Getekend raadsbesluit RAZU jaarrekening 2023, begroting 2025-2028

Raadsvergadering 4 juni, ) . mrTmn l • Wijk bij Duurstede Voorstel aan de Raad

behandeld door: Wybe Janssen toestelnummer: zaaknummer : 726214 e-mailadres : W.Janssen@wijkbijduurstede.nl

Onderwerp: RAZU Jaarrekening 2023, Begrotingswijziging 2024, Begroting 2025-2028 Onderdeel programmabegroting Bedrijfsvoering en Financiën Portefeuillehouder: Jan Kuiper, wethouder Concept beslispunten 1. De voorgestelde zienswijzen kenbaar te maken op de 'ontwerp- jaarrekening 2023 (vooralsnog zonder controleverklaring), ontwerp-begrotingswijziging 2024 en ontwerpbegroting 2025-2028 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)' aan het Bestuur van het RAZU. Samenvatting Het bestuur van het RAZU heeft de ontwerp jaarstukken 2023 (vooralsnog zonder controleverklaring) naar de gemeenteraad gestuurd. Ook is er een ontwerp begrotingswijziging 2024 verstuurd en een ontwerp begroting 2025-2028. De gemeenteraad wordt in de gelegenheid gesteld om voor de jaarstukken 2023 een zienswijze in te dienen en uiterlijk 5 juni 2024 terug te koppelen aan het RAZU en uiterlijk 1 juli voor de begrotingswijziging en begroting. De zienswijzen worden gezamenlijk in één brief verstuurd. De (concept) jaarstukken 2023 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) laten een positief resultaat over 2023 zien. Het merendeel (€ 90.000) wordt uitgekeerd aan de deelnemers. Het restant (€ 62.197) wordt gebruikt om een drietal bestemmingsreserves van het RAZU aan te vullen. De begroting 2024 is met dit bedrag aangepast.

De accountant heeft nog geen controleverklaring afgegeven omdat de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten) en de BADO (Besluit accountantscontrole decentrale overheden) nog niet zijn aangepast naar aanleiding van de nieuwe wetgeving met betrekking tot de rechtmatigheid. De accountant van het RAZU heeft begin april aangegeven nog geen materiële verschillen te hebben geconstateerd. In de voorgestelde zienswijzen geeft de gemeenteraad aan de voorgestelde verhoging van de

deelnemersbijdrage niet op te kunnen vangen in de begroting en vraagt de gemeenteraad het RAZU om voor een goedkeurende controleverklaring van hun accountant te zorgen. De controleverklaring is er nu nog niet, aangezien wetgevingstraject rondom de rechtmatigheidsverantwoording nog steeds niet is afgerond, waardoor het BBV en het BADO nog niet zijn aangepast voor de rechtmatigheidsverantwoording. Ook wordt in de zienswijze de zorgelijke financiële situatie van de gemeente benadrukt en dat de kostenverhogingen niet in de begroting van de gemeente kunnen worden opgenomen. lnmiddels (per 12 april) is er vanuit de beroepsorganisatie van accountants (NBA) een audit alert (accountants zienswijze) gepubliceerd over de rechtmatigheidsverantwoording. Hierin worden nadere richtlijnen gegeven over hoe om te gaan met de rechtmatigheidsverantwoording. De controle van de jaarrekening van de verbonden partijen kan hiermee worden afgerond. Naar aanleiding van deze richtlijnen zijn de betreffende verbonden partijen gevraagd de (goedkeurende) controle verklaring voor de jaarrekening 2023 van de accountant voor eind mei 2024 aanleveren. In de zienswijze wordt de verbonden partijen gevraagd de (goedkeurende) accountantsverklaring voor getrouwheid voor de (concept) jaarstukken 2023 zo snel mogelijk aan te leveren.

De gemeente Wijk bij Duurstede heeft deze accountantsverklaring ook nodig voor het controledossier van haar accountant. Jaarstukken 2023 Het RAZU sluit het jaar met een positief saldo af. De jaarstukken 2023 tonen een positief resultaat voor bestemming. Het positieve saldo komt voornamelijk vanuit twee oorzaken: - Lagere salariskosten dan begroot, onder andere door vrijgevallen vacatureruimte die in 2023 niet werd vervuld; - Lagere servicekosten dan begroot. Het RAZU stelt voor om de deelnemersbijdrage 2023 te verlagen met totaal € 90.000. Dit betekent voor de gemeente Wijk bij Duurstede dat de deelnemersbijdrage over 2023 verlaagd wordt met € 10.185. Bovendien stelt het RAZU voor het resultaat van € 62.197 als volgt toe te voegen aan de bestemmingsreserves van het RAZU: - € 37.000 aan de bestemmingsreserve personeel conform de afspraken rondom de werkzaamheden voor de gemeente Vijfileerenlanden. - € 17.500 aan de bestemmingsreserve e-depot ten behoeve van de inrichting van het edepot, specifiek voor inhuur van implementatie ondersteuning - € 7.697 aan de bestemmingsreserve digitalisering ten behoeve van grootschalige digitalisering. Eerste begrotingswijziging 2024 De totale kosten van het RAZU stijgen in de eerste begrotingswijziging 2024 met € 5.985. Dit komt door een tweetal zaken: - Grotendeels door salariskosten conform de herziene CAO 2024.

- Verhoogde huurlasten vanwege de huur van extra kantoorruimtes en een extern magazijn. Er zijn geen beleidsmatige ontwikkelingen opgenomen in de begrotingswijziging. De totale bijdrage van de gemeente Wijk bij Duurstede voor het jaar 2024 wordt voorzien op €

165.256 ten opzichte van de eerder begrootte € 164.610 uit de begroting 2024. Een minimale verhoging. Begroting 2025-2028 De belangrijkste wijzigingen van de begroting 2025-2028 ten opzichte van de kadernota van afgelopen november zijn een aanpassing van de salariskosten, vanwege de op 14 december 2023 vastgestelde CAO en lichtelijk hogere huurkosten. De begroting bevat geen beleidsmatige ontwikkelingen. Ten opzichte van de kadernota stijgt de algehele begroting van het RAZU met € 67.156. Dit bedrag is grotendeels bestemd voor de salariskosten omtrent de herziene CAO 2024 en daarnaast huurkosten van twee extra kantoorruimtes en een extern magazijn. De totale bijdrage van de gemeente Wijk bij Duurstede voor het jaar 2025 wordt voorzien op € 184.674 ten opzichte van de eerder begrootte € 177.065 uit de kadernota 2025. Beoogd effect/doel

De raad te informeren over de ontwerp-jaarrekening 2022, ontwerpbegrotingswijziging 2023 en ontwerpbegroting 2024-2027 van het RAZU en de raad de zienswijze vast te laten stellen. Voortraject en achtergronden

De zienswijzen zijn gebaseerd op de volgende uitgangspunten en argumenten. 1.1 laarstukken 2023: De voorgestekle bestemming van het resultaat is positief voor de gemeente Conform de eigen gemeenschappelijke regeling stelt het RAZU bij dit positieve resultaat voor om de deelnemersbijdrage te verlagen. Hierdoor krijgt de gemeente Wijk bij Duurstede € 10.185 terug. De storting van € 37.000 in de bestemmingsreserve personeel komt overeen met de afspraken die gemaakt zijn door de deelnemers van het RAZU bij het aangaan van de overeenkomst met de gemeente Vijfheerenlanden. Omdat deze gemeente voor het wegwerken van archiefachterstanden gebruik maakt van vaste krachten van het RAZU, worden de inkomsten van deze werkzaamheden door het RAZU gebruikt voor inhuur op het beheer en de ontsluiting van de archieven van alle deelnemers. Zo hebben de gemeenten 'geen last' van deze werkzaamheden. De storting van € 17.500 in de bestemmingsreserve e-depot is bedoeld om incidentele kosten voor met name het voorbereiden en implementeren van een e-depotvoorziening te dekken, waarvan de daadwerkelijke inrichting in 2023 van start is gegaan. De storting van € 7.697 in de bestemmingsreserve digitalisering is bedoeld om extra kosten aan personeel en materiaal voor de uitvoering van het digitaliseringsbeleid te dekken.

Het digitaliseren van stukken is onderdeel van de kerntaak van het RAZU om archief duurzaam toegankelijk te houden en kwetsbare stukken te beschermen. 1.2 Begrotingswijziging 2024 en Begroting 2025-2028: Hogere lonen door herziene CAO 2024 De hogere lonen in lijn met de CAO 2024 waren nog niet bekend bij het schrijven van de ontwerpKadernota 2025. Daarom zijn deze nu meegenomen in de begrotingswijziging 2024 en begroting 2025-2028. Dit vormt de grootste kostenwijziging. Daar komt bij dat in 2025 de hoogste traptrede is bereikt van de getrapte verhoging van salariskosten, conform het bestuursbesluit van 2022.

Vervolgprocedure / Communicatieparagraaf De zienswijze van de raad over de ontwerp-jaarrekening 2023 moet uiterlijk 5 juni 2023 schriftelijk ter attentie van het Bestuur van de RAZU worden ingediend. De zienswijzen voor de ontwerpbegrotingswijziging 2023 en ontwerpbegroting 2024-2027 van het RAZU moeten uiterlijk 1 juli 2023 schriftelijk ter attentie van het Bestuur van de RAZU worden ingediend. Financiën Kosten of opbrengsten (in €) 2024: € 10.185 +/+ teruggave 2023 2024: € 664 -/2025: € 13.215 -/-

Dekking kosten (in €)

Dekking vastgelegd in

Nvt Nvt (min. verhoging + teruggave 2023) Geen dekking (hogere huur ten gunste van WbD)

nvt

Jaarstukken 2023 Voor de gemeente Wijk bij Duurstede betekent dit dat de deelnemersbijdrage 2023 met € 10.185 wordt verlaagd: € 141.107 - Begrote deelnemersbijdrage 2023: Deelnemersbijdrage 2023 voorstel n.a.v. jaarstukken € 130.923 - Terug te ontvangen € 10.185 BeArotinAswiiziginA 2024 De totale deelnemersbijdrage 2024 van het RAZU neemt toe met € 5.985 (van € 1.458.574 tot € 1.464.559). Voor de gemeente Wijk bij Duurstede betekent dit: - Deelnemersbijdrage o.b.v. Begroting 2024 € 164.610 € 664 - Verhoging deelnemersbijdrage 2024 - Gewijzigde deelnemersbijdrage 2024 € 165.256 De lasten van alle deelnemers (en daardoor de totale deelnemersbijdrage) stijgen met name door: - Stijging van de personeelslasten van bijna met € 5.500 als gevolg van de nieuwe CAO ingaande 1 januari 2024 en een tweede salarisstijging per 1oktober 2024. Verder zijn er extra kosten die worden gedekt door onttrekking aan de reserves. Begroting 2025-2028 De ontwerpbegroting is opgesteld in lijn met de Kadernota 2025 en de ontvangen (concept) zienswijzen bij de ontwerp Kadernota 2025. De enige wijzigingen ten opzichte van de Kadernota 2025 zijn de beperkte uitbreiding van de kantoorruimtes van het RAZU, waarover in de Kadernota 2025 al melding werd gedaan.

De totale deelnemersbijdrage 2025 stijgt van € 1.570.383 (kadernota 2025) naar € 1.638.883 (begroting 2025), dus met € 68.500 Voor de gemeente Wijk bij Duurstede: Deelnemersbijdrage o.b.v. Kadernota 2025: € 177.065 Wijziging o.b.v. Begroting 2025-2028 € 7.609 € 184.674 Deelnemersbijdrage 2025 De deelnemersbijdrage 2025 stijgt van € 164.610 (deelnemersbijdrage 2024 primair) met € 20.064 naar € 184.674. Dit is een stijging van 12,19%. (loonindexatie 8,5%, prijscompensatie 2,7% (zie blz 10) en huurstijging). Deelnemersbijdrage Gemeente Wijk bij Duurstede: Begroting RAZU Begroot WbD budget RAZU Verschil

2025 2026 2027 2028

€ 184.674 € 185.806 € 186.938 € 188.070

€ 171.459,00 € 172.592,00 € 173.724,00 € 173.724,00

€ -13.215 € -13.214 € -13.214 € -14.346

Bijlagen 1 RAZU stukken brief accountant 2024 2 RAZU stukken brief ontwerp jaarstukken 2023 3 RAZU stukken brief ontwerp begrotingen 2024 en 2025-2028 4 RAZU stukken ontwerp jaarstukken 2023 5 RAZU stukken ontwerp begrotingswijziging 2024 6 RAZU stukken ontwerp begroting 2025-2028 Brief zienswijzen RAZU jaarstukken 2023 begrotingswijziging 2024 en begroting 2025-2028 Burgemeester en wethouders van Wijk bij Duurstede,

Nico van den Bergh Gemeentesecretaris

Iris Meerts Burgemeester

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Wijk bij Duurstede; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. , nr. 726214

gelet op Archiefwet 1995 besluit: 1. De voorgestelde zienswijzen kenbaar te maken op de 'ontwerp- jaarrekening 2023, ontwerpbegrotingswijziging 2024 en ontwerpbegroting 2025-2028 van het RAZU' aan het Bestuur van het RAZU.

Aldus vastgesteld in de openbare vergadering van

De raad voornoemd,

1,,, ct er, J.P. de Groot

voorzitteT I.P. Meerts