RV Prioriteren en faseren van bestuurlijke ambities (11v-8t) Aangenomen

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd

Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder Domein Ambtenaar/telefoonnummer

RV/1514/210505/WH Z. 10 juni 2021 Bestuur & Middelen Datum: 3 juni 2021 Prioritering en fasering ambities burgemeester ST Mevr. mr. W. Heeg, (035) 65 59 536, w.heeg@wijdemeren.nl 11 mei 2021 Prioriteren en faseren van bestuurlijke ambities

Datum Onderwerp CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. In te stemmen met het voorstel om de resterende periode tot aan de gemeenteraadsverkiezing 2022 de focus te richten op het lokale herstel naar aanleiding van de Covid-19 crisis; 2. In te stemmen met het voorstel om activiteiten en ambities in 2021 te prioriteren (Bijlage 1), om zo de wettelijke taken en dienstverlening op een minimaal niveau te kunnen handhaven; 3. Een bedrag van €415.000 toe te voegen aan het budget voor inhuur. 1. Inleiding Tijdens de commissie van BM d.d. 28 januari 2021 heeft burgemeester Larson gemeld dat de organisatie op de top van haar kunnen zit. Er is tijdens die commissie gesproken over her-prioritering van bestuurlijke ambities in combinatie met extra inhuur voor cruciale functies. De afgelopen periode heeft het college zich gebogen over de her-prioritering en formatie voor cruciale functies. Daaruit is het onderhavige voorstel geformuleerd. De crisis als gevolg van de coronapandemie raakt de samenleving diep. Hoewel de gevolgen niet voor iedereen gelijk zijn, zien we dat met name op het gebied van mentale en fysieke gezondheid, economie, veiligheid, handhaving, toerisme en onderwijs de impact groot is. Nu, een jaar na de uitbraak van het virus in Nederland, wordt duidelijk dat de (lokale) samenleving er anders voor staat.

Dit stelt ambities en plannen uit de tijd van voor de crisis in een ander perspectief. Door de impact op de samenleving zijn andere zaken belangrijker geworden dan voorheen en dienen nu voorrang te krijgen. Hier past een heroverweging en prioritering van werkzaamheden en ambities om recht te kunnen doen aan getroffen bevolkingsgroepen, sectoren en lokale vraagstukken. Landelijk wordt gewerkt aan een herstelagenda. Regionaal en lokaal zullen wij die agenda volgen, binnen de financiële ruimte en bevoegdheden die de gemeente heeft. Dat herstel vertaalt zich voor 2021 in een heroverweging en prioritering van ambities. Niet alleen inwoners, ondernemers en maatschappelijke instellingen worden geraakt door de Covid-19 crisis. De impact voor de ambtelijke organisatie is ook groot. Dankzij hun inzet en

.

Raadsvoorstel Onderwerp : Prioriteren en faseren van bestuurlijke ambities Datum : 11 mei 2021

flexibiliteit is het de medewerkers van de gemeente tot nu toe nog steeds gelukt de dienstverlening aan inwoners ondernemers en instellingen op peil te houden. Daarnaast hebben zij als gevolg van de pandemie ook extra coronataken gekregen. En dit in een situatie waarin ook zij te maken kregen met de combinatie van thuiswerken en extra zorg- en onderwijstaken. We moeten nu, een jaar verder, constateren dat de rek er uit is. Het piept en kraakt in de organisatie. De werklast en –druk is zo hoog opgelopen, dat ingrijpen noodzakelijk is. Dit blijkt overduidelijk uit het eind 2020 uitgevoerde medewerkeronderzoek. Om de dienstverlening op een acceptabel niveau te houden en verdere langdurige uitval in de ambtelijke organisatie te voorkomen, is het nodig om keuzes te maken over prioritering van werkzaamheden en ambities. De dienstverlening aan inwoners en ondernemers gaat vanzelfsprekend door, evenals de wettelijke taken. Het is echter onvermijdelijk dat de keuzes uiteindelijk voelbaar worden. We zetten in, daar waar de nood het hoogst is. In de geschetste situatie is het meer dan anders noodzakelijk dat de politiek-bestuurlijke ambities goed zijn afgestemd op de draagkracht van de organisatie. Er is een inventarisatie gemaakt van taken en activiteiten die voor het lopende jaar 2021 nog op de planning staan.

Taken die niet strikt noodzakelijk zijn, die door de Covid-19 crisis minder urgent zijn of die uitgesteld kunnen worden, worden in 2021 tijdelijk stopgezet of getemporiseerd. Hierdoor ontstaat ruimte om andere zaken op te pakken die door de crisis meer urgent zijn geworden. Het is aan het college en de raad om te besluiten over de prioritering van werkzaamheden die invulling geven aan de politiek-bestuurlijke ambities. Doel en beoogd maatschappelijk effect Het doel is om in te zetten op het economisch en sociaal/maatschappelijk herstel van de coronacrisis. Daarnaast blijft de gemeente in de komende transitie fase van het geleidelijk opengaan van de samenleving verantwoordelijk voor de openbare orde en veiligheid. Deze doelen kunnen niet worden bereikt als het functioneren van de ambtelijke organisatie hapert omdat vacatures niet vervuld worden of langdurig verzuim niet kan worden opgevangen. Bestuur De directe dienstverlening aan inwoners wordt gehandhaafd, evenals wettelijke taken. Het temporiseren of tijdelijk stopzetten van taken is zoveel mogelijk gezocht in activiteiten die de interne organisatie raken en niet de inwoners of ondernemers. Veiligheid Vanuit veiligheid wordt veel inzet gepleegd om de Covid-19 crisis in goede banen te leiden. De bestaande capaciteit is niet toereikend om dit langdurig op te pakken.

Daarom worden keuzes gemaakt om activiteiten die minder urgent zijn in 2021 te temporiseren. Er wordt ingezet op het meerjaren veiligheidsplan, actualisatie APV, een veilig vaarseizoen en ondermijning. Fysiek Domein In het fysiek domein wordt de keuze gemaakt om dat wat is opgestart af te ronden en geen nieuwe projecten te starten. Door het temporiseren van taken ontstaat meer rust in dit domein. Er wordt onverminderd ingezet op het ondersteunen van ondernemers, het gebiedsakkoord, bouwaanvragen, omgevingswet, recreatie & toerisme, en taken plassenschap/RMN. Voor het groot onderhoud geldt dat alleen wordt ingezet op onderhoud dat technisch geen uitstel duldt. Zie verder bijlage 1.

2

Raadsvoorstel Onderwerp : Prioriteren en faseren van bestuurlijke ambities Datum : 11 mei 2021

Sociaal Domein Binnen het sociaal domein zijn de gevolgen van de crisis direct zichtbaar. Bijvoorbeeld bij schuldhulpverlening, uitkeringen en wmo aanvragen, jeugdzorg en kinderopvang, maar ook voor de uitvoering van compensatiemaatregelen voor sport en cultuur. Er wordt onverminderd ingezet op het dorpenbeleid. Beleidsmatige taken die niet strikt noodzakelijk zijn of die uitgesteld kunnen worden, worden getemporiseerd of er wordt voor capaciteit naar alternatieve dekking gezocht in de reserve sociaal domein. 2. Argumenten 2.1 Na prioritering van werkzaamheden zal binnen de bestaande capaciteit maximaal focus gelegd worden op het economisch en sociaal/maatschappelijk herstel Covid-19 De effecten van de Covid-19 crisis op onze samenleving worden steeds duidelijker. De impact op bijvoorbeeld ondernemers, horeca, cultuur, toerisme en onderwijs is groot. Op basis van de ervaringen van het afgelopen jaar en gesprekken in de samenleving met betrokkenen, wordt nog scherper duidelijk wat in deze fase van de Covid-19 crisis nodig is voor herstel en kan de beschikbare bestuurlijke en ambtelijke capaciteit maximaal gericht worden om de negatieve maatschappelijke effecten van Covid-19 te verlagen. 2.2 De dienstverlening aan inwoners en ondernemers en de uitvoering van wettelijke taken blijven overeind.

De voorgestelde prioritering in ambities en werkzaamheden is zo aangebracht dat wij onze dienstverlening aan de inwoners en ondernemers op peil houden en aan onze wettelijke verplichtingen kunnen blijven voldoen. 2.3 Extra werkzaamheden als gevolg van coronamaatregelen Juist in deze tijd komen er door de coronamaatregelen veel extra taken bij, waar de capaciteit niet altijd op berekend is. Voorbeelden hiervan binnen het sociaal domein zijn de toegenomen druk op de uitvoering Wmo, bijstand, schuldhulpverlening, Jeugdwet, sociaal wijkteam en kinderopvang. Daarnaast zien wij ook bij ondersteunende teams extra werkdruk ontstaan, bijvoorbeeld doordat er meer bezwaar en beroepsschriften worden ingediend, crisisorganisatie en communicatie. Verder is fors extra ingezet op handhaving van de corona maatregelen en contacten met ondernemers die momenteel zwaar gebukt gaan onder de maatregelen. Een eerste analyse heeft aangetoond dat de werkzaamheden gemiddeld 20% tot 40% zijn toegenomen. In het ene domein is het werk meer toegenomen dan in het andere domein. In de raadsinformatiebrief 2021-RI-20 bent u uitgebreid geïnformeerd over de effecten van Covid op het jaar 2020. De organisatie heeft in 2020 omgerekend ruim 17fte aan eigen capaciteit ingezet direct gerelateerd aan de bestrijding van de Covid-19 crisis.

2.4 Uitvoerbaarheid (beleids)voornemens Naast dat er werkzaamheden zijn waarbij keuzes kunnen worden gemaakt om deze te prioriteren, zijn er ook werkzaamheden die niet of lastig uitvoerbaar zijn vanwege de coronamaatregelen. Bijvoorbeeld huisbezoeken in het kader van toezicht en handhaving, activiteiten die gebonden zijn aan locaties die tijdelijk gesloten zijn, planvorming en uitvoering waar wij onze netwerkpartners bij nodig hebben. Daar waar werkzaamheden niet kunnen worden uitgevoerd, wordt de capaciteit voor andere taken ingezet. 2.5 Er is sprake van een zorgelijke situatie binnen de ambtelijke organisatie door een hoge werkdruk en langdurig verzuim

3

Raadsvoorstel Onderwerp : Prioriteren en faseren van bestuurlijke ambities Datum : 11 mei 2021

Net als bij vele andere bedrijven hebben ook medewerkers van de ambtelijke organisatie te maken met de impact van de Covid-19 crisis. Medewerkers hebben zich moeten aanpassen aan het thuiswerken en het digitaal vergaderen. Daarnaast hebben zij er vaak nog taken bijgekregen, bijvoorbeeld in verband met thuisonderwijs of opvang van kinderen en/of het verlenen van extra zorg aan naasten. We zien dat de grenzen tussen privé en werk in veel gevallen vervagen. Dit zien we terug in de verzuimcijfers, het verloop en de afname van kwaliteit van werkzaamheden. Het ziekteverzuimpercentage van 8% ligt ruim boven het gemiddelde ziekteverzuim-percentage in Nederlandse gemeenten van 5%. De re-integratie van langdurig zieken vergt tijd en enige overlap met de inhuur van tijdelijke vervanging. Daarnaast zijn er in het eerste kwartaal van 2021 al 10 medewerkers uit dienst gegaan. Het lukt niet altijd om deze vacatures meteen in te vullen met nieuwe medewerkers, zodat er soms tijdelijke inhuur noodzakelijk is ter overbrugging van deze vacatureruimte. Om verzuim zo veel mogelijk te voorkomen is het van belang om nu in te grijpen door de werkdruk te verlagen en medewerkers de ruimte te geven om een gezonde werk-privé balans te vinden.

Door ambities en werkzaamheden te prioriteren zorgen we er voor dat er ruimte blijft voor de medewerkers om de essentiële werkzaamheden te kunnen verrichten en de kwaliteit op een minimaal niveau te handhaven. En door bepaalde werkzaamheden op een lager pitje te vervolgen, kunnen we voorkomen dat werk op een later moment helemaal tot stilstand komt. 3. Kanttekeningen/Risico’s 3.1 Ook na temporisering blijft de ambtelijke organisatie kwetsbaar Het advies met betrekking tot de priortering is tot stand gekomen uitgaande van de omstandigheden op dit moment. De ambtelijke organisatie blijft kwetsbaar doordat er sprake is van onderbezetting, relatief veel verloop, langdurige en moeilijk vervulbare vacatures en door niet voorziene werkzaamheden door de Covid-19 crisis. Zelfs met de voorgestelde prioritering blijft de marge binnen de organisatie beperkt om nieuwe wensen of ambities op te pakken. 3.2 Onderzoek brede functioneren organisatie door Necker van Naem Uit het organisatieonderzoek van het bureau Necker van Naem moet blijken welke maatregelen er structureel nodig zijn om de bedrijfsvoering, de dienstverlening en de voorbereiding van de politieke besluitvorming op peil te brengen en te houden. Zodra de resultaten van dit onderzoek bekend zijn, zullen wij in een separaat voorstel hier bij u op terug komen.

3.3 Integraal werken Projecten of andere activiteiten beperken zich veelal niet tot slechts één team. Samenwerking met collega’s van ondersteunende teams of andere disciplines is noodzakelijk. We zien kwetsbaarheid vooral daar waar beleid de uitvoering raakt of daar waar als gevolg van de krappe arbeidsmarkt specialistische functies moeilijk te vervullen zijn. 4

Financiële consequenties

4.1 Verruiming personeelsbudget met maximaal 6% tot 1 september 2021

4

Raadsvoorstel Onderwerp : Prioriteren en faseren van bestuurlijke ambities Datum : 11 mei 2021

De voorgestelde prioritering in ambities en werkzaamheden is zo aangebracht dat wij onze dienstverlening op peil houden en aan onze wettelijke verplichtingen kunnen blijven voldoen. Daarnaast zien we echter dat op verschillende plekken in de organisatie de beschikbare capaciteit in relatie tot de reguliere werkzaamheden wringt. De noodzaak bestaat voor inhuur ten behoeve van verzuim en om moeilijk vervulbare vacatures te bemensen. Daarom stellen wij voor in te stemmen met een verruiming van maximaal 6% van het personeelsbudget (€415.000) voor de periode tot 1 september 2021. De impact daarvan zal aan uw de raad worden voorgelegd in de voorjaars- en najaarsrapportage. Dit is conform de reguliere systematiek. Eind mei is het (concept)rapport van Necker van Naem beschikbaar en is er beter zicht op wat er nodig is voor de langere termijn. De urgentie zit nu in het opvangen van piekbelasting, verzuim en vacatures/verloop. 4.2 Financiële consequenties naar aanleiding van temporiseren of tijdelijk stopzetten Door de prioritering worden mogelijk budgetten in 2021 niet benut. In de voorjaars- en najaarsrapportage zullen de financiële gevolgen hiervan in beeld worden gebracht. 4.2 Projectgeld ook inzetten voor personele lasten Om taken en ambities uit te voeren is het noodzakelijk tijdelijk formatie aan te trekken.

Voorgesteld wordt dekking toe te staan ten laste van een specifiek projectbudget, mits daar een link mee te leggen is. 5

Aanpak (planning/uitvoering/communicatie)

Gerichte communicatie aan inwoners, bedrijven en andere betrokkenen over het stopzetten of temporiseren van werkzaamheden is belangrijk. Na besluitvorming door de raad zullen inwoners en stakeholders worden geïnformeerd over de prioritering. 6

Duurzaamheidsapecten

nvt 7 Standpunt commissies (en derden) De commissie Bestuur en Middelen d.d. 3 juni 2021 adviseert het voorstel als bespreekstuk te behandelen in de raad van d.d. 10 juni 2021.

Wijdemeren, 11 mei 2021 Burgemeester en wethouders van Wijdemeren,

de secretaris, mw. mr. W. Heeg

de burgemeester, mw. drs. C.R. Larson

5

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 11 mei 2021. Gelet op de Gemeentewet;

BESLUIT 1. In te stemmen met het voorstel om de resterende periode tot aan de gemeenteraadsverkiezing 2022 de focus te richten op het lokale herstel naar aanleiding van de Covid-19 crisis; 2. In te stemmen met het voorstel om activiteiten en ambities in 2021 te prioriteren (Bijlage 1), om zo de wettelijke taken en dienstverlening op een minimaal niveau te kunnen handhaven; 3. Een bedrag van €415.000 toe te voegen aan het budget voor inhuur.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 10 juni 2021. De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

mw. drs. E.B. Hörchner

mw. drs. C.R. Larson

Afschriften van dit besluit naar: