2023.12823 Zienswijze WBA begroting 2024.docx

Begroting 2024 en Jaarstukken 2022 gemeenschappelijke regelingen Gemeenschappelijke regeling: West-Brabant Archief 1

Zijn de stukken tijdig ingediend door de GR bij de gemeente? Ja, op 29 maart 2023 zijn de concept jaarrekening 2022 en de conceptbegroting 2024 voor zienswijze aan uw gemeenteraad ontvangen. De accountantsrapportage en -verklaring konden niet tijdig worden aangeleverd, deze worden zodra ze beschikbaar zijn nagestuurd.

2

Is voldaan aan het BBV?

3

Ja. Inhoudelijke aandachtspunten, beleidsontwikkelingen e.d. Doelen De doelen in de beleidsbegroting 2023 zijn gestoeld op de ambities uit de in 2022 vastgestelde beleidsvisie en de daarbij horende projectenplanning. Inzet en samenwerking Thema’s als nieuwe wetgeving en digitale dienstverlening vereisen inzet en samenwerking tussen de deelnemers en het WBA in 2024 en de daaropvolgende jaren. Toezicht informatiebeheer deelnemers Toezicht op het informatiebeheer bij de deelnemers en verbonden partijen is een belangrijke taak die het WBA heeft. In een snel veranderende digitale wereld moet het WBA hierop in spelen. In 2023 is de toezichttaak gemoderniseerd. De capaciteit die het WBA beschikbaar heeft voor dit toezicht is beperkt. Eind 2023 evalueren we de wijzigingen in het toezicht en dat geeft inzichten voor de vervolgstappen.

4

Financiële aandachtspunten De ontwerpbegroting 2024 is beoordeeld a.d.h.v. de financiële richtlijnen 2024. Bijdrage 2023 De bijdrage van 2023 valt door hogere prijzen voor energie en personeel hoger uit met 120.614 euro in plaats van 102.802 euro. Kostenverdeelsleutel In 2022 is na een grondig vooronderzoek een nieuwe verdeelsleutel vastgesteld. Net als de oude verdeelsleutel (uit 2016) vormt de hoeveelheid beheerd analoog archief de basis voor de verdeelsleutel. Al gaat het nu alleen om de overgebrachte overheidsarchieven. Aan het eind van elk jaar vindt een actualisatie van het aantal meters plaats. Zo zal de telling eind 2023 de input worden voor de kostenverdeling in de begroting 2025. De bijdragen voor de deelnemers worden nu middels de begroting gedeeld. Voor de gemeente Woensdrecht betekent dit een stijging in 2024 van 86.311 euro ten opzichte van de bijdrage voor 2023. Dit betreft bijna een verdubbeling ten opzichte van 2023, waardoor een ingroeimodel wenselijk is. Andere gemeenschappelijke

regelingen in de regio hanteerden ook een ingroeimodel van 3 jaar bij het introduceren van een nieuwe kostenverdeelsleutel.

5

Financieel overzicht, zonder ingroeimodel Bestuursrapportage 2023 Begroting 2023 Bijdrage Woensdrecht

102.802

Begroting 2023 na wijziging 120.614

Verschil

17.813

Bijdrage gemeente Woensdrecht 2023 & 2024 met meerjarenraming 2025-2027

Bijdrage Woensdrecht

6

Begroting 2023 na wijziging 120.614

Begroting 2024

Meerjarenraming 2025 2026

2027

206.925

213.209

228.275

222.642

Overige aandachtspunten Meerjarige investeringen Het WBA heeft meerdere investeringen gepland staan voor verschillende IT-voorzieningen. Deze worden niet gereserveerd en via een financieringsmethodiek afgeschreven. Personeelskosten Voor een aantal specifieke bedrijfsvoeringsfuncties maakt het WBA gebruik van ingehuurde externen. Daarnaast onderscheidt het WBA zich nadrukkelijk van vrijwel alle andere archiefinstellingen in Nederland door een eigen juriste in dienst te hebben. Deze medewerker is tevens Functionaris Gegevensbescherming. Kosten projecten beleidsvisie Het WBA stelde in 2022 een beleidsvisie vast met projectenlijst voor de periode 2023-2027. De projecten worden verspreid over de jaren uitgevoerd.

7

De zienswijze Gelet op bovenstaande aandachtspunten, wordt het volgende voorgesteld: 1. Een zienswijze bij de bestuursrapportage 2023 op te nemen als volgt: In verband met stijging van alle kosten in 2023 de projecten die voortvloeien uit de beleidsvisie voorlopig uit te stellen en deze opnieuw te bezien in 2024. 2. Een zienswijze bij de ontwerpbegroting 2024 op te nemen als volgt: a. het WBA wordt verzocht om voor IT-voorzieningen jaarlijks geld te reserveren voor de investeringen. Hierdoor worden geen onverwachte grote uitgaven gedaan. b. het WBA wordt verzocht om waar mogelijk op personeelskosten te besparen door medewerkers intern in dienst te nemen of diensten af te nemen bij de aangesloten gemeenten. c. gelet op de grote verschillen in bijdrage die ontstaan door de nieuwe kostenverdeelsleutel te komen tot een overgangsregeling waarbij de nieuwe bijdrage stapsgewijs ingevoerd wordt over een periode van 3 of mogelijk 5 jaar.