01 RV Treffen van de Gemeenschappelijke regeling van Archief Eemland (Geanonimiseerd).pdf

RAADSVOORSTEL

2025

Gemeente

Woudenberg

Datum

voorstel:

Registratiekenmerk: Raadsvergadering Vergadering

29-09-2025

Z.346039

van

27-11-2025

:

Commissie

11-11-2025

van:

Portefeuillehouder: Behandelend

Onderwerp

Aan

de

(geanonimiseerd) |

ambtenaar:

/

voorstel:

Gemeenschappelijke

regeling

Archief

Eemland.

Raad.

Voorstel Het

college van burgemeester toestemming te verlenen voor

en

wethouders

het toetreden

van

tot

de

de gemeente

Woudenberg Gemeenschappelijke regeling

Archief

Eemland.

Inleiding Op 20 mei 2025 is het college akkoord gemeenschappelijke regeling (GR). De collegebesluit D.297896 in de bijlage.

gegaan met het niet indienen van een zienswijze op de raad is hiermee op 10 juli 2025 akkoord gegaan. Zie

Bij Archief Eemland zijn twee zienswijze van aangesloten gemeentes binnengekomen. opmerkingen zijn verwerkt in de documenten die toegevoegd zijn in de bijlage: 01 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland (D.304389) 02 Uitvoerende DVO Archief Eemland (D.304388)

De

-

-

De

wijzigingen in de GR zijn apart weergegeven in het document “Voorblad wijzigingen aanleiding zienswijzen GR Archief Eemland”. Zie bijlage D.304387.

Geprint

op:

08-10-2025

07:57:47uur

naar

H:\2025\Linda\GR\Raadsvoorstel aangepaste

versie

na

vrage

Tevens is beschreven voor de raad hoe de financiële scenario’s voor 2025 en 2026 zijn vormgegeven. Zie hiervoor het document in de bijlage: Addendum uitvoerende DVO Kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland (D. 304386) Beoogd resultaat (wat) De huidige GR Archief Eemland voldoet niet meer aan de behoefte en dienstverlening van de deelnemende gemeenten. Dit komt enerzijds komt door gewijzigde regelgeving en anderzijds omdat de huidige GR niet meer voldoet aan de wensen van de deelnemende gemeenten Daarom wordt de huidige regeling opgeheven en wordt een nieuwe centrumregeling ingericht , met Amersfoort als centrumgemeente. Dit heeft als voordeel dat enerzijds mandatering mogelijk is zonder afzonderlijke mandaatbesluiten. En anderzijds voorkomt dit onnodig verzwaring (en toename kosten) naar bijvoorbeeld een bedrijfsvoeringsorganisatie. Financieel betekent het aanwijzen van Amersfoort als centrumgemeente , dat de indexering van kosten door de gemeenteraad van Amersfoort wordt bepaald. Zie document D. 304389 in de bijlage Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland. Kader Archiefwet 1995 Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Woudenberg 2023 Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023 Argumenten 1.

Er is een wettelijke verplichting om de GR Archief Eemland te actualiseren De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden. De huidige GR Archief Eemland wordt opgeheven en een nieuwe centrumregeling wordt ingericht. 2. De wijziging van de GR versterkt de rol van de gemeenteraad De gewijzigde Wgr heeft tot doel de democratische legitimatie van gemeenschappelijke regelingen te versterken. De wijzigingen zorgen voor een versterking van de kaderstellende en controlerende rol van de gemeenteraad bij gemeenschappelijke regelingen door onder andere de positie van de raad ten aanzien van de kadernota en de ontwerp-begroting/budget te verstevigen. Deze wijzigingen zijn ook doorgevoerd in de tekst van de nieuwe Centrumregeling. 3. De nieuwe centrumregeling speelt beter in op de behoeften van inwoners Door toenemende digitalisering is er behoefte aan snelle , digitale toegang tot archiefbescheiden. Dit vereist behoeftepeilingen en investeringen in voorzieningen om deze toegang te realiseren en beheren. 4. Met de nieuwe centrumregeling van de GR Archief Eemland kan de regionale functie van het archief worden voortgezet De regionale samenwerking heeft als voordeel een meer samenhangend beeld te kunnen geven van de cultuurhistorie van de regio. 5.

Deelnemende gemeenten krijgen meer inspraak en participatiemogelijkheden rondom de strategische keuzes van het Archief In de centrumregeling GR Archief Eemland worden vaste momenten in het jaar benoemd waarop deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen met strategische keuzes op het gebied van archiefbeheer en beschikbaarstelling , voor zowel papieren archief als digitaal archief. 6. De nieuwe centrumregeling van de GR Archief Eemland beperkt de kosten door gezamenlijke inkoop en ontwikkeling van archiefproducten In plaats van het oprichten van individuele archiefdiensten per gemeenten , met alle kosten rondom huisvesting , personeel , ict en archieffaciliteiten , kunnen de kosten beperkt worden

Geprint op: 08-10-2025 07:57:47 uur

2/4

door

een

centrale

archiefdienst

in te stellen

de

en

kosten

Kanttekeningen en risico’s Als gemeente Woudenberg de Gemeenschappelijke voldaan worden aan de archief-wettelijke taken die

onderling

naar

rato

te

delen.

regeling niet ondertekent, kan er niet genoemd worden in de Archiefwet 1995.

Maatschappelijke draagvlak Met dit besluit zorgen we ervoor dat verantwoordelijkheden en participatie voor alle deelnemers duidelijk en geborgd zijn, continueren we de huidige dienstverlening voor alle inwoners en belanghebbenden van de regio Eemland, en borgen we de controlerende taken van de raden van de deelnemende gemeenten. Financiële

consequenties

op

juistheid

beoordeeld

door

(geanonimiseerd) Dit voorstel

(geanonimiseerd) |

past binnen de begroting Voorstel|

Begroot

Verschil|Gevolg budget

____€Ofminderuitgven Uitgaven | €75.500|| €75500) | _____ | | €ofminderinkomsten inkomsten | __ | __eoftekortopbegroting) Totaal |-€75.500f-€75.500} | -

-

-

Bovengenoemde bedragen betreffen Bovengenoemd totaal verschil wordt dus n.v.t. Het voorstel

is dit te dekken

uit

structurele

uitgaven.

de

bekend

aan

raad

gemaakt

via:

geen

verschil

N.v.t..

Toelichting: de uitvoering van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland is structureel een budget beschikbaar van € 75.500. Recent zijn de budgetten voor deze gemeenschappelijke regeling verhoogd en verwerkt in onze begroting 2025-2028. De GR Archief Eemland is op dit moment nog niet opgenomen in de paragraaf Verbonden partijen van de begroting van de gemeente. Vanaf begroting 2027-2030 zal deze gemeenschappelijke regeling worden verwerkt in de paragraaf Verbonden partijen van de begroting van de gemeente.

Voor

Aanpak/uitvoering De documenten “01 Gemeenschappelijke regeling” en de “02 Uitvoerende DVO” worden aan raad voorgelegd met het verzoek toestemming te verlenen aan het college om akkoord te

de

gaan. Communicatie Na vaststelling wordt en de Raad.

Archief

Eemland

Gemeenschappelijke regeling gepubliceerd. De

Bijlage(n) D.nummer

D.297896

wordt

| Documentnaam

| Collegebesluit

20

mei

Gemeenschappelijke

regeling Archief

op:

08-10-2025

07:57:47

hoogte gebracht

ondertekend.

het akkoord

van

En

het ondertekende

Geheimhouding

Actieve

bijlagen zijn openbaar.

|

van

het

exemplaar

college wordt

openbaarmaking

Dit veld hoeft voorlopig nog niet te worden ingevuld.

Toelichting:

2025

Geprint

de

Alle

Vastgesteld B&W vergadering

op

T.z.t. zijn Wet open

we

verplicht

om

categorieën

uur

op grond

van

de

overheid

(Woo) bepaalde

van

documenten

3/4

Eemland D. 304389

01 Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

D. 304388

02 Uitvoerende DVO Archief Eemland

D. 304387

Voorblad wijzigingen naar aanleiding zienswijzen GR Archief Eemland

D. 304386

Addendum uitvoerende DVO Kostenscenario’s deelnemers Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

D. 304491

Raadsvoorstel Gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

D. 304492

Raadsbesluit gemeenschappelijke regeling Archief Eemland

actief te publiceren. Wanneer die wettelijke plicht ingaat , zal hier vermeld moeten worden tot welke informatiecategorie het document behoort.

Burgemeester en wethouders van Woudenberg

Z. D. M. van den Boogaard Secretaris

Geprint op: 08-10-2025 07:57:47 uur

M. Jansen-van Harten Burgemeester

4/4