Raadsvoorstel en - besluit Aanbesteding BISRIS 21 mei 2024.pdf

Raadsvergadering, 21 mei 2024

Voorstel aan de Raad

Zaaknummer: 752911

Onderwerp: Aanbesteding raadsinformatiesysteem en bestuurlijk informatiesysteem Concept beslispunt:

1. in te stemmen met het per 1 juni 2024 gunnen aan de inschrijvende partij van een RIS/BIS-oplossing en het daarvoor geraamde krediet beschikbaar te stellen. 2. beschikbaar te stellen van een krediet van € 64.724,= voor implementatie en training van het RIS/BIS systeem. Krediet wordt in 2024 ten lasten gebracht van de exploitatie.

Inleiding Op dit moment heeft onze gemeente een contract gesloten met NotuBiz voor het leveren van een Raadsinformatiesysteem en het verzorgen van webcasting (hierna RIS). Voor het bestuursinformatiesysteem maken we gebruik van leverancier Ibabs. Gelet op het aflopen van het contract met NotuBiz na maximale verlening, is een noodzakelijk aanbestedingsproces doorlopen. Hoewel het RIS/BIS geen dienst is die de RID levert, hebben drie van de zes gemeenten – Utrechtse Heuvelrug, Wijk bij Duurstede en De Bilt - samengewerkt in het aanbestedingsproces vanwege de bestuurlijke wens om de ICT te harmoniseren van de bij de RID aangesloten gemeenten. Gezamenlijk is een Programma van Eisen (PvE) opgesteld, dat omschrijft aan welke voorwaarden de nieuwe dienstverlening moet voldoen. De andere drie RID-gemeenten hebben nog lopende contracten.

Meer gedetailleerd gaat de aanbesteding om: ondersteuning van vergaderingen; het leveren van een applicatie waarmee gebruikers op een gebruiksvriendelijke wijze politiek-bestuurlijke stukken kunnen opslaan, publiceren (agenda commissie- en raadsvergaderingen, B&W besluitenlijsten, ingekomen stukken, video-uitzendingen, transcripten) en opzoeken; informatie over het gemeentebestuur kunnen verstrekken; (live) vergaderingen kunnen uitzenden, terugkijken en -luisteren; ondersteuning via workflow processen en zaakgericht werken; en een gebruikersvriendelijke website voor eindgebruikers (gemeenteraad en inwoners). Beoogd effect De samenwerkende gemeenten De Bilt, Utrechtse Heuvelrug en Wijk bij Duurstede besteden een nieuw raadsinformatiesysteem en bestuurlijke informatiesysteem (RIS/BIS) aan met als doel de besluitvormingsprocessen en het onderliggende werkproces te ondersteunen en te optimaliseren. Argumenten 1.1 Aanbestedingsregel De aanbesteding is opgesteld en doorlopen binnen de kaders en regelgeving van de Aanbestedingswet.

1.2 Samenwerking en harmonisatie Het presidium heeft in maart 2023 kennis genomen van het feit dat een gezamenlijk Europees aanbestedingstraject voor het RIS/BIS noodzakelijk is. Het presidium heeft aangeven dat dit project geimplementeerd moet worden. Voor de aanbesteding is een plan van aanpak opgesteld en een projectgroep en stuurgroep ingericht. Het Programma van Eisen en de wegingsfactoren zijn gezamenlijk en in overleg vastgesteld. In de volgende fase is de aanbesteding gepubliceerd op TenderNed. Kanttekeningen en alternatieven 1.1. Gunnen voor een kortere looptijd Door beperking van de contractduur kan een Europese openbare aanbesteding worden vermeden. Nadeel daarvan is dat voor contracten met een beperktere looptijd doorgaans een hoger jaartarief wordt bedongen en dat jaarlijks de gunning moet plaatsvinden. Een tweede nadeel is dat daardoor mogelijk snel van leverancier wordt gewisseld, wat veel extra werk oplevert. 1.2. Geen gezamenlijk traject Hoewel de voordelen van samenwerking de doorslag gaven heeft het gezamenlijk aanbesteden door afstemming van wensen tijd gekost. Er is gewerkt met één coördinerend projectleider en een coördinerend inkoopdeskundige voor de drie gemeenten. Mede daardoor zijn de project- en stuurgroep tot een gewenste collectieve uitvraag gekomen. Aanpak/Uitvoering Voorbereidingen Eind 2022 is een marktverkenning opgestart.

Vier partijen zijn uitgenodigd en hebben deelgenomen. De marktverkenning is begin 2023 afgerond. De openbare Europese aanbesteding en de planning ervan zijn gepubliceerd op TenderNed. Begin januari 2024 is de digitale kluis met twee inschrijvingen geopend. Aan de hand van de checklist zijn de inschrijvingen gecontroleerd op geldigheid, volledigheid en juistheid. Geconstateerd is dat de inschrijvingen niet voldeden aan gestelde minimum- en geschiktheidseisen. Daarop is een zogenoemde onderhandelingsprocedure zonder bekendmaking opgestart. Drie partijen zijn uitgenodigd met de gemeenten in gesprek te gaan over waar zowel de markt en de aanbestedende dienst elkaar verkeerd hebben begrepen. Na deze gesprekken is één inschrijving ingediend. Daarop waren geen uitsluitingsgronden van toepassing. Gunning De opdracht wordt gegund aan de 'economisch meest voordelige inschrijving op basis van de beste prijs-kwaliteit verhouding’. In dit geval is één inschrijving ingediend, die voldoet. Implementatie Vooruitlopend op een positief gunningsadvies is een projectgroep binnen de gemeente Utrechtse Heuvelrug voor alle aangesloten gemeenten begonnen met het in kaart brengen van de werkprocessen t.b.v. de workflow en de koppeling met het zaaksysteem.

Wijzigingen die specifiek voor opdrachtgever (hier: gemeente Wijk bij duurstede) worden geïmplementeerd, zullen voor rekening komen voor de opdrachtgever. Indien wijzigingen worden opgenomen in de toekomstige standaard functionaliteiten, dan verwacht de opdrachtgever dat de gemaakte kosten worden verdisconteerd. Looptijd De opdracht betreft een overeenkomst met een initiële looptijd van vier jaar met een eenzijdige optie voor de afzonderlijke gemeenten tot verlenging van drie maal een jaar. Voor verlenging gelden dezelfde prijzen en voorwaarden als gedaan bij de inschrijving. Communicatie N.v.t. Financiële gevolgen en risico's

De huidige financiële kosten van het RIS/BIS bedragen € 32.000 per jaar. De kosten dalen naar € 26.250,= per jaar. In de Begroting 2025 ev. worden de contractuele kosten verwerkt. De financiële omvang van deze opdracht is geraamd op € 248.474,= (op basis van 7 jaar). Deze omvang bestaat uit de implementatie kosten van € 64.724,=, tezamen met 7 jaar jaarlijkse kosten ad. € 26.250,=. Deze kosten passen binnen het huidige budget. Het krediet van Ris/Bis zoals genoemd in dit voorstel komt ten laste van het budget van de griffie. Het structurele deel is lager dan huidige kosten. Het incidentele deel is extra bovenop het budget. De jaarlijkse kosten gaan lopen vanaf 2025. De kosten van de implementatie moet gedragen worden in de exploitatie van 2024. Conform BBV mogen dergelijke kosten niet geactiveerd worden en afgeschreven in meerdere jaren. Gelezen het voorstel van het Presidium d.d. 16 mei 2024,

J.P. de Groot Griffier

I.P. Meerts Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel, nr. 752911;

besluit: 1. in te stemmen met het per 1 juni 2024 gunnen aan de inschrijvende partij van een RIS/BISoplossing en het daarvoor geraamde krediet beschikbaar te stellen. 2. beschikbaar te stellen van een krediet van € 64.724,= voor implementatie en training van het RIS/BIS systeem. Krediet wordt in 2024 ten lasten gebracht van de exploitatie.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van 21 mei 2024,

De raad voornoemd,

griffier,

voorzitter,

J.P. de Groot

I.P. Meerts