01. Raadsvoorstel Informatieverordening 2023.pdf
Tekst van het document
D 2594S a9 RAADSVOORSTEL
2023
Gemeente
Woudenberg
Datum
voorstel:
Registratiekenmerk:
Z.339260
Raadsvergadering
21 september 2023
van:
Vergadering Commissie Portefeuillehouder: Behandelend
Onderwerp
Aan
ambtenaar:
/ voorstel:
29-06-2023
van: P. Dijkstra
Informatieverordening gemeente
Woudenberg
2023.
de Raad.
Voorstel Wij stellen u voor de Informatieverordening gemeente
Woudenberg
2023 vast te stellen.
Inleiding De Archiefwet 1995 regelt de wijze waarop archiefbescheiden dienen te worden beheerd. Volgens artikel 30 van de Archiefwet 1995 is de gemeente Woudenberg verplicht een Informatieverordening en Beheerregeling informatiebeheer vast te stellen. De huidige Archiefverordening en Beheerregeling stammen uit 1996. Deze moeten geactualiseerd worden om beter aan te sluiten bij de huidige regels van archiefbeheer. De Informatieverordening is een raadsbevoegdheid. De Beheerregeling volgt op de Informatieverordening en is de bevoegdheid van het college. Op advies van het Streekarchief Eemland is in de vast te stellen verordening de benaming Archiefverordening vervangen door Informatieverordening. Centrale vraag Wil de raad de geactualiseerde Informatieverordening vaststellen? Beoogd resultaat (wat) Een vastgestelde Informatieverordening
Geprint op: 10-07-2023 09:51:57uur
gebaseerd
op geldende wet- en regelgeving.
O:\00 3 B&W Route DIV\Start Corine\O CA Informatieveror
Kader De gemeente moet beschikken over een geactualiseerde door de gemeenteraad vastgestelde Informatieverordening inzake de archiefzorg die voldoet aan de vigerende wet- en regelgeving (artikel 30, lid 1 Archiefwet 1995). Argumenten
De huidige Archiefverordening uit 1996 voldoet niet meer aan de huidige wet- en regelgeving. Door actualisering van de verordening is deze weer in lijn met de wet- en regelgeving. De nieuwe Informatieverordening geeft een formele basis voor de doorontwikkeling van de organisatie en de taken archiefbeheer in de richting van digitaliseren van de processen en sluit daarmee aan bij de digitale ontwikkelingen. Tevens wordt in de Informatieverordening, in tegenstelling tot de Archiefverordening 1996, expliciet benoemd dat het college van Burgemeester en Wethouders zorgt voor beleid dat de samenhang aangeeft en is afgestemd op componenten
als informatiemanagement,
informatiestructuur,
informatiebeveiliging
en
openbaarheid en bescherming van persoonsgegevens. Indien nodig kan het college daartoe maatregelen nemen om het informatie- en archiefbeheer te waarborgen. Risico’s en kanttekeningen Het niet op de juiste wijze registreren en archiveren van documenten zorgt ervoor dat informatie niet vindbaar is en kan het gebeuren dat documenten vernietigd worden, terwijl dat nog
niet is toegestaan.
Duurzaamheid en Inclusie Duurzaamheid: het College van Burgemeester en Wethouders zorgt ervoor dat bij het creéren, opnemen en bewaren van informatieobjecten de wettelijke voorgeschreven duurzaamheid, ordening, toegankelijkheid en vernietiging gewaarborgd zijn. Maatschappelijke participatie Het vaststellen van de Informatieverordening over de wijze waarop zij haar taken uitvoert. Beoogd resultaat (hoe) Het vaststellen van de Informatieverordening
draagt bij aan een overheid die transparant is
gemeente
Woudenberg
2023.
Financiéle consequenties Kosten/opbrengsten zijn nihil of conform de begroting op dit product. Financiéle rechtmatigheid: N.v.t.
Aanpak/uitvoering Nadat de raad akkoord is gegaan met dit voorstel, zal de Beheerregeling ter vaststelling naar het college worden verzonden. Daarna zullen de Informatieverordening en Beheerregeling naar het Archief Eemland worden gezonden. Conclusie Met een vastgestelde geactualiseerde Informatieverordening volgens de wet- en regelgeving uitgevoerd worden.
kunnen de taken archiefbeheer
Communicatie N.v.t.
Bijlage(n) Informatieverordening
Geprint op:
10-07-2023
gemeente
09:51:57
uur
Woudenberg
2023
2/3
Burgemeester en wethouders van Woudenberg
D.C.G. Ruseler Secretaris
Geprint op:
10-07-2023
M. Jansen-van burgemeester
09:51:57
uur
Harten
3/3