was-wordt wijzigingen inkoopbeleid (sept. 2021)

Wijzigingen Inkoopbeleid 2022 tov Inkoopbeleid 2017-2021 Algemene wijzigingen 1. De beleidsuitgangspunten zijn ingedeeld in verplichte beleidsuitgangspunten en niet verplichte uitgangspunten. In het huidige inkoopbeleid was deze indeling via een addendum aan het Hilversumse inkoopbeleid toegevoegd. In het nieuwe inkoopbeleid is die indeling overgenomen in het beleid zelf. 2. De beleidsuitgangspunten zijn inhoudelijk niet gewijzigd, op één na (zie onder a.). Daarnaast zijn er drie beleidsuitgangspunten komen te vervallen (zie onder b.) en is er één nieuw beleidsuitgangspunt toegevoegd (zie onder c.). a. Gewijzigd beleidsuitgangspunt: Oude tekst De regiogemeenten zoeken, wanneer dit mogelijk en zinvol is, aansluiting bij landelijk lopende circulaire initiatieven. De voorbeelden en hulpmiddelen die hieruit voortkomen worden toegepast bij aanbestedingen om circulair inkopen te introduceren.

Nieuwe tekst De regiogemeenten streven naar een zo snel mogelijke doorgroei naar 100% circulair opdrachtgeven en inkopen maar in ieder geval 50% in 2025. Hierbij wordt aangesloten bij circulaire principes en circulaire leidraden die landelijk of in MRA-verband zijn ontwikkeld.

b. De volgende beleidsuitgangspunten komen te vervallen:  “Bij gezamenlijke inkooptrajecten hanteren de regiogemeenten de Algemene inkoopvoorwaarden iSGV 2013 en de ICT inkoopvoorwaarden.” Dit is geen beleidsuitgangspunt, maar meer een streven; en  “Alle eisen, voorwaarden en criteria aan de inschrijvers en de inschrijvingen staan in een redelijke verhouding tot het voorwerp van de opdracht (proportionaliteitsbeginsel).” Dit is geen beleidsuitgangspunt, maar een artikel uit de Aanbestedingswet 2012; en  “Voorafgaand aan de start van een aanbestedingsprocedure wordt bepaald of het zinvol is een marktconsultatie te organiseren.” Marktconsultatie is een onderdeel van marktverkenning. De hele paragraaf is gewijzigd naar marktverkenning en daardoor leek het niet logisch meer een apart beleidsuitgangspunt op te nemen voor alleen marktconsultatie. Marktverkenning wordt altijd voorafgaand op de start van een aanbestedingsprocedure op enigerlei wijze uitgevoerd, maar kan ook onderzoek op internet zijn. Dat hoeft geen apart beleidsuitgangspunt te worden. c. Nieuw beleidsuitgangspunt: “Om belangenverstrengeling te voorkomen hanteren de regiogemeenten de ‘Nota scheiding van belang’ bij hun aanbestedingen.” Dit heeft te maken met een nieuw onderdeel in het Inkoopbeleid inzake Scheiding van belangen (§ 3.7), waarbij belangenverstrengeling wordt voorkomen. 3.

Sommige paragrafen zijn in een ander hoofdstuk terecht gekomen, omdat ze daar beter passen.

4. In het huidige inkoopbeleid was de wijziging van de Aanbestedingswet 2012 net in werking getreden. De verwijzingen in de tekst naar die wijzigingen zijn in het nieuwe inkoopbeleid geschrapt. De wijzigingen zijn reeds vijf jaar geleden ingevoerd en inmiddels algemeen bekend.

Wijzigingen per hoofdstuk Hoofdstuk 1 5. De paragraaf ‘inkoopadviseurs’ is verwijderd. Deze hoorde niet thuis in het Inkoopbeleid. Hoofdstuk 2 6. In de tabel met doelstellingen zijn voormalige doelstellingen 1 (doelmatig en doeltreffend inkopen) en 5 (rechtmatig inkopen) samengevoegd. 7. Administratieve lastenverlichting is als doelstelling geschrapt. Dit is inmiddels zo ingebed in het inkoop- en aanbestedingsproces, dat het geen doelstelling op zich meer is. Hoofdstuk 3 8. Hoofdstuk 3 ‘Juridische uitgangspunten’ is anders ingericht. De aanbestedingsrechtelijke wetgeving is bij elkaar gezet in één paragraaf ‘Relevante wet- en regelgeving’. 9. Er is een nieuwe paragraaf ‘Uniforme documenten’ gemaakt. Hierin zijn alle inkoopvoorwaarden en andere uniforme documenten opgenomen. Nieuw daarin is paragraaf 3.4.3 over De Nieuwe Regeling (DNR) die in sommige gevallen toegepast kan worden. 10. In paragraaf 3.6 ‘Wet Bibob’ is de tekst gewijzigd, omdat sinds augustus 2020 deze wet op alle aanbestedingen van toepassing is. Voorheen alleen in de branches ICT, bouw en milieu. 11. Paragraaf 3.7 staat in het huidige inkoopbeleid in hoofdstuk 5. Nieuw is het stuk over ‘Scheiding van belang’, omdat dat een rol kan spelen bij aanbestedingen. Nieuw is ook dat de ‘Nota scheiding van belang’ van Rijkswaterstaat is toegevoegd.

Deze wordt in den lande door verschillende overheden gebruikt bij de problematiek van belangenverstrengeling. 12. Paragraaf 3.9 ‘Klachtenafhandeling’ is wat ingekort. Er is een wetsvoorstel in de maak voor een nieuwe regeling inzake klachtenafhandeling bij overheden zelf. Het gaat nog wel een jaar of 2 duren voordat dit in de Aanbestedingswet 2012 is opgenomen. De paragraaf is zodanig aangepast, dat een nieuwe klachtenregeling zonder aanpassing van het inkoopbeleid kan worden toegepast. 13. Uit het huidige inkoopbeleid is paragraaf 3.14 ‘Hardheidsclausule’ verwijderd. De hardheidsclausule is niet nodig. De Algemene wet bestuursrecht kent voor beleid reeds een ‘inherente afwijkingsbevoegdheid’. Daarin wordt bepaald dat een bestuursorgaan overeenkomstig de door hem vastgestelde beleidsregels dient te handelen, tenzij dat voor één of meer belanghebbenden gevolgen zou hebben die wegens bijzondere omstandigheden onevenredig zijn in verhouding tot de met de beleidsregels te dienen doelen. In de praktijk werd de hardheidsclausule in het Inkoopbeleid vaak gebruikt om af te wijken van het Inkoopbeleid voor wat betreft de te volgen aanbestedingsprocedure. Daar is de hardheidsclausule niet voor bedoeld. Bovendien is afwijken van het Inkoopbeleid door het toepassen van een andere

aanbestedingsprocedure niet aan de orde omdat de keuze voor de procedure op basis van de Gids Proportionaliteit (drempelbedragen en objectieve gronden) tot stand moet komen. 14. Nieuw in hoofdstuk 3 zijn drie paragrafen over respectievelijk ‘mandaat en volmacht’, ‘overheidsopdrachten en subsidies’ en ‘(ongeoorloofde) staatssteun. Het past in het Inkoopbeleid om deze onderwerpen kort te benoemen. Hoofdstuk 4 15. In paragraaf 4.2 is ook een stukje opgenomen over Internationale Sociale voorwaarden. Zo kan de gemeente ‘Fair trade’ praktiseren bij aanbestedingen. 16. In hoofdstuk 4 is het gedeelte over circulair inkopen aangepast aan de ontwikkelingen op dit punt. Hoofdstuk 5 17. Hoofdstuk 5 heet ipv Organisatorische uitgangspunten nu Procedurele uitgangspunten, omdat dat de lading meer dekt. 18. Nieuw is de afbeelding in de inleiding, waarin wordt aangegeven welk onderdeel van het inkoopproces het aanbesteden betreft. 19. Paragraaf 5.1 ‘Gestandaardiseerde documenten’ uit het huidige Inkoopbeleid is komen te vervallen, omdat dit ook al in hoofdstuk 3 stond. 20. Paragraaf 5.2 ‘Belangenconflicten en integriteit’ is toegevoegd aan Hoofdstuk 3 Juridische uitgangspunten. 21. Paragraaf 5.3 ‘Marktconsultatie’ is gewijzigd in ‘Marktverkenning’, omdat marktconsultatie slechts één van manieren is om een marktverkenning uit te voeren.

In deze paragraaf wordt nu meer algemeen over marktverkenning gesproken. 22. Nieuw is paragraaf 5.8 over Pilots. In de praktijk komen steeds meer vragen over pilots. Dit is niet een procedure die in de Aanbestedingswet is beschreven. In deze paragraaf worden uitgangspunten beschreven hoe in de praktijk om te gaan met pilots. 23. In paragraaf 5.9 ‘Sociale en andere specifieke diensten’ is de tekst wat aangepast. In het vorige inkoopbeleid werd nog gesproken over de oude IIA en IIB-diensten. Aangezien het vijf jaar geleden is dat de Aanbestedingswet ook op dit punt gewijzigd is en het begrip Sociale en andere specifieke diensten inmiddels normaal is geworden, is de oude tekst geschrapt.