RV Gunning aanbesteding accountant (aangenomen)

RAADSVOORSTEL Par.afd.hfd

Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder

.

Z.66681 12 juli 2022 Bestuur & Middelen Datum: 07 juli 2022 Nee Gunningsadvies Auditcommissie/beoordelingscommissie aanbesteding accountantsdiensten Griffie E. Hörchner 14 juni 2022 Gunning aanbesteding accountantsdiensten

Afdeling Ambtenaar/telefoonnummer Datum Onderwerp CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. In te stemmen met het gunningsadvies “Openbare Europese aanbesteding Accountant”; 2. Met Publieke Sector Accountants B.V. het contract aan te gaan voor de controle op de jaarrekeningen van de jaren 2023 tot en met 2026; 3. De verhoging van het budget accountant (200010/43832) met € 5.000 mee te nemen in de begroting 2023.

1. Inleiding De overeenkomst met BDO Audit & Assurance B.V. is per 1 juli 2022 beëindigd. De gemeenteraad heeft op 10 februari 2022 besloten tot een aanbesteding van de accountantsdiensten voor de controle van de jaarrekening boekjaar 2022 tot en met 2025, met de optie tot twee maal verlenging van een jaar. Tegelijk met dat besluit heeft de raad ook het aanbestedingsdocument vastgesteld en de Auditcommissie aangewezen als beoordelingscommissie. 2. Argumenten 2.1 Aanbesteding conform inkoopbeleid Op 3 maart 2022 is de aanbesteding geplaatst op TenderNed onder referentienummer TN 350268. 2.2 Beoordelingstraject is doorlopen Op 16 mei 2022 heeft Publieke Sector Accountants B.V. (hierna te noemen PSA) een offerte ingediend. Aan de hand van de selectiecriteria is vastgesteld dat de aanbieding van PSA voldoet aan alle gevraagde selectiecriteria. De offerte is daarnaast inhoudelijk beoordeeld op basis van de vooraf gedefinieerde gunningscriteria (eisen en wensen) in het aanbestedingsdocument, zoals vastgesteld op 10 februari 2022.De inschrijving voldoet aan de gestelde eisen. Tijdens een presentatie, op 13 juni 2022, is onder andere beoordeeld op de competenties van de verantwoordelijk partner en senior manager. De beoordelingscommissie oordeelt dat de inschrijving goed aansluit bij de behoeften en wensen van de gemeente.

PSA heeft blijk gegeven van goed inzicht in de situatie van de gemeente. Daarnaast heeft PSA zich

Raadsvoorstel Onderwerp : Gunningsadvies aanbesteding accountantsdiensten Datum : 14 juni 2022

gespecialiseerd in opdrachten in de publieke sector en heeft veel ervaring met opdrachten bij gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. 2.3 Eén inschrijver is geen reden de aanbestedingsprocedure te stoppen PSA is de enige inschrijver binnen de aanbestedingsprocedure. Ondanks dat hierdoor geen sprake is van mededinging, is het advies de aanbestedingsprocedure niet te stoppen, en een tweede aanbestedingsprocedure in te gaan. Hiervoor zijn verschillende argumenten. Ten eerste voldoet PSA aan de gevraagde selectiecriteria. Ten tweede is de markt is op het moment zeer slecht. De kans dat een tweede aanbestedingsprocedure meer inschrijvers oplevert, is nihil. Ten slotte is het contract met BDO inmiddels beëindigd. 2.4 Gunning is raadsbevoegdheid Op grond van artikel 213, Tweede lid Gemeentewet, wijst de raad een of meer accountants aan, belast met de controle van de jaarrekening, en het verstrekken van een accountantsverklaring en een verslag van de bevindingen. 3. Kanttekeningen/Risico’s 3.1 Openbaarheid gunning Op grond van de Europese aanbestedingsregels is informatie over de gunning niet openbaar tot de definitieve gunning. Omdat slechts een aanbieding is binnen gekomen, is er geen verplichte wachttijd (Alcatel periode). De definitieve gunning vindt dan ook direct na het besluit over de gunning in de raadsvergadering plaats.

Dit heeft tot gevolg dat de behandeling in de commissie niet openbaar kan zijn, maar de raadsbehandeling, zo gewenst, wel. 4. Financiële consequenties De bieding van PSA bestaat uit de een vaste prijs per jaar voor de controle van de jaarrekening inclusief de SiSa-bijlage en de WNT-verantwoording, daarbij ook de uitvoering van een interim controle en het uitbrengen van een managementletter, de certificering van de jaarrekening en het uitbrengen van het accountantsverslag, alsmede de natuurlijke adviesfunctie. De offerteprij is: € 65.400 (excl. BTW, per jaar). De offerte is niet binnen het budget dat hiervoor op de begroting is opgenomen. In de meerjarenbegroting 2022-2025 is een jaarlijks structureel budget van € 60.000 beschikbaar. In de afgelopen jaren is het bedrag in de begroting meerdere malen overschreden. Het verdient aanbeveling de het budget voor de accountantskosten structureel met € 5.000 te verhogen. In de offerte heeft PSA aangegeven dat geen meerwerk wordt verwacht. Omdat zij oordelen dat zij een realistische offerte hebben neergelegd. Dit is in het gesprek met PSA naar aanleiding van de presentatie bevestigd. Alleen onder bijzondere omstandigheden zullen zijn meerwerk in rekening brengen. 5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Na instemming van de raad met dit voorstel ontvangt PSA een voorlopige gunning.

Bij meerdere inschrijvingen geldt een opschortende termijn (van 20 dagen), voordat een opdracht definitief kan worden gegund. Deze termijn geeft belanghebbenden de mogelijkheid een gerechtelijke procedure aanhangig te maken tegen de gunningsbeslissing. Omdat PSA de enige inschrijver is en er dus geen andere betrokken gegadigden zijn, hoeft geen toepassing te worden gegeven aan de opschortende termijn. Dit houdt in dat de definitieve gunning direct na de voorlopige gunning volgt en de overeenkomst met PSA op korte termijn ondertekend kan worden.

2

Raadsvoorstel Onderwerp : Gunningsadvies aanbesteding accountantsdiensten Datum : 14 juni 2022

De ingangsdatum van de overeenkomst met de accountant is 1 augustus 2022. De looptijd van het boekjaar loopt van 2022 tot en met 2025; met de optie tot verlenging tot en met 2027.

Wijdemeren, 14 juni 2022

Beoordelingscommissie aanbesteding accountantsdiensten Gert Zagt

Patricia IJsbrandij

Bo de Kruijff

3

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van de Beoordelingscommissie aanbesteding accountantsdiensten d.d. 14 juni 2022 Gelet op Gemeentewet art. 213; Controleprotocol Wijdemeren art. 2; Europese aanbestedingswetgeving; Inkoopbeleid van de gemeente Wijdemeren. BESLUIT In te stemmen met het gunningsadvies “Openbare Europese aanbesteding Accountant”; 2. Met Publieke Sector Accountants B.V. het contract aan te gaan voor de controle op de jaarrekeningen van de jaren 2023 tot en met 2026; 3. De verhoging van het budget accountant (200010/43832) met € 5.000 mee te nemen in de begroting 2023. 1.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 12 juli 2022 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. E.B Hörchner

drs. C.R Larson

Afschrift van dit besluit naar: - Publieke Sector Accountants B.V