RV Beheer- en exploitatiemodel binnensportaccommodaties

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder Domein Ambtenaar/telefoonnummer Datum Onderwerp

Z.58253/D.315570 8 april 2021 Maatschappelijke Zaken Datum: 30 maart 2021 Nee 1. Prae.WDM-ER.Exploitatiemodel Binnensport 10-02-2021 weth. J.J. De Kloet E. van Miltenburg, (035) 65 59 420, e.vanmiltenburg@wijdemeren.nl 02 maart 2021 Beheer- en exploitatiemodel gemeentelijke binnensportaccommodaties

CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. Kennis te nemen van het rapport ‘Exploitatiemodel Binnensport’ inzake het beheer- en exploitatiemodel van de drie gemeentelijke binnensportaccommodaties: sporthal De Blijk, sporthal De Fuik en sportzaal Eikenrode. 2. In te stemmen met het behoud van de couleur locale in beheer en op korte termijn geen integrale commercialisering te overwegen van alle binnensport accommodaties ineens. 3. Voor het beheermodel van sportzaal Eikenrode een vervolgtraject te starten om de uitvoeringstaken te optimaliseren dan wel over te gaan tot het beheermodel zoals dat wordt gehanteerd in De Fuik en De Blijk.

1. Inleiding Op 6 maart 2019 is de raad per brief geïnformeerd over het voorgenomen ‘haalbaarheidsonderzoek privatisering sporthallen’. De gemeente wenst uitsluitsel te hebben of een nieuw exploitatiemodel leidt tot voordelen in de bedrijfsvoering. Dat geldt primair voor Sportzaal Eikenrode waar sprake is van gemeentelijk beheer en in het kielzog daarvan ook voor De Blijk en De Fuik waar de beheertaken zijn uitbesteed. Het beheren en exploiteren van binnensportaccommodaties wordt niet langer gezien als kerntaak van de gemeente. In Eikenrode speelt daarbij dat er ruimte is voor verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening in relatie tot de kosten die daar nu voor worden gemaakt. De gemeente Wijdemeren heeft Praesentis gevraagd om advies inzake het beheer- en exploitatiemodel van de drie gemeentelijke binnensportaccommodaties: sporthallen De Blijk en De Fuik en sportzaal Eikenrode. In december 2019 is het conceptrapport ontvangen zoals aan de raad per brief is gemeld (Z.48958/D.258948, Stand van zaken onderzoek beheer en exploitatie sporthallen, inclusief bijlage onderzoeksrapport d.d. 19 december 2019). In 2020 is overlegd met o.a. de beheerders van De Fuik en De Blijk en afgestemd om begrotingscijfers en werkelijke resultaten, evenals de achterliggende redenen daarvan, beter te duiden en opmerkingen van de beheerders te verwerken. Mede n.a.v.

wisseling in ambtelijke bezetting, omzetting van het financiële systeem van de gemeente en Corona maatregelen heeft afronding van het proces tot besluitvorming even op zich laten wachten. U wordt gevraagd kennis te nemen van het eindrapport en in te stemmen met de beslispunten.

.

Raadsvoorstel Onderwerp : Beheer- en exploitatiemodel gemeentelijke binnensportaccommodaties Datum : 2 maart 2021

2. Argumenten Naast een eventueel gemeentelijk organisatievoordeel zijn ook voordelen in beeld gebracht voor een betere exploitatie van elke binnensportaccommodatie afzonderlijk, synergievoordelen gezamenlijk en een zo hoog mogelijk maatschappelijk rendement. Met dat laatste bedoelen wij dat de accommodaties beter bereikbaar, beschikbaar en betaalbaar zijn voor de inwoners, verenigingen uit de gemeente en regio. Het actualiseren van beheercontracten is onderdeel daarvan. Voor deze binnensportaccommodaties is in beeld gebracht welke alternatieve mogelijkheden er zijn om het beheer en de exploitatie in te richten, waaronder volledige uitbesteding. De hoofdlijn van het advies luidt om te komen tot meer efficiëntie in beheertaken en horeca exploitatie in de huidige situatie, wat met name geldt voor Sportzaal Eikenrode (uit het rapport, paragraaf 4.6, blz. 34). Wanneer maatregelen onvoldoende uitpakken en/of wanneer ook beheer- en/of horecawijzigingen in De Blijk of De Fuik aan de orde zijn, dan kan overwogen worden om een beheersvorm te overwegen die integraliteit en efficiëntie onder één dak mogelijk maakt, aan de hand van commercialisering. In het voorliggende onderzoeksrapport wordt geadviseerd om ‘quick wins’ en middellange termijn oplossingen met betrekking tot het beheer en de exploitatie van o.a. MFA’s en sociaal culturele centra in de gemeente integraal te bekijken.

Dit wordt verder uitgewerkt in de Nota Matschappelijk Vastgoed die in 2021 ter besluitvorming wordt voorgelegd. Verder geldt voor in ieder geval de accommodatie van De Blijk dat een afweging aan de orde kan zijn van renovatie of nieuwbouw, in relatie tot de oplopende onderhoudsbudgetten in de komende jaren en de relatief lage boekwaarde. De volgende argumenten gelden m.b.t. beheer & exploitatie: 2.1. Processen en procedures kunnen beter worden afgestemd, gecommuniceerd en geëvalueerd. Actualiseren van beheerovereenkomst leidt tot een betere duiding en eenduidigheid tot bepalingen en procedures tussen de verschillende binnensportaccommodaties en partijen onderling. Dit geldt voor de voorrangsregeling en de procedures m.b.t. planning, toekenning en eventueel ‘ruling’ door de gemeente als ook zaken die de verantwoordelijkheden van ‘schoon, heel en veilig’ beter demarqueren tussen gemeente en beheerders. 2.2. Commercialisering of privatiseren zijn nu niet aan de orde. Verregaande privatisering of commercialisering van de exploitaties is nu geen reële optie gezien de huurovereenkomsten met de beheerders van De Blijk en De Fuik voor de horeca. Zij beheren en exploiteren dit als geheel met sporthalbeheer. Verdere privatisering of uitbesteding kan wenselijk zijn vanuit financieel perspectief gezien de hoogte van de beheervergoeding.

De schaalgrootte voor verdere commercialisering of privatisering is echter te beperkt om daar voordeel uit te halen. Juist in het huidige beheermodel van De Fuik en De Blijk is er sprake van een sterke couleur locale en binding met sportverenigingen, maatschappelijke organisaties en inwoners in de eigen kern. Voor Eikenrode geldt deze binding minder en er is geen synergie van beheerinzet met de horeca. Met het oog verhogen van de efficiëntie en verbetering van de kwaliteit van dienstverlening is een uitbestede vorm van beheer en exploitatie van Eikenrode mogelijk aan de orde. 2.3. Een bezuiniging op de beheerovereenkomsten is geen doel an sich. In het rapport wordt geadviseerd om de beheervergoedingen van De Blijk en De Fuik aan te passen naar marktwaarde, benodigde werkzaamheden en kwaliteit van dienstverlening en in lijn te brengen met de vloer- of gebouwoppervlakte. In afwijking hierop wordt gesteld dat de beheervergoedingen mede op aangeven van de gemeente aan de beheerders en op basis van lang historisch perspectief tot stand zijn gekomen. Gezien de wens om couleur locale (binding en betrokkenheid) en de kwaliteit van dienstverlening te behouden, prevaleert dat boven het relatief beperkte financiële effect op de gemeentelijke exploitatielasten. Evenwel zien wij de efficiëntie op het beheermodel in Eikenrode wel als een uitvoerbaar advies. 2.4.

Er is een logische relatie met de Nota Maatschappelijk Vastgoed en uitvoeringsagenda. Beheer en exploitatie van binnensport en van ander sociaal cultureel vastgoed kan goed integraal worden beschouwd, zeker op middellange termijn,. Hierbij spelen ook andere zaken een rol, zoals gewenste inbreidingsontwikkelingen van woningbouw, verlevendiging van de dorpen etc. hiertoe wordt in de Nota Maatschappelijk Vastgoed een vertrouwelijke bijlage opgesteld, waarbij ook andere sociaal maatschappelijk vastgoed in de dorpen is betrokken.

2

Raadsvoorstel Onderwerp : Beheer- en exploitatiemodel gemeentelijke binnensportaccommodaties Datum : 2 maart 2021

3.1. Het beheermodel van Eikenrode. Er is verschil in gemeentelijk beheer enerzijds en regie op afstand van uitbesteed beheer anderzijds. De personele lasten van Eikenrode zijn cumulatief gezien hoog t.o.v. De Blijk en De Fuik en ook hoog in verhouding tot de oppervlakte van de sportvloer / binnensportaccommodatie. Er is in De Fuik en in De Blijk een directe relatie van binnensportbezetting met de horeca, wat als ‘prikkel’ werkt op verhuur, inzet, dienstverlening en kwaliteit. In Eikenrode is die relatie er niet. Gezien de rechten en plichten m.b.t het zittend personeel is voorafgaand aan een uitbestede vorm van beheertaken eerst een interne verkenning van de organisatiestructuur aan de orde. Hier ligt primair een taak voor Team Vastgoed, de Buitendienst en mogelijk in een vervolgfase voor de externe beheerders. 3. Kanttekeningen/Risico’s 2.1. Indien de beheerovereenkomsten niet worden geactualiseerd blijft er ongelijkheid bestaan in contractbepalingen en onduidelijkheid in de wijze van communiceren naar gebruikers over het proces van programmering. Actuele geharmoniseerde beheerovereenkomsten bieden beter (gemeentelijk) overzicht op programmering, financiën, procedures en middelen. 2.2. Alleen in samenhang net de Nota Maatschappelijk Vastgoed kan in bredere zin efficiëntie worden gevonden in het aanbod, beheer en exploitatie van maatschappelijk vastgoed. 3.1.

Indien het beheermodel van sporthal Eikenrode ongewijzigd blijft, kan niet worden voorzien de regiefunctie van de gemeente (de uitvoeringstaak wordt dan gecontinueerd) of in een efficiëntie slag mb.t. financiën als ook verbetering van de algehele dienstverlening. 3.2. Een zorgvuldig personeelsproces is noodzakelijk. Zittende personeelsleden hebben rechten vanuit Burgerlijk Wetboek en hebben waarschijnlijk rechten en plichten opgebouwd binnen de gemeente. Immers; het principe ‘mens volgt werk’ geldt. Er dient dus vooraf goed bekeken te worden of potentiële beheermodellen passend zijn. 4. Financiële consequenties Alleen indien een uitbestede vorm van beheer wordt overwogen voor Sportzaal Eikenrode kan dat een besparing opleveren van circa € 50.000 per jaar op beheerkosten. Evenwel betekent dit dat er ook nader te bepalen frictie- of ontvlechtingskosten mee gemoeid zijn. Het uitgangspunt is dat frictie- of ontvlechtingskosten worden voorkomen, ook indien hiermee een potentiele besparing teniet wordt gedaan. 4. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Bij het onderzoek en het adviesrapport zijn beheerders en horeca pachters geïnformeerd en betrokken. Na besluitvorming pakt Team Vastgoed het vervolgproces op, waarbij mogelijk en mits gepast de beheerders en horeca pachters worden uitgenodigd. Actualisering van de beheerovereenkomsten vindt in overleg met de beheerders plaats. 6.

Duurzaamheidsapecten N.v.t. 7. Standpunt commissies (en derden)

De commissie Maatschappelijke en Sociale Zaken d.d. 30 maart 2021 adviseert het voorstel als hamerstuk te behandelen in de raad van d.d. 8 april 2021. Wijdemeren, 02 maart 2021

Burgemeester en wethouders van Wijdemeren, de secretaris, de burgemeester, mw. mr. W. Heeg mw. drs. C.R. Larson

3

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 02 maart 2021;

BESLUIT 1. Kennis te nemen van het rapport ‘Exploitatiemodel Binnensport’ inzake het beheer- en exploitatiemodel van de drie gemeentelijke binnensportaccommodaties: sporthal De Blijk, sporthal De Fuik en sportzaal Eikenrode. 2. In te stemmen met het behoud van de couleur locale in beheer en op korte termijn geen commercialisering te overwegen van alle binnensport accommodaties ineens. 3. Voor het beheermodel van sportzaal Eikenrode een vervolgtraject te starten om de uitvoeringstaken te optimaliseren dan wel over te gaan tot het beheermodel zoals dat wordt gehanteerd in De Fuik en De Blijk.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 8 april 2021 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

mw. drs. E.B. Hörchner

mw. drs. C.R. Larson

Afschriften van dit besluit naar: