01.b Definitieve offerte Kerntakendiscussie Woudenberg ex budgetspecificatie (geanonimiseerd).pdf
Tekst van het document
Berenschot B. V. Van Deventerlaan 31-51 3528 AG UTRECHT Postbus 8039 3503 RA UTRECHT 030 2 916 916 www. berenschot. nl Handelsregister 30046663 in Utrecht
Gemeente Woudenberg Dhr. D. Ruseler Parklaan 1 3931 KK Woudenberg
Datum:
19 maart 2024
Onderwerp:
Offerte Kerntakendiscussie
Status:
Intern vertrouwelijk
Geachte heer Ruseler, beste Duncan, Op 28 februari 2024 voerden wij een gesprek over het voornemen van de gemeente Woudenberg om een kerntakendiscussie te voeren om de begroting duurzaam in evenwicht te brengen. Inmiddels heeft de gemeenteraad hiertoe ook daadwerkelijk besloten. U heeft ons gevraagd een offerte uit te brengen voor de begeleiding van deze kerntakendiscussie. In bijgevoegde brief doen wij u graag ons voorstel op deze vraag. 1.
Aanleiding
en uw
vraag
De gemeente Woudenberg wil zich voorbereiden op een brede kerntakendiscussie gelet op de financiële situatie op de lange termijn. Zowel de verdere doorvoering van de herijking van het gemeentefonds als het zogenoemde “financiële ravijn” zijn potentieel (zeer) nadelig voor de gemeente Woudenberg. De Kernvraag bij deze kerntakendiscussie is ‘Waar staat de gemeente Woudenberg voor?’ of beter gezegd: ‘Waar kan de gemeente Woudenberg nog voor staan?’ Voor welke ondersteuning kunnen inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers (nog) bij de gemeente terecht? U vraagt externe ondersteuning en begeleiding bij deze kerntakendiscussie om zodoende te kunnen leren van ervaringen bij andere gemeenten. Uw vraag is om met behulp van externe ondersteuning te komen tot een gedegen, flexibel en goed onderbouwd plan waarin verschillende scenario’s zijn uitgewerkt, de gemeenteraad op een tijdige en prudente manier is betrokken en waar inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers hun input hebben kunnen geven op het plan en waarbij hun input waar mogelijk is meegenomen en verwerkt.
GRONDLEGGER VAN VOORUITGANG
2/11
2.
Onze visie op de opdracht
Uw vraag voor onze externe ondersteuning vatten wij op als uitdagend. Niet alleen vanwege de potentiële omvang van de opgave, ook vanwege de participatie van inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers bij deze opgave. Dit vraagt om een zorgvuldig, goed doordacht, transparant en uitgebalanceerd procesontwerp van deze kerntakendiscussie. Om die reden zullen wij ook deskundigen op het gebied van inwonersparticipatie betrekken om samen met u te komen tot het gewenste procesontwerp waarin college, gemeenteraad en inwoners, maatschappelijke organisaties en ondernemers op een gewenste wijze in positie zijn. Een transparant en helder procesontwerp is in onze ogen randvoorwaardelijk voor het welslagen van deze opdracht. De inhoudelijke opdracht is deels analytisch van aard en betreft tevens de begeleiding van een keuzeproces. Wij vinden het van belang dat naast inzicht in mogelijke keuzes in uitgaven en inkomsten en het daadwerkelijke keuzeproces ook zicht bestaat op de omvang van de opgave. In de door u benoemde scenario’s zullen niet alleen de terugval in inkomsten uit het gemeentefonds, maar ook de gevolgen van de grote opgaven in het fysiek domein, nieuwe taken, stijgende kosten in het sociaal domein, eigen ambities én bestuurlijke wensen die nog niet opgenomen zijn in het collegeprogramma, de kadernota en/of bestaand beleid aan de orde komen.
Onze visie is kernachtig samengevat in het maken van een plan voor duurzaam en gezond evenwicht op de lange termijn en gevisualiseerd in figuur 1.
Figuur 1 Visie op de opdracht
3.
Plan
van
aanpak
Fase 1: Scenario-ontwikkeling
opgave
en
ontwerp
van
het
proces
In de eerste fase van de opdracht werken wij met u aan het ontwerpen van een helder, transparant en duidelijk proces, waar participatie een onderdeel van is. Gezien uw vraag kan
3/11
inwonersparticipatie op verschillende wijzen vormgegeven worden. Voorbeelden waar denken zijn: • een open discussie over de visie op het dorp, • het ophalen van suggesties over mogelijkheden (input), • het adviseren over mogelijke en concreter uitgewerkte maatregelen (wat), • een uitwerking binnen gemaakte keuzes (het hoe) of • een adviserende rol over een afgebakend pakket.
aan
We verdiepen ons in uw wensen en maken in één of twee ontwerpbijeenkomsten samen met u een compleet uitgewerkt procesontwerp voor het betrekken van inwoners op een zinvolle manier die past bij de vraag. In figuur 2 is onze eerste denklijn opgenomen over de verhouding ambtelijk, bestuurlijk en inwoners.
Figuur 2 positionering college gemeenteraad en participatie
Onze specialisten zullen met u in gesprek gaan over de verschillende mogelijkheden en de randvoorwaarden hierbij. Dan gaat het onder andere om een heldere kaderstelling, duidelijkheid over mandaat, procesbegeleiding, betrokkenheid van expertise op de inhoud van de verschillende terreinen, afspiegeling, planning en de terugkoppeling aan deelnemers. We betrekken hierbij ook uw eerdere ervaringen met de bezuinigingsdialoog in 2021.
4/11
In deze fase zullen we ook een aantal scenario’s voor u opstellen waarbij rekening gehouden wordt met de specifieke financiële situatie van de Gemeente Woudenberg. De omvang van de opgave in de verschillende scenario’s hangt onder andere af van ontwikkelingen op de verschillende beleidsterreinen en taken van de gemeente, de verwerking van uitkomsten van onderzoeken naar de herverdeling van het Gemeentefonds, de ontwikkeling van de omvang van het Gemeentefonds en de kabinetsformatie. Wij zullen deze nauwlettend volgen en de gevolgen hiervan zo nauwkeurig mogelijk inschatten en opnemen in de te onderscheiden scenario’s. Fase 2 Beïnvloedbaarheid begroting In fase twee voeren wij een deskstudie uit op eerdere onderzoeken zoals het witboek bezuinigingsdialoog, de financiële scan van de provincie Utrecht en de herstelplannen van de gemeente Woudenberg uit 2021. Daarnaast zullen wij aan de hand van een analysemodel van beleidsvrijheid van de Raad voor het Openbaar Bestuur (Beleidsvrijheid geduid) de begroting van de gemeente Woudenberg analyseren op de beïnvloedbaarheid door de gemeente zelf. We geven inzicht in de begroting, via ons model en dashboard ‘Beïnvloedbaar begroten’. Dit is een online power-BI tool, de toegang tot het dashboard kan worden gekoppeld aan de inlog van de gemeente zelf.
Het dashboard biedt inzicht in verschillende niveaus in de begroting, en geeft aan in hoeverre er sprake van beïnvloedbare ruimte. In dit dashboard volgen we het onderzoek naar de taken die gemeenten uitvoeren, dat in opdracht van de Raad voor het Openbaar Bestuur is uitgevoerd. In dit onderzoek heeft de ROB wettelijke en niet-wettelijke taken onderscheiden. De mate van beïnvloedbaarheid van de begroting wordt geanalyseerd op het niveau van de BBV-
taakvelden, het model houdt onder meer Figuur 3 Beleidsvrijheid geduid rekening met: • Wettelijke verplichtingen die op het budget rusten (gaat het om een verplichte, aanbevolen, optionele of autonome taak?) en of er sprake is van dwingend voorgeschreven doelvoorschriften, bandbreedtes, resultaatafspraken, dimensionering of geen voorschriften. Tot slot beoordelen we of de wettelijke taak een voorgeschreven toepassing is, in medebewind wordt uitgevoerd of een verordenende bevoegdheid voor de gemeente inhoudt.
5/11
Administratieve (contractuele afspraken of verleende subsidies) of financiële verplichtingen (kapitaallasten, en met subsidies of specifieke uitkeringen samenhangende baten). Voor zover deze niet meer terug te draaien zijn, gaan we er van uit dat die kosten niet beïnvloedbaar zijn. We gaan er hierbij vanuit dat kaders vanuit de gemeenteraad (besluiten) heroverwogen kunnen worden. •
Figuur 4 Dashboard beïnvloedbare begroting
Bestuurlijke verplichtingen (afspraken met andere overheden zoals convenanten of gemeenschappelijke regelingen). In principe gaan we er van uit dat de gemeente Woudenberg verplichtende afspraken met andere overheden of organisaties nakomt. •
De ruimte die vervolgens overblijft, beschouwen wij als beïnvloedbare ruimte. We brengen daarbij ook in kaart welke raads- en collegekaders op die ruimte van toepassing zijn. Met andere woorden, als de gemeente de beïnvloedbare ruimte wil inzetten, welke besluiten of beleidskaders moeten dan aangepast worden? Hiermee is ook inzichtelijk welke consequenties verbonden zijn aan
alternatieve aanwending van middelen. Uitgangspunt is dat zowel materiële als personele budgetten beïnvloedbaar zijn. We rekenen daarom personeel toe aan wettelijke taken op minimumniveau en aan eigen gemeentelijke beleid. Overhead rekenen we vervolgens toe aan de fte’s die de gemeentelijke taken uitvoeren. Uit onze jarenlange ervaring bij honderden organisaties blijkt dat de overheadkosten het sterkst correleren met de omvang van de formatie voor primaire taken. De omvang van de overhead zou in verhouding moeten liggen met de totale organisatie. Naast deze analyses zullen wij de organisatie vragen financiële analyses te maken van de ontwikkeling van de begroting en rekeningen in de achterliggende jaren op budgetniveau.
6/11
Fase 3 Kerntaken in beeld In deze fase zullen we een beeld opbouwen van het profiel van de gemeente Woudenberg in landelijke monitors over onder andere de samenstelling en het profiel van de bevolking, de zorgvraag in de gemeente, de fysieke ontwikkeling van de gemeente en het lokale lastenniveau. U kunt hierbij denken aan bronnen als ‘waar-staat-je-gemeente’ en landelijke onderzoeken over zorgvragen, stapeling en sociale structuur. Mede op basis hiervan zullen wij het gesprek aan gaan met college en raad over het profiel van de gemeente Woudenberg. Dit biedt vanuit ‘wat willen we zijn’ basis voor een confrontatie met de scenario’s, de concrete keuzemogelijkheden tot de daaruit voortkomende vraag ‘wat kunnen we nog zijn’ in Fase 4. Met de medewerkers zullen wij aan de hand van de opbrengst van fase 2 integraal over alle beleidsvelden alle concrete keuzemogelijkheden in beeld brengen. Doel hiervan is zo volledig mogelijk pakket samen te stellen. Deze keuzemogelijkheden worden per maatregel voorzien van een korte beschrijving van maatschappelijke gevolgen langs een gestandaardiseerd format. Ook zal de samenhang tussen de maatregelen in beeld gebracht worden. De maatregelen gaan over zowel inkomsten als uitgaven van de gemeente. Wij zullen hierbij ook onze ervaringen bij andere gemeenten inzetten.
In deze fase betrekken we ook op een nader in fase 1 te bepalen wijze college, gemeenteraad en inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen. Wij zullen deze fase afsluiten met een rapportage van de opbrengsten van fase 1 tot en met 3. Hiermee sluiten we het technische proces van het traject af en vervolgen we vanaf fase 4 het bestuurlijke proces.
Fase 4 Besluitvormings- en keuzeproces Op basis van de opbrengst van fasen 1 tot en met 3 geven we de besluitvorming door college en gemeenteraad vorm in het samenspel met de inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen zoals met elkaar te definiëren in fase 1. Onze inzet zal vooral bestaan uit procesbegeleiding met een bestuurlijke inslag en advies over het participatietraject. Doel van deze fase is om alle voorbereide en uitgewerkte maatregelen om te zetten in daadwerkelijke en passende besluiten waarmee het duurzaam en gezond evenwicht op lange termijn wordt gerealiseerd. De daadwerkelijke processtappen zullen we in de fase van het procesontwerp met u definiëren. Daarbij zullen we ook aan de orde stellen, gelet op de timing in de raadsperiode, voor welke besluiten het wellicht raadzaam en mogelijk is al in het begrotingsproces 2025 besluiten te nemen.
4.
Samenwerking met de opdrachtgever De financiële opgave voor de gemeente Woudenberg en de daaruit voortvloeiende opdracht tot het voeren van een kerntakendiscussie vraagt inzet van de gehele organisatie. Hierbij wordt inzet vanuit alle vakteams gevraagd. Dit is noodzakelijkheid gelet op aanwezige kennis en deskundigheid maar ook vanuit draagvlak voor het te doorlopen proces en de te treffen maatregelen. De coördinatie van het traject ligt logischerwijs bij het team financiën. Wij zullen in het ontwerp van het proces in fase 1 de betrokkenheid van de organisatie verder definiëren en zo concreet mogelijk maken wat dit op welk moment van de verschillende vakteams vraagt. We
7/11
sluiten hiervoor aan bij de inzet zoals gedefinieerd in het door de gemeenteraad vastgestelde besluit over de kerntakendiscussie. Wij gaan er vanuit dat wij één aanspreekpunt krijgen vanuit de gemeente Woudenberg en in een goed samenspel en heldere projectstructuur van bestuurlijk opdrachtgever (wethouder financiën), ambtelijk opdrachtgever (gemeentesecretaris) en ambtelijk opdrachtnemer (strategisch adviseur financiën) het project vormgeven. Het is van belang met elkaar bij aanvang van de opdracht een vaste periodiciteit af te spreken waarin de voortgang besproken wordt en keuzes worden gemaakt over de vormgeving van het vervolg van het proces. Ook is voor ons uitgangspunt dat de verantwoordelijkheid voor het opstellen en verwerken van het resultaat van de kerntakendiscussie in p&c producten bij de gemeente Woudenberg zelf ligt.
8/11
5.
Ons
team
Wij stellen
een multidisciplinair team voor bestaande uit een senior-consultant en een bestuurlijk Daarnaast zijn ook andere Berenschot-adviseurs betrokken: zowel onderzoekers met financiële achtergrond, als adviseurs met specifieke kennis in het aanbieden van digitale
adviseur.
oplossingen. Alle onderzoekers met vergelijkbare opdrachten.
(geanonimise rd)
en
adviseurs
die we inzetten, hebben eerdere ervaring
opgedaan
(geanonimiseerd) (eesteurtijk adviseer en projectleider) ON (geanonimiseerd) OD is registeraccountant en bestuurskundige. Hij heeft meer
dan
20 jaar ervaring in de accountancy en bij publieke organisaties in verschillende rollen. Hij is in die periode ook politiek actief geweest in rollen als
raadslid, ruim
11
jaar als wethouder
en
regiobestuurder. Hij was geruime tijd vice-voorzitter commissie Financiën
Openbaar
bestuur.
en
sinds 2019
Als associé
ontwikkelrol op het
van
lid van de Raad
de VNG-
van voor
het
Berenschot vervult
hij een verzorgt hij de
gebied methodologie bestuurlijke begeleiding van financiële advies- en bezuinigingstrajecten. Als adviseur heeft hij inmiddels in tal van gemeenten colleges en gemeenteraden geadviseerd over begrotingsvraagstukken zoals bij de provincie Overijssel en de
(geanonimise rd)
van
en
gemeenten
Utrecht, Nissewaard, Hendrik-ldo-Ambacht, Sliedrecht,
Alphen
den
aan
Rijn en Nieuwkoop.
(geanonimiseerd) <t) B B(geanonimiseerd) neeft ruim 20 jaar ervaring in bedrijven en publieke organisaties,
van
werkbedrijven controller
en
FMCG
retail tot grote gemeenten, sociale uitvoeringsinstanties. Hij heeft in rollen als en
uitgebreide ervaring opgedaan op het gebied van financiën, bedrijfsvoering en op vraagstukken van bestuurbaarheid (in-control). (geanonimiseerd) is een Lean Blackbelt en heeft bij verschillende (gemeentelijke) uitvoeringsinstanties (financiële) processen in kaart gebracht. Bij Berenschot houdt hij zich voor een belangrijk deel bezig met het doorlichten van begrotingen, zoals bij de gemeenten Utrecht, Hellendoorn en Nieuwkoop met behulp van en
de methode
adviseur
Beïnvloedbaar Begroten.
9/11
Berenschot
(geanonimise rd)
specialisten
is art (geanonimiseerd) PE
time
Berenschot
op
het
thema
democratische
Hij
is de
auteur
van
vernieuwing participatie. Leren in Participatieland en
het
boek
Aan
de
handreiking tientallen
adviseur
slag
gemeenten
gemeenteraden
en
onderzoekt
(geanonimise rd)
Daarnaast
Erasmus
burgerinitiatieven,
(geanonimiseerd) T's
senioradviseur
Democratische
Berenschot. (geanonimiseerd) BE
vernieuwing is
een
gewerkt bij gemeenten, werkzaam
in de
gezamenlijke samenleving vanuit
een
ervaring voor
het
als
en
&
Rotterdam.
landen.
teamleider
Participatie projectleider die
Het vinden
van
maatschappelijke
meerwaarde
van
andere
overheden, organisaties
rol
en
op
uitvoeren
participatieprocessen van (participatie)visies
als
en
een
en
variatie
thema’s.
aan
en
steeds
heeft (geanonimiseerd) B als
trainer
het
opstellen
van
projectleider bij
-beleid
heeft
de
gestaan,
participatie,
evaluaties
van
centraal
diverse
programmamanager
het
van
binnen
sector.
tussen
Hij
en
adviesbureaus
en
heeft in al haar werk
participatie bij
hij postdoctoraal
Europese
ervaren
de VNG
publieke
verschillende
met
vrijwilligerswerk,
in verschillende
team
is
begeleidde
en
Universiteit
burgerbegrotingen
samenwerking
(geanonimise rd)
de
aan
Participatie
met
participatieonderwerpen. onderzoeker
bij en
het
organiseren lastige onderwerpen. en
van
specialisten tijdens de opdracht zullen wij afstemmen data-specialisten over de analyse van de beïnvloedbaarheid van de begroting. Data met
onze
In de
ongewenste situatie dat een van de teamleden niet meer beschikbaar is (bijv. door uitval/ziekte) zijn er altijd collega’s met een vergelijkbaar ervaringsniveau beschikbaar. Ook we indien nodig collega’s met aanvullende expertise bij het project betrekken.
kunnen
10/11
6.
Planning
en
budget
De begroting voor de gevraagde inzet ziet er als volgt uit: Begroting Fase 1: scenario-ontwikkeling opgave en proces Procesontwerp
Ontwerp participatietraject Fase 2: Beïnvloedbaarheid begroting Data analyse Desk studie eerdere onderzoeken Fase 3: Kerntaken in beeld Gesprekken interne organisatie Fase 4: Keuzes maken Besluitvormings- en participatieproces Bureaukosten en projectmanagement 10% Totaal excl. BTW
Dagtarief 1. 550
adviesdagen
kosten
1. 550
3€ 1,5€
4. 650
1. 400 1. 550
7,5€ 10. 500 3€ 4. 650
1. 550
8€ 12. 400
1. 550
7,5€ 11. 625 € 3. 400 € 49. 550
2. 325
Het hierboven genoemde bedrag zal niet worden overschreden anders dan in overleg met en na uitdrukkelijke voorafgaande toestemming van de opdrachtgever. Bij opdrachtverlening ontvangt u een nota van 50%, aan het einde van 2024 ontvangt u een tweede nota van 25% en na afronding van de opdracht een nota voor de laatste termijn van 25% van het totaalbedrag. Op onze voorstellen en werkzaamheden zijn de ‘algemene voorwaarden Berenschot Groep B. V. ’ van toepassing. Zoals hierin vermeld, zijn onze adviseurs gehouden aan gedragsregels met betrekking tot geheimhouding en informatieverstrekking. Onze planning is opgebouwd langs de fasen
van onze
Planning Fase 1: scenario-ontwikkeling opgave en proces
April - Juli
aanpak
en
Aug - Sept
ziet er als volgt uit: Okt- DecJan
- MrtApril
-
Juni
Procesontwerp Ontwerp participatietraject Fase 2: Beïnvloedbaarheid begroting Data analyse
Desk studie eerdere onderzoeken Fase 3: Kerntaken in beeld Gesprekken interne organisatie Fase 4: Keuzes maken Besluitvormings- en participatieproces
Gedurende alle vier de fasen zullen we afstemmen met college, gemeenteraad en ook in alle fasen zullen we een nader met u te bepalen vorm van participatie invullen. Vanwege het nog te ontwerpen proces is dit nog niet specifiek in onze planning aangegeven. Hiermee hopen wij u een goed voorstel te doen. Indien u akkoord gaat met dit voorstel, ontvangen wij graag een ondertekend exemplaar retour. Wij verzoeken u vriendelijk, indien van toepassing, uw betalingsvoorwaarden of inkoopverplichtingennummer daarbij te voegen.
11/11
Met
vriendelijke groet,
Berenschot
B.V.
(geanonimiseerd) Managing
consultant
(geanonimiseerd) Associé