20231129 nota wijzigingen GR RAZU

Nota van Wijzigingen GR RAZU (ontwerp 29 november 2023) Op 1 juli 2022 is de Wet gemeenschappelijke regeling (Wgr) gewijzigd. Deze wetswijziging dient voor 1 juli 2024 in alle gemeenschappelijke regelingen (GR-en) geïmplementeerd te worden. Deze Nota van Wijzigingen geeft aan op welke wijze de Wgr is geïmplementeerd in de ontwerp-gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht (GR RAZU). Naast de implementatie van de Wgr zijn nog twee wijzigingen doorgevoerd: 1. Verbetering van de Archiefbepaling 2. Doorvoeren van het besluit op de zienswijze van de gemeenteraad van Utrechtse Heuvelrug (16 april 2020) over investeringen. De ‘wordt-was tabel’ bevat een overzicht van: ➢ Het onderwerp en artikelnummer in de regeling (zowel nieuw als oud) ➢ Het nieuw ingevoegde of gewijzigde artikel ➢ Het oude artikel (of een melding dat dit artikel in de oude regeling niet opgenomen was) ➢ Een beknopte toelichting waarin staat wat gewijzigd is en wat daarvoor de motivatie is.

-1-

Algemeen Begripsbepalingen In lijn met de wijziging van art. 1 zijn op verschillende plaatsen de begripsbepalingen iets aangepast om de leesbaarheid van de regeling te vergroten en de tekst juridisch-taalkundig te preciseren. Aangezien dit niet tot inhoudelijke wijzigingen van de regeling leidt, zijn deze niet integraal in deze wordt-was lijst opgenomen. Aanpassing nummering Vanwege het invoegen van nieuwe artikelen is ook de nummering van de artikelen aangepast. Omdat deze omnummering van de artikelen niet leidt tot een inhoudelijke wijziging van deze regeling zijn deze niet integraal in de wordt-was lijst opgenomen.

Specifiek Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

Begripsbepalingen (Nieuw art. 1, oud art. 1)

b. het samenwerkingsverband: het gezamenlijk grondgebied van de gemeenten. […]

b. het gezamenlijk grondgebied van de aan deze regeling deelnemende gemeenten. […]

g. raad: de gemeenteraad van een gemeente. […]

g: voorheen was geen begripsbepaling voor ‘raad’ opgenomen niet opgenomen in de regeling. […]

De begripsbepalingen van artikel 1 , sub b, is aangepast. De begrippen sub g en i q ingevoegd om de leesbaarheid van de regeling te vergroten en te verduidelijken dat er sprake is van een collegeregeling. Waar nodig zijn de subs van het artikel vernummerd.

i. de deelnemers: de aan deze gemeenschappelijke regeling deelnemende colleges van de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.

i: voorheen was geen begripsbepaling voor ‘deelnemers’ opgenomen in de regeling.

-2-

De aangepaste en nieuwe begrippen zijn verwerkt in alle volgende artikelen.

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

Archiefwet 1995 in de doelomschrijving (Nieuw art. 3, oud art 3.)

Doel van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het in het samenwerkingsgebied: uitvoering geven aan de Archiefwet 1995; alsmede vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor het publiek.

Doel van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is het in het samenwerkingsgebied: uitvoering geven aan de Archiefwet; alsmede vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie (regionaal) historische bronnen en deze op een zo actief mogelijke wijze dienstbaar maken voor het publiek.

In artikel 3 was de verwijzing naar de Archiefwet 1995 onvolledig. Dat is aangevuld door het toevoegen van het jaartal 1995.

Zienswijze raden (Nieuw art. 9 GR)

Tenzij het bestuur anders besluit worden door het bestuur geen andere besluiten ter zienswijze aan de raden voorgelegd dan de wettelijk verplichte besluiten en de besluiten die in deze regeling worden genoemd.

Niet opgenomen in vorige versie GR

Om te voldoen aan de gewijzigde Wgr is een bepaling ingevoegd over het uitbrengen van een zienswijze op besluiten van het bestuur. Indien het bestuur het nodig acht, worden besluiten voorgelegd aan de raden ter zienswijze. Alhoewel wettelijk niet verplicht blijft in de begrotingsprocedure (artikel 22 lid 1) opgenomen dat op de kadernota zienswijze mag worden gegeven door de raden, hetzelfde geldt voor de jaarrekening (artikel 23 lid 4). Door het hanteren van een zienswijzemogelijkheid op de kadernota, de begroting, de begrotingswijziging en de jaarrekening worden de raden in een vroeg stadium in de gelegenheid gesteld hun reactie te geven op de financiële en beleidsmatige uitgangspunten voor het volgend begrotingsjaar en de verslaglegging over het afgeronde begrotingsjaar.

-3-

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

Participatie (Nieuw art. 11 GR)

1. Ingezetenen van de gemeenten en belanghebbenden worden bij de voorbereiding, uitvoering en evaluatie van beleid op grond van deze regeling slechts betrokken voor zover dat bij of krachtens wet is vereist, of voor zover door het bestuur is bepaald. De participatie vindt plaats op de in de betreffende gemeente gebruikelijke wijze. 2. Bij de participatie kan een andere procedure dan die van afdeling 3.4. van de Algemene wet bestuursrecht gevolgd worden.

Oude tekst kent geen artikel over participatie.

Ingevoegd zodat voldaan wordt aan de wettelijke eis een bepaling over participatie van inwoners en belanghebbenden in te voegen. Bij een bedrijfsvoeringsorganisatie als het RAZU, waar hoofdzakelijk sprake is van uitvoering en niet van beleidsvorming, ligt het voor de hand om participatie van inwoners te regelen via de opdrachtgevende gemeenten. Dit past eveneens bij de taakuitvoering in mandaat van RAZU, oftewel er zijn geen bevoegdheden door middel van delegatie overgedragen aan het bestuur van RAZU maar de bevoegdheden zijn bij de afzonderlijke colleges gebleven en worden in mandaat door RAZU namens de colleges uitgevoerd. In de GR is al opgenomen dat de kadernota, jaarrekening en begroting ter zienswijze worden voorgelegd aan de raden. Op dat moment is er, via de gebruikelijke kanalen, inspraak mogelijk. Door in de GR RAZU op te nemen participatie wordt toegepast bij de besluiten die het bestuur bijkomend voordraagt, geeft RAZU zo ruim mogelijk en toch passend bij het karakter van de GR invulling aan de wettelijke plicht te voorzien in participatie van inwoners en belanghebbenden.

-4-

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

Begrotingsprocedure (Nieuw art. 22, oud art. 20.)

1. Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpkadernota op en zendt deze vóór 1 januari van het jaar voorafgaande aan het betreffende begrotingsjaar, toe aan de raden van de deelnemers. De raden kunnen bij het bestuur hun zienswijze binnen acht weken na de datum van toezending van de ontwerpkadernota, dat wil zeggen uiterlijk 1 maart, naar voren brengen. Het bestuur zendt de raden vervolgens vóór 30 april de vastgestelde kadernota toe. 2. Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpbegroting op, inclusief meerjarenraming en toelichting, voor het volgende boekjaar. Het bestuur zendt deze vóór 30 april toe aan de raden van de deelnemers. 3. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de besturen van de gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Bovendien wordt deze op de website van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht gepubliceerd. 4. De raden van de deelnemers kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting binnen twaalf weken na de datum van toezending, dat wil zeggen uiterlijk 23 juli, naar voren brengen.

1. Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpkadernota op en zendt deze vóór 1 januari van het jaar voorafgaande aan het betreffende begrotingsjaar, toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. De raden kunnen bij het bestuur hun zienswijze binnen acht weken na de datum van toezending van de ontwerpkadernota, dat wil zeggen uiterlijk 1 maart, naar voren brengen. Het bestuur zendt de raden vervolgens vóór 15 april de vastgestelde kadernota toe. 2. Het bestuur maakt jaarlijks een ontwerpbegroting op, inclusief meerjarenraming en toelichting, voor het volgende boekjaar. Het bestuur zendt deze vóór 15 april toe aan de raden van de deelnemende gemeenten. 3. De ontwerpbegroting wordt door de zorg van de besturen van de deelnemende gemeenten voor een ieder ter inzage gelegd en, tegen betaling van de kosten, algemeen verkrijgbaar gesteld. Artikel 190, tweede en derde lid, van de Gemeentewet is van overeenkomstige toepassing. Bovendien wordt deze op de website van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht gepubliceerd. 4. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze over de ontwerpbegroting binnen acht weken na de datum van toezending, dat

De termijnen zijn aangepast aan gewijzigde wettelijke bepalingen.

-5-

Daarnaast is toegevoegd artikel 22 lid 5, vanwege de wettelijke plicht daartoe. Dientengevolge is ook de nummering van de leden aangepast.

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

5. Het bestuur stelt de raden van deelnemers voorafgaande aan het vaststellen van de begroting schriftelijk en gemotiveerd in kennis van zijn oordeel over de zienswijze, bedoeld in het vierde lid, alsmede de eventuele conclusies die het daaraan verbindt. 6. Het bestuur behandelt het ontwerp van de begroting onder bijvoeging van de zienswijzen van de raden en stelt uiterlijk op 14 september voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt de begroting vast. 7. Nadat deze is vastgesteld, zendt het bestuur binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 september, de begroting aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het de begroting aan de raden van de deelnemers, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen. 8. Het bepaalde in de leden 2 tot en met 7 is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, met uitzondering van de in lid 7 genoemde datum. Het bepaalde in de leden 2 tot en met 6 is niet van toepassing op begrotingswijzigingen die budgetneutraal zijn.

wil zeggen uiterlijk 15 juni, naar voren brengen. 5. Het bestuur behandelt het ontwerp van de begroting onder bijvoeging van de zienswijzen van de raden en stelt uiterlijk op 1 juli voorafgaand aan het jaar waarvoor deze geldt de begroting vast. 6. Nadat deze is vastgesteld, zendt het bestuur binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 juli, de begroting aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het de begroting aan de raden van de deelnemende gemeenten, die ter zake bij gedeputeerde staten hun zienswijze naar voren kunnen brengen. 7. Het bepaalde in de leden 2 tot en met 6 is van overeenkomstige toepassing op besluiten tot wijziging van de begroting, met uitzondering van de in lid 6 genoemde datum. Het bepaalde in de leden 2 tot en met 5 is niet van toepassing op begrotingswijzigingen die budgetneutraal zijn.

-6-

Korte toelichting

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

Jaarrekening (Nieuw art. 23, oud art. 21)

1. Van de baten en lasten wordt door het bestuur over elk dienstjaar verantwoording afgelegd aan de raden van de deelnemers onder overlegging van de rekening met de daarbij behorende bescheiden. 2. Het bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening, alsmede hetgeen het bestuur verder voor zijn verantwoording noodzakelijk acht. 3. De ontwerprekening wordt met de toelichting en het verslag, als bedoeld in lid 1, vóór 30 april aan de raden van de deelnemers toegezonden. 4. De raden van de deelnemers kunnen bij het bestuur hun zienswijze binnen acht weken na de datum van toezending, dat wil zeggen uiterlijk 23 juni, van de in het tweede lid bedoelde stukken naar voren brengen. 5. Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerprekening. 6. Het bestuur onderzoekt de ontwerprekening zonder uitstel en stelt haar vast op uiterlijk 14 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft. De vaststelling van de rekening strekt het bestuur tot decharge, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden. 7. Het bestuur zendt de vastgestelde rekening en alle daarbij behorende stukken

1. Van de baten en lasten wordt door het bestuur over elk dienstjaar verantwoording afgelegd aan de raden onder overlegging van de rekening met de daarbij behorende bescheiden. 2. Het bestuur voegt daarbij een verslag van een onderzoek naar de deugdelijkheid van de rekening, alsmede hetgeen het bestuur verder voor zijn verantwoording noodzakelijk acht. 3. De ontwerprekening wordt met de toelichting en het verslag, als bedoeld in lid 1, vóór 15 april aan de raden van de deelnemende gemeenten toegezonden. 4. De raden van de deelnemende gemeenten kunnen bij het bestuur hun zienswijze binnen acht weken na de datum van toezending, dat wil zeggen uiterlijk 15 juni, van de in het tweede lid bedoelde stukken naar voren brengen. 5. Het bestuur voegt de commentaren waarin deze zienswijze is vervat bij de ontwerprekening. 6. Het bestuur onderzoekt de ontwerprekening zonder uitstel en stelt haar vast op uiterlijk 1 juli van het jaar volgende op het jaar waarop de rekening betrekking heeft. De vaststelling van de rekening strekt het bestuur tot decharge, behoudens later in rechte gebleken onregelmatigheden.

De termijnen zijn aangepast aan de gewijzigde wettelijke bepaling.

-7-

Onderwerp

Exploitatiesaldo (Nieuw art. 24, oud art. 22)

Nieuwe tekst

Oude tekst

binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 juli, aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het deze stukken aan de raden van de deelnemers.

7. Het bestuur zendt de vastgestelde rekening en alle daarbij behorende stukken binnen twee weken, maar in ieder geval vóór 15 juli, aan gedeputeerde staten. Gelijktijdig zendt het deze stukken aan de raden van de deelnemende gemeenten.

1. Indien enig exploitatiejaar een batig saldo oplevert, besluit het bestuur of dit saldo: geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan de reserve, doch alleen en voorzover het maximumplafond van meer dan 10% van de jaaromzet nog niet is bereikt; geheel of gedeeltelijk zal worden gerestitueerd aan de deelnemers op basis vande in artikel 24 lid 3 genoemde verdeelsleutel.

1. Indien enig exploitatiejaar een batig saldo oplevert, besluit het bestuur of dit saldo: geheel of gedeeltelijk zal worden toegevoegd aan de reserve, doch alleen en voorzover het maximumplafond van meer dan 10% van de jaaromzet nog niet is bereikt; geheel of gedeeltelijk zal worden gebruikt voor extra investeringen, dan wel geheel of gedeeltelijk zal worden gerestitueerd aan de deelnemers op basis vande in artikel 24 lid 3 genoemde verdeelsleutel.

Ten aanzien van lid 1 de tweede optie (investeringen) is bij het vaststellen van de regeling in 2020 vanuit Houten (gemeenteraad) en Utrechtse Heuvelrug (ambtelijk) bezwaar aangetekend.

2. Indien enig exploitatiejaar een nadelig saldo oplevert en het weerstandsvermogen ontoereikend is om dit nadelige saldo te dekken, stelt het bestuur een plan vast dat gericht is op het afbouwen en/of dekken van het nadelig exploitatiesaldo. Het bestuur bepaalt tevens of en zo ja tot welk bedrag de

2. indien enig exploitatiejaar een nadelig saldo oplevert en het weerstandsvermogen ontoereikend is om dit nadelige saldo te dekken, stelt het bestuur een plan vast dat gericht is op het afbouwen en/of dekken van het nadelig exploitatiesaldo. Het bestuur bepaalt tevens

Inhoudelijk is lid 2 niet aangepast, maar vanwege de nieuwe wettelijke termijn van 12 weken voor zienswijze op de conceptbegroting, is in lid 2 van het artikel toegevoegd dat ingeval het plan een wijziging van de begroting tot gevolg heeft, een zienswijze-termijn in acht wordt genomen conform de wettelijk bepaalde termijn van 12

-8-

Korte toelichting

Het bestuur heeft daar in april 2020 over vergaderd en heeft het volgende besloten: “De tekst van de nieuwe GR blijft vooralsnog ongewijzigd, maar het bestuur van het RAZU verklaart het batig exploitatiesaldo nooit te zullen gebruiken voor extra investeringen. Bij de eerstvolgende wijziging van de GR zal het deze optie in artikel 22 lid 1 schrappen.” (besluit 16 april 2020). Dit besluit is doorgevoerd.

Onderwerp

Archief (Nieuw art. 27, oud art. 25)

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

deelnemers zullen bijdragen in het nadelig saldo. Het bedoelde plan wordt niet eerder vastgesteld dan nadat de raden gedurende een termijn van acht weken in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze ten aanzien van het plan naar voren te brengen. In het geval het plan, bedoeld in de eerste volzin, leidt tot een wijziging van de begroting, geldt dat de raden gedurende een termijn van twaalf weken in de gelegenheid worden gesteld een zienswijze ten aanzien van het plan naar voren te brengen.

of en zo ja tot welk bedrag de gemeenten zullen bijdragen in het nadelig saldo. Het bedoelde plan wordt niet eerder vastgesteld dan nadat de raden van de gemeenten gedurende een termijn van acht weken in de gelegenheid zijn gesteld om hun zienswijze ten aanzien van het plan naar voren te brengen.naar voren te brengen.

weken als termijn voor zienswijze op een conceptbegroting.

1. Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van de bedrijfsvoeringsorganisatie. 2. De directeur is belast met het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 3. Het bestuur stelt – met inachtneming van de Archiefwet 1995 – voorschriften vast voor het beheer van de archiefbescheiden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet naar de archiefbewaarplaats zijn overgebracht. 4. Voor de bewaring van de over te brengen archiefbescheiden van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt aangewezen het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

1. Het bestuur draagt zorg voor de archiefbescheiden van de organen van de bedrijfsvoeringsorganisatie. 2. Het bestuur stelt – met inachtneming van de Archiefwet – regels vast omtrent de zorg voor de bewaring en het beheer van de archiefbescheiden, alsmede omtrent het toezicht daarop. 3. In geval van toetreding of uittreding van een gemeente of opheffing van de regeling draagt het bestuur zorg voor het treffen van voorzieningen voor de archiefbescheiden.

De oude en summiere archiefbepaling is aangevuld met inachtneming van de recent verschenen Handreiking informatie- en archiefbeheer bij Samenwerkingsverbanden (november 2021).

-9-

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

5. Met het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie, voor zover deze archiefbescheiden niet zijn over gebracht naar de archiefbewaarplaats, is belast de archivaris van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht. 6. De archivaris van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht brengt tweejaarlijks aan het bestuur verslag uit over het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de bedrijfsvoeringsorganisatie die nog niet zijn overgebracht naar de archiefbewaarplaats. 7. Het bestuur brengt tweejaarlijks verslag uit aan de colleges over de uitoefening van de aan haar opgedragen zorg voor de archiefbescheiden en de uitvoering van het archiefbeheer van het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie. 8. De deelnemers stellen tijdig aan het bestuur van de bedrijfsvoeringsorganisatie de archiefbescheiden beschikbaar die nodig zijn voor de uitvoering van de opgedragen taken. 9. In een verklaring van terbeschikkingstelling worden de periode van terbeschikkingstelling en het toezicht op het beheer van de ter beschikking gestelde archiefbescheiden geregeld. 10. In de verklaring kunnen nadere voorwaarden worden gesteld aan de terbeschikkingstelling.

- 10 -

Korte toelichting

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

11. In geval van toetreding of uittreding van een deelnemers of opheffing van de regeling draagt het bestuur zorg voor het treffen van voorzieningen voor de archiefbescheiden. Evaluatie (Nieuw art. 28 GR)

1. Tenzij het bestuur anders besluit wordt deze regeling niet geëvalueerd. 2. Ingeval het bestuur besluit tot een evaluatie als bedoeld in het eerste lid, bepaalt het bestuur eveneens de precieze evaluatievraag en het moment waarop de evaluatie uitgevoerd wordt.

In de oude regeling was geen bepaling met betrekking tot evaluatie opgenomen.

Er is gekozen een evaluatiebepaling in de GR op te nemen in het kader van het nieuwe instrumentarium in de Wgr. Het bestuur kan, zodra het daartoe aanleiding ziet, besluiten de regeling te evalueren. Het bestuur bepaalt dan ook de precieze evaluatievraag en het moment waarop de evaluatie uitgevoerd wordt.

Toetreding (Nieuw art. 29, oud art. 26)

3. Toetreding tot de regeling door andere colleges kan plaatsvinden indien tenminste vier van de deelnemers daarmee instemmen en de raden van die gemeenten, nadat zij in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijze te geven, toestemming hebben gegeven. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

3. Toetreding tot de regeling door andere gemeenten kan plaatsvinden indien de colleges van tenminste vier van de deelnemende gemeenten daarmee instemmen en de raden van die gemeenten hun toestemming hebben gegeven. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

Via lid 3 is toegevoegd dat de raden, voorafgaand aan het geven van toestemming, ook in staat moeten worden gesteld hun zienswijze te geven conform de nieuwe wettelijke plicht..

Uittreding (Nieuw art. 30, 31, 32 en 33, oud art. 27 GR)

1. Een deelnemer kan besluiten tot uittreding, onverminderd het bepaalde in artikel 1 van de wet.

1. Een deelnemende gemeente kan uittreden door toezending aan het bestuur van het daartoe strekkende besluit van het college. Het besluit van het college dient voorzien te zijn van de toestemming van de raad van die gemeente. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

In de GR RAZU wordt aangesloten bij de wettelijke plicht tot het vastleggen van de uittredingsbepalingen. Dat betekent dat de in de GR opgenomen regeling inzicht geeft in de gevolgen van een uittreding, zowel ten aanzien van het vermogen van RAZU als voor het vermogen van de achterblijvende deelnemers en de uittredende deelnemer(s).

- 11 -

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

2. Een deelnemer zendt, na zienswijze en toestemming van zijn raad, het besluit tot uittreding aan het bestuur. De procedure voor uittreding vangt aan de dag nadat het bestuur het besluit heeft ontvangen. 3. Het bestuur inventariseert de gevolgen van de uittreding, de wijze waarop met deze gevolgen kan of moet worden omgegaan en de voorwaarden voor uittreding en legt deze vast in het concept- uittredingsplan. 4. Onder de gevolgen van de uittreding worden verstaan de financiële, juridische, personele en organisatorische consequenties die het directe gevolg zijn van de uittreding. 5. De uittreding gaat in op 1 januari van het jaar volgende op het verstrijken van een termijn van twee jaren na het nemen van het besluit tot uittreding, tenzij de colleges unaniem een andere op- zegtermijn overeen komen.

2. Het bestuur zendt een besluit tot uittreding van een gemeente aan de colleges der overige deel- nemende gemeenten. 3. Tenzij het bestuur een kortere termijn bepaalt, kan de uittreding niet eerder plaatsvinden dan op 31 december van het tweede kalenderjaar volgende op het jaar waarin het bestuur van het besluit tot uittreding in kennis is gesteld. 4. De financiële schade die door de uittreding aan het Regionaal Archief ZuidUtrecht is toegebracht, wordt aan de uittredende gemeente in rekening gebracht. 5. Voor de vaststelling van de financiële schade als bedoeld in lid 4 wordt door het Regionaal Archief Zuid-Utrecht en de uittredende gemeente gezamenlijk advies gevraagd aan een onafhankelijke externe deskundige. Het advies van deze deskundige is voor partijen bindend. De kosten voor het inschakelen van de deskundige zijn voor rekening van de uittredende gemeente.

Het oude artikel (art. 27) is vervangen door vier nieuwe artikelen (30, 31, 32 en 33) die een eventuele uittreding regelen. . Voor zover mogelijk zijn de kenmerkende elementen zoveel mogelijk overgenomen zoals bijvoorbeeld de opzegtermijn van 2 kalenderjaren en de inzet van een onafhankelijke externe deskundige voor de bepaling van de uittredingssom

Artikel 31: Procedure voor vaststelling uittredingsplan 1. Het uittredingsplan bepaalt de berekening van de financiële gevolgen van de uittreding. 2. Het uittredingsplan bevat een voorlopige berekening van de financiële gevolgen van de uittreding te betalen door de uittredende deelnemer, hierna te noemen de voorlopige uittreedsom.

- 12 -

In de uittredingsbepaling wordt is opgenomen dat langdurige financiële verplichtingen en desintegratiekosten worden afgebouwd over een periode van vijf jaren, waarbij de afbouwpercentages als volgt worden verdeeld: 100%, 80%, 60%, 40%, 20%. In de uittredingsregeling is daarnaast expliciet opgenomen dat bij uittreding of opheffing van de regeling ook sprake moet zijn van het ontvlechten van de archieven en collecties die in de kluis van RAZU liggen opgeslagen.

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

3. Met het oog op het bepalen van de inhoud van het uittredingsplan wijst het bestuur een onafhankelijke externe deskundige aan die in opdracht van het bestuur het conceptuittredingsplan voorbereidt. De kosten voor het inschakelen van een onafhankelijke externe deskundige komen voor rekening van de uittredende deelnemer. 4. Het bestuur wijst de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een gezamenlijke voordracht van de uittredende deelnemer en de secretaris. Indien geen overeenstemming kan worden bereikt over een gezamenlijke voordracht, wijst het bestuur de onafhankelijke externe deskundige aan op basis van een bindende voordracht van een selectiecommissie bestaande uit drie leden van het bestuur, waaronder in ieder geval een vertegenwoordiger in het bestuur van de uittredende deelnemer. 5. Ten minste twaalf maanden voorafgaand aan het moment van uittreding stelt het bestuur het uittredingsplan en de voorlopige uittreedsom vast. Het bestuur baseert de berekening van de voorlopige uittreedsom op de systematiek als bedoeld in het eerste lid en op de jaarrekening van het meest recent verstreken begrotingsjaar. 6. Uiterlijk zes maanden na het moment van uittreding stelt het bestuur de definitieve uittreedsom vast. Het bestuur baseert de - 13 -

Korte toelichting

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

berekening van de definitieve uittreedsom op de systematiek als bedoeld in artikel 32 en op de jaarrekening van het begrotingsjaar direct voorafgaand aan het moment van uittreding. 7. Bij de berekening van de kosten voor uittreding zoals bedoeld in het zesde lid wordt een risico-opslag van 10% op de uittreedsom toegepast om eventueel onvoorziene toekomstige kosten gerelateerd aan de uittreding te ondervangen. Deze opslag vrijwaart de uittredende deelnemer van alle toekomstige onvoorzienbare kosten. 8. Bij de voorbereiding van het concept uittredingsplan biedt het bestuur de uittredende deelnemer de keuze tussen een betaling van de uittreedsom in een aantal termijnen of voor betaling van de uittreedsom in een keer. In het uittredingsplan bepaalt het bestuur conform de voorkeur van de uittredende deelnemer of de uittredende deelnemer de uittreedsom in een daarbij te bepalen aantal termijnen of in een keer dient te betalen. Artikel 32: Te vergoeden kosten 1. De voorlopige respectievelijk de definitieve uittreedsom bestaat uitsluitend uit een vergoeding ter compensatie van frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten. 2. Onder frictiekosten worden verstaan alle incidentele kosten te maken door de - 14 -

Korte toelichting

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

bedrijfsvoeringsorganisatie die het directe gevolg van de beslissing tot uittreding van een deelnemer zijn, waaronder in ieder geval begrepen de (kosten voor) ontvlechting van de archieven en de materialen die in de kluis van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn opgeslagen. 3. Onder desintegratiekosten worden verstaan alle kosten direct dan wel toekomstig te maken dan wel te dragen door de bedrijfsvoeringsorganisatie die samenhangen met de afbouw van overcapaciteit in personele en materiële sfeer en andere verplichtingen, de afbouw van risico’s daarbij inbegrepen, ontstaan als direct gevolg van de uittreding. 4. Bij de bepaling van de desintegratiekosten wordt uitgegaan van het volgende principe: de uittredende deelnemer betaalt: - het eerste jaar 100% van de desintegratiekosten; - het tweede jaar 80% van de desintegratiekosten; - het derde jaar 60% van de desintegratiekosten; - het vierde jaar 40% van de desintegratiekosten, en - het vijfde jaar 20% van de desintegratiekosten. 5. De bedrijfsvoeringsorganisatie brengt alle frictiekosten en desintegratiekosten, onder aftrek van eventuele baten, met inachtneming van het bepaalde in lid 4 in rekening bij de - 15 -

Korte toelichting

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

uittredende deelnemer. De uittredende deelnemer is verplicht tot betaling van de definitieve uittreedsom, binnen drie maanden nadat het bestuur de definitieve uittreedsom, als bedoeld in artikel 31, zesde lid, heeft vastgesteld, tenzij in het uittredingsplan overeenkomstig artikel 31, achtste lid, anders is vastgelegd. 6. Kosten die de uittredende deelnemer maakt ter voorbereiding op of als gevolg van de beslissing tot uittreding komen voor rekening van de deelnemer. 7. De raming en berekening van de kosten voor uittreding worden gebaseerd op de feiten en omstandigheden die bekend waren op het moment van de daadwerkelijke uittreding, bedoeld in artikel 30, vijfde lid. 8. De bedrijfsvoeringsorganisatie is gehouden redelijkerwijs al het mogelijke te doen om de uittredingskosten zo laag mogelijk te houden. Het voorgaande behoeft niet te leiden tot wijziging van overeenkomsten met en verplichtingen jegens derden die zijn aangegaan respectievelijk bepaald voorafgaand aan het tijdstip van ontvangst door het bestuur van het besluit tot uittreding van de deelnemer. Artikel 33: Verplichtingen uittreder 1. De uittredende deelnemer is gehouden zich in te spannen om de formatie van de bedrijfsvoeringsorganisatie die als gevolg van de - 16 -

Korte toelichting

Onderwerp

Wijziging (Nieuw art. 34, oud art. 28)

Opheffing (Nieuw art. 35, oud art 29)

Nieuwe tekst uittreding boventallig is geworden met behoud van arbeidsvoorwaarden in dienst te nemen of anderszins in stand te doen houden. De waarde van de formatie die de uittredende deelnemer overneemt van de bedrijfsvoeringsorganisatie wordt gekapitaliseerd en in mindering gebracht op de uittreedsom. 2. Het eerste lid is van overeenkomstige toepassing op alle andere verplichtingen van de bedrijfsvoeringsorganisatie die als gevolg van de uittreding overtollig zijn geworden dan wel verminderd of beëindigd dienen te worden. 2. De regeling wordt gewijzigd zodra tenminste vier van de deelnemers tot deze wijziging hebben besloten en de raden van die gemeenten hun toestemming hebben gegeven nadat zij daaraan voorafgaand in de gelegenheid zijn gesteld hun zienswijze te geven op de voorgenomen wijziging overeenkomstig het bepaalde in artikel 1 van de wet. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang. 5. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel en voor het ontvlechten van de archieven en de materialen die in de kluis van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht zijn opgeslagen.

Oude tekst

Korte toelichting

2. De regeling wordt gewijzigd zodra de colleges van tenminste vier van de deelnemende gemeenten tot deze wijziging hebben besloten en de raden van die gemeenten hun toestemming hebben gegeven. Toestemming kan slechts worden onthouden wegens strijd met het recht of het algemeen belang.

Lid 2 is aangepast aan de wettelijk plicht de raden in de gelegenheid te stellen zienswijze te geven, alvorens zij toestemming aan de colleges verlenen voor wijziging van de GR.

5. Het liquidatieplan voorziet in de gevolgen die de opheffing heeft voor het personeel.

Lid 5 is uitgebreid om te benadrukken dat bij een opheffing ook de ontvlechting van de archieven en de materialen in de kluis meegenomen worden.

- 17 -

Onderwerp

Nieuwe tekst

Oude tekst

Korte toelichting

Slotbepaling (Nieuw art. 37, oud art. 31)

1. Het college van de gemeente Wijk bij Duurstede draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 lid 1 van de wet. 2. Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht neemt de regeling na vaststelling terstond op in het door hen bij te houden register, als bedoeld in artikel 26 lid 2 van de wet. 3. Het bepaalde in het eerste, tweede en vierde lid is van overeenkomstige toepassing voor de besluiten tot wijziging, opheffing, toeen uittreding. 4. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin zij bekend is gemaakt. 5. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 6. De regeling kan worden aangehaald als gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

1. Het college van de gemeente Wijk bij Duurstede zendt de regeling aan gedeputeerde staten. 2. Het college van de gemeente Wijk bij Duurstede draagt zorg voor de bekendmaking van de regeling overeenkomstig artikel 26 lid 2 van de wet. 3. De colleges van de deelnemende gemeenten nemen de regeling na vaststelling terstond op in het door hen bij te houden register, als bedoeld in artikel 27 van de wet. 4. Het bepaalde in het tweede, derde en vierde lid is van overeenkomstige toepassing voor de besluiten tot wijziging, opheffing, toe- en uittreding. 5. Deze regeling treedt in werking op de eerste dag van de maand volgend op die waarin zij bekend is gemaakt en werkt terug tot en met 1 januari 2020. 6. De regeling wordt aangegaan voor onbepaalde tijd. 7. De regeling kan worden aangehaald als gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht. 8. De gemeenschappelijke regeling Regionaal Historisch Centrum Zuidoost Utrecht uit 2016 wordt ingetrokken.

Aangepast aan de wettelijke bepalingen omtrent bekendmaking en inzenden aan gedeputeerde staten conform het bepaalde in artikel 26 Wgr.

- 18 -