Raadsvoorstel rekenkameronderzoek inkoop en aanbesteding van projecten

RAADSVOORSTEL

Par.afd.hfd

Kenmerk Zaaknummer Raadsvergadering Commissie(s) Gewijzigd voorstel Bijlagen Portefeuillehouder Domein Team Datum Onderwerp

RV/1683/230118/SZ Z.76515 9 februari 2023 Bestuur & Middelen Datum: 2 februari 2023 Nee 3 Burgemeester C.R. Larson Griffie Griffie 18 januari 2023 Raadsvoorstel rekenkameronderzoek inkoop en aanbesteding projecten

CONCEPT-BESLUIT Voorgesteld wordt: 1. Kennis te nemen van het rekenkameronderzoek naar de inkoop en aanbesteding van projecten; 2. In te stemmen met de in het onderzoeksrapport opgenomen aanbevelingen:  Stel als college nadere beleidsregels vast over de aanbestedings- en gunningscriteria;  Optimaliseer de administratieve organisatie: overweeg een handboek vast te stellen;  Breid de mandaatregeling uit met een kopje inkoop en aanbesteding;  Zorg dat de dossiers op orde zijn en leg de activiteiten en besluiten rond de uitvoering van de aanbesteding systematisch vast;  Heroverweeg de positie van de inkoopadviseur en overweeg hem een rol te geven in de controle van de aanbestedingen’;  Verbeter de informatievoorziening van het college aan de gemeenteraad over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. 3. Het college te verzoeken het rapporteren over inkoop en aanbesteding een plek te geven binnen de P&C cyclus

1. Inleiding De rekenkamercommissie heeft onderzoek gedaan naar de inkoop en aanbesteding van projecten bij de gemeente Wijdemeren. Dit heeft geresulteerd in een onderzoeksrapport getiteld ‘inkoop en aanbesteding van projecten in Wijdemeren’. De hoofdvraag van het onderzoek luidt ‘is de inkoop van werken in de openbare ruimte rechtmatig, doelmatig en efficiënt?’. De rekenkamercommissie geeft het college een aantal aanbevelingen: Beleid - Stel als college nadere beleidsregels vast over de aanbesteding en gunningscriteria

.

Raadsvoorstel Onderwerp : Raadsvoorstel rekenkameronderzoek inkoop en aanbesteding projecten Datum : 18 januari 2023

Administratieve organisatie - Optimaliseer de administratieve organisatie: overweeg een handboek inkoop vast te stellen waarin voor aanbesteden helder en concreet is beschreven hoe de functiescheiding is georganiseerd en wie welke activiteiten uitvoert bij aanbesteding. Bij een betrouwbaar en effectief proces is het belangrijk te beschrijven wie wat moet bepalen, wie wat moet uitvoeren en wie wat hierbij moet controleren. - Breidt de mandaatregeling uit met een kopje inkoop en aanbesteding - Zorg dat de dossiers op orde zijn; leg de activiteiten en besluiten rond de uitvoering van de aanbesteding systematisch vast. - Heroverweeg de positie van de inkoopadviseur en overweeg hem een rol te geven in de controle van de aanbestedingen Informatievoorziening en verantwoording - Verbeter de informatievoorziening van het college aan de gemeenteraad over de uitvoering van het inkoop en aanbestedingsbeleid zowel in de voorgelegde besluiten als in de verplichte verantwoordingsparagrafen in de jaarrekening. Het college heeft in haar bestuurlijke reactie aangegeven dat ze de aanbevelingen aan het college deels overneemt. 2. Argumenten 2.1.1 De rekenkamercommissie is een instrument van de raad De rekenkamercommissie onderzoekt de doeltreffendheid, doelmatigheid en rechtmatigheid van het door de gemeente gevoerde beleid.

De rekenkamercommissie heeft ingezet op een onderzoek waarvan de resultaten bruikbaar zijn en hoopt dat de uitkomsten de raad ondersteunen bij het uitvoeren van de controlerende en kaderstellende taak. 2.1.2 Inkoop en aanbesteding van projecten is onderzocht op advies van de raad In september 2021 is met de begeleidingscommissie uit de gemeenteraad van gedachten gewisseld over het onderwerp inkoop- en aanbesteding. De commissie toonde hierbij belangstelling naar verheldering van wet- en regelgeving omtrent inkoop en aanbesteding en hoe daar in Wijdemeren invulling aan wordt gegeven. Ook was er behoefte aan meer inzicht in de wijze waarop de project- en kredietvoorstellen tot stand komen en de daaraan ten grondslag liggende berekeningen en hoe hierbij de beste leverancier/aannemer wordt gezocht. 2.2. Aandachtspunten inkoop en aanbesteding Uit eerdere bevindingen van de accountant bleken er aandachtspunten te zijn in het kader van inkoop en aanbesteding. Uit dit onderzoek blijkt dat deze nog steeds aanwezig zijn. Met het inbedden van een rapportage omtrent inkoop en aanbesteding in de P&C cyclus is de raad beter op de hoogte van de voortgang van de verbeteringen van het inkoop en aanbestedingsproces. 3. Kanttekeningen/Risico’s In de bestuurlijke reactie heeft het college aangegeven de aanbevelingen van de rekenkamercommissie deels over te nemen.

Bij een aantal aanbevelingen zijn kanttekeningen geplaatst. 4. Financiële consequenties Er zijn geen financiële consequenties voorzien.

2

Raadsvoorstel Onderwerp : Raadsvoorstel rekenkameronderzoek inkoop en aanbesteding projecten Datum : 18 januari 2023

5. Aanpak (planning/uitvoering/communicatie) Het onderzoeksrapport wordt op de website van de gemeente Wijdemeren geplaatst. De rekenkamercommissie is bij de commissiebehandeling op 2 februari 2023 aanwezig voor het geven van (eventuele) toelichting en het beantwoorden van vragen. 6. Duurzaamheidsaspecten N.v.t. 7. Standpunt commissies (en derden) De commissie Bestuur en Middelen d.d. van 2 februari 2023 adviseert dit voorstel te behandelen als Hamerstuk in de raad van 9 februari 2023

Wijdemeren, 9 februari 2023 Burgemeester en griffier van Wijdemeren,

de griffier, drs. E.B. Hörchner

de burgemeester, drs. C.R. Larson

3

RAADSBESLUIT

De raad der gemeente Wijdemeren; Gelezen het voorstel van de griffie d.d. 18 januari 2023 Gelet op BESLUIT 1. Kennis te nemen van het rekenkameronderzoek naar de inkoop en aanbesteding van projecten; 2. In te stemmen met de in het rapport ‘inkoop en aanbesteding van projecten in Wijdemeren’ opgenomen aanbevelingen:  Stel als college nadere beleidsregels vast over de aanbestedings- en gunningscriteria;  Optimaliseer de administratieve organisatie: overweeg een handboek vast te stellen;  Breid de mandaatregeling uit met een kopje inkoop en aanbesteding;  Zorg dat de dossiers op orde zijn en leg de activiteiten en besluiten rond de uitvoering van de aanbesteding systematisch vast;  Heroverweeg de positie van de inkoopadviseur en overweeg hem een rol te geven in de controle van de aanbestedingen’;  Verbeter de informatievoorziening van het college aan de gemeenteraad over de uitvoering van het inkoop- en aanbestedingsbeleid. 3. Het college opdracht te geven het rapporteren over inkoop en aanbesteding een plek te geven binnen de P&C cyclus

Aldus besloten in de openbare vergadering van 9 februari 2023

De raad voornoemd, de griffier,

de voorzitter,

drs. E.B. Hörchner

drs. C.R. Larson