RV organisatieonderzoek Necker van Naem aangepast aan A-12-1 (aangenomen)

RAADSVOORSTEL: Het college heeft in haar vergadering van 10 augustus 2021 geheimhouding opgelegd op dit raadsvoorstel alsmede op het rapport “Onderzoek naar de organisatie van de gemeente Wijdemeren in 2021” tot en met de besloten bijeenkomst op 26 augustus. De geheimhouding is met ingang van 27 augustus opgeheven. Par.afd.hfd

Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen

.

RV/1539/210726/EVDB Z. 59647 / 332827 16 september 2021 Bestuur en Middelen Datum: 9 september 2021 rapport ‘Onderzoek naar de organisatie van de gemeente Wijdemeren in 2021’;

Portefeuillehouder Domein Ambtenaar/telefoonnummer

Burgemeester

Datum Onderwerp

3 augustus 2021 Uitkomsten Necker van Naem onderzoek naar de organisatie

Gemeentesecretaris

CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. Kennis te nemen van het rapport ‘Onderzoek naar de organisatie van de gemeente Wijdemeren in 2021’; 2. Kennis te nemen van de aanpak tot verbetering van de organisatie; 3. In te stemmen met de investering ter hoogte van € 130.000,- incidenteel en € 65.800,structureel ten behoeve van het verbeterplan, het kwaliteitssysteem en de controller, te verwerken in de jaarrekening 2021, voorjaars-rapportage 2022 en de begroting 2022. 1. Inleiding In december 2020 is de raad akkoord gegaan met een onderzoek naar het brede functioneren van de ambtelijke organisatie. Het onderzoek is in de periode tussen 1 december 2020 en 1 mei 2021 uitgevoerd door Necker van Naem. Doel van dit onderzoek was om goed in beeld te krijgen waar de organisatie staat, hoe deze functioneert, of de gekozen organisatiestructuur (ingevoerd sinds december 2017) efficiënt is en welke aanpassingen er nodig zijn om de organisatie verder te versterken. Het rapport (bijlage) is op 10 juni jl. opgeleverd. Het rapport legt de vinger op een aantal zere plekken in de organisatie. Het laat zien dat ingrijpen noodzakelijk is op met name de bedrijfsvoering, de sturing en de kwaliteit van de besluitvormingsprocessen. Wat minder sterk uit het rapport naar voren komt, zijn de eerdere constateringen met betrekking tot de personele capaciteit door de enorm toegenomen werkvoorraden.

Al meerdere keren is aangegeven dat ‘het piept en kraakt’ en dat ook op dit punt de organisatie versterkt moet worden. De personele problemen, waaronder de werkdruk en het hoge ziekteverzuim vragen ook om stevige interventies. Samengevat zijn er - om vervolg te geven aan de aanbevelingen uit het rapport én aan de eigen constateringen - interventies noodzakelijk op drie sporen: 1. Het versterken van de organisatie 2. Het versterken van het samenspel tussen raad, college en de organisatie

Raadsvoorstel Onderwerp : Uitkomsten Necker van Naem onderzoek naar de organisatie Datum : 3 augustus 2021

3. Het op orde brengen van de capaciteit: formatie in lijn brengen met de opgaven In september 2019 heeft uw raad de eindrapportage van het programma Basis op Orde ontvangen. Op dat moment waren de doelstellingen zoals geformuleerd in het programma in 2017 gerealiseerd. De constatering in het rapport van Necker van Naem is dat de daarna gewenste doorontwikkeling niet in lijn is gebleven met de beleidsopgaven en ontwikkelingen. Er dient op een aantal fronten een heroverweging te worden gemaakt en te worden bijgestuurd. Aanpak Op de verbeterpunten is stevige sturing en coördinatie nodig. Het college zet in op de volgende aanpak. Ad 1. Het versterken van de organisatie Met de ingezette organisatiewijzigingen vanaf 2017 is ook integraal werken en integraal management ingevoerd. In de praktijk is de interne afstemming en integrale advisering echter nog niet voldoende gerealiseerd. De bedrijfsvoering is versnipperd over de verschillende domeinen en de staf; de samenwerking tussen de onderdelen moet beter. Daarnaast is de controllersfunctie (nog) gekoppeld aan de teammanager financiën, waardoor er te weinig tijd en focus is op risicomanagement en control. Het effect dat ons college met spoor 1 in deze aanpak wil bereiken is evenwicht tussen de domeinen en de bedrijfsvoering. Het tweede effect is meer grip op de financiën en de controlfunctie van de organisatie.

Het voorgestelde onderzoek naar de optimale organisatieen managementstructuur levert als resultaat een voorstel op dat past bij de inhoudelijke keuzes die worden gemaakt (vorm volgt inhoud). Hieruit zal ook blijken wat het optimale aantal leidinggevenden voor de organisatie is. De volgende interventies worden daarvoor in gang gezet: a. Bedrijfsvoering in evenwicht brengen met de domeinen b. Doorontwikkelen integrale afstemming en advisering. c. Control versterken brengen door de controlfunctie lost te koppelen van de functie van teammanager. d. Verbeteren organisatie- en managementstructuur Het directieteam pakt dit op met als doel voor het einde van het jaar een uitgewerkt verbeterplan inclusief implementatiemodel gereed te hebben om dit uiterlijk in de raad van februari 2022 ter besluitvorming voor te leggen. Het DT is op dit moment door het verloop in teammanagers “gaten aan het dichtlopen” zodat hiervoor extra capaciteit nodig is. Ad 2. Het versterken van het samenspel tussen raad, college en de organisatie Het rapport geeft duidelijk aan dat de gemeente het samenspel tussen organisatie, college en raad moet versterken. Een goede verbinding tussen raad, college en organisatie waardoor Wijdemeren één gemeente uitstraalt, die de maatschappelijke en bestuurlijke opgaven aan kan, is noodzakelijk.

Uit het rapport komt naar voren dat raads- en collegestukken vaak onder grote tijdsdruk tot stand komen. Dat heeft gevolgen voor de kwaliteit en daarmee ook voor het gedrag van de verschillende gremia. Om grip te krijgen gaat men op elkaars stoel zitten, wat het samenspel niet ten goede komt. Belangrijke aspecten hierbij zijn - naast prioriteren en faseren -, vooral betere voorbereiding en politieke sensitiviteit. Het beoogde effect van dit spoor is duidelijke sturing en aansturing en daarmee betere voorbereiding van college- en raadsvoorstellen, waardoor de kwaliteit van de besluitvormingsprocessen en daarmee de besluitvormingsdocumenten verbetert. Daarvoor zijn de volgende interventies nodig:

2

Raadsvoorstel Onderwerp : Uitkomsten Necker van Naem onderzoek naar de organisatie Datum : 3 augustus 2021

a. Werkprocessen maken die leiden tot betere voorbereiding en dus tot kwaliteitsverbetering van besluitvormingsdocumenten; b. Afspraken maken over rollen en rolvastheid die leiden tot betere besluitvormingsprocessen; c. Het organiseren van de hiervoor noodzakelijke trainingen. Tot 2013 was er sprake van een ingebed kwaliteitssysteem. In 2013 is de keuze gemaakt om de inzet van formatie op deze taak los te laten. Het effect van deze keuze is dat door de jaren heen er een verminderde aandacht is geweest voor het behoud van het kwaliteitssysteem. De afgelopen jaren zien we daar de effecten van. De toetsing van de kwaliteit van voorstellen, het bewaken van de werkprocessen rondom toetsing en aanlevering van documenten en het instrueren van de medewerkers vinden onvoldoende plaats. Inmiddels is het niveau dermate verslechterd dat ingrijpen urgent en noodzakelijk is. Om die reden wil het college inzetten op het oprichten van een kwaliteitssysteem waarbij de werkprocessen worden opgesteld, de eisen en toetsingscriteria voor college- en raadsvoorstellen worden opgesteld en er een sluitend toetsingssysteem wordt ingericht. Het is onontbeerlijk dat medewerkers tegelijk worden getraind en begeleid in deze fase. Na de implementatie van het kwaliteitssysteem zal het systeem, en de monitoring daarvan, vast worden ingebed in de organisatie. Ad 3.

Het op orde brengen van de capaciteit: formatie in lijn brengen met de opgaven Op het gebied van de bedrijfsvoeringsfunctie blijkt dat de formatie niet is meegegroeid met de toename van het werk en te krap is voor de werkzaamheden. De teams in het primaire proces kunnen onvoldoende steunen op hulp en advisering uit de bedrijfsvoering. Deze scheefgroei tussen bedrijfsvoeringteams en teams in het primaire proces kon mede ontstaan omdat er geen vaste opslag voor bedrijfsvoering is bij nieuwe formatie, die er voor zorgt dat de bedrijfsvoering “meegroeit” met de organisatie. De werkvoorraden zijn enorm toegenomen, zoals de toenames in de aantallen bouwvergunningen, WOB-verzoeken en meldingen openbare ruimte. Daarnaast waren er al langlopende dossiers bij bijvoorbeeld handhaving en vastgoed die de reguliere processtromen “verstoppen”. Ook de uitvoering van nieuwe en aangescherpte wetgeving, regionale samenwerking en het hoge ambitieniveau leggen meer druk op de organisatie. Door de hoge werkdruk is er geen ruimte voor de opvang van calamiteiten en nieuwe ontwikkelingen. Incidentele versterking van de organisatie (tijdelijk inhuurbudget) is geen oplossing voor de lange termijn.

Het effect dat ons college met dit spoor wil bereiken is het hanteerbaar en beheersbaar maken van de werkvoorraden, een lager ziekteverzuim, betere integrale advisering op bedrijfsvoeringsaspecten (relatie met spoor 1 en 2) én ruimte creëren voor calamiteiten en nieuwe ontwikkelingen, zodat Wijdemeren adequaat kan inspelen op wet- en regelgeving en ontwikkelingen in de samenleving. De voorgestelde interventies zijn: a. Bedrijfsvoeringscapaciteit in lijn brengen met de organisatie en ook te houden (meeademen) b. Capaciteit in het primaire proces vergroten en aanpassen aan de werkvoorraden c. Structureel budget realiseren voor inhuur (flexibele schil), calamiteiten en nieuwe ontwikkelingen. Het voorstel voor capaciteit volgt uit de uitkomsten van de inhoudelijke keuzes die we moeten maken. Ook hier geldt: vorm volgt inhoud. Het voorstel voor capaciteit wordt meegenomen in het verbeterplan dat uiterlijk in het eerste kwartaal wordt opgeleverd.

Algemeen Waarden: In alle drie de sporen krijgt de organisatiecultuur ruim aandacht. De waarden die de gemeente nastreeft zijn Eigenaarschap, Eigentijds en Vernieuwend, Inclusief,

3

Raadsvoorstel Onderwerp : Uitkomsten Necker van Naem onderzoek naar de organisatie Datum : 3 augustus 2021

Professioneel en Benaderbaar. De reeds geplande interventies dit najaar op het gebied van cultuur worden in lijn gebracht met het verbetertraject, zodat deze elkaar gaan versterken. Communicatie: Bij een organisatieontwikkeling van deze orde is het goed informeren en betrekken van de ondernemingsraad, management en medewerkers cruciaal. De interne communicatie heeft veel aandacht nodig om dit strategisch en in samenhang met de communicatie met het college en de raad goed te laten verlopen. Ook het begeleiden van externe communicatie, zoals pers- en interviewvragen moeten goed worden begeleid. Nader onderzocht wordt wat de capacitaire mogelijkheden daartoe zijn binnen de huidige communicatiecapaciteit. Tot slot De voorgestelde interventies zijn een eerste set aan maatregelen die het college nu in de urgentie met prioriteit oppakt. Naar verwachting zullen de effecten daarvan in de eerste helft van 2022 zichtbaar zijn. Dan zullen ook de vervolgacties worden bepaald. De voorgestelde interventies zijn geen doel op zich. Ze moeten uiteindelijk leiden tot een betere organisatie, waar mensen met plezier en gezond kunnen werken aan de ambities van de gemeente. Dat zal vervolgens leiden tot betere dienstverlening en een goede verbindding tussen overheid en burger. 2. Argumenten De verbeterpunten worden gefaseerd doorgevoerd.

Uit het rapport en uit eigen constateringen komen veel verbeterpunten. Door deze te clusteren in drie sporen ontstaat overzicht en focus. Door te prioriteren zorgt het college er voor dat de veranderingen overzichtelijk en uitvoerbaar zijn. Tijdens de verbouwing moet ‘de winkel’ immers open blijven. Het uitgangspunt is eigen regie met gedoseerde externe ondersteuning. Het college kiest er voor om de verbeteringen met de bestaande organisatie aan te pakken onder regie van de gemeentesecretaris. Medewerkers hebben hart voor de zaak en willen hier graag zelf aan meewerken. Op een aantal specialismen, zoals bedrijfsvoering, kwaliteit en mogelijk communicatie is externe expertise wenselijk. 3. Kanttekeningen/Risico’s De keuze voor het type gemeente dat Wijdemeren wil zijn is aan de gemeenteraad. In het rapport wordt als eerste aanbeveling meegegeven dat er een keuze gemaakt moet worden in het type gemeente dat Wijdemeren wil zijn. Er is nu sprake van een hybride organisatiefocus. Geen echte keuze tussen een regiegemeente en een uitvoeringsgemeente heeft invloed op de focus en de organisatie. Deze keus is er echter een die door de raad genomen moet worden. Deze keuze is op korte termijn noodzakelijk omdat deze van invloed is op de keuzes die de organisatie moet maken. 4.

Financiële consequenties De investeringen in de bedrijfsvoeringscapaciteit en het in lijn brengen en houden van de bedrijfsvoeringscapaciteit vraagt uitbreiding van de formatiebudgetten, die inzichtelijk worden gemaakt in het verbeterplan. De meer specifieke consequenties van dit raadsvoorstel worden begroot op: € 75.000,- incidenteel; ten behoeve van capaciteit ter ondersteuning van de directie voor het opstellen van het verbeterplan. € 55.000,- incidenteel; ten behoeve van het realiseren van het kwaliteitssysteem en trainingen.

4

Raadsvoorstel Onderwerp : Uitkomsten Necker van Naem onderzoek naar de organisatie Datum : 3 augustus 2021

€ 65.800,- structureel; ten behoeve van de concerncontrol. Voor de periode tot 1 januari 2022 zullen de kosten voor het jaar 2021 ten laste komen van het budget externe inhuur, te verantwoorden bij de jaarrekening. De incidentele kosten zullen voor het resterende deel in 2022 worden verantwoord bij de voorjaarsrapportage. Voor de concerncontroller zal in de begroting 2022 het salarisbudget op deze functie verruimd worden.

5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) 9 augustus: Informeren en betrekken van de ondernemingsraad door de gemeentesecretaris 10 augustus: informeren en betrekken van de leidinggevenden door de gemeentesecretaris Eind augustus: Informatiesessie medewerkers 26 augustus: Besloten bijeenkomst met de raad 9 september: Commissie 16 september: Raad Vanaf 16 september:  Werving concerncontroller  Opzetten en implementeren kwaliteitssysteem  Uitwerking verbeterplan  2022 besluitvorming en implementatie Geheimhouding: De door het college op 10 augustus 2021 opgelegde geheimhouding vervalt na behandeling van het rapport in de besloten bijeenkomst met de gemeenteraad op 26 augustus of op enig ander moment dat deze bijeenkomst plaatsvindt. De leden van de OR, de leidinggevenden en de leden van de gemeenteraad behoren tot de kring die voor het opheffen van de geheimhouding inzage krijgen in het rapport.

6. Duurzaamheidsapecten Geen 7. Standpunt commissies (en derden) De gecombineerde commissie BM en MSZ van 9 september 2021 adviseert het voorstel te behandelen als bespreekstuk in de raadsvergadering d.d. 16 september 2021.

Wijdemeren, 3 augustus 2021 Burgemeester en wethouders van Wijdemeren, de secretaris, de burgemeester,

mr. W. Heeg

drs. C.R. Larson

5

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 3 augustus 2021 Gelet op de gemeentewet, BESLUIT 1. Kennis te nemen van het rapport ‘Onderzoek naar de organisatie van de gemeente Wijdemeren in 2021’; 2. Kennis te nemen van de aanpak tot verbetering van de organisatie; 3. In te stemmen met de investering ter hoogte van € 130.000,- incidenteel en € 65.800,structureel ten behoeve van het verbeterplan, het kwaliteitssysteem en de controller, te verwerken in de jaarrekening 2021, voorjaars-rapportage 2022 en de begroting 2022. 1. Kennis te nemen van het rapport “Onderzoek naar de organisatie van de gemeente Wijdemeren in 2021”; 2. In te stemmen met het zo spoedig mogelijk een concern-controller aan te stellen voor een bedrag van maximaal € 80.000,- per jaar en het salarisbudget op deze functie dienovereenkomstig te verruimen in de begroting van 2022 en volgende; 3. Het College op te dragen een verandermanager aan te stellen die de opdracht krijgt om een verbeterplan en een bijbehorend implementatietraject op te stellen om de capaciteit en de organisatie van de bedrijfsvoeringsfunctie in lijn te brengen met de in het rapport beschreven opgaven. Het kwaliteitssysteem dient hier eveneens onderdeel van uit te maken; 4. Het voorstel genoemd onder 3 ter besluitvorming voor te leggen in de raad van 16 december 2021; 5. a.

In de begroting 2022 ruimte te scheppen voor de uit onderdeel 3 voortkomende eventuele extra incidentele en structurele uitgaven door het opnemen van een onderbouwde stelpost; b.in de begroting 2022 een realistisch en structureel budget voor inhuur op te nemen in lijn met de bevindingen van het rapport; 6. Over de voortgang genoemd onder 3 maandelijks aan de raad te rapporteren; 7. In te stemmen met een investering van 130.000 euro (inhuur en uitrol acties verandermanager) , te verwerken in de jaarrekening 2021 en begroting 2022; 8. In mei 2022 aan de raad te rapporteren in hoeverre het onder 3 genoemde verbeterplan tot de gewenste resultaten heeft geleid. Aldus besloten in de openbare vergadering van 16 september 2021 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. E.B. Hörchner

drs. C.R. Larson