01. RV Kredietaanvraag onderzoek businesscase cultuurhuis def concept.pdf

RAADSVOORSTEL 2023 Onderwerp

:

Datum voorstel:

17 januari 2023

Registratiekenmerk:

Z.339318

Raadsvergadering van:

23 februari 2023

Vergadering Commissie van:

7 februari 2023

Portefeuillehouder:

Wethouder HJ. Molenaar en wethouder M. van de Graaf

Behandelend ambtenaar:

J. Aartssen en Z.D.M. van den Boogaard

Onderwerp / voorstel:

Kredietaanvraag onderzoek businesscase cultuurhuis

Aan de Raad. Voorstel Wij stellen u voor  Een krediet van € 65.000 beschikbaar te stellen voor het onderzoek naar de toekomstbestendigheid van de exploitatie (inclusief het beheer, onderhoud en verduurzaming op lange termijn) van het vastgoed waarin nu het Cultuurhuis is gevestigd en de toekomstbestendigheid van het huidige construct met subsidiepartijen. Waarbij de randvoorwaarden zijn: a. dat de huidige culturele gebruikers van het Cultuurhuis bij elkaar blijven; b. dat voor de huidige culturele gebruikers een plek in het centrum van Woudenberg beschikbaar blijft.  De onderzoekkosten ad. € 65.000 te dekken via een eenmalige uitname uit de algemene reserve. Inleiding Tijdens de behandeling in juni 2021 van het Witboek van de Woudenbergse bezuinigingsdialoog 2020-2021 heeft de raad gesproken over de voorgestelde bezuinigingen aangaande de partijen die in het Cultuurhuis gevestigd zijn. Uit de bezuinigingsdialoog waren namelijk bezuinigingen voorgesteld op subsidies die de partijen die in het Cultuurhuis gevestigd zijn, ontvangen. Deze subsidies zijn compensatie voor de huisvestingskosten die zij vervolgens aan de gemeente en de Stichting Cultuurhuis afdragen.

Dit was voor de raad aanleiding om het college opdracht te geven om een onderzoek te doen naar de toekomstbestendigheid van de exploitatie (inclusief het beheer en onderhoud en verduurzaming op lange termijn) van het vastgoed waarin nu het Cultuurhuis gevestigd is. Verder is in het Eerste Herstelplan financiën gemeente Woudenberg (juni 2021) opgenomen dat de analyse van het beheer, gebruik en verhuur van gemeentelijk vastgoed (eigendom) laat zien dat efficiënter en effectiever gebruik beperkt haalbaar is. Geprint op: 19-01-2023 15:47:19uur /var/websites/gemeentebestuur.woudenberg.nl/documenten/convert/497d06ba-35fc-44cd9aa1-1cde2a7cff2f.docx

Vervolgens is het onderzoek naar het Cultuurhuis opgenomen in het coalitieakkoord van het college dat in mei 2022 is aangetreden. Het college wil de functie van het Cultuurhuis (ontmoeting, culturele activiteiten, bibliotheek, Oud-Woudenberg) behouden en met de gebruikers nagaan hoe de exploitatie van het huidige Cultuurhuis kan verbeteren. Na de zomer van 2022 is een ambtelijke werkgroep gestart. Na gesprekken met de portefeuillehouders en IBMN is een plan van aanpak businesscase afgerond. Aansluitend is dit raadsvoorstel tot stand gekomen. Centrale vraag Bent u bereid € 65.000 beschikbaar te stellen voor het onderzoek naar de toekomstbestendigheid van de exploitatie van het vastgoed waarin nu het Cultuurhuis is gevestigd en de toekomstbestendigheid van het huidige construct met subsidiepartijen? Beoogd resultaat (wat) Resultaat is een rapport dat binnen de randvoorwaarden inzicht geeft in:  Verschillende scenario’s qua exploitatiemogelijkheden van het vastgoed, zowel maatschappelijk als niet-maatschappelijk, waarin nu het Cultuurhuis gevestigd is;  Met specifieke aandacht voor de exploitatie van het Cultuurhuis uitgaande van de huidige culturele gebruikers (lees: gebruikers zonder winstoogmerk).

Het gaat hierbij om de toekomst-bestendigheid van het huidige construct met subsidiepartijen;  De mate waarin in het pand met en zonder maatregelen toekomstbestendig is (verwachte kosten beheer, onderhoud en verduurzaming als eisen en kansen meenemen) en inzicht in de kosten van eventuele maatregelen. Kader  Raadsbesluit Witboek bezuinigingsdialoog;  Eerste herstelplan financiën gemeente Woudenberg 2021;  Visie op Retail. Argumenten Zoals hiervoor beschreven heeft de raad het college de opdracht gegeven om onderzoek te doen naar de toekomstbestendigheid van de exploitatie (inclusief het beheer, onderhoud en verduurzaming op lange termijn) van het vastgoed waarin nu het Cultuurhuis is gevestigd. Dit naar aanleiding van een discussie in de raad over de toekomstbestendigheid van het huidige construct met subsidiepartijen. Voorgesteld wordt om de achtergrond van deze discussie een onderdeel te laten zijn van het onderzoek. Daarnaast wordt een aantal randvoorwaarden aan het onderzoek voorgesteld. Namelijk dat de huidige culturele gebruikers van het Cultuurhuis bij elkaar blijven en dat voor de huidige culturele gebruikers een plek in het centrum van Woudenberg beschikbaar blijft. Voor het benodigde onderzoek geldt geen wettelijke verplichting voor een meervoudige aanbesteding.

Omdat het wenselijk is op korte termijn een goed onderzoek te laten doen, hebben wij ervoor gekozen al te starten met een onderhandse uitvraag aan een partij. Wij hebben dit gedaan door in gesprek te gaan met een onafhankelijke gerenommeerde partij, waarbij in samenspraak met deze partij wordt gekeken op welke wijze zo goed mogelijk antwoord kan worden gegeven op de onderzoeksvraag. De motivatie hiervoor is de volgende:  Door een kortere procedure wordt tijdwinst behaald;  Het betreft hier een complex en breed opgezet onderzoek dat meerdere terreinen en mogelijk meerdere fases omvat (vastgoed, gebruikers, duurzaamheid en exploitatie). Door in gesprek te gaan, is het mogelijk de opdracht specifieker te bespreken waardoor een passende offerte gemaakt kan worden. Hierdoor wordt de kans op meerwerk beperkt;  Bij een meervoudige aanbesteding, waar pas na afloop een besluit om krediet wordt gevraagd, is een lange offertetermijn noodzakelijk. In de huidige markt betekent dat een extra hoge offerte;  Er is gekozen voor een onafhankelijke gerenommeerde partij die elke discipline die nodig is in huis heeft en veel ervaring heeft met maatschappelijk vastgoed.

Geprint op: 19-01-2023 15:47:19 uur

2/4

Vooraf is extra zekerheid ingebouwd door IBMN (onze aanbestedingsadviseur) vanaf het begin te betrekken. Zij schuiven ook aan tijdens het gesprek met de betreffende partij over de opdrachtformulering. Risico  Als de gekozen partij het uiteindelijk toch niet zou worden moet opnieuw worden gestart. Er mag niet met de kennis van de gevoerde gesprekken nog een uitvraag aan anderen worden gedaan om een lagere prijs te bedingen. Duurzaamheid en Inclusie Het onderzoek draagt bij aan:  Het toekomstbestendiger maken van het pand waar het cultuurhuis in gevestigd is;  Duidelijkheid met betrekking tot de toekomst voor de gebruikers van het pand;  Een toekomstbestendige exploitatie. Maatschappelijke participatie  De huidige gebruikers en de Stichting Cultuurhuis zijn belangrijke gesprekspartners;  Incidentele gebruikers die ruimten via Stichting Cultuurhuis huren worden ook bij het onderzoek betrokken;  Er wordt in het onderzoek rekening gehouden met actuele ontwikkelingen, zoals de huidige activiteiten van de gebruikers in het cultuurhuis en mogelijke uitbreiding daarvan, de realisatie van een Laagdrempelige Ontmoetingsplek of een voorziening voor mensen met (beginnende) dementie;  Naast de betrokken stakeholders wordt in samenspraak met de afdeling communicatie bekeken hoe een aanvullende vorm van burgerparticipatie kan plaatsvinden. Financiële consequenties Bovenkamp

op juistheid beoordeeld door Aart van de

Dit voorstel past binnen de begroting

Uitgaven inkomsten Totaal -

Voorstel

Begroot

€ 65,000 € 65,000 €0

€0 €0 €0

Verschil Gevolg budget € 65,000 extra uitgaven € 65,000 extra inkomsten € 0 tekort op begroting

Naam Product Businesscase Cultuurhuis Dekking algemene reserve

Bovengenoemde bedragen betreffen incidentele uitgaven. Bovengenoemd totaal verschil wordt aan de raad bekend gemaakt via: onderliggend raadsvoorstel Het voorstel is dit te dekken uit: aanwending algemene reserve.

Toelichting De geraamde kosten voor het onderzoek businesscase Cultuurhuis bedragen € 65.000 en zijn als volgt opgebouwd:

Kosten onderzoeksbureau Kosten uren eigen personeel Overige kosten w.o. communicatie en onvoorziene kosten Totaal

32.500 27.880

(250 uur x € 130) (340 uur x € 82)

4.620 65.000

De onderzoekkosten worden gedekt via een eenmalige uitname uit de algemene reserve. Financiële rechtmatigheid:

Geprint op: 19-01-2023 15:47:19 uur

3/4

Bovengenoemde verschillen vormen de volgende begrotingswijziging die meegenomen wordt in de eerstvolgende voortgangsrapportage: UITGAVEN progr

Grtbk

5

658003

Kstsrt

Product

34399 Exploitatie cultuurhuis

Betreft

Overhev eling budget

W ijziging budget

Businesscase

-65,000

Invloed op begroting nadelig

Aanvullende toelichting

Inc. / str.

O pstellen businesscase

Inc.

Aanvullende toelichting

Inc. / str.

Uitname algemene reserve tbv businesscase Cultuurhuis

Inc.

neutraal neutraal neutraal neutraal neutraal Totaal wijzigingen uitgaven

0

-65,000

nadelig

INKOMSTEN

progr

Grtbk

7

698001

Kstsrt

Product

60000 Algemene reserve

Betreft

Overhev eling budget

W ijziging budget

Uitname algemene reserve

65,000

Invloed op begroting

voordelig neutraal neutraal

Totaal wijzigingen inkomsten

0

65,000

voordelig

Aanpak/uitvoering De geselecteerde partij start zo spoedig mogelijk na besluitvorming met de opdracht. De verantwoordelijk portefeuillehouders worden via periodieke overleggen op de hoogte gehouden. Na oplevering wordt de rapportage door het college met u gedeeld. We gaan met partij in gesprek en zodra er meer bekend is over de planning wordt u hierover geïnformeerd. Conclusie Wij adviseren u het krediet voor dit onderzoek beschikbaar te stellen. Communicatie Communicatie is nauw betrokken bij dit project. Bijlagen Burgemeester en wethouders van Woudenberg

D.C.G. Ruseler Secretaris

Geprint op: 19-01-2023 15:47:19 uur

M. Jansen-van Harten burgemeester

4/4