Document · PDF

Bijlage 2 Kadernota 2024 RID

Raadsvergadering 21 maart 2023, gemeente Wijk bij DuurstedeBij agendapunt: Zienswijze op vastgestelde kadernota RID als input voor begroting3.258 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

Kadernota 2024-2027

Inhoud 1.

Inleiding ........................................................................................................................................................... 3

Beleidskader ..................................................................................................................................................... 4

Financieel kader ................................................................................................................................................ 6

Financieel effect RID-deelnemers ....................................................................................................................... 7

Vaststellingsbesluit ......................................................................................................................................... 10

Bijlage: Herijking verdeelsystematiek ........................................................................................................................ 11

Inleiding

De afgelopen jaren hebben wij de uitwerking van de kadernota gebaseerd op de vastgestelde koers (2018) die in de kadernota 2019-2022 is vertaald. Na deze periode moet een nieuwe visie ontwikkeld worden. Door de RID is daarom, in samenspraak met de deelnemers, medio 2022 een propositie opgesteld waarin helder in beeld is gebracht welke grote opgaven er voor de deelnemers liggen, onder meer op het terrein van informatievoorziening. In de propositie is een mogelijke ontwikkelrichting van de RID geschetst door aan te geven welke rol de RID kan spelen in deze opgaven. Daarnaast wordt, door het vertalen van de collectieve visie op informatievoorziening (IV), door de 7 deelnemers gewerkt aan het formuleren van de gezamenlijke vraag. Op basis daarvan kan een (nieuwe) koers voor de RID worden opgesteld. Het nieuwe beleid dat daaruit volgt, kan vervolgens worden vertaald in financiële ontwikkelingen en bijbehorende investeringen. Het vrijvallen van de afschrijvingen in 2025 (op de 2 datacenters) vormt bovendien een financieel natuurlijk moment om in kaart te brengen waar de komende jaren op geïnvesteerd moet gaan worden. Wij verwachten in de kadernota 2025-2028 rekening te kunnen houden met de ontwikkelrichting die voortkomt uit de nieuwe propositie die door het algemeen bestuur is vastgesteld.

Een vereiste hierbij is dat de RID blijvend innovatief kan zijn, anders dan weer te investeren in hetzelfde voor de komende 5 jaar. De kadernota 2024-2027 geeft het kader mee voor de begroting 2024-2027. Daarmee is de kadernota een voorloper op de begroting. De kadernota schetst de financiële ontwikkelingen in relatie tot de toekomstige ontwikkelingen die al wel in beeld zijn.

Proces Kadernota

Begroting

Begrotings wijzigingen (bestuurs rapportage)

Jaarstukken

De RID-deelnemers krijgen hiermee de gelegenheid om hun zienswijze over de algemene, financiële en beleidsmatige kaders naar voren te brengen. De RID betrekt de zienswijzen bij het opstellen van de programmabegroting van 2024. Voordat het bestuur de programmabegroting 2024 definitief vaststelt, biedt de RID ook deze voor zienswijzen aan. Op deze manier hebben de RID-deelnemers twee gelegenheden om invloed uit te oefenen op de programmabegroting van de RID.

Opbouw kadernota In de kadernota ligt de nadruk op de ontwikkelingen die effect hebben op de hoogte van de bijdrage. Er is onderscheid tussen de beleidsontwikkelingen die eventueel effect hebben op de bijdrage in 2024 (hoofdstuk 2), de technische toepassing van het financiële kader (hoofdstuk 3). Hoofdstuk 4 geeft de effecten uit hoofdstuk 2 en 3 weer op de bijdrage voor de RID-deelnemers.

Hoofdstuk 2: Beleidsontwikkeling

Hoofdstuk 3: Financieel kader

Hoofdstuk 4: Financieel effect voor deelnemers

Beleidskader

In 2017 hebben de deelnemers geconcludeerd dat de RID-Utrecht de strategische oprichtingsdoelstellingen heeft behaald. In 2018 hebben de deelnemers in samenspraak met het bestuur afgesproken dat de RID zich gaat ontwikkelen naar een servicepartner op het gebied van ICT en informatievoorziening. Deze richting is in 2019 nader uitgewerkt in het bestuurlijk document ‘strategisch kader 2019 -2022’. Met het jaar 2022 zou daarmee het laatste jaar aangebroken zijn, ware het niet dat Covid-19 gezorgd heeft voor een jaar vertraging, en daarmee tot aanpassing van de plannen heeft geleid. In de eerdergenoemde propositie staat de volgende stap in de ontwikkelrichting naar servicepartner omschreven.

Bundeling van opdrachtgeverschap Bij de ontwikkeling naar servicepartner houden we rekening met de invulling en vorming van de governance in de verhoudingen eigenaar GR, opdrachtgever en opdrachtnemer. Dit wordt organisatorisch ingevuld vanuit de Gemeenschappelijke Regeling die aan de RID ten grondslag ligt. Hierin is het eigenaarschap van de RID belegd bij het Algemeen Bestuur en afgeleid daarvan het Dagelijks Bestuur. Wat in de nieuwe, op te stellen koers onverkort van kracht blijft, is het vereiste om als professioneel opdrachtgevers vanuit het collectief te handelen om middelen, mensen en materiaal efficiënt in te zetten. Omdat dit professioneel opdrachtgeverschap omarmd wordt door alle RID-deelnemers, is ingestemd met ontwikkeling van bundeling van de krachten als opdrachtgevers. In gezamenlijkheid wordt daarom verder gewerkt aan de IV-strategie en het IV-beleid, met inbreng van alle betrokken deelnemers vanuit het perspectief van de eigen, naar gelijksoortige bedrijfsvoering. Dit gebeurt vanuit het GDO (Gemeenschappelijk Directeurenoverleg voor strategische vraagstukken) en het SOO (Strategisch opdrachtgeversoverleg). De RID is als GR ingericht om te werken voor een collectief van organisaties met een samenhangende en generieke behoefte op het gebied van de ICT.

Op deze manier wordt toegewerkt naar de gewenste ontwikkeling om vanuit de business behoeften zoveel mogelijk de collectieve vraag te realiseren (1 x voor 7) in plaats van 7 keer voor iedere betrokken partij afzonderlijk. Vanuit een collectieve benadering wordt zodoende invulling gegeven aan Isamenwerking waarmee bijvoorbeeld harmonisatie van de applicatieomgeving te bereiken is. Een mooie ontwikkeling de goede kant op.

Informatieveiligheid Informatieveiligheid is steeds belangrijker binnen de (lokale) overheid en de lat wordt op dit gebied dan ook hoger gelegd. Vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid werken de deelnemers en de RID hier onder andere aan vanuit een gezamenlijk regionaal Information Security Team (IST). Sinds 2020 werken we toe naar de baseline informatiebeveiliging overheid (BIO1). De BIO is het verplichte normenkader voor informatieveiligheid en voorziet dat iedereen werkt conform dezelfde ambities en veiligheidsstandaarden. Door het informatiebeveiligingsbeleid van de RID te baseren op de BIO is de aansluiting op de inrichting van de BIO binnen de deelnemers, voor het RID-deel, in principe gerealiseerd. Dit neemt niet weg dat de verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid bij de deelnemende organisaties blijft. Mede ook gezien het feit dat steeds meer mensen vanuit huis op privé-apparaten werken.

Investeren in veiligheid De afgelopen jaren is door de RID al fors geïnvesteerd in digitale weerbaarheid. Er zijn niet alleen grote stappen gezet op het gebied van informatieveiligheidsbeleid, disaster recovery en backup-restore, maar ook op het beveiligen van mobiele werkplekken en het implementeren van netwerksegmentatie. Door dit laatste wordt de netwerkomgeving opgedeeld in onderdelen, Hierdoor is het voor hackers en ransomware moeilijker om de gehele infrastructuur te hacken.

Investeren voor noodzakelijke inhaalslag Vanuit informatiebeveiligingsoogpunt wordt de BIO gezien als een basislijn; dus pas wanneer zowel de RID als de deelnemers álles doen wat de BIO voorschrijft op het gebied van proces, mens en techniek hebben we als collectief bereikt wat we minimaal moeten doen op het gebied van informatiebeveiliging. Gezien de toename van digitale mogelijkheden, maar ook hacks en ransomware en daarmee de risico’s op kwetsbaarheden, heeft de RID bij vaststelling van de begroting 2023 ruimte gekregen om te investeren om de informatiebeveiliging bij de RID op het vereiste basispeil van de BIO te brengen. 1 https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/project/baseline-informatiebeveiliging-overheid/

Met deze investeringen kan de RID de noodzakelijke stappen zetten in het verder beveiligen van de ICTomgeving die ondersteunend is aan de bedrijfsvoering. Daarnaast wordt ook vanuit de deelnemende organisaties nog geïnvesteerd op informatiebeveiliging. Toekomstige (human) (pen)testen en toetsen bij de RID en de deelnemers moeten vaststellen of met de opzet, het bestaan en de werking van maatregelen de basis op orde is gebracht en de BIO daadwerkelijk wordt bereikt. Blijvende bestuurlijke aandacht nodig De RID voldoet aan de wettelijke normen en heeft een kwaliteitsslag gemaakt op strategisch en tactisch niveau. Informatieveiligheid wordt echter nooit afgerond maar is een continu proces. Ervaringen in de praktijk met bepalende, externe factoren hebben dat wederom duidelijk gemaakt. Voorbeelden die nog vers in het geheugen liggen zijn de Log4j-crisis, het hacken van de gemeente Hof van Twente en het Exchange lek. En ook de informatiebeveiligingsdienst (IBD) gaf zeer recent een helder signaal af in het “dreigingsbeeld informatiebeveiliging Nederlandse gemeenten”. Blijvende (bestuurlijke) aandacht voor informatiebeveiliging is noodzakelijk om een veilige, digitale omgeving voor de dienstverlening aan burgers en ondernemers te kunnen faciliteren.

Gebruikerservaringen Onze ICT ontzorgt ruim 2.100 medewerkers die daardoor voor ruim 200.000 inwoners hun taken efficiënt en effectief kunnen uitvoeren. Wij zorgen dat alle medewerkers anyplace –anywhere –anytime en anydevice veilig kunnen werken. We hebben onze nieuwe digitale werkplek uitgerold, die de gebruikers meerwaarde biedt door een betere gebruikerservaring, door hogere snelheid en een betere integratie met mobiel werken met MS365. Op dit moment wordt, samen met de RID-deelnemers, aan een nieuwe visie op de digitale werkruimte van de toekomst. Hierover is meer bekend bij de volgende kadernota (2025).

Het bieden van flexibiliteit, continuïteit en schaalbaarheid De deelnemers en de RID hebben in kaart gebracht waar de IT-infrastructuur in 2021 aan moest voldoen. Deze infrastructuur gaat uit van het principe om flexibiliteit, schaalbaarheid en continuïteit te bieden. Doordat wij een deel van onze infrastructuur verbinden met clouddiensten, ontstaat er voor de deelnemers de mogelijkheid om te groeien en te krimpen. Dit geeft meer mogelijkheden om te betalen naar gebruik in plaats van langdurige verplichtingen aan te gaan. Omdat de RID een technisch up-to-date IT-infrastructuur aanbiedt die voldoet aan de eisen en wensen van de deelnemers is het noodzaak om deze goed te onderhouden. De technische ontwikkelingen gaan immers snel en ook de eisen/ wensen van de gebruikers evolueren gedurende de tijd. Om te zorgen dat de RID blijvend aan de verwachtingen kan voldoen, ontwikkelen we gezamenlijk onze architectuur van diensten en oplossingen op het gebied van ICT en IV door. Dit doen we op basis van de IV-strategie van het collectief van opdrachtgevers. En ook op andere terreinen gaan we een meer flexibele dienstverlening aan onze deelnemers bieden. Dat vertaalt zich in zogenaamde plusdiensten die per deelnemer op basis van gebruik worden doorberekend.

Samen vergroten van de innovatiekracht Hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie samen de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft. Kortgezegd: door (samen met de deelnemers) nieuwe mogelijkheden te onderzoeken en op te pakken, kunnen wij sneller innovaties mogelijk maken. Dit varieert van innovaties voor mobiel werken tot proeftuinen op het gebied van datagedreven werken of business intelligence (BI). Door in een pilot met enkele deelnemers nieuwe innovaties en trends te onderzoeken wordt kennis en kunde opgebouwd. Op deze manier wordt op een kleinschalige wijze bekeken of, en hoe, dit toegevoegde waarde zou kunnen opleveren voor alle deelnemers. Middels onze P&C documenten informeren we onze deelnemers over de inzet van dit innovatiebudget.

Financieel kader

Uitgangspunten Wij hanteren in de kadernota de volgende uitgangspunten: • Een structureel en reëel sluitende begroting; • Structurele lasten zijn gedekt door structurele baten; • De begroting geeft duidelijk inzicht welke baten en lasten incidenteel van aard zijn; • De meerjarenraming is gebaseerd op constante lonen en prijzen; • Inflatiecorrectie op basis van procentuele mutatie van het Bruto Binnenlands Product uit de septembercirculaire van het gemeentefonds van het volgende jaar; • Rente langlopende leningen 0,7%; • Personeelskosten op basis van maximale salarisschalen; • Kostenverdeling op basis van vastgestelde systematiek; de door de deelnemers afgenomen plusdiensten worden, zoals afgesproken, apart in rekening gebracht; • Aantal accounts 2100.

Financieel effect De lasten vanuit de kadernota staan in onderstaande tabel. Tabel 1: effecten kadernota

Bedragen x € 1000

2024

2025

2026

2027

Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen Totaal impact kadernota

258 258

Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen Voor het salarisniveau en de formatie gaan we uit van de huidige CAO-gemeenten en ramen we de lasten op de maximale hoogte van de salarisschalen. De loonkosten indexeren we op basis van de verwachte loonontwikkelingen in 2024. Door het vroege tijdstip van de vaststelling van deze kadernota hebben wij voorlopig de loonindex op 3,3% gezet (op basis van de loonvoet September circulaire van het volgende jaar). Als blijkt dat we dit percentage en daarmee de bedragen moeten bijstellen, vragen we dit met een begrotingswijziging aan. De impact is € 130.000*. De prijsaanpassing volgt de inflatiecorrectie zoals opgenomen in de circulaires van het Gemeentefonds, op basis van berekeningen van het Centraal Plan Bureau. Voor 2024 bedraagt de prijsaanpassing 4,9 % (op basis van de septembercirculaire). De impact is € 128.000* *NB: Op het moment van schrijven van deze kadernota, is er sprake van extreme omstandigheden. De inflatie bestaat uit dubbele cijfers en de arbeidsmarkt is overspannen te noemen. Met een aan zekerheid grenzende waarschijnlijkheid durven we daarom te stellen dat de bovengenoemde percentages naar boven bijgesteld moeten worden. De impact neemt dienovereenkomstig toe.

Toekomstige ontwikkeling De ingegane weg rondom versaasing van de applicaties gaat nog voor grote investeringen zorgen de komende jaren, wat dit financieel betekent voor de RID of voor de RID-deelnemers is op dit moment niet in te schatten. De RID-deelnemers zijn dit momenteel aan het onderzoeken en dit wordt dan ook gekoppeld met de applicatie harmonisatie-slag die ook wordt gemaakt.

4. Financieel effect RIDdeelnemers Financiële positie In deze kadernota nemen we alle relevante financiële ontwikkelingen mee die op dit moment bekend zijn. We starten de kadernota met het ‘saldo begroting 2023-2026’, overgenomen uit de begroting 2022 – 2025. Tabel 2: meerjarenperspectief kadernota 2024

Bedragen x € 1000 Meerjarig perspectief vanuit begroting 2023-2026 Flexibilisering Multifunctionals (ABbesluit 28 november 2022)

2024

2025

2026

2027

8.124

8.068

8.048

-170

Salariscompensatie (kadernota)

130

Inflatiecorrectie (kadernota)

128

8.212

8.156

8.136

8.124

8.068

8.048

-170

258

8.212

8.156

8.136

Saldo Kadernota 2024

Onttrekking bestemmingsreserve

Gerealiseerd resultaat kadernota 2024

Totale lasten Totale dekkingsmiddelen meerjarig perspectief vanuit begroting 2023-2026 Flexibilisering Multifunctionals (ABbesluit 28 november 2022) Kadernota effecten op dekkingsmiddelen Totale dekkingsmiddelen

Flexibilisering multifunctionals (AB besluit 28 november 2022) De aanbesteding en implementatie van multifunctionals (MFP) wordt eind 2022 afgerond. En hoewel de impact hiervan nog niet helemaal bekend is, is inmiddels wel duidelijk geworden dat de kosten lager zijn dan in de begroting is opgenomen. Bovendien is het mogelijk om per RID-deelnemer inzichtelijk te krijgen wat de gebruikskosten zijn. Daarom is in het AB van 28 november 2022 besloten om de kosten voor multifunctionals uit de basisbegroting te halen en de werkelijke kosten door te belasten als plusdienst. De effecten kadernota worden genoemd in hoofdstuk 3 en betreffen de loon- en prijscompensatie. Alle effecten bij elkaar genomen ontstaat het bovenstaande meerjarenperspectief. In tabel 3 staat de opbouw van de nieuwe bijdrage per deelnemer. Hierin is ook een regel opgenomen voor de effecten van de herijking van de verdeelsystematiek. Hierover wordt in de bijlage meer gemeld. In tabel 4 staat de totaalbijdrage per deelnemers. Bovenstaande bedragen zijn allen structurele lasten.

Tabel 3: opbouw nieuwe deelnemersbijdrage per deelnemer

Baarn: Bedragen x € 1.000

2024

2025

2026

2027

Begroting 2023-2026

953

947

945

Flexibilisering MFP’s

- 26

Herijking verdeelsystematiek

Kadernota 2024

Totaal

988

982

980

Bunnik: Bedragen x € 1.000

2024

2025

2026

2027

Begroting 2023-2026

657

653

652

Flexibilisering MFP’s

- 11

Herijking verdeelsystematiek

Kadernota 2024

Totaal

690

686

685

De Bilt: Bedragen x € 1.000

2024

2025

2026

2027

Begroting 2023-2026

1.359

1.348

1.344

Flexibilisering MFP’s

- 32

Herijking verdeelsystematiek

Kadernota 2024

Totaal

1.371

1.360

1.356

Soest: Bedragen x € 1.000

2024

2025

2026

2027

Begroting 2023-2026

1.797

1.785

1.780

Flexibilisering MFP’s

- 30

Herijking verdeelsystematiek

Kadernota 2024

Totaal

1.837

1.825

1.820

RSD: Bedragen x € 1.000

2024

2025

2026

2027

Begroting 2023-2026

858

850

847

Flexibilisering MFP’s

- 19

Herijking verdeelsystematiek

Kadernota 2024

Totaal

877

869

866

Utrechtse Heuvelrug: Bedragen x € 1.000

2024

2025

2026

2027

Begroting 2023-2026

1.680

1.671

1.668

Flexibilisering MFP’s

- 24

Herijking verdeelsystematiek

-81

Kadernota 2024

1.625

1.616

1.613

Totaal

Wijk bij Duurstede: Bedragen x € 1.000

2024

2025

2026

2027

Begroting 2023-2026

820

814

812

Flexibilisering MFP’s

- 28

Herijking verdeelsystematiek

Kadernota 2024

Totaal

824

818

816

Tabel 4: deelnemersbijdrage per deelnemer

Deelnemende organisatie bedragen x € 1.000

2024

2025

2026

2027

Baarn

988

982

980

Bunnik

690

686

685

De Bilt

1.371

1.360

1.356

Soest

1.837

1.825

1.820

RSD

877

869

866

Utrechtse Heuvelrug

1.625

1.616

1.613

Wijk bij Duurstede

824

818

816

8.212

8.156

8.136

Totaal

Plusdiensten Bovenstaande bedragen is het saldo van de baten en lasten. Om de totale deelnemersbijdrage inzichtelijk te maken worden ook de plusdiensten begroot. In de volgende tabel hebben we per deelnemer weergegeven welke plusdiensten er worden doorbelast (inschatting op basis van jaarrekening 2021).

Bedragen x € 1.000 Baarn Bunnik De Bilt Soest RSD Utrechtse Heuvelrug Wijk bij Duurstede Totaal

Telefonie 13 10 11 31 13 27 13 118

Wifi

Ehrm 51 0 72 99 41 105 47 415

25 11 26 31 12 25 21 151

MDM 8 6 9 19 6 15 7 70

MS365* 54 29 51 83 70 42 31 360

MFP 26 11 32 30 19 24 28 170

Totaal 179 68 205 296 163 240 150 1.301

* Dit betreft de kosten voor beheer en extra licenties voor MS365, op basis van het aantal accounts op 1 oktober 2022 (2.285 accounts). Dit betekent dat het aantal accounts hoger is dan de 2100 accounts waar in de kadernota rekening mee wordt gehouden (zie uitgangspunten in hoofdstuk 3).

Vaststellingsbesluit

Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 28 november 2022

Voorzitter,

Secretaris,

Bijlage: Herijking verdeelsystematiek Jaarlijkse Herijking heeft plaatsgevonden In het Algemeen Bestuur van 7 oktober 2019 is de nieuwe verdeelsystematiek vastgesteld. Bij deze systematiek wordt de begroting van de RID verdeeld op basis van 3 parameters. • Het aantal accounts; • Het gebruikte serverbeslag; • Aantal inwoners. De parameters accounts en serverbeslag worden jaarlijks herijkt op 1 november op basis van het gemiddelde van 1 november tot en met 1 oktober. Het inwoneraantal wordt gebaseerd op CBS- cijfers van 1 januari in het jaar van het vaststellen van de kadernota. Het Algemeen Bestuur heeft voor deze verdeelsystematiek gekozen omdat het leidt tot meer voorspelbaarheid in de kostenverdeling. Daarnaast zorgt de nieuwe systematiek voor minder grote verschillen in kosten per inwoner. Echter zien we door herijking alsnog verschuivingen in de bijdrage ontstaan. Zie effecten per deelnemer: Deelnemende organisatie bedragen x € 1.000

% afwijking

Effect herijking

Toelichting benodigd

Baarn

3,0%

Bunnik

3,2 %

De Bilt

0,2%

Soest

0,61 %

RSD

1,28 %

Utrechtse Heuvelrug

-81

-4,82 %

Wijk bij Duurstede

0,73 %

Totaal

Afwijkingen groter dan 1,5% toegelicht. Algemene opmerking is dat Utrechtse Heuvelrug een sterke daling laat zien van het serverbeslag (- 4,5%). Hierdoor stijgt het serverbeslag van de overige deelnemers. Baarn: De stijging wordt vooral verklaard door de toename van het aantal accounts (+ 0,9%) Bunnik: De stijging wordt vooral veroorzaakt door de stijging van het serverbeslag (+1,6%) Utrechtse Heuvelrug: Daling wordt vooral veroorzaakt door een daling van het serverbeslag (met 4,5 %) en het aandeel in accounts is lager (-0,3 %)

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12456381/1