Document · PDF

RAZU Ontwerp Begroting 2024 2027

Raadsvergadering 6 juni 2023, gemeente Wijk bij DuurstedeBij agendapunt: g. Financiële stukken RAZU9.929 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Ontwerp

Begro�ng 2024 met meerjarenraming 2025– 2027

5 april 2023

ontwerp-Begroting 2024 met meerjarenraming 2025-2027 versie 5 april 2023 Voor u ligt de ontwerp-Begroting 2024 met daarin de meerjarenraming 2025-2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU). (Hierna: ontwerp-Begro�ng 2024). De ontwerp-Begro�ng 2024 sluit aan op de Kadernota 2024 die op 5 april 2023 bestuurlijk is vastgesteld. De twee wijzigingen ten opzichte van de Kadernota 2024 zijn: 1. een beperkte uitbreiding van de kantoorruimtes van het RAZU, waarover in de Kadernota al melding werd gedaan. De huurkosten voor de kantoorruimtes s�jgen hierdoor vanaf 2024 met €14.000,-. 2. een stelpost van €70.000,- voor het effect van de nieuwe CAO, waarvan de schaalbedragen ten �jde van het vaststellen van de Kadernota 2024 en de ontwerp-Begro�ng 2024 nog niet bekend zijn. De ontwerp-Begro�ng 2024 is besproken en vastgesteld in de bestuursvergadering van 5 april 2023. Het bestuur heeft kennis genomen van de meerjarenraming 20252027 en daarbij gesignaleerd dat het op dit moment nog erg onduidelijk is wat de gemeentelijke budgetten vanaf 2026 zijn. Het effect daarvan zal in volgende begro�ngen zichtbaar worden. Conform art. 20 van de gemeenschappelijke regeling (en in lijn met de gewijzigde Wgr) wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze bij de ontwerp-Begro�ng 2024 binnen 12 weken na toezending in te dienen bij het bestuur van het RAZU.

Als in de tekst van deze ontwerp-Begro�ng 2024 cijfers staan die afwijken van de cijfers in de financiële doorrekening, kan er sprake zijn van typefouten. De cijfers in de financiële doorrekening zijn dan leidend.

Inhoudsopgave Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 1 Programmaplan....................................................................................................... 2 Paragrafen ............................................................................................................... 7 ontwerp-Begro�ng 2024 en meerjarenraming ..................................................... 10

Accenten 2024-2027

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Het jaar 2024 is het eerste jaar van een nieuwe beleidsperiode. In de zomer van 2022 zijn de voorbereidingen voor het beleidsplan voor de jaren 2024-2027 gestart. Allereerst hee� het RAZU de uitvoering van het voorgaande beleidsplan Vooruit met het verleden (2019-2022) geëvalueerd. Daarvoor is door een externe beleidsadviseur gesproken met ambtenaren, erfgoedpartners, een vaste bezoeker en medewerkers RAZU. Zij hebben teruggekeken naar de ac�viteiten in de voorgaande jaren, maar ook hun wensen voor de komende jaren geformuleerd.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vij�eerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU hee� een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collec�e historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken.

Deze rondgang hee� laten zien dat het RAZU de afgelopen jaren grote ontwikkelsprongen hee� gemaakt, met name op het gebied van het lange termijn beheer van digitale archieven, de advisering van de aangesloten overheden en de digitale dienstverlening aan de gebruikers van de collectie.

De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking en betreft een Bedrijfsvoeringsorganisa�e. Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. De organisatie bestaat op 1 januari 2024 uit 11,56 Fte en is geves�gd in Wijk bij Duurstede.

De evalua�e, een no��e met een koersbepaling voor de nieuwe beleidsperiode en een eerste versie van het beleidsplan zijn in het najaar van 2022 besproken in twee bestuursvergaderingen. Het bestuur hee� daarin aangegeven een goede balans te willen bewaken tussen de ambi�es in de taakuitvoering en de beschikbare mensen en middelen. In die lijn wordt het nieuwe beleidsplan in 2023 uitgewerkt.

Opdracht en taken

Ook in 2024 zet het RAZU in op vergro�ng van openbaarheid, digitale beschikbaarheid en (her)bruikbaarheid van de collec�e; op het opnemen van digitaal archief vanuit gemeenten; op een zorgvuldige uitvoering van het archiefwettelijk toezicht rich�ng de gemeenten; en op de advisering van de gemeenten bij het verbeteren van de informa�ehuishouding. Dit is uitgewerkt in het programma Openbaar en (her)bruikbaar archief.

De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de func�e van regionaal kennis- en informa�ecentrum. De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archie�escheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het s�muleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

Naar verwach�ng wordt in 2024 een gemoderniseerde Archiefwet van kracht. De belangrijkste wijzigingen die de nieuwe Archiefwet met zich meebrengt zijn een verkor�ng van de overbrengingstermijn (van twin�g naar �en jaar), een verandering van de openbaarheidsregels en het inrichten van de toetsing van het beheer van overgebracht archief. Het RAZU bereidt zich voor op de implementa�e van de nieuwe wetgeving en de advisering van de gemeenten hierover.

De ac�viteiten die voortkomen uit het programma Openbaar en (her)bruikbaar archief worden uitgevoerd binnen de volgende vier ac�viteitenlijnen:

Programmaplan Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU par�culiere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en s�ch�ngen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collec�e dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2022. Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinforma�e voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers. De archieven en collec�es zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995. Het RAZU toetst de kwaliteit van het informa�ebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als exper�secentrum voor informa�e- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten.

Dankzij openbaar beschikbare en duurzaam toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democra�sche samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.

▪

Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informa�ebeheer van de deelnemende gemeenten;

▪

Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collec�e zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archie�ewaarplaats berustende archieven en collecties van de deelnemende gemeenten en van par�culiere archiefvormers uit de regio;

▪

Dienstverlening: voor tevreden en produc�eve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;

▪

Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische ac�viteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud.

Overbrenging De formele wettelijke overbrengingstermijn voor de gemeenten is 20 jaar. Het RAZU stelt de kaders bij overbrenging en begeleidt de overbrenging. Het RAZU adviseert bij het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen.

Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid Het informa�ebeheer van de aangesloten gemeenten dient te voldoen aan de vereisten vanuit wet- en regelgeving. Conform de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris toezicht op de wijze waarop de gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen hun informa�e beheren, tot het moment waarop deze informatie wordt overgebracht naar het RAZU.

Invoering nieuwe Archiefwet Met de invoering van de nieuwe Archiefwet wordt de overbrengingstermijn verkort van 20 naar 10 jaar en verandert het openbaarheidsregime. Net als in 2023 zal door het RAZU in 2024 veel aandacht worden besteed aan de effecten van de wetswijziging op de gemeentelijke informa�ehuishouding.

De aangesloten gemeenten en de Regionale ICT Dienst zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het informa�ebeheer. De rol van het RAZU is enerzijds toetsend en kaderstellend (toezicht), anderzijds adviserend en gericht op kennisontwikkeling (advies). Binnen het RAZU zijn de beide rollen gescheiden: de archiefinspecteur is namens de gemeentearchivaris de toezichthouder. Het advies wordt uitgebracht door de informa�eadviseurs. De informa�eadviseurs besteden 50% van hun tijd aan de inrich�ng van een e-depotvoorziening.

Inrich�ng e-depot Het RAZU neemt de leiding en verantwoordelijkheid als het gaat om de ontwikkeling van een e-depot. Het e-depot wordt in co-crea�e met de aangesloten gemeenten ontwikkeld en zal zo naadloos mogelijk aansluiten op de manier waarop de gemeentelijke informa�ehuishouding is ingericht. Daarbij werken we in lijn met de informa�ekundige visie Common Ground.

Als horizontaal toezichthouder hee� de gemeentearchivaris daarnaast een rol in de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Hierbij wordt samengewerkt met de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Utrecht.

Resultaten Toezicht en Advies in 2024

Activiteiten

➢

Toezicht De archiefinspecteur van het RAZU ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informa�ebeheer van de gemeenten voldoet aan de we�elijke vereisten. Het toezicht toetst met name de rechtma�gheid c.q. naleving van Archiefwet- en regelgeving.

➢ ➢ ➢ ➢

Advies Hierin ligt de nadruk op het adviseren van de aangesloten gemeenten over de inrich�ng van de informa�ehuishouding. Vanuit landelijke en regionale ontwikkelingen gee� het RAZU ac�ef voorlich�ng over veranderingen die van invloed zijn op de informatiehuishouding.

➢ ➢

Opstellen zes jaarlijkse toezichtrapportages voor de aangesloten gemeenten en een toezichtrapportage voor de GR Regionale ICT-Dienst. Beoordelen van de voortgang van verbeterplannen van de gemeenten en de GR Regionale ICT-Dienst Utrecht. Deelname aan het Strategisch Informa�e Overleg van de gemeenten en van de gemeenschappelijke regeling Regionale ICT-Dienst Utrecht. Specifieke inspecties bij de gemeenten, als daar aanleiding toe is. Opstellen van een gezamenlijke advies- en ontwikkelagenda met onderwerpen die bij alle gemeenten spelen en waarover kennis ontwikkeld en gedeeld kan worden. Inrichten en begeleiden van twee werkgroepen samen met deelnemende gemeenten over gezamenlijke vraagstukken/thema’s. Advies aan gemeenten, individueel of gezamenlijk, over zaken die te maken hebben met de inrich�ng van de informa�ehuishouding.

➢

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Deelname aan landelijke en regionale netwerken en werkgroepen gericht op kennisontwikkeling en productontwikkeling ten behoeve van het RAZU en de deelnemende gemeenten. Voorlich�ng en kennisdeling via o.a. nieuwsbrief, mails en de website van het RAZU. Begeleiden van overbrenging van archie�escheiden vanuit de aangesloten gemeenten. Formaliseren van alle overbrengingen via een verklaring van overbrenging. Beoordelen van vernietigingslijsten. Audits bij de gemeenten, die inmiddels een besluit tot vervanging hebben genomen. Uitvoeren van het programma e-depot, gericht op een basis edepotvoorziening voor het RAZU eind 2024. Voorlich�ng over de nieuwe Archiefwet- en regelgeving en de implementatie hiervan binnen de gemeenten, hun gemeenschappelijke regelingen en de Regionale ICT-dienst.

Activiteiten Beheer van de collec�e De collectie van het RAZU kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. Uitgangspunt is dat alle archieven voorzien zijn van een bruikbare toegang die online via de website te raadplegen is, met de kan�ekening dat werkvoorraad van par�culiere archieven maximaal 10% mag bedragen. Daarbij worden, waar nodig, openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen toegekend. Periodiek moeten bestaande toegangen worden herzien, om ze beter aan te laten sluiten bij de wensen van burgers of om ontwikkelingen in wetgeving te volgen. Behoud van de collectie Door materiele verzorging van de archieven en door conservering en restaura�e blij� de collec�e in goede staat. Deze ac�viteiten voorkomen verval of verlies en herstellen beschadigde stukken De collec�e van het RAZU is geplaatst in goedgekeurde depots die voldoen aan de vereisten van de Archiefregeling. Via goed depotbeheer zorgt het RAZU voor een omgeving waarin de materiele staat van de collec�e op�maal blijft.

Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collectie De collectie van het RAZU is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de dorpen, steden en hun inwoners. De Archiefwet 1995 verplicht de overheden om deze collec�e in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden. En wel op zodanige wijze dat de bronnen over tenminste 100 jaar nog raadpleegbaar zijn.

Inrichten beheer en opname digital born archieven Als volwaardige archiefdienst beheert het RAZU naast analoge ook ‘digital born’ archieven. Digitale informa�e vereist nieuwe manieren van beheer en ontslui�ng. Het RAZU ontwikkelt hiervoor in 2024 procedures en processen om actief de toegankelijkheid en veiligheid van stukken te waarborgen. Hierbij wordt voorgesorteerd op nieuwe vormen van ontslui�ng en hergebruik, zodat ook de digitale collec�e op�maal kan worden gevonden, geïnterpreteerd en gebruikt.

De rol van het RAZU richt zich op het beheren en behouden van de collec�e in de depots. Goed houden wat goed is, door te conserveren, te restaureren en in goede condi�es in het depot te bewaren. Toegankelijk maken van de collectie voor gebruik door een breed publiek. Borgen van openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen.

Digitalisering van de collectie en nader toegankelijk maken Het RAZU biedt de toegangen op de archieven en collec�es digitaal aan via de website en combineert de beschrijvingen met scans van archiefstukken. Het scannen van analoog materiaal, het maken van nadere toegangen daarop in de vorm van transcrip�es of indexen en het online plaatsen daarvan vergroot de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de collec�e.

Het RAZU houdt zich daarnaast, conform de opdracht in de gemeenschappelijke regeling, bezig met het verwerven van par�culiere archieven, publica�es en beeldmateriaal, als aanvulling op de overheidscollec�e.

Acquisi�e van par�culiere archieven, publica�es en beeldmateriaal De Archiefwet verplicht overheden om hun archieven te bewaren en over te brengen naar het RAZU. Voor betrouwbaar en compleet beeld van het verleden kan het RAZU echter niet volstaan met overheidsarchieven. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling uitdrukkelijk opgenomen dat het RAZU een zo breed mogelijke collectie bronnen uit en over de regio opbouwt.

Dienstverlening: voor tevreden en produc�eve gebruikers

Resultaten Beheer en Behoud in 2024

Door digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collectie groot. Het RAZU sluit hierop aan door een steeds ac�evere digitale dienstverlening via de website.

➢ ➢ ➢

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

De collec�e van het RAZU is grotendeels openbaar en voor iedereen vrij toegankelijk, conform de vereisten van de Archiefwet en de Wet hergebruik overheidsinforma�e. Openbaarheid van overheidsinformatie is een democra�sch recht. Voor deze taak fungeert het RAZU als frontoffice van de zes gemeenten.

Het basisniveau van toegankelijkheid blij� gehandhaafd conform de daarvoor geldende normen. Verbeteren van de auteursrechtelijke beperkingen van de collectie in het collectiebeheersysteem. Jaarlijkse actualisa�e van de openbaarheidsbeperkingen (van beperkt openbaar naar openbaar) en op 1 januari 2024 online publiceren van de archiefstukken die dan openbaar worden. De werkzaamheden voor de gemeente Vijfheerenlanden worden, conform het bepaalde in de presta�eovereenkomst, uitgevoerd. Vrijwilligers worden begeleid bij het indexeren en transcriberen van bronnen en de werkzaamheden aan beeldmateriaal. In lijn met de uitgangspunten van het nieuwe beleidsplan worden analoge bronnen gedigitaliseerd en online beschikbaar gesteld. Par�culiere archieven, beeldmateriaal en publica�es worden opgenomen als zij een aanvulling zijn op de al aanwezige collectie. Het depotbeheer wordt uitgevoerd conform vereisten. De analoge collec�e wordt gemonitord op schade en verval, zo nodig wordt overgegaan tot conservering of restaura�e. Het Collectiehulpverleningsplan wordt tenminste eenmaal geactualiseerd en er word tenminste één situa�e geoefend. De procedures en werkwijzen voor de opname en beheer van digital born materiaal worden opgesteld en getoetst. Een no��e over de implicaties van de nieuwe Archiefwet- en regelgeving voor het beheer en behoud van de archieven van het RAZU wordt opgesteld.

Activiteiten Dienstverlening aan burgers De dienstverlening aan burgers, zowel (historisch) onderzoekers als raadplegers van bouwvergunningen, vindt zowel in de studiezaal in Wijk bij Duurstede als via mail, telefoon en website plaats. Dienstverlening aan ambtenaren Gemeenteambtenaren vragen, vanuit hun func�e, regelma�g stukken op. Er lee� een wens dat deze dossiers gedigitaliseerd worden en digitaal beschikbaar gesteld, maar daar hee� het RAZU op dit moment geen capaciteit voor.

Resultaten Dienstverlening in 2024 ➢

Aanbieden van volledige studiezaaldienstverlening in Wijk bij Duurstede van maandag t/m vrijdag. De studiezaal is 34 uur per week geopend. Mail en telefoon worden 40 uur per week beantwoord. ➢ Uitlenen van dossiers aan gemeenten, waarbij de norm is dat aangevraagde dossiers binnen 3 werkdagen afgehaald kunnen worden in de studiezaal. ➢ Analyseren van de via mail en telefoon aan ons gestelde vragen enbepalen welke vragen we voortaan kunnen voorkomen door verandering (verbetering) van de teksten op de website. 5

➢

Opze�en en uitvoeren van een gebruikersonderzoek (wensen) en tevredenheidsonderzoek (kwaliteit). ➢ Opstellen no��e over de implica�es van de nieuwe Archiefwet- en regelgeving ten aanzien van de dienstverlening, specifiek de openbaarheid van archieven.

Publieksbereik in 2022 Het RAZU is een publieke voorziening die als lokaal en regionaal historisch centrum een maatschappelijke func�e vervult. In die func�e zijn we er voor alle inwoners van ons verzorgingsgebied, ook voor degenen die (nog) niet zelf op onderzoek uitgaan in onze collec�e, maar die wel geïnteresseerd zijn in de lokale en regionale geschiedenis. Deze doelgroep bereiken we via cultuurhistorische ac�viteiten, het geschiedenislokaal, onze website en nieuwsbrief.

Activiteiten Cultuurhistorische ac�viteiten Voor cultuurhistorische ac�viteiten hanteren we het uitgangspunt dat deze zoveel mogelijk lokaal of regionaal worden georganiseerd en dat het RAZU samenwerkt met regionale erfgoedpartners als musea en historische verenigingen. Het RAZU speelt vooral een faciliterende en adviserende rol en levertop verzoek exper�se, content en te exposeren bronnen (in bruikleen of als scan). Zichtbaarheid De collec�e en de geschiedenis worden via het geschiedenislokaal Zuid-Utrecht, nieuwsbrieven en via verhalen en web-exposi�es op de website voor het voetlicht gebracht. Hierbij wordt zowel aangesloten bij historische of actuele thema’s, maar er wordt ook aanbodgericht gedacht ‘dat is leuk om te delen’. ➢

Uitvoeren van cultuurhistorische ac�viteiten met erfgoedpartners, conform het Cultuurhistorisch Jaarplan 2024, dat begin 2024 wordt vastgesteld. ➢ Op aanvraag verzorgen van bruiklenen aan musea. ➢ Ieder kwartaal een nieuwsbrief uitbrengen. ➢ Werven van een stagiair voor het uitzoeken van bronnen en het toevoegen van een nieuw thema aan het geschiedenislokaal. 6

Door de geringe omvang van de organisa�e en de voor de meeste taken vereiste specifieke deskundigheid en ervaring is langdurige ziekte of vertrek van een medewerker een risico voor de con�nuïteit van de taakuitvoering. Relevant in dit verband is de inzet van een medewerker archieven voor de uitvoering van de presta�eovereenkomst Vijfheerenlanden. Bij uitval van deze medewerker kan niet voldaan worden aan de aangegane verplich�ng. Een tweede risico van de aangegane presta�eovereenkomst is dat de daadwerkelijke inzet van jaar tot jaar kan verschillen, waardoor de extra inkomsten niet ingezet kunnen worden voor vaste forma�e-uitbreiding. Indien vanuit dit budget tijdelijke medewerkers worden aangenomen hee� het RAZU te maken met WW-verplich�ngen en een transi�evergoeding.

Paragrafen Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze ontwerp-Begro�ng opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen ac�viteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betreft de paragrafen: Onderhoud kapitaalgoederen, Verbonden par�jen en Grondbeleid.

Weerstandsvermogen en risico’s Deze paragraaf beschrij� de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële posi�e.

Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.

Het RAZU hee� op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel nega�ef exploita�esaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform de ar�kelen 26 tot en met 28 van de gemeenschappelijke regeling (GR). In feite is daarmee een groot deel van de risico's afgedekt.

In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, ar�kel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de huidige GR is in ar�kel 18 opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blij� en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.

De archieven en collec�es die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt. De kosten van een reconstruc�everzekering voor de collectie zijn hoog. Het RAZU hee� beheersmaatregelen getroffen om de risico’s op schade als gevolg van calamiteiten te beperken. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archie�ewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RAZU beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2010 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. Het RAZU beschikt over een actueel en vastgesteld collectiehulpverleningsplan (2022). Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RAZU zelf worden bestreden.

Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overs�jgen worden deze gelden aangehouden op een rekening-courant bij ’s Rijks schatkist.

Bedrijfsvoering Deze paragraaf gee� inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betre� de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informa�sering, automa�sering, communicatie, organisa�e, financieel beheer en huisves�ng.

leeftijd van de personeelsleden varieert tussen de 25 jaar en de 65 jaar. Alle medewerkers zijn in vaste of tijdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt.

Overheaddienstverlening In de loop van de jaren hee� het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. De personeelsdiensten worden sinds 2012 verleend door de gemeente Houten, omdat daar het personeel toen in dienst kwam. Met ingang van 1 januari 2023 is de dienstverleningsovereenkomst geactualiseerd, met hogere kosten tot gevolg.

Onderstaande tabel laat de forma�e ontwikkeling na 2024 zien:

In de loop van de jaren is de dienstverleningsovereenkomst uit oktober 2012 met de gemeente Wijk bij Duurstede voor de overhead op het gebied van financiën, ICT, recep�e, post- en facilitaire zaken, en overige advisering steeds verder uitgekleed. Vanaf 2021 worden bij de gemeente Wijk bij Duurstede alleen nog de huisves�ng van het RAZU en de receptie, post- en facilitaire zaken afgenomen.

Jaar 2025

Func�e medewerker studiezaal medewerker digitaal archief

Omvang 0,4 fte

medewerker archieven geen veranderingen

0,78 fte

+ 0,11 fte

Op 1 juli 2016 werd voor de ICT een aparte overeenkomst met de gemeente Houten gesloten, welke per 2022 is verlengd en loopt tot eind 2023. In 2023 wordt met de gemeente Houten overlegd of dit contract verlengd wordt in 2024. Met het bedrijf NonProfitSupport (NPS) uit Leersum is in januari 2021 een overeenkomst gesloten voor de financiële administra�e en het opstellen van de jaarstukken.

2026 2027

Sinds 2020 hee� het RAZU een overeenkomst met een Func�onaris Gegevensbescherming. Verder hee� het RAZU vanaf 2021 een overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preven�e. In 2023 zal het RAZU een onderhoudscontract afsluiten met Magista systems voor het periodiek onderhoud van de verrijdbare stellingkasten in de depots.

Toelich�ng Pensionering medewerker. Vacature openstellen. Uitbreiding bestaande func�e, conform besluitvorming gefaseerd inrichten e-depot. Met deze uitbreiding is de forma�e medewerker digitaal archief in 3 jaar (2023-2025) uitgekomen op de gewenste omvang van 1 �e. Pensionering medewerker. Vacature openstellen.

De forma�eontwikkeling is, zonder toekoms�ge CAO wijzigingen en uitgaande van de getrapte invoering van de begro�ngsregels, doorgevoerd in de post salariskosten van de meerjarenbegro�ng. Er zijn ca. 20 vrijwilligers verbonden aan het RAZU. Zij werken deels vanuit huis, deels in werkgroepen in de regio en deels in de kantoren van het RAZU. Vrijwilligers worden ingezet op ondersteunende werkzaamheden die niet tot de primaire taken van het RAZU behoren. Dit betreft vooral het maken van nadere toegangen op archieven, in de vorm van indexen of transcrip�es, en het ordenen en beschrijven van fotocollec�es die door mensen of organisa�es geschonken zijn aan het RAZU.

Waar nodig wordt aanvullende exper�se ingehuurd, specifiek juridische exper�se op het gebied van informa�erecht, privacy en auteursrecht.

Personeel en vrijwilligers De forma�e van het RAZU bestaat op 1 januari 2024 uit 11,56 FTE. In 2025 groeit de forma�e met 0,11 Fte door besluitvorming (december 2021) over de uitbreiding van de forma�e voor het e-depot en het digitaal beheer in de jaren 2023-2025. De 8

Vij�eerenlanden is aanvullend vanaf 2021 het grootste deel van de oude archie�ewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd.

Organisatieontwikkeling Om zijn rol als collec�ebeheerder, dienstverlener en exper�secentrum goed te kunnen blijven vervullen moet het RAZU soepel meebewegen en an�ciperen op ontwikkelingen in de veranderende context. Dit doet het RAZU door oog te houden voor de ontwikkelmogelijkheden van de medewerkers en het regelma�g herijken en, waar mogelijk, op�maliseren van de interne processen.

Op grond van eerdere inventarisa�es is de verwach�ng dat de collec�e van het RAZU door overbrenging vanuit de gemeenten zal groeien in omvang tot ruim zeven strekkende kilometer analoog materiaal. Inmiddels is een vraagstuk of daar ook de construc�etekeningen bij komen, waardoor de te verwachte aanwas vanuit de gemeenten groter zal worden.

Informa�emanagement

Onderhoud kapitaalgoederen

Het RAZU werkt al enkele jaren voornamelijk, maar nog niet geheel digitaal. In 2024 werkt het RAZU volledig digitaal. Dit vereist aanpassingen aan de processen en systemen van het RAZU, voornamelijk SharePoint, zodat digitale documenten zowel in de dynamische als semi-sta�sche status goed kunnen worden beheerd. Ook is een vervangingsbesluit in 2024 voorzien. De introductie van volledig digitaal werken kan mogelijk vereisen dat nieuwe of aanvullende hard- en so�ware aangescha� moet worden, bijvoorbeeld ten behoeve van het digitaal ondertekenen van documenten. De website wordt actueel gehouden en ondersteunt de doorontwikkeling van de dienstverlening en educa�e.

Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Verbonden par�jen Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Grondbeleid Het RAZU hee� geen ac�viteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

In rela�e tot de ontwikkeling en eerste resultaten van het e-depot programma wordt in 2023 de werking van het huidige collectiebeheersysteem geëvalueerd. Dit leidt in 2024 mogelijk tot een inkoopprocedure voor een collec�ebeheersysteem.

Huisves�ng Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het Wijkse gemeentehuis. In 2014, 2019 en 2023 is extra kantoorruimte gehuurd, vanwege de uitbreiding van personeel en vrijwilligers. In 2023 zal regelma�g bij de gemeente Wijk bij Duurstede gepolst worden wat de mogelijkheden zijn om de studiezaal beter te posi�oneren in het gemeentehuis. Aansluitend aan de kantoren en studiezaal is een archie�ewaarplaats voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik is genomen. De archiefbewaarplaats is eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en wordt voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. Vanwege de uitbreiding met

Indexa�e

ontwerp-Begro�ng 2024 en meerjarenraming

De indexatie wordt enkel op het primaire jaar toegepast. In de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar toegepast. In lijn met het bestuursbesluit van 7 december 2022 worden de volgende indexen aangehouden: ▪ 6,4% voor salariskosten ▪ 9 % voor overige kosten.

Uitgangspunten De begro�ng is opgesteld met inachtneming van de voorschri�en zoals opgenomen in het Besluit Begro�ng en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het uitgangspunt van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is om behoudend maar ook realis�sch te begroten en de lastenverzwaring voor de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk te beperken. Over de wijze waarop het RAZU zijn financiële begro�ng opstelt is in 2022 overleg gevoerd tussen het RAZU en de deelnemende gemeenten.

Salariskosten De besluiten die van invloed zijn op de opbouw van de post salariskosten zijn: 1. Salariskosten worden begroot op basis van vastgestelde forma�e (omvang, schaal, hoogste periodiek) conform het bestuursbesluit begro�ngsregels 9 maart 2022; 2. De forma�e van het RAZU wordt in de jaren 2023-2025 gefaseerd uitgebreid met in totaal 2 Fte ten behoeve van het e-depot en het beheer van digitaal archief (bestuursbesluit e-depot 15 december 2021). 3. Omdat de CAO onderhandelingen �jdens het opstellen van de ontwerpBegro�ng 2024 nog gaande zijn, waardoor de nieuwe schaalbedragen nog niet bekend zijn, worden de salariskosten geïndexeerd. Hiervoor wordt een index gehanteerd van 6,4% conform het bestuursbesluit indexeringsvoorstel Vij�eerenlanden 7 december 2022); 4. Getrapte verhoging begrootte post salariskosten conform het bestuursbesluit begro�ngsregels 9 maart 2022.

Het vertrekpunt was: • te komen tot heldere afspraken over de opzet van de financiële begro�ng, zoveel mogelijk aansluitend bij de prak�jk van de deelnemende gemeenten; • de wens om nieuwe uitgangspunten zo eenvoudig mogelijk te houden, gezien de omvang van het RAZU; • deze uitgangpunten, waar mogelijk, direct toe te passen bij het opstellen van de Begro�ng 2023 en meerjarenraming 2024-2026. Het overleg hee� geleid tot door alle gemeenten gedragen afspraken over het begroten van de salariskosten (forma�e en CAO), de indexa�e en de opbouw van de begro�ng. De nieuwe uitgangspunten zijn door het bestuur besproken en vastgesteld �jdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 en ingevoerd vanaf de Begro�ng 2023 en meerjarenraming 2024-2026.

Verdeelsleutel Het model waarbij de kosten van de gemeenschappelijke regeling over de zes deelnemende gemeenten worden verdeeld is in 2011 vastgesteld en op 18 december 2019 beves�gd voor de periode 2021 t/m 2025. Het model gaat uit van drie kostencomponenten en twee grondslagen, die eenmaal per vijf jaar worden aangepast aan de werkelijke situa�e (herijkt). De grondslagen zijn gebaseerd op het inwoneraantal en de hoeveelheid overgebracht archief. De drie kostencomponenten zijn:

Tijdens de bestuursvergadering van 7 december 2022 over de ontwerp-Kadernota 2024 is vervolgens besloten één van deze punten, de gehanteerde loon- en prijsindex, te wijzigen in een door de gemeente Vijfheerenlanden voorgestelde indexa�e. Dit is een indexa�e van de salariskosten met 6,4% en een index van de overige posten met 9% Bij het opstellen van de ontwerp-Begro�ng 2024 en de meerjarenraming 20252027 zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd. 10

A. De kosten voor personeel en materiaal, die worden afgeleid van het aantal inwoners; B. De kosten voor de archie�ewaarplaats, die worden afgeleid van de hoeveelheid archief die daar is of zal worden ondergebracht; C. De kosten voor de overhead en de overige ruimten, die worden berekend op basis van een combina�e van de kosten van A en B.

In de Kadernota 2024 is uitgebreid toegelicht wat het effect van de verschillende in 2022 genomen besluiten is op de ontwikkeling van de post salariskosten in de jaren 2023-2025. In de Kadernota 2024 kon het effect van de onderhandelingen over de CAO 2023 nog niet verwerkt worden. Begin 2023 is een principe akkoord gesloten over de nieuwe CAO voor 2023, deze nieuwe CAO werkt ook door in de volgende jaren. Dit effect betekent een wijziging ten opzichte van het meerjarenperspec�ef ten �jde van de Kadernota 2024. Hoewel de CAO schaalbedragen voor 2023 op het moment van vaststellen van de ontwerp-Programmabegro�ng 2024-2027 nog niet bekend zijn, ligt het effect in de orde van groo�e van € 70.000 structureel. (n de eerste begro�ngswijziging 2023 is dit effect eenmalig verwerkt voor 2023). De opbouw van de post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding, getrapte opbouw en een stelpost volgend uit de CAO 2023 als volgt:

In de financiële doorrekening bij deze ontwerp-Begro�ng 2024 wordt voor de jaren 2026 en 2027 de huidige verdeelsleutel gehanteerd. Eind 2023 wordt gestart met de herijking van de verdeelsleutel, zodat deze uiterlijk met ingang van de Kadernota 2026 gehanteerd kan worden.

2% winstopslag Begin 2024 wordt het cultuurhistorische ac�viteitenprogramma voor 2024 defini�ef vastgesteld. De kosten die hiervoor in 2024 worden gemaakt worden in de Begro�ngswijziging 2024 opgenomen. Omdat deze kosten geheel worden gedekt uit de 2% winstopslagreserve zijn ze niet van invloed op de gemeentelijke bijdragen. De projecten zelf en de kosten komen daarom in deze begro�ng niet aan bod.

2023 Forma�e (totaal) Salariskosten met index 6,4% conform voorstel gemeente Vijfheerenlanden Getrapte opbouw (90%, 95%, 100%) post salariskosten getrapte opbouw

Toelich�ng op de lasten Personeelslasten Zoals hierboven bij de begro�ngsuitgangspunten is aangegeven is in de post salariskosten de besluitvorming over de uitbreiding van de forma�e ten behoeve van het e-depot en het digitaal beheer verwerkt. Daarnaast is gerekend met een index van 6,4%.

Effect CAO 2023 (stelpost) Post salariskosten in meerjarenperspec�ef

Tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 is besloten om de begro�ngsregel ‘salariskosten begroten op basis van vastgestelde forma�e’ getrapt in te voeren. De reden hiervoor was dat de overgang van de oude naar de nieuwe systema�ek een groot effect zou hebben op de begroo�e post salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, waarbij in 2023 90% van de salariskosten zouden worden begroot, in 2024 95% en vanaf 2025 100%.

2024

2025

10,50 Fte n.v.t.

11,56 Fte € 996.816

11,67 Fte € 1.005.718

90%

95%

100%

€ 770.705

€ 946.975

€ 1.005.718

€ 70.000

€840.705

€1.016.975

€1.075.718

NB. In de begro�ngswijziging 2024 zal de definitieve omvang van de post salariskosten worden opgenomen, op basis van de dan geldende CAO en daarin vastgestelde schaalbedragen voor 2024 en de daaropvolgende jaren.

Materiaalkosten Uitvoering prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden Het RAZU en de gemeente Vij�eerenlanden hebben in augustus 2020 een presta�eovereenkomst gesloten, waarbij het RAZU gedurende �en jaar een groot deel van de nog niet overgebrachte archieven van Vijfheerenlanden in goede, geordende en toegankelijke staat zal brengen.

Deze bestaan uit vier soorten posten: ➢ Tot ‘organisa�ekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten, vrijwilligerskosten. ➢ Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. ➢ Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collec�e en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het digital born materiaal. ➢ Tot e-depot kosten horen alle kosten die te maken hebben met het inrichten en beheren van de e-depotvoorziening. De ontwikkeling van deze post in de jaren 2024-2027 is conform het bestuursbesluit e-depot (december 2021).

De overeenkomst is gebaseerd op het bestuursbesluit over de toetreding van de gemeente Vijfheerenlanden tot de GR RAZU op 21 augustus 2019. Hierin is een totaalbedrag van €632.000 opgenomen voor salariskosten (€532.000), materiaalkosten (€50.000) en restaura�ekosten (€50.000). De gemeente Vij�eerenlanden hee� dit bedrag in oktober 2020 vooruitbetaald aan het RAZU. Voor het jaar 2024 is 1/10de deel van de presta�eovereenkomst als lasten begroot. Daarmee samenhangend is een vergelijkbaar bedrag als inkomsten begroot.

Bedrijfskosten Het RAZU hee� verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Het overzicht hiervan is opgenomen bij de Paragrafen, onderdeel overhead. De dienstverleningsovereenkomsten zijn aangegaan voor meerdere jaren. Kosten archie�ewaarplaats De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet s�jgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploita�ekosten en de servicekosten, wordt contractueel indexatie toegepast. De hoogte daarvan wordt pas defini�ef bepaald in november van het jaar voorafgaand aan het begro�ngsjaar. De huidige s�jging is dan ook gebaseerd op de index die ook bij de overige posten gehanteerd wordt. Vanaf medio 2023 huurt het RAZU twee extra kantoorruimtes in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede. Deze brengen vanaf 2024 een verhoging van de huurkosten met €14.000 met zich mee. In de Kadernota 2024 is aangeven dat een uitbreiding van de kantoorruimtes hogere huurkosten met zich mee zou brengen, de daadwerkelijke huurverhoging was in de Kadernota 2024 nog niet verwerkt in de financiële doorrekening. Op dit punt is dus sprake van een minimale verhoging van de gemeentelijke bijdrage, ten opzichte van de Kadernota 2024. 12

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Staat van baten en lasten

LASTEN Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (A)

Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

923.926 107.969 112.814 140.482 34.600 15.000 30.927 21.500 63.200 1.450.418

1.047.484 113.186 115.756 160.448 0 0 0 0 63.200 1.500.074

1.107.990 113.186 115.756 160.448 0 0 0 0 63.200 1.560.579

1.107.990 123.186 115.756 160.448 0 0 0 0 63.200 1.570.579

1.107.990 133.186 115.756 160.448 0 0 0 0 63.200 1.580.579

92.447 281.856 119.731 288.824 323.791 141.107 64.100 1.311.857

107.562 330.643 139.554 337.591 378.613 164.610 64.100 1.522.674

111.942 345.030 145.321 351.864 394.673 171.459 64.100 1.584.389

112.665 347.408 146.274 354.223 397.327 172.592 64.100 1.594.589

113.389 349.786 147.227 356.582 399.981 173.724 64.100 1.604.789

138.561

-22.599

-23.810

-24.010

-24.210

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)

Resultaat voor bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Staat van baten en lasten, vervolg

LASTEN Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa Totaal mutaties reserves

Resultaat na bestemming

Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

-24.466 34.600

-28.599 0

-29.810 0

-30.010 0

-30.210 0

30.927 15.000 21.500 58.000 3.000 138.561

0 0 0 0 6.000 -22.599

0 0 0 0 6.000 -23.810

0 0 0 0 6.000 -24.010

0 0 0 0 6.000 -24.210

(+ = nadelig; - = voordelig)

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

840.705 58.000 25.221 923.926

1.016.975 0 30.509 1.047.484

1.075.718 0 32.272 1.107.990

10.170 7.119 40.680 50.000 107.969

11.085 7.760 44.341 50.000 113.186

11.085 7.760 44.341 60.000 123.186

11.085 7.760 44.341 70.000 133.186

Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

-58.000 -900 -58.900

0 -900 -900

TOTAAL COMPONENT A

972.995

1.159.770

1.220.276

1.230.276

1.240.276

LASTEN Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel Overige personeelskosten (3%) Totaal personeelslasten Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten Kosten e-depot Totaal materiaalkosten c.a.

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Totaal kosten archiefbewaarplaats

51.218 15.030 23.815 22.751 112.814

51.218 15.747 24.953 23.838 115.756

TOTAAL COMPONENT B

112.814

115.756

45.811 88.000 3.671 3.000 140.482

54.526 95.920 4.002 6.000 160.448

-3.000

-6.000

137.482

154.448

1.285.191

1.436.874

1.497.379

1.507.379

1.517.379

Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste activa Totaal kosten overhead en oudbouw Bestemmingsreserve Financiering activa TOTAAL COMPONENT C TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

34.600 15.000 30.927 21.500 53.200 5.000 5.000 165.227

0 0 0 0 53.200 5.000 5.000 63.200

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN

1.450.418

1.500.074

1.560.579

1.570.579

1.580.579

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

24.466 1.474.884

28.599 1.528.674

29.810 1.590.389

30.010 1.600.589

30.210 1.610.789

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten)

Totale kosten incl. winstopslag

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

69.043 226.829 90.912 225.029 253.193 107.990 972.995

82.296 270.371 108.363 268.226 301.795 128.720 1.159.770

86.589 284.476 114.016 282.219 317.540 135.435 1.220.276

87.299 286.807 114.950 284.532 320.142 136.545 1.230.276

88.009 289.139 115.885 286.844 322.744 137.655 1.240.276

11.295 18.700 13.191 26.301 28.598 14.728 112.814

11.590 19.188 13.535 26.987 29.344 15.112 115.756

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

TOTAAL A

100,00%

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

TOTAAL B

100,00%

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

TOTAAL C

100,00%

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL 2% winstopslag

Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

10.297 30.800 13.282 31.831 35.651 15.622 137.482

11.568 34.601 14.921 35.759 40.050 17.550 154.448

90.635 276.329 117.384 283.161 317.442 138.341 1.223.291

105.453 324.160 136.818 330.972 371.190 161.382 1.429.974

109.747 338.265 142.471 344.965 386.934 168.097 1.490.479

110.456 340.596 143.406 347.278 389.536 169.207 1.500.479

111.166 342.927 144.340 349.590 392.139 170.317 1.510.479

1.813 5.527 2.348 5.663 6.349 2.767 24.466

2.109 6.483 2.736 6.619 7.424 3.228 28.599

2.195 6.765 2.849 6.899 7.739 3.362 29.810

2.209 6.812 2.868 6.946 7.791 3.384 30.010

2.223 6.859 2.887 6.992 7.843 3.406 30.210 7

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

63.200 900 64.100

1.311.857

1.522.674

1.584.389

1.594.589

1.604.789

Totaal mutaties reserves

34.600 30.927 15.000 21.500 58.000 3.000 163.027

0 0 0 0 0 6.000 6.000

Resultaat exploitatie (te bestemmen) Resultaat reserves

138.561 -138.561

-22.599 22.599

-23.810 23.810

-24.010 24.010

-24.210 24.210

Totaal baten incl. mutaties reserves

1.450.418

1.500.074

1.560.579

1.570.579

1.580.579

Overige inkomsten Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Totaal overige inkomsten Totaal baten exclusief mutaties reserves

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verdeelsleutels en bijdragen

Verdeelsleutel 2021 - 2026 * op basis van begroting 2021 component A

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal

Berekening %-component C component A component B

component B

inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10% 214.096 100,00%

710.207 110.857 821.064

meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06% 7.147

100,00%

component C aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%

86,50% 13,50% 100,00%

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijdrage per gemeente

Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

69.043 11.295 10.297 1.813 92.447

82.296 11.590 11.568 2.109 107.562

86.589 11.590 11.568 2.195 111.942

87.299 11.590 11.568 2.209 112.665

88.009 11.590 11.568 2.223 113.389

226.829 18.700 30.800 5.527 281.856

270.371 19.188 34.601 6.483 330.643

284.476 19.188 34.601 6.765 345.030

286.807 19.188 34.601 6.812 347.408

289.139 19.188 34.601 6.859 349.786

90.912 13.191 13.282 2.348 119.731

108.363 13.535 14.921 2.736 139.554

114.016 13.535 14.921 2.849 145.321

114.950 13.535 14.921 2.868 146.274

115.885 13.535 14.921 2.887 147.227

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijdrage per gemeente, vervolg

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Totaal gemeentelijke bijdragen

Begrotings wijziging 2023 €

Begroting 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

225.029 26.301 31.831 5.663 288.824

268.226 26.987 35.759 6.619 337.591

282.219 26.987 35.759 6.899 351.864

284.532 26.987 35.759 6.946 354.223

286.844 26.987 35.759 6.992 356.582

253.193 28.598 35.651 6.349 323.791

301.795 29.344 40.050 7.424 378.613

317.540 29.344 40.050 7.739 394.673

320.142 29.344 40.050 7.791 397.327

322.744 29.344 40.050 7.843 399.981

107.990 14.728 15.622 2.767 141.107

128.720 15.112 17.550 3.228 164.610

135.435 15.112 17.550 3.362 171.459

136.545 15.112 17.550 3.384 172.592

137.655 15.112 17.550 3.406 173.724

1.247.757

1.458.574

1.520.289

1.530.489

1.540.689

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verloopoverzicht reserves

Omschrijving

1-1-2024

Algemene reserve

33.069

Bestemmingsreserve Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 12.644 27.000

Totaal reserves

91.850

Omschrijving

1-1-2025

Algemene reserve

61.668

Bestemmingsreserve Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 12.644 21.000

Totaal reserves

114.449

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

28.599 Storting 2% winstopslag

0 Incidentele kosten 2% budget

28.599

Stortingen Toelichting

217 18.920 12.644 21.000

6.000

114.449

0 Incidentele kosten 2% budget

29.810

61.668

0 0 0 6.000

Onttrekkingen Toelichting

29.810 Storting 2% winstopslag

31-12-2024

31-12-2025 91.478

0 0 0 6.000

217 18.920 12.644 15.000

6.000

138.259

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Verloopoverzicht reserves, vervolg Omschrijving

1-1-2026

Algemene reserve

91.478

Bestemmingsreserve Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 12.644 15.000

Totaal reserves

138.259

Omschrijving

1-1-2027

Algemene reserve

121.488

Bestemmingsreserve Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

217 18.920 12.644 9.000

Totaal reserves

162.269

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

30.010 Storting 2% winstopslag

0 Incidentele kosten 2% budget

30.010

Stortingen Toelichting

217 18.920 12.644 9.000

6.000

162.269

0 Incidentele kosten 2% budget

30.210

121.488

0 0 0 6.000

Onttrekkingen Toelichting

30.210 Storting 2% winstopslag

31-12-2026

31-12-2027 151.697

0 0 0 6.000

217 18.920 12.644 3.000

6.000

186.478

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

De lasten en baten per taakveld

Begroting 2024 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

€

B&B €

1.047.484 113.186 115.756 160.448 63.200 1.500.074

519.638 76.027 115.756 80.224 63.200 854.845

Verdeling over taakvelden T&A D € € 256.829 6.940 0 40.112 0 303.881

198.316 29.831 0 32.090 0 260.237

B. Baten (excl. mutaties reserves) P € 72.701 388 0 8.022 0 81.111

C. Lasten (mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

€

B&B €

P €

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

64.100 1.429.974 28.599

63.200 773.182 15.463

900 295.570 5.911

0 253.958 5.079

0 107.265 2.145

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.522.674

851.845

302.381

259.037

109.410

22.599 verlies'

Saldo reservemutaties

-22.599 'winst'

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

28.599

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

6.000

3.000

1.500

1.200

300

Totaal lasten reservemutaties

28.599

Totaal baten reservemutaties

6.000

3.000

1.500

1.200

300

1.528.674

854.845

303.881

260.237

109.710

Totaal baten (B+D)

1.528.674

854.845

303.881

260.237

109.710

€

B&B €

Verdeling over taakvelden T&A D € €

P €

€

B&B €

Verdeling over taakvelden T&A D € €

P €

1.107.990 113.186 115.756 160.448 63.200 1.560.579

554.439 76.027 115.756 80.224 63.200 889.646

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

64.100 1.490.479 29.810

63.200 807.300 16.146

900 307.828 6.157

0 263.423 5.268

0 111.929 2.239

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.584.389

886.646

314.885

268.691

114.167

Totaal lasten (A+C)

Saldo exploitatie

Totaal saldo

0 'winst'

Saldo exploitatie

23.810 'verlies'

Saldo reservemutaties

-23.810 'winst'

Begroting 2025 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

269.333 6.940 0 40.112 0 316.385

207.970 29.831 0 32.090 0 269.891

B. Baten (excl. mutaties reserves)

76.247 388 0 8.022 0 84.658

C. Lasten (mutaties reserves)

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

29.810

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

6.000

3.000

1.500

1.200

300

Totaal lasten reservemutaties

29.810

Totaal baten reservemutaties

6.000

3.000

1.500

1.200

300

1.590.389

889.646

316.385

269.891

114.468

Totaal baten (B+D)

1.590.389

889.646

316.385

269.891

114.467

Totaal lasten (A+C)

Totaal saldo

0 'winst'

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

De lasten en baten per taakveld, vervolg

Begroting 2026 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

€

B&B €

1.107.990 123.186 115.756 160.448 63.200 1.570.579

554.439 84.027 115.756 80.224 63.200 897.646

Verdeling over taakvelden T&A D € € 269.333 7.940 0 40.112 0 317.385

207.970 30.831 0 32.090 0 270.891

B. Baten (excl. mutaties reserves) P € 76.248 388 0 8.022 0 84.658

C. Lasten (mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

€

B&B €

P €

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

64.100 1.500.479 30.010

63.200 815.142 16.303

900 308.808 6.176

0 264.403 5.288

0 112.125 2.243

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.594.589

894.645

315.885

269.691

114.368

24.010 'verlies'

Saldo reservemutaties

-24.010 'winst'

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

30.010

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

6.000

3.000

1.500

1.200

300

Totaal lasten reservemutaties

30.010

Totaal baten reservemutaties

6.000

3.000

1.500

1.200

300

1.600.589

897.646

317.385

270.891

114.668

Totaal baten (B+D)

1.600.589

897.645

317.385

270.891

114.668

€

B&B €

Verdeling over taakvelden T&A D € €

P €

€

B&B €

Verdeling over taakvelden T&A D € €

P €

1.107.990 133.186 115.756 160.448 63.200 1.580.579

554.439 92.027 115.756 80.224 63.200 905.646

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

64.100 1.510.479 30.210

63.200 822.986 16.460

900 309.789 6.196

0 265.383 5.308

0 112.321 2.246

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.604.789

902.645

316.885

270.691

114.568

Totaal lasten (A+C)

Saldo exploitatie

Totaal saldo

0 'winst'

Saldo exploitatie

24.210 'verlies'

Saldo reservemutaties

-24.210 'winst'

Begroting 2027 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

269.333 8.940 0 40.112 0 318.385

207.970 31.831 0 32.090 0 271.891

B. Baten (excl. mutaties reserves)

76.248 388 0 8.022 0 84.658

C. Lasten (mutaties reserves)

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

30.210

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

6.000

3.000

1.500

1.200

300

Totaal lasten reservemutaties

30.210

Totaal baten reservemutaties

6.000

3.000

1.500

1.200

300

1.610.789

905.646

318.385

271.891

114.868

Totaal baten (B+D)

1.610.789

905.645

318.385

271.891

114.868

Totaal lasten (A+C)

Totaal saldo

0 'winst'

Colofon ontwerp-Begroting 2024 5 april 2023 A�eelding voorpagina: Biljet van �en gulden met daarop een a�eelding van het schilderij De molen bij Duurstede van Jacob van Ruisdael (no. 4AJ489962) (1949), RAZU Topografisch Historische Atlas Wijk bij Duurstede 240, inventarisnummer 238, catalogusnummer 96443. Tekst: mw. drs. H.A. Hokke, directeur-archivaris

Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede h�ps://www.razu.nl

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12768821/1