Visiedocument Rekenkamer Wijk bij Duurstede 2023

Visiedocument Rekenkamer Wijk bij Duurstede 2023 Het komen tot een nieuwe lokale rekenkamer

Aanleiding Dit document is opgesteld om kaders te geven aan de wens van de gemeenteraad tot oprichting van een (nieuwe) rekenkamer voor gemeente Wijk bij Duurstede. Dit document zal het vertrekpunt zijn om te komen tot een nieuwe rekenkamer, die voldoet aan de wettelijke verplichtingen en past bij de wensen van de gemeenteraad om dit raadsinstrument optimaal te kunnen benutten. Op 10 januari 2023 heeft het presidium het raadsmemo inzake de rekenkamer behandeld en een aantal wensen meegegeven en daarmee een eerste richting aangegeven. Op 20 april 2023 heeft het presidium kennisgenomen van een raadsmemo met een update over de rekenkamer. Tijdens het presidium van 11 mei 2023 zijn stellingen over de rekenkamer besproken, waarna een extra themabijeenkomst is geagendeerd op 16 mei. Dit om de stellingen te behandelen met de raad- en steunfractieleden.1 De uitkomsten van deze avond zijn verwerkt in dit visiedocument. Het document zal als basis fungeren bij de selectie en sollicitatieprocedure van de rekenkamerleden en bij het schrijven van de verordening op de rekenkamer. Deze verordening zal verdere richtlijnen vaststellen. Het selectieproces van de rekenkamerleden vraagt om grote zorgvuldigheid.

Niet alleen de zwaarte van de functie, maar ook de wettelijke benoemingstermijn van zes jaar maakt het noodzakelijk om het proces zo zorgvuldig mogelijk in te richten en daarmee de succeskans te vergroten. Dat is ook de aanleiding om dit visiedocument op te stellen, zodat de wensen en verwachtingen van de raad zo scherp mogelijk in beeld zijn. Daarnaast is het van belang dat er ook de raad en de auditcommissie is gerepresenteerd is in selectiecommissie bij de werving en selectie van de rekenkamerleden. De NVRR raadt aan bij het opstarten van geheel nieuwe rekenkamers om eerst de voorzitter te benoemen, zodat de voorzitter kan deelnemen aan de selectie van de twee andere leden. De Rekenkamer is een waardevol raadsinstrument dat namens de raad onderzoek doet naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. Daarmee verdient de Rekenkamer ook de aandacht van de raad om zodanig opgezet te worden waardoor dit raadsinstrument zo effectief mogelijk bijdraagt aan het in positie brengen van de raad.

Gemeente Wijk bij Duurstede Wijk bij Duurstede is een vestingstad en landelijke gemeente in het zuiden van de provincie Utrecht. De gemeente identificeert zich door de rijke historie en het landschap. Op 1 januari 2022 telde de gemeente 23.921 inwoners die woonachting zijn in de drie kernen: Cothen, Langbroek en Wijk bij Duurstede. Het Huis van de Gemeente is gevestigd in Wijk bij Duurstede. Binnen de gemeente wordt er gewerkt op een eigen manier voor-, met- en vanuit de samenleving. Het algemeen bestuur is de gemeenteraad, dat 19 zetels verdeeld is over acht fracties. De gemeenteraad werkt met een raadsakkoord, de raadsagenda is ondertekend door zeven fracties en richt de pijlers op samenwerking, creativiteit en verantwoordelijkheid. Gemeente Wijk bij Duurstede heeft momenteel geen actieve rekenkamer(commissie). De vorige rekenkamercommissie, bestaande uit drie externe leden, was actief tussen 2017 en 2020. In 2018 benoemde de gemeenteraad uit zijn midden een begeleidingscommissie. In de periode dat de rekenkamercommissie actief was, zijn er drie rapporten opgesteld; 1000+ woningen, inhuur externen en de Bosscherwaarden. De leden van de rekenkamercommissie hebben, na hun benoeming van drie jaar, aangegeven geen gebruik te willen maken van de mogelijkheid tot herbenoeming.

In 2021 is er een evaluatierapport opgesteld door de voormalige raadsadviseur over deze rekenkamercommissie. De inhoud ervan is echter niet met de raad gedeeld. Er wordt in het rapport uitgebreid teruggekeken op de periode van de rekenkamercommissie. En er wordt aan de hand van aanbevelingen 1

De stellingen staan in bijlage 1.

2

geanticipeerd op de invulling van een nieuwe rekenkamer. Aan de hand van dit rapport zijn de stellingen van de themabijeenkomst opgesteld. De rekenkamer volgens de Gemeentewet Het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers is op 31 mei 2022 aangenomen door de Tweede Kamer, waarna de Eerste Kamer op 27 september 2022 ook heeft ingestemd met het wetsvoorstel. Deze gewijzigde wet is per 1 april 2023 in werking getreden. Gemeenten hebben een jaar de tijd om aan de wet te voldoen. Met het intreden van de nieuwe wet heeft de raad geen keuze meer om interne leden te benoemen in de rekenkamer. Voorheen konden raadsleden of steunfractieleden toetreden tot de rekenkamer, waardoor het een rekenkamercommissie of -functie werd genoemd. Elke decentrale lokale rekenkamer kent straks uitsluitend externe leden. Omdat voorheen interne leden binnen de rekenkamer het contact met de gemeenteraad versterkte is er in de verordening op de auditcommissie opgenomen dat de auditcommissie namens de raad de contacten onderhoudt met de rekenkamer. Volgens de Gemeentewet art.182 onderzoekt de rekenkamer de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur, dit met uitzondering van de controle op de jaarrekening. In onderzoeken beantwoordt de rekenkamer de vraag of het geld van de gemeente doelmatig, zuinig en zorgvuldig is besteed.

De eerdergenoemde uitbreiding van de bevoegdheden betekent dat de rekenkamer ook het op afstand gevoerde bestuur kan evalueren en beoordelen; denk hierbij aan bestuurlijke samenwerkingen en regionale uitvoeringsdiensten. Volgens de gemeentewet art. 81c benoemt de raad de leden voor de duur van zes jaar. Het aantal leden moet de raad zelf vaststellen. De inrichting van de rekenkamer staat vrij, zolang dit niet in strijd is met de wet. De rekenkamer informeert de raad, het college, de gemeentesecretaris en het verantwoordelijk management over het instellen van een onderzoek via toezending van het jaarplan en het onderzoeksplan. Volgens artikel 185 moet de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar vaststellen. De rapporten en verslagen zijn openbaar. Verder stelt de rekenkamer een eigen reglement van orde voor haar werkzaamheden vast en zendt deze ter kennisgeving naar de raad. Daarnaast heeft het college volgens de gemeentewet een vastgestelde taak. Volgens artikel 185a moet het college de raad jaarlijks een overzicht toezenden van de aan het college gedane voorstellen van de rekenkamer, met haar bevindingen en standpunten inclusief de wijze waarop aan de voorstellen vervolg is gegeven.

Invulling van de lokale rekenkamer De Rekenkamer is gehouden aan de wettelijke voorschriften van de gemeentewet, maar de gemeenteraad van Wijk bij Duurstede kan daarnaast wel een aantal eisen en wensen formuleren over de samenstelling, werkwijze en resultaten zolang deze niet strijdig zijn met het bij wet vastgestelde onafhankelijke karakter van de Rekenkamer. De raad van Wijk bij Duurstede heeft de voorkeur uitgesproken voor een eigen Rekenkamer bestaande uit drie onafhankelijke leden, waarvan één voorzitter, die geen van alle woonachtig zijn in de gemeente. De prioriteiten van de rekenkameronderzoeken zijn lokaal. Een samenwerkingsverband kan wel gezocht worden, de focus blijft echter lokaal. Ze sturen niet op de rollen van de raad. De onderzoeken zijn verdiepend en zullen gaan over de effecten van beleid en niet alleen over de primaire processen. De Rekenkamer zal niet alleen “ex-post” onderzoeken uitvoeren (onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het in 3

het verleden gevoerde bestuur) maar ook “ex-ante” onderzoeken oppakken (onderzoek naar potentiële effectiviteit, neveneffecten of de uitvoerbaarheid van beleidsvoornemens). Daarnaast voert de rekenkamer ook kleine onderzoeken uit, zoals QuickScans. QuickScans worden doorgaans voornamelijk uitgevoerd bij de doorwerkingsonderzoeken. Dit zijn onderzoeken over de mate waarin de aanbevelingen zijn opgepakt na een periode van 2 jaar. De gemeenteraad kan de rekenkamer een gemotiveerd verzoek doen tot het instellen van een onderzoek. De rekenkamer adviseert de raad ook. De onderzoeken komen op de agenda van de raad om kennis van de nemen en om de conclusies en aanbevelingen vast te stellen. De rekenkamer wordt uitgenodigd bij de voorbespreking om vragen te kunnen beantwoorden. De leden kunnen ook uitgenodigd worden bij de beraadslaging tijdens de raadsvergadering. De rekenkamer zal jaarlijkse contacten onderhouden met de fracties. Dit contact kan in de vorm van een groslijst met onderzoeksonderwerpen waarin prioritering en het rendement van het onderzoek kenbaar wordt gemaakt. De rekenkamerleden kunnen ook worden uitgenodigd tijdens de fractie overleggen, dit is in het eerste jaar zeker wenselijk om nader kennis met elkaar te maken. In de verordening op de auditcommissie heeft de raad vastgesteld, dat de auditcommisise de contacten namens de raad onderhoudt met de rekenkamer.

De auditcommissie zal tenminste twee keer per jaar een overleg voeren met de rekenkamer, verder zo vaak als zij zelf nodig achten. Daarnaast zal de gemeenteraad samen met de rekenkamer evalueren over het functioneren; Dit overleg zal in het eerste jaar dat de rekenkamer actief is gaan plaatsvinden en daarna eens per twee jaar. Samengevat zijn de eisen aan de nieuwe rekenkamer die niet wettelijk zijn vastgesteld in de gemeentewet het volgende. De rekenkamer; • bestaat uit drie leden, die niet woonachtig zijn in de gemeente; • voert onderzoeken uit die een lokaal karakter hebben; • stuurt niet op de rollen van de raad maar richt zich op de verdieping; • doet ex-post en ex-ante onderzoeken; • voert naast grotere onderzoeken ook kleine uit, zoals QuickScans; • zal de raad adviseren; • onderhoudt contacten met de auditcommissie; • evalueert 2 jaarlijks samen met de raad over het functioneren • houdt jaarlijks contact met de gemeenteraad over nieuwe onderzoeksonderwerpen • creëert bekendheid van de rekenkamer binnen de organisatie.

Middelen Volgens de gemeentewet art. 81j stelt de raad, na overleg met de rekenkamer, de nodige middelen ter beschikking voor de rekenkamer voor een goede uitoefening van haar werkzaamheden. De kosten die gemaakt worden bestaan uit een vastgestelde vergoeding voor hun werkzaamheden en een tegemoetkoming in de kosten, denk daarbij aan reiskosten. Een budget voor de rekenkamer is afhankelijk wat de raad van de rekenkamer wenst. De raad heeft aangegeven om een budget van €30.000 aan te houden. Daarmee wordt voldaan aan het advies van het ministerie BZK en de VNG om een bedrag van €1,30 per inwoner te begroten.2 Dit zal naar waarschijnlijkheid genoeg zijn voor één onderzoek en één kleinere activiteit per jaar. De griffie zal fungeren als ambtelijk secretaris van de rekenkamer. 2

Inspiratiekaders effectieve invulling lokale rekenkamer 2020

4

Bijlage 1 aantekeningen van themabijeenkomst De beantwoording van de stellingen zijn opgenomen in het oranje. Stelling 1: de raad wil het werk van de rekenkamer gebruiken om de eigen rollen beter te kunnen invullen. Antwoord: niet in de eerste instantie, de raad heeft zijn eigen verantwoordelijkheid. De rekenkamer moet zich focussen op grotere onderzoeken en dieper graven dan de raad zelf kan. Stelling 2: de gemeenteraad kiest voor een eigen rekenkamer met drie onafhankelijke leden waaronder een voorzitter. Antwoord: Eens Stelling 3: de gemeenteraad vindt rekenkameronderzoek in regionaal verband belangrijk. Antwoord: Niet perse, prioriteit blijft lokaal. Stelling 4: het budget van de nieuwe rekenkamer mag in 2024 groeien. Antwoord: Ja. het budget zal rond de €30.000 per jaar moeten liggen. Stelling 5: het is goed dat de auditcommissie een klankbordrol voor de rekenkamer vervult, zonder dat dit de onafhankelijkheid van de kamer aantast. Antwoord: Eens, daaraan toevoegen dat er tenminste 2 keer per jaar een overleg is en verder zo vaak als de Rekenkamer of de Auditcommissie dit nodig achten. Stelling 6: het is belangrijk om in de nieuwe verordening vast te leggen dat het functioneren van de rekenkamer 1 keer per 3 jaar wordt geëvalueerd.

Antwoord: Liever 1 keer per 2 jaar evalueren; doel is wel om wederkerig te evalueren Stelling 7: de rekenkamer moet jaarlijks een groslijst naar de gemeenteraad sturen zodat de raad kan aangeven welke onderzoeksonderwerpen de voorkeur hebben. Antwoord: Eens; ook graag een weging vanuit de Rekenkamer over de omvang van de onderzoeken en de voorgestelde prioriteit bij de groslijst toevoegen. Ook wil de raad in staat worden gesteld om onderwerpen aan te reiken aan de Rekenkamer, waarbij de Rekenkamer bevoegd blijft om hier wel/ niet iets mee te doen. Stelling 8: de raad vindt het belangrijk dat de rekenkamer vooral onderzoek doet naar het presteren van de gemeente in het primaire proces. Antwoord: Niet persé; juist ook graag onderzoeken naar effecten van beleid en niet alleen op de primaire processen. Stelling 9: De Rekenkamer doet niet alleen ex post onderzoeken (onderzoek naar de doelmatigheid, de doeltreffendheid en de rechtmatigheid van het in het verleden gevoerde bestuur) maar ook ex ante onderzoeken (onderzoek naar potentiële effectiviteit, neveneffecten of de uitvoerbaarheid van beleidsvoornemens). Antwoord: Heel graag! Stelling 10: de rekenkamer moet kortere onderzoeken uitvoeren zoals een QuickScan, dit heeft een verkennend karakter.

Antwoord: Ja, wellicht is dit ook een goed instrument om uitvoering te geven aan stelling 11; de doorwerkingsonderzoeken over de mate waarin de aanbevelingen zijn opgepakt en de effecten daarvan kunnen een QuickScan zijn.

5

Stelling 11: de rekenkamer zal ook doorwerkingsonderzoeken uitvoeren, hiermee rapporteert de rekenkamer wat er in de praktijk terecht is gekomen van de aanbevelingen die de raad heeft overgenomen en van de toezeggingen van het college. Antwoord: Ja; in beginsel kan dit als QuickScan uitgevoerd worden. Een groot onderzoek is afgerond; nog even twee jaar later verkennen wat er terecht is gekomen van de aanbevelingen en wat het resultaat daarvan is. Stelling 12: om de meerwaarde goed te benutten vindt de raad het belangrijk om zeker drie keer per jaar een product van de rekenkamer te ontvangen, in welke vorm dan ook. Antwoord: Ieder jaar moet de Rekenkamer een verslag uitbrengen over de ondernomen activiteiten. Het aantal opgeleverde onderzoeken is minder van belang; belangrijk is dat er kwaliteit uit komt. Stelling 13 : Een samenwerking met een andere gemeente om tot een rekenkamer te komen, in de vorm om dezelfde leden aan te nemen, is een goede zaak. Antwoord: Indien mogelijk; wel graag gezien de omstandigheden een eigen Rekenkamer die zich ook focust op Wijk bij Duurstede. Samenwerking is prima. Stelling 14: Er zitten geen inwoners van gemeente Wijk bij Duurstede in de rekenkamer, al hebben zij kennis van de lokale situatie.

Antwoord: Eens, de Rekenkamer dient volledig extern te zijn zonder politieke, bestuurlijke banden met Wijk bij Duurstede Stelling 15: De rekenkamer moet niet alleen onderzoek doen maar zou de gemeenteraad ook moeten adviseren. Antwoord: Ja graag; in beginsel dient ook ieder rapport vergezeld te gaan met een raadsvoorstel en besluit waarin kennis wordt genomen van het onderzoek en de conclusies en aanbevelingen door de raad worden vastgesteld. Dit is dan de standaardprocedure. Als de raad anders denkt over de aanbevelingen, kan dit uiteraard geamendeerd worden. Dit voorkomt ook dat een rapport onder in een lade terecht komt zonder dat er ooit nog iets mee gedaan wordt. Stelling 16. de rekenkamer moet tijdens het behandelen van het rekenkameronderzoek bij de voorbespreking/raadsvergadering deel uitmaken van de beraadslaging. Antwoord: Moet wordt kan. Het wordt een kan-bepaling. De Rekenkamer moet in ieder geval tijdens de voorbespreking uitgenodigd worden om vragen te beantwoorden. De Rekenkamer is en blijft echter apolitiek en daarmee is een rol in de beraadslagingen in de raad minder voor de hand liggend. Het kan echter wel als daar aanleiding toe is.

6