Document · PDF

6 RAZU stukken ontwerp begroting 2025-2028

Raadsvergadering 4 juni 2024, gemeente Wijk bij DuurstedeBij agendapunt: Zienswijze jaarstukken 2023 en ontwerpbegroting 2025 RAZU9.228 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen

ontwerp

Begroting 2025 met meerjarenraming 2026– 2028

3 april 2024

ontwerp-Begroting 2025 met meerjarenraming 2026-2028 versie 3 april 2024 Voor u ligt de ontwerp-Begroting 2025 met daarin de meerjarenraming 2026-2028 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) (hierna: ontwerp-Begroting 2025). De ontwerp-Begroting 2025 sluit aan op de ontwerp-Kadernota 2025 die op 29 november 2023 bestuurlijk is vastgesteld. De belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de Kadernota 2025 zijn (a) een aanpassing van de post salariskosten als gevolg van de CAO die op 14 december 2023 is vastgesteld voor 2024 (waarvan de schaalbedragen ten tijde van het vaststellen van de ontwerp-Kadernota 2025 nog niet bekend waren) en (b) lichtelijk hogere huurkosten. De ontwerp-Begroting 2025 is besproken en vastgesteld in de bestuursvergadering van 3 april 2024. Het bestuur heeft kennisgenomen van de meerjarenraming 20262028 en daarbij opnieuw gesignaleerd dat op dit moment nog niet duidelijk is wat de gemeentelijke budgetten vanaf 2026 zijn. Het effect van besluitvorming over het ‘Ravijnjaar 2026’ zal pas in de ontwerp-Kadernota 2026 en daaropvolgende begroting zichtbaar worden. In lijn met verschillende bij de ontwerp-Kadernota 2025 uitgebrachte zienswijzen zal het RAZU in 2024 wel alvast actief zoeken naar mogelijkheden om kosten te besparen en/of efficiënter te werken. De resultaten hiervan zullen verwerkt worden in de Begrotingswijziging 2025 en Begroting 2026.

Conform art. 20 van de gemeenschappelijke regeling RAZU 2020 (en in lijn met de ontwerp gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 art. 22) wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze in te dienen bij het bestuur van het RAZU. Als in de tekst van deze ontwerp-Begroting 2025 cijfers staan die afwijken van de cijfers in de financiële doorrekening, kan er sprake zijn van typefouten. De cijfers in de financiële doorrekening zijn dan leidend.

Inhoudsopgave Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 1 Programmaplan ....................................................................................................... 2 Paragrafen ............................................................................................................... 7 Begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 .................................................. 10 Staat van Baten en Lasten ..................................................................................... 13

Accenten 2025

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht

De archieven zo Open, Openbaar en (her)Bruikbaar maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal faciliteren en stimuleren. Dat is de doelstelling waar het RAZU in de beleidsperiode 2024 -2027 prioriteit aan geeft.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.

Om deze doelstelling te realiseren zet het RAZU in 2025 primair in op de volgende (voornamelijk digitale) ontwikkelingen: ▪ Het in gebruik nemen van het e-depot dat in 2023-2024 is ontwikkeld in cocreatie met de aangesloten gemeenten en in lijn met de informatiekundige visie Common Ground. In 2025 zal ook gestart worden met het certificeren van het e-depot gericht op het behalen van het CoreTrustSeal; ▪ De evaluatie van het collectiebeheersysteem en de voorbereiding van een mogelijke nieuwe aanbesteding; ▪ Het verbeteren van de datakwaliteit en daardoor het vergroten van openbaarheid, digitale beschikbaarheid en (her)bruikbaarheid van de collectie; ▪ Een zorgvuldige uitvoering van het archiefwettelijk toezicht richting de gemeenten in goede balans met een deskundige advisering aan die gemeenten over het verbeteren van de informatiehuishouding; ▪ Een actieve ondersteuning van burgers die online of in de studiezaal onderzoek doen en het inrichten van een bouwloket waarmee vlotte inzage in bouwdossiers wordt gerealiseerd.

Het RAZU heeft een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken. De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking en betreft een Bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. De organisatie bestaat op 1 januari 2025 uit 11,56 Fte en is gevestigd in Wijk bij Duurstede.

Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum.

Naar verwachting wordt in 2024 een nieuwe Archiefwet van kracht. De belangrijkste wijzigingen die de nieuwe Archiefwet met zich meebrengt zijn: ▪ een verkorting van de overbrengingstermijn (van twintig naar tien jaar); ▪ een verandering van de openbaarheidsregels; en ▪ een toetsing van de kwaliteit van het beheer van overgebracht archief. Het RAZU bereidt zich voor op de implementatie van de nieuwe wetgeving en zal in 2025 de gemeenten adviseren over de invoering.

De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

In de bedrijfsvoering zal het accent liggen op de implementatie van de selectielijst e-mail bewaring.

Programmaplan

De activiteiten in het programma Openbaar en (her)bruikbaar archief worden uitgevoerd binnen de volgende vier activiteitenlijnen:

Programma Openbaar en (her)bruikbaar archief

▪

Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collectie dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2024.

Toezicht: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten;

▪

Beheer: voor een toekomstbestendige collectie zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties van de deelnemende gemeenten en van particuliere archiefvormers uit de regio;

▪

Dienstverlening: voor tevreden en productieve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;

▪

Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische activiteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud.

Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers. De archieven en collecties zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995. Het RAZU toetst de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als expertisecentrum voor informatie- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten. Dankzij openbaar beschikbare en duurzaam toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.

Overbrenging De formele wettelijke overbrengingstermijn voor de gemeenten is, onder de Archiefwet 1995, 20 jaar. Het RAZU stelt de kaders bij overbrenging en begeleidt de overbrenging. Het RAZU adviseert bij het stellen van eventuele openbaarheidsbeperkingen.

Toezicht: voor een controleerbare overheid Het informatiebeheer van de aangesloten gemeenten dient te voldoen aan de vereisten vanuit wet- en regelgeving. Conform de Archiefwet 1995 houdt de gemeentearchivaris toezicht op de wijze waarop de gemeenten en hun gemeenschappelijke regelingen hun informatie beheren, tot het moment waarop deze informatie wordt overgebracht naar het RAZU.

Invoering nieuwe Archiefwet Met de invoering van de nieuwe Archiefwet wordt de overbrengingstermijn verkort van 20 naar 10 jaar en verandert het openbaarheidsregime. Na invoering van de nieuwe wet zal in 2025 aandacht worden besteed aan advisering over de implementatie van de wetswijziging in de gemeentelijke informatiehuishouding.

De aangesloten gemeenten en de Regionale ICT Dienst zijn zelf verantwoordelijk voor de kwaliteit van het informatiebeheer. De rol van het RAZU is enerzijds toetsend en kaderstellend (inspectie), anderzijds adviserend en gericht op kennisontwikkeling (advies). Binnen het RAZU zijn de beide rollen gescheiden: de archiefinspecteur is namens de gemeentearchivaris de toezichthouder. Het advies wordt uitgebracht door de informatieadviseurs. De informatieadviseurs besteden 50% van hun tijd aan de inrichting van een e-depotvoorziening.

Resultaten Toezicht en Advies in 2025 ➢

Als horizontaal toezichthouder heeft de gemeentearchivaris daarnaast een rol in de uitvoering van de Wet revitalisering generiek toezicht. Hierbij wordt samengewerkt met de interbestuurlijk toezichthouder van de provincie Utrecht.

➢ ➢

Activiteiten

➢ ➢ ➢

Inspectie De archiefinspecteur van het RAZU ziet er namens de gemeentearchivaris op toe dat het informatiebeheer van de gemeenten voldoet aan de wettelijke vereisten. Het toezicht toetst met name de rechtmatigheid c.q. naleving van Archiefwet- en regelgeving.

➢ ➢

Advies Hierin ligt de nadruk op het adviseren van de aangesloten gemeenten over de inrichting van de informatiehuishouding. Vanuit landelijke en regionale ontwikkelingen geeft het RAZU actief voorlichting over veranderingen die van invloed zijn op de informatiehuishouding.

➢ ➢ ➢

Opstellen zes jaarlijkse toezichtrapportages voor de aangesloten gemeenten en een toezichtrapportage voor de GR Regionale ICT-Dienst. Beoordelen van de voortgang van verbeterplannen van de gemeenten en de GR Regionale ICT-Dienst Utrecht. Deelname aan het Strategisch Informatie Overleg van de gemeenten en van de gemeenschappelijke regeling Regionale ICT-Dienst Utrecht. Specifieke inspecties bij de gemeenten, als daar aanleiding toe is. Audits bij de gemeenten, die een besluit tot vervanging hebben genomen. Inrichten en begeleiden van twee werkgroepen samen met deelnemende gemeenten over gezamenlijke vraagstukken/thema’s. Advies aan gemeenten, individueel of gezamenlijk, over zaken die te maken hebben met de inrichting van de informatiehuishouding. Deelname aan landelijke en regionale netwerken en werkgroepen gericht op kennisontwikkeling en productontwikkeling ten behoeve van het RAZU en de deelnemende gemeenten. Begeleiden van overbrenging van archiefbescheiden vanuit de aangesloten gemeenten en formaliseren daarvan via een verklaring van overbrenging. Beoordelen van vernietigingslijsten. Voorlichting en kennisdeling via o.a. nieuwsbrief, mails en de website van het RAZU.

online via de website te raadplegen is, met de kanttekening dat werkvoorraad van particuliere archieven maximaal 10% mag bedragen. Daarbij worden, waar nodig, openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen toegekend. Periodiek moeten bestaande toegangen worden herzien, om ze beter aan te laten sluiten bij de wensen van burgers of om ontwikkelingen in wetgeving te volgen.

Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collectie De collectie van het RAZU is publiek kapitaal en fungeert als het geheugen van de dorpen, steden en hun inwoners. De Archiefwet 1995 verplicht de overheden om deze collectie in ‘goede, geordende en toegankelijke staat’ te houden. En wel op zodanige wijze dat de bronnen over tenminste 100 jaar nog raadpleegbaar zijn.

Behoud van de collectie Door materiele verzorging van de archieven en door conservering en restauratie blijft de papieren collectie in goede staat. Deze activiteiten voorkomen verval of verlies en herstellen beschadigde stukken De collectie van het RAZU is geplaatst in goedgekeurde depots die voldoen aan de vereisten van de Archiefregeling. Via goed depotbeheer zorgt het RAZU voor een omgeving waarin de materiele staat van de collectie optimaal blijft.

De rol van het RAZU richt zich op het beheren en behouden van de collectie in de depots. Goed houden wat goed is, door te conserveren, te restaureren en in goede condities in het depot te bewaren. Toegankelijk maken van de collectie voor gebruik door een breed publiek. Borgen van openbaarheidsbeperkingen en auteursrechtelijke beperkingen. Het RAZU houdt zich daarnaast, conform de opdracht in de gemeenschappelijke regeling, bezig met het verwerven van particuliere archieven, publicaties en beeldmateriaal, als aanvulling op de overheidscollectie.

Digitalisering van de collectie en nader toegankelijk maken Het RAZU biedt de toegangen op de papieren archieven en collecties digitaal aan via de website en combineert de beschrijvingen met scans van archiefstukken. Het scannen van analoog materiaal, het maken van nadere toegangen daarop in de vorm van transcripties of indexen en het online plaatsen daarvan vergroot de toegankelijkheid en bruikbaarheid van de collectie.

Activiteiten Inrichten van opname en beheer digital born archieven in e-depot Als volwaardige archiefdienst beheert het RAZU naast analoge ook ‘digital born’ archieven. Vanaf 2025 beschikt het RAZU over een e-depotvoorziening ingericht in lijn met de informatiekundige visie Common Ground, zodat gemeenten vanaf 2025 digital born archief kunnen overbrengen naar het RAZU.

Acquisitie van particuliere archieven, publicaties en beeldmateriaal De Archiefwet verplicht overheden om hun archieven te bewaren en over te brengen naar het RAZU. Voor betrouwbaar en compleet beeld van het verleden kan het RAZU echter niet volstaan met overheidsarchieven. Daarom is in de doelstelling van de gemeenschappelijke regeling uitdrukkelijk opgenomen dat het RAZU een zo breed mogelijke collectie bronnen uit en over de regio opbouwt.

Digitale informatie vereist nieuwe manieren van overbrengen, opnemen, beheer en ontsluiting. Het RAZU ontwikkelt hiervoor procedures en processen om actief de toegankelijkheid en veiligheid van stukken te waarborgen. Hierbij wordt voorgesorteerd op nieuwe vormen van ontsluiting en hergebruik, zodat ook de digitale collectie optimaal kan worden gevonden, geïnterpreteerd en gebruikt.

Resultaten Beheer en Behoud in 2025 ➢ ➢

Beheer van de collectie De collectie van het RAZU kent een goed niveau van basistoegankelijkheid. Uitgangspunt is dat alle archieven voorzien zijn van een bruikbare toegang die

Het e-depot wordt in gebruik genomen. De certificering van het e-depot wordt opgestart, gericht op het verkrijgen van het internationale keurmerk CoreTrustSeal.

➢

➢ ➢ ➢

➢

➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢ ➢

Analoge en digitale archieven van gemeenten worden, op het moment dat zij daarvoor in aanmerking komen, overgebracht naar het RAZU waarna zij raadpleegbaar zijn voor burgers. Het basisniveau van toegankelijkheid blijft gehandhaafd conform de daarvoor geldende normen (100% overheidsarchieven, 90% particuliere archieven). De vastgestelde openbaarheidsbeperkingen worden jaarlijks geactualiseerd (van beperkt openbaar naar openbaar). Het in 2024 gestarte project om de auteursrechtelijke beperkingen van de collectie in het collectiebeheersysteem te verbeteren wordt in 2025 voortgezet. Het in 2023 gestarte project van verbetering van de metadata van bouwvergunningen, ter voorbereiding van het bouwloket, wordt in 2025 afgerond. De werkzaamheden voor de gemeente Vijfheerenlanden worden, conform het bepaalde in de prestatieovereenkomst, uitgevoerd. Vrijwilligers worden begeleid bij het indexeren en transcriberen van bronnen en de werkzaamheden aan beeldmateriaal. In beperkte mate, voor zover budget beschikbaar is, worden analoge bronnen gedigitaliseerd en online beschikbaar gesteld. Particuliere archieven, beeldmateriaal en publicaties worden opgenomen als zij een aanvulling zijn op de al aanwezige collectie. Het depotbeheer wordt uitgevoerd conform vereisten. De analoge collectie wordt gemonitord op schade en verval, zo nodig wordt overgegaan tot conservering of restauratie.

Het Collectiehulpverleningsplan wordt tenminste eenmaal geactualiseerd en er wordt tenminste één situatie geoefend.

Door digitalisering van de samenleving zijn de verwachtingen bij burgers ten aanzien van de digitale beschikbaarheid en toegankelijkheid van de collectie groot. Het RAZU sluit hierop aan door een steeds actievere digitale dienstverlening via de website.

Activiteiten Dienstverlening aan burgers De dienstverlening aan burgers, zowel (historisch) onderzoekers als raadplegers van bouwvergunningen, vindt zowel in de studiezaal in Wijk bij Duurstede als via mail, telefoon en website plaats. Dienstverlening aan ambtenaren Gemeenteambtenaren vragen, vanuit hun functie, regelmatig stukken op. Er leeft een wens dat deze dossiers gedigitaliseerd worden en digitaal beschikbaar gesteld, maar daar heeft het RAZU geen capaciteit voor.

Resultaten Dienstverlening in 2025 ➢

➢ ➢

Dienstverlening: voor tevreden en productieve gebruikers

➢

De collectie van het RAZU is grotendeels openbaar en voor iedereen vrij toegankelijk, conform de vereisten van de Archiefwet en de Wet hergebruik overheidsinformatie. Openbaarheid van overheidsinformatie is een democratisch recht. Voor deze taak fungeert het RAZU als frontoffice van de zes gemeenten.

➢

Aanbieden van volledige studiezaaldienstverlening in Wijk bij Duurstede van maandag t/m vrijdag. De studiezaal is 34 uur per week geopend. Mail en telefoon worden 40 uur per week beantwoord. Uitlenen van dossiers aan gemeenten, waarbij de norm is dat aangevraagde dossiers binnen 3 werkdagen afgehaald kunnen worden in de studiezaal. Inrichten van een bouwloket voor het snel en efficiënt inzien van bouwdossiers. Toegankelijk maken van historische persoonsgegevens (van voor 1900) via de website. Analyseren van de via mail en telefoon aan ons gestelde vragen en bepalen welke vragen we voortaan kunnen voorkomen door verandering (verbetering) van de teksten op de website. Opzetten en uitvoeren van een gebruikersonderzoek (wensen) en tevredenheidsonderzoek (kwaliteit).

➢ ➢

Publieksbereik in 2025 Het RAZU is een publieke voorziening die als lokaal en regionaal historisch centrum een maatschappelijke functie vervult. In die functie zijn we er voor alle inwoners van ons verzorgingsgebied, ook voor degenen die (nog) niet zelf op onderzoek uitgaan in onze collectie, maar die wel geïnteresseerd zijn in de lokale en regionale geschiedenis. Deze doelgroep bereikt het RAZU via cultuurhistorische activiteiten van lokale historische verenigingen, comités monumentendag en lokale musea. Scholieren en docenten biedt het RAZU ‘bronnen op maat’ in het Geschiedenislokaal.

Activiteiten Cultuurhistorische activiteiten Voor cultuurhistorische activiteiten hanteren we het uitgangspunt dat deze zoveel mogelijk lokaal of regionaal worden georganiseerd en dat het RAZU samenwerkt met regionale erfgoedpartners als musea en historische verenigingen. Het RAZU speelt vooral een faciliterende en adviserende rol en levert op verzoek expertise, content en te exposeren bronnen (in bruikleen of als scan). Incidenteel organiseert het RAZU een eigen cultuurhistorische activiteit en cursussen voor beginnend onderzoekers. Zichtbaarheid De collectie en de geschiedenis worden via het geschiedenislokaal Zuid-Utrecht, nieuwsbrieven en via verhalen en web-exposities op de website voor het voetlicht gebracht. Hierbij wordt zowel aangesloten bij historische of actuele thema’s als onderwerpen in het onderwijs, maar er wordt ook aanbodgericht gedacht ‘dat is leuk om te delen’. ➢ ➢ ➢

Onderhouden van relaties met vaste samenwerkingspartners. Uitvoeren van cultuurhistorische activiteiten met erfgoedpartners, conform het Cultuurhistorisch Jaarplan 2025, dat begin 2025 wordt vastgesteld. Op aanvraag verzorgen van bruiklenen aan musea. 6

Ieder kwartaal een nieuwsbrief uitbrengen. Werven van een stagiair voor het uitzoeken van bronnen en het toevoegen van een nieuw thema aan het geschiedenislokaal.

Door de geringe omvang van de organisatie en de voor de meeste taken vereiste specifieke deskundigheid en ervaring is langdurige ziekte of vertrek van een medewerker een risico voor de continuïteit van de taakuitvoering. Relevant in dit verband is de inzet van een medewerker archieven voor de uitvoering van de prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden. Bij uitval van deze medewerker kan niet voldaan worden aan de aangegane verplichting. Een tweede risico van de aangegane prestatieovereenkomst RAZU-Vijfheerenlanden is dat de daadwerkelijke inzet van jaar tot jaar kan verschillen, waardoor de extra inkomsten uit de prestatie overeenkomst niet ingezet kunnen worden voor vaste formatieuitbreiding. Indien vanuit dit budget tijdelijke medewerkers worden aangenomen heeft het RAZU dus te maken met WW-verplichtingen en een transitievergoeding.

Paragrafen Conform het BBV zijn de voorgeschreven paragrafen in deze Begroting opgenomen. Een aantal paragrafen is weliswaar verplicht, maar het RAZU verricht geen activiteiten die daarin behoren te worden opgenomen. Dit betreft de paragrafen: Onderhoud kapitaalgoederen, Verbonden partijen en Grondbeleid.

Weerstandsvermogen en risico’s Deze paragraaf beschrijft de middelen en mogelijkheden waarover het RAZU beschikt om niet begrote risico’s of tegenvallers te dekken en een overzicht van de risico’s waarvoor geen maatregelen zijn getroffen en die van betekenis kunnen zijn voor de financiële positie.

Financiering en treasury In deze paragraaf worden de beleidsvoornemens ten aanzien van het risicobeheer van de financieringsportefeuille opgenomen. Het RAZU kent geen eigen financiering, de deelnemende gemeenten betalen bij voorschot hun bijdrage.

Het RAZU heeft op de balans geen eigendommen, zodat in dat opzicht geen risico aanwezig is. Een eventueel negatief exploitatiesaldo wordt door de deelnemende gemeenten afgewikkeld conform artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 (was artikel 22 in GR RAZU 2020). In feite is daarmee een groot deel van de risico's afgedekt.

In mei 2012 stelde het bestuur van het RAZU een Treasurystatuut vast. Van de eerder noodzakelijk geachte financiële beheersverordening (op grond van de Gemeentewet, artikel 212, 213 en 213a) werd, in overleg met de provinciaal toezichthouder, afgezien. In de gemeenschappelijke regeling RAZU 2024 artikel 20 (was artikel 18 in GR RAZU 2020) is opgenomen dat het Treasurystatuut 2012 van kracht blijft en een financiële beheersverordening onnodig wordt geacht.

De archieven en collecties die zich in de archiefbewaarplaats bevinden, zijn niet verzekerd. Dat is een keuze die door veel archiefdiensten en musea wordt gemaakt. De kosten van een reconstructieverzekering voor de collectie zijn hoog. Het RAZU heeft beheersmaatregelen getroffen om de risico’s op schade als gevolg van calamiteiten te beperken. De risico’s ten aanzien van een eventuele calamiteit zijn beperkt als gevolg van de strenge eisen waaraan archiefbewaarplaatsen moeten voldoen. Deze eisen zijn neergelegd in de Archiefregeling. Het RAZU beschikt over een archiefbewaarplaats die in 2010 door GS is goedgekeurd. In de depots zijn watermelders geplaatst en het gebouw is voorzien van brand- en inbraaksignalering. Het RAZU beschikt over een actueel en vastgesteld collectiehulpverleningsplan. Een calamiteit van geringe omvang kan in eerste aanleg door de medewerkers van het RAZU zelf worden bestreden.

Het RAZU is gehouden aan de regels van het ministerie van Financiën over het verplicht schatkistbankieren. Voor zover de gelden het drempelbedrag overstijgen worden deze gelden aangehouden op een rekening-courant bij ’s Rijks schatkist.

Bedrijfsvoering Deze paragraaf geeft inzicht in de stand van zaken en de beleidsvoornemens voor wat betreft de bedrijfsvoeringsonderdelen personeel, informatisering, automatisering, communicatie, organisatie, financieel beheer en huisvesting.

voor de ontwikkelmogelijkheden van de medewerkers en het regelmatig herijken en, waar mogelijk, optimaliseren van de interne processen.

Overheaddienstverlening In de loop van de jaren heeft het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Te weten: ➢ HR overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2023 geactualiseerd. ➢ Overeenkomst Huisvesting RAZU; Receptie, post en -facilitaire zaken met de gemeente Wijk bij Duurstede. Deze is in 2021 geactualiseerd. ➢ ICT overeenkomst met de gemeente Houten. Deze is in 2022 geactualiseerd. ➢ Overeenkomst voor de financiële administratie en het opstellen van de P&C documenten (Kadernota, Begroting, Begrotingswijziging en Jaarstukken). ➢ Overeenkomst met Functionaris Gegevensbescherming. ➢ Overeenkomst met Rentokil voor ongedierte preventie.

Informatiemanagement Het RAZU werkt al enkele jaren voornamelijk, maar nog niet geheel digitaal. Vanaf 2025 wil het RAZU volledig digitaal werken en digitaal archiveren. Dit vereist aanpassingen aan de processen en systemen van het RAZU, voornamelijk SharePoint, zodat digitale documenten zowel in de dynamische als semi-statische status goed kunnen worden beheerd. Ook is een vervangingsbesluit voorzien net als de implementatie van de selectielijst e-mail bewaren. De website wordt actueel gehouden en ondersteunt de doorontwikkeling van de digitale dienstverlening

Waar nodig wordt aanvullende expertise ingehuurd, specifiek juridische expertise op het gebied van informatierecht, privacy en auteursrecht.

Het RAZU heeft in 2015 het huidige collectiebeheersysteem in gebruik genomen. Na een periode van 10 jaar is het in 2025 tijd om het collectiebeheersysteem opnieuw aan te besteden. Dit traject start met een grondige evaluatie van het huidige collectiebeheersysteem, waarbij de doelstelling ‘de archieven zo open, openbaar en (her)Bruikbaar maken als mogelijk en het gebruik van de bonnen maximaal faciliteren en stimuleren’ een belangrijke voorwaarde is.

Personeel en vrijwilligers De formatie van het RAZU bestaat op 1 januari 2025 uit 11,67 FTE. De leeftijd van de medewerkers varieert tussen de 28 jaar en de 65 jaar. Alle medewerkers zijn in vaste of tijdelijke dienst van de gemeente Houten en worden langdurig gedetacheerd bij het RAZU. De salariskosten worden volledig door het RAZU betaald, behalve voor medewerkers waarvoor loonsubsidie ontvangen wordt.

Huisvesting Het personeel en de bezoekers maken gebruik van de bestaande kantoor- en studiezaalruimten in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede. Vanwege het ontbreken van magazijnruimte binnen het gemeentehuis huurt het RAZU sinds 2023 extern aanvullende magazijnruimte.

Er zijn ca. 26 vrijwilligers verbonden aan het RAZU. Zij werken deels vanuit huis, deels in werkgroepen in de regio en deels in de kantoren van het RAZU. Vrijwilligers worden ingezet op ondersteunende werkzaamheden die niet tot de primaire taken van het RAZU behoren. Dit betreft vooral het maken van nadere toegangen op archieven, in de vorm van indexen of transcripties, en het ordenen en beschrijven van fotocollecties die door mensen of organisaties geschonken zijn aan het RAZU.

Aansluitend aan de kantoren en studiezaal zijn de depots voor het RAZU gebouwd, die in mei 2011 in gebruik zijn genomen. De depots zijn eigendom van de gemeente Wijk bij Duurstede en worden voor een periode van 40 jaar kostendekkend verhuurd aan het RAZU. Vanwege de uitbreiding met Vijfheerenlanden wordt aanvullend sinds 2021 het grootste deel van het depot van de gemeente Wijk bij Duurstede gehuurd.

Organisatieontwikkeling Om de rol als collectiebeheerder, dienstverlener en expertisecentrum goed te kunnen blijven vervullen moet het RAZU soepel meebewegen en anticiperen op ontwikkelingen in de veranderende context. Dit doet het RAZU door oog te houden

Op grond van eerdere inventarisaties is de verwachting dat de collectie van het RAZU door overbrenging vanuit de gemeenten zal groeien in omvang tot ruim zeven strekkende kilometer analoog materiaal. In 2024 wordt een nieuwe bestandsopname gevraagd aan de gemeenten, zodat aan de hand daarvan berekend kan worden of de beschikbare depotcapaciteit voldoende is.

Onderhoud kapitaalgoederen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Verbonden partijen Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Grondbeleid Het RAZU heeft geen activiteiten die betrekking hebben op deze paragraaf.

Indexatie

Begroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028

De loon-, en prijsindex worden overgenomen uit de Septembercirculaire (zie hiervoor tabel 4.2.2 in de Septembercirculaire ). ▪ De gehanteerde loonindex voor 2025 is 8,5% ▪ De gehanteerde prijsindex voor 2025 is 2,7% ▪ De indexatie wordt enkel op het primaire jaar 2025 toegepast. In de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar gehanteerd.

Uitgangspunten De begroting is opgesteld met inachtneming van de voorschriften zoals opgenomen in het Besluit Begroting en Verantwoording provincies en gemeenten (BBV). Het uitgangspunt van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is om behoudend maar ook realistisch te begroten en de lastenverzwaring voor de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk te beperken. Over de wijze waarop het RAZU zijn financiële begroting opstelt is in 2022 overleg gevoerd tussen het RAZU en de deelnemende gemeenten. Het vertrekpunt was: ▪ te komen tot heldere afspraken over de opzet van de financiële begroting, zoveel mogelijk aansluitend bij de praktijk van de deelnemende gemeenten; ▪ de wens om nieuwe uitgangspunten zo eenvoudig mogelijk te houden, gezien de omvang van het RAZU; ▪ deze uitgangpunten, waar mogelijk, direct toe te passen bij het opstellen van de Begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026.

De basis voor de indexering wordt gevormd door de verwachting voor 2025 in de septembercirculaire 2023. Deze verwachting wordt gecorrigeerd voor de (hogere of lagere) verwachting in de twee jaren daarvoor, omdat de verschillen in 2023 en 2024 doorwerken in 2025. Toelichting:

2023 2024

Het overleg heeft geleid tot door alle gemeenten gedragen afspraken over het begroten van de salariskosten (formatie en CAO), de indexatie en de opbouw van de begroting. De nieuwe uitgangspunten zijn door het bestuur besproken en vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 en ingevoerd vanaf de Begroting 2023 en meerjarenraming 2024-2026. Tijdens de bestuursvergadering van 7 december 2022 over de Kadernota 2024 is vervolgens besloten één van deze punten, de gehanteerde loon- en prijsindex, te wijzigen en aan te sluiten bij twee indexen uit de Septembercirculaire: ▪ prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers ▪ Prijs overheidsconsumtie, netto materieel (imoc).

septembercirculaire 2022 Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)

2,8% 5,9%

3,9% 2,4%

septembercirculaire 2023 Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)

3,5% 5,9%

6,3% 3,5%

5,4% 1,6%

correctie van 2022 naar 2023 Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)

0,7% 0,0%

2,4% 1,1%

3,1% 1,1%

Te hanteren indexering 2025 Prijs overheidsconsumptie, beloning werknemers Prijs overheidsconsumptie, netto materieel (imoc)

Bij het opstellen van de Begroting 2024 en de meerjarenraming 2025-2027 zijn in lijn hiermee de volgende uitgangspunten gehanteerd:

2025

8,5% 2,7%

Salariskosten ▪ ▪ ▪

Toelichting op de lasten

De post salariskosten wordt begroot op basis van de vastgestelde omvang van de formatie en de hoogste periodiek per functieschaal. De post salariskosten wordt begroot op basis van de vigerende CAO. In de Eerste Begrotingswijziging van het jaar worden de salariskosten definitief begroot, op basis van de dan geldende CAO.

Personeelslasten De formatie van het RAZU bestaat op 1 januari 2025 uit 11,67 Fte. Naast de salariskosten worden sinds 2015 3% van de salariskosten begroot voor overige personeelskosten. Hieronder vallen onder andere opleidingen en reiskosten.

Verdeelsleutel

Achtergrond ontwikkeling salariskosten 2023-2025

Het model waarbij de kosten van de gemeenschappelijke regeling over de zes deelnemende gemeenten worden verdeeld is in 2011 vastgesteld en op 18 december 2019 bevestigd voor de periode 2021 t/m 2025. Het model gaat uit van drie kostencomponenten en twee grondslagen, die eenmaal per vijf jaar worden aangepast aan de werkelijke situatie (herijkt). De grondslagen zijn gebaseerd op het inwoneraantal en de hoeveelheid overgebracht archief. De drie kostencomponenten zijn: A. De kosten voor personeel en materiaal, die worden afgeleid van het aantal inwoners; B. De kosten voor de archiefbewaarplaats, die worden afgeleid van de hoeveelheid archief die daar is of zal worden ondergebracht; C. De kosten voor de overhead en de overige ruimten, die worden berekend op basis van een combinatie van de kosten van A en B.

Aan de ontwikkeling van de post salariskosten in de jaren 2023-2025 liggen drie bestuursbesluiten ten grondslag: ➢ Besluitvorming over de inrichting van een e-depotvoorziening (15 december 2021), waardoor de formatie van het RAZU in de jaren 2023-2025 gefaseerd is gegroeid met in totaal 2 Fte. ➢ Besluitvorming over nieuwe begrotingsregels voor het RAZU (9 maart 2022) waardoor de post salariskosten reëel begroot wordt. Om de overgang van de oude naar de nieuwe systematiek voor het begroten van de salariskosten voor de gemeenten niet te groot te maken is de post salariskosten in de jaren 20232025 ‘getrapt’ verhoogd. Dat wil zeggen dat in 2023 90% van de salariskosten werd begroot en in 2024 95%. In 2025 is de bovenste traptrede bereikt en worden de salariskosten op 100% begroot. ➢ Besluitvorming over de te hanteren index (7 december 2022), waardoor vanaf het begrotingsjaar 2024 ook de salariskosten geïndexeerd worden.

In de financiële doorrekening bij deze Begroting 2025 wordt voor de jaren 2026 t/m 2028 de huidige verdeelsleutel gehanteerd. Begin 2024 wordt gestart met de herijking van de verdeelsleutel, zodat deze met ingang van de Kadernota 2026 gehanteerd kan worden.

Op 14 december 2023 werd een akkoord bereikt over de nieuwe cao voor de gemeentelijke sector. Deze nieuwe CAO is ingegaan op 1 januari 2024. In de ontwerp-Kadernota 2025 kon het effect van de onderhandelingen over de CAO 2024 nog niet verwerkt worden. Vanuit de gemeente Houten zijn op 15 december 2023 de salariskosten conform de herziene CAO 2024 gedeeld met het RAZU. Deze laten zien dat het CAO akkoord leidt tot een verhoging van de salariskosten met €63.189, waardoor de overige personeelskosten stijgen met €1.896. .

2% winstopslag Begin 2025 wordt het cultuurhistorische activiteitenprogramma voor 2025 definitief vastgesteld. De kosten die hiervoor in 2025 worden gemaakt worden in de Begrotingswijziging 2025 opgenomen. Omdat deze kosten geheel worden gedekt uit de 2% winstopslagreserve zijn ze niet van invloed op de gemeentelijke bijdragen. De projecten zelf en de kosten komen daarom in deze begroting niet aan bod.

NB. Zoals gebruikelijk zullen de salariskosten definitief begroot worden in de begrotingswijziging 2025, op basis van de dan geldende CAO en daarin vastgestelde schaalbedragen voor 2025 en de daaropvolgende jaren. 11

Uitvoering prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden Het RAZU en de gemeente Vijfheerenlanden hebben in augustus 2020 een prestatieovereenkomst gesloten, waarbij het RAZU gedurende tien jaar een groot deel van de nog niet overgebrachte archieven van Vijfheerenlanden in goede, geordende en toegankelijke staat zal brengen.

Materiaalkosten Deze bestaan uit vier soorten posten: ➢ Tot ‘organisatiekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten, vrijwilligerskosten. ➢ Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. ➢ Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collectie en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het digital born materiaal. ➢ Tot e-depot kosten horen alle structurele kosten die te maken hebben met het inrichten en beheren van de e-depotvoorziening. De ontwikkeling van deze post in de jaren 2025-2028 is conform het bestuursbesluit e-depot (december 2021).

De overeenkomst is gebaseerd op het bestuursbesluit over de toetreding van de gemeente Vijfheerenlanden tot de GR RAZU op 21 augustus 2019. Hierin is een totaalbedrag van €632.000 opgenomen voor salariskosten (€532.000), materiaalkosten (€50.000) en restauratiekosten (€50.000). De gemeente Vijfheerenlanden heeft dit bedrag in oktober 2020 vooruitbetaald aan het RAZU. Voor het jaar 2024 is 1/10de deel van de prestatieovereenkomst als lasten begroot. Daarmee samenhangend is een vergelijkbaar bedrag als inkomsten begroot.

Bedrijfskosten Het RAZU heeft verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Het overzicht hiervan is opgenomen bij de Paragrafen, onderdeel overhead. De dienstverleningsovereenkomsten zijn aangegaan voor meerdere jaren. Kosten archiefbewaarplaats De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploitatiekosten en de servicekosten, wordt contractueel indexatie toegepast. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar. De huidige stijging is dan ook gebaseerd op de index die ook bij de overige posten gehanteerd wordt. Vanaf medio 2023 huurt het RAZU twee extra kantoorruimtes in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede en een extern magazijn. Deze brengen vanaf 2024 een lichte verhoging van de huurkosten met zich mee die nog niet volledig was opgenomen in de ontwerp-Kadernota 2025, maar wel in de ontwerp-Begrotingswijziging 2024.

Staat van Baten en Lasten

LASTEN

Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Totaal personeelslasten Totaal materiaalkosten c.a. Totaal kosten archiefbewaarplaats Totaal kosten overhead en oudbouw Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden

1.132.102 113.186 114.662 161.792 39.300 10.000 40.000 11.000 63.200

1.214.568 114.892 117.498 166.690 0 0 0 0 63.200

1.214.568 124.892 117.498 166.690 0 0 0 0 63.200

1.214.568 134.892 117.498 166.690 0 0 0 0 63.200

1.214.568 144.892 117.498 163.690 0 0 0 0 63.200

Totaal lasten (A)

1.685.242

1.676.848

1.686.848

1.696.848

1.703.848

107.960 332.101 140.092 338.973 380.177 165.256 64.100

120.434 372.500 156.463 379.297 425.516 184.674 64.100

121.157 374.878 157.416 381.656 428.170 185.806 64.100

121.881 377.256 158.370 384.015 430.824 186.938 64.100

122.605 379.633 159.323 386.374 433.479 188.070 64.100

1.528.659

1.702.983

1.713.183

1.723.383

1.733.583

156.583

-26.135

-26.335

-26.535

-29.735

BATEN Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal overige inkomsten Totaal baten (B)

Resultaat voor bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

Staat van baten en lasten, vervolg

Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag)

-28.717 39.300

-32.135 0

-32.335 0

-32.535 0

-32.735 0

Bestemmingsreserves: Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

40.000 10.000 11.000 79.000 6.000

0 0 0 0 6.000

0 0 0 0 3.000

Totaal mutaties reserves

156.583

-26.135

-26.335

-26.535

-29.735

LASTEN

Resultaat na bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

Specificatie van de lasten en baten Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel Overige personeelskosten (3%)

1.022.429 79.000 30.673

1.179.192 0 35.376

Totaal personeelslasten

1.132.102

1.214.568

Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten Kosten e-depot

11.085 7.760 44.341 50.000

11.385 7.969 45.538 50.000

11.385 7.969 45.538 60.000

11.385 7.969 45.538 70.000

11.385 7.969 45.538 80.000

Totaal materiaalkosten c.a.

113.186

114.892

124.892

134.892

144.892

Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

-79.000 -900

0 -900

-79.900

-900

1.165.388

1.328.560

1.338.560

1.348.560

1.358.560

LASTEN

TOTAAL COMPONENT A

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

51.218 15.480 24.530 23.434

51.218 16.173 25.627 24.481

Totaal kosten archiefbewaarplaats

114.662

117.498

TOTAAL COMPONENT B

114.662

117.498

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste activa

55.870 95.920 4.002 6.000

58.070 98.510 4.110 6.000

58.070 98.510 4.110 3.000

Totaal kosten overhead en oudbouw

161.792

166.690

163.690

Bestemmingsreserve Financiering activa

-6.000

-3.000

155.792

160.690

1.521.742

1.613.648

1.623.648

1.633.648

1.640.648

TOTAAL COMPONENT C TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Verbetering depotinrichting Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten)

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN Storting algemene reserve (2% winstopslag) Totale kosten incl. winstopslag

Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

39.300 10.000 40.000 11.000 53.200 5.000 5.000

0 0 0 0 53.200 5.000 5.000

163.500

63.200

1.685.242

1.676.848

1.686.848

1.696.848

1.703.848

28.717

32.135

32.335

32.535

32.735

1.713.959

1.708.983

1.719.183

1.729.383

1.736.583

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

82.695 271.680 108.888 269.525 303.257 129.344

94.273 309.720 124.134 307.262 345.718 147.454

94.983 312.051 125.068 309.575 348.320 148.564

95.692 314.382 126.002 311.888 350.922 149.673

96.402 316.713 126.937 314.201 353.524 150.783

TOTAAL A

100,00%

1.165.388

1.328.560

1.338.560

1.348.560

1.358.560

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

11.480 19.007 13.407 26.732 29.067 14.969

11.764 19.477 13.738 27.393 29.786 15.340

TOTAAL B

100,00%

114.662

117.498

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

11.668 34.902 15.050 36.070 40.399 17.703

12.035 35.999 15.524 37.204 41.669 18.259

TOTAAL C

100,00%

155.792

160.690

105.843 325.589 137.345 332.327 372.723 162.016

118.072 365.196 153.396 371.860 417.172 181.052

118.782 367.527 154.330 374.172 419.775 182.162

119.491 369.858 155.264 376.485 422.377 183.272

120.201 372.190 156.199 378.798 424.979 184.382

1.435.842

1.606.748

1.616.748

1.626.748

1.636.748

Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

2.117 6.512 2.747 6.647 7.454 3.240

2.361 7.304 3.068 7.437 8.343 3.621

2.376 7.351 3.087 7.483 8.395 3.643

2.390 7.397 3.105 7.530 8.448 3.665

2.404 7.444 3.124 7.576 8.500 3.688

TOTAAL 2% winstopslag

28.717

32.135

32.335

32.535

32.735

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Overige inkomsten Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID)

63.200 900

Totaal overige inkomsten

64.100

Totaal baten exclusief mutaties reserves

1.528.659

1.702.983

1.713.183

1.723.383

1.733.583

Mutaties reserves Algemene reserve (2% winstopslag) Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

39.300 40.000 10.000 11.000 79.000 6.000

0 0 0 0 0 6.000

0 0 0 0 0 3.000

Totaal mutaties reserves

185.300

6.000

3.000

Resultaat exploitatie (te bestemmen) Resultaat reserves

156.583 -156.583

-26.135 26.135

-26.335 26.335

-26.535 26.535

-29.735 29.735

Totaal baten incl. mutaties reserves

1.685.242

1.676.848

1.686.848

1.696.848

1.703.848

Verdeelsleutels en bijdragen

Verdeelsleutel 2021 - 2026 * op basis van begroting 2021 component A

component B

component C

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

inwoners 15.192 49.911 20.004 49.515 55.712 23.762

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

meters archief 716 1.185 836 1.666 1.812 933

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

Totaal

214.096

100,00%

7.147

100,00%

Berekening %-component C component A component B

710.207 110.857

86,50% 13,50%

821.064

100,00%

Bijdrage per gemeente

Begrotingswijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

82.695 11.480 11.668 2.117

94.273 11.764 12.035 2.361

94.983 11.764 12.035 2.376

95.692 11.764 12.035 2.390

96.402 11.764 12.035 2.404

Totale bijdrage

107.960

120.434

121.157

121.881

122.605

Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

271.680 19.007 34.902 6.512

309.720 19.477 35.999 7.304

312.051 19.477 35.999 7.351

314.382 19.477 35.999 7.397

316.713 19.477 35.999 7.444

Totale bijdrage

332.101

372.500

374.878

377.256

379.633

Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

108.888 13.407 15.050 2.747

124.134 13.738 15.524 3.068

125.068 13.738 15.524 3.087

126.002 13.738 15.524 3.105

126.937 13.738 15.524 3.124

Totale bijdrage

140.092

156.463

157.416

158.370

159.323

Begrotings wijziging 2024 €

Begroting 2025 €

Begroting 2026 €

Begroting 2027 €

Begroting 2028 €

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

269.525 26.732 36.070 6.647

307.262 27.393 37.204 7.437

309.575 27.393 37.204 7.483

311.888 27.393 37.204 7.530

314.201 27.393 37.204 7.576

Totale bijdrage

338.973

379.297

381.656

384.015

386.374

Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

303.257 29.067 40.399 7.454

345.718 29.786 41.669 8.343

348.320 29.786 41.669 8.395

350.922 29.786 41.669 8.448

353.524 29.786 41.669 8.500

Totale bijdrage

380.177

425.516

428.170

430.824

433.479

Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag

129.344 14.969 17.703 3.240

147.454 15.340 18.259 3.621

148.564 15.340 18.259 3.643

149.673 15.340 18.259 3.665

150.783 15.340 18.259 3.688

Totale bijdrage

165.256

184.674

185.806

186.938

188.070

1.464.559

1.638.883

1.649.083

1.659.283

1.669.483

Bijdrage per gemeente, vervolg

Totaal gemeentelijke bijdragen

Verloopoverzicht reserves

Omschrijving

1-1-2025

Algemene reserve

41.056

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

8.427 10.147 8.920 10.450 22.626

Totaal reserves

101.626

Omschrijving

1-1-2026

Algemene reserve

73.191

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

8.427 10.147 8.920 10.450 16.626

Totaal reserves

127.761

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

32.135 Storting 2% winstopslag

32.135 Stortingen Toelichting

0 Incidentele kosten 2% budget

32.335

73.191

0 0 0 0 6.000

8.427 10.147 8.920 10.450 16.626

6.000

127.761

Onttrekkingen Toelichting

32.335 Storting 2% winstopslag

31-12-2025

0 Incidentele kosten 2% budget

31-12-2026 105.526

0 0 0 0 6.000

8.427 10.147 8.920 10.450 10.626

6.000

154.096

Verloopoverzicht reserves, vervolg

Omschrijving

1-1-2027

Algemene reserve

105.526

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

8.427 10.147 8.920 10.450 10.626

Totaal reserves

154.096

Omschrijving

1-1-2028

Algemene reserve

138.061

Bestemmingsreserve E-depot Digitalisering Restauratie Personeel Financiering activa

8.427 10.147 8.920 10.450 4.626

Totaal reserves

180.631

Stortingen Toelichting

Onttrekkingen Toelichting

32.535 Storting 2% winstopslag

32.535 Stortingen Toelichting

0 Incidentele kosten 2% budget

32.735

138.061

0 0 0 0 6.000

8.427 10.147 8.920 10.450 4.626

6.000

180.631

Onttrekkingen Toelichting

32.735 Storting 2% winstopslag

31-12-2027

0 Incidentele kosten 2% budget

31-12-2028 170.796

0 0 0 0 3.000

8.427 10.147 8.920 10.450 1.626

3.000

210.366

De lasten en baten per taakveld

Begroting 2025 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

B. Baten (excl. mutaties reserves)

€

B&B €

P €

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden

1.214.568 114.892 117.498 166.690 63.200

613.200 77.000 117.498 83.345 63.200

292.171 6.992 0 41.673 0

226.686 30.501 0 33.338 0

82.511 398 0 8.335 0

Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

1.676.848

954.243

340.836

290.525

91.244

C. Lasten (mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

€

B&B €

P €

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

64.100 1.606.748 32.135

63.200 870.630 17.413

900 331.799 6.636

0 283.652 5.673

0 120.666 2.413

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.702.983

951.243

339.335

289.325

123.079

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

32.135

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

6.000

3.000

1.500

1.200

300

Totaal lasten reservemutaties

32.135

Totaal baten reservemutaties

6.000

3.000

1.500

1.200

300

1.708.983

954.243

340.836

290.525

123.379

Totaal baten (B+D)

1.708.983

954.243

340.835

290.525

123.379

Totaal lasten (A+C)

De lasten en baten per taakveld Vervolg

Begroting 2026 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

B. Baten (excl. mutaties reserves)

€

B&B €

P €

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden

1.214.568 124.892 117.498 166.690 63.200

613.200 85.000 117.498 83.345 63.200

292.171 7.992 0 41.673 0

226.686 31.501 0 33.338 0

82.511 398 0 8.335 0

Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

1.686.848

962.243

341.836

291.525

91.244

C. Lasten (mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

€

B&B €

P €

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

64.100 1.616.748 32.335

63.200 878.474 17.569

900 332.780 6.656

0 284.633 5.693

0 120.862 2.417

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.713.183

959.243

340.336

290.326

123.279

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

32.335

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

6.000

3.000

1.500

1.200

300

Totaal lasten reservemutaties

32.335

Totaal baten reservemutaties

6.000

3.000

1.500

1.200

300

1.719.183

962.243

341.836

291.525

123.579

Totaal baten (B+D)

1.719.183

962.243

341.836

291.526

123.579

Totaal lasten (A+C)

De lasten en baten per taakveld Vervolg Begroting 2027 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

B. Baten (excl. mutaties reserves)

€

B&B €

P €

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden

1.214.568 134.892 117.498 166.690 63.200

613.200 93.000 117.498 83.345 63.200

292.171 8.992 0 41.673 0

226.686 32.501 0 33.338 0

82.511 398 0 8.335 0

Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

1.696.848

970.243

342.836

292.525

91.244

C. Lasten (mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

€

B&B €

P €

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

64.100 1.626.748 32.535

63.200 886.317 17.726

900 333.760 6.675

0 285.613 5.712

0 121.058 2.421

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.723.383

967.243

341.335

291.325

123.479

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

32.535

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

6.000

3.000

1.500

1.200

300

Totaal lasten reservemutaties

32.535

Totaal baten reservemutaties

6.000

3.000

1.500

1.200

300

1.729.383

970.243

342.836

292.525

123.779

Totaal baten (B+D)

1.729.383

970.243

342.835

292.525

123.779

Totaal lasten (A+C)

De lasten en baten per taakveld Vervolg Begroting 2028 A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

B. Baten (excl. mutaties reserves)

€

B&B €

P €

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden

1.214.568 144.892 117.498 163.690 63.200

613.200 101.000 117.498 81.845 63.200

292.171 9.992 0 40.923 0

226.686 33.501 0 32.738 0

82.511 398 0 8.185 0

Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

1.703.848

976.743

343.086

292.925

91.094

C. Lasten (mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € €

€

B&B €

P €

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

64.100 1.636.748 32.735

63.200 894.160 17.883

900 334.741 6.695

0 286.594 5.732

0 121.254 2.425

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.733.583

975.243

342.336

292.326

123.679

D. Baten (mutaties reserves)

Storting algemene reserve (2% winstopslag)

32.735

Onttr. bestemmingsres. financiering activa

3.000

1.500

750

600

150

Totaal lasten reservemutaties

32.735

Totaal baten reservemutaties

3.000

1.500

750

600

150

1.736.583

976.743

343.086

292.925

123.829

Totaal baten (B+D)

1.736.583

976.743

343.086

292.926

123.829

Totaal lasten (A+C)

https://www.razu.nl

Colofon Ontwerp-Begroting 2025 3 april 2024 Afbeelding voorpagina: Onderzoek naar fruitteelt in het Krommerijngebied ‘Verkoopbrochure van boomvruchten en zomerkoren onder Werkhoven, Wijk bij Duurstede, Langbroek, Cothen, Vechten en Bunnik ten overstaan van notaris Van Heyst te Wijk bij Duurstede, 5-12 augustus 1919’ in: toegang 012, inventarisnummer 356. Foto Winfried Leeman © 2023. Tekst: mw. drs. H.A. Hokke, directeur-archivaris

Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/14210523/1