Jaarverslag Werkgeverscommissie en Griffie 2023

Verslag van werkzaamheden werkgeverscommissie gemeente Wijk bij Duurstede 2023 Richting, Resultaat en Rekenschap

Stellers:

dhr. Verhaar (voorzitter), dhr. De Bruijn (plv. voorzitter), dhr. Willems (lid) en dhr. Van Asperdt (lid);

Inhoudsopgave Voorwoord ............................................................................................................................................... 3 Over richting, resultaat en rekenschap ................................................................................................... 4 Samenstelling commissie 2023 ........................................................................................................... 4 Bijeenkomsten commissie in 2023 ...................................................................................................... 4 De drie “R-en”: Richting, Resultaat en Rekenschap ............................................................................ 4

2

Voorwoord Voor u ligt een verslag van werkzaamheden van de werkgeverscommissie van de griffie van de gemeente Wijk bij Duurstede. Deze commissie is ingesteld door de gemeenteraad van de gemeente Wijk bij Duurstede en heeft tot taak om de werkgeversfunctie van de griffie voor zijn rekening te nemen. In dit verslag van werkzaamheden, leggen wij verantwoording af aan de gemeenteraad. Wat heeft de werkgeverscommissie in 2023 gedaan? Hoe heeft de werkgeverscommissie dat in 2023 gedaan? En tot slot: wat zijn onze resultaten? Er is naar onze mening op effectieve en ook op plezierige manier samengewerkt. De contacten van onze commissie met onze griffier, de medewerkers van de griffie en ondersteunende collega’s van het gemeentehuis zijn uitstekend verlopen. Ik wil van de gelegenheid gebruik maken om ieder die een bijdrage heeft geleverd aan onze werkzaamheden hier hartelijk voor te danken. Dit verslag van werkzaamheden leggen we voor aan de gemeenteraad. We rekenen er op dat we hiermee inzicht geven in onze werkzaamheden en zijn graag bereid om eventuele vragen te beantwoorden.

3

Over richting, resultaat en rekenschap Samenstelling commissie 2023 De werkgeverscommissie is ingesteld op 31-01-2023 en bestaat uit de leden Willems, Van Asperdt, De Bruin en Verhaar. Deze raadsleden zijn de opvolgers van dhr. Smit, mw. Place en mw. Scholt-Hylkema die tot 31-01-2023 als werkgeverscommissie hebben opgetreden. Gedurende 2023 heeft de heer Verhaar als voorzitter opgetreden en de heer de Bruijn is aangewezen als plaatsvervangend voorzitter. De commissie wordt in zijn werkzaamheden bijgestaan door de griffier en door ambtelijke deskundigheid vanuit P&O.

Bijeenkomsten commissie in 2023 In 2023 is de commissie 10 keer formeel bijeen gekomen. Met uitzondering van de zomermaanden wordt er periodiek vergaderd op de laatste vrijdag van de maand. Voorafgaand aan het overleg wordt er een gezamenlijke gespreksagenda gemaakt en deze wordt vooraf afgestemd door de voorzitter met de griffier. Alle leden van de commissie, de griffier en/of ambtelijke adviseurs kunnen bespreekpunten aandragen.

De drie “R-en”: Richting, Resultaat en Rekenschap De gemeente Wijk bij Duurstede wil een goed werkgever zijn en dat is tevens het vertrekpunt van de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie hanteert voor de gesprekken met de griffier “de 3 Ren”: Richting, Resultaat en Rekenschap. Deze staan centraal in het werk van de commissie.

Richting Resultaat Rekenschap

De opdracht aan de griffie moet duidelijk zijn. De opdracht aan de griffie moet uiteindelijk leiden tot resultaten Over de opdracht en resultaten, leggen we verantwoording af. De griffier rapporteert aan de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie rapporteert op zijn beurt aan de gemeenteraad.

De richting van de griffie is duidelijk en wordt omschreven in het griffiejaarplan dat de gemeenteraad heeft vastgesteld in zijn vergadering van 23-05-2023. Dit plan is kaderstellend voor de werkzaamheden van de griffie, maar ook voor de werkzaamheden van de werkgeverscommissie. De resultaten van de werkzaamheden van de griffie worden u aangeboden in de vorm van een voortgangsrapportage op het griffiejaarplan. Deze treft u aan als bijlage bij dit stuk. De werkgeverscommissie heeft tijdens zijn werkzaamheden steeds het griffiejaarplan als uitgangspunt genomen. Rekenschap geeft de griffier in de voortgangsrapportage. Daarnaast geeft de griffier rekenschap in de maandelijkse gesprekken die hij met de werkgeverscommissie voert. De werkgeverscommissie geeft op zijn beurt rekenschap over zijn werkzaamheden door middel van dit verslag aan de gemeenteraad.

4

Wanneer wij door “de 3 R-en” kijken naar de werkgeverscommissie en zijn rol richting de griffie, dan geeft dit het volgende overzicht:

Richting 1) Er is een duidelijke opdracht van de gemeenteraad aan de griffie, namelijk het griffiejaarplan. 2) Er is een werkgeverscommissie samengesteld en de taken, rollen, bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn duidelijk. Resultaat 1) De griffier kan -gevraagd en ongevraagd- verantwoording afleggen over de werkzaamheden van de griffie in de meest brede zin van het woord. 2) De raad is in staat om via de werkgeverscommissie te sturen op de doelstellingen uit het griffiejaarplan. 3) De raad is door middel van de werkgeverscommissie in staat om de werkgeversfunctie volledig vorm en inhoud te geven en om een goed werkgever te zijn. Rekenschap 1) De werkgeverscommissie is in totaal 10 maal bijeen geweest en heeft tijdens deze bijeenkomsten gestuurd aan de hand van het griffiejaarplan. 2) De werkgeverscommissie is ook buiten de formele vergadermomenten aanspreekbaar en bereikbaar geweest voor alle lopende zaken op de griffie. 3) De werkgeverscommissie heeft actief toezicht gehouden op de gang van zaken bij de griffie. 4) In de (bijgaande)voortgangsrapportage griffiejaarplan leest u de stand van zaken rondom de griffie. Hierin geeft de griffier rekenschap over zijn resultaten.

5

Bijlage 1 Aan: Werkgeverscommissie Afz.: Griffier Onderwerp: stand van zaken Griffiejaarplan 2023-2024

Geachte leden van de Werkgeverscommissie, Op 23 mei 2023 heeft de raad het Griffiejaarplan 2023 – 2024 vastgesteld waarin de wensen en verwachtingen voor deze periode zijn vastgelegd. Daarmee heeft de raad richting gegeven aan de werkzaamheden op de griffie. Middels dit jaarverslag wil ik u berichten over de resultaten tot nu toe en daarmee rekenschap afleggen. In dit jaarverslag zijn de onderwerpen waarvan de titel in het groen is weergegeven reeds gerealiseerd of zijn deze op koers om conform het griffiejaarplan gerealiseerd te worden. De titels in oranje vragen alertheid omdat ze qua planning achterlopen of omdat er risico’s bestaan dat de planning niet gehaald wordt. Titels in het rood betekenen dat er serieuze zorgen zijn over de haalbaarheid. De titels in zwart geeft aan dat dit geen onderdeel uitmaakt van het griffiejaarplan, maar zijn wel ter informatie aan de Werkgeverscommissie en de raad. Klankbordgesprekken burgemeester Na uitgebreide voorbereidende werkzaamheden door de vertrouwenscommissie, heeft op 15 november het klankbordgesprek met de burgemeester plaatsgevonden. Het verslag is door de griffier uitgewerkt en ter vaststelling getekend door alle tijdens het gesprek aanwezigen. Na ondertekening is op 1 december 2023 een getekend afschrift overhandigd aan de Commissaris van de Koning. Tevens is een afschrift voor de leden van de raad in te zien op de griffie.

Daarmee is deze klus afgerond. Aanbesteding Raadsinformatiesysteem RIS Samen met de gemeenten Utrechtse Heuvelrug en De Bilt is dit opgepakt en achtereenvolgens zijn vastgesteld het Plan van Aanpak (vastgesteld op 4 juli door de raad) en daarna het Programma van Eisen door de gemandateerde stuurgroep. Voor het Programma van Eisen is input opgehaald bij de raad, maar ook bij inwoners en pers. Dit heeft geresulteerd in een Programma van Eisen wat naar mijn mening een goede basis biedt voor de raad om informatie vandaan te halen, maar ook goed samenwerkt met het archief en het zaaksysteem. Ook is het gebruiksvriendelijk voor de griffie. Na het uitzetten van de tender op tendernet hebben twee ronden van inlichtingen plaatsgevonden en inmiddels komen de inschrijvingen binnen. De aanbesteding wordt in januari 2024 afgerond en daarna volgt de contractopmaak waarna de implementatie zal plaatsvinden. Nynke Sterenberg is lid van de projectgroep en zij neemt naast de aspecten van het functioneel beheer ook input mee van raadsleden, inwoners en pers. Verder zitten in de projectgroep vakspecialisten op het gebied van ICT, Archiefwet, Informatie Beheer, Inkoop & Aanbesteding etc. Door het gezamenlijk te organiseren ontlasten we niet alleen de eigen ambtelijke organisatie, maar ook de griffie.

Ook heeft het meedenken van verschillende griffiers, gemeentesecretarissen en vakspecialisten het voordeel dat je tot een beter product komt. Nog steeds een punt van zorg is de slechte archivering binnen Notubiz. Op basis van de Archiefwet is tot april 2021 het papieren archief leidend, daarna is het digitale archief leidend. Dit betekent dat we in overleg met DIV (Documentaire Informatie Voorziening is de afdeling die zorgt voor beheer, 6

archiveren, registreren en beschikbaar stellen van documenten) zijn gekomen tot een plan om de jaren 2021, 2022 en 2023 digitaal te bevriezen en te archiveren. Dat betekent dat we tot 01-01-2021 het archief in Notubiz op orde moesten brengen. Eline Kuipers heeft hier veel tijd in gestoken en daarmee is de archiefwaardigheid voor deze periode op orde gebracht. Ook is daarmee de kans op een succesvolle en accurate datamigratie naar een nieuw raadsinformatiesysteem aanzienlijk verbeterd. Alles van voor april 2021 valt onder het papieren archief en dat is op orde. We hebben inmiddels wel onderzocht in hoeverre wij ook eerdere jaren zoveel mogelijk compleet kunnen krijgen om de digitale toegankelijkheid voor de raad te optimaliseren. Dat hoeft dan niet met getekende raadsbesluiten etc., maar wel alle stukken compleet maken. Hiermee gaan we terug in de tijd tot de griffie is gaan publiceren op Notubiz. De eerste jaren is het systeem alleen als vergadertool gebruikt zonder stukken. Om dat vanaf 2009 tot op heden compleet te maken praten we qua tijdsinvestering over de ordegrootte van tenminste één manjaar. Die capaciteit is er niet, maar we proberen wel zoveel mogelijk op orde te krijgen. Zijn alle stukken aanwezig bij een vergadering, dan bevriezen we die ook.

Op die manier willen we het digitale archief zoveel mogelijk op orde krijgen, zodat de datamigratie ook zo goed mogelijk kan plaatsvinden en de vindbaarheid van stukken zowel voor de raad als voor inwoners als voor de pers zo goed mogelijk gewaarborgd is. De griffier is lid van de stuurgroep en hier worden de knopen doorgehakt waar de projectgroep niet uitkomt. Ook wordt hier de voortgang bewaakt van het proces. De planning is dat in het vroege voorjaar van 2024 de aanbesteding wordt afgerond en de definitieve gunning zal plaatsvinden. Direct aansluitend zijn de voorbereidingen voor de nieuwe omgeving, het trainen van het team in de nieuwe omgeving en het voorbereiden van de datamigratie. Voor de datamigratie en de implementatie van het nieuwe raadsinformatiesysteem is een periode van circa vier maanden voorzien. Gedurende deze periode reken ik op basis van ervaringscijfers op een inzet van de griffie van circa 16 uur per week. Op 1 september 2024 moet het nieuwe systeem online gaan en dan zijn er nog vier maanden voor de check of alle data correct is overgezet. Per 31-12-2024 moet het huidige systeem offline gaan. Rekenkamer Bij de raad is input opgehaald en gecheckt of de evaluatie van 2021 nog actueel is en waar nodig is deze aangescherpt of bijgesteld.

Daarna is het visiedocument aan de raad aangeboden ter vaststelling waarna de verordening, het concept reglement van orde en het onderzoeksprotocol zijn voorbereid. Inmiddels heeft de raad deze vastgesteld en is de selectiecommissie door de raad benoemd. In samenwerking met de selectiecommissie zijn de profielen en de vacaturetekst vastgesteld en in samenwerking met HR zijn deze gepubliceerd. Inmiddels zijn er 7 goed gekwalificeerde sollicitanten voor de drie vacatures. De gesprekken zijn gepland voor december en januari, waarna de raad op 30 januari over kan gaan tot benoeming en de Rekenkamer van start kan gaan. Raadsrapporteurs De verordening raadsrapporteurs is door de raad vastgesteld en op 11 januari 2024 is de kick-off van de raadsrapporteurs. Samen met de ambtelijk accounthouders en de portefeuillehouders worden dan per Gemeenschappelijke Regeling werkafspraken gemaakt over communicatie, verstrekken van stukken en dergelijke. Ook is afgesproken dat eenmaal per jaar, voorafgaand aan het zomerreces alle raadsrapporteurs van Wijk bij Duurstede bij elkaar komen om te evalueren en waar nodig werkafspraken te verbeteren. Dit is een doorlopend onderhoudsprogramma waarmee de raadsrapporteurs in positie gehouden worden en daarmee de raad optimaal kunnen bedienen.

7

Training politieke instrumenten raads- en steunfractieleden Voor het trainingsprogramma is bij de raad inmiddels een uitvraag gedaan over onderwerpen waar vooral tijd en aandacht aan gegeven moet worden. De planning is om voor het kerstreces de reacties vanuit de verschillende fracties op te halen, waarna in het kerstreces het trainingsprogramma opgezet gaat worden. Dit betekent dat het trainingsprogramma op maat is gemaakt voor Wijk bij Duurstede. Voor de trainingen is Madeleine Bakker bereid gevonden hierin de lead te nemen, uiteraard onder verantwoordelijkheid van de griffier. Door het presidium zijn er twee trainingsavonden ingepland, te weten op donderdag 8 februari en donderdag 15 februari. Dit is in de regel een relatief rustige tijd in gemeenteland en daarmee een goed moment voor verdieping en verbreding van kennis. Training en faciliteren gespreksleiders In april 2023 is een zeer goede en constructieve bijeenkomst geweest met de gespreksleiders. Wensen, verwachtingen en mogelijkheden zijn daarbij besproken en dat heeft ook geresulteerd in het meelopen van nieuwe gespreksleiders met meer ervaren gespreksleiders. De wens vanuit de gespreksleiders zelf is om met enige regelmaat bij elkaar te komen om ervaringen uit te wisselen en elkaar te kunnen coachen.

Door de griffie zijn een aantal pogingen ondernomen om de groep na het zomerreces weer bij elkaar te krijgen, maar overvolle agenda’s blijken een lastig te nemen horde. Op dit moment is de planning om direct na het kerstreces een avond te plannen. Heidag integriteit De griffie heeft een aantal pogingen ondernomen om een datum te prikken zonder aanvaardbaar resultaat. Dit heeft ertoe geleid dat de griffier deze opdracht aan het presidium heeft teruggegeven. Het presidium heeft daarop besloten de heidag om te zetten in een thema avond. Deze is nu gepland voor dinsdag 16 januari 2024. Verordeningen Afgelopen jaar zijn er door de raad negen verordeningen herzien of geheel nieuw opgesteld: • • • • • • • • •

Reglement van Orde Verordening Instructie Griffier Verordening Raadsrapporteurs Verordening Auditcommissie Verordening Klankbordgesprekken burgemeester Verordening Werkgeverscommissie Verordening Ambtelijke bijstand en fractieondersteuning Verordening Rekenkamer Verordening Burgerinitiatief

Daarmee is de basisset aan verordeningen op orde. We kijken nog naar andere zaken zoals de Gedragscode en ook moet de Verordening Art. 213a van de Gemeentewet herzien worden. De raad moet conform dit artikel een verordening opstellen voor het college en het is de vraag of hetgeen er ligt nog voldoet aan de wensen en verwachtingen van de raad. Het is er echter wel en het is functioneel. Voor vrijwel alle verordeningen is door de raad vastgesteld dat deze met een jaar geëvalueerd gaan worden. De griffie zal hiervoor een voorstel aan het presidium sturen met het verzoek deze te agenderen. Dan kunnen ook deze laatste verordeningen meegenomen worden. Vanaf januari 2024 wordt hier een begin mee gemaakt. 8

Ook zijn diverse (verplichte) registers opgesteld, zoals een register integriteitsmeldingen en een register voor giften >€75 en buitenlandse dienstreizen. Deze heeft de raad bij het vaststellen van de gedragscode Integriteit raadsleden, steunfractieleden en leden van het college van burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede 2019 in het leven geroepen, maar waren nog niet geëffectueerd. Een ander register waaraan gewerkt moet gaan worden door de griffie is het register geheimhouding. In de loop der jaren heeft de raad op tal van documenten geheimhouding gelegd zonder deze op te heffen. Een aantal daarvan zullen nog actueel zijn; een aantal daarvan zullen minder actueel zijn. In het kader van de Wet Open Overheid is het van belang om zorgvuldig om te gaan met geheimhouding en waar mogelijk deze op te heffen. Daartoe moet eerst inzichtelijk zijn op welke documenten c.q. besluiten geheimhouding rust. Dit register met bij behorend onderzoek zijn nog niet ingepland voor het huidige griffiejaarplan, maar we gaan wel een plan maken om dit op te nemen in het nieuwe griffiejaarplan 2024 – 2025. Accountant Het contract met de accountant loopt af en er dient een aanbesteding plaats te vinden. Dit was niet voorzien met het opstellen van het huidige griffiejaarplan, maar er is voldoende ruimte om dit op te pakken.

Op dit moment wordt gewerkt aan een plan van aanpak wat nog in december aan de Auditcommissie zal worden voorgelegd. Namens de raad is de Auditcommissie aan zet om de contacten met de accountant te onderhouden. Als het plan van aanpak is vastgesteld, volgt het programma van eisen, eveneens in overleg met de Auditcommissie. Daarna kan de aanbesteding in de markt gezet worden en de verwachting is nog voor het zomerreces deze aanbesteding af te kunnen ronden. Résumé Griffiejaarplan Tot zover een blik op de stand van zaken zoals benoemd in het griffiejaarplan. Ik constateer dat we aardig op koers lijken te zijn om de doelstellingen zoals benoemd in het griffiejaarplan te halen. De onzekerheden zitten onder meer in de vraag of we op korte termijn de ontstane vacature vanwege het vertrek van Nynke Sterenberg kunnen invullen, of we de juiste mensen voor de rekenkamer kunnen vinden en of we tijdig het digitale archief op orde krijgen voor de implementatie van het nieuwe raadsinformatiesysteem. De uitdaging gaat zitten in het meerwerk voor de BIS-RIS aanbesteding. Het zoveel mogelijk op orde brengen van het digitale archief tot 2021 was niet ingecalculeerd in het griffiejaarplan, maar is inmiddels wel gerealiseerd. Het meerwerk dat voortvloeit uit de implementatie was ook nog niet in deze omvang voorzien.

Echter, in overleg met het team denk ik dat we dit desondanks tijdig op orde kunnen krijgen. Tot zover de stand van zaken; als er nog vragen zijn dan hoor ik het graag. Hartelijke groet, Johan Paul de Groot

9