RV Aanschaf geluidssysteem raadszaal

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd

Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder Domein Team Datum Onderwerp CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt:

RV/1687/230206/EH Z.76775 16 maart 2023 Bestuur & Middelen Datum: 9 maart 2023 Nee 1 (niet openbaar) burgemeester Griffie Griffie 6 februari 2023 Aanschaf nieuwe geluidsinstallatie Raadzaal

1. Voor de raadzaal een nieuwe geluidsinstallatie met de mogelijkheid tot beeldregistratie aan te schaffen; 2. Hiertoe een investeringskrediet van € 80.000 ter beschikking te stellen; 3. De structurele jaarlijkse lasten ad € 21.200 die met deze aanschaf gemoeid zijn in de meerjarenraming 2024-2027 te verwerken ten laste van de begrotingssaldi; 4. Deze uitgave voor te leggen aan de toezichthouder in het kader van het toezichtsregime.

1. Inleiding Al geruime tijd laat de geluidskwaliteit van de installatie in de raadzaal te wensen over. Meerdere malen is het geluid geheel weggevallen. Dit heeft tot gevolg dat de uitzendingen van de vergaderingen van de gemeenteraad voor mensen thuis slecht, of helemaal niet, te volgen zijn. Dat maakt de raadsvergaderingen slecht toegankelijk. Dat geldt overigens niet alleen voor de live uitzendingen, maar ook voor de audiotulen, die van de opname worden bewaard. 2. Argumenten Het geluids- en opnamesysteem in de raadzaal vervangen is onvermijdelijk Het geluids- en opnamesysteem in de raadzaal is twintig jaar oud en de onderdelen zijn versleten en voorbij hun levensduur. Dit heeft tot gevolg dat het geluid in de afgelopen half jaar meerdere keren is uitgevallen. Dat had tot gevolg dat de uitzendingen van de vergaderingen van de gemeenteraad slecht te volgen waren, omdat er geen, of een veel te zacht geluid was, of dat een brom de uitzending verstoorde. Het systeem is meerdere keren opgelapt, maar het blijft elke keer onzeker of een uitzending voortgang kan vinden. Het geluids- en opnamesysteem in de raadzaal vervangen is niet uitstelbaar Het feit dat de het geluid regelmatig uitvalt verstoort de vergaderingen van de gemeenteraad. Daarnaast verstoort dit het democratisch proces, omdat de luisteraars de vergaderingen niet kunnen volgen.

Aanvullen van audio-opnamen met video Tijdens periodes van en rondom de lockdown in verband met corona, belemmerde het ontbreken van beeldopnames de gemeenteraad fysieke bijeen te komen. De benodigde

.

Raadsvoorstel Onderwerp : Aanschaf nieuw geluidssysteem Raadzaal Datum : 6 februari 2023

maatregelen waarmee raadsleden veilig de vergadering zouden kunnen bijwonen konden worden genomen. Het was dan echter, gezien de vorm van de raadzaal niet mogelijk publiek toe te laten, terwijl de openbare toegankelijkheid een eerste vereiste is voor transparantie rond vergaderingen. De gemeenteraad heeft daardoor langer vergadert op afstand dat nodig was geweest wanneer wel in beeld zou zijn uitgezonden. 3. Kanttekeningen/Risico’s Preventief toezicht verhindert uitgaven boven het niveau van de begroting 2022 Op dit moment staat de gemeente Wijdemeren onder preventief toezicht van de provincie Noord-Holland. Dit houdt in dat alle uitgaven boven het niveau van de begroting 2022 moeten worden goedgekeurd. Deze uitgave is nog niet getoetst door de toezichthouder. Omdat de uitgave, gezien de staat van de installatie, niet is uit te stellen, is de uitgave voor een nieuw systeem onvermijdelijk. 4. Financiële consequenties De investering, € 80.000, wordt geactiveerd. De afschrijving vindt plaats over 5 jaar. De afschrijvingslasten, ad € 21.200, worden in de meerjarenraming 2024-2027 opgenomen, ten laste van de begrotingssaldi 2024-2027. Na de initiële aanschafkosten zijn er jaarlijks terugkerende kosten voor licenties. Voor de jaren hierna worden deze kosten opgenomen in de begroting van de griffie, ten laste van de begrotingssaldi 2024-2027. 5.

Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Samen met het team facilitair heeft de griffie een aanbesteding uitgevoerd. Dit heeft tot een keuze geleid. Het systeem wordt zo snel mogelijk, maar met zo min mogelijk overlast voor de gebruikers van de raadzaal, uitgevoerd. Na het nemen van het besluit door de raad, legt de gemeente deze uitgave ter goedkeuring voor aan de toezichthouder, de provincie Noord-Holland. Het voorstel is inmiddels al voor vooroverleg met de toezichthouder gedeeld. 6. Duurzaamheidsaspecten

7. Voorafgaande besluitvorming

8. Standpunt commissies (en derden) De gecombineerde commissie Ruimte en Economie en Bestuur en Middelen d.d. van 9 maart 2023 adviseert dit voorstel te behandelen als Hamerstuk in de raad van 16 maart 2023

Wijdemeren, 6 februari 2023 Burgemeester en griffier van Wijdemeren, de griffier, de burgemeester,

drs. E.B. Hörchner

drs. C.R. Larson

2

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en griffier d.d. 6 februari 2023 Gelet op het toezichtsregime van de provincie BESLUIT 1. Voor de raadzaal een nieuwe geluidsinstallatie met de mogelijkheid tot beeldregistratie aan te schaffen; 2. Hiertoe een investeringskrediet van € 80.000 ter beschikking te stellen; 3. De structurele jaarlijkse lasten ad € 21.200 die met deze aanschaf gemoeid zijn in de meerjarenraming 2024-2027 te verwerken ten laste van de begrotingssaldi; 4. Deze uitgave voor te leggen aan de toezichthouder in het kader van het toezichtsregime. Aldus besloten in de openbare vergadering van16 maart 2023 De raad voornoemd, de griffier,

de plaatsvervangend voorzitter,

drs. E.B. Hörchner

dhr. J.W.B. Nienhuis

Afschriften van dit besluit naar: Provincie Noord-Holland