RV Inhuurbudget laatste trimester 20219 (aangenomen)

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd

Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlage Portefeuillehouder Domein Ambtenaar/telefoonnummer

RV/1546/210818/PS Z.67203 14 oktober 2021 Bestuur & Middelen Datum: 7 oktober 2021 Nee Overzicht benodigde inhuur met bijbehorende kosten burgemeester ST P. Swinnen, 163, p.swinnen@wijdemeren.nl 30 augustus 2021 Raadsvoorstel benodigd inhuurbudget 1 sept. - 31 dec 2021

Datum Onderwerp CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. Een bedrag van € 405.000,- toe te voegen aan het budget voor inhuur, benodigd in het laatste trimester van 2021.

1. Inleiding In de raadsvergadering van 10 juni jl. heeft uw raad ingestemd met het voorstel om: - de resterende periode tot aan de gemeenteraadsverkiezing 2022 de focus te richten op het lokale herstel naar aanleiding van de Covid-19 crisis; - activiteiten en ambities in 2021 te prioriteren om zo de wettelijke taken en dienstverlening op een minimaal niveau te kunnen handhaven; - een bedrag van €415.000 toe te voegen aan het budget voor inhuur voor de periode tot 1 september 2021. Bij de behandeling van dit raadsvoorstel is door het college de toezegging gedaan om in september 2021 met een nieuw voorstel te komen, waarin de benodigde inhuur voor de rest van 2021 aan u zal worden voorgelegd. De verwachting was immers al dat niet alle inhuur per 1 september 2021 zou kunnen worden stopgezet. Dit voorstel geeft uitvoering aan deze toezegging. Met name in de teams die onder bedrijfsvoering geschaard kunnen worden (Financiën, JZ, ITP, Vastgoed en HR, Communicatie & Bestuurssecretariaat) is inhuur van externe medewerkers tot het einde van het jaar onverminderd noodzakelijk. In de bijlage vindt u de toelichting op de functies die dit betreft met de daarbij behorende inhuurkosten. Het benodigde budget voor de periode 1 september – 31 december 2021 is geprognosticeerd op € 405.000,-

.

Raadsvoorstel Onderwerp : raadsvoorstel benodigd inhuurbudget 1 september - 31 december 2021 Datum : 18 augustus 2021

2. Argumenten 2.1 Er is nog steeds sprake van ontoereikende capaciteit in de vaste formatie van medewerkers in relatie tot de structurele toename van de werkzaamheden met 20 tot 40%. Ondanks de prioritering in werkzaamheden en ambities is de werklast en –druk nog steeds te hoog voor de bestaande capaciteit aan vaste medewerkers. Dit beeld wordt bevestigd in het onderzoeksrapport van Bureau Necker van Naem dat eind augustus aan uw raad is gepresenteerd. Naar aanleiding van dit rapport zal er in de begroting van 2022 een voorstel voor formatie-uitbreiding worden meegenomen voor posities in de organisatie waar de knelpunten in capaciteit het grootst zijn. 2.2 Een hoog ziekteverzuim en veel uitstroom van medewerkers Het gemiddelde verzuimpercentage laat gelukkig een dalende trend zien van 7,98% in het vierde kwartaal 2020, naar 6,96% in het eerste kwartaal 2021 en naar 6,46% in het tweede kwartaal van 2021.Voor het derde kwartaal wordt een verdere daling van het ziekteverzuim verwacht, maar t.o.v. het streefcijfer van maximaal 5,5% zitten we nog steeds te hoog. Daarnaast moeten we constateren dat de uitstroom van medewerkers (incl. het bereiken van de pensioengerechtigde leeftijd) ook hoger is dan wenselijk is. Tot en met 1 juli 2021 zijn er 15 medewerkers uit dienst getreden.

Op een totaal aantal van 184 medewerkers is dit over het eerste half jaar van 2021 al een uitstroompercentage van 8%. Enkele nieuwe opzeggingen in aanmerking nemende, ziet het ernaar uit dat we dit jaar op een uitstroompercentage van meer dan 10% gaan uitkomen. 2.3 Extra werkzaamheden als gevolg van de coronamaatregelen Hoewel het aantal coronabesmettingen lijkt te dalen, is de coronapandemie nog niet voorbij en is ook nog niet geheel te voorspellen wat de veranderende weersomstandigheden in het najaar voor een effecten op de besmettingscijfers zullen hebben. De organisatie heeft in 2020 omgerekend ruim 17fte aan eigen capaciteit ingezet direct gerelateerd aan de bestrijding van de Covid-19 crisis. Voor 2021 is de verwachting dat dit niet veel minder zal zijn. 2.4 Een flexibele schil van medewerkers is structureel noodzakelijk; een gangbaar streefpercentage hierbij is 10%. De organisatie staat continue voor nieuwe uitdagingen. Zeker in deze tijd. Dit vereist wendbaarheid van de organisatie en van de medewerkers. Aanpassingen in functies, formatie en bezetting zijn onvermijdelijk. Indien we uitgaan van een flexibele schil van 10%, betekent dit een jaarlijks benodigd inhuurbudget voor Wijdemeren van € 1.280.000 (10% van de loonsom). In de begroting voor 2021 was een inhuurbudget van € 75.000 opgenomen. Met het raadsbesluit van 10 juni jl. is daar € 415.000 aan toegevoegd.

Indien de nu gevraagde € 405.000,- voor de rest van het jaar wordt toegekend, komt het totale inhuurbudget voor 2021 hiermee uit op € 825.000,- . Dit komt overeen met 6,4% van de loonsom en ligt nog ruim onder de gangbare 10% van de loonsom.

2

Raadsvoorstel Onderwerp : raadsvoorstel benodigd inhuurbudget 1 september - 31 december 2021 Datum : 18 augustus 2021

3. Kanttekeningen/Risico’s 3.1 Ook met de huidige inhuur blijft de ambtelijke organisatie kwetsbaar De ambtelijke organisatie blijft kwetsbaar doordat er sprake is van onderbezetting, relatief veel verloop, langdurige en moeilijk vervulbare vacatures en door extra werkzaamheden als gevolg van de Covid-19 crisis. Zelfs indien de huidige inzet van externen gecontinueerd mag worden, blijft de marge binnen de organisatie beperkt om nieuwe wensen of ambities op te pakken. 3.2 Plan van aanpak voor versterking van de organisatie n.a.v. rapport Necker van Naem De onderzoeksresultaten van het bureau Necker van Naem zullen vertaald worden in een Plan van Aanpak voor de versterking van de organisatie. Voorjaar 2022 zal blijken welke maatregelen er structureel nodig zijn om de bedrijfsvoering, de dienstverlening en de voorbereiding van de politieke besluitvorming op peil te brengen en te houden. 4. Financiële consequenties 4.1 Verruiming van het inhuurbudget met € 405.000 (tot in totaal 7,0 % van de loonsom) en dit mee te nemen in de najaarsnota 2021 De urgentie voor inhuur zit vooral in het opvangen van piekbelasting, verzuim en vacatures/verloop. Het grootste deel daarvan zal terecht komen bij de bedrijfsvoeringteams, die nauwelijks dekkingsmogelijkheden uit andere budgetten hebben. De extra benodigde inhuur in het Fysieke domein wordt gedekt in het Cascoplan voor de POV.

Voor de extra inhuur in het Sociale Domein is er een alternatieve dekking mogelijk uit de Reserve Sociaal Domein en/of de Reserve Open Bejaardenwerk. Dit alles in aanmerking nemend, stellen wij voor in te stemmen met een verruiming van het inhuurbudget met €405.000,- voor de periode tot 31 december 2021. De financiële impact daarvan op de begroting zal aan uw raad worden voorgelegd in de najaarsnota. Dit is conform de reguliere systematiek. Uit het financiële overzicht (zie bijlage 1) blijkt dat de kosten inhuur bij ziektevervanging en inhuur voor het opvangen van piekbelasting (o.a. wegwerken voorraden bezwaarschriften) in de periode 1 sept. t/m 31 dec. significant toenemen ten opzichte van de realisatie t/m 31 aug. Een verklaring hiervoor is dat: - men in de 1e helft van dit jaar terughoudend is geweest in het nemen van besluiten tot inhuur bij ziektevervanging en piekbelasting (dit verklaart ook de relatief lage realisatie t/m 31-8); - in de zomer enkele nieuwe besluiten zijn genomen om tot het eind van dit jaar in te huren (die kosten zitten nu in de prognose); - een enkel besluit is genomen om de inhuur te verlengen waardoor deze kosten nu ook in de prognose t/m 31-12 zitten. Overigens geldt in zijn algemeenheid dat de huidige situatie op de inhuurmarkt soms leidt tot lange procedures voordat de geschikte kandidaat is gevonden en kan starten.

Ook dit verklaart de relatief ‘lage’ realisatie t/m 31 aug. ten opzichte van de prognose.

3

Raadsvoorstel Onderwerp : raadsvoorstel benodigd inhuurbudget 1 september - 31 december 2021 Datum : 18 augustus 2021

5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) De verruiming van het inhuurbudget zal worden opgevoerd in de najaarsnota 2021 6. Duurzaamheidsapecten Niet van toepassing 7. Standpunt commissies (en derden) De commissie Bestuur en Middelen van 7 oktober 2021 adviseert het voorstel te behandelen als hamerstuk in de raadsvergadering d.d. 14 oktober 2021.

Wijdemeren, 30 augustus 2021 Burgemeester en wethouders van Wijdemeren,

de secretaris,

de burgemeester,

mr. W. Heeg

drs. C.R. Larson

4

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 30 augustus 2021 Gelet op BESLUIT In te stemmen met het voorstel om een bedrag van €405.000,- toe te voegen aan het budget voor inhuur.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 14 oktober 2021 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. E.B. Hörchner

drs. C.R. Larson

Afschriften van dit besluit naar: