2021-07-08 Raadsvoorstel Jaarstukken 2020.docx

Documentnummer: 2021.19873 Voorstel aan de Raad Onderwerp

:Jaarstukken 2020

Raadsvergadering

:8 juli 2021

Agendapunt

Portefeuillehouder

:H.S. Kielman

Datum

Bestuurlijk kader

:Algemene dekkingsmiddelen

Zaaknummer :Z21.02101

:8 juni 2021

Besluit: 1. In te stemmen met de dekkingsvoorstellen voor de overschrijdingen op investeringskredieten: a. Dekking uit het investeringskrediet Verbouwing Integrale Toegang Gebouwen: i. Verbouwing Integrale Toegang Technische Installaties (overschrijding € 19.948,-) ii. Verbouwing Integrale Toegang Inventaris (overschrijding € 19.116,-) b. Ten laste van het rekeningresultaat: i. Herinrichting Scheldeweg-Noord, Hoogerheide (overschrijding € 4567,-) ii. Realisatie Brandweerpost/gemeentewerf (extra overschrijding ten opzichte van 2019: € 1367,-) 2. De jaarrekening en het jaarverslag 2020 van de gemeente Woensdrecht vast te stellen en daarmee het voordelig exploitatieresultaat vast te stellen op € 1.405.693,3. Het voordelig exploitatieresultaat als volgt te bestemmen: a. € 9.920,- restant coronamiddelen 2020 toe te voegen aan het coronabudget 2021. b. € 300.000 toe te voegen aan een nieuw te vormen bestemmingsreserve ‘Personele veerkracht’ c. € 59.365 toe te voegen aan de voorziening ‘egalisatie afvalinzameling & verwerking’; d. € 25.000 van het resultaat ICAReS te reserveren voor de voorfinanciering van nieuwe Europese projecten in een revolverend fonds e. Het restant van € 1.011.408,- toe te voegen aan de algemene reserve. 4.

De hoogte van de reserve ‘Personele veerkracht’ te maximeren op € 350.000 en de bevoegdheid tot het doen van onttrekkingen aan de reserve te delegeren aan het college en de rapportage over en verantwoording ervan in de P&C cyclus op te nemen;

Inleiding: Hierbij bieden wij u de jaarstukken 2020 van de gemeente Woensdrecht ter vaststelling aan. Het jaarverslag, inclusief de verplichte paragrafen en de jaarrekening vormen samen de verantwoording over de door de raad vastgestelde programma's. De jaarstukken voldoen aan de vereisten in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Onze externe accountant Baker Tilly heeft de jaarstukken getoetst aan wet- en regelgeving en heeft bevindingen gedaan over de getrouwheid en de rechtmatige totstandkoming van de jaarstukken. Het Accountantsverslag 2020 is naar verwachting gereed rond 15 juni. De controleverklaring van de accountant en het accountantsverslag worden separaat aan u verstrekt. Na vaststelling door uw gemeenteraad zal een definitief boekwerk worden samengesteld met daarin het raadsvoorstel, het raadsbesluit en de controleverklaring van de accountant. Mocht de afronding van de accountantscontrole hiertoe aanleiding geven dan wordt al eerder een nieuw (concept) boekwerk verstrekt. Doelstelling en effect: Het afleggen van verantwoording door het college over de realisatie van het voorgenomen beleid met de daarbij behorende activiteiten en het laten vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag 2020 van de gemeente Woensdrecht door de gemeenteraad.

Stand van zaken accountantscontrole & status concept jaarstukken 2020 (per 8 juni) Bij het opstellen van deze versie van de concept jaarstukken 2020 is de accountantscontrole nog niet volledig afgerond. Deze versie van de jaarstukken (versie 08 juni 2021) is onder voorbehoud van wijzigingen als gevolg van de accountantscontrole van de ISD, de review en de controle van de SISA subsidieverantwoording door onze accountant Baker Tilly Rapportage investeringskredieten Op grond van artikel 5 van de financiële verordening gemeente Woensdrecht 2019 rapporteert het college over de voortgang van investeringskredieten gedurende de uitvoeringsfase aan de gemeenteraad in de jaarstukken, de perspectievennota of begroting. Indien het college voorziet dat een geautoriseerd programmabudget of investeringskrediet dreigt te worden overschreden, wordt dit door het college bij de behandeling van de perspectievennota aan de gemeenteraad gemeld. In de Jaarstukken 2020 wordt in het kredietoverzicht het verloop van de toegekende kredieten per programma inzichtelijk gemaakt. Voor kredieten met een negatieve stand per ultimo 2020 mogen dekkingsvoorstellen uitsluitend in de jaarstukken worden verwerkt, indien de raad daartoe een besluit heeft genomen. Om die reden leggen wij u hieronder de navolgende voorstellen voor.

In Programma 1 Sociaal domein heeft de verbouwing van het gemeentehuis geleid tot overschrijding op twee kredieten ter waarde van in totaal € 39.064,-. Er is echter een derde krediet (Verbouwing Integrale Toegang Gebouwen) voor dit project beschikbaar. Voorstel aan de raad is om de overschrijding te dekken uit dit derde krediet, dat eind 2020 een restant van € 125.549,- laat zien. In Programma 3 Leefomgeving heeft de herinrichting van de Scheldeweg-Noord geleid tot een overschrijding van € 4.567. Voorstel aan de raad is om de extra kapitaallasten als gevolg van de overschrijding over 2020 ten laste te brengen van het rekeningresultaat. De hogere afschrijvingslasten worden dan meerjarig verwerkt in de Programmabegroting 2022. In Programma 5 Bestuurskracht Bestuurskracht zijn de werkzaamheden aan de realisatie van de brandweerpost en gemeentewerf inmiddels afgerond. De overschrijding bedraagt € 69.565. Met het raadsbesluit d.d. 9 juli 2020 bij de jaarstukken 2019 heeft de raad ingestemd met de verhoogde kapitaallasten ten gevolge van de overschrijding over 2019 van € 68.198 te dekken ten laste van het rekeningresultaat. Voorstel aan de raad is om ook de extra kapitaallasten als gevolg van de hogere overschrijding (van € 1367,-) over 2020 ten laste te brengen van het rekeningresultaat. De hogere afschrijvingslasten worden dan meerjarig verwerkt in de Programmabegroting 2022.

Toelichting exploitatieresultaat In 2020 is een positief exploitatieresultaat behaald van € 1.405.693,- Voor een toelichting op de totstandkoming van het exploitatieresultaat verwijzen wij u kortheidshalve naar de samenvatting van de Jaarstukken 2020 waarin per programma de afwijkingen ten opzichte van de begroting zichtbaar zijn. Voor verdere inhoudelijke duiding verwijzen wij u graag naar de verschilanalyses per product in de programma’s. Bestemming van het resultaat De gemeenteraad wordt voorgesteld het positieve exploitatieresultaat te bestemmen. Hieronder vindt u het overzicht van de voorgestelde bestemmingen met daaronder per voorstel een toelichting € 9.920,- Restant coronamiddelen 2020 toe te voegen aan het coronabudget 2021. Vanuit het Rijk hebben de gemeente deels via de algemene uitkering en specifieke uitkeringen extra middelen ontvangen om gemeente te compenseren voor de gemaakte kosten vanwege de coronacrisis. Een specificatie en toelichting hierop is terug te vinden in paragraaf 9 van de jaarrekening. Eerder leekt het erop dat het resultaat van dit budget rond de 100.000 euro positief zou uitkomen in 2020. Dit was in lijn met de kwartaalrapportages 2020. Eind mei is er echter vanuit de ISD een correctie ontvangen van coronagerelateerde lasten.

Het betreft correcties bij de bijzondere bijstand (voorschotten), waarvan wel de ontvangst was geboekt in de administratie van de ISD, maar niet de verstrekking/uitgave ervan. Deze was verwerkt in de boekhouding van gemeente Bergen op Zoom en kwam met accountantscontrole aldaar aan het licht. De correctie die de ISD door moet voeren werkt door in onze jaarstukken, specifiek ons coronabudget. Door deze correctie is het resultaat 2020

voor Woensdrecht een bedrag van € 9.920,- Aangezien dit geld bedoeld is voor het compenseren van coronagerelateerde uitgaven, stellen we voor dit bedrag toe te voegen aan het coronabudget 2021 en dus niet toe te voegen aan de algemene reserve. € 300.000 toe te voegen aan een nieuw te vormen bestemmingsreserve ‘personele veerkracht’; Om de snelheid van handelen bij het ontstaan van personele knelpunten, zoals bijv. vervanging bij verzuim, opvangen piekbelasting, tijdelijke inhuur in geval van langlopende wervings- en selectietrajecten of loopbaan- en verbetertrajecten, minnelijke schikking vanuit een vaststellingsovereenkomsten, afspraken vanuit van werk-naar-werktrajecten en mobiliteitsdienstverbanden te verhogen is de vorming van een aparte reserve personele veerkracht noodzakelijk. Het beoogde effect is dat mogelijke knelpunten voorkomen kunnen worden door sneller te kunnen handelen. Het risico op belemmering van de kwaliteit en continuïteit van dienstverlening wordt hierdoor verminderd. Het voorstel is om een reserve te vormen waarmee de veerkracht van de ambtelijke organisatie wordt vergroot. Voeding van deze reserve gebeurt door periodiek vrijgevallen middelen vanuit de toegekende personele budgetten aan deze reserve toe te voegen.

Het beschikbaar komen van middelen vanuit de personele budgetten is vanwege de reguliere personele wisselingen, een normaal verschijnsel binnen de bedrijfsvoering van onze organisatie. Het probleem is dat hierop niet kan worden geanticipeerd en pas gedurende het begrotingsjaar ontstaat, hetgeen meestal het gevolg is van (tijdelijk) niet ingevulde formatie. Het betreft dus geen structurele vraag om additionele middelen. Omdat de benodigde middelen niet direct beschikbaar zijn wordt het verzoek gedaan om bij de vaststelling door de raad van de jaarstukken 2020 deze reserve te vormen ten laste van de algemene reserve. Naar verwachting zal een dotatie van € 300.000,00 toereikend zijn met een maximale omvang van de reserve van € 350.000,00. De hoogte van de reserve hangt samen met de financiering van 4 fte’s. De verwachting is dat dit ‘startkapitaal’, samen met de voorgestelde dotaties, voldoende zal zijn om de veerkracht van de ambtelijke organisatie de komende jaren te kunnen verhogen. Door tussentijdse evaluatie na een periode van 2 jaar van de mate waarin de reserve voldoet aan de beoogde doelstellingen worden doel, omvang en looptijd van de reserve nauwgezet gevolgd.

De gevormde reserve zal voor de volgende doelen worden aangewend: • Vervanging wegens langdurig verzuim • Opvang van piekbelasting als gevolg van een hogere klantvraag • Tijdelijke inhuur in geval van langlopende wervings- en selectietrajecten • Loopbaan- en verbetertrajecten, minnelijke schikking vanuit een vaststellingsovereenkomsten, afspraken vanuit van werk-naar-werktrajecten en mobiliteitsdienstverbanden

€ 59.365 toe te voegen aan de voorziening ‘egalisatie afvalinzameling & -verwerking’; Het voordelig resultaat op 'afval' bedraagt in 2020 € 59.365. De kostendekkendheid bedraagt 103%. In de begroting werd rekening gehouden met een nadelig resultaat van (afgerond) € 40.000. Het voordelig resultaat op 'afval' maakt onderdeel uit van het exploitatieresultaat 2020. In de Financiële tussenrapportages 2020 is de raad geïnformeerd over een verwacht voordeel op ‘afval’, waarbij is gemeld dat dit vooral het gevolg is van eenmalige meevallers. Enerzijds zijn we geconfronteerd met een hoger aanbod van afval op de milieustraat, een afname van opbrengsten van monostromen en lagere opbrengsten van de afvalstoffenheffing. Daartegenover staan het vervallen van de kosten per 1 april 2020 voor de overslag van PMD (plastic, metaal en drankverpakking) als gevolg van een wijziging in de verrekening en een aantal eenmalige meevallers, zoals een hogere dividenduitkering van Saver, vergoedingen voor zwerfafval en afrekeningen van de inzameling van PMD, glas en oud papier van voorgaande jaren. Het totaalbedrag aan incidentele meevallers voor 2020 bedraagt voor ± € 369.000 (incl. omzetbelasting). Het voorstel is om het voordelig resultaat op 'afval' van € 59.365 toe te voegen aan de voorziening ‘Egalisatie afvalinzameling & -verwerking’.

€ 25.000 te reserveren voor de voorfinanciering van nieuw Europese projecten in een revolverend fonds; Nieuwe projecten vereisen investering. Het schrijven van subsidieaanvragen is specialistisch werk. Het indienen van een Europese subsidieaanvraag is zeer complex. De aanvraag van ICAReS was ruim 116 pagina’s groot. Ondersteuning bij het schrijven van dit soort aanvragen is essentieel. Wij stellen voor om € 25.000,- van het positief resultaat van ICAReS te reserveren voor ondersteuning bij het schrijven van nieuwe subsidieaanvragen. Bij goedkeuring van de aanvraag kunnen deze kosten, bij EU subsidies, worden teruggevraagd. Hierdoor ontstaat een revolverend fonds voor subsidieaanvragen. Het restant van € 1.011.408,- toe te voegen aan de algemene reserve. Na bestemming van bovenstaande bedragen wordt het resterende exploitatieresultaat toegevoegd aan de algemene reserve. Procedure/planning: 16 juni 2021 Financiële Commissie 24 juni 2021 Opinieraad Bestuur 8 juli 2021 Vaststelling in de gemeenteraad Communicatie: Na vaststelling worden de jaarstukken op de website van de gemeente geplaatst en ter inzage gelegd in de leeskamer. Daarnaast worden zij, in ieder geval uiterlijk 15 juli 2021, toegezonden aan de toezichthouder

Burgemeester en wethouders van Woensdrecht, De secretaris, De burgemeester, A.P.E. Baart MBA drs. J.J.C. Adriaansen

Bijlagen Concept jaarstukken 2020 d.d. 8 juni 2021 Accountantsverslag 2020 (wordt nagestuurd)