RV Uitbreiding formatie griffie (12v-6t)

12v-6t

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd

Kenmerk Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder Afdeling Ambtenaar/telefoonnummer

.

RV 4 februari 2021 NVT Nee Nee Griffie Guda Kager griffier@wijdemeren.nl 3 februari 2021 Uitbreiding formatie griffie

Datum Onderwerp CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. Het griffieprofiel vast te stellen op 2,3 fte, bestaande uit een griffier, een raadsadviseur/plv. griffier, en een griffiemedewerker; 2. De kosten van de formatie-uitbreiding in 2021 mee te nemen in de Voorjaarsnota 2021; 3. De structurele personeelslasten van deze uitbreiding te verwerken in de Kadernota 2022.

1. Inleiding Met het aanstaande vertrek van de commissiegriffier/plv. griffier heeft de werkgeverscommissie het moment aangegrepen om de formatie van de griffie kritisch tegen het licht te houden. Dit mede door het in november 2020 uitgebrachte rapport van de Raad voor het Openbaar Bestuur “Goede ondersteuning, goede Democratie”, maar ook de Vereniging voor Griffiers die -vanwege de kwetsbaarheid in de raadsondersteuning- pleit voor een minimale griffie bestaande uit drie functies, te weten: griffier, raadsadviseur en griffiemedewerker. Met dit voorstel wordt u gevraagd de raadsondersteuning zo te organiseren dat het voor de komende periode aansluit bij de behoefte en wensen van de raad.

2. Argumenten 2.1. Taakverzwaring van raads(commissie)leden vergt adequate raadsondersteuning Het werk van raads(commissie)leden is de afgelopen jaren flink verzwaard. Denk aan de decentralisaties in het sociale domein maar ook aan vraagstukken van klimaat, stikstof of energietransitie. Taken zijn complexer geworden en de samenwerking ingewikkelder, omdat er meerdere partijen aan tafel zitten. Ook zijn er trends en ontwikkelingen waar de gemeenteraad op moet inspelen en waar ondersteuning vanuit de griffie wordt verwacht. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de Omgevingswet en Overheidsparticipatie met de daarbij veranderende rol van de raad. Wijdemeren beschikt over een uitgebreid vergadermodel met commissies en beeldvormende sessies, en de mogelijkheid om met meerdere commissieleden te werken. De huidige griffiecapaciteit is op dit moment niet toegerust om aan alle ondersteuningstaken invulling te

Raadsvoorstel Onderwerp : Uitbreiding formatie griffie Datum : 4 februari 2021

geven, terwijl de verzoeken van de raad er wel liggen. Om nu en in de nabije toekomst als gemeenteraad goed te kunnen blijven functioneren, acht de werkgeverscommissie de voorgestelde formatie-uitbreiding niet alleen noodzakelijk maar ook wenselijk. Nb. De Vereniging voor Raadsleden heeft recentelijk aangegeven dat een goede ondersteuning van de raad niet uit de lucht komt vallen. Zie: https://www.raadsleden.nl/actueel/nieuws/ondersteuning-van-de-raad-door-de-griffier-vraagtom-meer-investering

2.2. Functiesplitsing om kwetsbaarheid te verminderen Het functieprofiel voor de griffier is helder en op dit moment vindt de procedure voor invulling van die vacature plaats. In het functieprofiel van raadsadviseur/plv griffier zitten zowel administratieve als ondersteunende en adviserende taken. De administratieve taken zijn van een ander niveau en inschaling dan de adviserende en ondersteunende taken. Het advies van de Vereniging van Griffiers is om de kwetsbaarheid van de ondersteuning te minimaliseren en nu de situatie zich voordoet om een functie opnieuw in te vullen, wordt geadviseerd om de formatie te verdelen over drie functies. Alle functies zullen parttime worden ingevuld waardoor een overlap ontstaat binnen de functies qua uitvoering van de taken. Voor de totale uitbreiding van de griffieformatie wordt uitgegaan van gemiddeld 12 uur per week. Dit betekent een uitbreiding van 0,3 fte (van 2,0 fte naar 2,3fte).

3. Kanttekeningen/Risico’s 3.1. De huidige formatie blijft kwetsbaar Met de huidige formatie van 2.0fte verdeeld over twee personen blijft de kwetsbaarheid in tact. Op het moment dat een van de twee medewerkers ziek is (bijvoorbeeld in een commissieweek) dan dient u direct over te gaan tot inhuur. Voorts is het met een bezetting van twee fulltime medewerkers niet mogelijk om alle griffietaken adequaat uit te voeren; u zult daarin keuzes moeten maken tegen het advies in van de Raad van het Openbaar bestuur en de Vereniging voor Raadsleden die uitgebreid onderzoek hebben gedaan naar de ondersteuning van de gemeenteraad.

4. Financiële consequenties De Raad voor het Openbaar Bestuur heeft de minister afgelopen najaar geadviseerd om nader onderzoek te doen naar de omvang van de middelen die nodig zijn om aan de ondersteuningsnormen te voldoen. Als de normen leiden tot een wijziging van de taken of activiteiten van gemeenten, moet de Minister volgens de regels van de Financiëleverhoudingswet aangeven hoe gemeenten dat kunnen bekostigen. Als uit het onderzoek blijkt dat de eigen middelen van gemeenten niet toereikend zijn, adviseert de Raad dat de minister middelen daarvoor beschikbaar stelt. Zie verder: https://www.raadopenbaarbestuur.nl/documenten/publicaties/2020/11/05/goedeondersteuning-sterke-democratie

2

Raadsvoorstel Onderwerp : Uitbreiding formatie griffie Datum : 4 februari 2021

De kosten voor de formatie-uitbreiding van 0,3 fte worden geraamd op structureel € 12.000. De definitieve personeelslasten zijn afhankelijk van de inschaling en de vast te stellen uren voor de functie van raadsadviseur/ plv. griffier en de functie van griffiemedewerker. Voor 2021 worden de kosten meegenomen in de Voorjaarsnota, en voor 2022 in de Kadernota.

5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) De werkgeverscommissie geeft samen met de griffier en afdeling Personeelszaken uitvoering aan dit besluit, teneinde voor het zomerreces de nieuwe functies definitief te kunnen invullen.

6. Standpunt commissies (en derden) Dit voorstel is rechtstreeks voorgelegd aan de raad.

Wijdemeren, 3 februari 2021

3

Raadsvoorstel Onderwerp : Uitbreiding formatie griffie Datum : 4 februari 2021

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van d.d. 3 februari 2021

BESLUIT 1. Het griffieprofiel vast te stellen op 2,3 fte, bestaande uit een griffier, een raadsadviseur/plv. griffier, en een griffiemedewerker; 2. De kosten van de formatie-uitbreiding in 2021 mee te nemen in de Voorjaarsnota 2021; 3. De structurele personeelslasten van deze uitbreiding te verwerken in de Kadernota 2022.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 4 februari 2021

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

Mw. drs. G.C.I. Kager

Mw. drs. C.R. Larson

4