedeelte de ‘kostprijs’ van de producten en diensten. Bij de RUD Utrecht zijn dit integrale kosten (dus alle kosten zitten hierin versleuteld). Dus ook kosten van bijvoorbeeld de postverzending, de receptie, de vergaderzalen enz. Bij deelnemers zien we vaak dat deze kosten niet, of slechts ten dele worden doorbelast. Wanneer bijvoorbeeld kosten van de ICT-omgeving geen plek krijgen in de doorbelasting dan heeft dit een groot effect op de interne kostprijs bij een deelnemer. Terwijl dit in werkelijkheid natuurlijk geen juiste vergelijking is. Daarnaast moet de RUD Utrecht helaas constateren dat bij overdracht van taken, deze taken meestal de laatste jaren niet op een hoog niveau zijn uitgevoerd en dat er weinig is geïnvesteerd in kwaliteit. Dit levert bij overdracht (aanzienlijke) eenmalige kosten op om bijvoorbeeld dossiers die moeten worden overgedragen op orde te krijgen en daarnaast worden de huidige (meestal al niet integrale) kosten van de laatste jaren waarin de uitvoering kwalitatief minder was vergeleken met de kosten van de uitvoeringsdienst. Hoe dit er in het specifieke geval voor Houten uit ziet kunnen wij niet zo beoordelen, maar beide onderdelen hebben wel invloed op het perspectief.

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 6 van 19

Gemeente Lopik (voor zienswijze zie bijlage 4) De Gemeente Lopik waardeert de ontwikkelingsgerichte houding van de RUD Utrecht en ziet er naar uit dit gezamenlijk concreet te maken. Daarnaast hoopt de gemeente Lopik dat de inspanningen om efficiënter te werken hun vruchten afwerpen. De gemeente Lopik ondersteund het voornemen tot nadere samenwerking met de OdrU. Dit gelet op de benodigde schaal in de toekomst, de overlap in werkzaamheden en kansen die we zien in het delen van functies en functionarissen.

Reactie van het Dagelijks Bestuur:

Het Dagelijks Bestuur is content met het feit dat de gemeente Lopik de ontwikkelingsgerichte houding constateert en kijkt er naar uit hier gezamenlijk stappen te zetten om dit verder te concretiseren. De inspanningen om efficiënter te werken hebben de afgelopen jaren (tot 2022) een aantal efficiencyslagen opgeleverd. Wij verwachten vanaf 2025 hier weer verdere stappen in te kunnen zetten: als we ervaring hebben met het werken ‘onder’ de Omgevingswet. Het Dagelijks Bestuur onderschrijft de motieven zoals opgenomen in de zienswijzebrief die ten grondslag liggen aan de wens om een nadere samenwerking met de OdrU te bewerkstelligen. Gemeente Nieuwegein (voor zienswijze zie bijlage 5) De Gemeente Nieuwegein stemt in met de ontwerp Programmabegroting 2024. De raad wil echter wel één zorgpunt rondom de inzet van personeel meegeven op de uitvoering van de basistaken vergunningen, toezicht en handhaving. In de jaarstukken valt volgens de gemeente Nieuwegein te lezen dat op onderdelen niet geleverd kan worden. Het is volgens de gemeente Nieuwegein van belang dat de RUD Utrecht zijn focus houdt op haar VTH-taken. De gemeente Nieuwegein wil graag weten welke acties de RUD Utrecht onderneemt om voldoende te kunnen leveren terwijl ze daarnaast doorgroeit naar een partner op specialistische thema’s.

De gemeente Nieuwegein vindt het onderzoek naar één omgevingsdienst voor de gehele provincie Utrecht een positieve ontwikkeling, mede ook omdat hiermee voldaan wordt aan het advies van de commissie van Aartsen.

Reactie van het Dagelijks Bestuur:

Het Dagelijks Bestuur is content met het feit dat de gemeente Nieuwegein instemt met de Programmabegroting en daarnaast de groei naar een partner op specialistische thema’s onderschrijft. Daarnaast waardeert het Dagelijks Bestuur de steun van de gemeente Nieuwegein inzake het onderzoek naar één omgevingsdienst in de provincie Utrecht. Voor wat betreft de vraag rondom de inzet van personeel constateert ook het Dagelijks Bestuur dat de arbeidsmarkt zeer krap is. Dit leidt zowel op de doorontwikkeling op specialistische thema’s alsook in het reguliere VTH-domein tot uitdagingen. De onderproductie in de jaarrekening 2022 is echter maar beperkt een gevolg van onvoldoende personeel. In het jaar 2022 is de RUD Utrecht overgegaan naar een nieuw VTHzaaksysteem dat ook geschikt is om te gebruiken met het DSO onder de Omgevingswet. Deze overgang heeft veel uren van medewerkers gevraagd. Voornamelijk om het systeem te leren kennen, maar daarvoor natuurlijk ook voor de inrichting ervan. Net zoals met elk nieuw systeem zijn er ook in het eerste halfjaar 2022 nog een aantal aanpassingen verricht om de processen in het systeem beter aan te laten sluiten op de gehanteerde werkwijze. Dit heeft ertoe geleid dat in het eerste halfjaar een achterstand is ontstaan die niet meer geheel in te lopen was in het restant van 2022.

Daarnaast was ook het ziekteverzuim in 2022 significant hoger dan gemiddeld. Daarnaast was er in 2022 ook op een aantal vraag gestuurde producten echt minder vraag vanuit de deelnemers, bedrijven en/of initiatiefnemers. De RUD Utrecht is zich er echter wel terdege van bewust dat de krapte op de arbeidsmarkt een rem kan vormen voor met name de doorontwikkeling van de organisatie. De RUD Utrecht is in 2020 reeds gestart met het werven van Young professionals en deze middels een eigen programma, ondersteund door externe partijen, op te leiden voor de meest voorkomende functies in onze organisatie. Voor het opvangen van de uitstroom van zeer ervaren medewerkers (vanwege onder meer pensioen) is het wel noodzakelijk op dit vlak meer inzet te gaan plegen. Vandaar dat hier ook middelen voor gereserveerd zijn in de Programmabegroting 2024. Deze middelen zullen we uiteraard in overleg zo efficiënt mogelijk inzetten om het behoud van huidige medewerkers en de werving van nieuwe medewerkers een impuls te geven. Dit is nodig om in de nabije toekomst aan de vraag te kunnen blijven voldoen, maar ook om de doorontwikkeling op het gewenste niveau gestalte te kunnen geven.

Gemeente Utrecht (voor zienswijze zie bijlage 6) De gemeente Utrecht maakt voor de zienswijze op de Ontwerp Programmabegroting 2024 een koppeling met de Kadernota 2024, waarop de Ontwerp Programmabegroting 2024 is gebaseerd, en stelt dat de zienswijze op de Kadernota niet is beantwoord. Daarna stelt de gemeente Utrecht dat ze op 6 april 2023 een reactie op de zienswijze hebben ontvangen. Voor de inhoudelijke onderwerpen in de zienswijzebrief op de kadernota 2024 is een reactie ontvangen dat de inhoudelijke onderwerpen vooral tussen deelnemers en de RUD Utrecht moeten worden uitgewerkt. De gemeente Utrecht verwijst de RUD Utrecht integraal naar de vorige zienswijzebrief voor al de inhoudelijke punten waarop nog niet is gereageerd of invulling aan is gegeven. Daarnaast verneemt de gemeente Utrecht het bijbehorende tijdspad. Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 7 van 19

De gemeente Utrecht geeft aan dat de € 109.000 bezuiniging tussen Kadernota 2024 en Ontwerp Begroting 2024 is gerealiseerd op het gevraagde extra financiële budget. Kosten voor prijscompensaties en CAO-stijgingen worden nog volledig en direct doorberekend aan deelnemers. De gemeente Utrecht vraagt de RUD Utrecht in de huidige ontwikkelingen van prijsstijgingen te kijken naar mogelijkheden om gevraagde kosten voor ontwikkeling en tegenvallers door prijscompensatie en CAOontwikkelingen voor een deel zelf op te vangen. Bij enkele specifieke onderdelen in de Ontwerp Begroting plaatst de gemeente Utrecht vraagtekens. De stijging van de post Onvoorzien met € 100.000 is voor de gemeente Utrecht niet noodzakelijk. Volgens de gemeente Utrecht is deze post in 2022 gebruikt om achterblijvende productie te compenseren. Hiervoor zou deze post volgens de gemeente Utrecht niet moeten worden gebruikt. De ontwikkelkosten stijgen volgens de gemeente Utrecht met € 200.000. De gemeente Utrecht stelt dat deze middelen beschikbaar moeten worden gesteld op basis van concrete goedgekeurde plannen van het Algemeen Bestuur en niet al op voorhand. Volgens de gemeente Utrecht ontvangt de RUD Utrecht vanaf 2023 € 450.000 aan SPUK gelden vanuit het IBP. Dit zijn volgens de gemeente Utrecht structurele gelden voor de komende 4 jaar.

De gemeente Utrecht stelt zich op het standpunt dat deze gelden zijn voor ontwikkeling en versterking van de RUD Utrecht organisatie. De gemeente Utrecht vraagt zich dan ook af hoe deze middelen zich verhouden tot de € 200.000 extra middelen die voor doorontwikkeling worden gevraagd. Daarnaast stelt de gemeente Utrecht dat de € 450.000 aan SPUKmiddelen ontbreken in de Ontwerp Programmabegroting 2024. De gemeente Utrecht verneemt graag welke bestedingsplannen er zijn voor de gevraagde extra € 225.000 indien deze post in stand blijft. Daarnaast vraagt gemeente Utrecht nogmaals met een inhoudelijke reactie te komen op de zienswijze van de Kadernota 2024.

Reactie van het Dagelijks Bestuur:

Het Dagelijks Bestuur zou voor de reactie op de zienswijze van de Kadernota 2024 willen verwijzen naar de aanbiedingsbrief van 31 maart 2023 die ook in de vergadering van het Algemeen Bestuur op die dag is behandeld. Deze is tevens beschikbaar op de website van de RUD Utrecht. In de zienswijze brief van de gemeente Utrecht op de kadernota staan een aantal inhoudelijke onderwerpen genoemd, waarvan de uitwerking volgens het Dagelijks Bestuur betreft niet past in een richtinggevend document als de Kadernota. De uitwerking hiervan is volgens het Dagelijks Bestuur dan ook geen onderwerp van het Bestuur, maar van de ambtelijke organisaties. Het Dagelijks Bestuur stelt dan ook voor deze meer inhoudelijke onderwerpen ook aldaar te laten uitwerken en organiseren. Deze onderwerpen moeten richting geven in de werkprocessen (die door het DSO en de Omgevingswet meer integraal moeten). Daarnaast zullen deze onderwerpen mogelijk een plek moeten krijgen, in het traject met de OdrU. Eén specifiek onderdeel is voor de gemeente Utrecht echter anders dan voor de andere deelnemers. De RUD Utrecht werkt sinds de oprichting voor de gemeente Utrecht ook in de systemen van de gemeente Utrecht. Bij oprichting was de afspraak en ook de bedoeling dit slechts voor ongeveer 2 jaar in stand te houden. Dit is echter tot op heden niet gewijzigd.

Met de komst van de Omgevingswet zal deze werkwijze nog onwenselijker worden. Wij hebben als Dagelijks Bestuur begrepen dat er op dit moment ambtelijk gesprekken lopen om deze situatie te veranderen, zodat voor alle deelnemers in de systemen bij de RUD Utrecht wordt gewerkt. Wij juichen dit toe. Gezien de ervaring hiermee voor alle andere gemeentelijke opdrachtgevers en de provincie verwachten wij dat hier ook voor de gemeente Utrecht een goed werkbare oplossing zal worden georganiseerd. Dit zal er ook toe leiden dat de wens om meer over bereikte effecten te rapporteren, eenvoudiger en eenduidiger te ontwikkelen valt. Het Dagelijks Bestuur verwijst voor de analyse van de kostenstijgingen naar de hierboven beschreven analyse. Wel hecht het Dagelijks Bestuur eraan te benadrukken dat het gekozen systeem ervoor zorgt dat de CAOstijgingen integraal moeten worden doorberekend in de tarieven. De deelnemers hebben er gezamenlijk voor gekozen geen risico of andere opslag in het tarief op te nemen, waardoor het niet volledig doorberekenen van de CAO-stijgingen zou leiden tot tarieven die de loonkosten van het uitvoerend personeel niet dekken. Daarnaast zit er voor de RUD Utrecht in de Ontwerp Programmabegroting van 2024 een bezuinigingsopdracht van € 225.000 op de materiële uitgaven. Dit betekent een bezuinigingsopdracht van ruim 7,2%.

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 8 van 19

Het Dagelijks Bestuur vindt het jammer dat de opmerking over de inzet van de post Onvoorzien in 2022 nogmaals door de gemeente Utrecht wordt gemaakt, terwijl hier bij de beantwoording van de zienswijze op de Kadernota 2024 is aangegeven dat de conclusie die de gemeente Utrecht over de inzet feitelijk niet juist is. De post Onvoorzien is in 2022 ingezet om het productieverlies als gevolg van het hoge ziekteverzuim en de intensieve tijdsbesteding aan het wegwijs worden met het nieuwe VTH-zaaksysteem op te vangen. Dus niet om de productie te verhogen, maar om zieke medewerkers te vervangen (dit leidt natuurlijk wel tot productie) en om de inefficiënties die in het begin ontstaan bij het gaan werken met een nieuw systeem te beperken (eigenlijk dekking implementatie nieuwe VTH-zaaksysteem). Voor de opmerking rondom de ontwikkelkosten geldt eigenlijk hetzelfde. Ook deze vraag is reeds in de zienswijze op Kadernota 2024 gesteld en als volgt beantwoord: Voor de stijging van de ontwikkelkosten wordt een bestemmingsreserve ingesteld, zodat deze alleen kan worden uitgegeven na akkoord van het Algemeen Bestuur en het doorlopen van een zienswijzeprocedure bij de raden en provinciale staten. Hiermee wordt aangesloten bij de wens van de gemeente Utrecht.

Voor de analyse van de SPUK-gelden en de mogelijkheden tot inzet verwijst het Dagelijks Bestuur naar de beantwoording aan het begin van deze aanbiedingsbrief. Het Dagelijks Bestuur en de organisatie hebben op geen enkele wijze toezegging dat deze gelden meerjarig zullen worden uitgekeerd. Derhalve is er ook geen enkele grond om deze op te nemen in de Programmabegroting 2024.

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 9 van 19

Bijlage 1: Zienswijze gemeente Amersfoort

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 10 van 19

Bijlage 2: Zienswijze gemeente Eemnes

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 11 van 19

Bijlage 3: Zienswijze gemeente Houten

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 12 van 19

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 13 van 19

Bijlage 4: Zienswijze gemeente Lopik

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 14 van 19

Bijlage 5: Zienswijze gemeente Nieuwegein

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 15 van 19

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 16 van 19

Bijlage 6: Zienswijze gemeente Utrecht

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 17 van 19

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 18 van 19

Onderwerp: Zienswijzen Programmabegroting 2024 T.b.v.: Algemeen Bestuur d.d. 15 september 2023

Pagina 19 van 19