01 Raadsvoorstel Gemeenschappelijke regeling AE Definitieve versie (geanonimiseerd).pdf

RAADSVOORSTEL

2025

Gemeente

Woudenberg

Datum

voorstel: Registratiekenmerk: Raadsvergadering Vergadering

van

:

Commissie

van:

10

juli

2025

24

juni

2025

Burgemeester

Behandelend

ambtenaar:

(geanonimiseerd) |

voorstel:

Gemeenschappelijke

Aan

de

/

2025

Z.346039

Portefeuillehouder:

Onderwerp

13 mei

regeling

Archief

Eemland.

Raad.

Voorstel Geen

zienswijze in te dienen ten aanzien van het ontwerp Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland.

van

de

(geactualiseerde)

Inleiding Archief

Eemland voert sinds 1998 archieftaken uit voor acht gemeenten. De huidige Gemeenschappelijke Regeling (GR) voldoet niet aan de Wet gemeenschappelijke regelingen en moet worden geactualiseerd. Belangrijke ontwikkelingen zijn: de noodzaak om digitale bestanden te bewaren in een e-depot, de toename van informatie die meer samenwerking vereist, en de veranderende maatschappelijke behoefte aan openheid en transparantie. Een gezamenlijke archiefdienst is financieel voordeliger en versterkt de regionale cultuurhistorische geschiedenis. Vanaf eind 2023 hebben de betrokken gemeenten (Amersfoort, Baarn, Eemnes, Leusden, Renswoude, Soest, Woudenberg) input geleverd voor de concept GR. Archief Eemland voert de wettelijke taken uit zoals omschreven in artikel 32 van de Archiefwet 1995, bestaande 1.

uit:

Toezicht

en

advies

Archief Eemland

draagt proactief en coöperatief bij aan de kwaliteit van de informatiehuishouding van de deelnemers. De archivaris beheert overgebrachte informatieobjecten en houdt toezicht op niet-overgebrachte informatieobjecten volgens

Geprint

op:

22-05-2025

14:32:38uur

de

https://decos.woudenberg.nl/aspx/Dav/A319548355B34920B

archiefwet. Bij ontwerp en inrichting van informatiesystemen , vervanging , aanschaf , invoering , (her)inrichting , informatiebeleid , nieuwe wetgeving , conversie , migratie , vervanging , en organisatorische wijzigingen treedt de archivaris op als adviseur. 2.

Opslag , beheer en dienstverlening

Archief Eemland ondersteunt bij de overbrenging van (digitale) informatieobjecten , zorgt voor opname van de informatieobjecten in het archief , en beheert overgebrachte (digitale) informatieobjecten , zodat deze duurzaam toegankelijk blijven voor en beschikbaar gesteld worden aan alle belanghebbenden. De archivaris is verplicht om periodiek verslag uit te brengen aan het ambtelijke overleg over de werkzaamheden als beheerder van de archiefbewaarplaats. Beoogd resultaat De huidige Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland voldoet niet meer aan de behoefte en dienstverlening van de deelnemende gemeenten. Daarom wordt de huidige regeling opgeheven en wordt een nieuwe centrumregeling ingericht , met Amersfoort als centrumgemeente. Dit heeft als voordeel dat enerzijds mandatering mogelijk is zonder afzonderlijke mandaatbesluiten. En anderzijds voorkomt dit onnodig verzwaring (en toename kosten) naar bijvoorbeeld een bedrijfsvoeringsorganisatie. Financieel betekent Amersfoort als centrumgemeente , dat de indexering van kosten door de gemeenteraad van de gemeente Amersfoort wordt bepaald. Zie document D. 297211 in de bijlage Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland. Kader Archiefwet 1995 Beheerregeling informatiebeheer Gemeente Woudenberg 2023 Informatieverordening gemeente Woudenberg 2023 Argumenten 1.

Gemeenteraden hebben op grond van de Wet gemeenschappelijk regelingen recht op het indienen van een zienswijze. In de Wet gemeenschappelijke regelingen , artikel 1 , lid 3 , staat aangegeven dat gemeenteraden de mogelijkheid hebben een zienswijze in te dienen bij het voornemen om een (her)nieuw(d)e Gemeenschappelijk Regeling aan te gaan. De nieuwe GR is ingericht vanuit Amersfoort , rekeninghoudend met de dekkende financiering , en behoefte daarom geen inhoudelijke zienswijze. 2. Er is een wettelijke verplichting om de GR Archief Eemland te actualiseren gewijzigde De Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) is op 1 juli 2022 in werking getreden. De huidige GR Archief Eemland wordt opgeheven en een nieuwe centrumregeling wordt ingericht. 3. De wijziging van de GR versterkt de rol van de gemeenteraad De gewijzigde Wet gemeenschappelijke regelingen regelt onder andere de betrokkenheid van de gemeenteraad bij de kadernota (Wgr , artikel 34b) , en de betrokkenheid van de gemeenteraad bij de ontwerp-begroting/budget (Wgr , artikel 35). 4. De nieuwe centrumregeling speelt beter in op de behoeften van inwoners Door toenemende digitalisering is er maatschappelijk een behoefte om snel en digitaal op afstand en in bij het archief archiefbescheiden te kunnen raadplegen.

Om hier goede voorzieningen voor te kunnen treffen , moet enerzijds de behoefte in kaart worden gebracht , via behoeftepeilingen. Anderzijds moet er geïnvesteerd worden om deze voorzieningen te kunnen bouwen , beheren en de archiefbescheiden ter beschikking te kunnen stellen.

Geprint op: 22-05-2025 14:32:38 uur

2/4

5. De

Met de nieuwe archief worden

centrumregeling

regionale samenwerking

geven 6.

van

de

heeft

cultuurhistorie

Deelnemende

GR Archief Eemland

kan

de

regionale

functie

van

het

voortgezet van

gemeenten

als voordeel de regio.

een

krijgen

inspraak

meer

meer

samenhangend

en

beeld

te

kunnen

participatiemogelijkheden

rondom

de

strategische keuzes van het Archief In de centrumregeling GR Archief Eemland worden vaste momenten in het jaar benoemd waarop deelnemende gemeenten meepraten en meebeslissen met strategische keuzes op gebied van archiefbeheer en beschikbaarstelling, voor zowel papieren archief als digitaal archief.

het

centrumregeling GR Archief Eemland drukt de kosten door gezamenlijke inkoop ontwikkeling van archiefproducten In plaats van het oprichten van individuele archiefdiensten per gemeenten, met alle kosten rondom huisvesting, personeel, ict en archieffaciliteiten, kunnen de kosten gedrukt worden door een centrale archiefdienst in te stellen en de kosten onderling naar rato te delen. 7.

De

nieuwe en

Kanttekeningen en risico’s Specifiek op het gebied van wettelijke adviestaken, financiert de gemeente Woudenberg in 2025 en 2026 niet de volledige bijdrage die benodigd is voor een volledige dienstverlening. Wij hebben langer de tijd nodig om de financiering rond te krijgen voor volledige dienstverlening. Daarom is ervoor gekozen deze dienstverlening voor 2025 en 2026 te versoberen. De dienstverlening blijft daarmee kostendekkend, maar de gemeente Woudenberg heeft daarmee in deze periode geen inspraak in strategische keuzes rondom de wettelijke adviestaken in die periode.

Maatschappelijk draagvlak eind 2023 zijn gesprekken gestart met gemeentelijke en niet-gemeentelijke deelnemers. De gemeenten zijn bijgepraat tijdens een kennismiddag. De niet-gemeentelijke deelnemers digitaal. In februari/maart ontvingen alle deelnemers een kostenoverzicht voor 2025. Vervolgens zijn op ambtelijk niveau bezoeken gebracht aan de verschillende gemeenten om behoefte en wensen op te halen. In nauw overleg met de deelnemers zijn de opmerkingen verwerkt en de tekst van de gemeenschappelijke regeling en bijlagen gedeeld ter review. Vanaf

Met dit besluit zorgen we ervoor deelnemers duidelijk en geborgd

dat

verantwoordelijkheden en participatie voor alle we de huidige continueren is, dienstverlening voor alle van de regio Eemland, en borgen we de controlerende taken

inwoners en belanghebbenden de raden van de deelnemende

van

Financiële

gemeenten.

consequenties

op

juistheid

beoordeeld

door

(geanonimiseerd) Dit voorstel

Uitgaven

past binnen de begroting

Voorstel

Begroot

€ 75.500

€ 75.500

Verschil|

inkomsten Totaal

-

Geprint

€

Gevolg budget O|minder uitgaven

Archief Eemland

minder inkomsten -€ 75.500

-€ 75.500

Bovengenoemde

bedragen

betreffen

22-05-2025

14:32:38

uur

op:

(geanonimiseerd)

tekort op

structurele

begroting

uitgaven.

3/4

-

Bovengenoemd totaal verschil wordt aan de raad bekend gemaakt via: geen verschil dus n. v. t. Het voorstel is dit te dekken uit N. v. t.

Toelichting: Voor de uitvoering van de Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland is structureel een budget beschikbaar van € 75. 500. Recent zijn de budgetten voor deze gemeenschappelijke regeling verhoogd en verwerkt in onze begroting 2025-2028. Aanpak/uitvoering Na het besluit van de raad om geen zienswijze in te dienen zal de brief in de bijlage (D. 297199) verzonden worden aan Archief Eemland. Na de zienswijzeperiode zal de tekst van de GR Archief Eemland waar nodig worden aangepast en , de raad worden voorgesteld om het college toestemming te verlenen om de gemeenschappelijke regeling op te richten. Het college neemt daarna een besluit over de oprichting en ook over een nieuw af te sluiten DVO. Zie document D. 297212 in de bijlage voor het DVO. Communicatie Verzenden van de brief. Bijlage(n) D. nummer D. 297011

Documentnaam Collegeadvies

D. 297128

Raadsbesluit

D. 297211

Gemeenschappelijke Regeling Archief Eemland

D. 297212

Uitvoerende DVO archief Eemland

D. 297199

Uitgaande brief geen zienswijze indienen

Geheimhouding N. v. t.

Actieve openbaarmaking Dit veld hoeft voorlopig nog niet te worden ingevuld. Toelichting: T. z. t. zijn we op grond van de Wet open overheid (Woo) verplicht om bepaalde categorieën van documenten actief te publiceren. Wanneer die wettelijke plicht ingaat , zal hier vermeld moeten worden tot welke informatiecategorie het document behoort.

Burgemeester en wethouders van Woudenberg

Z. D. M. van den Boogaard Secretaris

Geprint op: 22-05-2025 14:32:38 uur

M. Jansen-van Harten Burgemeester

4/4