Document · PDF

20221215 Ontwerp Kadernota 2024

Raadsvergadering 31 januari 2023, gemeente Wijk bij DuurstedeBij agendapunt: Ontwerp-Kadernota 2024 Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU)14.553 woorden

Open het PDF bij iBabs ↗Naar de vergadering →

Tekst van het document

Uit het bestand gehaald, zonder opmaak, tabellen en afbeeldingen · deel 1 van 2

ontwerp Kadernota 2024

15 december 2022

Ontwerp Kadernota 2024

Inhoudsopgave

versie 15 december 2022

Inleiding ................................................................................................................... 1

Deze ontwerp-Kadernota 2024 is de opmaat naar de meerjarenbegroting 20242027. Het eerste concept van de ontwerp-Kadernota is besproken in de bestuursvergadering van 7 december 2022. Op basis van de door het bestuur gemaakte opmerkingen en keuzes is een definitieve ontwerp-Kadernota 2024 opgesteld. Dit definitief ontwerp is op 15 december door het bestuur vastgesteld. Conform art. 20 van de gemeenschappelijke regeling wordt aan de raden van de deelnemende gemeenten gevraagd om een eventuele zienswijze binnen 8 weken in te dienen bij het bestuur van het RAZU.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht ........................................................................ 2 Beleidsmatige uitgangspunten ................................................................................ 3 Financiële uitgangspunten ...................................................................................... 5 Toelichting op de lasten .......................................................................................... 6 Financiële doorkijk ................................................................................................ 10

2024 aangehouden. Conform het bestuursbesluit van 7 december 2022 wordt in deze ontwerp-Kadernota 2024 bij de prijsindexering niet de consumentenprijsindex (CPI) van 15 oktober 2022 gehanteerd. Het bestuur heeft in plaats daarvan besloten om het voorstel van de gemeente Vijfheerenlanden te volgen om een andere loon- en een andere prijsindex te hanteren, te weten 6,4% voor lonen en 9% voor prijzen. De reden is de opdracht vanuit deze gemeente aan alle gemeenschappelijke regelingen om eenzelfde indexering van lonen en prijzen te hanteren. Dit houdt in dat de post salariskosten voor het eerst geïndexeerd wordt en dat een daarvoor de index van 6,4% is gehanteerd. Voor de overige posten wordt een prijsindex van 9% aangehouden.

Inleiding Voor u ligt de ontwerp-Kadernota 2024 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht. Conform het bestuursbesluit van december 2019 benoemt de Kadernota de belangrijkste beleidsmatige en financiële uitgangspunten voor het nieuwe begrotingsjaar 2024. Als uitzondering daarop is dit jaar een uitgebreide toelichting geschreven op de ontwikkeling van de post salariskosten in de jaren 2023-2025. De reden hiervoor is dat er verschillende besluiten ten grondslag liggen aan de opbouw van deze post. De ervaring heeft geleerd dat het ontbreken van kennis over deze besluiten en het effecten van ieder afzonderlijk besluit op de post salariskosten leidt tot vragen. Beleidsmatige zijn er drie ontwikkelingen waaraan aandacht wordt besteed: ▪ de voorbereiding van een nieuw meerjarenbeleidsplan (voor de periode 2024 – 2027); ▪ de inwerkingtreding van de nieuwe Archiefwet; en ▪ een wens om de huisvesting van het RAZU binnen de kantoren van de gemeente Wijk bij Duurstede te verbeteren. Deze ontwikkelingen zijn genoemd in de tekst, maar conform het besluit van het bestuur d.d. 7 december 2022 niet financieel verwerkt in de financiële doorkijk. De reden hiervoor is dat de besluitvorming over deze punten in de loop van 2023 (beleidsplan en huisvesting) of mogelijk pas in de loop van 2024 (effecten nieuwe archiefwet) plaats vindt.

In financieel opzicht laat de ontwerp-Kadernota 2024 op de volgende punten wijzigingen zien ten opzichte van de begrotingsprognose 2024 in de Programmabegroting 2023-2026. De belangrijkste verschillen komen voort uit: ▪ de loon- en prijsontwikkelingen. Conform de op 9 maart 2022 vastgestelde begrotingsregels wordt er geïndexeerd. De index wordt enkel op het primaire jaar 2024 toegepast, in de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar

▪

het correct opnemen van de vastgestelde formatie in de HR systemen van de gemeente Houten. In lijn met de op 9 maart 2022 door het bestuur van het RAZU vastgestelde begrotingsregels is de post salariskosten begroot op basis van vastgestelde formatie, schaal en eindperiodiek. In de zomer van 2022 bleek dat de formatie niet correct in het HR-systeem van de gemeente Houten was opgenomen, waardoor een te laag bedrag begroot was bij de salariskosten 2023 in de Programmabegroting 2023-2026 en in de begrotingsprognose 2024. Het correct opnemen van de formatie (omvang en functieschaal) in het HRsysteem leidt daarom tot een hogere post salariskosten in deze ontwerpKadernota 2024 ten opzichte van de begrotingsprognose 2024 in de Programmabegroting 2023-2026.

▪

een verhoging van de post ‘overhead’. In 2022 is de HR overeenkomst tussen RAZU en gemeente Houten geactualiseerd. Dit leidt tot hogere kosten dan in de begrotingsprognose 2024 werd verwacht.

Waar in de tekst van deze ontwerp-Kadernota cijfers staan die afwijken van de cijfers in de financiële doorrekening, kan er sprake zijn van typefouten. De cijfers in de financiële doorrekening zijn dan leidend.

Dankzij toegankelijke informatie kunnen burgers het overheidshandelen controleren. Dit is een voorwaarde voor een transparante en democratische samenleving. Daarnaast dragen toegankelijke archieven bij aan het begrijpen van het verleden en het heden. Het RAZU verbindt het heden met het verleden door onderzoek te faciliteren en door het uitdragen van kennis over de bronnen, de regio en de regionale historie.

Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU) is een gemeenschappelijke regeling (GR) van de gemeenten Bunnik, Houten, Utrechtse Heuvelrug, Rhenen, Vijfheerenlanden en Wijk bij Duurstede. Het RAZU heeft een tweeledig doel: ▪ enerzijds het uitvoeren van de Archiefwet 1995, ▪ anderzijds het vervullen van de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis, door het opbouwen en beheren van een zo breed mogelijke collectie historische bronnen en door te zorgen dat zoveel mogelijk mensen daarvan kunnen genieten en gebruik maken.

Het RAZU toetst de kwaliteit van het informatiebeheer bij de gemeenten en draagt er daardoor aan bij dat de aangesloten gemeenten en gemeenschappelijke regelingen voldoen aan wet- en regelgeving en weten wat zij moeten verbeteren. Het RAZU volgt landelijke en regionale ontwikkelingen en vertaalt deze, als expertisecentrum voor informatie- en archiefbeheer in de regio, naar kaders en adviezen voor de gemeenten.

De huidige GR trad op 1 januari 2020 in werking en betreft een Bedrijfsvoeringsorganisatie. Het bestuur wordt gevormd door de portefeuillehouders van de zes gemeenten. De organisatie bestaat uit 9,67 fte (peildatum 15 oktober 2022) onder aansturing van een directeur-archivaris. Conform besluitvorming van het bestuur groeit de formatie in de jaren 2023-2025 met 2 Fte voor het beheren en beschikbaar stellen van digitaal archief in het edepot.

Opdracht en taken De zes gemeenten hebben bij het RAZU de taken belegd die volgen uit de Archiefwet 1995 en taken die horen bij de functie van regionaal kennis- en informatiecentrum. De opdracht aan het RAZU, zoals vastgelegd in de gemeenschappelijke regeling, is: ▪ De zorg voor en het beheer van de in de archiefbewaarplaats berustende archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, zoals nader omschreven in de Archiefwet 1995; ▪ Het toezicht op het beheer van de archiefbescheiden van de deelnemende gemeenten, voor zover die deze niet zijn overgebracht; ▪ Het stimuleren van de lokale en regionale geschiedbeoefening; ▪ Het aanleggen, beheren en bewaren van een zo compleet mogelijke collectie bronnen op het gebied van de lokale en regionale geschiedenis.

Openbaar en (her)bruikbaar archief Het RAZU beheert de overgebrachte archieven van de deelnemende gemeenten en hun rechtsvoorgangers. Daarnaast beheert het RAZU particuliere archieven van personen, families, kerken, bedrijven, verenigingen en stichtingen die banden hebben met de regio. Tot slot beheert het RAZU beeldmateriaal uit/over de regio en een regionale bibliotheek. Het oudste stuk in deze omvangrijke collectie dateert uit 1300, de jongste, meestal digitale, stukken dateren uit 2022. Het RAZU stelt de collectie, conform de vereisten van de Archiefwet 1995 en de Wet hergebruik overheidsinformatie voor (her)gebruik ter beschikking aan burgers. De archieven en collecties zijn openbaar en voor iedereen ter inzage in de studiezaal of via de website, tenzij er sprake is van een openbaarheidsbeperking op grond van de AVG of de bepalingen uit de Archiefwet 1995.

De taken die hieruit voortkomen zijn: ▪ Dienstverlening: voor tevreden en productieve gebruikers fungeren als frontoffice voor de deelnemende gemeenten en als zodanig burgers en ambtenaren toegang verlenen tot de archieven en collecties;

▪

Publieksbereik: voor meer maatschappelijk rendement nieuwsgierigheid opwekken en vergroten van kennis over het regionale verleden door bronnen en verhalen via cultuurhistorische activiteiten op een toegankelijke manier onder de aandacht brengen bij jong en oud; Toezicht en advies: voor een controleerbare overheid fungeren als kwaliteitsbewaker en kenniscentrum ten aanzien van het informatiebeheer van de deelnemende gemeenten; Beheer en behoud: voor een toekomstbestendige collectie zorgen voor de duurzame toegankelijkheid (‘tenminste 100 jaar’) van de in de archiefbewaarplaats berustende archieven en collecties van de deelnemende gemeenten en van particuliere archiefvormers uit de regio; Bedrijfsvoering: voor een vitale organisatie voorzien in de randvoorwaarden om de kerntaken uit te kunnen voeren.

bestuur gevoerde discussie over de mogelijke koers vormde de basis voor een eerste concept ontwerp-beleidsplan. Het bestuur heeft deze eerste versie van het nieuwe beleidsplan besproken op 7 december 2022. In het voorjaar van 2023 wordt binnen het bestuur van het RAZU verder gesproken over een nieuw beleidsplan voor de jaren 2024-2027. De voorliggende ontwerp-Kadernota is daarom op dit punt beleidsarm.

Nieuwe archiefwet vanaf 2024 Naar verwachting wordt in 2024 een gemoderniseerde Archiefwet van kracht. De belangrijkste wijzigingen die de nieuwe Archiefwet met zich meebrengt zijn een verkorting van de overbrengingstermijn (van twintig naar tien jaar) en een verandering van de openbaarheidsregels. Deze wijzigingen hebben effect bij zowel de gemeenten als het RAZU. Hoewel de wetgever heeft bepaald dat overheden niet per direct aan de verkorting van de overbrengingstermijn te hoeven voldoen, is de verwachting dat de meeste gemeenten dit ook niet lang willen uitstellen. Wie van zijn papieren en hybride archieven af is, kan zich immers volledig concentreren op de digitale opgave. We rekenen dan ook op een periode van sterkere groei van de collectie.

Beleidsmatige uitgangspunten Taken en accenten nieuwe beleidsperiode Het jaar 2024 is het eerste jaar van een nieuwe beleidsperiode. In de zomer van 2022 zijn de voorbereidingen voor het beleidsplan voor de jaren 2024-2027 gestart. Allereerst heeft het RAZU de uitvoering van het voorgaande beleidsplan Vooruit met het verleden (2019-2022) geëvalueerd. Daarvoor is door een externe beleidsadviseur gesproken met ambtenaren, erfgoedpartners, een vaste bezoeker en medewerkers RAZU. Zij hebben teruggekeken naar de activiteiten in de voorgaande jaren, maar ook hun wensen voor de komende jaren geformuleerd.

Daarbij weten we dat op recent materiaal meer openbaarheidsbeperkingen van toepassing zullen zijn, onder andere vanwege privacyregels. Voor het RAZU betekent dit zowel bij het overbrengen van de overheidsarchieven als in de dienstverlening extra werk. Enerzijds omdat het behandelen van verzoeken om inzage van beperkt openbaar materiaal maatwerk en uiterste zorgvuldigheid vereist. Anderzijds omdat de nieuwe wet de mogelijkheid geeft om aan burgers ‘informatie in andere vorm’ verstrekken uit beperkt openbaar archief.

Deze rondgang heeft laten zien dat het RAZU de afgelopen jaren grote ontwikkelsprongen heeft gemaakt, met name op het gebied van het lange termijn beheer van digitale archieven, de advisering van de aangesloten overheden en de digitale dienstverlening aan de gebruikers van de collectie.

Een derde belangrijke wijziging is dat de nieuwe Archiefwet de gemeentearchivaris zal verplichten om als toezichthouder ook de kwaliteit van het beheer van de overgebrachte archieven te toetsen aan de wettelijke eisen. Om elke schijn van belangenverstrengeling en blinde vlekken voor onze eventuele tekortkomingen te voorkomen, willen wij hiervoor in overleg met andere archiefdiensten in de omgeving een vorm van collegiale toetsing ontwikkelen.

De evaluatie en een eerste notitie met een koersbepaling voor de nieuwe beleidsperiode zijn in oktober 2022 voorgelegd aan het bestuur. De door het

Verschillende onderzoeken en uitvoeringstoetsen1 constateren dat de invoering van de nieuwe Archiefwet zowel incidenteel als structureel extra werkzaamheden met zich meebrengt, zowel aan de kant van de gemeenten als aan de kant van de archiefdienst. Vanuit het ministerie van OCW is, in reactie op de kostenclaim van de VNG, eenmalig een bedrag van €2 mln. toegezegd voor de digitale transitie.

RAZU en medewerkers Wijk bij Duurstede plaats vindt. Vanuit oogpunt van (informatie)beveiliging is dit zowel voor de gemeente Wijk bij Duurstede als het RAZU geen gewenste situatie. Daarnaast is de studiezaal ook de toegang tot de depots van het RAZU. Voor de snelle dienstverlening aan onderzoekers is dit een pluspunt, omdat stukken snel gehaald kunnen worden. Het levert echter ook een onrustige studiezaal op, vanwege het heen-en-weer lopen van medewerkers van het RAZU naar de depots. Voor onderzoekers die beperkt openbaar archief willen inzien ontbreekt in de studiezaal afgezonderde werkplek, waardoor ‘derden’ te makkelijk mee kunnen kijken in deze, vaak privacy-gevoelige, stukken.

Op dit moment is er nog onvoldoende zicht op de incidentele en structurele werklast die voortkomt uit de implementatie van de nieuwe Archiefwet bij het RAZU en de gemeenten, het moment waarop deze werkzaamheden starten en de compensatie vanuit OCW. Om die reden is de financiële doorrekening voor 2024 in deze ontwerp-Kadernota op dit punt nog beleidsarm.

Huisvesting RAZU

We zijn actief op zoek naar mogelijkheden om de huisvesting van het RAZU beter te laten aansluiten op het huidige takenpakket van het RAZU en de omvang van de organisatie. De eerste stap is zoeken naar aanvullende kantoorruimte en magazijnruimte. In een verkennend gesprek met de gemeente Wijk bij Duurstede bleek aanvullende kantoorruimte extra huurkosten met zich mee te brengen van ca. €15.000,- tot €20.000,-.

Eind 2021 is geconstateerd dat de huidige huisvesting van het RAZU niet optimaal is. De beschikbare kantoorruimte is te beperkt om zowel medewerkers als vrijwilligers goed te kunnen huisvesten. Het werken met origineel materiaal kan alleen in de kantoren van het RAZU gedaan worden. Dat maakt dat er zowel voor 90% van de medewerkers als het merendeel van de vrijwilligers voldoende en ruime werkplekken moeten zijn.

Omdat de gemeente Wijk bij Duurstede nog in een interne oriëntatie zit rondom de invoering van hybride werken en de daarvoor binnen het gemeentehuis benodigde kantoren, is op dit moment niet duidelijk of de huisvestingswensen van het RAZU binnen het bestaande gebouw gehonoreerd kunnen worden. Mocht dit niet zo zijn, dan zal in ieder geval de huur van aanvullende magazijnruimte buiten het pand verlengd moeten worden en zullen er wekelijks vergaderruimtes gehuurd moeten worden. In lijn met het besluit van het bestuur hierover op 7 december 2022 zijn de geraamde kosten voor huisvesting niet verwerkt in de financiële doorrekening bij deze ontwerp-Kadernota 2024 maar worden ze te zijner tijd opgenomen in een Begrotingswijziging.

Voor het benodigde materiaal (dozen, omslagen etc.) is een magazijn nodig, zodat dit niet hoeft te worden opgeslagen in de ‘dure’ depots waarvan de capaciteit voldoende is voor de archieven maar niet voor verpakkingsmateriaal. Het RAZU heeft een kleine vergaderkamer waar overleggen van maximaal 8 personen gehouden kunnen worden. Bij grotere overleggen of ontvangst van groepen wordt de studiezaal tijdelijk gesloten en ‘omgebouwd’ of wordt aanvullende vergaderruimte gehuurd bij de gemeente Wijk bij Duurstede. Tot slot is de locatie van de studiezaal van het RAZU niet ideaal. Deze ligt in het kantoorgedeelte van de gemeente Wijk bij Duurstede, waardoor er daar een constante vermenging van burgers (onderzoekers en vrijwilligers), medewerkers 1

Zoals bijvoorbeeld de VNG Uitvoeringstoetst 2021 (via https://vng.nl/sites/default/files/2022-04/Uitvoeringstoets_gemoderniseerde_archiefwet.pdf) of de VNG Toekomsverkenning archiefdiensten 2020 (via https://vng.nl/sites/default/files/2022-03/vng_grip_op_06_toekomstverkenning_archiefdensten.idd_1.pdf )

Financiële uitgangspunten

Op basis van het bestuursbesluit van 15 december 2021 wordt de formatie van het RAZU in de jaren 2023-2025 stapsgewijs uitgebreid met 2 Fte ten behoeve van edepot en het beheer van digitaal archief. De formatie groeit daardoor van 9,67 Fte naar uiteindelijk 11,67 Fte in 2025.

Het uitgangspunt van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht is om behoudend maar ook realistisch te begroten en de lastenverzwaring voor de deelnemende gemeenten zoveel mogelijk te beperken. Over de wijze waarop het RAZU zijn financiële begroting opstelt is in 2022 overleg gevoerd tussen het RAZU en de deelnemende gemeenten.

Salariskosten begroten op basis van vigerende CAO gemeenten De post salariskosten wordt begroot op basis van de vigerende CAO. De gemeente Houten (formeel werkgever) is, conform afspraak, vòòr 15 oktober gevraagd de raming salariskosten (incl. sociale premies) op basis van de CAO voor 2024 te geven. Omdat de onderhandelingen over de CAO tijdens het opstellen van de ontwerp Kadernota 2024 nog gaande waren zijn de nieuwe schaalbedragen voor 2024 nog niet bekend.

Het vertrekpunt was: • te komen tot heldere afspraken over de opzet van de financiële begroting, zoveel mogelijk aansluitend bij de praktijk van de deelnemende gemeenten; • de wens om nieuwe uitgangspunten zo eenvoudig mogelijk te houden, gezien de omvang van het RAZU; • deze uitgangpunten, waar mogelijk, direct toe te passen bij het opstellen van de Programmabegroting 2023-2026.

Naar verwachting worden de nieuwe CAO schaalbedragen begin 2024 bekend. Bij het opstellen van de Programmabegroting 2024-2027 zullen in dat geval de schaalbedragen voor 2024 gehanteerd worden voor de post salariskosten. De prognose is dat deze minimaal 4% en maximaal 11,25% hoger zijn, gezien de voorstellen vanuit VNG versus de wensen van de bonden in de derde onderhandelingsronde (d.d. 7 november 2022).

Het overleg heeft geleid tot door alle gemeenten gedragen afspraken over het begroten van de salariskosten (formatie en CAO), de indexatie en de opbouw van de begroting. De nieuwe uitgangspunten zijn door het bestuur besproken en vastgesteld tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 en vanaf de meerjarenbegroting 2023-2026. Tijdens de bestuursvergadering van 7 december 2022 is besloten één van deze punten, de gehanteerde loon- en prijsindex, niet te hanteren bij het opstellen van de Kadernota. Hierna komen de uitgangspunten aan de orde die zijn gehanteerd bij het opstellen van de Kadernota.

Indexatie De indexatie wordt enkel op het primaire jaar toegepast. In de meerjaren doorrekening wordt een nullijn ten opzichte van het primaire jaar toegepast. Wijziging begrotingsuitgangspunt loon- en prijsindex In de op 9 maart 2022 vastgestelde begrotingsuitgangspunten is bepaald dat voor de prijsindexatie de consumentenprijsindex van oktober wordt aangehouden. Tijdens de behandeling van de ontwerp-Kadernota 2024 in de vergadering van 7 december heeft het bestuur besloten om van dit besluit af te wijken. Het bestuur heeft besloten het voorstel van de gemeente Vijfheerenlanden te volgen om dit jaar een loonindex toe te passen en een andere prijsindex te hanteren. De reden hiervoor is de opdracht vanuit deze gemeente aan alle gemeenschappelijke regelingen om eenzelfde indexering van lonen en prijzen te hanteren.

Salariskosten begroten vanuit vastgestelde formatie De post salariskosten wordt begroot op basis van de vastgestelde omvang van de formatie en de hoogste periodiek per functieschaal. Omdat dit begrotingsuitgangspunt een verandering met zich meebrengt in de post salariskosten is op 9 maart 2022 besloten dit uitgangspunt getrapt in te voeren. Getrapt wil zeggen dat de post salariskosten in 2023 is begroot op 90% van de maximale loonsom, voor 2024 wordt begroot op 95% van de loonsom en vanaf 2025 op 100% van deze loonsom.

Dit houdt in dat in deze ontwerp-Kadernota 2024 de post salariskosten voor het eerst geïndexeerd wordt en dat een index van 6,4% wordt gehanteerd. Voor de overige posten wordt een prijsindex van 9% aangehouden. De index wordt, zoals hierboven is aangegeven, enkel op het primaire jaar 2024 toegepast.

Toelichting op de lasten

Verdeelsleutel

Zoals in de inleiding is aangegeven wordt bij de toelichting op de Salarislasten in deze Kadernota afgeweken van het bestuursbesluit van december 2019 om alleen de belangrijkste beleidsmatige en financiële uitgangspunten voor het nieuwe begrotingsjaar te benoemen. De reden hiervoor is dat er verschillende besluiten ten grondslag liggen aan de opbouw van deze post. De ervaring heeft geleerd dat het ontbreken van kennis over deze besluiten en het effecten van ieder afzonderlijk besluit op de post salariskosten leidt tot vragen. Nadrukkelijk wordt gesteld dat in volgende Kadernota’s het bestuursbesluit van december 2019 weer opgevolgd zal word.

Personeelslasten

Het model waarbij de kosten van de gemeenschappelijke regeling over de zes deelnemende gemeenten worden verdeeld is in 2011 vastgesteld en op 18 december 2019 bevestigd voor de periode 2021 t/m 2025. Het model gaat uit van drie kostencomponenten en twee grondslagen, die eenmaal per vijf jaar worden aangepast aan de werkelijke situatie (herijkt). De grondslagen zijn gebaseerd op het inwoneraantal en de hoeveelheid overgebracht archief. De drie kostencomponenten zijn: A. De kosten voor personeel en materiaal, die worden afgeleid van het aantal inwoners; B. De kosten voor de archiefbewaarplaats, die worden afgeleid van de hoeveelheid archief die daar is of zal worden ondergebracht; C. De kosten voor de overhead en de overige ruimten, die worden berekend op basis van een combinatie van de kosten van A en B.

De besluiten die van invloed zijn op de opbouw van de post salariskosten zijn: 1. Salariskosten begroten op basis van vastgestelde formatie (omvang, schaal, hoogste periodiek) (bestuursbesluit begrotingsregels 9 maart 2022); 2. Formatie in de jaren 2023-2025 gefaseerd uitbreiden met 2 Fte ten behoeve van het e-depot en het beheer van digitaal archief (bestuursbesluit e-depot 15 december 2021) 3. Voor de salariskosten een index te hanteren van 6,4% (bestuursbesluit indexeringsvoorstel Vijfheerenlanden 7 december 2022); 4. Getrapte verhoging begrootte post salariskosten (bestuursbesluit begrotingsregels 9 maart 2022).

In de financiële doorrekening bij deze ontwerp-Kadernota 2024 wordt voor de jaren 2026 en 2027 de huidige verdeelsleutel gehanteerd. Eind 2023 wordt gestart met de herijking van de verdeelsleutel, zodat deze uiterlijk met ingang van de Kadernota 2026 gehanteerd kan worden.

2% winstopslag

Ad 1. Salariskosten begroten op basis vastgestelde formatie. Conform de op 9 maart 2022 vastgestelde begrotingsregels wordt bij het vaststellen van de post salariskosten uitgegaan van de vastgestelde formatie en de maximale schaal.

Begin 2024 wordt het cultuurhistorische activiteitenprogramma voor 2024 definitief vastgesteld. De kosten die hiervoor in 2024 worden gemaakt worden in de Begrotingswijziging 2024 opgenomen. Omdat deze kosten geheel worden gedekt uit de 2% winstopslagreserve zijn ze niet van invloed op de gemeentelijke bijdragen. De projecten zelf en de kosten komen daarom in deze ontwerpKadernota 2024 niet aan bod.

Formatie 9,67 Fte correct in HR-systeem gemeente Houten opgenomen. Bij het opstellen van de Kadernota en Begroting 2023 bleek dat de RAZU-formatie niet correct in het HR-systeem van de gemeente Houten stond. In de zomer van 2022 is dit gecorrigeerd door de in december 2019 vastgestelde 6

De uitbreiding van de formatie is als volgt toegelicht in de vastgestelde Programmabegroting 2023-2026:

functiebeschrijvingen en de bestuursbesluiten ten aanzien van de formatie uit de jaren 2019-2022 te verwerken. Dit betrof onder andere positieve besluiten over de uitbreiding formatie informatieadviseur, de aanstelling medewerker cultuurhistorie en de uitbreiding formatie dienstverlening. Ook zijn de correcte schalen in plaats van aanloopschalen opgenomen. Sinds 1 augustus 2022 is het formatie- en bezettingsoverzicht daardoor correct en actueel. De vastgestelde formatie in 2022 is 9,67 Fte.

Functioneel applicatiebeheer Medewerker digitale archieven

Het correct opnemen van de formatie (omvang en functieschaal) in het HRsysteem leidt tot een verhoging van de begrootte post salariskosten in de ontwerpKadernota 2024 ten opzichte van de Programmabegroting 2023-2026. De oorzaak van de verhoging is (a) omdat bij 2 functies de aanloopschaal en niet de formatieschaal was begroot en (b) bij 2 functies uitgegaan was van de daadwerkelijke bezetting, niet van de vastgestelde formatie. Het verschil bedraagt €29.622 voor 2024.

2023 0,5 Fte

2024 1 Fte (0,5 + 0,5) 0,89 Fte (0,33 + 0,56)

0,33 Fte

2025 1 Fte 1 Fte (0,89 + 0,11)

De formatie groeit daarmee van 9,67 Fte in 2022 naar 11,67 Fte in 2025.

Formatie ontwikkeling RAZU

2022 9,67 Fte

2023 10,50 Fte

2024 11,56 Fte

2025 11,67 Fte

Als uitgegaan wordt van ▪ de CAO schaalbedragen voor 2023 (omdat de schaalbedragen voor 2024 en verder nog niet bekend zijn) en ▪ zonder indexatie van de lonen (om de kosten van de formatie-uitbreiding te laten zien), dan ontwikkelt de post salariskosten inclusief de vastgestelde formatie-uitbreiding in de jaren 2023-2025 zich als volgt:

Deze correctie is verwerkt in de financiële doorkijk bij deze Kadernota 2024 post salariskosten voor de jaren 2024 en verder. NB. Zoals gebruikelijk wordt in de financiële doorkijk bij de ontwerp-Kadernota 2024 uitgegaan van de vastgestelde begroting voor 2023. Hierin is deze HRcorrectie niet verwerkt. Voor 2023 zal deze correctie aan het bestuur worden voorgelegd in de Begrotingswijziging 2023. In onderstaande tabellen is, om het precieze effect voor alle jaren te laten zien, ook voor het jaar 2023 wel uitgegaan van de salariskosten inclusief de HR-correctie. De post salariskosten 2023 in onderstaande tabellen wijkt daarom af van de post in de financiële doorkijk, het verschil is €28.064.

Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023

Ad 2. Gefaseerde formatie uitbreiding e-depot Op basis van het bestuursbesluit van 15 december 2021 wordt de formatie van het RAZU in de jaren 2023-2025 stapsgewijs uitgebreid met 2 Fte ten behoeve van edepot en het beheer van digitaal archief.

2023

10,50 Fte € 856.339

2024

11,56 Fte € 936.857

2025

11,67 Fte € 945.223

Ad 3. Hanteren index 6,4% Conform het bestuursbesluit van 7 december 2022 wordt de post salariskosten geïndexeerd. Dat houdt in dat, conform het verzoek van de gemeente Vijfheerenlanden een index van 6,4% wordt gehanteerd.

De geïndexeerde post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding wordt daarmee als volgt:

Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023

2023

10,50 Fte € 856.339

2024

11,56 Fte € 936.857

2025

11,67 Fte € 945.223

Materiaalkosten c.a.

Salariskosten met index 6,4% vanaf 2024 conform voorstel gemeente Vijfheerenlanden

n.v.t.

€ 996.816

Deze bestaan uit vier soorten posten. Tot ‘organisatiekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten en vrijwilligerskosten. Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collectie en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het digital born materiaal..

€ 1.005.718

Ad 4. Getrapte verhoging Tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 is besloten om de begrotingsregel ‘salariskosten begroten op basis van vastgestelde formatie’ getrapt in te voeren. De reden hiervoor was dat de overgang van de oude naar de nieuwe systematiek een groot effect zou hebben op de begrootte post salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, waarbij in 2023 90% van de salariskosten zouden worden begroot, in 2024 95% en in 2025 dan 100%.

De laatste post zijn de e-depot kosten. Tot deze post horen alle kosten die te maken hebben met het inrichten en beheren van de e-depotvoorziening. In de financiële doorrekening wordt, zoals in de meerjarenbegroting 2023-2026 is toegelicht, uitgegaan van een stijging van deze post met €10.000 in 2026 en 2027. Omdat het e-depot nog in ontwikkeling is, is op deze post in de ontwerp-Kadernota geen indexering toegepast.

De post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding en getrapte opbouw wordt daarmee als volgt: Formatie (totaal) Salariskosten met index 6,4% conform voorstel gemeente Vijfheerenlanden getrapte opbouw (90%, 95%, 100%) post salariskosten getrapte opbouw

2023

10,50 Fte n.v.t.

2024

11,56 Fte € 996.816

Kosten archiefbewaarplaats

2025

De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, te weten de exploitatiekosten en de servicekosten, wordt indexatie toegepast. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Ook op deze huur is een indexatie van toepassing.

11,67 Fte € 1.005.718

90%

95%

100%

€ 770.705

€ 946.975

€ 1.005.718

Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in

november van het jaar voorafgaand aan het begrotingsjaar en, indien nodig, via de begrotingswijziging verwerkt.

Kosten overhead en kantoor Voor het uitvoeren van de bedrijfsvoeringstaken heeft het RAZU verschillende dienstverleningsovereenkomsten gesloten. Het betreft overeenkomsten voor huisvesting, ICT, financiën, ongediertebestrijding en HR dienstverlening. Daarnaast heeft het RAZU een overeenkomst met een Functionaris Gegevensbescherming. De HR-dienstverleningsovereenkomst tussen RAZU en gemeenten Houten is in 2022 herzien. De herziening leidt met ingang van 2023 tot een verhoging van de kosten. Deze zijn €5.000,- hoger dan in 2022 was voorzien, hierdoor stijgt de post overhead met €5.000,- ten opzichte van de primitieve begroting 2024 in de Programmabegroting 2023-2026. De dienstverleningsovereenkomsten zijn aangegaan voor meerdere jaren en bevatten in de meeste gevallen een prijsindexatie die nog niet in alle gevallen bekend is.

Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Financiële doorkijk te Wijk bij Duurstede

De geïndexeerde post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding wordt daarmee als volgt:

Staat van baten en lasten Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023 LASTEN

2023

10,50 Fte € 856.339

2024

11,56 Fte Begrotings € 936.857 wijziging 2022 €

2025

11,67 Fte € 945.223 Begroting 2023 €

Salariskosten met index n.v.t. € 996.816 € 1.005.718 784.310 764.921 Totaal personeelslasten 6,4% vanaf 2024 conform 57.000 107.969 Totaal materiaalkosten c.a. voorstel gemeente 109.437 110.427 Totaal kosten archiefbewaarplaats Vijfheerenlanden 115.168 129.851 Totaal kosten overhead en oudbouw 31.500 0 Incidentele kosten 2% budget Ad 4. Getrapte verhoging 15.000 0 Verbetering depotinrichting Tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 is besloten om de 55.000 0 Kosten e-depot begrotingsregel ‘salariskosten begroten op basis van vastgestelde formatie’ 16.564 0 Incidentele digitaliseringskosten getrapt in te voeren. De reden hiervoor was dat de overgang naar de 87.615 van de oude 63.200 Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden nieuwe systematiek een groot effect zou hebben op de begrootte post 1.271.595 1.176.368 Totaal lasten (A) salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, waarbij in 2023 90% van de salariskosten zouden worden begroot, in 2024 95% en in 2025 dan 100%. BATEN De post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding en getrapte opbouw wordt daarmee als volgt: 75.506 83.852 Gemeente Bunnik 227.329 2024 97.527 11,56 Fte 234.254 € 996.816 262.451 114.790 88.515 1.100.371

254.320 2025 108.477 11,67 Fte 261.211 € 1.005.718 292.759 127.775 64.100 1.192.493

90%

95% 171.224

100% -16.125

€ 770.705

€ 946.975

€ 1.005.718

Gemeente Houten 2023 Gemeente Rhenen Formatie (totaal) 10,50 Fte Gemeente Utrechtse Heuvelrug Salariskosten met index n.v.t. Gemeente Vijfheerenlanden 6,4% conform voorstel Gemeente Wijk bij Duurstede gemeente Totaal overige inkomsten Vijfheerenlanden

Totaal baten (B)

getrapte opbouw (90%, Resultaat voor bestemming 95%, 100%) (+ = nadelig; - = voordelig) post salariskosten getrapte opbouw

De salariskosten 2024 worden daarmee begroot op € 946.975. Dit is € 60.673 hoger dan de primitieve begroting 2024 in de meerjarenbegroting 2023-2026. Zoals hierboven aangegeven is deze verhoging het gevolg van: 1. de correcte verwerking van de formatie in het HR systeem van de gemeente Houten en de daaruit voortvloeiende gecorrigeerde post salariskosten; 2. de loonindex van 6,4% Begroting Begroting Begroting Begroting 2024 2025 2026 2027 Materiaalkosten c.a. € € € € Deze bestaan uit vier soorten posten. Tot ‘organisatiekosten’ horen de bureaukosten, 1.035.890 bestuurskosten en1.035.890 vrijwilligerskosten. Tot ‘materiaalkosten’ horen 975.384 1.035.890 alle kosten die te maken hebben123.186 met het verwerven, beheren, behouden en 113.186 113.186 133.186 beschikbaar stellen van de analoge115.756 collectie. Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle 115.756 115.756 115.756 146.448 146.448 146.448 143.448 kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collectie en het 0 behoud en beschikbaar 0 0 zowel het gedigitaliseerde 0 beheer, stellen van als het 0 0 digital 0born materiaal.. 0 0 0 0 0 0 0 0 0 alle kosten die te De laatste post zijn de e-depot kosten. Tot deze post horen 63.200 63.200 63.200 63.200 maken hebben met het inrichten en beheren van de e-depotvoorziening.

In de 1.413.974 1.474.479 wordt, 1.484.479 1.491.479 financiële doorrekening zoals in de meerjarenbegroting 2023-2026 is toegelicht, uitgegaan van een stijging van deze post met €10.000 in 2026 en 2027. Omdat het e-depot nog in ontwikkeling is, is op deze post in de ontwerp-Kadernota geen indexering toegepast.

101.274 105.654 106.377 107.101 Kosten archiefbewaarplaats 310.299 324.687 327.065 329.442 De kosten van de137.070 huidige archiefbewaarplaats uit drie componenten. Het 131.303 138.023 bestaan 138.976 onderdeel kapitaallasten vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere 317.276 331.550 is in 2010333.909 336.268 twee componenten, te weten de exploitatiekosten en de servicekosten, wordt 355.773 371.833 374.487 377.141 indexatie toegepast. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte 154.825 161.675 162.807 163.939 in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. huur is een indexatie van 64.100 64.100 64.100 Ook op deze 64.100 toepassing. 1.496.567 1.434.852 1.506.767 1.516.967 Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde -20.877 -22.088 -22.288 -25.488 percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in

10 8

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede De geïndexeerde post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding wordt daarmee als volgt:

Staat van baten en lasten, vervolg Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023

2023

10,50 Fte € 856.339

Salariskosten met index 6,4% vanaf 2024 conform voorstel gemeente Mutaties reserves Vijfheerenlanden Algemene reserve (2% winstopslag) Algemene reserve (2% winstopslag) Ad 4. Getrapte verhoging

n.v.t.

2024

11,56 Fte Begrotings € 936.857 wijziging 2022 € € 996.816

-19.840 31.500

2025

11,67 Fte € 945.223 Begroting 2023 € € 1.005.718

-22.125 0

Tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 is besloten om de Bestemmingsreserves: begrotingsregel ‘salariskosten vastgestelde formatie’ 55.000 0 Bestemmingsreserve e-depot begroten op basis van getrapt in te voeren. restauratie De reden hiervoor was dat de overgang 15.000 van de oude naar0 de Bestemmingsreserve nieuwe systematiekdigitalisering een groot effect zou hebben op de begrootte post 16.564 0 Bestemmingsreserve salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, 90% 70.000 waarbij in 2023 0 Bestemmingsreserve personeel 3.000 Bestemmingsreserve financiering activa van de salariskosten zouden worden begroot, in 2024 95% en in 2025 dan6.000 100%. 171.224 -16.125 Totaal mutaties reserves De post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding en getrapte opbouwna wordt daarmee als volgt: 0 -0 Resultaat bestemming (+ = nadelig; - = voordelig)

Formatie (totaal) Salariskosten met index 6,4% conform voorstel gemeente Vijfheerenlanden getrapte opbouw (90%, 95%, 100%) post salariskosten getrapte opbouw

2023

10,50 Fte n.v.t.

2024

11,56 Fte € 996.816

De salariskosten 2024 worden daarmee begroot op € 946.975. Dit is € 60.673 hoger dan de primitieve begroting 2024 in de meerjarenbegroting 2023-2026. Zoals hierboven aangegeven is deze verhoging het gevolg van: 1. de correcte verwerking van de formatie in het HR systeem van de gemeente Houten en de daaruit voortvloeiende gecorrigeerde post salariskosten; 2. de loonindex van 6,4% Begroting Begroting Begroting Begroting Materiaalkosten c.a. 2024 2025 2026 2027 € € € € Deze bestaan uit vier soorten posten. Tot ‘organisatiekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten en vrijwilligerskosten. Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het digitaliseren van-28.488 de analoge collectie en het -26.877 -28.088 -28.288 beheer, stellen van als het 0 behoud en beschikbaar 0 0 zowel het gedigitaliseerde 0 digital born materiaal.. 0 0 0 0 De laatste post zijn de e-depot kosten. Tot deze post horen alle kosten die te 0 0 0 0 maken0hebben met het0inrichten en beheren van de e-depotvoorziening. In de 0 0 financiële doorrekening wordt, zoals in de meerjarenbegroting 2023-2026 is 0 0 0 0 toegelicht, van een stijging 6.000 van deze post met3.000 €10.000 in 2026 en 2027.

6.000 uitgegaan 6.000 Omdat het e-depot nog in ontwikkeling is, is op deze post in de ontwerp-Kadernota -20.877 -22.088 -22.288 -25.488 geen indexering toegepast. -0 archiefbewaarplaats -0 Kosten

2025

95%

100%

€ 770.705

€ 946.975

€ 1.005.718

11,67 Fte € 1.005.718

90%

-0

Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in

11 8

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede De geïndexeerde post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding wordt daarmee als volgt:

Specificatie van de lasten en baten Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023

LASTEN

Salariskosten met index 6,4% vanaf 2024 conform Personele lasten voorstel gemeente Salarissen Vijfheerenlanden Inhuur tijdelijk personeel

2023

10,50 Fte € 856.339

n.v.t.

2024

11,56 Fte € 936.857

€ 996.816

2025 Begrotings 11,67 Fte wijziging € 945.223 2022 € € 1.005.718

722.631 40.000 21.679 Overige personeelskosten (3%) Ad 4. Getrapte verhoging 784.310 Totaal personeelslasten Tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 is besloten om de begrotingsregelc.a.‘salariskosten begroten op basis van vastgestelde formatie’ Materiaalkosten getrapt in te voeren. De reden hiervoor was dat de overgang van de oude naar de 10.000 Materiaalkosten nieuwe systematiek een groot effect zou hebben op de begrootte 7.000post Organisatiekosten salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, waarbij in40.000 2023 90% Digitaliseringskosten 0 Kosten e-depot van de salariskosten zouden worden begroot, in 2024 95% en in 2025 dan 100%. 57.000 Totaal materiaalkosten c.a. De post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding en getrapte opbouw wordt daarmee als volgt: -70.000 Bestemmingsreserve personeel -900 Incidentele/structurele inkomsten (RID) 2023 2024 2025 -70.900 Formatie (totaal) 10,50 Fte 11,56 Fte 11,67 Fte Salariskosten met index n.v.t. € 996.816 € 1.005.718 770.410 TOTAAL COMPONENT A 6,4% conform voorstel gemeente Vijfheerenlanden getrapte opbouw (90%, 95%, 100%) post salariskosten getrapte opbouw

90%

95%

100%

€ 770.705

€ 946.975

€ 1.005.718

De salariskosten 2024 worden daarmee begroot op € 946.975. Dit is € 60.673 hoger dan de primitieve begroting 2024 in de meerjarenbegroting 2023-2026. Zoals hierboven aangegeven is deze verhoging het gevolg van: 1. de correcte verwerking van de formatie in het HR systeem van de gemeente Houten en de daaruit voortvloeiende gecorrigeerde post salariskosten; Begroting Begroting Begroting Begroting 2. de loonindex van 6,4%Begroting 2023 2024 2025 2026 2027 Materiaalkosten c.a. € € € € € Deze bestaan uit vier soorten posten. Tot ‘organisatiekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten en vrijwilligerskosten. Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en 742.641 946.975 1.005.718 1.005.718 1.005.718 beschikbaar stellen van de analoge collectie. Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle 0 0 0 0 0 kosten die te maken hebben met het digitaliseren van de analoge collectie en het 22.279 28.409 30.172 30.172 30.172 beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het 764.921 975.384 1.035.890 1.035.890 1.035.890 digital born materiaal.. De laatste post zijn de e-depot kosten. Tot deze post horen alle kosten die te 10.170 11.085 11.085 11.085 11.085 maken hebben 7.760 met het inrichten en beheren van de e-depotvoorziening.

In de 7.119 7.760 7.760 7.760 financiële doorrekening wordt, zoals in de meerjarenbegroting 2023-2026 is 40.680 44.341 44.341 44.341 44.341 toegelicht, uitgegaan met €10.00070.000 in 2026 en 2027. 50.000 50.000van een stijging 50.000van deze post 60.000 Omdat het e-depot nog in ontwikkeling is, is op deze post in de ontwerp-Kadernota 107.969 113.186 113.186 123.186 133.186 geen indexering toegepast. 0 0 0 0 0 Kosten archiefbewaarplaats -900 -900 -900 -900 -900 De kosten van de-900 huidige archiefbewaarplaats bestaan Het -900 -900 -900 uit drie componenten. -900 onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, de exploitatiekosten en de 1.168.176 servicekosten, wordt 871.990 1.087.670te weten 1.148.176 1.158.176 indexatie toegepast. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Ook op deze huur is een indexatie van toepassing. Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in

12 8

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede De geïndexeerde post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding wordt daarmee als volgt:

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023 Kosten archiefbewaarplaats

2023

10,50 Fte € 856.339

2024

11,56 Fte € 936.857

Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Salariskosten met index n.v.t. € 996.816 Exploitatiekosten 6,4% vanaf 2024 conform Servicekosten archief gemeente Extravoorstel huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

Vijfheerenlanden

Totaal kosten archiefbewaarplaats

2025 Begrotings 11,67 Fte wijziging € 945.223 2022 € 51.218 € 1.005.718 14.206 22.510 21.504 109.437

Ad 4. Getrapte verhoging 109.437 Tijdens de bestuursvergadering van 9 maart 2022 is besloten om de begrotingsregel ‘salariskosten begroten op basis van vastgestelde formatie’ Kosten overhead en kantoor getrapt in te voeren. De reden hiervoor was dat de overgang van de oude naar de 36.558 Huur kantoorruimten nieuwe systematiek een groot effect zou hebben op de begrootte 72.000post Inhuur diensten salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, waarbij in 2023 3.61090% Kosten accountant van de salariskosten zouden worden begroot, in 2024 95% en in 2025 dan 100%. 3.000 Afschrijvingen materiële vaste activa TOTAAL COMPONENT B

115.168 De post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding en getrapte opbouw wordt daarmee als volgt: -3.000

Totaal kosten overhead en oudbouw

Formatie (totaal) Salariskosten met index TOTAAL GEMEENTEN 6,4% KOSTEN conform voorstel gemeente Vijfheerenlanden getrapte opbouw (90%, 95%, 100%) post salariskosten getrapte opbouw

2023

11,56 Fte € 996.816

2025 112.168 11,67 Fte € 1.005.718 1.065.916

90%

95%

100%

€ 770.705

€ 946.975

€ 1.005.718

10,50 Fte n.v.t.

2024

€

51.218 51.218 51.218 51.218 horen de Deze bestaan51.218 uit vier soorten posten. Tot ‘organisatiekosten’ 14.447 15.747 15.747 15.747 15.747 bureaukosten, bestuurskosten en vrijwilligerskosten. Tot ‘materiaalkosten’ horen 22.892 24.953 24.953 24.953 24.953 alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en 21.870 23.838 23.838 23.838 23.838 horen alle beschikbaar stellen van de analoge collectie. Tot ‘digitaliseringskosten’ 110.427 115.756 115.756 115.756 kosten die te115.756 maken hebben met het digitaliseren van de analoge collectie en het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde als het 110.427 115.756 115.756 115.756 115.756 digital born materiaal.. De laatste post zijn de e-depot kosten. Tot deze post horen alle kosten die te 37.180 40.526 40.526 maken hebben40.526 met het inrichten en beheren 40.526 van de e-depotvoorziening. In de 83.000 95.920 95.920 95.920 95.920 financiële doorrekening wordt, zoals in de meerjarenbegroting 2023-2026 is 3.671 4.002 4.002 4.002 4.002 toegelicht, uitgegaan van een stijging van deze post met €10.000 in 2026 en 2027. 6.000 6.000 6.000 6.000 3.000 Omdat het e-depot nog in ontwikkeling is, is op deze post in de ontwerp-Kadernota 129.851 146.448 146.448 146.448 143.448 geen indexering toegepast.

Kosten archiefbewaarplaats -6.000 -6.000 -6.000

Bestemmingsreserve Financiering activa TOTAAL COMPONENT C

€

-6.000

-3.000

De kosten van140.448 de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie140.448 componenten. Het 123.851 140.448 140.448 onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere twee componenten, de exploitatiekosten en de 1.428.279 servicekosten, wordt 1.113.168 1.350.774te weten 1.411.279 1.421.279 indexatie toegepast. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Ook op deze huur is een indexatie van toepassing. Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in

13 8

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede De geïndexeerde post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding wordt daarmee als volgt:

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023 Overige kosten

2023

10,50 Fte € 856.339

2024

11,56 Fte € 936.857

2025 Begrotings 11,67 Fte wijziging € 945.223 2022 €

€

31.500 Incidentele kosten 2% budget Salariskosten met index n.v.t. € 996.816 € 1.005.718 15.000 Verbetering depotinrichting 6,4% vanaf 2024 conform 55.000 Kosten e-depot voorstel gemeente 16.564 Incidentele digitaliseringskosten Vijfheerenlanden 24.415 Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (krantenproject) 53.200 Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Adwerkzaamheden 4. Getrapte verhoging 5.000 Extra Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Tijdens de bestuursvergadering 9 maart 2022 is besloten5.000 om de Extra werkzaamheden Vijfheerenlandenvan (restauratiekosten)

0 bestaan uit 0vier soorten posten. 0 0 0 horen de Deze Tot ‘organisatiekosten’ 0 0 0 0 0 bureaukosten, bestuurskosten en vrijwilligerskosten. Tot ‘materiaalkosten’ horen 0 0 0 0 0 alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en 0 0 de analoge collectie. 0 0 0 horen alle beschikbaar stellen van Tot ‘digitaliseringskosten’ 0 die te maken0hebben met het0digitaliseren van0de analoge collectie 0 kosten en het 53.200 53.200 53.200 53.200 53.200 als het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 digital born materiaal.. 5.000 5.000 5.000 5.000 5.000 begrotingsregel ‘salariskosten begroten op basis van vastgestelde formatie’ 205.679 63.200 63.200 63.200 63.200 63.200 De laatste post zijn de e-depot kosten. Tot deze post horen alle kosten die te getrapt in te voeren. De reden hiervoor was dat de overgang van de oude naar de maken hebben met het inrichten en beheren van de e-depotvoorziening. In de nieuweKOSTEN systematiek groot effect zou hebben op de begrootte 1.271.595post 1.176.368 1.413.974 1.474.479 1.484.479 1.491.479 TOTAAL INCL. een PROJECTEN financiële doorrekening wordt, zoals in de meerjarenbegroting 2023-2026 is salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, waarbij in 2023 90% toegelicht, uitgegaan van een stijging van deze post met €10.000 in 2026 en 2027.

van dealgemene salariskosten zouden begroot, in 2024 95% en in 2025 dan 100%. 19.840 22.125 26.877 28.088 28.288 28.488 Storting reserve (2%worden winstopslag) Omdat het e-depot nog in ontwikkeling is, is op deze post in de ontwerp-Kadernota 1.291.435 1.198.493 1.440.852 1.502.567 1.512.767 1.519.967 Totale kosten incl. winstopslag geen indexering toegepast. De post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding en getrapte opbouw wordt daarmee als volgt: Kosten archiefbewaarplaats Formatie (totaal) Salariskosten met index 6,4% conform voorstel gemeente Vijfheerenlanden getrapte opbouw (90%, 95%, 100%) post salariskosten getrapte opbouw

2023

10,50 Fte n.v.t.

2024

11,56 Fte € 996.816

2025

11,67 Fte € 1.005.718

90%

95%

100%

€ 770.705

€ 946.975

€ 1.005.718

Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in

14 8

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede De geïndexeerde post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding wordt daarmee als volgt:

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023

BATEN Salariskosten met index

6,4% vanaf 2024 conform voorstel gemeente Bijdrage component A Vijfheerenlanden

2023

10,50 Fte € 856.339

n.v.t.

2024

11,56 Fte € 936.857

2025 Begrotings 11,67 Fte wijziging € 945.223 2022 €

€ 996.816

€ 1.005.718

54.667 Gemeente Bunnik 7,10% 179.601 Gemeente Houten verhoging 23,31% Ad 4. Getrapte 71.983 Gemeente Tijdens Rhenen de bestuursvergadering van 9 maart9,34% 2022 is besloten om de 178.176 Gemeente Utrechtse‘salariskosten Heuvelrug 23,13% begrotingsregel begroten op basis van vastgestelde formatie’ 200.476 Gemeente Vijfheerenlanden getrapt in te voeren. De reden hiervoor was dat de26,02% overgang van de oude naar de 85.506post Gemeente Wijk bij Duurstede 11,10% nieuwe systematiek een groot effect zou hebben op de begrootte 770.410 TOTAAL A 100,00% salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, waarbij in 2023 90% van de salariskosten zouden worden begroot, in 2024 95% en in 2025 dan 100%.

Bijdrage component B 10.957 Gemeente De post Bunnik salariskosten inclusief gefaseerde formatie10,01% uitbreiding en getrapte 18.141 Gemeente Houten 16,58% opbouw wordt daarmee als volgt: 12.796 Gemeente Rhenen 11,69% Gemeente Utrechtse Heuvelrug 2023 23,31% 2024 2025 25.514 27.742 Gemeente Vijfheerenlanden 25,35% Formatie (totaal) 10,50 Fte 11,56 Fte 11,67 Fte 14.287 Gemeente Wijk bij met Duurstede 13,06% Salariskosten index n.v.t. € 996.816 € 1.005.718

6,4%Bconform voorstel TOTAAL

getrapte opbouw (90%, 95%, 100%) post salariskosten getrapte opbouw

109.437

100,00%

gemeente Vijfheerenlanden

De salariskosten 2024 worden daarmee begroot op € 946.975. Dit is € 60.673 hoger dan de primitieve begroting 2024 in de meerjarenbegroting 2023-2026. Zoals hierboven aangegeven is deze verhoging het gevolg van: 1. de correcte verwerking van de formatie in het HR systeem van de gemeente Houten en de daaruit voortvloeiende gecorrigeerde post salariskosten; Begroting Begroting Begroting Begroting 2. de loonindex van 6,4%Begroting 2023 2024 2025 2026 2027 € € € € € Materiaalkosten c.a. Deze bestaan uit vier soorten posten. Tot ‘organisatiekosten’ horen de bureaukosten, bestuurskosten en vrijwilligerskosten. Tot ‘materiaalkosten’ horen alle kosten die te maken hebben met het verwerven, beheren, behouden en beschikbaar stellen van de analoge collectie. Tot ‘digitaliseringskosten’ horen alle kosten die te maken het digitaliseren van de analoge collectie en het 61.875 77.180hebben met 81.473 82.183 82.892 beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde 203.282 253.563 267.668 269.999 272.330 als het digital born materiaal.. 81.474 101.626 107.279 108.214 109.148 201.669 251.551 265.544 267.857 270.170 De laatste post zijn de e-depot kosten. Tot deze post horen303.982 alle kosten die te 226.909 283.033 298.778 301.380 96.780 120.718 127.433 129.653 maken hebben met het inrichten en beheren128.543 van de e-depotvoorziening.

In de financiële 1.087.670 doorrekening wordt, zoals in de meerjarenbegroting 2023-2026 is 871.990 1.148.176 1.158.176 1.168.176 toegelicht, uitgegaan van een stijging van deze post met €10.000 in 2026 en 2027. Omdat het e-depot nog in ontwikkeling is, is op deze post in de ontwerp-Kadernota 11.056 11.590 11.590 11.590 11.590 geen indexering toegepast. 18.305 19.188 19.188 19.188 19.188 Kosten archiefbewaarplaats 12.911 13.535 13.535 13.535 13.535 25.745 26.987 26.987 26.987 26.987 De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het 27.993 29.344 29.344 29.344 29.344 onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen. Bij de andere 14.417 15.112 15.112 15.112 15.112 twee componenten, te weten de exploitatiekosten en de servicekosten, wordt 110.427 115.756 115.756 115.756 115.756 indexatie toegepast. Sinds 2021 huurt het RAZU extra ruimte in de gemeentelijke archiefbewaarplaats van Wijk bij Duurstede. Ook op deze huur is een indexatie van toepassing.

90%

95%

100%

€ 770.705

€ 946.975

€ 1.005.718

Alle kosten die onder de contractuele afspraken vallen worden met hetzelfde percentage geïndexeerd. De hoogte daarvan wordt pas definitief bepaald in

15 8

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede De geïndexeerde post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding wordt daarmee als volgt:

Specificatie van de lasten en baten, vervolg Formatie (totaal) Salariskosten totaal op basis van CAO schaalbedragen 2023

Bijdrage component C Gemeente Bunnik met index Salariskosten Gemeente Houten 6,4% vanaf 2024 conform Gemeente Rhenen voorstel gemeente Gemeente Utrechtse Heuvelrug Vijfheerenlanden Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij verhoging Duurstede Ad 4. Getrapte

2023

10,50 Fte € 856.339

2024

11,56 Fte € 936.857

2025 Begrotings 11,67 Fte wijziging € 945.223 2022 €

Deze bestaan10.519 uit vier soorten posten. Tot ‘organisatiekosten’ 8.401 9.276 10.519 10.519 10.519 horen de € 1.005.718 bureaukosten,31.464 bestuurskosten 31.464 en vrijwilligerskosten. horen 25.129 27.746 31.464Tot ‘materiaalkosten’ 31.464 alle kosten die13.568 te maken hebben met het verwerven, behouden en 10.836 11.965 13.568 13.568 beheren, 13.568 beschikbaar stellen van de analoge collectie. Tot ‘digitaliseringskosten’ 25.970 28.675 32.517 32.517 32.517 32.517 horen alle kosten die te maken het digitaliseren van de analoge collectie en het 29.087 32.116 36.420hebben met 36.420 36.420 36.420 12.746 14.073 15.959 15.959 15.959 15.959 als het beheer, behoud en beschikbaar stellen van zowel het gedigitaliseerde digital born materiaal.. 112.168 123.851 140.448 140.448 140.448 140.448 TOTAAL 100,00% TijdensC de bestuursvergadering van 9 maart 2022 is besloten om de begrotingsregel ‘salariskosten begroten op basis van vastgestelde formatie’ De laatste post zijn de e-depot kosten. Tot deze post horen alle kosten die te Bijdrage gemeenten getraptvan in te voeren. De reden hiervoor was dat de overgang van de oude naar de maken hebben99.289 met het inrichten en beheren104.291 van de e-depotvoorziening.

In de 74.025 82.208 103.582 105.001 Gemeente Bunnik nieuwe systematiek een groot effect zou hebben op de begrootte post 222.871 249.333 304.215 318.320 320.652 322.983 Gemeente Houten financiële doorrekening wordt, zoals in de meerjarenbegroting 2023-2026 is salariskosten. Besloten is om dit besluit getrapt in te voeren, waarbij in 2023 90% 95.615 106.350 128.729 134.382 135.316 136.251 Gemeente Rhenen toegelicht, uitgegaan van een stijging van deze post met €10.000 in 2026 en 2027. van de salariskosten zouden worden begroot, in 2024 95% en in 2025 dan 100%. 229.660 256.089 311.055 325.049 is, is op327.361 329.674 Gemeente Utrechtse Heuvelrug Omdat het e-depot nog in ontwikkeling deze post in de ontwerp-Kadernota 257.305 287.018 348.797 364.542 367.144 369.746 Gemeente Vijfheerenlanden geen indexering toegepast. De post salariskosten inclusief gefaseerde formatie uitbreiding en getrapte 112.539 125.270 151.789 158.504 159.614 160.724 Gemeente Wijk bij Duurstede opbouw wordt daarmee als volgt: Kosten archiefbewaarplaats 992.016 1.106.268 1.343.874 1.404.379 1.414.379 1.424.379 TOTAAL bijdragen 2023 2024 2025 De kosten van de huidige archiefbewaarplaats bestaan uit drie componenten. Het Bijdrage 2% winstopslag Formatie (totaal) 10,50 Fte 11,56 Fte 11,67 Fte onderdeel kapitaallasten is in 2010 vastgesteld en zal niet stijgen.

Volgend deel →

De tekst is automatisch uit het bestand gehaald en kan afwijken van het origineel (kolommen, tabellen en koppen lopen door elkaar). Het officiële stuk bij iBabs is leidend. Bron: https://api.notubiz.nl/document/12334547/1