Bijlage 2 - Kadernota 2023 RID Utrecht
Tekst van het document
Kadernota 2023-2026
1
Inhoud 1.
Inleiding ........................................................................................................................................................... 3
2.
Beleidskader ..................................................................................................................................................... 4
3.
Financieel kader ................................................................................................................................................ 6
4.
Financieel effect RID-deelnemers ....................................................................................................................... 8
5.
Vaststellingsbesluit ......................................................................................................................................... 11
Bijlage: Herijking verdeelsystematiek ........................................................................................................................ 12
2
1.
Inleiding
De afgelopen jaren hebben wij de uitwerking van de kadernota gebaseerd op de vastgestelde Koers (2018) die in de kadernota 2019-2022 is vertaald. Na deze periode zou een nieuwe visie ontwikkeld moeten worden, die zich vervolgens weer vertaald in financiële ontwikkelingen en bijbehorende investeringen. Voor het opstellen van een nieuwe koers door een GR als de RID is de RID afhankelijk van wat er de komende jaren gevraagd gaat worden aan de RID door haar deelnemers. Inzicht in de gezamenlijke informatievoorzieningsbehoefte is hierbij essentieel. Dit noopt de 7 deelnemers tot het gezamenlijk formuleren van de vraag; volgend uit een gemeenschappelijke IV-strategie. Door inzicht in de vraag áán de RID kan voor het aanbod een (nieuwe) koers door de RID worden opgesteld. Hierdoor is het mogelijk dat de RID blijvend innovatief kan zijn, anders dan weer te investeren in hetzelfde voor de komende 5 jaar. Momenteel wordt in samenwerking met de RID een aanzet gemaakt door de deelnemers voor een eerste collectieve visie. Wij verwachten in de kadernota 2024 rekening te kunnen houden met deze nieuwe visie. De kadernota 2023-2026 geeft het kader mee voor de begroting 2023-2026. Daarmee is de kadernota een voorloper op de begroting. De kadernota schetst de financiële ontwikkelingen in relatie tot de toekomstige ontwikkelingen die al wel in beeld zijn.
Proces Kadernota
Begroting
Begrotings wijzigingen (bestuurs rapportage)
Jaarstukken
De RID-deelnemers krijgen hiermee de gelegenheid om hun zienswijze over de algemene, financiële en beleidsmatige kaders naar voren te brengen. De RID betrekt de zienswijzen bij het opstellen van de programmabegroting van 2023. Voordat het bestuur de programmabegroting 2023 definitief vaststelt, biedt de RID ook deze voor zienswijzen aan. Op deze manier hebben de RID-deelnemers twee gelegenheden om invloed uit te oefenen op de programmabegroting van de RID.
Opbouw kadernota In de kadernota ligt de nadruk op de ontwikkelingen die effect hebben op de hoogte van de bijdrage. Er is onderscheid tussen de beleidsontwikkelingen die eventueel effect hebben op de bijdrage in 2023 (hoofdstuk 2), de technische toepassing van het financiële kader (hoofdstuk 3). Hoofdstuk 4 geeft de effecten uit hoofdstuk 2 en 3 weer op de bijdrage voor de RID-deelnemers. Hoofdstuk 2: Beleidsontwikkeling
Hoofdstuk 3: Financieel kader
Hoofdstuk 4: Financieel effect voor deelnemers
3
2.
Beleidskader
In 2017 hebben de deelnemers geconcludeerd dat de RID-Utrecht de strategische oprichtingsdoelstellingen heeft behaald. In 2018 hebben de deelnemers in samenspraak met het bestuur afgesproken dat de RID zich gaat ontwikkelen naar een servicepartner op het gebied van ICT en informatievoorziening. Deze richting is in 2019 nader uitgewerkt in het bestuurlijk document ‘strategisch kader 2019 -2022’. Met het jaar 2022 zou daarmee het laatste jaar aangebroken zijn, ware het niet dat Covid-19 gezorgd heeft voor een jaar vertraging, en daarmee tot aanpassing van de plannen heeft geleid.
Bundeling van opdrachtgeverschap Bij de transitie naar servicepartner houden we rekening met de invulling en vorming van de governance in de verhoudingen eigenaar GR, opdrachtgever en opdrachtnemer. Dit wordt organisatorisch ingevuld vanuit de Gemeenschappelijke Regeling die aan de RID ten grondslag ligt. Hierin is het eigenaarschap van de RID belegd bij het Algemeen Bestuur en afgeleid daarvan het Dagelijks Bestuur. Omdat professioneel opdrachtgeverschap belangrijk is voor alle RID-deelnemers, hebben ze ingestemd met ontwikkeling van bundeling van de krachten als opdrachtgevers. In gezamenlijkheid moet de IV-strategie en het IV-beleid worden bepaald, met inbreng van alle betrokken deelnemers vanuit het perspectief van de eigen, naar gelijksoortige bedrijfsvoering. Het Chief Information Team is inmiddels onderverdeeld in het GDO (Gemeenschappelijk Directeurenoverleg voor strategische vraagstukken) en het SOO (Strategisch opdrachtgeversoverleg). De RID is als GR ingericht om te werken voor een collectief van organisaties met een samenhangende en generieke behoefte op het gebied van de ICT. Ook vanuit de vraagkant van de opdrachtgevers moest derhalve krachtenbundeling plaatsvinden.
De combinatie van snelle veranderingen op het gebied van ICT en specifieke wensen per organisatie (zonder de benodigde harmonisatie), leidde tot de nodige dynamiek en dat bemoeilijkte de gewenste standaardisatie, rationalisatie, stabiliteit en doelmatigheid. De gewenste ontwikkeling is om business behoeften vanuit een collectieve vraag te realiseren (1 x voor 7) in plaats van 7 keer voor iedere betrokken partij afzonderlijk. Vanuit een collectieve benadering wordt invulling gegeven aan I-samenwerking waarmee bijvoorbeeld harmonisatie van de applicatieomgeving te bereiken is. Een mooie ontwikkeling de goede kant op, die door het AB recent is bekrachtigd in een convenant “samenwerking informatievoorziening”. Dit convenant is gebaseerd op het uitgangspunt ‘comply or explain’ (doe mee of leg uit) en legt daarmee een stevige basis voor de gewenste harmonisatie.
Informatieveiligheid Informatieveiligheid is steeds belangrijker binnen de (lokale) overheid en de lat wordt op dit gebied dan ook hoger gelegd. Vanuit een gedeelde verantwoordelijkheid borgen de deelnemers en de RID dit deels door een gezamenlijk Information Security Team (IST). Vanaf 2020 werken wij bovendien conform de nieuwe baseline informatiebeveiliging overheid (BIO 1). De BIO is het verplichte normenkader voor informatieveiligheid en voorziet dat iedereen werkt conform dezelfde ambities en veiligheidsstandaarden. Door het informatiebeveiligingsbeleid van de RID te baseren op de BIO is de aansluiting op de inrichting van de BIO binnen de deelnemers in principe gerealiseerd. Dit neemt niet weg dat de verantwoordelijkheid voor informatieveiligheid bij de deelnemende organisaties blijft. Mede ook gezien het feit dat steeds meer mensen vanuit huis op privé apparaten werken.
Investeren in veiligheid De RID voldoet aan de wettelijke normen en heeft een kwaliteitsslag gemaakt op strategisch en tactisch niveau. Informatieveiligheid wordt echter nooit afgerond maar is een continu proces. Doordat medewerkers vanuit huis op verschillende, eigen apparaten werken, heeft de informatieveiligheid er weer een nieuwe dimensie bijgekregen. Recente ervaringen in de praktijk hebben dat wederom duidelijk gemaakt. Door onze deelnemers is een stappenplan opgezet om gezamenlijk tot een actieplan te komen. Dit stappenplan bestaat uit 2 fasen, te beginnen met het vaststellen van een beveiligingsbeleid. In de 2e fase wordt een actieplan opgesteld, met inzicht in de benodigde financiering, waarna tot uitvoering kan worden overgegaan om te blijven voldoen aan de BIO. Het actieplan moet eind 2021 opgeleverd worden, zodat de uitvoering eind 2022 gereed is. De mogelijke financiële consequenties van het actieplan zijn bij het opstellen van deze kadernota nog niet bekend, deze nemen we mee in onze begroting 2023.
1 https://www.informatiebeveiligingsdienst.nl/project/baseline-informatiebeveiliging-overheid/
4
Gebruikerservaringen Onze ICT ontzorgt ruim 2.100 medewerkers die daardoor voor ruim 200.000 inwoners hun taken efficiënt en effectief kunnen uitvoeren. Wij zorgen dat alle medewerkers anyplace –anywhere –anytime en anydevice veilig kunnen werken. We hebben vanaf 2020 onze nieuwe Citrix-werkplek uitgerold. Deze Citrix-werkplek biedt de gebruikers meerwaarde door een betere gebruikerservaring, door hogere snelheid en een betere integratie met mobiel werken met Office365.
Het bieden van flexibiliteit, continuïteit en schaalbaarheid In 2017 zijn de deelnemers en de RID gestart met het in kaart brengen waar de IT-infrastructuur in 2021 aan moet voldoen. Deze infrastructuur gaat uit van het principe om flexibiliteit, schaalbaarheid en continuïteit te bieden. Doordat wij een deel van onze infrastructuur verbinden met clouddiensten, ontstaat er voor de deelnemers de mogelijkheid om te groeien en te krimpen. Dit geeft hen meer mogelijkheden om te betalen naar gebruik in plaats van langdurige verplichtingen aan te gaan. Omdat de RID een technisch up-to-date IT-infrastructuur aanbiedt die voldoet aan de eisen en wensen van de deelnemers is het noodzaak om deze goed te onderhouden. De technisch ontwikkelingen gaan immers snel en ook de eisen/ wensen van de gebruikers evolueren gedurende de tijd. Om te zorgen dat de RID blijvend aan de verwachtingen kan voldoen, ontwikkelen we in 2022 gezamenlijk onze architectuur van diensten en oplossingen op het gebied van ICT en IV door. Dit doen we op basis van de IV-strategie van het collectief van opdrachtgevers. En ook op andere terreinen gaan we een meer flexibele dienstverlening aan onze deelnemers bieden. Zowel de kosten voor de werkplekken als die voor de afdrukapparatuur worden per deelnemer verrekend op basis van gebruik.
Samen vergroten van de innovatiekracht Hoewel onze invloed op externe of extreme factoren minimaal is, kunnen we wél door innovatie samen de kans vergroten dat de bedrijfscontinuïteit gegarandeerd blijft. Kortgezegd: door te zorgen voor een infrastructuur die altijd bij blijft en bovendien schaalbaar en flexibel is, kunnen wij sneller innovaties voor de deelnemers mogelijk maken. Of het nu gaat om innovaties voor mobiel werken, i-overheid of ketensamenwerkingen. Middels onze P&C documenten informeren we onze deelnemers over de inzet van dit innovatiebudget.
5
3.
Financieel kader
Uitgangspunten Wij hanteren in de kadernota de volgende uitgangspunten: • Een structureel en reëel sluitende begroting; • Structurele lasten zijn gedekt door structurele baten; • De begroting geeft duidelijk inzicht welke baten en lasten incidenteel van aard zijn; • De meerjarenraming is gebaseerd op constante lonen en prijzen; • Inflatiecorrectie op basis van procentuele mutatie van het Bruto Binnenlands Product uit de septembercirculaire van het gemeentefonds; • Rente langlopende leningen 0,7%; • Personeelskosten op basis van maximale salarisschalen; • Kostenverdeling op basis van vastgestelde systematiek; de door de deelnemers afgenomen plusdiensten worden, zoals afgesproken, apart in rekening gebracht; • Aantal accounts 2100.
Financieel effect De lasten vanuit de kadernota staan in onderstaande tabel. Tabel 1: effecten kadernota
Bedragen x € 1000
2023
2024
2025
2026
Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen Flexibilisering werkplekken Actieplan informatiebeveiliging
126 -56 PM
126 -73 PM
126 -129 PM
126 -149 PM
Totaal impact kadernota
70
53
-3
-23
Inflatiecorrectie en salarisontwikkelingen Voor het salarisniveau en de formatie gaan we uit van de huidige CAO-gemeenten en ramen we de lasten op de maximale hoogte van de salarisschalen. De loonkosten indexeren we op basis van de verwachte loonontwikkelingen in 2023. Door het vroege tijdstip van de vaststelling van deze kadernota hebben wij voorlopig de loonindex op 2,3% gezet (op basis van de loonvoet September circulaire). Als blijkt dat we dit percentage en daarmee de bedragen moeten bijstellen, vragen we dit met een begrotingswijziging aan. De impact is € 82.000 De prijsaanpassing volgt de inflatiecorrectie zoals opgenomen in de circulaires van het Gemeentefonds, op basis van berekeningen van het Centraal Plan Bureau. Voor 2023 bedraagt de prijsaanpassing 1,7% (op basis van de septembercirculaire). De impact is € 44.000
6
Impact informatiebeveiliging op de kosten Op dit moment vindt een onderzoek plaats naar de veranderde behoefte omtrent informatiebeveiliging. Door onze deelnemers is een stappenplan opgezet om gezamenlijk tot een actieplan te komen. Dit stappenplan bestaat uit 2 fasen, te beginnen met het vaststellen van een beveiligingsbeleid. In de 2e fase wordt een actieplan opgesteld, met inzicht in de benodigde financiering, waarna tot uitvoering kan worden overgegaan om te blijven voldoen aan de BIO. Het actieplan moet eind 2021 opgeleverd worden, zodat de uitvoering eind 2022 gereed is. De mogelijke financiële consequenties van het actieplan zijn bij het opstellen van deze kadernota nog niet bekend, deze nemen we mee in onze begroting 2023. Voor nu als PM post opgenomen.
Kosten werkplekken niet langer vanuit basisbegroting In de 1e bestuursrapportage van 2021 hebben we reeds aangekondigd dat wij de kosten van de werkplekken flexibel zouden maken. In de begroting van de RID is rekening gehouden met een standaardwerkplek. Onze deelnemers hebben echter aangegeven dat zij zelf willen bepalen hoe hun werkplek eruitziet. Hiervoor halen wij de kapitaallasten uit de basisbegroting (en verminderen dus de deelnemersbijdrage). Dat betekent dat de werkplekken vanaf dan rechtstreeks worden afgerekend met de RID-deelnemers. Zij moeten dus vanaf 2023 zelf wel rekening houden met deze kosten.
Doorbelasting kosten afdrukapparatuur verandert na aanbesteding. Zodra de aanbesteding rondom nieuwe multifunctionals is afgerond, veranderen we de afrekeningsystematiek. Vanaf dat moment is het mogelijk om te betalen naar gebruik en vallen de kosten van afdrukapparatuur onder de plusdiensten. De consequenties hiervan verwerken wij in de begroting 2023.
7
4. Financieel effect RIDdeelnemers Financiële positie In deze kadernota nemen we alle relevante financiële ontwikkelingen mee die op dit moment bekend zijn. We starten de kadernota met het ‘saldo begroting 2023-2026’, overgenomen uit de begroting 2022 – 2025. Tabel 2: meerjarenperspectief kadernota 2023
Bedragen x € 1000 Meerjarig perspectief vanuit begroting 2022-2025
2023
2024
2025
2026
7.801
7.801
7.801
7.801
Salariscompensatie
82
82
82
82
Inflatiecorrectie
44
44
44
44
Flexibilisering werkplekken
-56
-73
-129
-149
7.871
7.854
7.798
7.778
7.801
7.801
7.801
7.801
70
53
-3
-23
7.871
7.854
7.798
7.778
Saldo Kadernota 2023
0
0
0
0
Onttrekking bestemmingsreserve
0
0
0
0
Gerealiseerd resultaat kadernota 2023
0
0
0
0
Totale lasten Totale dekkingsmiddelen meerjarig perspectief vanuit begroting 2022-2025 Kadernota effecten op dekkingsmiddelen Totale dekkingsmiddelen
De totale lasten van de primitieve begroting 2022 waren ook € 7.801.000. Hier is vanuit de 1 e bestuursrapportage 2021 incidenteel € 114.000 toegevoegd (€104.000 voor beheer en € 10.000 voor CISO capaciteit). De effecten worden genoemd in hoofdstuk 3 en betreffen de loon- en prijscompensatie en de gevolgen van flexibilisering werkplekken. Alle effecten bij elkaar genomen ontstaat het bovenstaande meerjarenperspectief. In tabel 3 staat de opbouw van de nieuwe bijdrage per deelnemer. Hierin is ook een regel opgenomen voor de effecten van de herijking van de verdeelsystematiek. Hierover wordt in de bijlage meer gemeld. In tabel 4 staat de totaalbijdrage per deelnemers. Bovenstaande bedragen zijn allen structurele lasten.
8
Tabel 3: opbouw nieuwe deelnemersbijdrage per deelnemer
Baarn: Bedragen x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Begroting 2022-2025
931
931
931
931
Herijking verdeelsystematiek
-19
-19
-19
-19
9
8
2
0
Totaal
921
920
914
912
Bunnik: Bedragen x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Begroting 2022-2025
622
622
622
622
Herijking verdeelsystematiek
6
6
6
6
Kadernota 2023
7
5
1
0
Totaal
635
633
629
628
De Bilt: Bedragen x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Begroting 2022-2025
1.329
1.329
1.329
1.329
Herijking verdeelsystematiek
-18
-18
-18
-18
Kadernota 2023
10
7
-4
-8
Totaal
1.321
1.318
1.307
1.303
Soest: Bedragen x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Begroting 2022-2025
1.710
1.710
1.710
1.710
Herijking verdeelsystematiek
12
12
12
12
Kadernota 2023
16
12
0
-5
Totaal
1.738
1.734
1.722
1.717
RSD: Bedragen x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Begroting 2022-2025
847
847
847
847
Herijking verdeelsystematiek
-19
-19
-19
-19
5
2
-6
-9
Totaal
833
830
822
819
Utrechtse Heuvelrug: Bedragen x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Begroting 2022-2025
1588
1588
1588
1588
Herijking verdeelsystematiek
22
22
22
22
Kadernota 2023
17
15
6
3
Totaal
1627
1625
1616
1613
Wijk bij Duurstede: Bedragen x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Begroting 2022-2025
774
774
774
774
Herijking verdeelsystematiek
16
16
16
16
Kadernota 2023
6
4
-2
-4
796
794
788
786
Kadernota 2023
Kadernota 2023
Totaal
9
Tabel 4: deelnemersbijdrage per deelnemer
Deelnemende organisatie bedragen x € 1.000
2023
2024
2025
2026
Baarn
921
920
914
912
Bunnik
635
633
629
628
De Bilt
1.321
1.318
1.307
1.303
Soest
1.738
1.734
1.722
1.717
RSD
833
830
822
819
Utrechtse Heuvelrug
1.627
1.625
1.616
1.613
Wijk bij Duurstede
796
794
788
786
7.871
7.854
7.798
7.778
Totaal
10
5.
Vaststellingsbesluit
Aldus vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur d.d. 6 december 2021
Voorzitter,
Secretaris,
11
Bijlage: Herijking verdeelsystematiek Jaarlijkse Herijking heeft plaatsgevonden In het Algemeen Bestuur van 7 oktober 2019 is de nieuwe verdeelsystematiek vastgesteld. Bij deze systematiek wordt de begroting van de RID verdeeld op basis van 3 parameters. • Het aantal accounts; • Het gebruikte serverbeslag; • Aantal inwoners. De parameters accounts en serverbeslag worden jaarlijks herijkt op 1 november op basis van het gemiddelde van 1 november tot en met 1 oktober. Het inwoneraantal wordt gebaseerd op CBS- cijfers van 1 januari in het jaar van het vaststellen van de kadernota. Het Algemeen Bestuur heeft voor deze verdeelsystematiek gekozen omdat het leidt tot meer voorspelbaarheid in de kostenverdeling. Daarnaast zorgt de nieuwe systematiek voor minder grote verschillen in kosten per inwoner. Echter zien we door herijking alsnog verschuivingen in de bijdrage ontstaan. Zie effecten per deelnemer: Deelnemende organisatie bedragen x € 1.000
% afwijking
Effect herijking
Baarn
-19
- 2,0%
Bunnik
6
1,0%
De Bilt
-18
- 1,4%
Soest
12
0,7%
RSD
-19
- 2,2%
Utrechtse Heuvelrug
22
1,4%
Wijk bij Duurstede
16
2,1%
Totaal
0
Toelichting benodigd Ja
Ja Ja
Afwijkingen groter dan 1,5% toegelicht. Baarn: De daling wordt vooral veroorzaakt door een daling van het serverbeslag (1,22%) RSD: De daling wordt vooral veroorzaakt door het aandeel in accounts (min 0,76%) Wijk bij Duurstede: Stijging wordt vooral veroorzaakt door een stijging van het aantal accounts (met 0,65%)
12