Vernieuwd stappenplan werkproces

Stappenplan participatie en communicatie bij ruimtelijke plannen Uitvoering

Voorbereiding

Afronding

Gebruik dit stappenplan in combinatie met het format voor verslaglegging als hulpmiddel bij het opzetten van je participatieproces.

Inhoud plan: Schets de huidige situatie en de inhoud van het project. Wat is het doel van het plan? Wie zijn initiatiefnemer en projectpartners? Doel participatie: • Informeren – inwoners op de hoogte brengen, rol: toehoorder (toegestaan bij plannen tot 4 woningen). • Raadplegen – inwoners geven hun mening, rol: geconsulteerde (bij plannen vanaf van 4 woningen). • Adviseren – inwoners geven beredeneerd advies, rol: adviseur. • Coproduceren – inwoners en initiatiefnemers werken samen, rol: samenwerkingspartner. • Meebeslissen – (een groep) inwoners nemen besluiten, rol: medebeslisser. Doelgroepen: Welke (interne en externe) doelgroepen zijn belanghebbend in welke fase van het project en op welke wijze worden zij vertegenwoordigd? Let op: mogelijke inbreng, belangen, doelen, opvattingen, betrokkenheid, kans op samenwerking, etc. Breng de buurt in kaart. Wie wonen er? Wat speelt daar? Zijn er problemen? (bijv. parkeeroverlast). Proces: Plan en faseer het verloop van de participatie. Rol- en taakverdeling (initiatiefnemer versus participant versus gemeente).

Werkvorm Kies werkvormen, instrumenten en communicatiemiddelen die passen bij de participatiestijl en situatie. Bedenk daarbij dat elke stem telt, geef elke stem een podium en kies een (of meer) werkvorm die een reëel beeld van de stemmen geeft. Bepaal of fasering in de uitvoering van waarde kan zijn, bijvoorbeeld door verschillende doelgroepen in andere fasen te spreken.

Communicatie (zie ook communicatiekalender) • Communiceer met uw doelgroep over: inhoud plan; doel van de participatie; welke doelgroepen u benadert, procesverloop, de kaders van de participatie (wat aan het plan ligt al vast en wat nog niet?) en wat wordt teruggekoppeld naar gemeente. • Communiceer met de gemeente over: de planning van participatie en welke rol u hierbij eventueel van de gemeente verwacht. • Zorg dat er wekelijks of minimaal maandelijks contact plaatsvindt met de doelgroep over de voortgang van het project. • Kies communicatiemiddelen die passen bij de participatiestijl en situatie (brief, mondeling of digitaal). • Uw doelgroepen worden op de juiste momenten in het proces benaderd (bijv. in de voorbereiding of uitvoering). • Wees duidelijk over wanneer welke werkvorm, instrumenten en communicatiemiddelen gebruikt zullen worden, bijvoorbeeld aan de hand van een communicatiekalender.

Verslaglegging Leg het verloop van het participatie- en communicatietraject vast. Met wie is overlegd? Hoe is gecommuniceerd? Hoe is omgegaan met opmerkingen? Heeft dit geleid tot wijzigingen? Gebruik de vragen in het format als leidraad bij het verslagleggen. Voeg belangrijke e-mails, brieven en andere documenten bij als bijlage. Terugkoppeling Koppel na afloop van elke fase terug aan participanten hoe het proces verder gaat, wat wordt wanneer in de gemeente ingediend en wanneer zijn plannen in te zien. Neem mensen die hier behoefte aan hebben nauwkeurig mee in het gehele proces van de plannen. Koppel de verslaglegging van bijeenkomsten en de communicatienota ook terug aan participanten en wees duidelijk over de bedoeling van het verslag. In de verslaglegging aan gemeente dient antwoord gegeven te worden op de vragen uit het ‘Format voor verslaglegging bij Ruimtelijke plannen’.

Initiatief tot vier woningen

Participatie

Participatie

Besluit goedkeuring door college informeren directe buurt over plannen

Ontwerp bestemmingsplan Besluit goedkeuring 6 weken ter inzagelegging door commissie bestemmingsplan / zienswijze informeren buurt over ter kennisnameligging

Besluit door Raad

Initiatief vanaf vier woningen*

Ontwerp bestemmingsplan

Besluit goedkeuring door college Informeren consulteren / buurt besluit adviseren gehele gemeente buurt – direct en indirect

Besluit goedkeuring 6 weken ter inzagelegging Besluit door commissie bestemmingsplan / zienswijze door Raad informeren buurt informeren over ter buurt kennisnameligging voortgang

* Of bij woelige onderwerpen