Raadsvoorstel en -besluit RAZU Jaarstukken 2023

Raadsvergadering, 6 juni 2023

Voorstel aan de Raad

behandeld door: Corinna Willigenburg toestelnummer: 0343-595569 zaaknummer : 550051 e-mailadres : C.Willigenburg@wijkbijduurstede.nl

Onderwerp: Jaarrekening 2022, Begrotingswijziging 2023, Begroting 2024-2027 Onderdeel begroting Dienstverlening en bedrijfsvoering Portefeuillehouder: Jan Kuiper, wethouder Concept beslispunten 1. De voorgestelde zienswijzen kenbaar te maken op de 'ontwerp-jaarrekening 2022, ontwerp-begrotingswijziging 2023 en ontwerpbegroting 2024-2027 van het RAZU' aan het Bestuur van het RAZU. Samenvatting Het Bestuur van de RAZU heeft een ontwerp-jaarrekening 2022, een ontwerp eerste begrotingswijziging 2023 en een ontwerpbegroting 2024-2027 (hierna: ontwerp-jaarstukken) toegestuurd aan de zes gemeenten die deel uitmaken van de gemeenschappelijke regeling. Tot 15 juni 2023 heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om een zienswijze in te dienen op deze stukken. De jaarrekening 2022 toont een positief resultaat met gedeeltelijke teruggave aan de deelnemers. De begrotingswijziging 2023 en begroting 2024 tonen geen nieuwe beleidsmatige ontwikkelingen. Er zijn enkel verhogingen door indexatie, HR-correcties en de uitbreiding van kantoorruimte bij de gemeente Wijk bij Duurstede. Daarnaast zijn in de begrotingswijziging en begroting stelposten opgenomen om de CAO-verhoging te dekken. In de voorgestelde zienswijzen gaat de gemeenteraad akkoord met de door het RAZU opgeleverde jaarstukken.

Wel vraagt de raad middels de zienswijzen aandacht voor scherp financieel beheer en alternatieve strategieën om de gemeente bij te staan voor het ravijnjaar 2026. In de bestuursvergadering van het RAZU op 5 april 2023 is hierover al gesproken, de zienswijzen erkennen dit. De zienswijzen zijn opgenomen als bijlage bij dit raadsbesluit.

Jaarrekening 2022 Het RAZU sluit het jaar met een positief saldo af. De jaarrekening 2022 toont een resultaat van € 123.615 voor bestemming. Het positieve saldo heeft twee oorzaken:  Lagere salariskosten dan begroot, onder andere door vrijgevallen vacatureruimte die in 2022 niet werd vervuld;  Hogere inkomsten uit overeenkomsten voor de gemeenten Vijfheerenlanden en Zeist. Het RAZU stelt voor om € 50.000 van het positieve resultaat terug te geven aan de deelnemers. Dit betekent voor de gemeente Wijk bij Duurstede dat de deelnemersbijdrage over 2022 verlaagd wordt met € 5.550. Het resultaat na bestemming wordt in het voorstel als volgt toegevoegd aan de bestemmingsreserves van het RAZU:  € 58.000 aan de bestemmingsreserve personeel conform de afspraken rondom de werkzaamheden voor de gemeente Vijfheerenlanden.  € 15.615 aan de bestemmingsreserve digitalisering ten behoeve van vervanging van hardware en het uitvoeren van digitaliseringsprojecten. Eerste begrotingswijziging 2023 De totale kosten van het RAZU stijgen in de eerste begrotingswijziging 2023 met € 119.364. Dit komt door een tweetal zaken: - Verhoogde huurlasten door indexatie en uitbreiding van kantoorruimte bij de gemeente Wijk bij Duurstede. - Correctie van formatie in het HR-systeem van de gemeente Houten en het herzien van de HR-overeenkomst met de gemeente Houten.

Er zijn geen beleidsmatige ontwikkelingen opgenomen in de begrotingswijziging. Er is een stelpost van € 70.000 opgenomen voor de dekking van de CAO-verhogingen. De totale bijdrage van de gemeente Wijk bij Duurstede voor het jaar 2023 wordt voorzien op € 141.107 ten opzichte van de eerder begrootte € 127.775 uit de begroting 2023. Begroting 2024 - 2027 De begroting 2024 – 2027 bevat, op een beperkte huurstijging na, geen wijzigingen ten opzichte van de kadernota van afgelopen december (zaak 512961). Het bevat geen beleidsmatige ontwikkelingen, omdat het Bestuur heeft besloten de vaststelling van het nieuwe beleidsplan 2024-2027 in afwachting van nadere uitwerkingen uit te stellen tot eind 2023. Ten opzichte van de kadernota stijgt de algehele begroting van het RAZU met € 87.822. Dit bedrag is bestemd voor de huur van extra kantoorruimte bij de gemeente Wijk bij Duurstede, de getrapte correctie van de salariskosten en een stelpost van € 70.000 voor de dekking van de CAOverhogingen. De totale bijdrage van de gemeente Wijk bij Duurstede voor het jaar 2024 wordt voorzien op € 164.610 ten opzichte van de eerder begrootte € 154.825 uit de kadernota 2024.

Beoogd effect/doel De zienswijzen van de raad naar aanleiding van de ontwerp-jaarrekening 2022, ontwerpbegrotingswijziging 2023 en ontwerpbegroting 2024-2027 van het RAZU kenbaar maken aan het Bestuur van het RAZU. Voortraject en achtergronden De zienswijzen zijn gebaseerd op de volgende uitgangspunten en argumenten. Jaarrekening 2022: Het voorstel van het RAZU voor de bestemming van het resultaat is positief voor de gemeente Wijk bij Duurstede Conform de eigen gemeenschappelijke regeling stelt het RAZU bij dit positieve resultaat voor om de deelnemersbijdrage te verlagen. Hierdoor krijgt de gemeente Wijk bij Duurstede € 5.550 terug. Het overgebleven positieve resultaat wordt in bestemmingsreserves gestort. De storting van € 58.000 in de bestemmingsreserve personeel komt overeen met de afspraken die gemaakt zijn door de deelnemers van het RAZU bij het aangaan van de overeenkomst met de gemeente Vijfheerenlanden. Omdat deze gemeente voor het wegwerken van archiefachterstanden gebruik maakt van vaste krachten van het RAZU, worden de inkomsten van deze werkzaamheden door het RAZU gebruikt voor inhuur op het beheer en de ontsluiting van de archieven van alle deelnemers. Zo hebben de gemeenten ‘geen last’ van deze werkzaamheden.

De storting € 15.615 in de bestemmingsreserve digitaliseren wordt ingezet voor de uitvoering van digitaliseringsprojecten en de vervanging van verouderde hardware. Het digitaliseren van stukken is onderdeel van de kerntaak van het RAZU om archief duurzaam toegankelijk te houden en kwetsbare stukken te beschermen. Begrotingswijziging 2023: De vastgestelde formatie stond niet correct in het HR-systeem van de gemeente Houten In lijn met de op 9 maart 2022 door het bestuur van het RAZU vastgestelde begrotingsregels is de post salariskosten begroot op basis van vastgestelde formatie, schaal en eindperiodiek. In de zomer van 2022 bleek dat de formatie niet correct in het HR-systeem van de gemeente Houten was opgenomen, waardoor een te laag bedrag begroot was bij de salariskosten 2023 in de Begroting 2023- 2026. Het correct opnemen van de formatie (omvang en functieschaal) in het HRsysteem leidt daarom tot een hogere post salariskosten. Begrotingswijziging 2023 en Begroting 2024-2027: Het RAZU huurt vanaf 2023 meer kantoorruimte bij de gemeente Wijk bij Duurstede Het RAZU-bestuur heeft in de decembervergadering van 2022 gesproken over de beperkingen van de huidige kantoorruimtes binnen het gemeentehuis van de gemeente Wijk bij Duurstede. Het bestuur heeft de directeur-archivaris de opdracht gegeven om in overleg te treden met de gemeente over een uitbreiding van de kantoorruimtes.

Dit heeft tot een uitbreiding van het huurcontract met de gemeente geleid waardoor het RAZU jaarlijks € 14.000 extra gaat betalen (2023 naar rato vanaf het moment dat de huur ingaat). Dit leidt voor de gemeente Wijk bij Duurstede tot een hogere deelnemersbijdrage en tegelijkertijd tot hogere huurinkomsten. Begrotingswijziging 2023: Actualisatie van de post ‘overhead’ en de indexatie van de huren vallen hoger uit dan begroot. In 2022 is de HR-overeenkomst tussen RAZU en gemeente Houten geactualiseerd. De gemeente Wijk bij Duurstede heeft de huurprijzen voor het RAZU geïndexeerd met 5.8%. Deze zaken leiden tot hogere kosten dan in de begroting 2023 is opgenomen.

Begrotingswijziging 2023 en Begroting 2024-2027: Stelposten opgenomen voor de dekking van CAO-stijgingen. Bij de opstelling van de jaarstukken was het definitieve CAO-akkoord tussen de gemeenten en vakbonden nog niet bekend. Om de verwachtte verhogingen te dekken, heeft het bestuur van het RAZU besloten om een stelpost van € 70.000 op te nemen in de begrotingswijziging en begroting.

Vervolgprocedure / Communicatieparagraaf De zienswijze van de raad over de ontwerp-jaarrekening 2022 moet voor 14 juni 2023 schriftelijk ter attentie van het Bestuur van de RAZU worden ingediend. De zienswijzen voor de ontwerpbegrotingswijziging 2023 en ontwerpbegroting 2024-2027 van het RAZU moeten voor 14 juli 2023 schriftelijk ter attentie van het Bestuur van de RAZU worden ingediend. Financiën Jaarrekening 2022 Het resultaat 2022 is hoger dan begroot. Het voorstel is om de totale deelnemersbijdrage met € 50.000 te verlagen en het resultaat na bestemming van €73.615 toe te voegen aan de bestemmingsreserves van het RAZU: o Een bedrag van €58.000 aan de bestemmingsreserve personeel voor de inhuur van tijdelijk personeel ten behoeve van werkzaamheden in het beheer. o Een bedrag van €15.615 aan de bestemmingsreserve digitalisering ten behoeve van de vervanging van verouderde hardware en grootschalig digitaliseren. De bedragen die toegevoegd worden aan de bestemmingsreserves worden in 2023 weer grotendeels onttrokken. Zie de eerste begrotingswijziging 2023. Het resultaat is hoger dan begroot door de lagere salariskosten o.a. door vrijgevallen vacatureruimte die in 2022 niet is ingevuld. Voor de gemeente Wijk bij Duurstede betekent dit dat de deelnemersbijdrage 2022 met € 5.550 wordt verlaagd: - Begrote deelnemersbijdrage 2022: € 114.790 - Deelnemersbijdrage 2022 voorstel n.a.v.

jaarstukken € 109.240 - Terug te ontvangen € 5.550 Paragrafen: Risico’s: o Het RAZU heeft geen balanseigendommen en een eventueel negatief resultaat wordt door deelnemers gedekt/ afgewikkeld. Hierdoor zijn deze risico’s beperkt en grotendeels afgedekt voor het RAZU. Voor de deelnemers / gemeente Wijk bij Duurstede is dit wel een risico. o De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Het RAZU geeft aan dat dit een keuze is die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt, gezien de beperkte risico’s en de hoge verzekeringskosten. o Door (onverwacht) vertrek van medewerkers worden bepaalde activiteiten uitgesteld en / of vertraagd. Hiervoor is een reserve opgebouwd, waardoor dit risico deels afgedekt is.

Begrotingswijziging 2023 De totale deelnemersbijdrage 2023 van het RAZU neemt toe met € 119.364 (van € 1.128.393 tot € 1.247.757). Voor de gemeente Wijk bij Duurstede betekent dit: - Deelnemersbijdrage o.b.v. Begroting 2023 € 127.775 - Verhoging deelnemersbijdrage 2023 € 13.332 - Gewijzigde deelnemersbijdrage 2023 € 141.107 De verhoging van de deelnemersbijdrage moet worden meegenomen in de Voorjaarsnota 2023 van de gemeente Wijk bij Duurstede. De lasten (en daardoor de deelnemersbijdrage) stijgen met name door: - Stijging van de personeelslasten van bijna met € 29.000 als het gevolg van het correct opnemen van de formatie in de HR-systemen van de gemeente Houten per 1 augustus 2022. - Stelpost CAO lonen van € 70.000. - Stijging huurlasten met ruim € 13.600 door hoger dan begrote indexatie huur en het huren van extra kantoorruimtes. Het RAZU huurt van de gemeente Wijk bij Duurstede, dus de gemeente ontvangt daarmee ook eenzelfde bedrag aan hogere huuropbrengsten. Verder zijn er extra kosten die worden gedekt door onttrekking aan de reserves. Begroting 2024-2027 De ontwerpbegroting is opgesteld in lijn met de Kadernota 2024 en de ontvangen (concept) zienswijzen bij de ontwerp Kadernota 2024.

De enige wijzigingen ten opzichte van de Kadernota 2024 zijn de beperkte uitbreiding van de kantoorruimtes van het RAZU, waarover in de Kadernota 2024 al melding werd gedaan, en de stelpost van € 70.000 voor de stijging van de lonen in verband met de nieuwe CAO afspraken. De huurkosten voor de kantoorruimtes stijgen vanaf 2024 met €14.000. De totale deelnemersbijdrage 2024 stijgt van € 1.370.752 (kadernota 2024) naar € 1.458.574 (begroting 2024), dus met € 87.822 Voor de gemeente Wijk bij Duurstede: - Deelnemersbijdrage o.b.v. Kadernota 2024: € 154.825 - Wijziging o.b.v. Begroting 2024-2027 € 9.785 - Deelnemersbijdrage 2024 € 164.610 Deelnemersbijdrage Gemeente Wijk bij Duurstede: Begroting Begroot Verschil 2024 € 164.610 € 141.516 € -23.094 2025 € 171.459 € 147.773 € -23.686 2026 € 172.592 € 148.905 € -23.687 2027 € 173.724 € 148.905 € -24.819 Deze bedragen moeten worden meegenomen in de begroting 2024-2027 van de gemeente Wijk bij Duurstede. Paragrafen De risico’s zijn hetzelfde gebleven zoals ook beschreven in de jaarrekening (zie hierboven). Wel geeft het RAZU aan dat er beheersmaatregelen zijn getroffen om het risico op schade aan het archief zoveel mogelijk te beperken. Door de onvervangbare waarde van archieven is het

verzekeren van de collectie nagenoeg onbetaalbaar. Geen enkele Nederlandse archiefdienst heeft haar collectie verzekerd. De risico’s voor de collectie worden ondervangen door de strenge eisen vanuit de Archiefregeling gesteld aan de archiefbewaarplaats van het RAZU. Bijlagen - Brief zienswijzen jaarstukken 2023 RAZU - RAZU jaarrekening (jaarverslag) 2022 - RAZU ontwerp-begrotingswijziging 2023 - RAZU ontwerpbegroting 2024-2027 - Aanbiedingsbrief RAZU jaarstukken dd. 16 april 2023

Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede,

Judith de Jonge Gemeentesecretaris

Iris Meerts Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 9 mei 2023 , nr. 550051

gelet op artikel 20 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht;

besluit: 1. De voorgestelde zienswijzen kenbaar te maken op de 'ontwerp- jaarrekening 2022, ontwerp-begrotingswijziging 2023 en ontwerpbegroting 2024-2027 van het RAZU' aan het Bestuur van het RAZU. Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 6 juni 2023,

De raad voornoemd,

griffier, J.P. de Groot

voorzitter, I.P. Meerts