20230814 ontwerp Beleidsplan 2024 2027 def

Archieven: Open Openbaar (Her)Bruikbaar ontwerp Beleidsplan 2024 – 2027

14 augustus 2023

Archieven: Open, Openbaar, (Her)Bruikbaar

Inhoudsopgave

ontwerp-Beleidsplan Regionaal Archief Zuid-Utrecht, 2024 – 2027 De archieven zo Open, Openbaar en (Her)Bruikbaar maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal faciliteren en stimuleren. Dat is de doelstelling die het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) zichzelf de komende jaren oplegt.

Inleiding ................................................................................................................... 1 Richtinggevende perspectieven .............................................................................. 3 Toezicht : voor een controleerbare overheid ......................................................... 5

Het RAZU beschikt over een mooie collectie bronnen uit en over de regio. Van middeleeuwse oorkonden tot hedendaagse dossiers. Foto’s, kranten, kaarten, bouwdossiers. Papier en digitaal. De bezoekerscijfers laten al jaren een stijging in het gebruik van de collectie zien. Daar zijn we blij mee en dat willen we versterken. Archiefstukken kunnen mensen laten lachen, huilen, nadenken en leren. Historische kennis en de confrontatie met authentieke bronnen kunnen de binding met een plek en een gemeenschap versterken, nieuwsgierig maken naar andere tijden, levenswijzen en opvattingen. En vaak geeft een archiefstuk gewoon antwoord op een vraag. Dat antwoord en die sensatie gunnen we iedereen. Dit beleidsplan geeft aan wat we de komende jaren gaan doen om het doel te bereiken. Het noemt onze taken en de daarbij horende structurele werkzaamheden. Het beschrijft de opgaven waar we voor staan en de accenten die we gaan leggen. Het benoemt ook de effecten die we willen bereiken en de randvoorwaarden die nodig zijn. Kortom het beschrijft ons werk de komende jaren. Tussen de teksten door vindt u afbeeldingen uit onze collectie. Het zijn foto’s van ‘werkers’ in de eerste helft van de twintigste eeuw. Van de dames dienstbodes uit de Heuvelrug tot de zuinig kijkende heren bankiers uit Vianen. Fabrieksarbeiders, schooljuffrouwen, bouwvakkers, agenten en transporteurs.

Zij poseren trots in hun werkomgeving. Wij herkennen ons in die trots en gaan aan de slag. Veel lees- en kijkplezier. Erika Hokke directeur-archivaris Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Beheer : voor een toekomstbestendige collectie ................................................... 8 Dienstverlening : voor tevreden en productieve gebruikers ................................ 11 Publieksbereik : voor meer maatschappelijk rendement ..................................... 14 Bedrijfsvoering : voor een vitale organisatie ........................................................ 16 Bijlage 1: Regionaal Archief Zuid-Utrecht in het kort ............................................ 19 Bijlage 2: Hoofdlijnen nieuwe Archiefwet ............................................................. 20

Archieven: Open, Openbaar, (Her)Bruikbaar

Verantwoording

Ontwerp-Beleidsplan Regionaal Archief Zuid-Utrecht, 2024 – 2027

De koers die we in dit beleidsplan voor de komende jaren neerzetten is zorgvuldig voorbereid. In de zomer van 2022 heeft een extern adviseur, samen met stakeholders, geëvalueerd hoe we het vorige beleidsplan in de jaren 2019-2022 hebben uitgevoerd en wat de wensen voor de komende jaren zijn. Vanuit deze evaluatie heeft het bestuur een aantal keer discussie gevoerd over de koers voor de komende jaren, met de centrale opdracht en dit beleidsplan als resultaat.

Inleiding In het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU) werken de gemeenten Bunnik, Houten, Rhenen, Utrechtse Heuvelrug, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede samen om: ▪

▪

Het bestuur heeft bij het uitdenken van die koers ook geconstateerd dat deze uitgezet wordt in een periode waarin de financiële vooruitzichten van de gemeenten voor de jaren vanaf 2026 nog erg onduidelijk zijn. Dit heeft geleid tot scherpe keuzes in het beleidsplan, zodat de werkzaamheden met bestaande formatie en middelen kunnen worden uitgevoerd. Dit beleidsplan vraagt dus geen structurele verhoging van de bijdrage van de gemeenten.

uitvoering te geven aan de Archiefwet, dat wil zeggen: toe te zien op de kwaliteit en rechtmatigheid van het gemeentelijk informatiebeheer, te zorgen voor de houdbaarheid, betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de permanent te bewaren gemeentelijke archieven en te fungeren als frontoffice van de gemeenten voor mensen die stukken willen inzien; te voorzien in een kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken.

Opzet beleidsplan Het meerjarenbeleidsplan beschrijft onze kerntaken: toezicht, beheer, dienstverlening en publieksbereik. Het sluit af met de daarvoor nodige bedrijfsvoering.

Koers Per taak zijn de structurele werkzaamheden, de opgaven en de accenten benoemd. Daarna volgt het effect dat we willen bereiken de komende jaren en een overzicht wat we daarvoor nodig hebben.

Onder de noemer Vooruit met het verleden maakte het RAZU de afgelopen jaren grote ontwikkelsprongen, met name op het gebied van het langetermijnbeheer van digitale archieven, de advisering van de aangesloten overheden daarover en de digitale dienstverlening aan de gebruikers van de collectie.

Vooruitblik naar 2027 Net zoals we voor de afgelopen beleidsperiode hebben gedaan sluiten we de komende beleidsperiode af met een evaluatie. We gaan daarvoor in gesprek met ambtelijk contactpersonen, regionale erfgoedpartners, scholen en onze onderzoekers.

Ook de komende jaren blijven die ontwikkelingen onze aandacht en inzet vergen. In dit meerjarenbeleidsplan leggen we bij onszelf de opdracht neer om de archieven zo Open, Openbaar en (Her)Bruikbaar te maken als mogelijk en het gebruik van de bronnen maximaal te faciliteren en stimuleren.

1

Leeswijzer richtinggevende perspectieven In hoofdstuk 1 schetsen we vijf richtinggevende perspectieven die medebepalend zijn voor de keuzes die we in dit plan maken.

voor een controleerbare overheid Hoofdstuk 2 gaat in op de bijdrage die we als toezichthouder leveren aan de verbetering van de gemeentelijke informatiehuishouding en de betrouwbaarheid en toegankelijkheid van de archieven van onze overheidspartners.

voor een toekomstbestendige collectie In hoofdstuk 3 laten we zien wat ons te doen staat om te zorgen dat onze grote en groeiende analoge en digitale collectie bruikbaar blijft en de tand des tijds kan doorstaan.

voor tevreden en productieve gebruikers Hoofdstuk 4 gaat over de dienstverlening aan gebruikers van het RAZU: de mensen die om wat voor reden dan ook op onderzoek uitgaan in onze collectie.

voor meer maatschappelijk rendement In hoofdstuk 5 doen we uit de doeken hoe we de bronnen zichtbaarder maken voor mensen die zelf geen onderzoek doen, maar wel geïnteresseerd zijn in de lokale en regionale geschiedenis.

voor een vitale organisatie Tot slot beschrijft hoofdstuk 6 hoe wij onze bedrijfsvoering constant blijven aanpassen

2

Wij zoeken altijd naar verbinding om te zorgen dat het verleden inzichtelijk gemaakt wordt en betekenis krijgt voor vandaag en morgen. We stimuleren dat derden onze collectie en datasets hergebruiken, omdat die een grondstof vormen voor nieuwe kennis. Samen staan we sterker, kunnen we meer, weten we meer.

Richtinggevende perspectieven Archiefinstellingen zijn, hoe gek dat ook klinkt, in essentie toekomstgericht. We zien toe op goed informatiebeheer zodat de overheid controleerbaar en de democratie gezond blijft. We verzamelen en beheren historische bronnen zodat het verleden in de toekomst kenbaar blijft. We zorgen dat de geschiedenis doorgegeven wordt, door onderzoekers te faciliteren en verhalen te vertellen.

Zichtbaar Zichtbaarheid leidt tot vindbaarheid en bekendheid. Om meerwaarde te hebben voor onze gemeenten en hun inwoners, moeten we zichtbaarder worden, met alles wat we hebben en doen: de collectie, de studiezaal, de digitale producten en diensten, de kennis en expertise van onze mensen, de bijdragen die we leveren aan culturele producties zoals tentoonstellingen en publicaties.

Om dat alles goed te kunnen blijven doen, moeten we vooruitkijken. Een idee hebben wat er op ons afkomt en wat er voor nodig is om de toekomst aan te kunnen. De volgende vijf toekomstperspectieven geven de komende jaren richting aan wat we doen en hoe we dat doen:

Omdat onze regio zo groot is en Wijk bij Duurstede voor veel inwoners ver weg, moet zichtbaarheid hand in hand gaan met bereikbaarheid voor en betrokkenheid bij de lokale gemeenschappen.

Fysiek èn digitaal : Fygitaal De digitale werkelijkheid met de continue uitdaging om informatie authentiek, integer, betrouwbaar, veilig en duurzaam toegankelijk te houden staat naast de fysieke werkelijkheid die dat ook beoogt.

Inclusief Als publieke voorziening zijn we er voor alle inwoners van ons verzorgingsgebied. Het RAZU en zijn collecties zijn open, openbaar en toegankelijk voor iedereen, met zo min mogelijk drempels.

De overheden die participeren in het RAZU zijn op weg naar volledig digitaal werken. Ook het werk bij het RAZU digitaliseert verregaand, maar zal nooit helemaal digitaal worden. We beheren immers een grote fysieke collectie die digitaal steeds beter doorzoekbaar en bruikbaar is, maar die grotendeels alleen op locatie in de studiezaal raadpleegbaar is. Bovendien gunnen we mensen zowel de snelheid van digitaal raadplegen als de historische sensatie van het werken met materiële en authentieke bronnen.

Iedereen moet een stukje van zijn geschiedenis bij het RAZU kunnen terugvinden en zich er welkom voelen. Dynamisch Het RAZU opereert in een dynamische omgeving. De technologische ontwikkelingen gaan snel en brengen zowel kansen als risico’s met zich mee voor de houdbaarheid en betrouwbaarheid van archieven. Er is veel nieuwe wetgeving in de maak die van invloed is op de archiefvorming van overheidsorganen, en daarmee ook op het werk van archiefinstellingen.

Als kenniscentrum moeten we op de hoogte blijven van de nieuwste ontwikkelingen in zowel het analoge als het digitale informatiebeheer. Verbindend Het RAZU verbindt het heden met het verleden en geeft beide een toekomst. Als gemeenschappelijke regeling bestaat het RAZU bij de gratie van samenwerking.

Wij zijn in staat om ons aan te passen aan en gebruik te maken van veranderende omstandigheden en nieuwe mogelijkheden 3

Voor een controleerbare overheid Acht politiemensen, Rhenen, 1939 018 THA Rhenen, inv.nr. 47

4

Ontwikkelingen en opgaven

Toezicht : voor een controleerbare overheid

Onze aangesloten gemeenten hebben veel en veel dezelfde uitdagingen. Zij staan voor de opgave om te zorgen dat hun archieven houdbaar, betrouwbaar en bruikbaar blijven zolang ze bewaard moeten blijven, en dat ze vernietigd worden zodra dat moet.

voor een controleerbare overheid

Structurele taak Als toezichthouder ziet het RAZU er op toe dat de aangesloten overheden zich houden aan de Archiefwet en de daaruit voortvloeiende regelgeving. Dat is nodig om zeker te weten dat het werk van gemeenten en andere overheidsorganen controleerbaar is en dat latere generaties kunnen beschikken over overheidsarchieven die als bron van belang zijn voor onderzoek en/of als onderdeel van het cultureel erfgoed.

Inmiddels produceren de gemeenten vrijwel alleen nog digitale archieven. Het beheer daarvan is kennis- en arbeidsintensief en er valt nog veel in te verbeteren en te standaardiseren. Daarom is het belangrijk dat de gemeenten zich zo snel mogelijk op die opgave kunnen concentreren. Met het oog daarop hebben zij behoefte aan onze kennis. Ook vragen zij onze betrokkenheid bij het voorbereiden van de overbrenging van hun laatste papieren archieven. Uit de overgangsperiode van analoge naar digitale archiefvorming resteren lastige erfenissen in de vorm van hybride archieven (een mix van papier en digitaal) en soms ook verouderde ICTsystemen en de daarin opgeslagen gegevens. Ook die opgaven roepen veel vragen op waar het RAZU als toezichthouder bij betrokken wordt.

In deze toezichthoudende rol geven we voorlichting en advies, monitoren we de voortgang en resultaten van verbeterplannen voor de informatiehuishouding en voeren we inspecties uit naar risicovolle aspecten van het informatiebeheer en naar eventuele incidenten.

Terwijl ze nog worstelen met de erfenis van het papieren en het prille digitale verleden, krijgen de gemeenten ook te maken met nieuwe wetten die eisen stellen aan of consequenties hebben voor het digitale informatiebeheer.

Ook voeren we Strategisch Informatieoverleg met de aangesloten overheden over het functioneren en de kwaliteit van de informatiehuishouding. Van deze activiteiten en van onze bevindingen stellen we de bestuurscolleges jaarlijks op de hoogte. Op basis van deze rapportages kunnen de bestuurscolleges tijdig verantwoording afleggen aan het Interbestuurlijk Toezicht van de provincie Utrecht.

Naar verwachting wordt in 2024 een gemoderniseerde Archiefwet van kracht die onder andere een kortere overbrengingstermijn (van twintig naar tien jaar) en andere openbaarheidsregels met zich meebrengt. De Wet open overheid is net in werking en zorgt voor nog meer urgentie wat betreft het op orde krijgen en houden van de informatiehuishouding van overheden. De eerste contouren van een kaderstellende Algemene informatiewet zijn recent door de nieuwe regeringscommissaris geschetst. De naderende Omgevingswet en het bijbehorende Digitale Stelsel stellen de gemeenten ook op het gebied van informatiebeheer en duurzame toegankelijkheid van informatie voor grote uitdagingen.

Om deze taak zo goed mogelijk uit te voeren, werken we eendrachtig samen met naburige archiefinstellingen. Samen ontwikkelen we richtlijnen, instrumenten en hulpmiddelen die ondersteunend zijn voor onszelf als toezichthouders en/of voor de gemeenten als archiefvormers.

5

Terwijl de opgaven groot en talrijk zijn, is de arbeidsmarkt voor ICT’ers en informatiespecialisten extreem krap. Dat maakt het wenselijk of zelfs noodzakelijk dat de bij het RAZU aangesloten gemeenten in gedeelde opgaven zoveel mogelijk samenwerken en kennis delen.

Beoogde effecten

Zelf zoeken we als RAZU voortdurend aansluiting bij landelijke of regionale werkgroepen en overlegorganen waar we nieuwe kennis kunnen opdoen en onze eigen ideeën kunnen toetsen. Daar kunnen onze gemeente vervolgens weer van profiteren.

➢

De aangesloten overheden hebben inzicht in de kwaliteit van hun informatiebeheer en kunnen hierover tijdig hun jaarlijkse rapportage uitbrengen aan de Interbestuurlijk Toezichthouder.

➢

De aangesloten overheden werken gestructureerd aan de verbetering van hun informatiebeheer en aan de implementatie van nieuwe wetgeving.

➢

De aangesloten overheden zijn van hun papieren en hybride archieven af, zodat zij zich kunnen focussen op de digitale opgaven.

➢

Alle gemeenten zijn in staat om tijdig te voldoen aan de eisen van de nieuwe Archiefwet ten aanzien van de verkorte overbrengingstermijn en openbaarheidsbeperkingen.

➢

Schaarse kennis en capaciteit op het gebied van informatiebeheer van zowel het RAZU als zijn partners worden effectief en efficiënt ingezet.

Accenten ➢

➢

➢

➢

Wij gaan van 6x1 naar 1x6. Om onze adviescapaciteit zo effectief en efficiënt mogelijk in te zetten, stellen we in samenspraak met de gemeenten een gezamenlijke advies- en ontwikkelagenda op van onderwerpen die bij iedereen spelen en waarbij we elkaars inzet en kennis goed kunnen gebruiken. We geven prioriteit aan deze gezamenlijke onderwerpen bij de inzet van onze informatieadviseurs. Om de aangesloten overheden in staat te stellen zich zoveel mogelijk te concentreren op hun digitale informatiebeheer, adviseren we hen bij het voorbereiden van (vervroegde) overbrenging van de laatste papieren archieven en van de hybride (gemengde analoge en digitale) archieven.

Randvoorwaarden

Om te zorgen dat onze overheidspartners voldoen aan landelijke wetgeving en (inter)nationale normen geven we advies over het verbeteren en standaardiseren van de inrichting van digitale systemen. Daarmee bereiken we ook dat zij hun te bewaren digitale archieven straks snel en probleemloos kunnen overbrengen naar het e-depot. Periodiek inspecteren we, om te toetsen of verbeteringen worden doorgevoerd en gemeenten voldoen aan de vereisten vanuit wet- en regelgeving.

6

➢

Handhaving van de huidige formatie voor toezicht en advies.

➢

Commitment van de aangesloten overheden aan de gezamenlijke advies- en ontwikkelagenda onder het motto ‘van 6x1 naar 1x6’.

➢

Goed afgebakende rollen en verantwoordelijkheden van het RAZU enerzijds (adviseur, kennispartner, katalysator) en de overheidspartners anderzijds.

➢

Expertiseontwikkeling van RAZU-medewerkers door participatie in landelijke en regionale werkgroepen en overleggen.

Voor een toekomst bestendige collectie Werk aan het sluizencomplex, Sluis Noord, Wijk bij Duurstede, ca. 1930 240 THA Wijk bij Duurstede, inv.nr. 65

7

met de behoeften van de aangesloten overheden, maar ook met die van de (toekomstige) gebruikers.

Beheer : voor een toekomstbestendige collectie voor een toekomstbestendige collectie

De nieuwe Archiefwet die naar verwachting in 2024 ingaat, schrijft zoals gezegd een kortere overbrengingstermijn voor. Overheden hoeven daar niet per direct aan te voldoen, maar zullen daar niet te lang mee willen wachten. Wie van zijn papieren archieven af is, kan zich immers volledig concentreren op de digitale opgave. We rekenen dan ook op een periode van sterkere groei van de collectie.

Structurele taak Als archiefbewaarplaats nemen we alle te bewaren archieven op van de bij ons aangesloten overheden. Ook verzamelen we private archieven, foto’s, prenten, ansichtkaarten, film- en geluidsmateriaal, documentatie en boeken over de kernen en gemeenschappen in ons verzorgingsgebied. Zoals de Archiefwet verplicht, bewaren we de archieven voor ‘tenminste 100 jaar’.

Met de gemeente Vijfheerenlanden sloten we in 2020 een prestatieovereenkomst af over het in goede, geordende en toegankelijke staat brengen van de niet overgebrachte archieven van de rechtsvoorgangers van deze gemeente. Dit ‘werk in opdracht’ loopt door tot en met 2030. Het tijdsbeslag van deze werkzaamheden verschilt van jaar tot jaar.

We zorgen dat de collectie vindbaar en bruikbaar is. Alle overheidsarchieven die we in huis hebben, zijn in goede en geordende staat en toegankelijk voor het publiek. Van de private archieven en collecties die zijn opgenomen in de bewaarplaats is minstens 90% in goede en geordende staat en toegankelijk voor het publiek. We zorgen dat we de risico’s op schade, verval, verlies en op schending van het auteursrecht, privacywetgeving en openbaarheidsbeperkingen kunnen beheersen.

Op grond van de Wet hergebruik overheidsinformatie zijn archiefinstellingen, net als gemeenten, verplicht om informatie op verzoek als open data beschikbaar te stellen voor hergebruik. Om informatie snel, efficiënt en zonder grote risico’s open beschikbaar te kunnen stellen, zijn standaardisatie en een goede datakwaliteit noodzakelijk. De manier waarop erfgoedinstellingen daar invulling aan geven is Linked (Open) Data. Dat maakt het ook mogelijk om collectiedata te delen met en te koppelen aan de collectiedata van derden. Daardoor wordt informatie sneller en makkelijker vindbaar en kunnen we een breder publiek bereiken. Bovendien zorgt het koppelen van collecties voor een enorme verrijking van historische informatie.

Dat vergt een goed depot (zowel fysiek als digitaal), structureel en professioneel depot- en collectiebeheer en een volledige en betrouwbare registratie van de collectiedata en het planmatig uitvoeren van conserverende handelingen. Dat laatste behelst bijvoorbeeld het aanbrengen van beschermende verpakkingen, het verwijderen van schadelijke materialen, het controleren van digitale bestanden op bitrot en het overzetten van digitale bestanden van verouderde dragers zoals floppy’s naar andere dragers of een server. Al deze handelingen behoren tot ons dagelijks werk en zijn nooit af. Restauratie van collectieonderdelen is incidenteel aan de orde en besteden we altijd uit, omdat we daar zelf niet voor zijn ingericht.

Om relevant te zijn voor iedere inwoner van ons verzorgingsgebied, moet onze collectie de ontwikkeling van de regio en haar steden, dorpen, organisaties en inwoners in al hun verscheidenheid op een evenwichtige manier weerspiegelen. Het is belangrijk dat inwoners iets van hun eigen geschiedenis en hun perspectief op gebeurtenissen in onze collectie kunnen terugvinden. Tot dusver is de collectie opgebouwd vanuit een vrij traditioneel- en primair overheidsperspectief. Allerlei bevolkingsgroepen en organisaties die we nog niet zo lang kennen, zijn bij ons niet te vinden.

Ontwikkelingen en opgaven Het RAZU heeft een beheervoorziening voor digitale archieven (e-depot) nodig om zijn wettelijke taak als archiefbewaarplaats goed uit te kunnen voeren. Bij de ontwikkeling en inrichting daarvan moet niet alleen rekening gehouden worden 8

archiefbewaarplaats en frontoffice van de aangesloten gemeenten, ook in het digitale tijdperk.

Accenten ➢

➢

➢

➢

➢

Het RAZU neemt de leiding en de verantwoordelijkheid als het gaat om de ontwikkeling van het e-depot. Het e-depot wordt in co-creatie met de aangesloten gemeenten ontwikkeld en zal zo naadloos mogelijk aansluiten op de manier waarop de gemeentelijke informatiehuishouding is ingericht. Daarbij werken we in lijn met de informatiekundige visie Common Ground. We geven prioriteit aan de kwaliteitsverbetering en standaardisering van onze collectiedata, zodat onze data open worden, dat wil zeggen: deelbaar, koppelbaar, beter vindbaar en beter (her)bruikbaar. Om zo min mogelijk risico te lopen dat we openbaarheids- privacy- en auteursrechtelijke regels overtreden, brengen we nauwkeuriger in kaart welke collectieonderdelen beperkt openbaar en/of beperkt bruikbaar zijn, leggen we dit vast in het collectiebeheersysteem en blijven we deze gegevens vervolgens jaarlijks actualiseren. Het RAZU ontzorgt de gemeenten zo veel en zo snel mogelijk als het gaat om het beheer van te bewaren papieren en hybride archieven, zodat zij zich kunnen focussen op het digitale informatiebeheer. We staan open voor vervroegde overbrenging van archieven door gemeenten, voor zover onze capaciteit (personeel, depot) dat toelaat.

➢

De collectie overheidsarchieven van het RAZU groeit versneld door vervroegde overbrenging door gemeenten die anticiperen op de nieuwe Archiefwet. Burgers krijgen daardoor versneld toegang tot dit materiaal.

➢

Onze collectiedata zijn compleet, betrouwbaar, verregaand gestandaardiseerd, open en geschikt om te delen en te koppelen met derden.

➢

De herkomst en verblijfstitel (eigendom, bruikleen) van alle collectieonderdelen is onderzocht en vastgelegd. We lopen minimale juridische risico’s omdat we precies weten welke onderdelen van de collectie beperkt openbaar en/of beperkt bruikbaar zijn.

➢

De collectie is verrijkt met bronnen die een wezenlijk aanvulling zijn op de bestaande collectie. De collectie weerspiegelt de hele regio en alle inwoners.

➢

Het RAZU heeft nieuwe relaties aangeknoopt die van belang zijn om historische bronnen over de geschiedenis van de laatste decennia te kunnen behouden voor toekomstig gebruik.

Randvoorwaarden

Met ons acquisitiebeleid gaan we korter op de actualiteit zitten. Daarnaast geven we prioriteit aan het leggen van relaties met migrantengroepen en anderszins gemarginaliseerde groepen met de intentie om hen te helpen om hun geschiedenis te bewaren en te vertellen.

➢

Handhaving van de huidige formatie voor beheer en behoud.

➢

Herziening van het bekostigingsmiddel, uiterlijk in 2025. Het huidige bekostigingsmodel is niet berekend op de extra beheerlast die wordt veroorzaakt door het opnemen van digitaal archief, de verkorting van de overbrengingstermijn en de opname van jonger archief als gevolg daarvan.

➢

Voldoende werkruimte in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede voor het bewerken en ompakken van collectieonderdelen en voor het bergen van voorraden verpakkingsmaterialen en dergelijke.

Beoogde effecten ➢

Door de ontwikkeling en inrichting van het e-depot is de duurzame toegankelijkheid van recente en toekomstige historische bronnen gegarandeerd en kunnen we blijven functioneren als wettelijke

9

Voor tevreden en productieve gebruikers Autobesteldienst C. de Ligt, ca. 1915 te Werkhoven 084 THA Bunnik, Odijk en Werkhoven, inv.nr. 26

10

Ontwikkelingen en opgaven

Dienstverlening : voor tevreden en productieve gebruikers

We zien in de studiezaal al enige jaren een stijging van het aantal unieke bezoekers en van het totaal aangevraagde stukken. Na een tijdelijke daling door de pandemie, ligt het gebruik van de studiezaal inmiddels weer op het pre-corona niveau. We ontvangen minder mensen die familieonderzoek doen, omdat dat inmiddels deels online kan. Er komen juist meer mensen dan voorheen voor bouwvergunningen, simpelweg omdat er daarvan de laatste jaren veel zijn overgebracht. Deze groep ‘bouwers’ kost ons relatief veel tijd, omdat het vaak eenmalige en onervaren gebruikers zijn.

voor tevreden en productieve gebruikers

Structurele taak Overheidsarchieven zijn na overbrenging in principe openbaar en vrij toegankelijk. Dat is een groot democratisch recht. Als frontoffice van de zes aangesloten gemeenten realiseert het RAZU dit recht voor hen. In onze studiezaal kunnen mensen vijf dagen per week terecht voor onderzoek in originele bronnen. De actieve gebruikers van de collectie komen met uiteenlopende vragen. We ontvangen veel inwoners en ondernemers die bouwvergunningen komen inzien, mensen die bezig zijn met hun familiegeschiedenis en onderzoekers die allerhande lokale en regionale onderwerpen onder de loep nemen. Dat leidt met enige regelmaat tot mooie publicaties. Ook gemeenteambtenaren vragen vanuit hun functie regelmatig dossiers op.

De groep ‘diepgravers’ doet allerlei soorten onderzoek naar uiteenlopende onderwerpen en genereert vaak nieuwe kennis over de lokale en regionale geschiedenis. We zien deze groep graag groeien en halen daarom als het even kan beginnende onderzoekers binnen. Van universiteiten en erfgoedopleidingen, maar ook middelbare scholieren die een profielwerkstuk moeten schrijven. De ‘diepgravers’ gebruiken veel verschillende bronnen en zullen daarvoor deels aangewezen blijven op de fysieke studiezaal. Door bronnen te digitaliseren die voor veel verschillende onderzoeksvragen belangrijk zijn en waar de ‘diepgravers’ behoefte aan hebben, kunnen we deze groep beter online bedienen, wordt onze dienstverlening efficiënter en blijft de druk op de studiezaal beheersbaar.

Als historisch informatiecentrum voor een uitgestrekte regio en als erfgoedinstelling in een digitale wereld, kunnen we onze dienstverlenende taak alleen goed uitvoeren als we ook digitaal het nodige te bieden hebben. De website is daarbij ons belangrijkste kanaal. Deze vergt dan ook voortdurend onderhoud, zowel technisch als inhoudelijk. Via de website zijn alle toegangen tot de collectie 24/7 doorzoekbaar.

Digitalisering verlaagt de drempel om zelf archiefonderzoek te doen. Doorgaan met het digitaliseren van bronnen en diensten is nodig om onze maatschappelijke functie goed te blijven vervullen.

We breiden de hoeveelheid gedigitaliseerde en online beschikbare bronnen gestaag uit. Dat vergt tijd, niet alleen voor het scannen en uploaden van de bronnen zelf, maar ook om de inhoud van die bronnen digitaal (her)bruikbaar en doorzoekbaar te maken.

We beheren steeds meer jonge archieven. Gemeenten willen versneld hun papieren archieven kwijt en de nieuwe Archiefwet, die in voorbereiding is, verkort de overbrengingstermijn van twintig naar tien jaar. Op recent materiaal zijn meer openbaarheidsbeperkingen van toepassing, onder andere vanwege privacyregels. Voor het RAZU betekent dat extra werk omdat het behandelen van verzoeken om inzage van beperkt openbaar materiaal maatwerk is en uiterste zorgvuldigheid vereist.

We krijgen per mail en telefoon veel vragen van inwoners van het verzorgingsgebied en van mensen ver daarbuiten. Ook de snelle afwikkeling daarvan is een structureel en belangrijk deel van onze dienstverlening.

11

➢

Om gebruikers goed van dienst te kunnen zijn, is het werk van vrijwilligers onmisbaar. Het uitgangspunt is dat deze alleen werk verrichten dat het RAZU normaliter niet zou doen, zodat er geen sprake is van verdringing van beroepskrachten. We zetten hen met name in voor het in detail toegankelijk maken van bronnen, bijvoorbeeld door documenten in moeilijk leesbaar oud schrift te transcriberen (‘over te schrijven’) of door te beschrijven wat er zichtbaar is op foto’s. Voor onze gebruikers is dat pure winst. De vrijwilligers zelf ontlenen zingeving en sociale contacten aan het werken bij het RAZU.

Beoogde effecten ➢

De klanttevredenheid van de gebruikers van het RAZU blijft minstens op het hoge niveau van 2019 (8,1; net boven het landelijke gemiddelde).

➢

Het gebruik van de website en de digitale collecties neemt toe, waardoor gebruikers grotendeels zelfstandig en online antwoorden op hun vragen vinden.

➢

De openingstijden en het niveau van dienstverlening op de studiezaal zijn te handhaven zonder daarvoor extra capaciteit te moeten inzetten.

Accenten ➢

➢

We onderzoeken of, en zo ja hoe, we een speciaal bouwloket kunnen inrichten om het opvragen en inzien van bouwvergunningen klantgerichter en efficiënter te kunnen afhandelen.

We maken, binnen de financiële mogelijkheden, een start met de digitalisering van de notariële archieven en de archieven van de dorpsgerechten, waarmee we veel soorten onderzoek makkelijker en online uitvoerbaar maken.

➢

We houden in de langetermijnplanning ruimte voor andere, incidentele digitaliseringsprojecten die aansluiten bij de behoefte van de onderzoekers. Als daar een overzicht van is zullen we kijken of deze uitgevoerd kunnen worden binnen de bestaande budgetten. Mocht dit niet zo zijn, dan zullen we daar tegen die tijd aanvullende incidentele gelden voor moeten werven.

➢

Randvoorwaarden

Via onze website maken we de bevolkingsregisters, burgerlijke stand en de doop-, trouw- en begraafregisters toegankelijk om familie- en stamboomonderzoekers beter van dienst te zijn.

➢

We streven ernaar de vrijwilligersinzet op peil te houden en vrijwilligers uit alle aangesloten gemeenten aan ons te verbinden.

We analyseren de via mail en telefoon aan ons gestelde vragen en kijken welke vragen we efficiënter kunnen behandelen of kunnen voorkomen door veranderingen of aanvullingen in de (content van de) website.

12

➢

Handhaving van de huidige formatie voor dienstverlening.

➢

Betere bereikbaarheid en zichtbaarheid van de studiezaalfunctie en de bijbehorende voorzieningen voor gebruikers in het gemeentehuis van Wijk bij Duurstede.

➢

Beschikbaarheid van een aparte ruimte voor het onder toezicht inzien van beperkt openbare stukken.

➢

Vrijwilligersbeleid dat voorziet in begeleiding, vrijwilligersvergoedingen, voldoende en arbo-technisch verantwoorde werkplekken bij het RAZU en bijbehorende voorzieningen.

Voor meer maatschappelijk rendement 25-jarig jubileum van mej. A.W. van Limborgh, onderwijzeres op lagere school ‘t Groentje , 1925 353 THA Houten, Schalkwijk en Tull en 't Waal, inv.nr. 85

13

Om onze rol als historisch informatiecentrum goed in te vullen, zullen we de organisaties die ons niet goed kennen moeten vertellen wie wij zijn, welke bronnen wij beheren en met ze bespreken of deze een bijdrage kunnen leveren aan hun activiteiten. Vanwege de beperkte capaciteit die wij hebben voor het onderhouden van relaties in het brede erfgoedveld en het uitvoeren van publieksgerichte activiteiten (te weten 0,5 Fte) zullen we scherpe keuzes moeten maken aan welke wensen we voldoen.

Publieksbereik : voor meer maatschappelijk rendement voor meer maatschappelijk rendement

Structurele taak De collectie van het RAZU is een rijke, vrij toegankelijke en openbare bron met informatie voor iedereen die geïnteresseerd is in de regio Zuid-Utrecht: de lokale en regionale historische gebeurtenissen, de ontwikkeling van het landschap, de mensen die in de regio woonden en werkten, de veranderende samenleving etc. Als regionaal historisch informatiecentrum zijn we er niet alleen voor de mensen die in onze studiezaal of via de website die bronnen raadplegen. We zijn er voor alle ruim 220.000 inwoners van onze regio: van scholier tot senior, van nieuwkomer tot inwoners waarvan de voorouders ook in deze streek woonden.

Accenten ➢

We onderhouden de relaties met onze vaste samenwerkingspartners, dragen met bronnen (in bruikleen of als scan) bij aan hun activiteiten en proberen het aantal vaste samenwerkingspartners uit te breiden.

➢

Met behulp van stagairs vullen we periodiek het geschiedenislokaal aan met lokale bronnen die aansluiten op de thema’s in het onderwijs.

➢

Passend bij landelijke of regionale thema’s organiseren we incidenteel een eigen cultuurhistorische activiteit. Hierbij werken we zoveel mogelijk samen met de stichting Vrienden van het RAZU.

Incidenteel organiseren we een eigen activiteit of cursus, waar mogelijk in nauwe samenwerking met de stichting Vrienden van het RAZU. Sinds 2023 presenteren we daarnaast een kleine selectie lokale bronnen aan docenten en scholieren via ons online geschiedenislokaal Zuid-Utrecht.

➢

We onderzoeken de mogelijkheden om aanvullende subsidies en fondsen te verkrijgen voor cultuurhistorische activiteiten en educatieve projecten.

Ontwikkelingen en opgaven

➢

Door het leveren van bronnen, expertise en content ondersteunt het RAZU de inhoud en kwaliteit van publieksactiviteiten van regionale erfgoedinstellingen en bereikt het RAZU via deze partners inwoners in de regio.

➢

Door het gebruik van bronnen in het geschiedenislokaal krijgen leerlingen van middelbare scholen oog voor de verbanden tussen de grote en lokale geschiedenis.

Op dit moment bereiken we slechts een fractie van dit brede publiek. Dat doen we voornamelijk via anderen: lokale musea, comités monumentendag en historische verenigingen in de regio. Op verzoek leveren wij expertise, content en te exposeren bronnen (in bruiklenen of als scan) voor hun activiteiten.

Beoogde effecten

In onze gemeenten zijn veel meer erfgoedinstellingen actief, dan de organisaties waar wij mee samenwerken. De regio Zuid-Utrecht telt 13 musea, 12 historische verenigingen, veel monumentale gebouwen, twee regionale bibliotheken en in iedere gemeente een comité monumentendag. De meeste geheel of grotendeels gerund door of beheerd met inzet van vrijwilligers. Daarnaast opereren er meerdere (professionele) regionale of provinciale organisaties in de regio. Al deze instellingen zijn potentiële samenwerkingspartners in het bereiken van het bredere, historisch geïnteresseerd publiek.

Randvoorwaarden ➢ 14

Handhaving van de huidige formatie voor publieksbereik.

Voor een vitale organisatie Huishoudelijk personeel, Doorn, 1904 203 THA Doorn, inv.nr. 50

15

Om elke schijn van belangenverstrengeling en blinde vlekken voor onze eventuele tekortkomingen te voorkomen, willen wij hiervoor in overleg met andere archiefdiensten in de omgeving een vorm van collegiale toetsing ontwikkelen.

Bedrijfsvoering : voor een vitale organisatie voor een vitale organisatie

Het archiefvak is een specialisme dat snel en ingrijpend verandert door de digitalisering. Dat vergt nieuwe kennis en nieuwe vaardigheden van onze medewerkers. Tegelijkertijd blijven we te maken houden met onze analoge collectie en blijft er ook behoefte aan kennis en vaardigheden die voor het beheer daarvan nodig zijn. Zowel mensen met die nieuwe expertise als mensen met die klassieke specialistische bagage zijn schaars. Mensen die beide kanten van het vak beheersen, zijn helemaal moeilijk te vinden. Ook de wens om te komen tot een divers samengesteld team is een belangrijk onderdeel van onze personele opgave.

Structurele taak RAZU is een gemeenschappelijke regeling van het type bedrijfsvoeringsorganisatie en als zodanig verantwoordelijk voor de volledige bedrijfsvoering. Voor de uitvoering van de taken op het gebied van HR, huisvesting, ICT en financiën zijn dienstverleningsovereenkomsten afgesloten. RAZU heeft op contractbasis voorzien in een eigen Functionaris Gegevensbeheer.

Ontwikkelingen en opgaven

Een groot deel van ons werk kan alleen op locatie in Wijk bij Duurstede gedaan worden. De fysieke collectie hoort in het depot. Alleen in uitzonderlijke gevallen kan een enkel stuk tijdelijk elders verblijven, bijvoorbeeld voor een tentoonstelling. Ook de studiezaalfunctie is locatie-gebonden.

Als zelfstandige organisatie heeft het RAZU, net als de aangesloten overheden, te maken met wetgeving zoals de Algemene verordening gegevensbescherming, de Wet open overheid en de Archiefwet in zijn huidige en straks in zijn gemoderniseerde gedaante.

De fysieke depotruimte is naar verwachting voldoende om de versnelde groei van de collectie in deze beleidsperiode op te kunnen vangen. De ruimte voor de kantoorfuncties is toereikend. Er zijn knelpunten in de toegankelijkheid en positionering van de studiezaal en de bereikbaarheid van faciliteiten voor de onderzoekers. De minimale eigen activiteiten op het gebied van publieksbereik brengen geen structurele ruimtebehoefte met zich mee.

Ook wij staan voor de opgaven van actieve openbaarmaking, bescherming van de persoonsgegevens in ons archief en de verplichting om ons eigen archief tijdig en in goede, geordende en toegankelijke staat over te brengen. De herziening van de Wet gemeenschappelijke regelingen geeft ons de opdracht om de raden en de burgers van de zes gemeenten actiever bij ons werk te betrekken en hen daarover te informeren. Dat alles betekent dat we aan de slag moeten met onze eigen informatiehuishouding. We vinden dat we daarin een voorbeeldfunctie hebben. Als wij het op dit gebied niet goed doen, tast dat het vertrouwen aan in het RAZU als toezichthouder en adviseur.

Het e-depot dat we de komende jaren ontwikkelen is een nieuwe beheervoorziening, die samen met het fysieke depot de archiefbewaarplaats zal vormen. De nieuwe Archiefwet zal daaraan eisen stellen die we aantoonbaar moeten naleven.

De nieuwe Archiefwet zal de gemeentearchivaris verplichten om als toezichthouder ook de kwaliteit van het beheer van de overgebrachte archieven te toetsen aan de wettelijke eisen. Daarmee wordt ons eigenlijk gevraagd om als slager ons eigen vlees te keuren.

Landelijk is er gewerkt aan de ontwikkeling van een benchmark voor archiefinstellingen. Het RAZU participeert in deze werkgroep en doet mee aan de jaarlijkse benchmark. 16

Beoogde effecten

Accenten en ambities ➢

➢

➢

➢

➢

➢

We maken de komende jaren de slag naar volledig digitaal werken, digitaal archiveren en digitaal publiceren in overeenstemming met alle geldende wetgeving. Dat vergt aanpassing van processen en systemen van het RAZU en overbrenging van het deel van ons archief dat ouder is dan tien jaar. We zien stages en kortdurende werkervaringsplekken als een goede manier om onszelf als potentiële werkgever in de kijker te spelen, om bevraagd en uitgedaagd te worden door onbevangen mensen met frisse blikken en om jongeren van verschillende achtergronden en opleidingsniveaus kansen en leerervaringen te bieden. We investeren in de kennis en kunde van onze mensen door hen deel te laten nemen aan landelijke en regionale werkgroepen, door hen via training on the job van elkaar te laten leren en door hen gelegenheid te geven tot het bijwonen van kennisbijeenkomsten en het volgen van opleidingen. We gaan actief op zoek naar mogelijkheden om de huisvesting van het RAZU beter te laten aansluiten op de verplichting om goed toegankelijk te zijn voor burgers; de door onderzoekers gewenste faciliteiten; en de omvang en het takenpakket van de organisatie.

➢

Het informatiebeheer van het RAZU blijft op orde; het informatiebeheer van het RAZU is een voorbeeld voor de aangesloten overheden.

➢

Het RAZU staat bekend als een goede werkgever waar zowel aankomende als meer ervaren professionals graag werken en volop kansen krijgen om zich te ontwikkelen.

➢

De bedrijfsvoering is sober en doelmatig en wordt adequaat ondersteund door deskundige leveranciers.

➢

De huisvesting is toereikend om alle taken op een veilige en verantwoorde manier te kunnen uitvoeren en burgers zonder drempels toegang te geven tot de studiezaal en faciliteiten.

➢

Ons e-depot heeft het CoreTrustSeal behaald en voldoet daarmee aantoonbaar aan de wettelijke eisen. We leggen bovendien de basis voor de doorontwikkeling van het e-depot.

Randvoorwaarden

Periodiek bezien we of onze bestaande leveranciers en contracten voor de levering van diensten op het gebied van HR, huisvesting en financiën nog voldoen aan onze eisen en wensen. Voor ons e-depot doen we in 2025 een zelfevaluatie aan de hand van de eisen van het internationale kwaliteitskeurmerk CoreTrustSeal, dat alle eisen die de nieuwe Archiefwet aan een e-depot gaat stellen afdekt. Op basis van de uitkomsten daarvan voeren we de eventuele verbeteringen door.

17

➢

Handhaving van het huidige budget voor de dienstverleningsovereenkomsten ten behoeve van HR, huisvesting, ICT en financiën op de post ‘overhead’.

➢

Voldoende opleidingsbudget; het huidige budget volstaat.

➢

Voldoende en arbo-technisch geschikte werkplekken voor de medewerkers, vrijwilligers en stagairs.

Open, Openbaar, (her)Bruikbaar Interieur met personeel sapfabriek, Driebergen-Rijsenburg, 1904 151 THA Doorn, inv.nr. 168

18

Organisatie

Bijlage 1: Regionaal Archief Zuid-Utrecht in het kort

Het RAZU is gevestigd in Wijk bij Duurstede. De organisatie heeft op 1 januari 2024 een omvang van 11,56 Fte onder aansturing van een directeur-archivaris. De begroting voor 2024 bedraagt €1.528.674.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede.

Beheer

Het RAZU heeft een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

De beschikbare depotcapaciteit is 7 kilometer. Op 1 januari 2023 was daarvan 4.640 meter gevuld. De primaire toegankelijkheid van de archieven is bijna 100%. Analoge collectie Overheidsarchief Particulier archief Bouwvergunningen Documentatie Bibliotheek Kranten Beeldmateriaal Totaal

De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking en betreft een Bedrijfsvoeringsorganisatie (Collegeregeling).

Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de volgende taken belegd: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis; ▪ Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening.

Strekkende meters 2.742,38 764,51 385,54 112,70 376 90,47 168,80 4640,40

% van geheel 59.1% 16.5% 8.3% 2.4% 8.1% 1.9% 3.6% 100%

Via de website zijn 636 toegangen op de collectie te raadplegen. Deze bevatten in totaal 360.973 beschreven inventarisnummers en 61.413 scans van archiefstukken. Ruim 58.000 afbeeldingen zijn online raadpleegbaar. Hetzelfde geldt voor 414.253 gedigitaliseerde kranten pagina’s.

Dienstverlening

Bestuur

Het aantal onderzoekers en geraadpleegde stukken vertoond een stijgende lijn.

Het bestuur van het RAZU wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. De directeur van het RAZU, is secretaris en adviseur van het bestuur. Bezoeken in de studiezaal Unieke bezoekers in studiezaal Geraadpleegde stukken in studiezaal Behandelde mails/telefoons

Op uitnodiging van het bestuur is de interbestuurlijk toezichthouder Archieven van de provincie Utrecht als adviseur aanwezig bij de bestuursvergaderingen.

19

2018 843

2019 844 359

798

1.019

2020 550 400 3.287 2.216

2021 655 494 3.596 2.616

2022 785 591 4.664 3.126

Bijlage 2: Hoofdlijnen nieuwe Archiefwet

▪

De procedure voor het ontwerpen en vaststellen van selectielijsten wordt vereenvoudigd, en er komt ruimte om tussentijds af te wijken van bewaartermijnen. Voor privaatrechtelijke organen met openbaar gezag kan een sectororganisatie een ‘groepsselectiebesluit’ opstellen. Dit is aantrekkelijk voor bijvoorbeeld scholen, notarissen en gerechtsdeurwaarders.

▪

Voor grote gegevensverzamelingen die continu worden bijgewerkt en hergebruikt worden in het kader van een wettelijke taak, wordt de mogelijkheid van een ontheffing van de overbrengingsverplichting geïntroduceerd. Aan die ontheffing worden eisen voor publiekstoegang en duurzame toegankelijkheid verbonden.

▪

Gemeenten, provincies en waterschappen dienen altijd een archivaris te hebben. De vereiste kwalificaties worden niet meer gekoppeld aan een bij wet voorgeschreven opleiding.

▪

Archiefdiensten kunnen mensen ‘informatie in andere vorm’ verstrekken uit beperkt openbaar archief. Denk aan kopieën waarvan delen zijn afgeschermd. Dit gebeurt als iemand geen inzage kan krijgen in het gehele dossier en het geen onevenredige inspanning vraagt van de archiefdienst. Naar aanleiding van het advies van de Autoriteit Persoonsgegevens bevat het wetsvoorstel extra waarborgen voor privacy en uitleg over de relatie tussen de Archiefwet en de Algemene verordening gegevensbescherming.

inwerkingtreding verwacht in 2024 ▪

De overbrengingstermijn wordt verkort van 20 naar 10 jaar. Dit gebeurt niet met terugwerkende kracht. Er wordt voorzien in een ruime overgangsperiode.

▪

Als ijkpunt voor informatiebeheer zijn de publieke belangen opgenomen in het wetsvoorstel (werkgeheugen organisatie, publieke verantwoording, bewijs van rechten en plichten van derden, later onderzoek en erfgoedbelang).

▪

Bij duurzame samenwerking tussen meerdere verantwoordelijke overheidsorganen geldt een aparte bepaling om het archiefbeheer vorm te geven. De verantwoordelijkheid voor documenten wordt duidelijker geregeld. De wet somt alle verantwoordelijke overheidsorganen op, geeft aan hoe de verantwoordelijkheid geregeld is onder de Wet Gemeenschappelijke Regelingen, en wat er geregeld moet worden bij samenwerkingsverbanden tussen verschillende overheden (mandatering én delegatie).

▪

Het begrip duurzame toegankelijkheid wordt in de wet geïntroduceerd ter vervanging van het begrip ‘goede, geordende en toegankelijke staat’. Daarbij geldt dat organisaties ‘passende maatregelen’ dienen te treffen, afhankelijk van het belang van de informatie die omgaat in werkprocessen en applicaties (risicobenadering).

▪

Het begrip ‘depot’ vervangt het begrip ‘archiefbewaarplaats’ en wordt gebruikt voor zowel het fysieke als het e-depot.

▪

Het begrip ‘archiefbescheiden’ wordt vervangen door het begrip ‘document’ om terminologie van de Archiefwet af te stemmen op die van de Wet Open Overheid.

20

Faciliteren en Stimuleren Groepsportret van het bestuur van de Spaarbank Vianen, 1910 - 1930 018 THA Vianen, Everdingen en Hagestein, inv.nr. 43

21

Colofon Archieven: Open, Openbaar, (her)Bruikbaar ontwerp-Beleidsplan Regionaal Archief Zuid-Utrecht, (Wijk bij Duurstede, 14 augustus 2023) Tekst: Raamwerk advies en tekst i.o.v. Regionaal Archief Zuid-Utrecht Afbeeldingen: collectie RAZU Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede https://www.razu.nl