RV Vaststellen programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten 2022 INGETROKKEN

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd

Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder Domein Ambtenaar/telefoonnummer Datum Onderwerp

.

Z.66681/D.351252 Z.66681 9 februari 2022 Auditcommissie 13 januari 2022 Commissie BM d.d. 3 februari 2022 Nee Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten met daarin de Selectiecriteria en weging aanbesteding accountantsdiensten (GEHEIM) Wethouder J. Kea Griffie E. Hörchner, griffier@wijdemeren.nl 7 januari 2022 Vaststellen programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten

Voorgesteld wordt: Voorgesteld wordt: 1. Het programma van eisen voor de aanbesteding accountantsdiensten vast te stellen zoals vermeld in het Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten; 2. Geheimhouding op te leggen op het Aanbestedingsdocument inclusief de toelichting selectiecriteria en weging tot het moment dat de aanbesteding is gepubliceerd op TenderNed; 3. De selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast te stellen, zoals vermeld in het Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten; 4. In afwijking van de controle verordending artikel 2.1. de mogelijkheid van een verlenging van de initiële opdracht van 4 jaar, met 2 keer 1 jaar toe te staan; 5. De leden van de auditcommissie aan te wijzen als leden van de beoordelingscommissie. 1. Inleiding Het contract met BDO Audit & Assurance B.V. liep af na boekjaar 2019. In 2020 heeft de raad besloten het contract, conform het contract, maar in afwijking van de Controleverordening Wijdemeren, met twee jaar te verlengen. Deze verlenging loopt af na boekjaar 2021. Daarom is een nieuwe aanbesteding gestart. Doel is de aanbesteding van de accountantsdiensten voor de controle van de jaarrekening voor de boekjaren 2022 tot en met 2025. Conform artikel 2 van de Controleverordening gemeente Wijdemeren stelt de raad het programma van eisen vast.

Een werkgroep bestaande uit deelnemers uit de ambtelijke organisatie en de griffie heeft de aanbesteding voorbereid. De leden van de werkgroep hebben in samenspraak met de auditcommissie het Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten (Aanbestedingsdocument) opgesteld. 2. Argumenten 2.1 Raad stelt het Programma van Eisen vast Artikel 2 lid 3 van de Controleverordening regelt dat de raad het programma van eisen vaststelt. Het programma van eisen treft u aan in het Aanbestedingsdocument.

Raadsvoorstel Onderwerp : Vaststellen programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten Datum : 7 januari 2022

2.2 Geheimhouding tot publicatie is noodzakelijk Op grond van artikel 25 van de Gemeentewet legt de gemeenteraad geheimhouding op, op het Aanbestedingsdocument en de Toelichting selectiecriteria en weging, tot het moment van publicatie op TenderNed. Raads- en commissieleden kunnen het Aanbestedingsdocument opvragen bij de griffie. 2.3 Raad stelt selectiecriteria vast en de weging per criterium Artikel 2 lid 5 van de Controleverordening regelt dat in geval van een Europese aanbesteding de raad de selectiecriteria en bijbehorende weging per criterium vaststelt. In de vertrouwelijke bijlage worden selectiecriteria en weging toegelicht. 2.4 Looptijd overeenkomst zoals vastgelegd in de Controleverordening Wijdemeren Artikel 2 lid 1 bepaalt de benoeming van de accountant op 4 jaar zonder een optie tot verlenging. Gebruikelijk is twee maal 1 jaar als verlengingsoptie toe te staan. Hiermee wordt flexibiliteit ingebouwd met betrekking tot het feitelijke moment van aanbesteden van de accountantsdienst. In afwachting van aanpassing van de Controleverordening Wijdemeren kan de raad bij deze aanbesteding al besluiten tot het opnemen van de optie tot verlenging in het contract. 2.5.1 De raad wijst de accountant aan Aan het eind van het traject wijst de raad de accountant aan. Het is daarom raadzaam dat raadsleden een actieve bijdrage hebben in de selectieprocedure.

Het ligt voor de hand de leden van de auditcommissie hiervoor aan te wijzen. De ambtelijke organisatie bereidt in de selectieprocedure de kwalitatieve beoordeling voor. 2.5.2 De samenstelling van de auditcommissie kan wijzigen. De auditcommissie kan op het moment van beoordelen een andere samenstelling hebben dan bij het nemen van dit besluit. Daarom is het van belang niet de leden individueel aan te wijzen. Na de verkiezingen van 16 maart kiest de raad opnieuw welke raadsleden zitting nemen in de auditcommissie. Deze nieuw gekozen leden zullen de beoordeling uitvoeren. 3. Kanttekeningen/Risico’s 3.1 Het risico bestaat dat geen biedingen volgen op de aanbesteding In de afgelopen jaren is gebleken dat steeds meer grote accountantsbureaus, die van oudsher de controle taken bij gemeenten uitvoeren, zich terugtrekken uit de gemeentelijke markt. In omliggende gemeenten worden kleinere accountantskantoren aangesteld die zich specifiek richten op gemeenten en lagere overheden. Het risico dat de uitvraag onvoldoende aansluit bij marktpartijen wordt dan ook klein geacht. 4. Financiële consequenties Bij de start van de procedure is er voor gekozen geen externen in te huren voor de aanbestedingsprocedure. Bij de procedure is uitgegaan voor de uitvoering van de werkzaamheden van de accountant van de in de begroting beschikbare middelen.

Wanneer de aanbiedingen onvoldoende competitief zijn, is het mogelijk dat na de aanbesteding de raad extra middelen moet vrij maken binnen de begroting. 5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) De behandeling in de commissie Bestuur en Middelen van 3 februari vindt plaats in beslotenheid.

2

Raadsvoorstel Onderwerp : Vaststellen programma van eisen aanbesteding accountantsdiensten Datum : 7 januari 2022

De planning van de aanbesteding is als volgt:  Besluitvorming in de raadsvergadering  Publiceren aanbesteding  Indienen vragen nota van inlichtingen  Antwoorden nota van inlichtingen  Inschrijven uiterlijk (12.00)  Beoordelen inschrijvingen  Commissievergadering  Raadsvergadering  Voorlopige gunning  Definitieve gunning (na Alcatelperiode)  Ingang overeenkomst

9/10 februari 2022 14 februari 2022 7 maart 2022 17 maart 2022 26 april 2022 2 en 3 mei 2022 7 juli 2022 12 juli 2022 14 juli 2022 4 augustus 2022 15 augustus 2022

6. Duurzaamheidsapecten Geen. 7. Standpunt commissies (en derden) De gecombineerde commissie BM en MSZ van 3 februari 2022 adviseert het voorstel te behandelen als hamerstuk in de raadsvergadering d.d. 9 en 10 februari 2022.

Wijdemeren, 13 januari de griffier, drs. E.B. Hörchner

de voorzitter van de auditcommissie drs. M.V. van Balen

3

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van de auditcommissie d.d.13 januari 2022; Gelet op de gemeentewet en artikel 4 uit de Verordening begroting en verantwoording van de gemeente Wijdemeren;

BESLUIT 1. Het programma van eisen voor de aanbesteding accountantsdiensten vast te stellen zoals vermeld in het Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten; 2. Geheimhouding op te leggen op het Aanbestedingsdocument inclusief de toelichting selectiecriteria en weging tot het moment dat de aanbesteding is gepubliceerd op TenderNed; 3. De selectiecriteria en per selectiecriterium de bijbehorende weging vast te stellen, zoals vermeld in het Aanbestedingsdocument Accountantsdiensten; 4. In afwijking van de controle verordending artikel 2.1. de mogelijkheid van een verlenging van de initiële opdracht van 4 jaar, met 2 keer 1 jaar toe te staan; 5. De leden van de auditcommissie aan te wijzen als leden van de beoordelingscommissie.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 10 februari 2022 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. E.B. Hörchner

drs. C.R. Larson

Afschriften van dit besluit naar: Financiën