01. RV verbouwing Parklaan 8 (Geanonimiseerd).pdf

RAADSVOORSTEL

2025

Gemeente

Woudenberg

2

Datúm

Registratiekenmerk: Raadsvergadering Vergadering

van

: van:

Portefeuillehouder:

25

september

2025

16

september

2025

Henk

Jan

ambtenaar:

(geanonimiseerd) |

Onderwerp

voorstel:

Verbouwing

de

krediet

beschikbaar

Molenaar

Behandelend

Aan

voorstel: Z.350099

Commissie

/

september

2025

Parklaan

8

Raad.

Voorstel 1.

Voor

de

stellen 2.

De de

verbouwing van

€

en

inrichting

van

Parklaan

8

een

extra

te

83.000.

geraamde verbouwingskosten ad € 83.000 te dekken via de aanwending algemene reserve en dit financieel te verwerken in de najaarsrapportage 2025. extra

van

Inleiding In de raadsvergadering van 24 april jl., is het memo Parklaan 6-10 d.d. 8 april 2025 besproken. In dit memo is toegelicht dat als gevolg van reeds uitgevoerde en rigoureuze sloopwerkzaamheden aan het pand aan de Parklaan 8 aanzienlijk meer kosten gemaakt moeten worden om de ruimten te herstellen en klaar te maken als werkplek, dan het beschikbare budget toestaat. Vervolgens zijn in dit memo twee opties toegelicht voor het gebruik van het pand op korte termijn. De eerste optie die is toegelicht ziet op het in gebruik nemen van het gehele woongedeelte en de tweede optie op het enkel in gebruik nemen van de ruimte op de begane grond. De

conclusie

het college, welke ook in het memo is opgenomen, is dat optie twee vooral scenario is maar geen reëel scenario. Door te kiezen voor optie één wordt zowel terugval de begane grond benut als de eerste verdieping en wordt op korte termijn tegemoetgekomen aan de behoefte aan huisvesting van zowel medewerkers van de gemeente als van Coöperatie van

een

de

Kleine Schans (hierna: CDKS). zijn om in de voorjaarsrapportage van het woongedeelte.

Geprint

op:

04-09-2025

Zodoende een extra

08:26: 12uur

gaf het college in het memo krediet op te nemen voor de

aan

voornemens

verdere

te

verbouwing

Document2

Gehoord hebbende het debat tijdens de raadsvergadering van 24 april jl. , heeft het college besloten om het kredietvoorstel niet in de voorjaarsrapportage 2025 op te nemen maar via dit onderhavige raadsvoorstel aan uw raad voor te leggen. Hierna treft u de nadere onderbouwing van het kredietvoorstel aan waarbij tevens een vergelijking is gemaakt met het huren van een externe kantoorruimte. Beoogd resultaat Door de herstelwerkzaamheden van Parklaan 8 uit te voeren , wordt het te kort aan ambtelijke werkplekken en vergaderruimtes op korte termijn opgelost. Daarnaast draagt het bij aan een beter werkklimaat en een efficiëntere indeling van de kantoorruimtes in het gemeentehuis. Kader Organisatievisie 2024-2028 Arbobesluit en Arbowet Argumenten In het memo d. d. 8 april 2025 (welke als bijlage bij dit raadsvoorstel is opgenomen) is toegelicht dat de ambtelijke organisatie qua aantallen (stilte) werkplekken en vergaderruimten niet meer past in het huidige pand en dat ook CDKS al jaren kampt met een tekort aan werkplekken , gespreks- en groepsruimten. Het woongedeelte aan de Parklaan 8 wordt in dit kader als een passende tijdelijke oplossing gezien en het biedt de gemeente ruimte om een zorgvuldige afweging te maken voor de lange termijn visie op dit gebied. Voor de ambtelijke organisatie is de behoefte aan extra werkplekken en vergaderruimten onveranderd.

Voor CDKS is het tekort aan werkplekken echter dermate nijpend geworden dat CDKS niet kan langer kon wachten totdat Parklaan 8 verbouwd is. Ter overbrugging is er daarom voor gekozen om het leegstaande appartement aan Parklaan 10 tijdelijk te benutten en hier een tweetal spreekkamers te realiseren. De vrijgekomen spreekkamers in het Cultuurhuis worden tijdelijk ingericht met in totaal 7 (krappe) werkplekken. Dit verlicht de ergste druk van het tekort , maar is geen structurele oplossing voor CDKS. De structurele oplossing voor CDKS zal pas ontstaan op het moment dat de verbouwing en herinrichting van het Cultuurhuis volledig is afgerond. Gezien de omvang van dit project wordt een termijn van twee en een half jaar in dit kader realistisch geacht. De tijdelijke oplossing met de spreekkamers in het appartement van Parklaan 10 , is CDKS voor de komende twee en een half jaar echter ook geen afdoende oplossing. De behoefte aan meer vaste en volledig ingerichte werkplekken met voldoende ruimte , is groter dan nu met deze tussenoplossing gerealiseerd is. Zodoende acht het college het in het memo van 8 april jl. beschreven scenario om het gehele woongedeelte in gebruik te nemen , nog steeds het meest reëel en passend bij de huidige situatie. De totale kosten (incl. de reeds gemaakte sloopkosten) hiervoor worden nu geschat op ca. € 113. 000.

Kantoorruimte huren Zoals hiervoor beschreven , heeft uw raad tijdens de vergadering van 24 april jl. het college gevraagd om in dit kader ook de huur van kantoorruimte als alternatief voor de verbouwing te onderzoeken. Een mogelijke optie die daarbij genoemd werd , is de kantoorruimte aan het Fonteinkruid. In dit gebouw zijn diverse kantoorruimten te huur. Uit navraag bij de lokale makelaar is gebleken dat de gemiddelde huurprijs van dit kantoorpand € 3146 , per m² (€ 26 per m² excl. 21% btw) bedraagt. In het navolgende tabel is een vergelijking gemaakt van de geschatte kosten van de huur van een kantoorruimte aan de Fonteinkruid en afgezet tegen de kosten van de verbouwing en inrichting van het pand aan de Parklaan 8.

Geprint op: 04-09-2025 08:26:12 uur

2/5

Locatie Parklaan 8 Fonteinkruid

Kantoorvloer Oppervlakte in m² *

Huur

100 100

n. v. t.

per

per m² maand

€ 3146 ,

Huur per maand

Huur per jaar

Duur huur periode*

Totale kosten*

n. v. t.

n. v. t.

n. v. t.

€ 112. 782 € 94. 380

€ 3. 146

€ 37. 752

21/2 jaar

Voor deze vergelijking zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd. Oppervlakte kantoorvloer

De vloeroppervlakte van Parklaan 8 bedraagt 100m² , om een reëel beeld te krijgen is er voor de huuroptie ook uitgegaan van dezelfde m².

Duur huurperiode

Gezien de fase waarin de businesscase cultuurhuis zich bevindt , is in het rekenvoorbeeld uitgegaan van een huurperiode van twee en een half jaar.

Inrichting en faciliteiten

De huurprijs is inclusief inrichting (bureaus , stoelen en kasten) , gas , water en elektra , internet , schoonmaak , koffie en thee , pantry en lunch/kantine ruimte , privé afvalcontainer en papierversnipperaar. Daarnaast voldoende parkeergelegenheid voor zowel de fiets als de auto.

Totale kosten

De vermelde kosten zijn inclusief 21% btw.

Vergelijking Financieel bezien zijn de kosten van de verbouwing van het woongedeelte van Parklaan 8 hoger dan de huur van kantoorruimten aan het Fonteinkruid. Als er voor de huur van kantoorruimten aan het Fonteinkruid gekozen wordt , moeten er alsnog kosten gemaakt worden aan het pand van Parklaan 8 om het weer voor de woonbestemming gereed te maken en vervolgens bijvoorbeeld te kunnen verhuren. Deze kosten zijn in bovenstaand overzicht niet meegenomen. De economische levensduur van investeringen in de Parklaan 8 is bovendien langer dan twee en een half jaar. Verder is de ligging een belangrijk verschil tussen beide locaties. Het pand aan de Parklaan 8 is voor de ambtelijke organisatie naastgelegen en voor de medewerkers van CDKS op loopafstand. Hierdoor wordt de fysieke afstand beperkt geacht. Als ervoor wordt gekozen om de kantoorruimten aan het Fonteinkruid te huren , wordt deze afstand groter. Dit vraagt van zowel onze eigen medewerkers als van de medewerkers van CDKS een goede communicatie en afstemming qua activiteiten en processen. De grotere afstand zal ook meer reistijd vergen. Conclusie Ondanks dat de huurkosten lager uitvallen , met als kanttekening dat er gerekend is voor een duur van twee en een half jaar , is het een feit dat er hoe dan ook in Parklaan 8 geïnvesteerd moet worden.

Alles overziend concludeert het college dat het opbouwen en inrichten van zowel de begane grond als de eerste verdieping aan Parklaan 8 voor het creëren van extra (stilte) werkplekken en vergaderruimten , de meest passende oplossing is. Kanttekeningen en risico’s De tijdelijke invulling als kantoorruimte , heeft als gevolg dat er een ontheffing van het omgevingsplan nodig is. De procedure , de doorlooptijd van aanvraag tot antwoord , de uitkomst , wel of geen bezwaar zijn factoren waar rekening mee moet worden gehouden en kunnen van invloed zijn op het gewenste resultaat. Maatschappelijk draagvlak Inclusie

Geprint op: 04-09-2025 08:26:12 uur

3/5

Niet ä

van

toepassing.

Duurzaamheid Het verbouwen en betrekken van Parklaan inzetbaarheid van medewerkers van zowel

werkplekken ú

8 zal bijdragen aan de duurzame de gemeente als CDKS omdat zij betere

krijgen.

Participatie Niet van toepassing.

(geanonimiseerd) aa joren Dit voorstel

op

juistheid

beoordeeld

(geanonimiseerd) |

door

past binnen de begroting

nn

LE -

-

-

Kosten

Bovengenoemde bedragen betreffen Bovengenoemd totaal verschil wordt raadsvoorstel Het voorstel is dit te dekken

uit de

incidentele

uitgaven.

de

bekend

aan

algemene

raad

gemaakt

BTW

bijgevoegd

reserve.

Parldaan8 Parklaan 8 begane gond 1e verdieping € 50.160 € 43.048

verbouwing

via:

€ 10.534

Totaal € 93.208

€ 9.040

€ 19.574

Geraamde kosten

€ 112.782

Reeds beschikbaar

verbouwing Parklaan 8 gesteld door raad aanmdllend investeringskrediet

-€ 30.000

Benodigd

ERR

Afgerond Toelichting: De verbouwingkosten voor (incl. btw). Het bedrag van

Parklaan 8 begane € 112.782 is zoals

grond

€83.000

en

vermeld

1 verdieping bedragen in de

memo

aan

de

raad

€

112.782 van

april jl.

Van de totale investering van afgerond € 113.000 is reeds € 30.000 beschikbaar gesteld door de raad in juli 2024. Afgerond wordt aanvullend aan de raad een investeringskrediet aangevraagd van € 83.000. Voorgesteld wordt het bedrag van € 83.000 te dekken via een eenmalige aanwending van de algemene reserve en dit financieel te verwerken in de

najaarsrapportage

2025.

Aanpak/uitvoering Indien uw raad akkoord wordt de uitvoering van 2025 gereed te hebben uitvoerende partijen.

met het beschikbaar stellen van het extra verbouwingskrediet verbouwing ter hand genomen. Het streven is om de ruimten eind voor gebruik. Deze planning is onder voorbehoud van beschikbaarheid

Geprint

08:26:12

op:

04-09-2025

gaat de

uur

4/5

Uit te voeren werkzaamheden De uit te voeren werkzaamheden voor de verbouwing van Parklaan 8 bestaan o. a. uit het aanbrengen van plafonds en het stuken van wanden. De stroomvoorzieningen worden aangepast naar de huidige maatstaf/regels en de cv-installatie zal een grondige onderhoudsbeurt ondergaan. De benodigde voorzieningen zoals water en afvoer voor de keuken en het toilet worden aangelegd , en de wanden worden voorzien van tegelwerk. Voorzieningen zoals een alarm en wifi/internet zijn onderdeel van de installatiewerkzaamheden. Tot slot worden de wanden gesausd en al het houtwerk geschilderd , worden de ramen voorzien van vitrage en worden tapijtegels gelegd als vloerafwerking. Communicatie Door middel van een brief welke in gezamenlijkheid met communicatie wordt opgesteld , worden de omwonenden geïnformeerd over de beoogde invulling van het pand aan Parklaan 8 en de eventuele hinder tijdens de werkzaamheden. Bijlage(n) D. nummer D. 294497 D. 302687 D. 302685

Documentnaam Memo Parklaan 6-10 Collegeadvies verbouwing Parklaan 8 Raadsbesluit verbouwing Parklaan 8

Geheimhouding N. v. t N. v. t

Actieve openbaarmaking

N. v. t

Toelichting: T. z. t. zijn we op grond van de Wet open overheid (Woo) verplicht om bepaalde categorieën van documenten actief te publiceren. Wanneer die wettelijke plicht ingaat , zal hier vermeld moeten worden tot welke informatiecategorie het document behoort.

Dit veld hoeft voorlopig nog niet te worden ingevuld.

Burgemeester en wethouders van Woudenberg ,

Z. D. M. van den Boogaard Secretaris

Geprint op: 04-09-2025 08:26:12 uur

M. Jansen-van Harten Burgemeester

5/5