raadsvoorstel en -besluit BIS RIS

Raadsvergadering, 4 juli 2023

Voorstel aan de Raad

zaaknummer: 628623

Onderwerp: Plan van aanpak aanbesteding raads- en bestuurlijk informatiesysteem Concept beslispunt 1. In te stemmen met het Plan van aanpak aanbesteding ‘BISRIS Systeem’. 2. De griffier te mandateren de aanbesteding te organiseren conform het Plan van aanpak.

Samenvatting Een nieuwe aanbesteding voor het raadsinformatiesysteem en het bestuurlijk informatiesysteem is voorgeschreven. De aanbesteding wordt benut om het raads- en bestuurlijke systeem onder te brengen bij één leverancier. De aanbesteding wordt gedaan in een samenwerking door de gemeenten De Bilt, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug. De raad wordt gevraagd het plan van aanpak en de daarin beschreven mandaten goed te keuren. Beoogd effect/doel Het beoogd effect is het hebben van een werkend raads- en bestuurlijk informatiesysteem dat correct volgens de aanbestedingswet is geleverd. Voortraject en achtergronden De gemeente Wijk bij Duurstede gebruikt ten behoeve van de vergaderingen van de gemeenteraad Notubiz en het college het programma iBabs. De gunning van deze opdracht dateert van 2009 en de opdracht eindig formeel op 1 september 2023. Inmiddels is het contract met Notubiz verlengt tot en met midden 2024, net als het contract met iBabs. Het verlengen van de overeenkomst is hiermee rechtmatig, maar een nieuwe aanbesteding is voorgeschreven. Om het bestuurlijke- en het raadsinformatiesysteem goed op elkaar te laten aansluiten is het gewenst dit bij één applicatie onder te brengen. De voorbereidingen voor deze aanbesteding zijn inmiddels in volle gang.

Parallel hieraan wordt door de Regionale ICT-Dienst Utrecht RID en de daarin samenwerkende gemeenten gestreefd naar het terugdringen van het aantal verschillende applicaties door harmonisatie. In dit verband wordt, door het gezamenlijk opstellen van een programma van eisen, geprobeerd die harmonisatie tot stand te brengen met de gemeenten De Bilt, Wijk bij Duurstede en Utrechtse Heuvelrug. Deze drie gemeenten hebben een plan van aanpak opgesteld. In de stuurgroep en projectgroep zullen zowel de bestuurlijke ondersteuning als de griffiers van die drie gemeenten betrokken zijn bij de uitvoering van dat plan. Afgesproken is om het aan de raden voor te leggen met het verzoek in te stemmen met het plan van aanpak.

1

Betrokkenheid Raad en belanghebbenden De raad is in de gelegenheid gesteld om betrokken te zijn bij het opstellen van het programma van eisen. Daarnaast zijn de lokale pers en inwoners van de gemeente benaderd voor een korte consultatie over raadsinformatiesystemen. Vervolgprocedure Met dit plan van aanpak geven de gemeenteraden opdracht voor het aanbestedingstraject langs de lijnen van het plan. Naar verwachting zal het nieuwe (of bekende) raads- en bestuurlijk informatiesysteem in de loop van 2024 operationeel zijn. Financiën Er worden geen nieuwe voorzieningen of activiteiten aanbesteed. Mocht uit de aanbesteding blijken dat de begroting moet worden aangepast aan de marktontwikkelingen, dan wordt hierover in de bestuursrapportages verslag gedaan. Bijlagen bijlage 1. plan van aanpak RIS/BIS

U wordt uitgenodigd tot besluitvorming over te gaan.

J. Kuiper wethouder

J.P. de Groot griffier

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel d.d. 26 juni 2023, nr. 628623

besluit: 1. In te stemmen met het Plan van aanpak aanbesteding ‘BISRIS Systeem’. 2. De griffier te mandateren de aanbesteding te organiseren conform het Plan van aanpak.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 4 juli 2023

De raad voornoemd,

griffier, J.P. de Groot

voorzitter, I.P. Meerts

3