01. Raadsvoorstel Voortzetting samenwerking ICT Veenendaal (Geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
RAADSVOORSTEL
2026
Gemeente
Woudenberg
Datum
voorstel: Registratiekenmerk: Raadsvergadering Vergadering
van
Z.352465
Portefeuillehouder: Behandelend
ambtenaar:
Onderwerp
voorstel:
Aan
de
28-05-2026
:
Commissie
/
31-03-2026
van:
12-05-2026
(geanonimiseerd) | (geanonimiseerd) |
Voortzetting samenwerking
ICT
Veenendaal
Raad.
Voorstel
Wij
stellen -
-
u
voor:
Akkoord te gaan met de voortzetting met de gemeente Veenendaal;
van
de
samenwerking
op
het
gebied
van
ICT
De hogere lasten voor 2026 ad. 280.000 euro financieel te verwerken in de voorjaarsrapportage 2026 en voor 2027 en verder, zijnde 305.000 euro, financieel te
verwerken
in de
kadernota
2027.
Inleiding Sinds
2017 heeft de gemeente Woudenberg een samenwerkingsovereenkomst met de gemeente Veenendaal voor ICT-dienstverlening. De dienstverlening wordt ook verleend gemeenten Scherpenzeel en Renswoude en aan Sportservice Veenendaal. Het gaat om
aan
de
dienstverlening in de breedste zin. Denk hierbij aan netwerk- en databasebeheer, technisch applicatiebeheer, koppelingsdiensten, de volledige infrastructuur, de werkplek en alle beveiligingsmaatregelen die nodig zijn om de ICT-omgeving veilig te houden. De gemeente Woudenberg heeft zelf niets meer in eigen huis staan. Hiernaast is er één medewerker in dienst die vanuit Veenendaal aangestuurd wordt. De kosten hiervoor worden verdeeld over alle deelnemers van de samenwerking. Eind
2024 heeft de gemeente Veenendaal aangegeven dat er al een aantal jaren veel meer ICT-kosten gemaakt werden dan werd doorgerekend aan de deelnemende gemeenten. De conclusie was dat we al jaren te weinig betaald hebben voor de diensten die door Veenendaal
https://gemwoudenbergGeprint op: 13-04-2026 14:39:22uur my.sharepoint.com/personal/w_bast woudenberg _nl/Documents/Bureaublad/311333 defintief „docx
zijn geleverd en de gemeente Veenendaal de Woudenbergse kosten jarenlang voor haar rekening nam. Deze kosten zitten vooral in het aantal fte dat de laatste jaren , door verschillende redenen , exponentieel is gegroeid. Deze groei zat onder andere op het vlak van extra werkplekbeheer. We zijn sinds Covid overgegaan van vaste werkplekken naar iedere medewerker een eigen laptop. De steeds strenger wordende beveiligingsmaatregelen rondom cybersecurity spelen mee , alsmede de stijgende personeelskosten , ook bij de leveranciers van de gemeenten. De gemeente Veenendaal heeft een overzicht gemaakt van alle kosten die vanuit ICT gemaakt worden en deze via een verdeelsleutel op basis van inwonertal doorgerekend. Uit dit overzicht kwam naar voren dat de verwachte kostenstijging voor Woudenberg dermate hoog was dat het college ervoor heeft gekozen aanvullend onderzoek te doen of de verhoging ook marktconform is. Doel van het onderzoek was een afgewogen keuze te kunnen maken of een voortzetting van de samenwerking gewenst was. Beoogd resultaat Door akkoord te gaan met dit voorstel zetten we de huidige samenwerking met ICT Veenendaal voort. Hiermee wordt voor de komende jaren een stabiele en betrouwbare ICT-omgeving geborgd , waarbij de kosten evenredig onder de deelnemers verdeeld worden.
Kader Vanuit de Baseline Informatiebeveiling (BIO) is de gemeente verplicht maatregelen te treffen voor een veilige stabiele ICT-omgeving. Hiervoor is kennis en expertise nodig die ICT Veenendaal ons kan bieden. Argumenten Vanuit ICT-Veenendaal is de kwaliteit van de dienstverlening de laatste tijd verbeterd. Er zijn functies ingevuld die een aantal jaren geleden nog niet nodig waren op het gebied van werkplekbeheer en informatieveiligheid. De Servicedesk is sinds kort bemand door allemaal medewerkers in vaste dienst , die ook weer fysiek op het gemeentehuis aanwezig zijn. Hiernaast is er binnen ICT Veenendaal veel kennis over specifieke wetswijzigingen binnen overheidsland aanwezig welke gezamenlijk zijn opgepakt. Ook voor de toekomst biedt dit voordelen op het gebied van efficiëntie. Ook zijn er duidelijke werkafspraken gemaakt over de doorlooptijd en kwaliteit van de dienstverlening. ICT Benchmark gemeenten 2025 Alle gemeenten in deze ICT-samenwerking (Veenendaal , Renswoude , Scherpenzeel en Woudenberg) hebben deelgenomen aan ‘de ICT Benchmark gemeenten 2025’. Bij de benchmark worden alle ICT-kosten doorgerekend die een gemeente heeft. Als extra hebben we vanuit de ICT-samenwerking ook de kosten gesplitst die specifiek door ICT-Veenendaal worden doorberekend aan de deelnemende gemeenten.
Hiernaast zijn bij de berekening uit de benchmark , die over 2024 ging , al wel de kosten meegenomen die ICT-Veenendaal in 2025 maakte. Op deze manier zijn de resultaten uit de benchmark gebaseerd op de meest actuele situatie. De twee belangrijkste conclusies uit de ICT Benchmark zijn: De gemiddelde kosten die de gemeente Woudenberg in de nieuwe situatie betaalt per inwoner (€99) zijn lager dan het gemiddelde uit de benchmark (€115). Het verschil is groter wanneer we bij de benchmark rekening houden met de cijfers van gemeenten kleiner dan 60. 000 inwoners (€120). Deze kosten zijn gebaseerd op 2024. In 2027 vindt weer een benchmark plaats over de cijfers van 2026. Wanneer deze bekend zijn zal blijken of onze kosten nog steeds marktconform zijn. De raad wordt in deze cijfers -
weer meegenomen ; Wanneer er onderscheid wordt gemaakt in de zogeheten basis ICT-dienstverlening betalen we €6 meer per inwoner ten opzichte van de benchmark. Wel moet hierbij
Geprint op: 13-04-2026 14:39:22 uur
2/7
worden opgemerkt dat er vanuit ICT-Veenendaal ook werkzaamheden worden opgepakt die buiten de standaard basis ICT-dienstverlening vallen. Deze zijn aanvullend op de diensten uit het DVO. Denk hierbij aan het gezamenlijk oppakken , vertalen en uitvoeren van nieuw landelijk beleid waarvoor binnen de gemeente Woudenberg geen capaciteit voor is. IT-sourcing Woudenberg Na afronding van de benchmark heeft het college ervoor gekozen een extra onafhankelijk onderzoek te laten plaatsvinden. Doel van dit onderzoek was om zeker te zijn dat de geboden dienstverlening elders niet goedkoper of dusdanig kwalitatief beter kon in relatie tot de financiële consequenties. Een externe partij heeft een indicatie gemaakt wat de eventuele kosten zouden zijn wanneer ICT uitbesteed zou worden aan een commerciële partij. De cijfers zijn gebaseerd op eerdere aanbestedingen die zijn gedaan binnen gemeenteland. Op deze cijfers zit een marge , omdat de definitieve bedragen pas bij een formele aanbesteding bekend worden , maar geeft een goed beeld van de markt. Belangrijkste conclusies uit het onderzoek IT-sourcing zijn: Uitbesteding bij een commerciële partij (verwachtte gemiddelde kosten €720. 000 p/j) levert geen besparing op ten opzichte van de kosten die ICT Veenendaal gaat rekenen (€660. 000).
Dit zijn kosten gebaseerd op prijspeil 2024/2025 voor 2026 ; Bij uitbesteding aan een commerciële partij moet er kennis in huis gehaald worden. Dit omdat een commerciële partij niet standaard kennis in huis heeft van ontwikkelingen in overheidsland. Hiernaast voert een commerciële partij uit wat er gevraagd wordt door de klant. Welke wensen en eisen wij aan onze totale ICT-omgeving stellen vraagt inhoudelijke kennis. Gezien onze omvang zijn dit parttime functies die moeilijk zijn te vervullen ; In de huidige markt bestaat er een kans dat er bij een Europese aanbesteding geen of geen geschikte partij inschrijft ; Een commerciële partij kan over het algemeen kwalitatief betere dienstverlening leveren doordat ze meer capaciteit in huis hebben ; ICT Veenendaal biedt het voordeel dat dankzij hun kennis specifieke wetswijzigingen binnen overheidsland gezamenlijk en dus efficiënter opgepakt kunnen worden ; Ontvlechten bij ICT Veenendaal en onboarding bij een nieuwe leverancier geeft naast moeilijk in te schatten en naar verwachting heel hoge (ontvlechtings-)kosten ook minimaal een jaar lang extra druk op de ambtelijke organisatie. Shared Service Center (SSC) Naast genoemd IT-sourcing onderzoek is ook contact geweest met een SSC in de buurt. Een SSC levert ICT-diensten voor meerdere gemeenten (of andere overheidsinstanties).
Omdat werd aangegeven dat er voor nu geen nieuwe deelnemers konden aansluiten zijn er verder geen cijfers bekend over kosten. Er zijn uiteraard meerdere SSC’s in het land , maar die liggen niet in onze regio. Het is niet handig om bij een SSC aan te sluiten die niet in de regio ligt aangezien er ook behoefte is aan fysieke ondersteuning en overleg op sommige momenten. Hiernaast is de samenwerking op ICT gebied met ketenpartners (denk bijvoorbeeld aan VRU) naar verwachting ook eenvoudiger wanneer we dit doen met een gemeente die dezelfde partners heeft. Conclusie De dienstverlening vanuit ICT Veenendaal is de laatste tijd verbeterd. Hiernaast zijn ze groot genoeg om capaciteit in te kunnen zetten op alle onderdelen rondom ICT en informatieveiligheid die nodig is om de aankomende jaren een goede en stabiele dienstverlening te kunnen bieden aan de inwoners en bedrijven in Woudenberg. Onderzoek laat zien dat uitbesteding bij een commerciële partij duurder is ten opzichte van de kosten die ICT Veenendaal gaat rekenen. Daarnaast is niet zeker dat de dienstverlening dan ook per se beter wordt. Hiernaast moet er bij uitbesteding aan een commerciële partij kennis in huis gehaald worden om als gesprekspartner te dienen op alle ICT onderdelen die
Geprint op: 13-04-2026 14:39:22 uur
3/7
afgenomen
worden.
Gezien
onze
omvang
zijn
dit
parttime
functies
die
moeilijk zijn
te
vervullen.
Kanttekeningen
en risico’s Alle werkzaamheden die gebaseerd op de nieuwe
momenteel
te
ondernemen
worden gedaan door ICT Veenendaal zijn DVO. Deze dient echter nog wel ondertekend te worden. Dit zal naar verwachting in Q3 2026 gaan plaatsvinden. Ook Veenendaal krijgt jaarlijks te maken met indexering en CAO-wijzigingen. Dit betekent dat kostenstijging een jaarlijks terugkerend onderwerp blijft. Dit zullen geen verhogingen zijn in de mate zoals nu wordt voorgelegd. In de verhoging is geen rekening gehouden met de kosten voor informatieveiligheid die de komende jaren naar verwachting nog zullen stijgen. Om welke kosten dit gaat is nu nog niet duidelijk. Het gaat dan om maatregelen om de ICT-omgeving veilig te houden,
-
-
-
monitoren
en
actie
te
bij
actief misbruik.
Maatschappelijk draagvlak Een goed werkende, stabiele en veilige ICT-omgeving is van groot belang voor de continuïteit van de gemeentelijke dienstverlening. Wanneer de ICT-basis op orde is, kunnen inwoners en ondernemers blijven rekenen op betrouwbare digitale voorzieningen en tijdige afhandeling van hun verzoeken. Daarmee draagt de voorgestelde voortzetting van de samenwerking direct bij aan de kwaliteit van de publieke dienstverlening. Financiële
consequenties
op
juistheid
beoordeeld
(geanonimiseerd)
door
(geanonimiseerd) (geanonimiseerd) | de voorgestelde hogere lasten, de
over
jaren
2024-2029
er
als
vanaf
volgt
Totale ICT kosten Woudenberg
Percentage ontwikkeling totale ICT kosten
2026,
ziet de
ontwikkeling
de totale
2024
2025
2026
2027
2028
2029
1.134.000
1.222.000
1.675.000
1.707.000
1.738.000
1.727.000
100,0%
107,8%
147,7%
150,5%
153,3%
152,3%
van
ICT
kosten
uit:
Bijramingen op ICT de afgelopen jaren (vanaf begroting 2023-2026) De afgelopen periode zijn in de diverse begrotingen van Woudenberg de budgetten voor ICT opgehoogd. De verhogingen hebben plaatsgevonden bij: Diensten derden (verwachte hogere kosten DVO ICT Veenendaal) Software en licentiekosten (jaarlijkse indexering) Applicaties in de Cloud (komende jaren wordt jaarlijks 1 applicatie in de Cloud gezet) _Informatieveiligheid e e e e
In totaal zijn tot en met begrotingsjaar 2029 de budgetten ICT verhoogd met € 390.000. Hiervan heeft € 200.000 betrekking op ICT dienstverlening Veenendaal en € 190.000 op overige ICT kosten die los staan van ICT dienstverlening Veenendaal. Het budget voor ICT dienstverlening Veenendaal is, in afwachting van de 2024 met € 60.000 oplopend naar € 200.000 verhoogd in de begroting.
Geprint
op:
13-04-2026
14:39:22
uur
nieuwe
DVO,
vanaf
4/7
De bijramingen vanaf 2024 zien er als volgt uit: Bijramingen Woudenberg o. g. v. ICT Begroting 2026-2029 (DVO Veenendaal) Voorjaarsrapportage 2025 (DVO Veenendaal) Begroting 2024-2027 (DVO Veenendaal) Begroting 2023-2026 (DVO Veenendaal) Subtotaal (hogere raming DVO Veenendaal) Begroting 2026-2029 (Software en licentiekosten) Begroting 2025-2028 (Software en licentiekosten) Begroting 2025-2028 (Software en licentiekosten) Begroting 2024-2027 (Applicaties in de Cloud) Begroting 2024-2027 (Informatieveiligheid) Totaal
2024
2025
20. 000 40. 000 60. 000
140. 000 20. 000 40. 000 200. 000
40. 000 18. 000 15. 000 133. 000
39. 500 40. 000 36. 000 15. 000 330. 500
2026 140. 000
2027 140. 000
2028 140. 000
2029 140. 000
20. 000 40. 000 200. 000 23. 500 39. 500 40. 000 54. 000 15. 000 372. 000
20. 000 40. 000 200. 000 23. 500 39. 500 40. 000 72. 000 15. 000 390. 000
20. 000 40. 000 200. 000 23. 500 39. 500 40. 000 72. 000 15. 000 390. 000
20. 000 40. 000 200. 000 23. 500 39. 500 40. 000 72. 000 15. 000 390. 000
Hogere kosten ICT dienstverlening Veenendaal komende jaren In afwachting van de nieuwe DVO ICT dienstverlening Veenendaal is het budget structureel verhoogd met € 200. 000. Met de structurele verhoging van € 200. 000 kunnen de reeds in rekening gebrachte kosten ICT dienstverlening Veenendaal voor 2025 gedekt worden. Normaal gesproken zou Woudenberg voor 2025 een bedrag van € 677. 000 moeten betalen aan Veenendaal. Echter , de gemeente Veenendaal is met de deelnemende gemeenten overeengekomen dat voor 2025 er gewerkt wordt met een in groeipad waarbij een deel van de personele kosten van Veenendaal nog niet wordt doorbelast. Bij de gemeente Woudenberg is afgerond € 418. 000 in rekening gebracht in plaats van de berekende € 677. 000. De verwachting is dat in 2026 de kosten ICT dienstverlening Veenendaal voor Woudenberg afgerond € 700. 000 bedragen. Dit is € 280. 000 hoger dan 2025. Voorgesteld wordt in 2026 , via de voorjaarsrapportage , € 280. 000 bij te ramen. De verwachting is dat vanaf 2027 de kosten ICT dienstverlening Veenendaal voor Woudenberg afgerond € 725. 000 bedragen. Dit is € 305. 000 hoger dan 2025 en € 25. 000 hoger dan 2026 als gevolg van een geraamde indexering van 35, %. Voorgesteld wordt vanaf 2027 , via de kadernota 2027-2030 , € 305. 000 bij te ramen. Na 2027 heeft Veenendaal aangegeven dat de kosten jaarlijks zullen stijgen als gevolg van indexatie.
Woudenberg zal in de kadernota 2027-2030 nog geen rekening houden met de indexatie vanaf 2028 , aangezien we voor die jaren alleen constante prijzen hanteren in onze kadernota/begroting. Bij elke nieuwe begroting wordt op dat moment bepaald wat de inflatiecorrectie is voor het nieuwe begrotingsjaar. Als gemeente zagen we de hogere kosten ICT aankomen. Daarom is in de begroting 20262029 bij de risicoparagraaf een risicobedrag opgenomen van € 174. 000 (60 % van € 290. 000). Tevens is toen vermeld dat in de kadernota 2027-2030 de concrete verhoging ICT zal worden verwerkt.
Geprint op: 13-04-2026 14:39:22 uur
5/7
Het verloop van het budget ICT dienstverlening Veenendaal voor de komende jaren is als volgt: Budget ICT dienstverlening Veenendaal
2024 2025 WerkelijkWerkelijk
2026 Raming
2027 Raming
2028 Raming
2029 Raming
Bruto kosten DVO ICT Veenendaal Af : Inbreng Woudenberg aan personeel Netto kosten DVO ICT Veenendaal
316. 317 -95. 375 220. 942
516. 215 -98. 325 417. 890
802. 297 -101. 275 701. 022
830. 377 -104. 300 726. 077
859. 440 -107. 400 752. 040
889. 521 -110. 600 778. 921
Hogere uitgaven t. o. v. 2024 Reeds bijgeraamd Bij te ramen in de voorjaarsrapportage 2026 Bij te ramen in de kadernota 2027-2030
0 60. 000
196. 948 200. 000
480. 080 200. 000 280. 000
505. 135 200. 000
531. 098 200. 000
557. 979 200. 000
305. 000
305. 000
305. 000
Financiële consequenties begrotingsjaar 2026 De kosten ICT dienstverlening Veenendaal voor 2026 bedragen afgerond € 700. 000. In de begroting 2026-2029 is een budget geraamd van € 420. 000. Voorgesteld wordt € 280. 000 bij te ramen en dit financieel te verwerken in de voorjaarsrapportage 2026. LET OP!!! dit voorstel wordt niet (volledig) gedekt uit de reguliere begroting
Uitgaven inkomsten Totaal -
Voorstel
Begroot
€ 700. 000
€ 420. 000
-€ 700. 000-€ 420. 000
VerschilGevolg budget € 280. 000extra uitgaven € 0minder inkomsten -€ 280. 000tekort op begroting
Naam Product ICT dienstverlening
Bovengenoemde bedragen betreffen structurele uitgaven. Bovengenoemd totaal verschil wordt aan de raad bekend gemaakt via: de voorjaarsrapportage 2026. Het voorstel is dit te dekken uit het jaarresultaat 2026.
Financiële consequenties begrotingsjaar 2027 De kosten ICT dienstverlening Veenendaal vanaf 2027 bedragen afgerond € 725. 000. In de begroting 2026-2029 is een budget geraamd van € 420. 000. Voorgesteld wordt € 305. 000 bij te ramen en dit financieel te verwerken in de kadernota 2027-2030. LET OP!!! dit voorstel wordt niet (volledig) gedekt uit de reguliere begroting
Voorstel Uitgaven inkomsten Totaal -
€ 725. 000
Begroot € 420. 000
-€ 725. 000-€ 420. 000
VerschilGevolg budget € 305. 000extra uitgaven € 0minder inkomsten -€ 305. 000tekort op begroting
Naam Product ICT dienstverlening
Bovengenoemde bedragen betreffen structurele uitgaven. Bovengenoemd totaal verschil wordt aan de raad bekend gemaakt via: kadernota 20272030. Het voorstel is dit te dekken uit de begrotingsresultaten 2027-2030 , waarbij wij ons realiseren dat het gelet op de omvang van deze financiële consequentie een uitdaging zal zijn om dit passend te maken voor een financieel sluitende begroting. Het gesprek hierover volgt bij de Kadernota en Begroting.
Geprint op: 13-04-2026 14:39:22 uur
6/7
Aanpak/uitvoering Na
akkoord
wordt
de gemeente Veenendaal op de hoogte gesteld van het besluit en wordt het Hierna volgt naar verwachting in Q3 dan ook de ondertekening van een nieuw DVO. Hierin worden de huidige afspraken geformaliseerd, waarbij ook expliciet auditrapportages worden meegenomen.
ICT-budget aangepast.
Communicatie Nvt
Bijlage(n)
| Documentnaam
D.nummer D.313718
Benchmark
ICT
gemeenten
2025 :
Woudenberg
|
Geheimhouding
Actieve
Nee
Dit
openbaarmaking
veld hoeft voorlopig nog niet te worden ingevuld.
D.313719
IT sourcing
Nee
D.316194
Geheim:
Begroting regionale samenwerking
Ja, op grond van artikel 5.1, tweede lid sub f van
ICT
de
Woo
en
artikel
87
Gemeentewet
Toelichting: 7.z.t. zijn we op grond van de Wet open overheid (Woo) verplicht om bepaalde categorieën van documenten actief te publiceren. Wanneer die wettelijke plicht ingaat, zal hier vermeld moeten worden
tot welke
informatiecategorie document
Burgemeester
en
wethouders
van
Woudenberg
(geanonimiseerd)
(geanonimiseerd)
Secretaris
Burgemeester
Geprint
op:
13-04-2026
14:39:22
het
behoort.
uur
7/7