Raadsvoorstel Voortzetten Nationale Ombudsman

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd.

Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s)

Gewijzigd voorstel Portefeuillehouder Domein Team

Z.65857/D.416122 21 maart 2024 Bestuur & Middelen Datum: 14 maart 2024 nee Burgemeester Ch.B. Aptroot Bedrijfsvoering Juridische Zaken & Veiligheid

Bijlagen

Datum 13 feb. 2024 Onderwerp Voortzetten Nationale Ombudsman CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. De aansluiting bij de Nationale Ombudsman voort te zetten 2. de Verordening gemeentelijke ombudscommissie Wijdemeren 2006 in te trekken. 1. Inleiding Jaarlijks komen er 30 tot 40 (bejegenings)klachten binnen bij de gemeente die door medewerkers van de gemeente zelf worden behandeld. Als deze behandeling niet naar tevredenheid van klager is geweest, kan de klager verzoeken om een tweedelijns klachtbehandeling. Van rechtswege is een gemeente hiervoor aangesloten bij de Nationale Ombudsman tenzij de gemeente een eigen Ombudsman of -commissie instelt. In onze gemeente is hiertoe tot 2021 een Ombudscommissie in werking geweest. Na het aftreden van de voltallige commissie in september 2021, is de gemeente van rechtswege onder de bevoegdheid van de Nationale Ombudsman gevallen. Aan de raad is in 2021 het voorstel voorgelegd om Verordening gemeentelijke ombudscommissie Wijdemeren 2006 in te trekken en hiermee het aansluiten bij de Nationale Ombudsman te formaliseren. Dit voorstel is geamendeerd op 14 oktober 2021 en de verordening is niet ingetrokken. Amendement A-13-1 d.d. 14 oktober 2021 De Ombudscommissie is vanwege een samenloop aan redenen nog niet opnieuw gevuld.

Met de huidige formatie in de ambtelijke organisatie is het proces van klachtafhandeling alleen met aansluiting bij de Nationale Ombudsman haalbaar. Tegelijk verloopt de aansluiting bij de Nationale Ombudsman naar tevredenheid. Het aantrekken van nieuwe leden kon tot heden niet zonder dat leden zich uit de commissie bezwaarschriften zouden treden.

2. Argumenten 1.1. Controle en sturing op organisatie n.a.v. klachten gebeurt naar aanleiding van eerstelijnsklachtbehandeling Een onderdeel van de klachtbehandeling is de evaluatie en lessen die uit iedere klacht te halen zijn

voor de organisatie. Dit doet de gemeente zelf, naar aanleiding van de eerstelijns klachtbehandeling. De Nationale Ombudsman kan ons hierbij ondersteunen en adviseren om de interne en externe klachtenbehandeling nóg effectiever te maken. Daarnaast verzorgen de medewerkers van de Nationale Ombudsman workshops en lezingen over klachtbehandeling en zijn ze beschikbaar om actief met ons mee te denken. Een Ombudscommissie kan deze kennis en kunde niet leveren. En het aantal klachten bij een Ombudscommissie of een Nationale Ombudsman is te gering voor evaluatie, lering en opdoen van kennis en ervaring. 1.2. Met de huidige formatie in de ambtelijke organisatie is het proces van klachtafhandeling alleen met aansluiting bij de Nationale Ombudsman haalbaar Invullen van de Ombudscommissie leidt tot wijziging van koers en uitvoering in organisatie omdat de werkzaamheden niet binnen de huidige formatie passen. Er moet een nieuwe medewerker in een nieuw proces worden aangenomen en ingewerkt. Dit is nu niet raadzaam. Een continu proces van uitvoering naar toekomst heeft de voorkeur. 1.3. De aansluiting bij de Nationale Ombudsman verloopt naar tevredenheid In 2022 hebben 10 klagers zich gemeld bij de Nationale Ombudsman. Geen van deze contacten heeft tot een onderzoek naar de klacht geleid. De contacten met de Nationale Ombudsman zijn goed.

Als er klagers bij de Nationale Ombudsman terecht komen, worden zij verwezen en neemt de Nationale Ombudsman zelf contact op met ons. Jaarlijks geven zij inzicht in het aantal meldingen en het aantal onderzoeken. 1.4. Het aantrekken van nieuwe leden kon tot heden niet zonder dat leden zich uit de commissie bezwaarschriften zouden treden Bij vaststelling van de Ombudscommissie in 2006 was de bedoeling om leden uit de bezwaarschriftencommissie als leden van de Ombudscommissie te benoemen. Deze samenloop is juridisch mogelijk en toelaatbaar. Evenwel is gebleken dat leden van de commissie dit als te grote druk of om andere reden niet willen. 3. Kanttekeningen/Risico’s Mogelijke fusiepartners zijn aangesloten bij de Nationale Ombudsman, het invullen van een eigen ombudscommissie leidt dan tot tijdelijke invulling van een commissie die in de aanloop naar de fusie ook weer wordt opgeheven 4. Financiële consequenties De kosten voor de Nationale Ombudsman worden berekend naar het aantal inwoners, ongeacht het aantal meldingen/ contacten en het aantal klachten dat daadwerkelijk tot onderzoek leidt. Over 2022 waren de kosten 0,23 cent per inwoner, ca 5500 euro per jaar. Ingeval van een eigen Ombudscommissie bestaan de kosten uit de vergoeding voor de Ombudscommissie en de kosten van ambtelijke ondersteuning.

De kosten zijn 550 euro per zitting (voorzitter en secretaris samen), en de kosten van de ambtelijke ondersteuning. Over het algemeen kan een klacht niet binnen 1 zitting worden behandeld, vaak zijn er twee tot drie zittingen nodig. Bovendien kan er niet vanuit worden gegaan dat 10 contactmomenten ook bij de gemeente tot nihil onderzoeken leidt. Vaak blijkt dat het aantal klachten dat tot onderzoek komt, bij een gemeente groter is dan bij een Nationale Ombudsman. De Nationale Ombudsman heeft permanente ambtelijke ondersteuning en is dus in staat continu capaciteit en kwaliteit te leveren. Deze medewerkers zijn hiertoe nadrukkelijk opgeleid en dagelijks in werkzaam. Ambtelijke ondersteuning van de gemeente heeft gezien het geringe aantal niet dezelfde capaciteit, bovendien past dit niet in de huidige formatie en zal hiervoor geworven moeten worden.

Alles bij elkaar en vanuit ervaring van andere gemeenten die de keuze hebben gemaakt om over te stappen op de Nationale Ombudsman, komt naar voren dat de kosten door aansluiting bij de Nationale Ombudsman niet (significant) hoger zijn. 5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Het intrekken van de verordening is een formele stap. Na de intrekking wordt deze gepubliceerd. Verder vindt er geen verandering plaats. 6. Duurzaamheidsaspecten Nvt 7. Voorgaande besluitvorming Amendement A-13-1 d.d. 14 oktober 2021 8. Standpunt commissies (en derden) De gecombineerde commissies BM MSZ d.d. van 14 maart 2024 adviseert dit voorstel te behandelen als Hamerstuk in de raad van 21 maart 2024. Burgemeester en wethouders van Wijdemeren, de secretaris, de burgemeester,

mr. E.T. Halman-van der Linden MBA

Ch.B. Aptroot

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. 7 februari 2024; Gelet op hoofdstuk IVc en artikel 149 van de Gemeentewet en titel 9.2. van de Algemene wet bestuursrecht ; BESLUIT Vast te stellen de Verordening intrekking Verordening gemeentelijke ombudscommissie Wijdemeren 2006 Artikel I De Verordening gemeentelijke ombudscommissie Wijdemeren 2006 wordt ingetrokken. Artikel II Deze verordening treedt in werking een dag na publicatie.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 21 maart 2024 De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. E.B. Hörchner

Ch.B. Aptroot

Afschriften van dit besluit naar: