Griffiejaarplan Wijk bij Duurstede

Griffiejaarplan 2023- sept. 2024 Wijk bij Duurstede De basis op orde

Griffier Raadsadviseur/plv. griffier Griffiemedewerker

dhr. J.P. de Groot mw. N. Sterenberg mw. E. Kuipers

Inhoudsopgave Inleiding ................................................................................................................................................... 3 Werkzaamheden en ontwikkeling van de griffie..................................................................................... 4 De griffie .............................................................................................................................................. 4 Verdeling takenpakket ........................................................................................................................ 4 Ontwikkeling Griffie............................................................................................................................. 4 Griffietaken periode 2023 – sept. 2024 .................................................................................................. 6 Gerealiseerd ........................................................................................................................................ 6 Aankomende klussen .......................................................................................................................... 6 Ten slotte ................................................................................................................................................. 8

2

Inleiding Sinds de invoering van de Wet Dualisering Gemeentebestuur in 2002 zijn de rollen, taken en posities van de raad en het college gescheiden en beschikken beide organen over een eigen ambtelijke organisatie ter ondersteuning. De griffie is hierin de ambtelijke organisatie van de raad. In artikel 107a van genoemde wet is een brede opdracht verstrekt aan zowel de griffier als de raad: 1. De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde. 2. De raad stelt in een instructie nadere regels over de taak en de bevoegdheden van de griffier. Tijdens de raadvergadering van 31 januari 2023 heeft de gemeenteraad de instructie voor de griffier vastgesteld. Het griffiejaarplan is een uitwerking van de instructie en dit griffiejaarplan zal dieper ingaan op de werkzaamheden van de gehele griffie. Met een griffieplan worden tussen werkgever (de raad) en werknemer (de griffie) afspraken vastgelegd over werkzaamheden, aandachtspunten en ambities, maar ook over uitvoerbaarheid hiervan en de werkbelasting die dit met zich meebrengt. Het griffieplan is een concreet instrument voor de werkgeverscommissie om namens de gehele gemeenteraad te sturen op de werkzaamheden van de griffie. Op die manier ontstaan er duidelijke verwachtingen tussen de raad en de griffie.

Dit griffiejaarplan zal zich focussen op de periode vanaf heden tot het zomerreces van 2024. De nadruk van de griffie ligt op het verwerken van de achterstallige klussen en om de basis op orde te brengen. In september 2023 zal dit plan door de griffier met de werkgeverscommissie worden geëvalueerd om mogelijke aanpassingen en verdere stappen te bespreken. Hierbij is het belangrijk op te merken dat de politieke omgeving waarin de griffie werkt gevolgen heeft voor haar werkzaamheden. Dit betekent dat er regelmatig onverwachte zaken zijn die extra werk vragen van de griffie. De griffie zal bij sommige gevallen moeten inspelen op de actualiteit en kan dan tijdelijk andere werkzaamheden niet uitvoeren. De prioritering blijft wel bij de basistaken en de taken die een wettelijke grondslag hebben. Hierom is het van belang dat de raad de verwachting van de griffie scherp heeft en de griffie niet wordt overbelast. Dit document is niet alleen voor de raad geschreven, ook voor het college, de ambtelijke organisatie, inwoners, instellingen en pers. Het is voor ieder die met de gemeenteraad te maken heeft van belang bekend te zijn met de werkzaamheden van de griffie en korte communicatielijnen te hebben.

3

Werkzaamheden en ontwikkeling van de griffie De griffie De raadsgriffie ondersteunt en adviseert de gemeenteraad in al zijn taken. Ze geeft gevraagd en ongevraagd advies en organiseert ambtelijke bijstand, levert logistieke ondersteuning in het besluitvormingsproces en verzorgt de communicatie vanuit de gemeenteraad. Ook ontwikkelt en bewaakt de griffie de processen voor besluitvorming door de raad. De griffie werkt onafhankelijk van de ambtelijke organisatie en is schakel tussen de gemeenteraad, het college en de organisatie. Daarnaast is de griffie aanspreekpunt voor inwoners die vragen hebben aan of over de gemeenteraad. De griffie van Wijk bij Duurstede heeft totaal 2,44 fte beschikbaar verdeeld over drie medewerkers. Dit is als volgt ingedeeld: -

Griffier Raadsadviseur/ plv. griffier Griffiemedewerker

Johan Paul de Groot Nynke Sterenberg Eline Kuipers

1,00 fte 1,00 fte 0,44 fte

Verdeling takenpakket De griffie wil kwaliteit leveren en verbeterslagen maken waar dit nodig is. Ieder heeft een eigen takenpakket, al loopt het door het kleine team geregeld door elkaar. De griffier geeft leiding aan het griffieteam, maakt deel uit van de driehoek, ondersteunt de voorzitter van de raad tijdens de raadsvergadering, geeft (strategisch) advies aan de raadsleden en steunfractieleden, fungeert als secretaris van de auditcommissie, bewaakt de budgetten en is het aanspreekpunt voor lokale en regionale samenwerkingsverbanden. De raadsadviseur houdt toezicht op het bestuurlijke besluitvormingsproces en bewaakt de kwaliteit hiervan. De raadsadviseur kan (strategisch) adviseren over de inzet van raadsinstrumenten, stelt samen met de werkgroep en de griffier de verordeningen samen en kan fungeren als secretaris van de rekenkamer en de auditcommissie. Ook de afhandeling van de fractievergoedingen wordt door de raadsadviseur georganiseerd. De griffiemedewerker houdt het raadsinformatiesysteem en het archief bij, ondersteunt de griffie bij het voorbereiden van de vergaderingen en verzorgt de ingekomen stukken. Ook verleent de griffiemedewerker secretariële en administratieve ondersteuning en onderhoudt de griffiemedewerker contacten met de gespreksleiders, de bodes en de facilitaire ondersteuning.

Ontwikkeling Griffie Met het aantreden van de griffier op 1 september 2022, de raadsadviseur/ plv. griffier op 1 oktober 2022 en de griffiemedewerker op 1 november 2022 is het team nog maar net op volle sterkte. Het is belangrijk om in deze fase te werken aan het team, de rollen en taken helder te verdelen, de verwachtingen goed op elkaar af te stemmen en ontwikkelkansen te benoemen. In het voorjaar van 2023 gaat de griffier in samenwerking met de vaste senior HR-adviseur hiervoor een programma in elkaar zetten. In het wekelijkse werkoverleg op dinsdagmiddag worden alle lopende zaken behandeld zoals de ingekomen mails, ingediende vragen, aangemelde insprekers, de stand van zaken omtrent raadsstukken, de bestuurlijke planning en de afhandeling van raadsinstrumenten. Ook worden hier 4

zaken als de bezetting van de griffie tijdens de verschillende avonden van de raad geregeld. Naast dit wekelijkse werkoverleg heeft de griffie maandelijks een teamoverleg, waarin op een wat hoger abstractieniveau wordt gereflecteerd op de zaken die goed gingen, de zaken die minder goed gaan en welke (strategische) verbeterpunten we kunnen benoemen. Tenslotte is er een maandelijks gesprek tussen griffier en de beide medewerkers apart om wat dieper te kijken hoe het gaat en wat er nodig is om goed en met plezier te kunnen functioneren en te kunnen blijven functioneren. Tijdens deze overleggen staan onder meer de volgende onderwerpen op de agenda: -

Duurzame inzetbaarheid Draagkracht/ draaglast Kennisgerichte trainingen Talentontwikkeling

Als lerende griffie willen we naast de dagelijkse gang van zaken ook kijken hoe we ons verder kunnen bekwamen in ons vak met het volgen van vak-gerelateerde opleidingen die van belang (en soms zelfs noodzakelijk) zijn voor ons werk. Zo brengt bijvoorbeeld de AVG wetgeving een aantal consequenties met zich mee als het gaat om het vermelden van de namen van insprekers, het uitzenden van beeldmateriaal en het publiceren van ingekomen stukken. Het verdiepen in waar we ons als griffie aan te houden hebben is in dit verband noodzakelijk. Waar mogelijk sluit de griffie ook aan bij trainingen die door de ambtelijke organisatie worden aangeboden, zoals een training in allerlei vormen van participatie, zodat de griffie ook beter in staat wordt gesteld om de raad in het kader van IBOB te adviseren en te faciliteren. Bij het op orde brengen van de basis hoort ook investeren in het griffieteam zodat het team zich zowel persoonlijk als in teamverband kan ontwikkelen, beter toegerust wordt tot de taken die op de griffie afkomen en daarmee duurzame inzetbaarheid zo stevig mogelijk gewaarborgd wordt.

5

Griffietaken periode 2023 – sept. 2024 De griffie heeft per november 2022 een complete bezetting. Sinds die tijd is er veel achterstallig werk opgepakt. Het doel vanaf het begin is om de basis op orde te brengen en het opbouwen van het nieuwe griffieteam. Daar is inmiddels bij gekomen om up-to-date te blijven met de actualiteiten, voornamelijk deze bij wet verplicht.

Gerealiseerd Het griffieteam heeft de volgende grotere taken vervult sinds september 2022, toen de griffier in dienst is getreden. - Bestuurlijke planning in samenwerking met de organisatie opgezet - Archivering op Notubiz accuraat tot 2018 - Verordeningen geactualiseerd en de ontbrekende noodzakelijke verordeningen opgesteld - Financiën gemeenteraad inzichtelijk gemaakt - Financiën van de griffie structureel op orde gebracht - Begrotingsbehandeling vernieuwd - Communicatie naar buiten en binnen de organisatie opgezet - Heidag IBOB georganiseerd - Ingekomen stukkenlijst verbeterd en geïmplementeerd in raadsbesluit - Lijst aangenomen moties en toezeggingen geïmplementeerd in raadsbesluit

Aankomende klussen Er liggen een aantal grote klussen in het verschiet bij de griffie van Wijk bij Duurstede. Deze zijn noodzakelijk om de basis op orde te brengen en in te spelen op actuele ontwikkelingen binnen wet en regelgeving. Het streven van de griffie is om de onderstaande klussen uit te voeren in de aankomende periode tot september 2024. Zoals in de inleiding omschreven is dit afhankelijk van verscheidende factoren. Er zal een start worden gemaakt aan de onderstaande klussen en in het zomerreces in 2023 zal er geëvalueerd worden over de voortgang met de werkgeverscommissie, om eventuele bijstellingen door te voeren. De eerste drie klussen zijn gerangschikt op urgentie, mede vanwege de wettelijke verplichtingen.

Klankbordgesprekken Burgemeester Conform de Circulaire benoeming, herbenoeming en klankbordgesprekken burgemeester zal er een klankbordgesprek moeten plaatsvinden in het eerste, derde en vijfde jaar na de burgemeestersbenoeming. Dit zijn gesprekken over het wederzijds functioneren van zowel de burgemeester, als de gemeenteraad. Dit gesprek had moeten plaatsvinden in het laatste kwartaal van 2022. Het is aan de griffier om dit proces op te starten, de gesprekken te organiseren, de kwaliteit te bewaken, de correspondentie met o.a. de commissaris van de koning te regelen en de verslaglegging te verzorgen. De raad heeft de verordening op de vertrouwenscommissie januari jl. vastgesteld.

Raadsinformatiesysteem aanbesteding Het contract van het raadsinformatiesysteem, Notubiz, dat in 2009 is aangeschaft is meerdere keren verlengd. Er heeft echter geen aanbesteding plaatsgevonden, waarmee de (eigen) aanbestedingsregels niet zijn nagekomen. Het RIS zal via de Europese aanbesteding aanbesteed moeten worden. Er wordt een samenwerking gezocht met gemeente Utrechtse Heuvelrug en de Bilt samen met de RID. Eerst zal er een Plan van Aanpak moeten worden opgesteld, waarna in een Programma van Eisen wordt vastgesteld waaraan een raadsinformatiesysteem moet voldoen om in aanmerking te komen voor gunning. Dit is een omvangrijke taak, die veel van de griffie gaat vergen. 6

Rekenkamer opstarten Met de nieuwe Gemeentewet is het gemeenten verplicht een rekenkamer te hebben. Wijk bij Duurstede voldoet momenteel niet aan deze vereiste. Het is noodzakelijk om voor de deadline van de overgangsfase van de inwerkingtreding van de wet, begin 2024, een rekenkamer in te stellen. Hier ligt een grote klus voor de griffie. De raad moet een keuze maken over de invulling van de rekenkamer, er moet een nieuwe verordening komen met een profielschets, het proces rondom werving en selectie zal gestart worden waarna de leden van de rekenkamer worden benoemd, zodat de kennismakingsgesprekken van start kunnen gaan en de leden ingewerkt kunnen worden. Daarbij zal de griffie de rekenkamer structureel ondersteunen als secretaris.

Raadsrapporteurs De gemeenteraad heeft aangegeven voorbereidends te zijn om te gaan werken met raadsrapporteurs bij gemeenschappelijke regelingen. Inmiddels zijn er drie raadsrapporteurs benoemd voor de GR-RDWI. De taken en bevoegdheden zijn niet gedefinieerd, om de positie van de (aankomende) raadsrapporteurs te bewerkstelligen zal dit gaandeweg vastgesteld moeten worden. Hiervoor kunnen ook gangbare methoden, zoals de Duisenberg-methode, gehanteerd worden. De raad zal hierin een keuze moeten maken, waarna een training aan de raadsrapporteurs noodzakelijk is. Daarbij zal de griffie de benoemde raadsrapporteurs structureel ondersteunen.

Training politieke instrumenten raads- en steunfractieleden Het inwerkprogramma van de raad is bijna een jaar geleden, daarna zijn er vanuit de griffie geen trainingen meer gefaciliteerd. De griffie denkt dat er een verbeterslag te maken valt bij het gebruik van de raadsinstrumenten en is voornemens een training te organiseren voor de raadsleden en steunfractieleden om het kennispeil te verhogen. De steunfractieleden worden hier ook in meegenomen, zij konden niet deelnemen aan het inwerkprogramma van de raad. Daarbij, door het wijzigingen van het Reglement van Orde, zijn er een aantal nieuwe steunfractieleden benoemd.

Training en faciliteren gespreksleiders Tijdens de raadsvergadering van 20 september 2022 en 21 maart 2023 zijn de huidige gespreksleiders benoemd. Zij hebben nog geen training gehad over het leiden van het gesprek tijdens een themabijeenkomst en het voorzitten van een voorbespreking. Het is van belang dat zij goed geïnstrueerd zijn om de vergadering in goede banen te leiden om het doel van de avond te bereiken. Daarom zal de griffie een training organiseren voor de gespreksleiders en ze blijven begeleiden bij hun rol. Om daarmee een begin te maken zijn alle gespreksleiders uitgenodigd voor een bijeenkomst waarin de verschillende aspecten van de rol van gespreksleider de revue passeren. Ook willen we zoveel mogelijk aansluiten bij ieders kernkwaliteiten met de keuze voor toewijzing van een voorbespreking of een themasessie.

Heidag integriteit en gedragscodes De raad heeft de opdracht aan de griffier en de burgemeester gegeven om een heidag over integriteit en gedragscodes te organiseren. Door afmeldingen is de originele datum in maart 2023 niet doorgegaan. Het is aan de griffier om de datum, locatie, gespreksleider te regelen samen met een aantal adviseurs, onder andere van het kabinet van de Commissaris van de Koning en het ministerie van Binnenlandse Zaken. Daarnaast moet er overleg plaatsvinden met de gespreksleider en verschillende adviseurs om het dagdeel voor te bereiden.

7

Heidag raadsprogramma De raad heeft de griffie de opdracht gegeven om een heidag te organiseren om het raadsprogramma te evalueren met de informateur. Hiertoe zal een datum, locatie, gespreksleider en de nodige facilitaire zaken geregeld moeten worden.

Verordeningen afronden Zoals genoemd in de paragraaf ‘gerealiseerd’ heeft de griffie al een aantal verordeningen samen met de werkgroep verordeningen voorbereid. Er zullen nog een aantal geschreven moeten worden. Dit zijn onder meer de verordening ambtelijke bijstand en fractieondersteuning, de verordening op de rekenkamer en een mogelijke verordening op de raadsrapporteurs. Daarnaast is bij elke verordening besloten deze na 1 jaar te evalueren, dit zal ook betekenis hebben voor de werkdruk van de griffie.

Ten slotte Met 2,44 fte op de griffie ligt er een ambitieus takenpakket. Daarbij spelen meerdere externe factoren een rol die een substantiële invloed kunnen hebben op de werkdruk op de griffie. De meest invloedrijke factor is de vraag in hoeverre de Europese aanbesteding van het raadsinformatiesysteem samen met andere gemeenten en de RID opgepakt kunnen worden. Ook zijn interne factoren, zoals de belasting vanuit de raad op de griffie en de omvang van het klankbordgesprek met de burgemeester van betekenis voor de werkdruk. De Werkgeverscommissie heeft hier nadrukkelijk oog en oor voor. Tussen de Werkgeverscommissie en de griffier is afgesproken dat in het zomerreces een evaluatie plaats zal vinden, waarin gekeken wordt hoever het is met het uitrollen van de ambities, maar ook met de belastbaarheid van de griffie en of de huidige formatie toereikend is om de ambities waar te kunnen maken.

8