Werkplan griffie Wijdemeren september 2024 - 31 december 2026

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

Griffieplan Wijdemeren september 2024 - 31 december 2026

Elske Hörchner januari 2025

Pagina | 1

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

Inhoudsopgave 1. Inleiding

3

2. De organisatie

4

2.1 De raad van Wijdemeren 2.2 De griffie van Wijdemeren

4 5

3. De basistaken van de griffie

6

3.1 De vergadercyclus 3.2 Overige advisering raadsleden en commissieleden 3.3 Ondersteuning bijzondere commissies 3.4 Lange Termijn Agenda 3.5 Informatievoorziening van de raad 3.6 Werkprocessen 3.7 Archief

4. Communicatie 4.1 Weekbrief 4.2 Bijzondere mails 4.3 Lijst ingekomen stukken 4.4 Lijst met toezeggingen 4.5 Website 4.6 Publicatie raads- en commissievergaderingen 4.7 Herindelingsverkiezingen

5. Projecten 5.1 Toekomstperspectief/herindeling 5.2 Bestuurlijke samenspel/Reglement van Orde 5.3 Integriteit 5.4 Permanente educatie raadsleden 5.5 Wet Open Overheid 5.6 Raadscommunicatie

6 6 7 9 9 9 10

11 11 11 11 12 12 13 13

14 14 14 15 15 15 16

6. Financiën

17

Bijlage I – Overzicht basistaken (niet uitputtend)

18

Bijlage II – Overzicht basis taken toebedeeld naar functionaris

19

Bijlage III – overzicht regelgeving gemeenteraad Wijdemeren

21

Bijlage IV – Kort overzicht planning activiteiten griffie

22 Pagina | 2

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

1. Inleiding Werken op een griffie is geen dag saai en voorspelbaar. De ondersteuning van de raad en de raads- en commissieleden is veelzijdig. Vragen variëren van technische vragen over de ICT tot inhoudelijke vragen over de diverse onderwerpen die aan de raad worden voorgelegd, of waar de raad zelf mee aan de slag wil. Vergaderingen moeten worden voorbereid, afspraken gepland, vragen van inwoners beantwoord, insprekers te woord gestaan. Het is makkelijk op te gaan in de waan van de dag, er is genoeg te doen. Maar er zijn ook langlopende projecten, wensen van de raad en steeds weer nieuwe ontwikkelingen. Een griffieplan geeft richting aan het werk van de griffie. Een griffieplan is geen plan dat van week tot week de marsroute strak heeft ingepland. Dat zou niet alleen de lol uit het werk halen, maar ook de flexibiliteit die nodig is om in te kunnen spelen op actuele ontwikkelingen. Vooral op de langer lopende projecten en de eigen ambities, biedt het griffieplan de raad de mogelijkheid richting te geven aan het werk van de griffie. De griffie werkt, in samenspraak met de werkgeverscommissie en de voorzitter van de raad, de keuzes en accenten uit het griffieplan verder uit. Jaarlijks legt de griffier verantwoording af in een kort jaarverslag dat vergezeld gaat van een werkplan voor het komende jaar.

Het gesprek hierover vindt plaats met de werkgeverscommissie, na consultatie met de voorzitter van de raad, en het presidium. Voor de zomer van 2024 heeft de gemeenteraad van Wijdemeren besloten dat een fusietraject wordt gestart met de gemeente Hilversum. Wanneer de planning wordt gehaald, vindt deze fusie plaats op 1 januari 2027. De komende jaren zullen dan ook veel activiteiten plaats vinden die gericht zijn op het fusietraject. Dat geeft al een belangrijke richting aan het werk van de griffie tot aan 1 januari 2027. De griffie zal geen projecten meer oppakken die niet binnen het kader van de fusie passen. Tegelijkertijd vraagt de fusie ook goede voorbereiding, om te zorgen dat de overgang van de huidige griffie naar de griffie van de nieuwe gemeente soepel verloopt. De concretisering hiervan komt later in dit griffieplan aan de orde. leeswijzer Dit griffieplan is deels beschrijvend, omdat vanuit de beschrijving de werkzaamheden duidelijk worden. In hoofdstuk 2 een beschrijving van de organisatie en de context waarin de griffie het werk uitvoert. In hoofdstuk 3 een –niet uitputtende- omschrijving van de basistaken van de griffie. In hoofdstuk 4 bijzondere aandacht voor communicatie. Tot slot in hoofdstuk 5 de projecten voor de komende jaren. In de hoofdstukken 3, 4 en 5 zijn telkens de ambities beschreven en de uitkomsten die de raad van de griffie mag verwachten.

Soms zijn de taken lastig los van elkaar te beschrijven, maar deze indeling geeft de raad inzicht in de werkzaamheden van de griffie en maakt het stellen van prioriteiten mogelijk.

Pagina | 3

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

2. De organisatie 2.1 De raad van Wijdemeren De gemeenteraad van Wijdemeren telt 19 leden, verdeeld over acht fracties: De Lokale Partij (6 zetels) CDA (3 zetels) DorpsBelangen (2 zetels) PvdA-GroenLinks (2 zetels) VVD (2 zetels) D66 (1 zetel) ChristenUnie (2 zetels, sinds juni 2024) Groep Goetheer (1 zetel, sinds 28 september 2023) Burgemeester/raadsvoorzitter Mark Verheijen vervangt sinds 1 april 2024 de zieke Crys Larson. Raadsleden per 14 november 2024 Henrieke Abrahamse (PvdA-GroenLinks) Michiel van Balen (Tijdelijk) Olivier Goetheer (Groep Goetheer) Dingeman Goossen (De Lokale Partij) René de Graaf (De Lokale Partij) Frits den Hartog (De Lokale Partij) Peter Heeren (CDA) Sorrel Hidding (VVD) (ziekteverlof) Patricia IJsbrandij (DorpsBelangen) Esther Kaper (ChristenUnie) Commissieleden per 1 januari 2025 Eric Brand (ChristenUnie) Renske van der Brug (DorpsBelangen) Rob Duikersloot (DorpsBelangen) Rolina Grasmeijer (ChristenUnie) Guido van Gulick (D66) Paul Hoogendam (PvdA-GroenLinks) Bas Kers (CDA) Myriam Kooij (D66)

Bo de Kruijff (VVD) Jan Willem Nienhuis (CDA) Lide Nuissl-Wendt (De Lokale Partij) Stan Poels (PvdA-GroenLinks) Marjan Pronk (ChristenUnie) Margriet Rademaker (De Lokale Partij) Barry Rooimans (CDA) Nanne Roosenschoon (D66) Wilma Snel (De Lokale Partij) René Voigt (DorpsBelangen)

Michael Kulkens (De Lokale Partij) Michiel van Balen (VVD) (tijdelijk raadslid) Ellineke van den Broeck-Bolt (ChristenUnie) Maire van der Meulen (DorpsBelangen) John van der Ree (VVD) Eric Torsing (CDA) Mario Wouters (D66)

Vanaf 24 oktober vormen 4 partijen samen een coalitie. De vier wethouders zijn: Gert Zagt (de Lokale Partij) Rosalie van Rijn (CDA) Wilna Wind (PvdA-GroenLinks) Jos Kea (VVD) Pagina | 4

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

2.2 De griffie van Wijdemeren Artikel 107a, eerste lid, Gemeentewet: ‘De griffier staat de raad en de door de raad ingestelde commissies bij de uitoefening van hun taak terzijde.’ Meer zegt de Gemeentewet niet over het griffierschap. Elke raad is vrij de griffie in de vullen zoals het haar goed dunkt. Geen griffie is dan ook gelijk. De omvang verschilt, vaak naar gelang de grootte van de gemeente, en ook de wijze van taakuitvoering is verschillend. Elke raad kiest de griffie die bij haar past. De raad heeft 8 april 2021 een instructie voor de griffier vastgesteld. De richtlijnen uit deze instructie zijn leidend voor het werk van de griffier en de griffie. Sinds de instelling van de griffier, is de invulling van het ambt aan verandering onderhevig. In da basis is niet veel veranderd: de griffier ondersteunt, bijgestaan door de andere griffiemedewerkers, de gemeenteraad als geheel en de leden individueel in het uitvoeren van de kaderstellende, controlerende en ook de volksvertegenwoordigende rol. Maar de wijze waarop dit vorm gegeven wordt is niet meer hetzelfde als 20 jaar geleden. Van een procesgriffier, die zich vooral bezig houdt met procedures en het verzamelen van stukken, is de griffier uitgegroeid naar een strategische griffier, die, met de griffie, de gemeenteraad op het hele werkveld van de raad bijstaat.

Er zijn zelfs al gemeenteraden die de griffier de titel directeur democratie meegeven. Hoe het werk op de griffie ook wordt vorm gegeven, de griffier is politiek neutraal. Met de komst van Elske Hörchner als griffier in maart 2021 bestaat de griffie uit een griffier (0,89); een raadsadviseur/plaatsvervangend griffier (0,89); en een griffiemedewerker (0,55). Na tal van wisselingen is met ingang van 1 juni 2024 Gert-Jan Weierink raadsadviseur/plaatsvervangend griffie. Noraika Paesch is sinds 1 mei 2021 de griffiemedewerker.

Pagina | 5

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

3. De basistaken van de griffie De griffie Wijdemeren is een kleine griffie, 2,3 fte. Een gemiddelde raadsgriffie in Nederland bij gemeenten onder de 40.000 inwoners (tussen de 9 en 25 raadsleden) heeft 2,7 fte 1. In de kleinste gemeenten bestaat de griffie vaak uit een griffier en een parttime griffiemedewerker. Naarmate de gemeente groter is, en naar de ambitie van de gemeenteraad, komen daar raadsadviseurs en medewerkers communicatie bij. Omdat alle medewerkers parttime werken, is het onvermijdelijk dat alle medewerkers gezamenlijk de basistaken van de griffie uitvoeren. Waarbij, vanuit de aard van hun taakomschrijving, de administratieve werkzaamheden vooral bij de griffiemedewerker liggen, de werkzaamheden rond de commissies vooral bij de raadsadviseur, en de strategische advisering bij de griffier2. De raadsadviseur en de griffier verdelen onderling de adviesvragen vanuit de raad, als ook het (administratief) werk voor de diverse commissies.

3.1 De vergadercyclus De werkzaamheden in verband met de vergadercyclus nemen een zeer groot deel van de tijd van de griffie in beslag en zij vormen daarmee een rode draad in de werkzaamheden. Het voorbereiden van agenda’s, het praktisch en facilitair voorbereiden van de vergaderingen van commissies en raad, de ondersteuning van de voorzitters, het zorgdragen voor verslaglegging en de afhandeling van de vergaderingen zoals archivering zijn maandelijks terugkerende werkzaamheden. Vooral in de weken van de commissievergaderingen en de raadsvergadering leggen deze werkzaamheden beslag op vrijwel alle tijd van de griffie. Raads- en commissieleden kunnen in de aanloop naar de vergaderingen een beroep doen op assistentie van de griffie bij het opstellen van moties en amendementen, en andere instrumenten van de raad zoals het stellen van vragen. Het raadslid blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de inhoud. Het advies van de griffie is dan ook niet politiek, maar vooral technisch en procedureel. Op te pakken werkzaamheden Hoewel het Reglement van Orde van de gemeenteraad van Wijdemeren (RvO) in februari 2020 is vastgesteld, is het, mede vanwege wetswijzingen, noodzakelijk het RvO te evalueren en aan te passen. Zie verder bij projecten.

3.2 Overige advisering raadsleden en commissieleden Het vergaren van informatie, het leggen van contacten binnen de organisatie en de individuele advisering van raads- en commissieleden, vormen een tweede belangrijke taak voor de griffie.

1 Griffiemonitor 2024, Necker van Naem. 2 Zie voor een nadere specificatie bijlage II.

Pagina | 6

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

De vragen variëren van ‘hoe pak ik dit aan’, ‘welk instrument kan ik hiervoor het beste inzetten’, tot ondersteuning bij het voorbereiden van initiatiefvoorstellen. Het tijdsbeslag van deze ondersteuning varieert sterk. Wanneer inhoudelijke informatie gewenst is die de capaciteit van de griffie overstijgt, doet de griffier een beroep op ambtelijke ondersteuning.

3.3 Ondersteuning bijzondere commissies De griffie ondersteunt de diverse commissies ex artikel 84: de auditcommissie, de begeleidingsgroep rekenkamer en de werkgeverscommissie. De werkgeverscommissie is daarbij bijzonder, omdat deze ook aanspreekpunt en klankbord is voor de griffier. 3.3.1 Auditcommissie De taak van de auditcommissie is overleggen met de accountant over het proces van de jaarrekening. De vergadercyclus van de auditcommissie is dan ook gericht op de P&C cyclus. In oktober spreekt de commissie de accountant over het controleplan, formeel de start van het controleproces. Aan het begin van het jaar, nadat de accountant een interim-controle heeft uitgevoerd, voert de auditcommissie een gesprek met de accountant over de boardletter. In mei of uiterlijk in juni, voert de auditcommissie gesprekken met de accountant in het kader van de jaarrekening. De griffie verzorgt de agendering en de verslaglegging van de auditcommissie. Daarnaast verzorgt de griffie, in samenspraak met voorzitter, de accountant en de organisatie, de inhoudelijke voorbereiding van de vergaderingen. Bijzonderheden Na een aanbestedingsprocedure heeft de raad op 12 juli 2022 besloten de controle op de jaarstukken aan te besteden aan een nieuwe accountant, PSA accountants. Het contract is aangegaan voor de komende 4 jaar, met de optie tot verlenging.

Dit houdt in dat het contract afloopt op het moment dat de gemeente Wijdemeren wordt opgeheven. Op te pakken werkzaamheden In de komende periode pakt de griffie de activiteiten van de auditcommissie meer planmatig aan. In overleg met de voorzitter en de accountant maakt de griffie een planning over het hele jaar, met aandacht voor de inhoudelijk relevante onderwerpen. Bijzonderheden en werkzaamheden in het kader van de herindeling Bijzondere aandacht is nodig de overgang naar de nieuwe gemeente. De auditcommissies gaan met elkaar in gesprek over een soepele overgang. Daarnaast zijn zij beschikbaar voor consultatie. Daarbij is opmerkzaam dat de auditcommissie Hilversum een iets bredere taak heeft dan de auditcommissie Wijdemeren. Wanneer het afspraken in het kader van de overgang betreft die de accountant raken is het nuttig te weten dat de gemeente Hilversum op dit moment gebruik maakt van de diensten van dezelfde accountant.

Pagina | 7

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

3.3.2 Rekenkamer De Rekenkamer is een zelfstandig onderzoeksorgaan van de gemeenteraad. De Rekenkamer bestaat uit drie door de raad benoemde leden. De Rekenkamer overlegt eenmaal per jaar, en zo nodig vaker, met de begeleidingsgroep rekenkamer over de wensen van de raad met betrekking tot onderzoeken die de raad ondersteunen in haar controlerende taak. De griffie ondersteunt de rekenkamer niet in de onderzoekstaken, maar treedt waar nodig op als schakelpunt naar de organisatie. De griffie verzorgt de ondersteuning, inclusief verslaglegging, van het gesprek met de begeleidingsgroep. In april legt de Rekenkamer de raad een jaarplan voor, tegelijk met het jaarverslag van het afgelopen jaar. Daarnaast presenteert de rekenkamer jaarlijks bij de begroting een brief met aanbevelingen. Op te pakken werkzaamheden De griffie agendeert elk jaar actief het jaarplan en het jaarverslag van de Rekenkamer op de agenda van de commissie Bestuur en Middelen. Bijzonderheden en werkzaamheden in het kader van de herindeling De werkzaamheden van de Rekenkamer Wijdemeren eindigen met ingang van 1 januari 2027. Aandacht is nodig voor de afronding van de werkzaamheden van de rekenkamer en het afscheid van de leden. 3.3.3 Werkgeverscommissie De werkgeverscommissie vervult, namens de raad, het werkgeverschap naar de griffier. De griffier is vervolgens verantwoordelijk voor de overige griffiemedewerkers.

De griffier rapporteert over het reilen en zeilen van de griffie aan de werkgeverscommissie. Naast de griffier staat ook de afdeling HR van de organisatie de werkgeverscommissie bij. De griffier verzorgt samen met de voorzitter de agendering en verslaglegging. Zo nodig spreekt de voorzitter van de werkgeverscommissie, met het presidium over zaken aangaande het werkgeverschap. Dit gebeurt in afwezigheid van de griffier, tenzij het zaken betreffende het overige personeel van de griffie betreft of dit door de voorzitter van de werkgeverscommissie dan wel het presidium gewenst is. Bijzonderheden en werkzaamheden in het kader van de herindeling De griffier is formeel WOR-bestuurder, in het kader van de Wet op de Ondernemingsraden. De griffier voert niet zelf de onderhandelingen in het kader van de fusie. Dit is belegd bij de gemeentesecretaris. Het personeelshandboek voor de griffie wijkt niet af van het personeelshandboek Wijdemeren. De griffier houdt de werkgeverscommissie op de hoogte van de relevante ontwikkelingen.

Pagina | 8

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

De griffier valt zelf niet onder te onderhandelen regelingen. Naar de wet Arhi wordt de griffier met ingang van 1 januari 2027 eervol ontslagen. Zo gewenst kan de griffier bij de provincie een verzoek doen opgenomen te worden in de nieuwe organisatie.

3.4 Lange Termijn Agenda De raad heeft inzicht nodig in de te agenderen onderwerpen op de korte en langere termijn, zodat de raad als geheel, en de raadsleden individueel, zich goed kunnen voorbereiden op de komende besluitvorming. Hiervoor is de Lange Termijn Agenda (LTA) ontwikkeld. Het college stelt de LTA vast, en presenteert daarmee de planning voor de komende (minimaal) 5 kwartalen aan de raad. Met de LTA in de hand kan de agendacommissie plannen op de middellange termijn. Voor een goede inzet van het BOB-vergadermodel is een actuele LTA cruciaal. De griffier is bij voortduring in overleg met gemeentesecretaris en MT over de LTA. Op te pakken werkzaamheden In samenwerking met het MT, en in overleg in de driehoek, krijgt de LTA voortdurend aandacht, zodat de raad deze ook als strategisch instrument kan inzetten.

3.5 Informatievoorziening van de raad De griffie is de postbus van de gemeenteraad. In de afgelopen raadsperiode is een begin gemaakt met het verder optimaliseren van het proces ingekomen stukken. Dit proces, dat aansluit bij het proces rondom de bestuurlijke besluitvorming, heeft als doel de dossiervorming en vindbaarheid van de stukken van de gemeenteraad te verbeteren, alsmede betere archivering. Op dit moment is het raadsinformatiesysteem een belangrijke bron van informatie voor raad, griffie en inwoners. De doorzoekbaarheid van het raadsinformatiesysteem is niet goed. Dit is een probleem waar meerdere gemeenten mee te kampen hebben. Bijzonderheden en werkzaamheden in het kader van de herindeling In het kader van de nieuwe website krijgt de doorzoekbaarheid van het raadsinformatiesysteem aandacht. Daarnaast is dit een punt van aandacht en gesprek met de leverancier. In de aanloop naar de herindeling is het van belang dat de archieven van de gemeenteraad van Wijdemeren op orde zijn, zodat deze op de juiste wijze kunnen worden overgedragen naar de nieuwe gemeente. De informatie in het raadsinformatiesysteem moet worden geïntegreerd in het systeem van de nieuwe gemeente. Hierover maakt de griffier afspraken met de griffie Hilversum.

3.6 Werkprocessen De wisselingen op de griffie in de afgelopen jaren hebben eens te meer duidelijk gemaakt dat het noodzakelijk is duidelijke werkprocessen te hebben en deze ook vast te leggen. Processen

Pagina | 9

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

stagneren wanneer telkens opnieuw het wiel moet worden uitgevonden. Ook de samenwerking tussen ambtelijke organisatie en griffie verbetert met de aanwezigheid van duidelijke werkprocessen. Het actualiseren van de werkprocessen vereist voortdurende aandacht. Goede werkbeschrijvingen zorgen ook voor een efficiënte wijze van overdracht van taken bij afwezigheid en uniforme werkwijze van de griffiemedewerkers. De griffie kent een handboek griffie. Dit is een levend document, waarin de processen van de griffie, en de daarbij behorende taakverdeling beschreven staan. Op te pakken werkzaamheden Het actualiseren van het handboek griffie Wijdemeren is een steeds herhalend proces van evalueren, aanvullen en bijstellen.

3.7 Archief De griffie Wijdemeren is verantwoordelijk voor het archief van de gemeenteraad. De afdeling archief van de gemeente staat de griffie bij. Op dit moment is er een kleine achterstand in het bijhouden van het archief van de commissievergaderingen. Deze taak is niet voldoende overgedragen bij de wisselingen bij de griffie in 2021. Inmiddels is een start gemaakt met het wegwerken van de achterstand. Op te pakken werkzaamheden Het wegwerken van de achterstand in de archivering. Bijzonderheden en werkzaamheden in het kader van de herindeling In het kader van de herindeling is het van belang dat de archieven op orde zijn. In overleg met de medewerkers van het archief wordt zorg gedragen voor het op orde zijn van het archief bij de overgang naar de nieuwe gemeente.

Pagina | 10

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

4. Communicatie De communicatie van de raad heeft verscheidene aspecten. Het betreft informatievoorziening aan de raadsleden, waarbij de griffie fungeert als brievenbus. Daarnaast communiceert de griffie namens de raad met externe partijen. Dat kunnen zijn het college van B&W, de ambtelijke organisatie, inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties binnen en buiten de gemeente, en bijvoorbeeld gemeenschappelijke regelingen of andere bestuursorganen.

4.1 Weekbrief Elke vrijdag, in de middag, stuurt de griffie een weekbrief uit. De weekbrief bevat in ieder geval een overzicht van de komende vergaderingen, een overzicht van de ingekomen stukken van de afgelopen week en een overzicht van uitnodigingen. Naast raadsleden en commissieleden, ontvangen het college van B&W en het MT de weekbrief. En de griffie plaatst de weekbrief ook op Wijdenet, het intranet van de gemeente Wijdemeren. In recesperioden brengt de griffie geen, of een beperkte weekbrief uit.

4.2 Bijzondere mails 4.2.1 Bijzonderheden mails Op de dagen van de commissies- en raadsvergaderingen stuurt de griffie om 14.00 en om 17.00 (richttijden) een mail aan de raadsleden met de bijzonderheden van de dag. In de mail staan in ieder geval de op dat moment bekende moties en amendementen, de aangemelde insprekers en aangemelde vragen voor het vragen half uur. 4.2.2 Tussentijdse mails Wanneer een fractie schriftelijke vragen heeft gesteld, dan verspreidt de griffie deze terstond. Dit geldt ook voor urgente communicatie vanuit het college. In alle andere gevallen verzamelt de griffie bijzonderheden en verstuurt deze -zo nodig- aan het eind van de middag, streeftijd rond 16.45, in een geïntegreerde mail. Dit om te voorkomen dat raadsleden door de dag heen steeds weer mails ontvangen. Op te pakken werkzaamheden In het jaarlijks gesprek met de fractievoorzitters aan het begin van het seizoen en in de gesprekken met raads- en commissieleden bespreekt de griffie de informatiebehoefte van de raad.

4.3 Lijst ingekomen stukken De griffie plaatst alle brieven en e-mails gericht aan de gemeenteraad op de lijst ingekomen stukken in het raadsinformatiesysteem, zonder daarin te selecteren. De weekbrief bevat een overzicht van de ingekomen stukken van de afgelopen week. De lijst ingekomen stukken kent diverse categorieën: ingekomen brieven, brieven vanuit het college (raadsinformatiebrieven/RIB) en schriftelijke vragen en de beantwoording daarvan.

Pagina | 11

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

Wanneer een brief persoonsgegevens bevat, neemt de griffie contact op met de briefschrijver in het kader van de AVG3. De griffie benadert particuliere briefschrijvers actief met het verzoek toestemming te geven voor openbare publicatie van persoonsgegevens. Wanneer er sprake is van een zakelijke briefschrijver, bijvoorbeeld een directeur van een organisatie, dan is deze actie niet nodig. De griffie sluit daarmee aan bij de werkwijze van veel griffies in Nederland. Zolang een briefschrijver geen toestemming geeft voor publicatie, dan wordt deze in het raadsinformatiesysteem geplaatst achter een slotje. Hiermee is de brief leesbaar voor de raadsleden, maar niet openbaar te vinden. Een briefschrijver kan altijd terug komen op zijn of haar beslissing een brief wel of niet openbaar aan te bieden. De raad stelt de afdoening van de ingekomen stukken vast tijdens de raadsvergaderingen. Dit kan leiden tot een behandelverzoek of een verzoek om een afschrift van de reactie van het college.

4.4 Lijst met toezeggingen De raad vraagt en krijgt met enige regelmaat toezeggingen van het college. De griffie legt de toezeggingen vast in de besluitenlijsten. Een totaal overzicht van de toezeggingen, inclusief de moties en amendementen, en verzoeken om afschrift, staat in het Raadsinformatiesysteem. Deze lijst is openbaar, zodat raads- en commissieleden, maar ook andere belangstellenden, de voortgang kunnen volgen. In de afgelopen periode is de werkwijze rond de toezeggingenlijst onder de loep genomen en is het proces aangescherpt. In de agendacommissie is afgesproken dat de voorzitters van commissies en raad aandacht geven aan het zorgvuldig en SMART formuleren van toezeggingen, om te voorkomen dat de lijst toezeggingen vol loopt met toezeggingen waarvan op termijn niet meer duidelijk is wat de intentie er van was en toezeggingen niet kunnen worden afgedaan. Op te pakken werkzaamheden Het controleren en actueel houden van de toezeggingen vereist de komende periode extra aandacht.

4.5 Website De griffie is verantwoordelijk voor het bijhouden van de website van de gemeenteraad. De website bevat alle relevante informatie voor belangstellenden over de processen van de raad, zoals inspreken. De website wordt ook gebruikt voor het uitvoering geven aan de wettelijke taak van het openbaar maken van de nevenfuncties van de raadsleden en commissieleden. De content van de website is verouderd en bovendien slecht toegankelijk. Vernieuwing van de website geeft onder andere de mogelijkheid ook teksten te schrijven die toegankelijk zijn voor

3 Zie het Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens gemeente Wijdemeren

Pagina | 12

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

laaggeletterden en mensen met een beperking. Tot nu toe is gewacht op de vernieuwing van de gemeentelijke website. Inmiddels is het project gemeentelijke website weer opgestart. De griffie kan daar op meeliften. Op te pakken werkzaamheden Het toegankelijker maken van de website van de gemeenteraad en daarbij aansluiten bij de standaard van de gemeente geeft de kans ook de inhoud van de website van de gemeenteraad.

4.6 Publicatie raads- en commissievergaderingen In maart 2021 heeft de gemeenteraad besloten de raads- en commissievergaderingen en de beeldvormende sessies te publiceren in de lokale weekbladen onder: Wijdemeren informeren. Hiervoor heeft de raad budget vrij gemaakt. De agenda’s van de commissievergaderingen worden twee weken van te voren gepubliceerd. De raadsvergadering direct na de commissievergaderingen. De aankondiging van beeldvormende sessies, behalve wanneer deze besloten zijn, vindt plaats in de week voorafgaand aan de betreffende sessies. Op te pakken werkzaamheden Inzicht krijgen in de daadwerkelijk kosten van publicaties.

4.7 Herindelingsverkiezingen Volgens de huidige planning zijn de verkiezingen voor de nieuwe gemeente in november 2026. Vanuit de keuze voor een lichte herindeling volgt dat de grootste gemeente deze verkiezingen organiseert. Voor de griffie Wijdemeren betekent dit dat er geen extra werkzaamheden zullen zijn in het kader van deze verkiezingen.

Pagina | 13

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

5. Projecten In de komende jaren gaat de griffie met een aantal projecten aan de slag. Vooral het project herindeling zal veel aandacht en tijd van de griffie vragen.

5.1 Toekomstperspectief/herindeling In 2023 heeft de gemeenteraad Wijdemeren besloten in gesprek te gaan met de buurgemeenten over de mogelijkheid van een herindeling. In 2024 heeft de gemeenteraad besloten dat een herindeling met de gemeente Hilversum de voorkeur heeft. Nu dit besluit is genomen volgt een nieuwe fase, waarin de gemeente toewerkt naar het aannemen van een, door de twee gemeenteraden gedragen, herindelingsontwerp. De griffier is bij voortduring in gesprek met de externe projectleider en de gemeentesecretaris, over de planning van de overleg- en besluitmomenten van de raad. Na het aanbieden van het herindelingsontwerp aan Gedeputeerde Staten start de volgende fase, waarin het accent zal liggen op het toegroeien naar één gemeente. Ook in die fase is de griffier nauw betrokken bij de raadsplanning. Naast formele besluitmomenten worden voor de raad in de komende periode verschillende activiteiten georganiseerd. Op dit moment is alleen de planning bekend tot en met december 2024. Gaandeweg het project wordt de planning steeds gedetailleerder. De griffie blijft de gemeenteraad ondersteunen tot en met de laatste raadsvergadering van de gemeente Wijdemeren in -zoals nu verwacht- december 2026. Op te pakken werkzaamheden De griffie ondersteunt de raad bij alle werkzaamheden en activiteiten rondom de herindeling.

Naar aanleiding van de planning van de activiteiten worden de werkzaamheden nader uitgewerkt.

5.2 Bestuurlijke samenspel/Reglement van Orde In november 2022 heeft de raad het rapport van Berenschot besproken over de Porseleinhaven. Uit de aanbevelingen blijkt dat in het bestuurlijke samenspel tussen raad, college en organisatie, rolvastheid een belangrijk aandachtspunt is. Tijdens de gesprekken over het Toekomstperspectief bleek ook dat het bestuurlijk samenspel aandacht behoeft. In december heeft de gemeenteraad een werkgroep ingericht, met als opdracht hiermee aan de slag te gaan. Bijzonderheden In juni 2023 heeft het presidium besloten dat de werkgroep bestuurlijke samenspel de taak krijgt te werken aan een aanpassing van het Reglement van Orde. Daarbij wordt ook meegenomen of het vergadermodel nog aanpassingen behoeft. De focus van de werkgroep is noodzakelijk aanpassing van het reglement op basis van wensen van de raad of wettelijke bepalingen. Het is niet de intentie het Reglement van Orde en het vergaderstelsel radicaal te wijzigen. Basis voor het nieuwe Reglement van Orde vormen het huidige reglement van Orde en

Pagina | 14

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

het nieuwe modelreglement van de VNG. Op te pakken werkzaamheden Begeleiden van de werkgroep Reglement van Orde, met als resultaat een actueel reglement van orde.

5.3 Integriteit De raad heeft een ‘Gedragscode integriteit volksvertegenwoordigers’ gemeente Wijdemeren vastgesteld in 2017. De VNG heeft in 2021 een nieuwe modelcode gepubliceerd. Deze is aangepast aan de meest recente wetstechnische ontwikkelingen. Bijzonderheden Integriteit is een vast onderdeel van het trainingsprogramma voor raads- en commissieleden. Daarom ligt het voor de hand de nieuwe Gedragscode te bespreken in een bijeenkomst met de raads- en commissieleden. Op te pakken werkzaamheden In samenspraak met het presidium in 2024 de Gedragscode evalueren en de gemeenteraad een geactualiseerde Gedragscode voor te leggen.

5.4 Permanente educatie raadsleden Drie maal per jaar organiseert de griffie, in samenspraak met het presidium en de voorzitter van de raad, een avond voor raads- en commissieleden in het kader van permanente educatie. Deze bijeenkomsten zijn bedoeld voor het collectief verder ontwikkelen van de vaardigheden van de raadsleden individueel, maar ook als collectief. De gemeenteraad van Wijdemeren is lid van de Nederlandse vereniging voor Raadsleden (NvvR). De vereniging biedt verschillende trainingen aan voor raadsleden. Het aanbod van de NvvR is beschikbaar via het raadsinformatiesysteem. Op te pakken werkzaamheden In de afgelopen periode is gebleken dat de raadsagenda al te vol is voor het oppakken van dit project. In overleg en in samenwerking met de griffie Hilversum wordt gekeken of het aanbod dat zij organiseren voor de gemeenteraad van Hilversum ook beschikbaar kan komen voor de raadsleden en commissieleden van de gemeente Wijdemeren.

5.5 Wet Open Overheid De Wet Open Overheid (WOO) heeft ook gevolgen voor het werk van de griffie. Vraagstukken over geheimhouding van stukken, de openbaarheid van vergaderingen, en de juiste processen in het kader van opleggen en op heffen van geheimhouding komen daarmee in een nieuw licht te staan.

Pagina | 15

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

De tot nu toe gehanteerde afspraken omtrent geheimhouding zijn niet meer afdoende, en niet passend bij de nieuwe wetgeving. Het is noodzakelijk nieuwe richtlijnen op te stellen omtrent geheimhouding. Op te pakken werkzaamheden In 2024 evalueert de griffie met de organisatie, de gevolgen van de wet voor de werkzaamheden van de raad. Hierbij wordt ook het al dan niet noodzakelijk zijn van een nieuw protocol geheimhouding tegen het licht gehouden.

5.6 Raadscommunicatie De gemeenteraad kan op veel manieren communiceren naar de inwoners, bedrijven en maatschappelijke organisaties. Tot op dit moment gebruikt de raad daarvoor voornamelijk het Raadsinformatiesysteem en de publicatie in de krantjes van de onderwerpen van de raadsvergadering. Afhankelijk van de ambities van de raad, heeft de raad meer mogelijkheden voor communicatie ter beschikking. Op dit moment heeft de raad geen eigen communicatiebeleid. Het verdient aanbeveling dit onderwerp op te pakken en een verkenning te doen naar de ambities van de raad, de mogelijkheden van de diverse communicatiemiddelen en vervolgens keuzes te maken, welke passen bij de ambities van de raad en de mogelijkheden van de griffie. Op te pakken werkzaamheden Het doen van een verkenning raadscommunicatie, mede in het licht van de komende herindeling. Het schrijven van een notitie communicatie voor de gemeenteraad, in aansluiting op de verkenning. Dit zal plaats vinden in samenwerking met de griffie Hilversum.

Pagina | 16

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

6. Financiën De raad stelt jaarlijks, in de begroting, een bedrag ter beschikking voor de griffie, de fractieondersteuning, de rekenkamercommissie en de accountant. Hieronder een overzicht van de posten op de begroting. De griffier is budgethouder.

Onderdeel Raad

Griffie Rekenkamer

Taak vergoeding raadsleden vergoeding commissieleden opleidingskosten4 fractieondersteuning raadsinformatiesysteem communicatie5 accountant salariskosten griffie vergoeding leden overige kosten

In de begroting 2024 is een budget van 749.000 opgenomen.

4 Dit budget is bedoeld voor individuele trainingen en cursussen voor raads- en commissieleden. De regels omtrent het

aanvragen staan in het handboek voor raads- en commissieleden. 5 Dit budget is bestemd voor het publiceren van de agenda’s voor raadsbijeenkomsten.

Pagina | 17

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

Bijlage I – Overzicht basistaken (niet uitputtend) Vergaderingen Agendacommissie Commissievergaderingen Raadsvergaderingen Presidium Beeldvormende sessies Auditcommissie Rekenkamer en begeleidingsgroep Driehoek (griffier) Maandelijks overleg MT (griffier) Werkzaamheden raad en commissies Bewaken termijnen Bewaken kwaliteit raadsvoorstellen Verzamelen en beoordelen agendapunten, raadsvoorstellen en behandelverzoeken Opstellen en publiceren agenda’s en stukken Contacten met burgers/insprekers Verzamelen en uitzetten technische vragen Lijst ingekomen stukken Besluitenlijsten commissies en raad Adviseren over moties, amendementen en initiatiefvoorstellen Afhandeling besluitvorming raad (verwerken amendementen, archivering etc.) Beheer over geheime stukken (fysiek ter inzage voor de raad) Bijhouden spreektijd Toezeggingenlijst

Ondersteunen voorzitters Spoorboekje voor de vergaderingen Overleg over de agenda Tijdens vergadering adviseren/bijstaan Overleg met de burgemeester Overige werkzaamheden Vergaderschema Organiseren werkbezoeken Organiseren raadsactiviteiten Adviseren raadsleden Uitbetaling vergoedingen commissieleden Financiële taken (griffier) Overleg gemeentesecretaris Informatievoorziening Weekbrief Bijzonderhedenmails commissies, raad en eventueel tussentijds Verzorgen publicaties in de krant Praktische- en facilitaire zaken Toegang raadsinformatiesysteem Vergaderruimtes Inboeken poststukken Managementtaken griffier Functionerings- en beoordelingsgesprekken griffie Overleg werkgeverscommissie Afstemming met afdelingsmanagers

Pagina | 18

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

Bijlage II – Overzicht basis taken toebedeeld naar functionaris

Vergaderingen Agendacommissie Commissievergaderingen Raadsvergaderingen Presidium Beeldvormende sessies Auditcommissie Rekenkamer en begeleidingsgroep Driehoek Maandelijks overleg MT Werkzaamheden raad en commissies Bewaken termijnen Bewaken kwaliteit raadsvoorstellen Verzamelen en beoordelen agendapunten, raadsvoorstellen en behandelverzoeken Opstellen en publiceren agenda’s en stukken Contacten met burgers/insprekers Verzamelen en uitzetten technische vragen Lijst ingekomen stukken Besluitenlijsten commissies en raad Adviseren over moties, amendementen en initiatiefvoorstellen

primair verantwoordelijk griffier en raadsadviseur griffier of raadsadviseur griffier en raadsadviseur griffier griffier of raadsadviseur griffier of raadsadviseur griffier of raadsadviseur griffier griffier

griffier of raadsadviseur raadsadviseur of griffier raadsadviseur of griffier raadsadviseur of griffier griffier of raadsadviseur griffiemedewerker griffiemedewerker griffier of raadsadviseur griffier of raadsadviseur

Afhandeling besluitvorming raad (verwerken amendementen, archivering etc.) Beheer over geheime stukken (fysiek ter inzage voor de raad) Bijhouden spreektijd Toezeggingenlijst

griffiemedewerker en raadsadviseur griffier raadsadviseur griffier

Ondersteunen voorzitters Spoorboekje voor de vergaderingen Overleg over de agenda Tijdens vergadering adviseren/bijstaan Overleg met de burgemeester

griffier of raadsadviseur griffier of raadsadviseur griffier of raadsadviseur griffier

Pagina | 19

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

Overige werkzaamheden Vergaderschema Organiseren werkbezoeken Organiseren raadsactiviteiten Adviseren raadsleden Uitbetaling vergoedingen commissieleden Financiële taken (griffier) Overleg gemeentesecretaris Informatievoorziening Weekbrief Bijzonderhedenmails commissies, raad en eventueel tussentijds Verzorgen publicaties in de krant Praktische- en facilitaire zaken Toegang raadsinformatiesysteem Vergaderruimtes Inboeken poststukken

Managementtaken griffier Functionerings- en beoordelingsgesprekken griffie Overleg werkgeverscommissie Afstemming met afdelingsmanagers

griffier griffier, raadsadviseur en griffiemedewerker griffier, raadsadviseur en griffiemedewerker griffier en raadsadviseur griffiemedewerker griffier griffier

griffiemedewerker griffier, raadsadviseur en griffiemedewerker griffiemedewerker

griffiemedewerker griffiemedewerker griffiemedewerker, raadsadviseur en griffier

griffier griffier griffier

Pagina | 20

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

Bijlage III – Overzicht regelgeving gemeenteraad Wijdemeren Hieronder volgt een lijst van de verordeningen en reglementen waar de gemeenteraad rechtstreeks voor verantwoordelijk is. Voor zover niet duidelijk is uit de citeertitel van het document staat tussen haakjes het jaartal van het raadsbesluit. Verordening op burgerinitiatief Gemeente Wijdemeren (2003) Verordening op de raadsenquête (2004) Gedragscode integriteit volksvertegenwoordigers gemeente Wijdemeren (2017) Verordening op de fractieondersteuning en ambtelijke bijstand gemeente Wijdemeren 2018 Protocol voor de publicatie van persoonsgegevens gemeente Wijdemeren (2019) Verordening rechtspositie raadsleden en fractieassistenten Wijdemeren 2019 Afspraken protocol omgang integriteitsmeldingen Gemeenteraad Wijdemeren 2020 Reglement van Orde gemeenteraad Wijdemeren 2021 Verordening op de werkgeverscommissie 2021 Instructie griffier 2021 Verordening gemeentelijke rekenkamer gemeente Wijdemeren 2024 Verordening op de auditcommissie 2024

Pagina | 21

Werkplan griffie Wijdemeren – september 2024 tot 31 december 2026

Bijlage IV – Kort overzicht planning activiteiten griffie jaar 2024 2024 2024 2025 2025 en 2026 2026 2026 jaarlijks terugkerend Voortdurend

activiteit Evalueren Gedragscode Reglement van Orde Wet Open Overheid Website en communicatie Raadswerkzaamheden herindeling Overdracht raadsarchief Integratie Raadsinformatiesysteem Agenderen jaarverslag en jaarprogramma rekenkamer beschrijven van de processen van de griffie in het handboek griffie

Pagina | 22