Onderzoeksprotocol gemeente Wijk bij Duurstede 2024

Onderzoeksprotocol rekenkamer gemeente Wijk bij Duurstede 2024 Inleiding In de verordening op de rekenkamer Wijk bij Duurstede 2023 staat dat de rekenkamer een onderzoeksprotocol vaststelt en ter informatie opstuurt aan de raad. Het onderzoeksprotocol beschrijft op welke wijze de rekenkamer voornemens is haar werkzaamheden in te vullen. Zodat de procedures die de rekenkamer hanteert vaststaan en herleidbaar zijn. Het onderzoeksprotocol is geschreven op basis van het visiedocument dat de raad op 19 september 2023 heeft vastgesteld. De rekenkamer stelt het onderzoeksprotocol zelf vast en kan hier gemotiveerd van afwijken. Bij het opstellen van dit protocol is gekeken naar recente voorbeelden van andere gemeenten en het protocol van Wijk bij Duurstede uit 2019. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid gehad om wensen en bedenkingen te kunnen uitspreken. De rekenkamer onderscheidt acht fasen binnen het rekenkamer onderzoek: Fase 1: Jaarplan met Inventarisatie onderzoekonderwerpen Fase 2: Oriëntatie en het onderzoeksopzet Fase 3: Uitvoeren onderzoek Fase 4: Ambtelijk wederhoor Fase 5: Opstellen bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen Fase 6: Bestuurlijk wederhoor Fase 7: Vaststelling en publicatie eindrapport Fase 8: Behandeling gemeenteraad Fase 9: Nazorg en jaarverslag Op de volgende pagina’s wordt ingegaan op de taken en werkzaamheden van de rekenkamer per fase.

Daarbij wordt ook de rol van de ambtelijke organisatie en het college genoemd. Fase 1: Jaarplan met Inventarisatie onderzoekonderwerpen Jaarlijks stelt de rekenkamer een jaarplan vast waarin geïnventariseerd wordt welke onderwerpen zich kunnen lenen voor een onderzoek. In het jaarplan wordt per onderzoeksonderwerp informatie opgenomen over o.a. de reden en het doel van het onderzoek, selectiecriteriums waarop het onderwerp is getoetst, welk beleidsterrein(en) het betreft, planning, prioritering en het budget. De rekenkamer zal voor het opstellen van het jaarplan een groslijst toesturen naar de raad. Daarnaast staat de rekenkamer open voor suggesties vanuit de bevolking, belangengroeperingen en de gemeentelijke organen. Het jaarplan wordt ter kennisname naar de gemeenteraad gestuurd. Als de omstandigheden daartoe aanleiding geven, kan gedurende het jaar de prioriteit van de onderzoeken worden aangepast of een nieuw onderzoek worden toegevoegd. De gemeenteraad wordt dan hierover geïnformeerd.

Voor het jaarplan hanteert de rekenkamer de volgende selectiecriteria die zijn vastgesteld in artikel 9 van de verordening op de rekenkamer; Het onderzoek moet:  gaan over een onderwerp dat behoort tot de taken van de gemeente; het gemeentebestuur is politiek en/of juridisch aanspreekbaar voor haar optreden op het betreffende terrein;  een maatschappelijk belang hebben en/of een financieel belang.  een toegevoegde waarde hebben en bruikbare resultaten op te leveren in de vorm van aanbevelingen  toekomstgericht zijn;  de risico’s (financieel, juridisch, imago, politiek en dergelijke) in beeld brengen die de gemeente ten aanzien van het onderzoeksonderwerp loopt;



  



positief onderscheidend zijn t.o.v. andere onderzoeken incl. interne doelmatigheidsonderzoeken (doordat het onderwerp niet eerder is onderzocht, er andere elementen onderzocht zijn of andere onderzoeken minder diepgaand/kwalitatief minder goed zijn uitgevoerd); aantoonbaar maatschappelijke gevolgen hebben; het gaat niet over incidentele gebeurtenissen; het onderzochte beleid heeft een duurzaam karakter en raakt burgers; betrekking hebben op de doelmatigheid, doeltreffendheid of rechtmatigheid van (de uitvoering van) het beleid gaan over een beleid dat het gemeentebestuur kan bijstellen; het moment van rapporteren stelt de gemeenteraad in staat de uitkomsten mee te nemen bij kaderstellende besluiten; het onderzoekt leidt tot nieuwe inzichten en heeft een leereffect; onder de bevoegdheid van de rekenkamer vallen en het onderzoek moet, naast de toereikendheid van middelen, uitvoerbaar zijn.

Fase 2: Oriëntatie en onderzoeksopzet Vooruitlopend op de keuze voor het doen van een onderzoek naar een bepaald thema, oriënteert de rekenkamer zich op het betreffende beleidsveld en op de politiek-bestuurlijke context. In deze oriënterende fase wordt onder meer gekeken naar de (wettelijke) normen die op het betreffende beleidsterrein gelden en naar de afspraken die er in de raad over het beleidsterrein zijn gemaakt. Ook wordt zo nodig in deze fase onderzoeken geraadpleegd die andere rekenkamers of derden op het betreffende beleidsveld hebben verricht. In deze fase wordt dieper beoordeeld in welke mate aan de selectiecriteria wordt voldaan. De oriënterende fase wordt bij de gemeentesecretaris aangekondigd. De gemeentesecretaris wordt gevraagd een ambtelijk contactpersoon aan te wijzen. De ambtelijke organisatie kan worden betrokken door de rekenkamer met het voeren van enkele oriënterende interviews, het verzamelen van opgevraagde informatie, beantwoorden van vragen en het becommentariëren van de gespreksverslagen. Het besluit om een onderzoek uit te voeren gebeurt door vaststelling van een onderzoeksopzet door de leden van de rekenkamer. Alle informatie die in deze fase naar voren is gekomen wordt in de onderzoeksopzet verwerkt. Deze onderzoeksopzet wordt naar het college gestuurd, de gemeentesecretaris en contactpersonen ontvangen hiervan een kopie.

Fase 3: Uitvoeren onderzoek De rekenkamer start conform de onderzoeksopzet met het onderzoek. Hiervoor worden interviews met betrokken ambtenaren en medewerkers van betrokken instellingen gehouden. Van de interviews worden verslagen gemaakt, die ter verificatie worden teruggelegd bij de geïnterviewde personen. Bij andere betrokkenen wordt informatie opgevraagd en worden nadere vragen uitgezet. Na de analyse wordt een feitenrapport met voorlopige bevindingen opgesteld. Omdat het om voorlopige bevindingen gaat worden deze bevindingen nog niet gewogen en worden nog geen conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Gedurende de onderzoeksfase houdt de rekenkamer de inhoudelijk contactpersonen op de hoogte over de voortgang, wijzigingen en planning van het onderzoek. Op basis van het verzamelde onderzoeksmateriaal kan de rekenkamer gedurende het onderzoek besluiten om af te wijken van de gekozen aanpak in de onderzoeksopzet Fase 4: Ambtelijk hoor en wederhoor Het concept feitenrapport wordt voor ambtelijk hoor verzonden naar de gemeentesecretaris voor een controle op eventuele feitelijke onjuistheden. Indien van toepassing wordt het eveneens ter verificatie teruggelegd bij de in het onderzoek betrokken instellingen. Deze stap kan ofwel schriftelijk ofwel via een daartoe georganiseerd gesprek. Het wederhoor wordt ruim van te voren aangekondigd bij betrokkenen, tenminste twee weken.

Het concept feitenrapport bevat nog niet de conclusies, noch de aanbevelingen.

De rekenkamer hecht aan een voortvarende doorlooptijd. De maximale termijn voor ambtelijk hoor en wederhoor wordt beperkt tot vier weken. Indien door omstandigheden de termijn van het ambtelijk wederhoor niet haalbaar is, dan verzoekt de gemeentesecretaris onderbouwd en tijdig aan de rekenkamer om de termijn te verlengen. De rekenkamer bestudeert de feitelijke reactie en stelt zo nodig verhelderende vragen aan de ambtelijke organisatie. De rekenkamer past het feitenrapport naar aanleiding van het ambtelijk wederhoor zo nodig aan en stelt dit vervolgens vast. De rekenkamer koppelt schriftelijk per punt aan de gemeentesecretaris terug hoe het feitelijk wederhoor is verwerkt. Het feitenrapport is tot het moment van publicatie door de rekenkamer vertrouwelijk. Het voorleggen van het rapport aan derden is alleen mogelijk indien de rekenkamer hiervoor eerst uitdrukkelijk toestemming heeft verleend. Fase 5: Opstellen bestuurlijk rapport met conclusies en aanbevelingen Na het vaststellen van het feitenrapport weegt de rekenkamer de bevindingen en stelt zij de conclusies en aanbevelingen op. Dit resulteert in een bestuurlijk rapport waarin de hoofdpunten uit het onderzoek zijn opgenomen. Dit kan in een afzonderlijk rapport of door toevoeging van de conclusies en aanbevelingen aan het reeds bestaande feitenrapport.

Fase 6: Bestuurlijk hoor en wederhoor De rekenkamer kan na het doorvoeren van de wijzigingen het rapport vaststellen voor bestuurlijk hoor. Het wederhoor wordt ruim van te voren aangekondigd bij het college, tenminste twee weken. Het eindrapport wordt voor een bestuurlijke reactie verzonden aan het college van B&W. De bestuurlijke reactie zal meestal vorm krijgen in een brief of memo vanuit het college, waarin ingegaan wordt op het onderzoek en in het bijzonder de conclusies en aanbevelingen. De duur van het bestuurlijk wederhoor is vier weken. De bestuurlijke reactie wordt opgenomen in het rapport zelf, of als bijlage worden toegevoegd. De inhoud van het feitenrapport en het bestuurlijk rapport wordt naar aanleiding van de bestuurlijke reactie niet aangepast. De rekenkamer kan na de reactie een nawoord opnemen om in het rapport in te gaan op de bestuurlijke reactie. Fase 7: vaststelling en publicatie eindrapport De rekenkamer stelt het eindrapport vast. Tot het moment van publicatie door de rekenkamer zijn de rapporten nog vertrouwelijk. Opmerkingen en bedenkingen die naar hun aard vertrouwelijk moten blijven kan de rekenkamer naar aanleiding van haar bevindingen aan de raad en het college (in beslotenheid) mededelen.

Het publiceren door de rekenkamer wordt door de rekenkamer niet eerder gedaan nadat de raad, het college en de gemeentesecretaris kennis hebben kunnen nemen van het eindrapport. In het persbericht worden de belangrijkste onderdelen uit het rapport voor het voetlicht gebracht, zonder dat hier vanuit de rekenkamer andere waardeoordelen aan worden verbonden dan in het rapport. Om de doorwerking van de conclusies en aanbevelingen te bevorderen, wordt aandacht besteed aan de leesbaarheid en vormgeving van de bestuurlijke rapporten. De Nederlandse Vereniging van Rekenkamers ontvangt tevens het rapport van de rekenkamer. Fase 8: behandeling gemeenteraad Na de publicatie wordt in overleg met de griffier een datum aan het presidium voorgesteld voor de behandeling van het rapport, met onderliggend raadsvoorstel, in de voorbespreking en raadsvergadering. De rekenkamer geeft een toelichting op het rapport, waarna vragen van raadsleden worden beantwoord. De rekenkamer kan ook uitgenodigd worden bij de beraadslaging tijdens de raadsvergadering. De rekenkamer kan bij complexe onderwerpen ervoor kiezen om op een eerder moment in een themabijeenkomst een presentatie te geven. De betrokken wethouder wordt

hiervan op de hoogte gehouden en uitgenodigd. Mocht de wethouder eventuele nieuwe informatie bij de behandeling willen inbrengen dan ontvangt de rekenkamer die voorafgaand aan de behandeling. Fase 9: Nazorg en jaarverslag De rekenkamer monitort de opvolging van de aanbevelingen uit haar onderzoeksrapporten na een periode van twee tot vier jaar (afhankelijk van wat passend is bij het specifieke onderzoek). Hierbij wordt per aanbeveling onderzocht in welke mate deze zijn gerealiseerd. Er zal hierbij ook feitelijk wederhoor plaatsvinden. Een memo met de resultaten wordt vastgesteld door de rekenkamer en ter informatie verzonden aan de raad. Volgens de gemeentewet art. 185 lid stelt de rekenkamer elk jaar voor 1 april een verslag op van haar werkzaamheden over het voorgaande jaar. In dit jaarverslag gaat de rekenkamer in op de onderzoeken en evaluaties die het voorgaande jaar zijn uitgevoerd, de baten en lasten van het vorig begrotingsjaar, wijzigingen in samenstelling van de rekenkamer, eventuele samenwerkingen met andere rekenkamers of andere relevante ontwikkelingen. Na afloop van het onderzoek voert de rekenkamer een evaluatiegesprek met de auditcommissie waarin het proces van het onderzoek, de communicatie en overige zaken besproken worden.