bijlage 1. Plan van aanpak project BIS RIS
Tekst van het document
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’
Plan van aanpak. Project ‘Nieuw BISRIS Systeem’ Dit document geeft inzicht in de aanpak voor de aanbesteding van een nieuw BISRIS Systeem.
Documenthistorie Door Jan Bouma, projectleider Projectgroep Projectgroep Stuurgroep Projectgroep Projectgroep Jan Bouma
Input Eerste aanzet Aanpassing concept Aanpassing concept Aanpassing concept/planning Aanpassing concept/Tezza Definitief maken PvA in PG Aanpassing n.a.v. SG 2 mei 2023
Datum 25-11-2022 18-1-2023 25-1-2-23 31-1-2023 29-3-2023 5-4-2023 8-5-2023
1
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ Inhoud
1
Project story ......................................................................................................................................................................................................................... 3 Fase I: Analysefase / Voorbereiding aanbesteding / Marktanalyse. .................................................................................................................. 5 Fase II: Programma van eisen en wensen en uitspreken commitment ............................................................................................................ 5 Fase III: Publicatie, beoordeling en gunning ............................................................................................................................................................... 5
2
3
Toelichting aanpak ............................................................................................................................................................................................................. 6 2.1
Uitgangspunten aanpak ........................................................................................................................................................................................... 6
2.2
Onderdelen .................................................................................................................................................................................................................... 6
2.3
Aanpak schematisch .................................................................................................................................................................................................. 8
Fasering .................................................................................................................................................................................................................................. 9 3.1
Fase I: Analysefase / Voorbereiding aanbesteding ....................................................................................................................................... 9
3.2
Fase II: Programma van eisen en wensen en uitspreken commitment .............................................................................................. 14
3.3
Fase III: Publicatie, beoordeling en gunning ................................................................................................................................................. 15
3.4
Fase IV: Implementatie ......................................................................................................................................................................................... 16
Planning, capaciteit en bemensing Bijlage 1 Verdeling werkzaamheden. ........................................................................................................ 18
2
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ 1
Project story
Wat willen we bereiken: De aan deze aanbesteding deelnemende organisaties willen een gedragen en realistisch Programma van Eisen, PvE, ontwikkelen voor een nieuw BISRIS systeem, zodat zij haar werkzaamheden goed kan uitvoeren. Met hulp van het PvE willen we een succesvol Europese aanbestedingsprocedure doorlopen om een pakket te selecteren. We hebben aandacht voor: -
-
De mogelijkheden om in gezamenlijkheid in te kopen zijn onderzocht. Mogelijk sluiten er nog andere gemeenten vanuit het RID veld aan, deze sluiten aan op het punt waar het project dan is. o In dit plan is opgenomen onder welke voorwaarden men nog kan aansluiten in de loop van de marktverkenning en/of aanbesteding. o Indien een andere gemeente, onderdeel van de RID samenwerking, later, bijvoorbeeld na 2 jaar, ook de gekozen applicatie willen inzetten zorgt deze aanbesteding ervoor dat dit zonder extra inkoopproces mogelijk. Wel tegen de dan geldende voorwaarden. De complexiteit van besluitvorming. De uitdagende agenda’s van de projectgroep leden. Het einde van de contractdatum van Notubiz loopt ten minste tot 31 december 2024. De streefdatum voor live gaan is 1 september 2024.
Welke rollen hebben we nodig: Primair Om de doelstelling binnen de deadline te behalen hebben we een gemandateerd project team nodig dat bestaat uit: -
Mensen die namens de deelnemers input kunnen geven en ophalen over BISRIS. Mensen die kunnen communiceren over wat er gaat veranderen. Iemand die de technische input levert. Iemand die de inkoop technische / juridische input levert. Iemand die het proces coördineert en helpt om de verschillende belangen af te wegen. Iemand die ons over onder andere beveiligingsaspecten en AVG kan adviseren Iemand die ons over de archivering kan adviseren
3
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ Secundair -
Stakeholders: Een stuurgroep die knopen doorhakt op vooraf aangegeven momenten of als de projectgroep er niet uitkomt. Klankbordgroep bij de deelnemers: Medewerkers van de organisatie die feedback geven op het PvE dat door het team is opgesteld.
Randvoorwaarden instappen in het project aanbesteding BIS/RIS systeem. Deelnemen na de start van de voorbereidingen van de aanbesteding BISRIS kan door ondertekening van dit formulier. Het moment van ondertekenen bepaalt welke mogelijkheden de ondertekenaar nog heeft binnen de periode van voorbereidingen en goedkeuring definitieve documenten aangaande de aanbesteding. De aanbestedign kent een planning die door de stuurgroep definitief is goedgekeurd en er voor zorgt dat de betrokken organisaties op tijd kunnen starten met hun implementatie van het gekozen BISRIS systeem. Zij moeten op tijd live gaan voordat het contract van het oude systeem is verlopen en niet meer beschikbaar is. Zaken die al defintief bepaald zijn in de voorbereiding tot en met de publicatie van de aanbesteding door de stuurgroep en/of projectgroep gelden dan ook voor de later toegetreden organisaties. Hieronder is aangegeven wanneer nog kan worden toegetreden en onder welke voorwaarden, maar ook wanneer dit niet meer kan.
4
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ Fase I: Analysefase / Voorbereiding aanbesteding / Marktanalyse. Nadat PvA is goedgekeurd door de stuurgroep met daarin de planning van de aanbesteding kan dit alleen op detailpunten gewijzigd worden, maar mag de voortgang van de aanbesteding niet negatief beïnvloeden. Eind april 2023 is de inhoud en planning van de marktverkenning vastgesteld en kan daarna niet meer worden gewijzigd. De leveranciers dienen voldoende voorbereiding te krijgen om een goede presentatie te geven aan ons. Fase II: Programma van eisen en wensen en uitspreken commitment Nadat PvE is vastgesteld door de stuurgroep kunnen er geen grote wijzigingen meer worden doorgevoerd die de voortgang van de aanbesteding negatief beïnvloeden. Fase III: Publicatie, beoordeling en gunning Deelname is niet meer mogelijk nadat alle documenten (Leidraad, PvE en overige bijlagen) definitief zijn vastgesteld door de Stuurgroep. Binnen de maand voor de publicatie van de aanbesteding en nadat gepubliceerd is, is deelname niet meer mogelijk.
5
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ 2
Toelichting aanpak
2.1 Uitgangspunten aanpak Het is de wens dat we maximale input krijgen vanuit de collega’s tegen minimale belasting op de dagelijkse werkzaamheden. Dit alles met de het nodige commitment om gezamenlijk het eindresultaat te bereiken. Daarnaast is er een deadline. De Agile manier van werken die dit proces moet ondersteunen gaat daarom uit van: -
Bijeenkomsten in workshopvorm voor het projectteam. Go-No-Go momenten voor de besluitvormingsorganen. Structurele Feedback van andere collega’s (anders dan het projectteam). Een Team met medewerkers en inhoudelijk specialisten. De inhoudelijke kennis komt vanuit de organisatie.
2.2 Onderdelen Fase I: Analysefase / Voorbereiding aanbesteding. Om een passende uitvraag in de markt uit te zetten is het noodzakelijk om in beeld te hebben welke onderdelen wel en niet met behulp van het BISRIS worden ondersteund. Het moet dus duidelijk worden wat de scope wordt van de uitvraag. Resultaten: Gedragen projectaanpak. Inkoopstrategie. o Marktanalyse. o Scope van de aanbesteding. o Keuze aanbestedingsvorm en proces. o Analyse van de te verwachte kosten. Fase II Programma van eisen en wensen en uitspreken commitment Tijdens dit traject wordt met de projectgroep het PvE stap voor stap vorm gegeven en worden afspraken gemaakt om de organisatie te betrekken in het aanbestedingsproces. Op deze wijze wordt er gewerkt aan het creëren van draagvlak voor het te selecteren van BISRIS, de Oplossing. De aanbesteding, of delen daarvan, van de gemeente Dijk en Waard en de gemeente Haarlem kunnen de input zijn om het vorige PvE van de GUH om te vormen naar het PvE voor de publicatie. Daarnaast kan het P.v.E. dat de GUH bij de vorige BISRIS aanbesteding gebruikte als input gebruikt worden.
6
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’
Resultaten: Programma van Eisen. Marktconsultatie Aanbestedingsleidraad: o Visie op BISRIS. o Huidige en gewenste situatie. o Prijssjabloon. o Ect. Fase III: Publicatie, beoordeling en gunning In de derde fase van het traject wordt de uitvraag op de markt gezet en kan de markt hierop reageren. Ze kunnen vragen stellen en uiteindelijk een offerte indienen. De beoordeling van deze offerte wordt door de gehele projectgroep gedaan.
Resultaten: NVI (nota van Inlichtingen). o Gedragen antwoorden op de vragen uit de markt. Gezamenlijke gedragen beoordeling. Voorlopige gunning. Doorlopend: Draagvlak en besluitvorming (Commitment) De projectleider legt verantwoording af aan de gemandateerde stuurgroep.
7
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’
2.3 Aanpak schematisch
8
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ 3
Fasering
3.1 Fase I: Analysefase / Voorbereiding aanbesteding In chronologische volgorde worden de activiteiten in deze fase beschreven. Deze fase vormt het fundament voor de aanbesteding. De basis van het draagvlak en het commitment van de aan deze aanbesteding deelnemende organisaties wordt in dit deel van het project gelegd. Algemene kick-off (sessie, voor de stuur- en projectgroep) Tijdens deze sessie bespreken we de aanpak van het project. Het resultaat van deze sessie: de projectgroep heeft eenzelfde beeld bij de aanpak van het project en levert input voor het definitieve projectplan. de definitieve samenstelling van de projectgroep wordt duidelijk. Stuurgroep. • • • • • •
Froukje Palstra voorzitter, Utrechtse Heuvelrug. Walter Hooghiemstra, Utrechtse Heuvelrug. Marjan Havekes, Utrechtse Heuvelrug. Johan Paul de Groot, Wijk bij Duurstede. Nathalie van Woensel, Wijk bij Duurstede. Thecla van der Torre, de Bilt.
De stuurgroep bepaalt via welke route en wie akkoord geeft voor dit P.v.A en de aanbesteding documenten. De planning daarvan zal binnen de planning van dit aanbestedingsproject vallen zodat deze beslissingen geen negatief effect kunnen hebben op de voortgang van de aanbesteding. De deelnemende partijen kunnen per 1 1 24 starten met de implementatie zodat livegang kort voor en kort na de zomervakantie van 2024 mogelijk is. De stuurgroep controleert bij de deelnemende organisaties of er voldoende financiële ruimte is in de begrotingen. Projectgroep Na de algemene sessie is er bekend wie in de stuurgroep deelneemt en wie in de projectgroep. De projectgroep bestaat uit een vaste representatieve afvaardiging van de aan deze aanbesteding deelnemende organisaties. De genoemde leden zijn door deze organisaties gemandateerde deelnemers die beslissingen nemen in het aanbestedingsproject voor de deelnemende organisaties. In de projectgroep worden alleen inhoudelijke BISRIS medewerkers van de deelnemende organisaties opgenomen. De deelnemende organisatie moeten van te voren de financiële dekking voor de aanschaf en implementatie van de gekozen BIS/RIS applicatie geregeld hebben. De projectgroep
9
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ neemt alleen besluiten indien er 100% overeenstemming is binnen de projectgroep. Is er geen 100% overeenstemming dan beslist de stuurgroep. Projectgroep. • • • • • • • • • •
Marjon Dirkzwager, Utrechtse Heuvelrug Brenda Bouwhuis, Utrechtse Heuvelrug Conny Willers, Utrechtse Heuvelrug Nynke Sterenberg, Wijk bij Duurstede Jan Maassen, Wijk bij Duurstede Sandra Faas, de Bilt Eelco Huizinga, de Bilt John Joosten, informatiemanagement. Utrechtse Heuvelrug Ed de Smit, Anne Ehme inkoop, Utrechtse Heuvelrug Jan Bouma, projectleider, RID
Van de leden uit de projectgroep verwachten we dat zij gedurende het aanbestedingstraject een actieve rol vervullen en indien vereist hun achterban raadplegen en representeren maar gemandateerd zijn om zelfstandig beslissingen te nemen in dit project. Op afroep zijn ook interne experts (bijvoorbeeld op ICT-gebied) beschikbaar die een inhoudelijke bijdrage kunnen leveren, elk vanuit hun eigen organisatie. Op afroep -
DIV Techniek (RID) CISO, Functioneel beheer. Privacy Officer Management (vertegenwoordigd in de stuurgroep). Archivering
De rol van de projectleider heeft een procesmatig karakter. De inhoudelijke input komt vanuit de projectgroep leden. Inkoop is verantwoordelijk voor de juridische aspecten van de aanbesteding. De projectleider borgt de afstemming tussen deze onderdelen met als doel een succesvolle aanbesteding af te ronden.
10
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ Het resultaat van de afstemming met inkoop: - Werkafspraken over de rolverdeling. - Consensus over de aanpak, het proces en de planning. - Overzicht in de aanwezige concept documenten: o Leidraad. o Prijssjabloon en berekening prijs(prijsplafond?). o Basis PvE. o Etc. Een totaaloverzicht van de verdeling in werkzaamheden tussen inkoop/projectleider/projectgroep leden is in bijlage 1 weergegeven. Scopebepaling van de aanbesteding Grove scopebepaling Voordat de projectgroep het Programma van Eisen opstelt, is het belangrijk om een duidelijk beeld te hebben van de scope van de aanbesteding. Dit beeld wordt niet alleen door de projectgroep bepaald maar ook door de specialisten op het gebied van informatiemanagement. Als input wordt een inventarisatie gedaan. Aan de hand van deze inventarisatie bespreken de deelnemers welke functionaliteiten onderdeel dienen te zijn van de aanbesteding en welke bestaande of toekomstige applicaties moeten integreren met het BISRIS. Het in beeld brengen van de scope van de aanbesteding en het verkrijgen van inzicht in de positie van het BISRIS in de architectuur van de aan deze aanbesteding deelnemende organisatie is het doel van de bijeenkomst. Na afronding van de deze bijeenkomst wordt de scope van de aanbesteding definitief gemaakt.
De projectleider biedt deze ter vaststelling aan als onderdeel van de inkoop strategie.
11
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’
12
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’
Aandachtspunt: voor de fases Toetsing en Aanleveren definitieve versie is Tezza (nog) niet de bron. De gewenste situatie is dat het toetsteam binnen Tezza werkt met versiebeheer van documenten en de aanpassingen binnen Tezza doorgeeft aan de steller, die dan binnen Tezza de definitieve versie aanlevert. Het Zaaksysteem Tezza van de GUH dient minimaal gekoppeld te kunnen worden met het te selecteren BISRIS systeem op basis van common ground.(API) Er is nagegaan of Tezza ook de functionaliteit kan bieden die gezocht voor het BISRIS systeem. Op basis van dit onderzoek blijkt dat Tezza geen proven technology kan leveren zoals de BISRIS leveranciers dit wel kunnen doen. De projectgroep heeft daarom de stuurgroep geadviseerd deze mogelijkheid met Tezza niet verder mee te nemen in deze aanbesteding. De stuurgroep is daarmee akkoord gegaan. Het BISRIS systeem dient in de aan deze aanbesteding deelnemende organisaties te kunnen worden gekoppeld met het in gebruik zijnde zaaksysteem. De uitvraag bevat technische voorwaarden die daarvoor vereist zijn.
Resultaat Het resultaat van de scope afstemming is (met afgevaardigde I&A): - Een vastgestelde scope van de aanbesteding met antwoord op de vragen: o Wat doen we met externe koppelingen? o Wat is het uitgangspunt: SAAS of lokaal? o Hoe gaan we om met gegevensuitwisseling? - Inzicht in de architectuurkeuzes die in de toekomst gemaakt moeten worden. - Inzicht in de aandachtspunten in beheer. Inkoopstrategie Met behulp van de input van de workshops wordt een inkoopstrategie opgesteld die ter akkoord wordt voorgelegd aan de gemandateerde Stuurgroep. In dit document wordt een overzicht gegeven van de huidige en de gewenste situatie en de te bereiken doelen. Door een analyse van markt- en productfactoren en de juridische kaders wordt gekomen tot een inkoop- en contractvorm. Als laatste wordt ingegaan op de organisatorische aspecten van het inkooptraject, zoals de teamsamenstelling en de planning. De Stuurgroep worden gevraagd in te stemmen met; - de te volgen aanbestedingsprocedure. - de uitvraag van een BISRIS, waarbij naast prijs ook kwaliteit wordt meegenomen. - de duur van de overeenkomst voor een BISRIS. - de ingangsdatum van de overeenkomst voor het BISRIS. - de projectstructuur en de teamsamenstelling.
13
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ -
het mandaat aan de projectleider om de nota van inlichtingen goed te keuren. de concept planning.
3.2 Fase II: Programma van eisen en wensen en uitspreken commitment In chronologische volgorde worden de activiteiten in deze fase beschreven. Deze fase heeft tot doel om een Programma van Eisen op te stellen. Opstellen basis Programma van Eisen Het ‘Programma van Eisen’ beschrijft de functionele en niet-functionele eisen en wensen van de aan de aanbesteding deelnemende organisatie ten aanzien van de standaarden, functionaliteiten, techniek en implementatie van het gewenste BISRIS. Het PvE bestaat uit twee onderdelen: - Eisen: dit zijn “knock-out” criteria, hieraan moet het BISRIS voldoen. - Wensen: hier wordt een antwoord van de leverancier gevraagd. Het betreffen voornamelijk beschrijvingen van hoe het systeem functioneert. Op deze manier zijn beoordelaars (de projectgroep leden) in staat een kwaliteitsoordeel te vormen over het systeem. Aanbestedingsworkshops (5 sessies ) Tijdens de eerste bijeenkomst bespreekt de projectgroep de inventarisatie van de scope. Daarnaast zet de projectleider het aanbestedingsproces uiteen. Hierna is de projectgroep in staat om gezamenlijk het Programma van Eisen op maat te maken. De eerste 4 workshops zijn inhoudelijk van aard. In de laatste workshop wordt daarnaast aandacht besteed aan het op maat maken van de weging van de wensen en stelt de projectgroep de prijs-kwaliteitverhouding vast.
In deze workshop wordt de projectgroep voorbereid op de beoordelingsfase. Opleveren aanbestedingsdocumenten Naast een PvE, bestaat een uitvraag ook uit een procedureel gedeelte. Inkoop is hier inhoudelijk verantwoordelijk voor. Het betreft bijvoorbeeld de beschrijving van de prijsgrondslag, beoordelingssystematiek en eventueel de Proof of Concept. Inkoopadviseur is verantwoordelijk voor het op maat maken van de aanbestedingsleidraad inclusief Inkoopvoorwaarden. De projectgroep wordt gevraagd input te leveren voor de visie op BISRIS en de beschrijving van de huidige en gewenste situatie (ook onderdeel van Inkoop strategie). De definitieve documenten worden aangeleverd bij de stuurgroep ter accordering. Het resultaat van deze fase is: - vastgesteld gedragen Programma van Eisen. - vastgestelde aanbestedingsleidraad.
14
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ -
voorbereide projectgroep op de beoordelingsfase.
3.3 Fase III: Publicatie, beoordeling en gunning In chronologische volgorde worden de activiteiten in deze fase beschreven. Deze fase heeft tot doel om in consensus de offertes te beoordelen en een voorlopige partij te selecteren. Publicatie Na afronding van de aanbestedingsleidraad en het Programma van Eisen, wordt de aanbesteding gepubliceerd. Dit valt onder de verantwoordelijkheid van de inkoopadviseur. Nota van inlichtingen In de periode tussen publicatie van het PvE en de deadline voor de inschrijvingen, hebben potentiële inschrijvers de mogelijkheid om vragen te stellen. De aanbestedende dienst is verplicht deze vragen openbaar te beantwoorden middels een Nota van Inlichtingen (NvI). De antwoorden die de aanbestedende dienst geeft, maken integraal onderdeel uit van het Programma van Eisen. Op twee vooraf vastgestelde tijdstippen worden de vragen formeel beantwoord. Vragen met betrekking tot o.a. de Inkoopvoorwaarden of andere juridische en administratieve aspecten worden beantwoord door de inkoop adviseur. Inhoudelijke vragen over de scope en inhoud van de aanbesteding worden door de projectgroep. Inkoop is verantwoordelijk voor de publicatie van deze beantwoording. Beoordeling offertes In een tijdsbestek van vier tot vijf werkdagen worden de ingediende offertes beoordeeld door de projectleden.
Doordat de projectleden bij elkaar zitten, kunnen vragen plenair worden beantwoord en worden interpretatieverschillen voorkomen. Op deze wijze wordt de kwaliteit van de beoordeling gewaarborgd. Parallel aan de beoordeling door de projectleden controleert de projectleiding, samen met inkoop, of de inschrijvingen voldoen aan de formele eisen. Dit zelfde geldt voor de prijsberekening. Demonstraties Na de beoordelingsweek krijgen de leveranciers de kans om hun systeem te demonstreren tijdens een demonstratiesessie. Afhankelijk van het aantal inschrijvingen krijgen de leveranciers tussen de 1,5 en 3 uur de tijd hun systeem te demonstreren. Op basis van deze demonstraties herijken de projectleden hun initiële beoordeling van de offertes. De projectgroep maakt een demonstratiescript dat de leveranciers verplicht doorlopen. Daarmee verzekeren we onszelf ervan dat de leveranciers de functionaliteiten presenteren die door de beoordelingsgroep zijn geprioriteerd.
15
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ Herijking Er vindt een herijkingssessie plaats, waarbij de projectleden na de demonstraties gezamenlijk hun score aanpassen op basis van wat ze hebben gezien in de demonstratie. Tevens dient deze sessie als input voor de inkoopadviseur om de afwijzingsbrieven op te stellen. Per wens wordt de toegekende score gemotiveerd. Opmaken uitslag Na de herijking wordt op basis van de kwaliteitsscore en inschrijfprijs, de einduitslag opgemaakt. Deze wordt vervolgens bekend gemaakt aan de beoordelingsgroep. Afwijzings- en gunningsbrieven Na de herijking dienen de leveranciers op de hoogte te worden gebracht van de einduitslag. In de praktijk zijn hier meerdere vormen voor. Inkoop is verantwoordelijk voor het verdere juridische verloop zoals het opstellen van de brieven, het publiceren van de uitslag en de eventuele verduidelijkingsgesprekken. Het resultaat van deze fase is: publicatie volledige aanbesteding; beantwoording NvI-vragen. gezamenlijke gedragen beoordeling. selectie van leverancier met beste prijs-kwaliteitsverhouding; voorlopige gunning en klaar voor start van de eventuele Proof of Concept (PoC).
Verificatie gesprek Tijdens de zogenaamde standstill periode (na de voorlopige gunning maar voor de definitieve gunning) zal er een verificatie gesprek plaatsvinden om de betreffende bewijsstukken en vragen omtrent de inschrijving/beoordeling te valideren. Van het gesprek dient een verslag gemaakt te worden welke als onderdeel/bijlage gaat uitmaken van de Overeenkomst. Contracteren Beide partijen, indien er geen belemmeringen meer zijn en alle bewijsmiddelen.....
3.4 Fase IV: Implementatie De doelstelling van de projectgroep is om per 1 september 2024 live te gaan met het nieuwe BIS/RIS systeem gekoppeld met de relevante zaaksystemen. De implementatietijd is circa 6 maanden de implementatie start z.s.m. na 1 januari 2024.
16
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ Deze doelstellingen kunnen gehaald worden als er aan de volgende randvoorwaarden wordt voldaan: Voor de aanbestedende organisaties • • • •
Het aanbestedingsproject haar planning zorgt voor een gunning in november 2023 De opdracht wordt in december 2023 getekend. De Griffie heeft tijd om de implementatie op 1 januari 2024 te starten De vereiste koppeling tussen het nieuwe BIS/RIS systeem en de relevante zaaksystemen zijn beschikbaar in deze periode, eerst in test daarna in productie.
Voor leverancier • •
De leverancier kan in de aangegeven implementatie periode implementeren, capaciteit De leverancier heeft aangeven dat de implementatie periode haalbaar is, tijd
17
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ Planning, capaciteit en bemensing Bijlage 1 Verdeling werkzaamheden. Verdeling werkzaamheden inkoop, projectleiding en projectgroep aanbesteding BISRIS. Activiteiten
Werkzaamheden
Verantwoordelijke
Voorbereiding
Formeren werkgroep
Projectleider
Afspraak inplannen in agenda's
Projectleider
Planning maken
Projectleider
kick off meeting
Projectleider
opstellen inkoopstrategie
Inkoper
Aanbestedingsdocument Opstellen van de functionele en opstellen technische eisen en wensen Opstellen gunningscriteria en weging
Opmerkingen
Scope komt vanuit projectgroep
Projectgroep Projectgroep
Opstellen juridische gedeelte: inkoopvoorwaarde, bewerkersovereenkomst, contract, Geschiktheidseisen, Uitsluitingsgronden, selectiecriteria, Social Return, MVO etc. Opstellen procedurele gedeelte: formule, beoordelingsmethodiek, beoordelingsschaal, etc. Opstellen prijssjabloon
Inkoop
Opstellen demonstratiescript (OPTIONEEL)
Projectgroep/Projectleider
Publicatie
Publiceren op Tenderned
Inkoop
NvI
Verzamelen van de vragen
Inkoop
Inkoop
Projectleider zal tekstvoorstellen leveren op basis van eerdere aanbestedingen
Projectgroep/Projectleider
18
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’
Opening
Beoordeling
Verdelen van de vragen
Projectleider
Beantwoorden procedurele en juridische vragen Beantwoorden inhoudelijke vragen
Inkoop
Opstellen proces -verbaal
Inkoop.
Controle inschrijvingsvoorwaarden
Inkoop.
Beschikbaar stellen inschrijvingen
Inkoop.
Beoordelen gunningscriteria
Projectgroep
Projectgroep
Verwerken in beoordelingsmatrix incl. Projectleider/Inkoop prijs Opstellen concept motivatie Projectgroep. Begeleiden demonstraties
Projectleider.
Opstellen definitieve motivatie
Inkoop
Opstellen en verzenden brieven voorlopige gunning en afwijzing
Inkoop
Voeren van afwijzingsgesprekken
Inkoop Projectleider
Proof of Concept
Opstellen Plan van Aanpak
Projectleider NTB
optioneel
Voeren startgesprek
Projectleider NTB
Begeleiden technische installatie
Projectleider NTB
Begeleiden testdagen
Projectleider NTB
Afstemming bevindingen
Projectleider NTB
Opstellen eindadvies
Projectleider NTB
Voorlopige gunning en afwijzing
Prijzen zullen niet beschikbaar worden gesteld aan de beoordelaars
indien dit in Negometrix gebeurt, ligt de verwerking hierin bij de inkoop.
19
Plan van aanpak aanbesteding ‘ BISRIS Systeem.’ Overeenkomst
Publicatie aanbestede opdracht
Inkoop
Afstemmen SLA
Inkoop, projectleider
Ondertekenen contract(en)
Opdrachtgever
De vertaling van de planning naar de inzet van mensen van de verschillende organisaties. Fase
Tijdsvak
Fase I
Rol Projectgroepleden Stuurgroep
• • • •
Projectgroepleden
•
Analysefase
Fase II Programma van eisen en wensen en uitspreken commitment
•
Stuurgroep Fase III
Projectgroepleden
Aanbesteding en gunning Fase IV Implementatie
Activiteiten
• • • • • •
Bijwonen kick-off meeting Input leveren op plan van aanpak Input leveren op inkoopstrategie Inkoopstrategie en plan van aanpak goedkeuren Bijwonen 4 aanbesteding workshops (om de week) Input ophalen en aanleveren uit eigen organisatie Beantwoorden vragen t.b.v. NVI Opstellen demoscript Goedkeuren leidraad en definitief PvE (eind april) Beoordelingsweek Demonstraties Definitieve beoordeling
Inschatting uren per deelnemer 4 uur (eenmalig) 4 uur (eenmalig) 4 uur (eenmalig)
Gemiddeld 6 uur in de week
36 uur (+/-1 dag per offerte) 16 uur (+/-0,5 dag per leverancier 8 uur
Leverancier in overleg met PL, projectgroep en Griffie
*Aandachtspunt is dat ook een inkoper beschikbaar moet zijn voor de inkoop technische begeleiding.
20